Strasburgo, 1° luglio 2008

Egregio signor X,

Il 19 giugno 2007 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la direzione generale del Personale e dell'amministrazione della Commissione europea in merito alla Sua domanda di partecipazione a due concorsi per agenti temporanei.

Il 26 luglio 2007 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso l'originale francese del suo parere il 15 ottobre 2007 e una traduzione in inglese il 29 ottobre 2007. Le ho trasmesso il parere con l'invito a formulare osservazioni, se lo desidera, entro il 15 dicembre 2007. Nessuna osservazione è stata ricevuta da voi.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante, cittadino maltese, ha presentato domanda di partecipazione ai due seguenti concorsi per agenti temporanei organizzati dalla Commissione europea: i) Concorso COM/TA/DIGIT/07/01, relativo all'assunzione di funzionari di grado AD 8 (di seguito "concorso di grado AD 8"), e ii) Concorso COM/TA/DIGIT/07/02, relativo all'assunzione di funzionari di grado AD 5 (di seguito "concorso di grado AD 5"). Tali domande sono state respinte dalla direzione generale del Personale e dell'amministrazione della Commissione.

Il 5 giugno 2007 la Commissione ha informato il denunciante che la sua domanda relativa al concorso di grado AD 8 era irricevibile, in quanto mancavano i documenti giustificativi necessari per dimostrare la sua storia lavorativa ". Lo stesso giorno, il denunciante ha inviato un messaggio di posta elettronica alla Commissione per contestare la decisione di quest'ultima in merito all'ammissibilità della sua domanda. Il denunciante ha spiegato di aver fornito copie delle sue buste paga per il dicembre 1996, che era stato il suo primo mese di lavoro, e per il febbraio 2007, che era l'ultimo stipendio che aveva ricevuto al momento delle domande. Egli ha inoltre spiegato che i diversi posti che aveva occupato nel periodo 1996-2007 erano stati tutti presso lo stesso datore di lavoro e che, pertanto, le informazioni da lui fornite avrebbero dovuto essere sufficienti per dimostrare la sua storia lavorativa e soddisfare i requisiti pertinenti stabiliti nel bando di concorso. Il denunciante ha inoltre osservato che non poteva compromettere la sua posizione nel suo attuale luogo di lavoro chiedendo al suo datore di lavoro di fornirgli un documento che confermasse la sua storia lavorativa, a meno che non potesse essere sicuro di ottenere il posto per il quale stava facendo domanda. Alla luce di tali chiarimenti, il denunciante ha chiesto al comitato di selezione di riconsiderare la sua domanda dandogli anche la possibilità di presentare documenti giustificativi alternativi, qualora i documenti da lui forniti dovessero essere ritenuti insufficienti.

Il 12 giugno 2007 il presidente della commissione giudicatrice ha informato il denunciante che la commissione riteneva che la sua candidatura non soddisfacesse tutti i requisiti stabiliti nel bando di concorso, in quanto il denunciante aveva allegato alla sua candidatura solo le buste paga per il dicembre 1996 e il febbraio 2007 e non aveva allegato una dichiarazione di assunzione completa. Pertanto, il periodo minimo di esperienza professionale richiesto di nove anni per questo concorso non era stato dimostrato.

Il 12 giugno 2007 il denunciante ha ricevuto una risposta identica per quanto riguarda la sua domanda relativa al concorso di grado AD 5, in quanto i due anni di esperienza professionale richiesti non erano stati provati.

Il 14 giugno 2007 il denunciante ha informato la Commissione che intendeva presentare ricorso contro tali decisioni, in quanto i tipi di documenti richiesti per dimostrare la sua storia lavorativa non erano stati esplicitamente specificati e le istruzioni pertinenti ai richiedenti lasciavano spazio a interpretazioni diverse. Il denunciante ha anche allegato a tale e-mail un documento ufficiale del dipartimento Risorse umane del suo datore di lavoro, che ha confermato di avere dieci anni e mezzo di esperienza nella gestione informatica e informatica acquisita in diversi dipartimenti dello stesso datore di lavoro.

Il 18 giugno 2007 il denunciante è stato informato che il comitato di selezione poteva tenere conto solo delle informazioni fornite dai candidati nei loro moduli di candidatura e dei documenti giustificativi che avevano fornito con tali moduli. In nessun caso il Comitato ha potuto accettare documenti forniti dai candidati dopo il termine ultimo per la presentazione delle candidature. Il Comitato aveva seguito questo principio per evitare discriminazioni tra i candidati.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha formulato le seguenti accuse e affermazioni:

(1) Il denunciante ha affermato che la Commissione non ha indicato chiaramente quali documenti siano ritenuti appropriati per dimostrare la storia lavorativa e l'esperienza professionale dei candidati. Non accettando i documenti forniti dal denunciante, la Commissione lo ha quindi erroneamente squalificato e gli ha negato la possibilità di partecipare ai concorsi.

(2) Il denunciante ha asserito che la Commissione gli ha negato il diritto di presentare ricorso contro le decisioni del comitato di selezione relative alle sue domande e ha erroneamente rifiutato di accettare documenti supplementari comprovanti il suo background professionale.

Il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto i) accettare gli ulteriori elementi di prova relativi al suo impiego presentati il 14 giugno 2007 e ii) riammetterlo a entrambi i concorsi.

L'INCHIESTA

L'approccio del Mediatore

Il 26 luglio 2007 il Mediatore ha avviato un'indagine in merito alla prima accusa del denunciante e alla relativa seconda parte della sua argomentazione (punto ii) di cui sopra). Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante e la prima parte della sua affermazione (punto i) di cui sopra), il Mediatore ha ritenuto che, a norma dell'articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea, non vi fossero motivi sufficienti per avviare un'indagine, poiché al denunciante non era stato negato il diritto di presentare ricorso e poiché anche il rifiuto della Commissione di accettare ulteriori prove dopo il termine ultimo per la presentazione delle domande in modo da evitare discriminazioni sembrava ragionevole e in linea con l'articolo 5 del codice europeo di buona condotta amministrativa (1).

Il parere della Commissione

Il parere della Commissione può essere sintetizzato come segue:

I bandi per entrambi i concorsi indicavano chiaramente che i candidati dovevano dimostrare, oltre alle qualifiche minime richieste, un minimo di nove anni di esperienza professionale per il concorso di grado AD 8 e di due anni di esperienza professionale per il concorso di grado AD 5. Secondo la Commissione, i termini utilizzati nei bandi di concorso e nei moduli di candidatura erano sufficientemente chiari e precisi da consentire al denunciante e a tutti gli altri candidati di fornire i documenti giustificativi richiesti, compresi quelli relativi all'esperienza professionale.

La Commissione ha sottolineato che il denunciante aveva firmato la dichiarazione contenuta nei moduli di domanda in cui confermava di aver allegato, tra gli altri documenti, "dichiarazioni di assunzione". Inoltre, quando il denunciante ha presentato le sue domande, ha ricevuto un avviso di ricevimento automatico che richiamava la sua attenzione sul fatto che le sue domande dovevano essere complete per essere accettate dal comitato di selezione.

La Commissione ha ritenuto che, dato che il denunciante aveva presentato buste paga solo per il dicembre 1996 e il febbraio 2007, non fosse possibile verificare se avesse l'esperienza professionale richiesta, in quanto i documenti presentati non erano sufficienti per dimostrare l'esistenza di un'occupazione continuativa per il lungo periodo di oltre dieci anni trascorso tra queste due date.

Tenuto conto del fatto che essa non ha ricevuto, prima del termine ultimo per la presentazione delle candidature, una dichiarazione di assunzione del datore di lavoro del denunciante, una copia del suo contratto di lavoro, certificati fiscali annuali o qualsiasi altro documento attestante che egli aveva lavorato ininterrottamente tra il dicembre 1996 e il febbraio 2007, la Commissione ha sostenuto di non avere altra scelta che respingere le candidature del denunciante in entrambi i concorsi.

La Commissione ha infine sottolineato che tale approccio era stato applicato in modo identico a tutti i candidati al fine di garantire la parità di trattamento e che il comitato di selezione aveva preso in considerazione solo le candidature complete e che contenevano la documentazione necessaria per dimostrare senza alcun dubbio che tutte le condizioni di ammissibilità erano state soddisfatte.

La Commissione ha sostenuto che non vi era stata quindi alcuna cattiva amministrazione nel caso di specie.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1 La portata dell'indagine del Mediatore

1.1 La presente denuncia è stata presentata al Mediatore europeo da un cittadino maltese e riguarda la sua partecipazione al concorso COM/TA/DIGIT/ 07/01 e al concorso COM/TA/DIGIT/07/02. Le sue candidature ai suddetti concorsi sono state respinte dalla Commissione in quanto incomplete e pertanto irricevibili. La Commissione ha ritenuto che il denunciante non avesse fornito elementi di prova sufficienti per dimostrare di possedere l'esperienza professionale richiesta dai bandi di concorso. Sembra che il denunciante avesse fornito copie delle sue buste paga per il dicembre 1996, che era stato il suo primo mese di lavoro, e per il febbraio 2007, che era l'ultimo stipendio che aveva ricevuto al momento delle domande. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha presentato due accuse. In primo luogo, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva indicato chiaramente quali documenti fossero ritenuti appropriati per dimostrare la storia lavorativa e l'esperienza professionale di un candidato. Non accettando i documenti forniti dal denunciante, la Commissione lo aveva quindi erroneamente squalificato e gli aveva negato la possibilità di partecipare ai concorsi. In secondo luogo, il denunciante ha sostenuto che la Commissione gli aveva negato il diritto di presentare ricorso contro le decisioni del comitato di selezione per quanto riguarda le sue domande e ha erroneamente rifiutato di accettare documenti supplementari comprovanti la sua formazione professionale. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto i) accettare gli ulteriori elementi di prova relativi al suo impiego presentati il 14 giugno 2007 e ii) riammetterlo a entrambi i concorsi.

1.2 Il Mediatore ha avviato un'indagine solo in relazione alla prima affermazione del denunciante e alla relativa seconda parte della sua affermazione, ossia che la Commissione dovrebbe riammetterlo a entrambi i concorsi (punto ii) di cui sopra). Per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante e la prima parte della sua argomentazione, secondo cui la Commissione dovrebbe accettare gli ulteriori elementi di prova forniti dal denunciante il 14 giugno 2007 (punto i) di cui sopra), il Mediatore ha ritenuto che non vi fossero motivi sufficienti per avviare un'indagine (cfr. articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea), in quanto al denunciante non era stato negato il diritto di presentare ricorso e dato che il rifiuto della Commissione di accettare ulteriori elementi di prova dopo il termine ultimo per la presentazione delle domande in modo da evitare discriminazioni sembrava ragionevole e in linea con l'articolo 5 del codice europeo di buona condotta amministrativa (2).

2 Sull'asserita omissione da parte della Commissione di indicare chiaramente i documenti richiesti come prova dell'esperienza professionale del richiedente e di accettare i documenti presentati dal denunciante

2.1 Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva indicato chiaramente quali documenti fossero ritenuti appropriati come prova della storia lavorativa e del background professionale di un richiedente e non aveva accettato i documenti che aveva presentato. A suo avviso, i tipi di documenti richiesti non sono stati esplicitamente specificati. Dato che era stato assunto dallo stesso datore di lavoro per un periodo superiore a 10 anni, il denunciante ha ritenuto che copie della sua i) prima busta paga e ii) della sua ultima busta paga al momento dell'invio della domanda avrebbero dovuto essere sufficienti a dimostrare la sua storia lavorativa. Non accettando tali documenti, la commissione giudicatrice lo aveva erroneamente squalificato e gli aveva negato il diritto di partecipare ai concorsi in questione. Di conseguenza, il denunciante ha chiesto di essere riammesso a tali concorsi.

2.2 A suo parere, la Commissione ha ritenuto che i termini utilizzati nei bandi di concorso e nei moduli di candidatura fossero sufficientemente chiari e precisi da consentire al denunciante e agli altri richiedenti di dimostrare che tutte le condizioni di ammissibilità erano state soddisfatte. La Commissione ha sottolineato di non avere altra scelta che respingere la domanda del denunciante in entrambi i concorsi in quanto inammissibile, in quanto non aveva fornito, prima del termine ultimo per la presentazione delle domande, una "dichiarazione di assunzione"o qualsiasi altra prova di esperienza professionale continua, come una copia del contratto di lavoro o certificati fiscali annuali. La Commissione ha osservato che le copie delle buste paga per i servizi resi nel dicembre 1996 e nel febbraio 2007 non erano sufficienti per dimostrare che vi era stato un periodo di occupazione professionale continuativa superiore al minimo richiesto per ciascuno dei concorsi.

2.3 Il Mediatore ritiene costantemente che i principi di buona amministrazione richiedano che le istituzioni forniscano informazioni il più possibile accurate sulle condizioni di ammissibilità a un posto. Tali informazioni dovrebbero consentire al candidato di determinare quali documenti giustificativi siano importanti per il concorso e devono pertanto essere allegate al modulo di candidatura (3).

2.4 Nel caso di specie, i bandi di concorso della Commissione (inviti per la selezione di agenti temporanei) richiedevano ai candidati due anni di esperienza professionale per il concorso COM/TA/DIGIT/07/02 e nove anni di esperienza professionale per il concorso COM/TA/DIGIT/07/01.

I bandi di concorso prevedevano che i candidati dovevano presentare i documenti giustificativi indicati nei moduli di candidatura. I moduli di candidatura di entrambi i concorsi, identici, imponevano ai candidati di presentare i seguenti documenti giustificativi:

"Prova dell ' identità e della cittadinanza, diplomi o certificati richiesti, dichiarazioni di assunzione e, se del caso, certificati particolari richiesti dall ' avviso di selezione" .

2.5 Il Mediatore osserva che, nella sezione relativa all'esperienza professionale (sezione 7) dei suoi moduli di candidatura, il denunciante ha indicato di essere stato assunto negli ultimi 10 anni dallo stesso datore di lavoro. Il denunciante ha inoltre elencato i vari posti che aveva occupato durante tale periodo. È pacifico che gli unici documenti che il denunciante ha presentato alla Commissione per confermare le informazioni da lui fornite nei suoi moduli di domanda erano una copia della sua prima busta paga del dicembre 1996 e della sua ultima busta paga del febbraio 2007. Secondo il Mediatore, le prove da lui presentate erano chiaramente sufficienti a dimostrare che era stato assunto rispettivamente nel dicembre 1996 e nel febbraio 2007. Tuttavia, i documenti presentati alla Commissione non erano sufficienti a dimostrare che il denunciante avesse il numero minimo richiesto di anni di esperienza professionale, in quanto le due buste paga non dimostravano che avesse lavorato per il suddetto datore di lavoro tra il dicembre 1996 e il febbraio 2007.

2.6 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la valutazione effettuata dal comitato di selezione sia stata conforme alla formulazione dei bandi di concorso.

2.7 Il denunciante ha sostenuto che non avrebbe potuto compromettere la sua posizione nel suo attuale luogo di lavoro chiedendo al suo datore di lavoro di fornirgli un documento che confermasse la sua storia lavorativa ai fini di una domanda di lavoro, a meno che non potesse essere sicuro che gli sarebbe stato offerto il posto per il quale stava facendo domanda. Nel suo parere, la Commissione ha anche fatto riferimento ad altri documenti che avrebbero potuto essere considerati come prova dell'esperienza professionale di un candidato e che, di conseguenza, avrebbero potuto essere presentati dal denunciante. In particolare, la Commissione ha affermato che sarebbero state sufficienti copie dei contratti di lavoro del denunciante, dei certificati fiscali annuali o di qualsiasi altro documento attestante che quest'ultimo ha lavorato ininterrottamente tra il 1996 e il 2007. Il Mediatore osserva che la presentazione di tali documenti non avrebbe richiesto alcun coinvolgimento da parte del datore di lavoro del denunciante nel processo di candidatura.

2.8 Dato che il requisito relativo all'esperienza professionale è stato chiaramente stabilito nei bandi di concorso e che il denunciante non ha fornito prove adeguate in tal senso, il Mediatore ritiene che nel caso di specie non vi sia stata cattiva amministrazione da parte della Commissione. Egli ritiene pertanto che la relativa domanda debba essere respinta.

2.9 Il Mediatore ritiene tuttavia che, al fine di evitare possibili fraintendimenti, sarebbe utile che la Commissione prendesse in considerazione la possibilità di fornire, in futuri concorsi, ulteriori informazioni sui documenti che i candidati potrebbero o dovrebbero presentare per dimostrare la loro esperienza professionale. Un'ulteriore osservazione in tal senso sarà formulata in appresso.

3 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

ULTERIORI OSSERVAZIONI

Il Mediatore ritiene che, al fine di evitare possibili fraintendimenti, sarebbe utile che la Commissione potesse prendere in considerazione la possibilità di fornire, in futuri concorsi, ulteriori informazioni sui documenti che i candidati potrebbero o dovrebbero presentare per dimostrare la loro esperienza professionale.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il codice è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) Il codice è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Decisione del Mediatore europeo sulla denuncia 1313/2005/IP contro l'EPSO, disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).