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Decisione nel caso 3495/2006/GG - Mancata gestione adeguata di un pagamento dovuto per contratto
Decisione
Caso 3495/2006/GG - Aperto(a) il Venerdì | 08 dicembre 2006 - Decisione del Mercoledì | 27 giugno 2007
Il denunciante, un ateneo tedesco, ha partecipato a un progetto nell'ambito del programma Erasmus. La Commissione europea aveva concordato di fornire un aiuto non rimborsabile per un importo massimo di 45 156 EUR, e a tal fine ha versato un anticipo di 40 640 EUR. Al termine del programma, le spese complessive del denunciante ammontavano a 42 833 EUR. La gestione del progetto era stata affidata ad un "Ufficio di assistenza tecnica" (UAT).
Nel marzo 2002 l'UAT ha informato il denunciante che due voci di spesa, per un importo complessivo, rispettivamente, di 5 395 EUR e 4 111 EUR, non erano ritenute ammissibili. L'UAT ha notato che la sovvenzione finale ammontava a 33 327 EUR. Il denunciante ha accettato la deduzione dell'importo di 5 395 EUR e ha restituito questa somma all'UAT. In seguito alle obiezioni sollevate dal denunciante, la Commissione ha considerato ammissibile l'importo di 4 111 EUR. La Commissione ha informato il denunciante che la somma da rimborsare ammontava pertanto a 3 202 EUR.
Secondo il denunciante, questo calcolo non era corretto. Apparentemente, la Commissione aveva sommato l'importo di 4 111 EUR all'importo di 33 327 EUR che era già stato accettato e aveva poi sottratto tale somma (37 438 EUR) dall'importo di 40 640 EUR versato come acconto. In questo modo la Commissione non ha tenuto conto del fatto che il denunciante aveva già restituito un importo pari a 5 395 EUR.
Nel marzo 2004 il denunciante ha informato la Commissione di ritenere che si fosse verificato un errore e che la Commissione in effetti gli doveva un importo pari a 2 193 EUR (ossia, la differenza tra la richiesta della Commissione di 3 202 EUR e l'importo già rimborsato di 5 395 EUR).
Tuttavia, nel maggio 2004, la Commissione ha informato il denunciante che, poiché la somma di 3 202 EUR non era stata rimborsata, questo importo sarebbe stato detratto da altre richieste avanzate dal denunciante nei confronti della Commissione.
Ogni ulteriore sforzo compiuto dal denunciante per convincere la Commissione dell'errore verificatosi si è rivelato infruttuoso.
Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha, sostanzialmente, lamentato il fatto che la Commissione non aveva gestito la questione in maniera adeguata. Ha affermato che la Commissione doveva rimborsargli un importo pari a 5 395 EUR, nonché gli interessi per un ammontare di 44,47 EUR.
Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che, dopo aver condotto un esame e alla luce degli elementi probatori forniti dal denunciante, aveva sollecitato il pagamento dell'importo di 5 395 EUR al denunciante. Ha proseguito affermando che questo pagamento gli era stato accreditato sul conto il 20 dicembre 2006. La Commissione inoltre ha deciso di rimborsare al denunciante gli interessi.
Nelle sue osservazioni, il denunciante ha confermato che l'importo in questione era stato interamente rimborsato e si è detto soddisfatto dell'esito del caso. Il denunciante ha ringraziato il Mediatore per l'assistenza fornita.
Il Mediatore ha constatato con soddisfazione che la Commissione aveva intrapreso i passi necessari per risolvere la questione, offrendo una soluzione che il denunciante aveva accolto favorevolmente.
Nella sua decisione il Mediatore ha sottolineato che il servizio della Commissione incaricato della questione (direzione generale dell'Istruzione e della cultura della Commissione) aveva agito tempestivamente nel trattamento della questione. Ne è emerso che il problema principale era stato di fatto risolto entro il 20 dicembre 2006, ossia meno di due settimane dopo la presentazione della denuncia alla Commissione. Il Mediatore pertanto ha riconosciuto alla Commissione, in generale, e alla sua direzione generale dell'Istruzione e della cultura, nello specifico, il merito di aver trattato la denuncia in maniera esemplare.
Strasburgo, 27 giugno 2007
Egregio signor X,
Il 13 novembre 2006 Lei, a nome di un'università tedesca, ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea. Tale denuncia riguardava la gestione, da parte della Commissione, di un progetto nell'ambito del programma Erasmus al quale il denunciante ha partecipato.
L’8 dicembre 2006 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 3 aprile 2007. Le ho trasmesso il 4 aprile 2007 con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 20 aprile 2007. In una conversazione telefonica con il mio ufficio del 21 maggio e in un messaggio di posta elettronica da Lei inviato il 22 maggio 2007, Lei ha confermato di essere soddisfatto dell'esito del caso.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.
IL RECLAMO
Il denunciante, un'università tedesca, ha partecipato a un progetto nell'ambito del programma Erasmus. La Commissione europea ha convenuto di concedere una sovvenzione massima di 45 156 EUR. È stato versato un anticipo di 40 640 EUR. Alla fine, la spesa totale del denunciante ammontava a 42 833 EUR.
La gestione del progetto sembra essere stata affidata a un "Ufficio di assistenza tecnica" ("TAO").
Il 28 marzo 2002 il TAO ha informato il denunciante che una spesa di 9 506 EUR non era considerata ammissibile. Tale importo comprendeva due voci di spesa pari rispettivamente a 5 395 EUR e 4 111 EUR. Il TAO ha osservato che la sovvenzione finale ammontava a 33 327 EUR. Tenuto conto dell'anticipo versato, occorreva pertanto rimborsare un importo di 7 313 EUR. Il TAO ha chiesto al denunciante di effettuare il pagamento necessario entro 30 giorni.
Il denunciante ha ricevuto la lettera del TAO solo il 23 aprile 2002. In un messaggio di posta elettronica inviato il 30 aprile 2002, il denunciante ha informato il TAO di accettare la detrazione dell'importo di 5 395 EUR e di aver ricevuto istruzioni per restituire tale importo al TAO. Il pagamento di tale somma è stato effettuato all'inizio di maggio 2002. Tuttavia, il denunciante ha dichiarato di non essere in grado di comprendere la base per la detrazione dell'importo di 4 111 EUR. Essa ha pertanto chiesto spiegazioni in merito a tale detrazione.
Il 23 maggio 2002 il TAO ha fornito le spiegazioni necessarie. È emerso che l’importo di EUR 4 111 copriva le spese di viaggio per quattro voli che il TAO riteneva non ammissibili.
Il 24 maggio 2002 il denunciante ha informato il TAO di essersi opposto a tale decisione. Il 5 giugno 2002 il denunciante ha presentato i motivi del ricorso al TAO.
Il 22 dicembre 2003 la Commissione ha informato il denunciante che il suo ricorso era stato accolto e che l'importo di 4 111 EUR era considerato ammissibile. La Commissione ha informato il denunciante che l'importo da rimborsare ammontava pertanto a 3 202 EUR.
Secondo il denunciante, tale calcolo era errato. Risulta che la Commissione ha aggiunto l’importo di 4 111 all’importo di 33 327 EUR che era già stato accettato e ha poi detratto tale importo (di 37 438 EUR) dall’anticipo di 40 640 EUR che era stato concesso. La Commissione ha quindi omesso di tener conto del fatto che il denunciante aveva già restituito un importo di 5 395 EUR.
Il 10 febbraio 2004 la Commissione ha inviato al denunciante un sollecito relativo al pagamento di 3 202 EUR che, a suo avviso, era ancora in sospeso. La Commissione ha chiesto al denunciante di versare tale importo entro 15 giorni.
Il 24 febbraio 2004 il denunciante ha chiesto alla Commissione una proroga dei termini per poter esaminare la questione.
Il 23 marzo 2004, dopo aver esaminato la questione, il denunciante ha informato la Commissione di ritenere che si fosse verificato un errore e che la Commissione le fosse in effetti debitrice di un importo di 2 193 EUR (ossia la differenza tra il credito della Commissione superiore a 3 202 EUR e l'importo già rimborsato di 5 395 EUR).
Con lettera del 6 maggio 2004, la Commissione ha informato il denunciante che, poiché l'importo di 3 202 EUR non era stato rimborsato, sarebbe stato compensato con altre richieste del denunciante nei confronti della Commissione.
Con lettere del 7 giugno 2004, del 23 settembre 2004, del 20 luglio 2005 (tutte queste lettere sono indirizzate ai servizi della Commissione) e del 26 ottobre 2005 (indirizzate al direttore generale della direzione generale Istruzione e cultura), il denunciante ha rinnovato gli sforzi per convincere la Commissione del fatto che si era verificato un errore. Secondo il denunciante, nessuna di queste lettere ha ricevuto risposta.
Il 26 aprile 2006 il denunciante ha presentato una prima denuncia al Mediatore (denuncia 1343/2006/JMA). Poiché il denunciante non aveva presentato alcun documento giustificativo, il Mediatore l'ha informata, con lettera del 31 maggio 2006, che non vi erano motivi sufficienti per avviare un'indagine. Il Mediatore ha informato il denunciante che avrebbe potuto presentare una nuova denuncia, a condizione che avesse presentato i documenti giustificativi necessari.
Il 13 novembre 2006 il denunciante ha presentato la presente denuncia. Il denunciante ha affermato in sostanza che la Commissione non aveva gestito la questione in modo adeguato. Essa ha chiesto alla Commissione il rimborso di un importo di EUR 5 395 e il pagamento di interessi per un importo di EUR 44,47. Sembra che quest'ultimo importo corrispondesse agli interessi che erano stati addebitati dalla Commissione per quanto riguarda il presunto pagamento in sospeso da parte del denunciante.
Il denunciante ha aggiunto alla sua denuncia copie di tutti i documenti pertinenti, compresa una copia di un documento relativo al rimborso di 5 395 EUR.
L'INCHIESTA
Il parere della CommissioneNel suo parere, la Commissione ha sottolineato che, dopo aver preso atto dei documenti allegati alla denuncia, era stato effettuato un esame. Il documento relativo al rimborso di EUR 5 395 non è stato trovato e le indagini effettuate presso le persone che avevano lavorato alla BAT all’epoca si sono rivelate infruttuose.
Il 20 dicembre 2006, su richiesta della Commissione, il denunciante ha inviato ulteriori elementi di prova (tra cui un estratto dell'estratto dell'estratto bancario pertinente) confermando che era stato effettuato il pagamento di 5 395 EUR. In tale lettera il denunciante ha inoltre indicato che, dato che l'importo degli interessi era piuttosto esiguo, poteva rinunciare a tale argomentazione.
La Commissione ha sottolineato che, alla luce degli elementi di prova presentati dal denunciante, si era affrettata a rimborsare al denunciante l'importo di 5 395 EUR. Tale pagamento era stato addebitato sul conto della Commissione il 20 dicembre 2006. A seguito della sua corrispondenza con il denunciante, la Commissione aveva anche preso l'imitazione di rimborsare al denunciante gli interessi pari a 44,47 EUR. Tale importo era stato addebitato sul conto della Commissione il 1o febbraio 2007.
Osservazioni del denuncianteNelle sue osservazioni del 20 aprile 2007, in una conversazione telefonica con l'Ufficio del Mediatore il 21 maggio 2007 e in una e-mail del 22 maggio 2007, il denunciante ha confermato che l'importo in questione era stato integralmente rimborsato e che era soddisfatto dell'esito del caso. Il denunciante ha ringraziato il Mediatore per l'assistenza prestata in questo caso.
LA DECISIONE
1 Fatti rilevanti1.1 Il denunciante, un'università tedesca, ha partecipato a un progetto nell'ambito del programma Erasmus. La Commissione europea ha convenuto di concedere una sovvenzione massima di 45 156 EUR. È stato versato un anticipo di 40 640 EUR. Alla fine, la spesa totale del denunciante ammontava a 42 833 EUR. La gestione del progetto è stata affidata a un "Ufficio di assistenza tecnica" ("TAO").
1.2 Il 28 marzo 2002 il TAO ha informato il denunciante che una spesa di 9 506 EUR non era considerata ammissibile. Tale importo comprendeva due voci di spesa pari rispettivamente a 5 395 EUR e 4 111 EUR. Il TAO ha osservato che la sovvenzione finale ammontava a 33 327 EUR. Il denunciante ha informato il TAO di accettare la detrazione dell'importo di 5 395 EUR e di aver ricevuto istruzioni per restituire tale importo al TAO. Tuttavia, il denunciante ha dichiarato di non essere in grado di comprendere la base per la detrazione dell'importo di 4 111 EUR. A seguito delle obiezioni del denunciante, la Commissione ha informato quest'ultimo che l'importo di 4 111 EUR era considerato ammissibile. La Commissione ha informato il denunciante che l'importo da rimborsare ammontava pertanto a 3 202 EUR.
1.3 Secondo il denunciante, tale calcolo era errato. Risulta che la Commissione ha aggiunto l’importo di 4 111 all’importo di 33 327 EUR che era già stato accettato e ha poi detratto tale importo (di 37 438 EUR) dall’anticipo di 40 640 EUR che era stato concesso. La Commissione ha quindi omesso di tener conto del fatto che il denunciante aveva già restituito un importo di 5 395 EUR.
1.4 Il 23 marzo 2004 il denunciante ha informato la Commissione di ritenere che si fosse verificato un errore e che la Commissione le fosse in effetti debitrice di un importo pari a 2 193 EUR (ossia la differenza tra la domanda della Commissione di importo superiore a 3 202 EUR e l'importo già rimborsato di 5 395 EUR).
1.5 Con lettera del 6 maggio 2004, la Commissione ha informato il denunciante che, poiché l'importo di 3 202 EUR non era stato rimborsato, sarebbe stato compensato con altre richieste del denunciante nei confronti della Commissione.
1.6 Gli ulteriori sforzi del denunciante per convincere la Commissione del fatto che si era verificato un errore non hanno avuto successo.
1.7 Il 13 novembre 2006 il denunciante ha presentato la presente denuncia.
2 Presunta incapacità di gestire correttamente il pagamento dovuto in base al contratto2.1 Il denunciante ha sostenuto, in sostanza, che la Commissione non aveva gestito la questione in modo adeguato. Essa ha chiesto alla Commissione il rimborso di un importo di EUR 5 395 e il pagamento di interessi per un importo di EUR 44,47. Sembra che quest'ultimo importo corrispondesse agli interessi che erano stati addebitati dalla Commissione per quanto riguarda il presunto pagamento in sospeso da parte del denunciante.
2.2 La denuncia è stata trasmessa alla Commissione per parere l'8 dicembre 2006.
2.3 Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che, dopo aver preso atto dei documenti allegati alla denuncia, era stato effettuato un esame. Il 20 dicembre 2006, su richiesta della Commissione, il denunciante aveva inviato ulteriori elementi di prova (tra cui un estratto dell'estratto dell'estratto bancario pertinente) che confermavano che il pagamento di 5 395 EUR era stato effettuato. La Commissione ha spiegato che, alla luce degli elementi di prova presentati dal denunciante, si era affrettata a rimborsare al denunciante l'importo di 5 395 EUR. Tale pagamento era stato addebitato sul conto della Commissione il 20 dicembre 2006. A seguito della sua corrispondenza con il denunciante, la Commissione aveva anche preso l'imitazione di rimborsare al denunciante gli interessi pari a 44,47 EUR. Tale importo era stato addebitato sul conto della Commissione il 1o febbraio 2007.
2.4 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha confermato che l'importo in questione era stato integralmente rimborsato e che era soddisfatto dell'esito del caso. Il denunciante ha ringraziato il Mediatore per l'assistenza prestata in questo caso.
2.5 Il Mediatore constata con soddisfazione che la Commissione ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante.
2.6 Appare opportuno richiamare l'attenzione sul fatto che il servizio della Commissione competente in materia (la direzione generale Istruzione e cultura della Commissione) ha agito rapidamente per affrontare la questione. Sembra che la questione principale sia stata effettivamente risolta entro il 20 dicembre 2006, ossia meno di due settimane dopo la trasmissione della denuncia alla Commissione. Il Mediatore desidera elogiare la Commissione in generale e la sua direzione generale Istruzione e cultura in particolare per il modo esemplare in cui è stata trattata la denuncia.
3 ConclusioneDalle osservazioni della Commissione e dal denunciante risulta che la Commissione ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante. Il Mediatore archivia pertanto il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti,
P. Nikiforos DIAMANDOUROS