Strasburgo, 28 novembre 2006

Egregio signor S.,

Il 20 dicembre 2004 ho ricevuto la Sua denuncia contro la Commissione europea, inviata a nome di Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni "Samopomoc Chłopska". La denuncia riguarda la gestione da parte della Rappresentanza della Commissione a Varsavia del contratto ZZ9914-01-0009-04, in base al quale il denunciante ha realizzato il progetto "Sviluppo regionale di un movimento cooperativo di consumatori nel voievodeship Warminsko-Mazurskie - Phare Access Macroprojects".

L’11 gennaio 2005 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione.

Il 19 aprile 2005 la Commissione ha inviato il suo parere in inglese e, il 27 aprile 2005, una traduzione in polacco. Le ho trasmesso il parere con l'invito a formulare osservazioni, che ho ricevuto il 30 giugno 2005.

Il 13 settembre 2005 ho chiesto alla Commissione ulteriori informazioni.

Il 18 novembre 2005 la Commissione ha inviato la sua risposta in inglese e, il 29 novembre 2005, una traduzione in polacco. Le ho trasmesso la risposta con un invito a formulare osservazioni, da Lei inviato il 19 dicembre 2005.

Il 7 febbraio 2006 ho nuovamente chiesto alla Commissione ulteriori informazioni in merito al Suo caso.

Il 7 aprile e il 12 maggio 2006 la Commissione ha chiesto una proroga del termine per la risposta, che il Mediatore ha concesso prima al 30 aprile e poi al 31 maggio 2006.

Il 15 giugno 2006 la Commissione ha inviato la sua risposta in inglese e, il 27 giugno 2006, una traduzione in polacco, che le ho trasmesso con un invito a presentare osservazioni, che ho ricevuto il 28 luglio 2006.

Vi scrivo per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti possono essere riassunti come segue:

Nel 2001, Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni "Samopomoc Chłopska" ("il denunciante") ha concluso un contratto ZZ9914-01-0009-04 ("il contratto di sovvenzione") con la delegazione della Commissione europea in Polonia (1) ("la delegazione") per attuare il progetto "Sviluppo regionale di un movimento cooperativo di consumatori nel voievodeship Warminsko-Mazurskie - Phare Access Macroprojects" ("il progetto").

Secondo il contratto, il denunciante doveva contribuire in parte al costo del progetto ("contributo del beneficiario"). Anche il partner del denunciante nel progetto ("il partner"), l'Istituto svedese di ricerca e sviluppo cooperativo, ha dovuto contribuire al progetto.

Il 4 dicembre 2001 il denunciante ha chiesto alla delegazione di chiarire se un terzo potesse contribuire al contributo del beneficiario richiesto al denunciante ai sensi del contratto di sovvenzione.

Il 14 dicembre 2001 la delegazione ha informato per posta elettronica il denunciante che il contributo finanziario proprio del beneficiario e qualsiasi contributo in natura possono provenire dal beneficiario o dalle risorse del suo partner o dalle risorse raccolte dagli sponsor (2).

Il denunciante ha pertanto ritenuto che la Commissione le avesse dato il permesso inequivocabile di concludere un contratto di sponsorizzazione e di trasferire, ai sensi dell'articolo 10 dell'allegato II del contratto di sovvenzione (Condizioni generali applicabili ai contratti di sovvenzione della Comunità europea per gli aiuti esterni: di seguito "le Condizioni Generali"), parte dei suoi obblighi contrattuali nei confronti di uno sponsor.

Il denunciante ha esaminato la guida pratica alle procedure contrattuali finanziate dal bilancio generale delle Comunità europee nel contesto delle azioni esterne ("la guida pratica") e il relativo sito web della Commissione, ma non ha trovato principi o procedure applicabili in caso di sponsorizzazione.

Il 22 febbraio 2002 il denunciante ha concluso un contratto di sponsorizzazione (governato dal diritto polacco) con l'Associazione per lo sviluppo della cooperazione e dell'imprenditoria locale, WAMACOOP, a Olsztyn, in base al quale WAMACOOP sarebbe stato sia il promotore che il fornitore del contributo del beneficiario per le fasi D1-D2 del progetto. La scelta dello sponsor è stata effettuata dal denunciante stesso dato che, a suo avviso, le limitazioni relative alla scelta dei subappaltatori, contenute nell'allegato II della convenzione di sovvenzione (condizioni generali), non si applicavano alla sponsorizzazione. Inoltre, il denunciante ha anche ritenuto che il metodo di registrazione dei costi relativi ai subappaltatori, come indicato nelle condizioni generali, non si applicasse nemmeno alla sponsorizzazione. Il contratto del denunciante con WAMACOOP è stato sottoposto a un revisore contabile indipendente per la revisione finanziaria. Il revisore non ha formulato riserve sul modo in cui è stato contabilizzato il contributo del beneficiario.

Nel 2002 il denunciante ha presentato alla Commissione la sua relazione finale sull'esecuzione del progetto. La relazione non è stata accettata perché la Commissione non ha considerato il contributo fornito dal promotore equivalente al contributo del beneficiario e pertanto non poteva essere considerato un costo ammissibile ai sensi del contratto.

Il 4 settembre 2003 la delegazione ha chiesto al denunciante di correggere la sua relazione finale (parte finanziaria). Il denunciante si è rifiutato di farlo e ha mantenuto il suo rifiuto dopo uno scambio di corrispondenza (le lettere del denunciante del 19 settembre e del 3 novembre 2003 e la lettera della Commissione del 26 gennaio 2004) e una riunione che ha avuto luogo tra il denunciante e la Commissione il 17 ottobre 2003.

Il 2 agosto 2004 la Commissione ha chiesto al denunciante il rimborso di 14 287,56 EUR e, il 24 settembre 2004, ha inviato al denunciante l'ordine di recupero n. 3240608289 per tale importo. Tale ordine di recupero era giustificato nei seguenti termini: "Dall'audit del progetto n. ZZ 9914-01-009-04 effettuato nell'aprile 2003 è emerso che l'importo di 18 569,46 EUR non era ammissibile (costi sostenuti da organizzazioni diverse dal beneficiario e dai suoi partner). Dopo aver eliminato tali costi dalla relazione finale, l'importo totale ammissibile al finanziamento da parte della CE è pari a 169 004,44 EUR. Poiché la CE ha effettivamente pagato 183 292 EUR, la differenza di 14 287,56 EUR deve essere recuperata."

Il 25 ottobre 2004 il denunciante si è rivolto nuovamente alla Commissione. Ha sottolineato che il progetto in quanto tale era stato realizzato con successo e che l'errore contabile asserito dalla Commissione aveva solo un carattere formale ed era il risultato di un malinteso. Questo malinteso è dovuto a: i) la Commissione ha fornito informazioni errate il 14 dicembre 2001 e ii) la Commissione ha rettificato tali informazioni solo dopo il completamento del progetto e quindi in un momento in cui le rettifiche contabili non erano più possibili. Il denunciante ha inoltre affermato che sarebbe stato ragionevole che la Commissione avesse effettuato un controllo finanziario preventivo dell'esecuzione del progetto (compresa la revisione del contratto del denunciante con lo sponsor del progetto). Tuttavia, la Commissione si era rifiutata di effettuare tale controllo quando il denunciante le aveva chiesto di farlo. Il denunciante ha inoltre ritenuto che l'articolo 14 dell'allegato II della convenzione di sovvenzione relativo ai costi ammissibili non fosse sufficientemente preciso in quanto non faceva riferimento all'eventuale partecipazione degli sponsor. Inoltre, il denunciante ha osservato che la Commissione le ha fornito la versione polacca dell'allegato II della convenzione di sovvenzione (condizioni generali) solo cinque mesi dopo l'avvio del progetto. In tale contesto, ha ricordato il requisito previsto dalla legge polacca del 7 ottobre 1999 sulla lingua polacca ("legge sulla lingua polacca")(3) secondo cui tutti i contratti con le parti polacche ed eseguiti nel territorio della Polonia devono essere stipulati anche in polacco e ha osservato che il contratto in questione è stato stipulato solo in inglese. Il denunciante ha sostenuto che la mancata fornitura di una versione polacca del contratto era all'origine delle sue difficoltà nell'interpretare correttamente le disposizioni del contratto.

La denuncia (datata 9 ottobre 2004) è stata consegnata all’ufficio del Mediatore il 20 dicembre 2004. La denuncia era accompagnata da una documentazione voluminosa.

Il denunciante ha affermato, in sintesi, che:

1. la Commissione non l’ha informata adeguatamente dei requisiti della convenzione di sovvenzione;
2. la Commissione non ha effettuato una verifica finanziaria intermedia (preventiva) dell'esecuzione del progetto in modo da fornire orientamenti al denunciante nel caso in cui siano stati rilevati possibili errori;
3. la Commissione ha richiesto che la convenzione di sovvenzione fosse redatta in una sola lingua, l'inglese, nonostante le difficoltà del denunciante nel comprendere tale lingua; e
4. I funzionari delle delegazioni non erano orientati al servizio nella gestione del contratto e non hanno informato il denunciante della possibilità di presentare una denuncia al Mediatore.

Il denunciante ha chiesto alla Commissione di:

1. annullare l'ordine di recupero n. 3240608289 e accettare il contributo fornito dallo sponsor per conto del denunciante;
2. hanno rispettato le disposizioni della legge sulla lingua polacca che prescriveva l'uso obbligatorio della lingua polacca nei contratti conclusi con le parti polacche ed eseguiti nel territorio della Polonia.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Il parere della Commissione può essere sintetizzato come segue.

In base alle disposizioni contrattuali, il progetto è iniziato il 1o settembre 2001 e si è concluso il 31 agosto 2002. Il progetto doveva essere attuato congiuntamente dal denunciante (in qualità di beneficiario) e dall'Istituto svedese di ricerca e sviluppo cooperativo (in qualità di partner). A norma dell'articolo 14, paragrafo 1, dell'allegato II della convenzione di sovvenzione (condizioni generali), "per essere considerati ammissibili nell'ambito dell'operazione, i costi devono (...) essere registrati nella contabilità del beneficiario o dei partner del beneficiario, essere identificabili e verificabili ed essere corredati di documenti giustificativi originali".

Dopo che il progetto era stato completato e il pagamento finale era stato effettuato sulla base della relazione finale presentata dal denunciante, la Commissione ha effettuato un audit. Essa ha constatato che alcuni costi erano sostenuti da terzi (WAMACOOP) e sono stati inclusi nella relazione finale come costi ammissibili, in contrasto con le disposizioni dell'allegato II "Disposizioni finanziarie" del contratto. Si è inoltre constatato che le quattro fatture, con le quali WAMACOOP addebitava al denunciante i servizi elencati nel contratto alla voce "Formazione, seminari, riunioni", erano state preparate dopo la conclusione del progetto. Inoltre, è emerso che nessuna di queste fatture superava i 5 000 EUR (e, ai sensi dell'allegato IV dell'appalto, solo i lavori di valore pari o superiore a 5 000 EUR richiedevano una previa procedura di gara aperta).

Successivamente, la Commissione ha chiesto al denunciante di correggere la parte finanziaria della relazione finale. La Commissione ha inoltre affermato che WAMACOOP, in qualità di subappaltatore, avrebbe potuto addebitare al denunciante i suoi servizi se fosse stata applicata la procedura di aggiudicazione dell'appalto (conformemente all'allegato IV della convenzione di sovvenzione).

Il denunciante ha rifiutato di correggere la parte finanziaria della relazione finale, pur ammettendo che alcuni costi sono stati sostenuti da terzi.

Pertanto, la Commissione ha emesso l’ordine di recupero n. 3240608289.

Ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, dell’allegato II della convenzione di sovvenzione, non importava da quali fonti provenisse il contributo proprio: le risorse del beneficiario, le risorse del partner o le risorse raccolte dagli sponsor. Ciò che conta è chi ha sostenuto i costi (provati dai documenti giustificativi) e non da dove provengono i fondi. . Tale requisito è stato precisato nelle lettere della Commissione al denunciante. Il messaggio di posta elettronica della Commissione del 14 dicembre 2001 si riferiva unicamente alle fonti da cui può provenire il contributo del beneficiario: le fonti del beneficiario stesso, le fonti del suo partner o le risorse raccolte presso gli sponsor. Sulla base di tali informazioni, il denunciante non ha potuto ritenere che lo sponsor (WAMACOOP) fosse autorizzato a sostenere costi nel progetto del denunciante.

In tale contesto, la Commissione ha anche sottolineato che, il 26 novembre 2001, il denunciante ha chiesto alla Commissione l'autorizzazione a coinvolgere ulteriori partner nel progetto e a trasferire loro mezzi finanziari in modo che potessero sostenere i costi del progetto (la Commissione ha allegato una copia della sua risposta del 3 dicembre 2001 a tale lettera). La Commissione ha pertanto ritenuto che il denunciante avesse compreso che, affinché i costi fossero ammissibili, un'organizzazione che sostiene tali costi doveva diventare un partner. Il 3 dicembre 2001 la Commissione ha risposto alla lettera del denunciante del 26 novembre 2001 e ha dichiarato che l'Istituto svedese di ricerca e sviluppo cooperativo era l'unico partner menzionato nella domanda di sovvenzione del denunciante. Pertanto, nessun'altra organizzazione potrebbe essere un partner per questo progetto. Inoltre, secondo le norme contrattuali per tali sovvenzioni, il costo del progetto doveva essere interamente sostenuto dal beneficiario e dai partner (che, nel caso di specie, sarebbero stati rispettivamente il denunciante e la cooperativa svedese per lo sviluppo e la ricerca). La Commissione ha pertanto ritenuto che, sebbene il denunciante fosse stato informato del fatto che non poteva coinvolgere WAMACOOP come partner, avesse deciso di firmare un contratto di sponsorizzazione con WAMACOOP, contrariamente alle disposizioni del contratto di sovvenzione.

Per quanto riguarda l’uso della lingua polacca, la Commissione ha affermato che la lingua di lavoro del programma Phare in Polonia era l’inglese e che l’assistenza finanziaria della Commissione era concessa a condizione che i documenti pertinenti fossero in inglese. La sovvenzione in questione è stata erogata nell'ambito di un programma centralizzato gestito dalla delegazione e non dalle autorità polacche. Decidendo di partecipare al programma e firmando il contratto con la Commissione (in inglese), il denunciante ha accettato di utilizzare l'inglese e ha dimostrato di comprenderlo. La Commissione ha ricordato il principio secondo cui un contratto rappresenta la volontà delle parti che lo firmano. Infine, la Commissione ha sottolineato che la formazione sulle modalità di attuazione del progetto, svoltasi il 5 febbraio 2002, è stata condotta in polacco e, durante la formazione, ai partecipanti è stata fornita la traduzione in polacco del contratto di sovvenzione, compreso il relativo allegato II (le condizioni generali). La Commissione ha riconosciuto che la formazione era stata organizzata dopo l'avvio del progetto (e che il contratto di sovvenzione era stato concluso), ma ha anche osservato che il denunciante aveva firmato l'accordo con il terzo (lo sponsor) dopo che tale formazione aveva avuto luogo. La Commissione ha pertanto ritenuto che il denunciante fosse in grado di comprendere in tempo utile che, secondo il contratto di sovvenzione, i costi del progetto sostenuti dallo sponsor non erano ammissibili.

Per quanto riguarda il controllo finanziario dell'attuazione del progetto, il contratto non imponeva alla Commissione di effettuare un controllo finanziario preventivo e, in ogni caso, ciò sarebbe stato impossibile per motivi organizzativi, tenuto conto del numero di progetti gestiti dalla Commissione. Per tale motivo, la convenzione di sovvenzione prevedeva che un audit da parte di revisori professionisti potesse essere effettuato dopo il completamento del progetto.

La Commissione ha dichiarato di essersi adoperata per trattare il denunciante in modo equo e cortese. La Commissione ha inoltre ritenuto che la sua dichiarazione, nella sua lettera del 26 gennaio 2004, che avrebbe escluso il denunciante da ulteriori sovvenzioni finanziate dalla Commissione per i due anni successivi e che aveva il diritto di avviare un procedimento al fine di forzare il recupero, fosse una parafrasi delle norme vincolanti (come stabilito nella guida pratica): La Commissione ha riconosciuto che le informazioni relative al diritto di ricorso al Mediatore non erano incluse nel modulo tipo di contratto in uso al momento del contratto, ma ha aggiunto che tutte le informazioni pertinenti sono state successivamente rese accessibili sul sito web della Commissione.

Infine, la Commissione sottolinea che la delegazione non ha mai messo in discussione i risultati del progetto e li ha valutati positivamente. Tuttavia, la valutazione complessivamente positiva del progetto non costituisce un motivo per ritenere che le disposizioni contrattuali non siano state violate. Il denunciante non ha applicato le norme contrattuali perché alcuni costi erano sostenuti da terzi e ciò non era consentito dall'articolo 14, paragrafo 1, dell'allegato II della convenzione di sovvenzione. Per questo motivo, la richiesta del denunciante di annullare l'ordine di recupero n. 3240608289 non era giustificata.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante ha sottolineato, in sintesi, che la Commissione non dubitava che lo sponsor avesse fornito il contributo richiesto al denunciante in qualità di beneficiario per conto del denunciante, ma ha messo in dubbio il fatto che tale contributo fosse iscritto nei conti dello sponsor e non nei conti del denunciante. Tuttavia, tale errore era dovuto al fatto che, il 14 dicembre 2001, la Commissione aveva erroneamente informato il denunciante nel rispondere alla sua domanda del 4 dicembre 2001. Il denunciante ha sottolineato che la sua domanda non chiedeva da dove potessero provenire i fondi, ma se lo sponsor potesse apportare il proprio contributo per conto del denunciante. La risposta fornita dalla Commissione era pertanto fuorviante. Inoltre, il denunciante ha ritenuto che la formazione offerta dalla Commissione nel febbraio 2002 non chiarisse tale questione. Inoltre, il denunciante ha anche ritenuto che l'interpretazione dell'articolo 14, paragrafo 1, dell'allegato II della convenzione di sovvenzione data, tardivamente, nel parere della Commissione sulla denuncia secondo cui "ciò che conta è chi ha sostenuto i costi (provati dai documenti giustificativi) e non da dove provengono i fondi", avrebbe dovuto essere già fornita direttamente al denunciante nella risposta della Commissione del 14 dicembre 2001. Il denunciante ha tuttavia ritenuto che l'interpretazione della Commissione fosse dubbia, dato che l'articolo 14, paragrafo 1, dell'allegato II della convenzione di sovvenzione (tradotto in polacco) non era sufficientemente preciso e non faceva affatto riferimento alla sponsorizzazione.

Il denunciante ha sottolineato che la Commissione aveva rifiutato (nelle conversazioni telefoniche con il denunciante e per iscritto) di verificare il progetto di accordo del denunciante con lo sponsor. Se la Commissione avesse proceduto in tal senso, il denunciante avrebbe potuto apportare tempestivamente le necessarie rettifiche nei suoi conti.

Infine, il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto rispettare la legge sulla lingua polacca e che il suo mancato rispetto dimostrava la mancanza di rispetto per la tradizione e la cultura polacche.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, il Mediatore non era convinto che la Commissione avesse risposto pienamente al denunciante per quanto riguarda la legge sulla lingua polacca. Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione ulteriori informazioni al riguardo e le ha inviato, per conoscenza, una copia delle osservazioni del denunciante.

Risposta della Commissione

In sintesi, la risposta della Commissione operava una distinzione tra i) i programmi decentrati gestiti dalle autorità polacche, ai quali si applicava la normativa in materia di lingua polacca, dato che il contratto era stato firmato tra due entità registrate in Polonia con l’approvazione della Commissione in qualità di cofinanziatore del progetto e ii) i programmi gestiti direttamente dalla Commissione, di cui quest’ultima era parte contraente, e ai quali non si applicava la normativa in materia di lingua polacca.

Secondo la Commissione, il progetto in questione rientrava in quest’ultima categoria. Le condizioni di attuazione del progetto sono state definite nell'accordo quadro tra la Commissione e il governo polacco sull'attuazione delle misure finanziate dai fondi Phare in Polonia, firmato il 31 maggio 1990 ("l'accordo quadro"). Ai sensi dell’articolo 5.2 dell’allegato A dell’accordo quadro, si applicavano i regolamenti e le condizioni generali per gli appalti di forniture finanziati dai fondi Phare. Le presenti condizioni generali, così come i modelli contenuti nella Guida pratica, esistevano solo in inglese, francese, spagnolo e portoghese. Per quanto riguarda il contratto in questione, è stato utilizzato il modello inglese, dato che l'inglese è la lingua commerciale internazionale più utilizzata in Polonia. La Commissione ha pertanto concluso che l'argomentazione del denunciante era infondata.

Osservazioni del denunciante

Le osservazioni dei denuncianti possono essere riassunte come segue.

La legge sulla lingua polacca avrebbe dovuto essere applicata a tutti i contratti da eseguire in Polonia, nell'ambito di programmi centralizzati o decentrati. Inoltre, il contratto di sovvenzione non contiene alcuna disposizione secondo cui l'accordo quadro dovrebbe essere ad esso applicabile. L'allegato IV dell'appalto fa riferimento solo alla guida pratica per quanto riguarda la procedura di gara. A tale riguardo, il denunciante ha osservato che, alla luce della risposta della Commissione, sembra che la guida pratica prevalga sulla legge polacca.

Il denunciante ha inoltre fatto riferimento al parere della Camera di controllo polacca secondo cui la legge sulla lingua polacca sembra essere un'espressione della politica dello Stato volta a salvaguardare gli interessi vitali della Polonia connessi ai suoi valori culturali (4).

Seconda richiesta di ulteriori informazioni da parte del Mediatore

Il 7 febbraio 2006 il Mediatore si è rivolto nuovamente alla Commissione in merito alla questione della legge sulla lingua polacca.

Il Mediatore ha osservato che i) il contratto tra la Commissione e il denunciante era un contratto di diritto privato, che le parti avevano convenuto fosse disciplinato dal diritto belga; ii) al momento della conclusione del contratto, tutti gli aspetti sostanziali della situazione erano localizzati in Polonia; iii) secondo il parere della Camera suprema di controllo polacca (5) (al quale il denunciante aveva fatto riferimento), la legge sulla lingua polacca sembra essere un'espressione della politica dello Stato volta a salvaguardare gli interessi vitali della Polonia connessi ai suoi valori culturali. Il Mediatore ha sottolineato che, se tale opinione è corretta, sembra possibile che la legge polacca possa costituire "norme imperative straniere" ai fini del diritto internazionale privato e debba pertanto essere applicata al rapporto contrattuale indipendentemente dalla legge scelta dalle parti per disciplinare tale rapporto. Il Mediatore ha richiamato l'attenzione della Commissione sull'importanza del concetto di norme imperative alla luce della convenzione di Roma sulla legge applicabile alle obbligazioni contrattuali (6), che all'articolo 7.1 stabilisce che, "nell'applicare ai sensi della presente convenzione la legge di un paese, si possono applicare le norme imperative della legge di un altro paese con cui la situazione ha uno stretto legame, se e nella misura in cui, ai sensi della legge di quest'ultimo paese, tali norme devono essere applicate indipendentemente dalla legge applicabile al contratto. Nel valutare se dare attuazione a tali norme imperative, occorre tener conto della loro natura e finalità nonché delle conseguenze della loro applicazione o non applicazione." Il Mediatore ha inoltre sottolineato che la Corte di giustizia, nella sua sentenza nella causa Arblade (7), ha specificato i criteri da utilizzare per decidere se applicare le norme imperative di un altro paese. Infine, il Mediatore ha osservato, tenendo presente che la Polonia non era parte della Convenzione al momento della conclusione del contratto controverso e senza prendere posizione sull'applicabilità della Convenzione di Roma a tale contratto, che l'articolo 2 della Convenzione di Roma stabilisce che qualsiasi legge specificata dalla presente Convenzione deve essere applicata indipendentemente dal fatto che si tratti o meno della legge di uno Stato contraente.

Il Mediatore ha chiesto alla Commissione i) di riconsiderare l'applicabilità delle pertinenti disposizioni della legge polacca al contratto che ha firmato con il denunciante e ii) di rispondere all'osservazione del denunciante contenuta nelle sue osservazioni sull'ulteriore risposta della Commissione secondo cui, alla luce della risposta della Commissione, sembra che la guida pratica prevalga sul diritto polacco.

Risposta della Commissione

La Commissione ha dichiarato che il rapporto contrattuale tra la Commissione e il denunciante era disciplinato da: i) le disposizioni del contratto, di cui gli allegati costituiscono parte integrante, e ii) il diritto belga, ma solo se la situazione concreta o la differenza non è trattata dalle disposizioni del contratto. La legge polacca non si applica in quanto le condizioni di esecuzione del contratto di cui trattasi sono definite nell’accordo quadro del 3 maggio 1990 tra la Commissione e il governo della Repubblica di Polonia. Il presente accordo quadro ha la precedenza sulla legge polacca in quanto di natura internazionale.

Per quanto riguarda la seconda questione, la Commissione ha precisato che non è la guida pratica, bensì l’accordo quadro, a prevalere sul diritto della lingua polacca. L'accordo quadro stabilisce, come condizione per la partecipazione ai progetti finanziati da Phare, che i contratti siano redatti conformemente alle norme generali e alle condizioni per i contratti finanziati dai fondi Phare e, di conseguenza, siano redatti in spagnolo, portoghese, inglese o francese. Questi regolamenti e condizioni generali si trovano nella Guida pratica.

La Commissione ha inoltre sostenuto che, durante i colloqui di preadesione tra la Commissione e la Polonia, la legge polacca è stata ritenuta incompatibile con il diritto comunitario in quanto limitava le libertà fondamentali garantite dal diritto comunitario. La Polonia è stata invitata a modificare la suddetta legge il più presto possibile e in ogni caso prima dell'adesione della Polonia all'UE il 1o maggio 2004. La Polonia ha modificato tale legge il 2 aprile 2004 ed è entrata in vigore il 1° maggio 2004. La versione modificata della legge prevede l'uso obbligatorio della lingua polacca solo nelle transazioni con i consumatori o nell'ambito dell'attuazione delle disposizioni del diritto del lavoro e solo se il consumatore o il lavoratore è domiciliato in Polonia e il contratto deve essere eseguito nel territorio della Polonia. Le uniche eccezioni a quanto sopra sono i casi in cui le transazioni coinvolgono autorità e istituzioni governative e pubbliche.

La Commissione ha inoltre sottolineato che, al momento della conclusione del contratto di sovvenzione, la Polonia aveva già concluso l'accordo di associazione con la CE. L'accordo contiene disposizioni sul diritto di stabilimento e sulla libera circolazione dei servizi analoghe a quelle del trattato CE. Ciò significa che, anche prima dell'adesione della Polonia e, in ogni caso, al momento della conclusione del contratto di sovvenzione, la legge polacca in materia di lingua violava le disposizioni dell'accordo di associazione. Un appalto aggiudicato nell'ambito di Phare (che era uno dei tre strumenti di preadesione finanziati dall'Unione europea per assistere i paesi candidati dell'Europa centrale e orientale nei loro preparativi per l'adesione all'UE) non poteva quindi essere disciplinato da una legge contraria al diritto comunitario o agli obblighi che incombono alla Polonia in forza del diritto internazionale.

Osservazioni del denunciante

Il denunciante ha sottolineato, in sintesi, che, se eventuali questioni relative al contratto di sovvenzione non sono stabilite nel contratto stesso, dovrebbero essere decise solo in base al diritto belga e non in base all'accordo quadro, dato che il contratto di sovvenzione non prevede che l'accordo quadro sia applicabile ad esso. Inoltre, il contratto dovrebbe essere interpretato solo in base al diritto belga.

D'altro canto, l'accordo quadro si rivolge alle istituzioni che gestiscono e attuano programmi di aiuti esterni e non esclude né disciplina la questione dell'uso della lingua polacca nei contratti di sovvenzione Phare conclusi nel territorio della Polonia. Nemmeno l'accordo quadro è in contrasto con la legge sulla lingua polacca. Il fatto che i modelli di contratto cui fa riferimento la disciplina siano in quattro lingue non significa che i contratti possano essere conclusi solo in queste quattro lingue, dato che, per loro natura, i modelli hanno solo carattere istruttivo.

Il denunciante ha affermato che, secondo il Consiglio nazionale della lingua polacca, l'obbligo di utilizzare la lingua polacca nelle transazioni legali in Polonia era giustificato dalla necessità di proteggere i partecipanti polacchi a tali transazioni che non comprendono lingue diverse dal polacco. Il Consiglio ha inoltre ritenuto che il diritto polacco non fosse contrario al diritto comunitario. Inoltre, essa era più liberale per quanto riguarda l’obbligo di utilizzare la lingua polacca rispetto alla legge francese comparabile per quanto riguarda l’uso della lingua francese (loi n. 94-665 relative à l’emploi de la langue française, del 4 agosto 1994).

Il denunciante ha concluso che la redazione del contratto di sovvenzione in inglese era contraria al diritto polacco e rendeva difficile per il denunciante comprendere le disposizioni del contratto e quindi garantirne la corretta applicazione. Inoltre, il denunciante ha sottolineato che, indipendentemente dalle disposizioni della nuova legge sulla lingua polacca, il denunciante in quanto organizzazione cooperativa è ancora obbligato, sulla base di una legge sulla cooperazione polacca, a utilizzare la lingua polacca nello svolgimento di transazioni legali.

LA DECISIONE

1 Presunta mancata comunicazione di informazioni adeguate

1.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non l'ha informata adeguatamente dei requisiti della convenzione di sovvenzione.

A sostegno della sua affermazione, il denunciante fa riferimento alla risposta della Commissione, datata 14 dicembre 2001, alla sua interrogazione del 4 dicembre 2001 relativa al contributo fornito a nome del beneficiario della sovvenzione (ossia il denunciante) da un terzo. Il denunciante ha inoltre ritenuto che le disposizioni della convenzione di sovvenzione non fossero sufficientemente chiare e non facessero riferimento alla sponsorizzazione.

Sulla base delle prove documentali a sua disposizione, il Mediatore riassume il contesto fattuale dell'asserzione del denunciante come segue:

Il 31 agosto 2001 il denunciante e la Commissione hanno stipulato il contratto nell'ambito del programma di macroprogetti Phare Access nell'ambito dell'aiuto esterno per l'attuazione del progetto specifico in Polonia. Ai sensi del contratto, il denunciante era beneficiario di una sovvenzione (ma doveva apportare il proprio contributo al progetto) e l'Istituto svedese di ricerca e sviluppo cooperativo era l'unico partner del denunciante nel progetto. Il progetto è iniziato il 1° settembre 2001. Il 4 dicembre 2001 il denunciante ha inviato alla Commissione un'interrogazione relativa al contributo fornito da un terzo per conto del beneficiario della sovvenzione. La Commissione ha risposto il 14 dicembre 2001. Il 5 febbraio 2002 il denunciante ha partecipato alla formazione organizzata dalla Commissione a Varsavia sul progetto. Il 22 febbraio 2002 il denunciante ha concluso un contratto con l'Associazione WAMACOOP, in base al quale WAMACOOP doveva sponsorizzare il contributo del denunciante. Successivamente, WAMACOOP ha sostenuto i costi di una parte del progetto. Il 21 settembre 2002 il progetto si è concluso e il denunciante ha presentato alla Commissione la relazione finale. Nell'aprile 2003 i revisori designati dalla Commissione hanno constatato che i costi sostenuti da WAMACOOP erano stati inclusi nella relazione finale come costi ammissibili, in contrasto con le disposizioni dell'allegato II "Disposizioni finanziarie" del contratto. Il 4 settembre 2003 la Commissione ha chiesto al denunciante di rettificare la sua relazione finale. Il denunciante non ha introdotto correzioni e ha mantenuto il suo rifiuto di farlo dopo uno scambio di corrispondenza e una riunione che ha avuto luogo tra il denunciante e la Commissione. Il 24 settembre 2004 la Commissione ha inviato al denunciante l'ordine di recupero n. 3240608289 per un importo di 14 287,56 EUR, corrispondente alle spese sostenute da WAMACOOP.

1.2 La Commissione precisa, in sintesi, che, nella sua risposta all'interrogazione del denunciante, datata 14 dicembre 2001, ha fatto riferimento unicamente alle fonti da cui può provenire il contributo del beneficiario della sovvenzione: le risorse del beneficiario stesso, le risorse del suo partner o le risorse raccolte dagli sponsor. La Commissione ritiene pertanto che, sulla base di tali informazioni, il denunciante non abbia potuto ritenere che lo sponsor (WAMACOOP) fosse autorizzato a sostenere costi nel progetto del denunciante.

La Commissione ricorda inoltre che, il 3 dicembre 2001, aveva già spiegato al denunciante che, nella sua domanda di sovvenzione, il denunciante aveva indicato come suo unico partner l'Istituto svedese di ricerca e sviluppo cooperativo e che i costi del progetto dovevano essere interamente sostenuti dal denunciante e dal suo unico partner.

Infine, la Commissione ha sottolineato che, ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, dell’allegato II della convenzione di sovvenzione, ciò che contava era chi aveva sostenuto i costi (dimostrato dai documenti giustificativi) e non da dove provenivano i fondi.

1.3 Il Mediatore osserva che l'articolo 14, paragrafo 1, dell'allegato II della convenzione di sovvenzione tra il denunciante e la Commissione (condizioni generali applicabili ai contratti di sovvenzione della Comunità europea per gli aiuti esterni, di seguito "condizioni generali") stabiliva che: "Per essere considerati ammissibili nell'ambito dell'operazione, i costi devono: (...) sono state effettivamente sostenute, sono registrate nella contabilità del beneficiario o dei partner del beneficiario, sono identificabili e verificabili e sono corredate di documenti giustificativi originali."

1.4 Il Mediatore osserva inoltre che, il 4 dicembre 2001, il denunciante ha inviato un'e-mail alla Commissione chiedendo "se il contributo proprio del beneficiario (in natura e finanziario) potesse essere versato per suo conto da un terzo ai sensi delle disposizioni dell'articolo 1, paragrafo 1, punto 8) e dell'articolo 14, paragrafo 6, punto 9) delle condizioni generali (allegato II del contratto di sovvenzione)"(10). Il 14 dicembre 2001 la Commissione ha risposto che " il contributo finanziario proprio e il contributo in natura possono provenire dal beneficiario o dalle risorse del suo partner o dalle risorse raccolte dagli sponsor "(11).

1.5 Secondo il Mediatore, la risposta della Commissione non rispondeva esattamente all'interrogazione del denunciante. Tuttavia, il Mediatore ritiene anche che la domanda del denunciante non abbia mostrato chiaramente la sua intenzione di coinvolgere un terzo nel sostenere i costi, né abbia fornito alcuna informazione su tale possibile terzo (ad esempio, se sarebbe uno sponsor o meno).

1.6 Il Mediatore ritiene che il denunciante non potesse ragionevolmente concludere che la risposta della Commissione del 14 dicembre 2001 alla sua domanda del 4 dicembre 2001 implicasse che i costi sostenuti per suo conto da WAMACOOP potessero essere registrati nella relazione finale del denunciante come costi ammissibili.

Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante non ha chiesto chiarimenti, né attraverso una successiva corrispondenza con la Commissione, né durante la formazione continua organizzata il 5 febbraio 2002, in merito alla possibilità che un'altra organizzazione sostenesse costi per proprio conto e alle modalità di registrazione di tali costi nei suoi conti finanziari.

1.7 Inoltre, per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui la sponsorizzazione non era menzionata nel contratto di sovvenzione, il Mediatore osserva che l'articolo 10 dell'allegato II del contratto di sovvenzione (condizioni generali) stabiliva che il contratto e i relativi pagamenti non potevano essere trasferiti o ceduti a terzi in alcun modo senza il previo consenso scritto della Commissione. Il Mediatore ritiene inoltre che l'e-mail del denunciante, datata 4 dicembre 2001, non possa essere considerata una richiesta di tale consenso.

1.8 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che, sulla base delle informazioni disponibili, non vi sia cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

2 Presunto rifiuto di effettuare un controllo finanziario preventivo

2.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non ha effettuato una verifica finanziaria preventiva dell'esecuzione del progetto al fine di fornire orientamenti al denunciante nel caso in cui siano stati rilevati possibili errori.

2.2 La Commissione ha affermato che il contratto non imponeva alla Commissione di effettuare controlli preventivi e, in ogni caso, ciò sarebbe stato impossibile per motivi organizzativi, tenuto conto del numero di progetti da essa gestiti. Per questo motivo, il contratto di sovvenzione prevedeva l'audit da parte di revisori professionisti dopo il completamento del progetto.

2.3 Il Mediatore osserva che l'articolo 8, paragrafo 1, punto 12, dell'allegato II del contratto di sovvenzione menziona solo la possibilità che la Commissione possa effettuare una valutazione intermedia del progetto e non impone alla Commissione alcun obbligo in tal senso. Il Mediatore ritiene inoltre che la posizione della Commissione, secondo cui non sarebbe possibile effettuare un controllo finanziario preventivo in ogni caso, sembri ragionevole.

2.4 Infine, il Mediatore osserva che, se il denunciante nutriva preoccupazioni specifiche in merito a possibili irregolarità che avrebbero potuto essere rilevate da un controllo finanziario preventivo, ha avuto l'opportunità di portarle all'attenzione della Commissione.

A tale riguardo, il Mediatore prende atto della dichiarazione del denunciante nelle sue osservazioni secondo cui la Commissione si è rifiutata di verificare il progetto di accordo del denunciante con lo sponsor. Il Mediatore ha esaminato attentamente l'accordo tra il denunciante e WAMACOOP e ritiene che l'unica disposizione finanziaria sia stata inclusa nel paragrafo 4, in base al quale "WAMACOOP si impegna a sponsorizzare il contributo finanziario della parte polacca in linea con il bilancio del progetto, conformemente all'allegato E (13) della convenzione di sovvenzione"(14). Il Mediatore non ritiene che, esaminando l'accordo nel progetto, la Commissione avrebbe potuto ragionevolmente comprendere che il denunciante avrebbe successivamente registrato il contributo di WAMACOOP come costi ammissibili nella relazione finale.

2.5 Alla luce di quanto precede, il Mediatore non riscontra alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto della denuncia.

3 Sull’asserzione e l’affermazione relative all’uso della lingua polacca

3.1 Il denunciante sosteneva che la Commissione richiedeva che il contratto di sovvenzione fosse redatto in una sola lingua, l'inglese, nonostante le difficoltà del denunciante nel comprendere tale lingua.

Il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto rispettare le disposizioni della legge sulla lingua polacca (15) del 7 ottobre 1999, che prescriveva l'uso obbligatorio della lingua polacca nei contratti conclusi con le parti polacche ed eseguiti nel territorio della Polonia ("legge sulla lingua polacca").

3.2 La Commissione ha sostenuto che, firmando il contratto di sovvenzione in questione, il denunciante ha dimostrato di comprenderlo. Inoltre, il denunciante ha partecipato alla formazione sulle modalità di attuazione del progetto, organizzata dalla Commissione il 5 febbraio 2002 e condotta in polacco, durante la quale gli è stata fornita una traduzione in polacco del contratto di sovvenzione.

La Commissione ha inoltre sottolineato che l'accordo quadro tra la Commissione e il governo polacco, firmato il 31 maggio 1990, costituiva una base giuridica per i programmi Phare. A norma dell'articolo 5, paragrafo 2, dell'allegato A dell'accordo quadro, dovevano applicarsi i regolamenti e le condizioni generali per gli appalti finanziati dai fondi Phare e le presenti condizioni generali e i modelli sono contenuti nella guida pratica per le procedure contrattuali finanziate dall'UE nel contesto degli aiuti esterni (16) ("la guida pratica") ed esistono solo in inglese, francese, spagnolo e portoghese. L'inglese è la lingua commerciale internazionale più utilizzata in Polonia e quindi è stato utilizzato il modello in inglese. L'accordo quadro, in quanto accordo di diritto internazionale, aveva la precedenza sul diritto nazionale polacco sull'uso della lingua polacca.

3.3 Il Mediatore, in primo luogo, ritiene ragionevole l'argomento della Commissione secondo cui, firmando il contratto in inglese, si deve ritenere che il denunciante abbia compreso le sue condizioni.

3.4 In secondo luogo, sulla base degli elementi di prova disponibili, il Mediatore non è in grado di stabilire se, al momento della conclusione del contratto, il denunciante avesse informato la Commissione di i) non essere in grado di comprendere facilmente l'inglese; e/o ii) era tenuta a concludere il contratto in polacco sulla base della legge applicabile (legge polacca sul movimento cooperativo e legge sulla lingua polacca).

3.5 Infine, il Mediatore osserva che la Commissione ha fornito al denunciante la traduzione polacca del progetto di contratto durante la sua formazione nel febbraio 2002 (ossia dopo la firma del contratto di sovvenzione, ma prima della conclusione del contratto di sponsorizzazione da parte del denunciante e prima della stesura della sua relazione finale).

3.6 Alla luce di quanto precede, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda l'asserzione del denunciante.

3.7 Per quanto riguarda l'applicabilità della legge sulla lingua polacca al contratto, il Mediatore comprende che la Commissione ha presentato, in sostanza, due argomenti a sostegno della sua opinione secondo cui non era obbligata ad applicare la legge sulla lingua polacca: i) che, secondo l’accordo quadro, la Commissione era tenuta a concludere il contratto di sovvenzione utilizzando solo una delle versioni linguistiche dei modelli di contratto inclusi nella guida pratica e ii) che l’accordo quadro prevale sul diritto polacco.

3.8 Il Mediatore ha esaminato le disposizioni pertinenti cui fa riferimento la Commissione.

In primo luogo, egli osserva che l’articolo 5.2 dell’allegato A dell’accordo quadro, una copia del quale è stata fornita dalla Commissione nel corso dell’indagine, recita: Le condizioni generali dei contratti sono redatte conformemente ai modelli di uso internazionale, quali le norme generali e le condizioni per gli appalti di forniture finanziati dai fondi Phare.

In secondo luogo, sottolinea che, conformemente alla sezione 4.3.9.8 della Guida pratica (Preparazione del contratto), "l'amministrazione aggiudicatrice deve utilizzare il formato standard del contratto (cfr. allegato C4)".

Infine, il Mediatore osserva che l'allegato C4, punto B "Progetto di contratto"(17), contiene la forma tipo di contratto in inglese, spagnolo, francese e portoghese.

3.9 Il Mediatore ritiene pertanto che l'accordo quadro non obbligasse la Commissione a redigere il contratto di sovvenzione in inglese, bensì sulla base di un modello di contratto standard in inglese, spagnolo, portoghese e francese. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione avrebbe potuto redigere il contratto anche in polacco, a condizione che corrispondesse esattamente al modulo standard in una delle versioni linguistiche "autentiche" contenute nella guida pratica. Inoltre, la delegazione della Commissione in Polonia (18) che ha effettivamente concluso il contratto, in quanto rappresentante della Commissione in Polonia, avrebbe potuto ragionevolmente essere a conoscenza della legge sulla lingua polacca e del suo scopo in relazione ai valori culturali della Polonia.

3.10 Tuttavia, il Mediatore prende atto dell'azione intrapresa dalla Commissione nel febbraio 2002, come indicato al precedente punto 3.5.

3.11 Inoltre, il Mediatore osserva che da allora la legge sulla lingua polacca è stata modificata.

3.12 Alla luce dei punti 3.10 e 3.11 di cui sopra, il Mediatore ritiene che ulteriori indagini relative alla richiesta del denunciante non siano giustificate.

4 Presunta mancanza di spirito di servizio da parte della Commissione e mancata comunicazione della possibilità di presentare una denuncia al Mediatore

4.1 Il denunciante ha affermato che i funzionari della delegazione non erano orientati al servizio nella gestione del contratto e non hanno informato il denunciante della possibilità di presentare una denuncia al Mediatore.

4.2 La Commissione ha dichiarato di essersi adoperata per trattare il denunciante in modo equo e cortese e che le informazioni relative al diritto di ricorso al Mediatore erano accessibili sul sito web della Commissione.

4.3 Il Mediatore ha esaminato attentamente la corrispondenza della Commissione al denunciante (e-mail del 14 dicembre 2001; lettere del 3 dicembre 2001, 4 settembre 2003, 25 settembre 2003, 26 gennaio 2004, 2 agosto 2004, 24 settembre 2004 e 17 novembre 2004). Il Mediatore prende atto della presenza di dichiarazioni chiare e inequivocabili che il denunciante potrebbe aver giudicato sgradevoli (ad esempio, nella lettera della Commissione del 26 gennaio 2004 la mancanza di una relazione finale corretta comporterà l'esclusione della Sua organizzazione dai programmi di sovvenzione), ma non ritiene che il tono o il contenuto delle lettere della Commissione fossero dispregiativi.

4.4 Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione e il denunciante hanno scambiato corrispondenza in merito alla valutazione della relazione finale del denunciante per undici mesi, a partire dal momento in cui la valutazione negativa del revisore della Commissione è stata comunicata al denunciante (4 settembre 2003) fino alla data in cui la Commissione ha informato il denunciante della decisione di rimborso (2 agosto 2004). Durante tale periodo, in base agli elementi di prova disponibili, la Commissione ha continuato a chiedere al denunciante (per iscritto, per telefono e anche nel corso di una riunione) di introdurre rettifiche che consentissero alla Commissione di approvare la relazione (lettere della Commissione del 4 settembre 2003, del 25 settembre 2003 e del 26 gennaio 2004). Inoltre, nella stessa corrispondenza, la Commissione ha ripetutamente spiegato le ragioni di tale valutazione negativa e la necessità di rettifica.

4.5 Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda l'asserzione secondo cui la Commissione non era orientata al servizio.

4.6 Per quanto riguarda le informazioni sul diritto di denuncia, il Mediatore ricorda che la Polonia è diventata uno Stato membro dell'Unione europea il 1° maggio 2004 e che le persone giuridiche con sede legale in Polonia hanno poi acquisito il diritto di denunciare al Mediatore europeo ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE.

4.7 Sebbene, come sottolineato dalla Commissione, sul sito web della Commissione fossero disponibili informazioni relative alla possibilità di presentare una denuncia al Mediatore, quest'ultimo osserva che sarebbe stato conforme ai principi di buona amministrazione che la decisione della Commissione del 2 agosto 2004 e le sue successive lettere al denunciante contenessero informazioni sui mezzi di ricorso. Il Mediatore osserva tuttavia che il denunciante ha effettivamente esercitato il diritto di sporgere denuncia e ritiene pertanto che non siano necessarie ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia.

5 Chiedere alla Commissione di annullare l'ordine di recupero n. 3240608289 e di accettare il contributo del promotore per conto del denunciante

5.1 Nella sua denuncia, il denunciante ha chiesto alla Commissione di annullare l'ordine di recupero n. 3240608289 e di accettare il contributo fornito dallo sponsor per conto del denunciante.

5.2 Il Mediatore osserva che il denunciante non sembra contestare il parere della Commissione in merito all'inammissibilità contrattuale dei costi in questione.

Il Mediatore comprende tuttavia che, secondo il denunciante, l'inadempimento del suo obbligo contrattuale a tale riguardo era dovuto al fatto i) che la Commissione ha redatto il contratto di sovvenzione solo in inglese (cosa che il denunciante non riusciva a capire facilmente); ii) che la Commissione ha fornito interpretazioni inesatte e poco chiare della convenzione di sovvenzione; e iii) che la Commissione non ha effettuato un controllo finanziario preventivo durante l'attuazione del progetto.

5.3 Il Mediatore ritiene che i punti sollevati dal denunciante di cui sopra siano stati trattati dal Mediatore come accuse nelle parti del procedimento della decisione:

i) Per quanto riguarda l'asserzione relativa all'uso della lingua inglese nel contratto di sovvenzione, alla luce delle sue conclusioni di cui ai precedenti punti 3.3 e 3.5, il Mediatore non riscontra alcun nesso di causalità tra l'inadempimento dell'obbligo contrattuale da parte del denunciante e il fatto che il contratto sia stato redatto in inglese;

ii) Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante relativa alla qualità delle informazioni fornite dalla Commissione, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione (punti 1.6 e 1.7);

iii) Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante relativa al controllo finanziario preventivo, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione (punto 2.5).

5.4 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la richiesta del denunciante non possa essere accolta.

Conclusione

Sulla base delle sue indagini su tale denuncia, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda le accuse relative a informazioni fuorvianti; rifiuto di effettuare un controllo finanziario preventivo; l'uso della lingua polacca; e la mancanza di spirito di servizio.

Per quanto riguarda la presunta mancata informazione in merito al diritto di presentare una denuncia al Mediatore, quest'ultimo ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini.

Per quanto riguarda l'affermazione dei denuncianti secondo cui la Commissione dovrebbe annullare l'ordine di recupero n. 3240608289 e accettare il contributo fornito dallo sponsor a nome del denunciante, il Mediatore ritiene che non possa essere sostenuto.

Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui la Commissione avrebbe dovuto rispettare le disposizioni della legge sulla lingua polacca, il Mediatore ritiene che non siano giustificate ulteriori indagini.

Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il Mediatore osserva che, dopo l'adesione della Polonia all'Unione europea il 1o maggio 2004, la delegazione è diventata la rappresentanza della Commissione a Varsavia.

(2) Una copia di tale messaggio di posta elettronica è stata presentata unitamente al reclamo. L'e-mail è stata inviata in polacco e recita: "(...) wkład własny zarówno finansowy jak i rzeczowy może pochodzić ze środków własnych beneficjenta lub jego partnera albo ze środków uzyskanych od sponsorów".

(3) Dz.U. 1999r. Nr 90, poz. 999.

(4) Il Mediatore ritiene che il denunciante abbia pertanto fatto riferimento al documento "Informacja o wynikach kontroli realizacji ustawy o języku polskim", Warszawa, 24.4.2004, Nr ewid.66/2004/P/03/080KNO-41004/2003, pubblicato all'indirizzo http://www.nik.gov.pl/wyniki _kontroli/dokumenty/2004066.pdf.

(5) "Informacja o wynikach kontroli realizacji ustawy o języku polskim", Warszawa, 24.4.2004, Nr ewid.66/2004/P/03/080KNO-41004/2003 (http://www.nik.gov.pl/wyniki _kontroli/dokumenty/2004066.pdf)

(6) GU 1980, L 266, pag. 1. Versione consolidata in GU 1998, C 27, pag. 36.

(7) Cause riunite C-369/96 e C-376/96, Arblade e a. (Raccolta 1999, pag. I8453). Il punto 30 della presente sentenza così recita: "(...) tale termine deve essere inteso nel senso che si applica alle disposizioni nazionali il cui rispetto è stato ritenuto così cruciale per la tutela dell'ordine politico, sociale ed economico nello Stato membro interessato da esigere il rispetto di tali disposizioni da parte di tutte le persone presenti sul territorio nazionale di tale Stato membro e di tutti i rapporti giuridici all'interno di tale Stato."

(8) Articolo 1, paragrafo 1, dell’allegato II della convenzione di sovvenzione:

"Il beneficiario garantisce che l'operazione sia eseguita conformemente alla descrizione dell'operazione di cui all'allegato I, da solo o in partenariato con una o più ONG o istituzioni.

Il beneficiario può subappaltare una parte limitata dell'operazione (lavori e servizi), preferibilmente a operatori locali. La maggior parte dell'operazione deve tuttavia essere intrapresa dal beneficiario e dai partner, se del caso.

Se l'esecuzione dell'operazione comporta la conclusione di contratti da parte del beneficiario, si applicano le procedure di aggiudicazione di cui all'allegato IV. I partner, i subappaltatori e le forniture devono essere originari della Comunità o del paese o dei paesi ammissibili alle sovvenzioni nell'ambito del programma di cui l'operazione fa parte.

La Comunità non riconosce alcun legame contrattuale tra se stessa e i partner del beneficiario o tra se stessa e un subappaltatore. Solo il beneficiario risponde alla Commissione dell'attuazione dell'operazione. Il beneficiario si impegna a garantire che le condizioni impostegli dal presente contratto si applichino anche a tutti i partner e subappaltatori coinvolti."

(9) Articolo 14, paragrafo 6, dell’allegato II del contratto:

"I contributi in natura versati dal beneficiario ed elencati separatamente nell'allegato III non sono considerati costi ammissibili per il finanziamento comunitario.

Il beneficiario deve tuttavia impegnarsi a versare tali contributi conformemente alle disposizioni del presente contratto."

(10) Una copia di tale messaggio di posta elettronica è stata presentata insieme al reclamo. L'e-mail è stata inviata in polacco e recita: "Uprzejmie proszę o poinformowanie nas, czy wkłady własne Beneficjenta w przedsięwzięciu (aport i udział finansowy) mogą być wniesione w jego imieniu przez osobę trzecią w rozumieniu przepisów zawartych w art. 1(1) i 14 (6) Warunków Ogólnych (zał. II fare umowy grantu)."

(11) Una copia di tale messaggio di posta elettronica è stata presentata insieme al reclamo. L'e-mail è stata inviata in polacco e recita: "(...) wkład własny zarówno finansowy jak i rzeczowy może pochodzić ze środków własnych beneficjenta lub jego partnera albo ze środków uzyskanych od sponsorów".

(12) Articolo 8, paragrafo 1: "Se la Commissione effettua una valutazione intermedia o successiva (valutazione ex post) (...)".

(13) Il Mediatore comprende: allegato I, sezione E, punto III.5, "Descrizione del progetto" della convenzione di sovvenzione.

(14) La versione inglese di tale accordo è stata presentata dal denunciante unitamente alla sua denuncia.

(15) Dz.U. 1999r. Nr 90, poz. 999.

(16) http://ec.europa.eu/comm/europeaid/tender/gestion2001/pg/pg_en.pdf

(17) http://ec.europa.eu/comm/europeaid/tender/gestion2001/pg/c04_en.htm

(18) Il Mediatore osserva che, dopo l'adesione della Polonia all'Unione europea il 1o maggio 2004, la delegazione è diventata la rappresentanza della Commissione a Varsavia.