Egregio Signor Presidente,

Il 7 gennaio 2002 ho avviato un'indagine di propria iniziativa sulla lingua utilizzata dal CEDEFOP per trattare le denunce dei cittadini europei. Il 6 marzo 2002 Lei ha risposto a nome del CEDEFOP.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

L'INCHIESTA

Parte della missione del Mediatore consiste nel rafforzare le relazioni tra i cittadini europei e le istituzioni e gli organi comunitari. La creazione dell'ufficio del Mediatore era intesa a sottolineare l'impegno dell'Unione a favore di forme di amministrazione democratiche, trasparenti e responsabili. Il Mediatore dovrebbe contribuire a garantire la posizione dei cittadini promuovendo le buone pratiche amministrative e migliorando la qualità dell'amministrazione.

Il diritto dei cittadini europei di lamentarsi di cattiva amministrazione è un diritto fondamentale esplicitamente previsto dagli articoli 21.2 e 195 del trattato CE e dall'articolo 43 della Carta dei diritti fondamentali. Vorrei sottolineare che le denunce dovrebbero essere un elemento positivo per la gestione dell'amministrazione, in quanto possono richiamare l'attenzione dell'amministrazione sulle debolezze e le carenze del suo funzionamento e quindi, ad esempio, sulla necessità di riorganizzare alcune delle sue procedure, di fornire nuove consulenze al personale o di stanziare maggiori risorse. Essi costituiscono quindi un elemento nel lavoro per migliorare le attività quotidiane dell'amministrazione.

Quando un'istituzione o un organo comunitario ritiene di aver agito correttamente e di non poter essere incolpato di cattiva amministrazione, è utile che l'istituzione o l'organo spieghi le proprie azioni e le motivi. Questo di solito promuove la comprensione delle azioni dell'amministrazione. Formulazioni errate non fanno che suscitare e sostenere un'impressione negativa dell'istituzione interessata e dell'amministrazione comunitaria in generale.

Il Mediatore ha osservato che in tre pareri nei casi 466/2000/OV, 705/2000/OV e 1206/2000/BB, il CEDEFOP ha risposto al Mediatore in una lingua diversa da quella normalmente utilizzata dalle istituzioni e dagli organi comunitari nei loro pareri. Alcune delle frasi che hanno particolarmente attirato l'attenzione del Mediatore sono state:

"(.) è anche la prova tangibile della malafede di X che è stato, per ragioni sconosciute al Cedefop, incapace di digerire la sua auto-considerata "sconfitta" per mano di un (greco-based), concorrente". (pagina 17);

Riteniamo che X abbia fatto ricorso a tattiche indegne che non trovano posto in un ambiente imprenditoriale sano e competitivo. Alla luce delle accuse quasi calunniose mosse nei confronti del Cedefop nella corrispondenza X, La preghiamo di notare che il Centro si riserva il diritto di avviare un procedimento giudiziario contro la società (.)".(pagina 18);

- "Sebbene la sua risposta (ossia quella del Mediatore europeo), dopo l'esame del fascicolo, non le abbia dato soddisfazione, in quanto ha ritenuto che il Centro non si fosse mai comportato male nei suoi confronti, in seguito non abbiamo adottato un atteggiamento negativo, ostile o in cerca di vendetta (sebbene avremmo potuto legittimamente farlo)". (pagina 3);

Il comportamento di X può essere meglio descritto come volubile e agitato. (pagina 5);

- "X ha tuttavia mostrato durante tutto questo processo (.) un'incapacità di agire in modo spassionato" (pagina 10);

"È nostra convinzione che la ragione dovrebbe prevalere sulle emozioni accese che le questioni professionali dovrebbero essere affrontate "sine ira et studio" e che qualsiasi ulteriore motivo dovrebbe inchinarsi al processo legale (.)". (pagina 10).

In tale contesto, il Mediatore ha ricordato la definizione di cattiva amministrazione da lui fornita nella sua relazione annuale 1997: "La cattiva amministrazione si verifica quando un ente pubblico non agisce in conformità di una norma o di un principio che lo vincola".

Uno di questi principi è il principio di cortesia, che figura anche nell'articolo 12 del codice di buona condotta amministrativa adottato dal CEDEFOP il 15 dicembre 1999. Questo principio dà ad ogni cittadino il diritto di essere trattato correttamente, cortesemente e con spirito di servizio. Il fatto che le istituzioni debbano rispondere correttamente è evidenziato anche, ad esempio, nel codice di buona condotta amministrativa della Commissione (1), che prevede che la Commissione si impegni a rispondere alle richieste di informazioni nel modo più appropriato.

Sulla base di quanto precede, il Mediatore ha chiesto al CEDEFOP di informarlo se aveva impartito o intendeva impartire istruzioni al suo personale in merito al modo appropriato di rispondere alle denunce dei cittadini europei, conformemente al codice di buona condotta amministrativa del CEDEFOP del 15 dicembre 1999. Il Mediatore ha chiesto al CEDEFOP di rispondere alla sua richiesta entro il 30 aprile 2002. Il CEDEFOP ha risposto il 6 marzo 2002.

Nel suo parere, il presidente del consiglio di amministrazione del CEDEFOP ha osservato che la lettera del Mediatore del 7 gennaio 2002 era stata discussa nella riunione dell'Ufficio di presidenza del CEDEFOP del 1° febbraio 2002. L'Ufficio di presidenza decide di informare il consiglio di amministrazione che terrà la sua prossima riunione il 21 e 22 marzo 2002.

L'Ufficio di presidenza invita il direttore, responsabile delle questioni relative al personale, ad adottare le misure necessarie per garantire il rispetto della lettera delle disposizioni del codice di buona condotta amministrativa adottato il 15 dicembre 1999. L'attuazione del codice sarà valutata, a norma dell'articolo 27, nella riunione del consiglio di amministrazione del novembre 2002.

Il direttore è stato inoltre invitato a preparare tale valutazione e a diffondere copie della relazione annuale 2000 del Mediatore ai membri del personale al fine di rafforzare la consapevolezza al riguardo.

Il CEDEFOP ha riferito di aver incoraggiato il suo personale ad essere sincero nei suoi rapporti con l'ufficio del Mediatore e a non adottare un approccio legalistico e burocratico. Il linguaggio utilizzato è deplorevole, ma nell'attenuazione il CEDEFOP ha dichiarato che il linguaggio è stato utilizzato nella corrispondenza interna con l'ufficio del Mediatore. Non era previsto che tale corrispondenza sarebbe stata pubblicata. Il tono della corrispondenza rappresenta le opinioni sincere del Centro e non il modo in cui il CEDEFOP comunica con i cittadini.

Il CEDEFOP ha inoltre informato l'Ufficio di presidenza che in entrambe le decisioni del 24 agosto 2001 il Mediatore non ha fatto riferimento ad alcuna lingua inappropriata.

Il CEDEFOP ha sottolineato che i suoi servizi sono sempre stati molto attenti ad essere cortesi e accessibili nei loro rapporti con il grande pubblico e i denuncianti. Ciò valeva anche per tutti i ricorrenti coinvolti nelle tre cause in questione.

Tuttavia, in particolare nei casi 466/2000/OV e 705/2000/OV, il CEDEFOP si è trovato di fronte ad accuse fuorvianti. Il CEDEFOP ha pertanto ritenuto necessario rispondere al Mediatore fornendo un'argomentazione molto completa e dettagliata. Non era a conoscenza del fatto che estratti dei suoi pareri scritti sarebbero stati portati direttamente all'attenzione dei denuncianti e del pubblico in generale. L'incomprensione del CEDEFOP fino a poco tempo fa in merito all'uso effettivo o alla diffusione finale da parte dei servizi del Mediatore di pareri scritti ha certamente costituito un fattore principale nel caso di specie.

L'Ufficio di presidenza ha invitato il direttore ad adottare le misure appropriate e a dare istruzioni al suo personale in modo da evitare che in futuro si ripetano formulazioni inadeguate nel rispondere alle denunce. Il CEDEFOP monitorerà attentamente la lingua utilizzata nei suoi pareri al fine di garantire il rigoroso rispetto del suo codice di buona condotta amministrativa. Inoltre, in caso di reclami futuri, pubblicherà sintesi delle sue risposte sul suo sito web.

LA DECISIONE

1.1 Il Mediatore ha chiesto al CEDEFOP di informarlo se aveva impartito o intendeva impartire istruzioni al suo personale in merito al modo appropriato di rispondere alle denunce dei cittadini europei, conformemente al codice di buona condotta amministrativa del CEDEFOP del 15 dicembre 1999. Ciò si è basato sul fatto che il Mediatore ha osservato che diversi pareri del CEDEFOP (nei casi 466/2000/OV, 705/2000/OV e 1206/2000/BB) non sembravano conformi al principio di cortesia di cui all'articolo 12 del codice di buona condotta amministrativa del CEDEFOP.

1.2 Nel suo parere, il CEDEFOP si è rammaricato del linguaggio utilizzato in tali pareri, affermando che è stato utilizzato nella corrispondenza interna con l'ufficio del Mediatore e che non aveva previsto che tale corrispondenza sarebbe stata pubblicata.

1.3 L'Ufficio di presidenza del CEDEFOP ha tuttavia invitato il direttore ad adottare le misure appropriate e a dare istruzioni al suo personale in modo da evitare che in futuro si ripetano formulazioni inadeguate nel rispondere alle denunce. Il CEDEFOP monitorerà inoltre da vicino la lingua utilizzata nei suoi pareri al fine di garantire il rigoroso rispetto del suo codice di buona condotta amministrativa. Inoltre, in caso di reclami futuri, pubblicherà sintesi delle sue risposte sul suo sito web.

1.4 Il Mediatore si compiace del fatto che il CEDEFOP incoraggi il suo personale ad essere sincero nei suoi rapporti con l'ufficio del Mediatore e a non adottare un approccio legalistico e burocratico. Il Mediatore comprende che il CEDEFOP continuerà a farlo, garantendo nel contempo l'uso di un linguaggio adeguato.

1.5 Dal suo parere sull'indagine del Mediatore risulta che il CEDEFOP adotterà le misure necessarie, comprese le istruzioni al suo personale, per rispondere in modo adeguato alle denunce dei cittadini. Il Mediatore ritiene pertanto che non siano necessarie ulteriori indagini al riguardo.

Sulla base delle indagini del Mediatore, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte del CEDEFOP. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Cordiali saluti,

Jacob SÖDERMAN

cc: Johan Van Rens, direttore del CEDEFOP

cc: David O'Sullivan, segretario generale della Commissione

(1) GU L 308/32 dell'8 dicembre 2000.