Fatti all’origine della denuncia

1. Il 23 luglio 2025 il denunciante, un giornalista, ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti che illustrano in dettaglio i costi di un viaggio in Israele effettuato dal coordinatore della Commissione per combattere l'antisemitismo e promuovere la vita ebraica [1] (di seguito "il coordinatore") nel maggio 2025. Il denunciante ha chiesto informazioni dettagliate sulle spese sostenute durante il viaggio e sulla fonte di finanziamento, sostenendo che tale trasparenza era nell'interesse pubblico ^[2].

2. L'8 settembre 2025 la Commissione ha risposto al denunciante affermando che non poteva né confermare né negare l'esistenza di documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta, in quanto ciò equivarrebbe a un trasferimento di dati personali. La Commissione ha ritenuto che il denunciante non avesse stabilito la necessità di trasferire i dati personali per una finalità specifica di interesse pubblico, come richiesto dalla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati [3]. La Commissione ha concluso che non poteva pertanto trattare la richiesta del denunciante.

3. Il 10 settembre 2025 il denunciante ha presentato una domanda di conferma, sostenendo che esiste un interesse pubblico affinché i cittadini possano accertare i costi del viaggio e chi lo ha pagato.

4. Il 28 ottobre 2025 la Commissione ha confermato la sua posizione.

5. Insoddisfatto della decisione della Commissione, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

6. La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti richiesti.

7. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine del Mediatore ha incontrato i rappresentanti della Commissione per discutere la denuncia [4]. Il denunciante ha successivamente commentato la relazione della riunione di ispezione.

8. Successivamente, la Commissione ha condiviso un elenco di articoli scritti dal denunciante per mezzo di informazioni di base. La Commissione ha comunicato al gruppo di indagine del Mediatore che l'elenco è stato condiviso con il Mediatore in via riservata e non ha potuto essere condiviso con il denunciante.

Argomenti presentati al Mediatore

A cura della Commissione

9. Nella sua decisione di conferma, la Commissione ha dichiarato di non poter né confermare né negare l’esistenza di documenti detenuti dalla Commissione e rientranti nell’ambito di applicazione della domanda, in quanto ciò costituirebbe una violazione delle norme applicabili in materia di protezione dei dati personali.

10. La Commissione ha sostenuto che le informazioni sull'esistenza di documenti relativi a una persona fisica identificata o identificabile (come richiesto dal denunciante) costituirebbero un trattamento di dati personali. Tali dati potrebbero essere trasmessi solo se il destinatario dimostra che è necessario che i dati siano trasmessi per una finalità specifica di interesse pubblico. Essa ha spiegato che «esistevano procedure di audit e di controllo» e che tale circostanza doveva essere presa in considerazione nel valutare la necessità del trasferimento dei dati personali richiesti. Secondo la Commissione, il denunciante non ha dimostrato se la trasmissione dei dati richiesti fosse la misura più appropriata, tra le altre misure possibili, per conseguire l'interesse specifico da lui perseguito. Pertanto, le argomentazioni del denunciante non hanno dimostrato la necessità di trasmettere i dati personali richiesti, in quanto la Commissione non ha ritenuto che le argomentazioni del denunciante fossero sufficientemente specifiche. [5]

11. La Commissione ha aggiunto che, anche se la necessità del trasferimento fosse stata accertata sulla base degli argomenti del denunciante, che non lo erano, vi erano motivi per presumere che il trattamento dei dati relativi alla persona menzionata nella sua richiesta pregiudicherebbe i suoi legittimi interessi e, pertanto, il trasferimento di dati personali deve essere rifiutato. A tal riguardo, la Commissione ha spiegato che la persona menzionata nella domanda, sebbene sia un funzionario della Commissione europea, non fa parte della gestione della Commissione. Sostiene inoltre che la coordinatrice, dipendente pubblico con un ruolo altamente sensibile, è stata oggetto di articoli sui media in passato, attaccando non solo le sue capacità professionali, ma anche il suo carattere personale, e che il rilascio dei suoi dati personali potrebbe nuocere alla sua privacy ed esporla ulteriormente a contatti esterni non richiesti.

12. La Commissione ha concluso che fornire informazioni sull’esistenza o meno di documenti rientranti nell’ambito di applicazione della richiesta, formulata in modo tale da riferirsi a una persona identificata, equivarrebbe a un trattamento illecito e a una trasmissione illecita dei dati personali in questione, il che pregiudicherebbe i legittimi interessi di tale persona.

13. Durante la riunione con la squadra d'inchiesta della Mediatrice, la Commissione ha confermato le date del viaggio (26-30 maggio 2025) e che tutti i costi relativi a tale viaggio erano a carico della Commissione. La Commissione ha inoltre chiarito che è stato il denunciante a pubblicare articoli sui media in passato ad attaccare sia la capacità professionale che il carattere personale del membro del personale della Commissione.

Da parte del denunciante

14. Il denunciante ha sostenuto che è manifestamente nell'interesse pubblico che i cittadini siano in grado di accertare quanto è costato il viaggio e se è stato finanziato dall'Unione europea o da un governo straniero o da un'organizzazione esterna, aggiungendo che tali questioni sono fondamentali per la trasparenza e la responsabilità finanziarie.

15. Il denunciante ha sostenuto che la richiesta riguardava attività professionali, non la vita privata, e che il ruolo pubblico del coordinatore, che comprende l'impegno dei media e le relazioni con i portatori di interessi, giustificava la trasparenza. Sebbene la conferma da parte della Commissione dei finanziamenti pubblici effettuata durante la riunione con il gruppo di indagine del Mediatore abbia affrontato alcune preoccupazioni, il denunciante ha insistito sulla necessità di documenti dettagliati sulle spese per garantire la piena responsabilità.

16. Il denunciante ha contestato l'affermazione della Commissione secondo cui era autore di articoli mediatici che avevano attaccato il carattere personale del coordinatore. Secondo il denunciante, la Commissione non aveva mai chiesto correzioni o chiarimenti su nessuno degli articoli dei media in questione.

Valutazione del Mediatore

17. Il concetto di «dati personali»[6] è molto ampio. Comprende tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile. Non è necessario che le informazioni siano collegate alla vita privata di una persona [7]. Anche le informazioni relative all'attività professionale di una persona possono costituire dati personali, in particolare se consentono l'identificazione della persona interessata.

18. Era pertanto ragionevole per la Commissione ritenere che, quando una domanda di accesso a documenti è formulata in modo tale da riguardare una persona fisica identificata o identificabile, le informazioni sull'esistenza di documenti che rientrano nell'ambito di applicazione di tale richiesta e sull'eventuale identificazione di tali documenti rivelano informazioni relative a tale persona fisica identificata o identificabile e costituiscono pertanto un trattamento (divulgazione) di dati personali ai sensi della normativa dell'UE in materia di protezione dei dati [8].

19. Qualsiasi comunicazione di dati personali deve soddisfare le condizioni per il trasferimento dei dati personali stabilite in tale legislazione. In base a tali norme, le istituzioni dell'UE devono seguire un'analisi in tre fasi.[9] In primo luogo, occorre esaminare se la persona che chiede l'accesso abbia dimostrato la necessità di rendere pubblici i dati per uno scopo specifico di interesse pubblico. In secondo luogo, se il richiedente ha dimostrato una necessità, occorre stabilire se rendere pubblici i dati possa pregiudicare i legittimi interessi della persona interessata (nel caso di specie, il coordinatore). In terzo luogo, se così fosse, occorre dimostrare che, alla luce dell’obiettivo perseguito dalla ricorrente, la divulgazione sarebbe nondimeno proporzionata.

20. Il Mediatore ha considerato l'argomentazione avanzata dal denunciante secondo cui la divulgazione dei documenti in questione è necessaria per esercitare un controllo pubblico sulle attività professionali del coordinatore. In tale contesto, il Mediatore ha tenuto conto anche della natura del ruolo del coordinatore. In una precedente indagine, la Mediatrice ha rilevato che il ruolo del coordinatore è stato creato dalla Commissione per affrontare un settore politico altamente sensibile. Sebbene la coordinatrice sia un funzionario della Commissione, che non fa parte dell'alta dirigenza della Commissione e non ricopre una carica politica, il suo ruolo comporta un livello relativamente elevato di visibilità pubblica. I compiti della coordinatrice comprendono discorsi pubblici, interviste alla stampa, partecipazione a eventi pubblici e relazioni pubbliche con le parti interessate esterne.[10] Inoltre, il sito web della Commissione ospita una pagina specifica sulla coordinatrice che introduce il suo ruolo e contiene una breve biografia.[11] È pertanto prevedibile che tale ruolo attragga il controllo pubblico di terzi, in particolare dei giornalisti, e la Mediatrice è del parere che la Commissione dovrebbe essere aperta a tale controllo.

21. Non è tuttavia chiaro al Mediatore in che modo le informazioni sull'esistenza o meno di documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante sarebbero necessarie per perseguire l'interesse pubblico invocato dal denunciante. Nel corso dell'indagine, la Commissione ha confermato che il viaggio era un viaggio di lavoro ufficiale pagato dalla Commissione, in linea con le norme applicabili. Le norme applicabili che disciplinano i viaggi di lavoro cui fa riferimento la Commissione comprendono massimali fissi per garantire la disciplina finanziaria, nonché controlli interni e procedure di audit per garantire la vigilanza finanziaria. Il Mediatore osserva che il denunciante non ha addotto alcuna argomentazione, nel commentare la relazione sulla riunione di ispezione, secondo cui le misure di responsabilità menzionate dalla Commissione sarebbero probabilmente state inefficaci in questo caso. Il Mediatore ritiene che, confermando le informazioni di cui sopra, la Commissione abbia soddisfatto l'interesse pubblico a esaminare le attività professionali del coordinatore.

22. Ciò detto, è deplorevole che la Commissione non abbia fornito tali informazioni in risposta alla richiesta di accesso del denunciante.

23. Più in generale, il Mediatore osserva che le informazioni pubbliche sulle attività del coordinatore sono relativamente limitate. Per rafforzare la trasparenza, la Mediatrice suggerisce alla Commissione di rendere pubbliche in modo proattivo sulla sua pagina web dedicata ulteriori informazioni, quali sintesi pubbliche delle attività professionali del coordinatore, compresi viaggi di lavoro, discorsi e altri impegni pubblici.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Dato che durante l'indagine la Commissione ha confermato che il viaggio del coordinatore era un viaggio di lavoro pagato dalla Commissione, non sono giustificate ulteriori indagini.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Suggerimenti per il miglioramento

Per migliorare la trasparenza, la Commissione dovrebbe rendere pubbliche in modo proattivo, sulla sua pagina web dedicata al coordinatore sulla lotta contro l'antisemitismo e la promozione della vita ebraica, ulteriori informazioni relative alle attività professionali del coordinatore, comprese informazioni sui viaggi di lavoro, sui discorsi e su altri impegni pubblici.

Teresa Anjinho Mediatore
europeo

Strasburgo, 25.6.2026

[1] Cfr.: https://commission.europa.eu/strategy-and-policy/policies/justice-and-fundamental-rights/combatting-discrimination/racism-and-xenophobia/combating-antisemitism/Coordinator-combating-antisemitism-and-fostering-jewish-life _en.

[2] Il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico a:
"1. Tutte le ricevute e gli altri documenti in possesso del [coordinatore] che specificano i costi della visita [in Israele] e le spese sostenute durante la stessa. Ciò dovrebbe includere i dettagli di chi ha pagato le spese di viaggio e alloggio per la visita, nonché le spese sostenute durante la stessa.
2. Tutte le ricevute e gli altri documenti in possesso del segretariato generale della Commissione europea che specificano

i costi della visita e le spese sostenute durante la stessa. Questo dovrebbe includere i dettagli di chi ha pagato il viaggio

e le spese di alloggio per la visita, nonché le spese sostenute nel corso della stessa."

[3] Regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39), cfr.: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj/eng

[4] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/228236.

[5] A norma dell'articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) 2018/1725, cfr. nota 3.

[6] Articolo 3, paragrafo 1, del regolamento 2018/1725, cfr. nota 3.

[7] Sentenza nelle cause riunite Psara et al./Parlamento europeo , da T-639/15 a T-666/15 e T-94/16, EU:T:2018:602, punti da 48 a 48, 50, disponibile all'indirizzo: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=206663&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=161894

[8] Cfr. regolamento (UE) 2018/1725 (nota 3)

[9] Articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725.

[10] Caso 833/2019/MIG, cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/129154.

[11] Cfr. nota 1.