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The complainant, a national police force, received two grants from the European Commission for projects to fight transnational crime, which it carried out successfully. Following audits of the projects, the Commission found that a big part of the costs were ineligible mainly due to the lack of supporting documents. The Commission therefore decided to recover a considerable part of the grants. The complainant turned to the Ombudsman arguing that the decision was disproportionate and that the Commission had not shown flexibility. The complainant considered that the Commission should have allowed it more time to send additional supporting documents and that it should have done another audit.

The Ombudsman found that it was reasonable for the Commission to conclude that the complainant had violated its contractual obligations under the ‘grant agreement’. The Commission had acted in accordance with EU financial rules and given the complainant ample opportunity to provide comments and submit additional supporting documents as proof of the costs it claimed. The Commission had also shown flexibility by agreeing to review supporting documents submitted late. The Ombudsman thus closed the inquiry with a finding of no maladministration.

La Mediatrice ha avviato un’indagine di propria iniziativa per esaminare il modo in cui l’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) gestisce le presunte violazioni dei diritti fondamentali attraverso il suo “meccanismo di trattamento delle denunce” e per trattare il ruolo e l’indipendenza del responsabile dei diritti fondamentali di Frontex a tale riguardo.

Nel contesto di un’indagine precedente, la Mediatrice aveva raccomandato la creazione di un meccanismo indipendente per la gestione delle denunce relative alle operazioni Frontex. Il meccanismo per il trattamento delle denunce è stato approvato dai legislatori dell’UE ed è diventato operativo nel 2016.

Attraverso tale meccanismo Frontex gestisce le denunce di persone che ritengono che i loro diritti fondamentali siano stati violati nel contesto delle operazioni dell’Agenzia. Il ruolo del responsabile dei diritti fondamentali consiste nel trattare direttamente le denunce riguardanti le azioni del personale di Frontex e nel garantire che le denunce riguardanti il personale delle autorità nazionali che intervengono nelle operazioni dell’Agenzia siano trattate correttamente dalle autorità competenti.

L’indagine mirava a valutare in che modo Frontex ha attuato le nuove norme relative al meccanismo di trattamento delle denunce e al responsabile dei diritti fondamentali, entrate in vigore nel novembre 2019. Ha inoltre cercato di valutare l’efficacia complessiva di tale meccanismo, in un contesto di preoccupazione pubblica per le violazioni dei diritti fondamentali nell’ambito delle operazioni Frontex.

Fin dalla sua creazione, il meccanismo per il trattamento delle denunce è stato utilizzato per un numero molto ridotto di casi, senza che vi siano state denunce sull’operato dei membri dello staff di Frontex. Tra il 2016 e il mese di gennaio 2021 il responsabile dei diritti fondamentali ha ricevuto 69 denunce, di cui 22 ricevibili. Poiché alle operazioni partecipano membri del personale di organismi diversi, che rispondono ad autorità diverse, può essere difficile per i potenziali denuncianti individuare i presunti responsabili e capire come e a chi possano denunciare presunte violazioni e chiedere un risarcimento attraverso i canali appropriati.

Nell’ambito di questa indagine, la Mediatrice ha inoltre esaminato le denunce trattate dall’apposito meccanismo e ha individuato varie potenziali carenze che potrebbero rendere più difficoltoso per i cittadini segnalare presunte violazioni dei diritti fondamentali e chiedere un risarcimento. L’indagine della Mediatrice ha inoltre individuato ritardi da parte di Frontex nell’ottemperare ai suoi nuovi obblighi relativi al meccanismo di trattamento delle denunce e al responsabile dei diritti fondamentali.

Sulla scorta dell’indagine svolta, la Mediatrice formula a Frontex una serie di suggerimenti per migliorare l’accessibilità del meccanismo di trattamento delle denunce per le potenziali vittime di violazioni dei diritti fondamentali e per rafforzare la responsabilità delle operazioni Frontex e di tutti coloro che vi partecipano. Tali suggerimenti vertono su come poter far conoscere più facilmente alle potenziali vittime di violazioni dei diritti fondamentali le possibilità di ricorso e segnalazione dei casi di violazione, nonché su come migliorare il trattamento e il seguito dato alle denunce.

 

I casi riguardavano due richieste di accesso del pubblico a documenti contenenti particolari delle relazioni contrattuali e delle comunicazioni di Europol con due società che forniscono all’Agenzia una piattaforma di analisi dei dati. Europol ha rifiutato l’accesso del pubblico, in tutto o in parte, alla maggior parte dei documenti individuati nella prima domanda, sostenendo principalmente che la divulgazione avrebbe arrecato pregiudizio alla tutela dell’interesse pubblico in ordine alla sicurezza pubblica. Ha inoltre rifiutato l’accesso del pubblico a tutti i documenti indicati nella seconda richiesta al fine di tutelare la sicurezza pubblica e il suo processo decisionale interno.

Dopo aver ispezionato i documenti richiesti, la Mediatrice ha ritenuto che la maggior parte delle informazioni in essi contenute, se divulgate, avrebbe potuto pregiudicare la tutela dell’interesse pubblico in ordine alla sicurezza pubblica. Non ha quindi ritenuto che vi fossero motivi per proseguire la sua indagine in relazione alle informazioni ─ molto limitate ─ che non rientravano in tale categoria.

Sebbene la Mediatrice abbia individuato una serie di carenze nel modo in cui Europol ha gestito il caso, nel complesso ha concluso che non vi era cattiva amministrazione da parte dell’Agenzia nel rifiutare l’accesso del pubblico ai documenti in questione.