Strasburgo, 6 dicembre 2006

Egregio signor J.,

Il 30 luglio 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito alla Sua domanda del 2 ottobre 2003 nell'ambito del programma Leonardo da Vinci (riferimento DE/04/C/P/RF-80502).

Il 2 settembre 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. Lei ne è stato informato con una lettera inviata lo stesso giorno.

Nelle mie lettere del 2 settembre 2004, ho ritenuto che la Sua denuncia non si estendesse a questioni relative a una richiesta di documenti da Lei presentata alla Commissione. Tuttavia, in un fax del 31 agosto 2004, Lei mi ha comunicato che desiderava presentare un reclamo anche per questo motivo. Tale comunicazione non mi era ancora pervenuta al momento della firma delle lettere inviate il 2 settembre 2004. Il 13 settembre 2004 ho quindi trasmesso alla Commissione il Suo fax del 31 agosto 2004 e ho chiesto a quest’ultima un parere anche sulle questioni relative all’accesso ai documenti. Lei ne è stato informato con una lettera inviata lo stesso giorno.

Il 12 settembre 2004 Lei mi ha fornito ulteriori informazioni in merito al Suo caso. Il 4 ottobre 2004 ho trasmesso copia di tale lettera alla Commissione.

La Commissione ha trasmesso il suo parere il 3 dicembre 2004. L'8 dicembre 2004 Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 30 dicembre 2004.

Il 13 gennaio 2005 mi ha trasmesso copia di una lettera che la Commissione le aveva inviato il 12 gennaio 2005.

Il 17 gennaio 2005 ho chiesto alla Commissione di fornirmi ulteriori informazioni in merito al Suo caso. La Commissione ha inviato la sua risposta il 14 marzo 2005. L'ho trasmessa a Lei il 30 marzo 2005 con l'invito a formulare osservazioni, se lo desidera, entro il 30 aprile 2005.

Il 26 aprile 2005 Lei ha chiesto una proroga del termine fino al 15 giugno 2005, da me concessa con lettera del 2 maggio 2005.

Il 10 giugno 2005 Lei mi ha trasmesso le Sue osservazioni in merito alla lettera della Commissione del 14 marzo 2005.

Il 21 settembre 2005 mi avete chiesto quando potevate aspettarvi la mia decisione in questo caso.

Il 27 settembre 2005 ho inviato un progetto di raccomandazione alla Commissione. Lei è stato informato di conseguenza lo stesso giorno.

Il 5 ottobre 2005 Lei mi ha ringraziato per la mia lettera e mi ha informato che non era necessario inviarLe alcuna traduzione in tedesco del progetto di raccomandazione. Nella mia risposta del 10 ottobre 2005, ho fatto presente che la traduzione era già stata commissionata al momento del ricevimento della Sua lettera del 5 ottobre 2005. Ho spiegato che ritenevo opportuno procedere con questa traduzione, dato che la lingua processuale era il tedesco e che, pertanto, la decisione finale doveva essere disponibile anche in tedesco. Tuttavia, ho notato che lei era libero di decidere che l'inglese dovesse essere utilizzato come lingua processuale. Nella sua risposta del 12 ottobre 2005 mi ha comunicato che desiderava mantenere il tedesco come lingua processuale. Il 3 novembre 2005 Le ho quindi trasmesso il testo tedesco del progetto di raccomandazione.

Il 17 gennaio 2006 la Commissione ha trasmesso il suo parere circostanziato sul mio progetto di raccomandazione. L'ho trasmessa il 18 gennaio 2006 con l'invito a presentare osservazioni entro il 28 febbraio 2006.

Il 23 febbraio 2006 Lei ha chiesto una proroga del termine fino al 31 marzo 2006, che ho concesso con lettera del 2 marzo 2006.

Il 31 marzo 2006 Lei mi ha trasmesso le Sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione.

Il 16 giugno 2006 ho informato il Segretario generale della Commissione che non ritenevo adeguato il parere circostanziato della Commissione e ho chiesto se la Commissione fosse disposta a riconsiderare la sua posizione. Lei è stato informato di conseguenza lo stesso giorno. Dopo che il Segretariato generale aveva indicato al mio ufficio che sarebbe stato preferibile inviare la lettera al Presidente della Commissione, il 19 giugno 2006 ho inviato la stessa lettera al sig. Barroso.

Il 17 agosto 2006 la Commissione mi ha inviato la sua risposta (datata 27 luglio 2006). Le ho trasmesso il 6 settembre 2006 per le Sue osservazioni, da Lei inviate il 15 ottobre 2006. Nella mia lettera del 6 settembre 2006 Le ho anche comunicato il fatto che avevo scritto alla Commissione sia il 16 giugno che il 19 giugno 2006 e le relative motivazioni.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Contesto

Il 2 ottobre 2003 il denunciante, un consulente tedesco, ha presentato domanda alla Commissione europea in risposta all'invito a presentare proposte di quest'ultima per il periodo 2003-2004 nell'ambito del programma Leonardo da Vinci. Secondo le regole stabilite nell'invito a presentare proposte, i progetti dovevano essere presentati entro il 3 ottobre 2003.

Le norme pertinenti sono stabilite dalla decisione 1999/382/CE del Consiglio, del 26 aprile 1999, che istituisce la seconda fase del programma d'azione comunitario in materia di formazione professionale «Leonardo da Vinci» (GU 1999, L 146, pag. 33). Per le proposte presentate nell'ambito della "procedura C" (come quella del denunciante), le norme pertinenti prevedono sia un processo di selezione in due fasi, vale a dire i) la selezione delle proposte preliminari e ii) la selezione delle proposte complete, sia il coinvolgimento di un comitato di gestione (il "comitato Leonardo da Vinci").

Le misure pertinenti da adottare sono descritte come segue nelle presenti norme:

"i) In base alle norme definite nell'invito a presentare proposte, le proposte preliminari devono essere presentate dai promotori alla Commissione. (...)

ii) La Commissione valuterà tutte le proposte preliminari e, dopo aver chiesto il parere del [comitato Leonardo da Vinci], procederà a una selezione. (...)

iii) Solo i promotori di progetti di successo saranno invitati a presentare una proposta completa alla Commissione. (...)

iv) La Commissione, con l'assistenza di esperti indipendenti, effettuerà una valutazione transnazionale delle proposte ricevute e stabilirà un elenco ristretto di progetti. (...)

v) Conformemente alla procedura di cui all'articolo 7 della decisione, la Commissione chiede il parere del [comitato Leonardo da Vinci] su tale elenco ristretto.

vi) La Commissione stabilirà l'elenco definitivo delle proposte selezionate e informerà il [comitato Leonardo da Vinci]. (...)

viii) La selezione delle proposte preliminari deve essere effettuata entro tre mesi dalla fine del periodo di presentazione delle proposte specificato nell'invito a presentare proposte; il processo nelle fasi da iii) a vi) non dovrebbe durare più di cinque mesi."

Il 22 dicembre 2003 la Commissione ha informato il denunciante che il suo progetto non poteva essere selezionato in quanto non aveva rispettato il termine per la presentazione delle proposte.

Il denunciante ha ritenuto di aver rispettato tale termine, dato che aveva inviato la sua proposta per posta raccomandata il 2 ottobre 2003.

Il denunciante ha contattato telefonicamente la Commissione il 29 dicembre 2003. In una lettera inviata lo stesso giorno, egli ha chiesto alla Commissione di confermare, entro il 5 gennaio 2004, che il suo progetto era stato presentato in tempo utile, pena la proposizione di un ricorso giurisdizionale. Nella sua lettera alla Commissione, il denunciante ha inoltre presentato denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro il responsabile del suo progetto e contro il capo del servizio competente della Commissione.

Denuncia 33/2004/GG

Il denunciante ha trasmesso copia della sua lettera alla Commissione il 29 dicembre 2003 al Mediatore europeo lo stesso giorno. Nella sua lettera di accompagnamento, ha chiesto al Mediatore di esaminare la questione. La presente lettera è stata pertanto registrata come denuncia dal Mediatore (denuncia 33/2004/GG).

Dato che la lettera del denunciante alla Commissione era stata inviata lo stesso giorno della lettera al Mediatore, era chiaro che la Commissione non aveva ancora avuto tempo sufficiente per esaminare la questione. La denuncia è stata pertanto respinta sulla base dell’articolo 2, paragrafo 4, dello statuto del Mediatore il 13 gennaio 2004.

Denuncia 221/2004/GG

Il 15 gennaio 2004 il denunciante ha scritto per informare il Mediatore che desiderava rinnovare la sua denuncia. La presente lettera è stata pertanto registrata come nuova denuncia (denuncia 221/2004/GG). Il denunciante non ha presentato alcuna accusa, ma ha semplicemente chiesto al Mediatore di esaminare la questione. Sembrava, tuttavia, che egli ritenesse che la Commissione non avesse trattato correttamente la sua domanda.

Nel suo parere, la Commissione ha ammesso che era stato commesso un errore. Secondo la Commissione, un esame più attento della busta inviata dal denunciante aveva dimostrato l'esistenza di un timbro postale difficilmente leggibile recante la data del 2 ottobre 2003. La Commissione ha sottolineato che, al fine di rimediare a tale errore, aveva selezionato la proposta preliminare di progetto del denunciante per la presentazione di una proposta completa. All'autore della denuncia è stato inizialmente dato tempo fino al 1o marzo 2004 per presentare la proposta completa. Dopo che il denunciante aveva sottolineato che avrebbe quindi avuto meno tempo per la presentazione della proposta completa rispetto ad altri promotori, la Commissione ha accettato che gli fosse concesso lo stesso numero di giorni per preparare la sua proposta completa di tutti gli altri candidati.

Unitamente al suo parere, la Commissione ha presentato una copia della nota interna del 28 gennaio 2004 in cui spiegava l’approccio suggerito nel caso di specie.

Nelle sue osservazioni su questo parere, il denunciante ha sottolineato di non aver beneficiato della stessa quantità di informazioni degli altri richiedenti, poiché la Commissione non aveva trasmesso alcuna informazione su come, a suo avviso, il progetto illustrato nella proposta preliminare potesse essere migliorato nella proposta completa, cosa che la Commissione aveva fatto nei confronti di tutti gli altri richiedenti. Secondo il denunciante, si trattava di un grave svantaggio di cui avrebbe tenuto conto nella sua valutazione finale dopo la conclusione della procedura di domanda e al fine di decidere se fossero necessarie ulteriori misure per difendere i suoi diritti. Il denunciante ha inoltre sottolineato che la Commissione non aveva risposto alle sue denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro il responsabile del suo progetto e contro il capo del servizio competente della Commissione.

Il Mediatore ha ritenuto che la mancata risposta della Commissione alla "Dienstaufsichtsbeschwerden" fosse dovuta a un malinteso da parte della Commissione. In considerazione dell'approccio costruttivo e rapido di quest'ultimo al caso, il Mediatore ha ritenuto che non fosse necessario approfondire la questione nell'ambito della presente indagine. Il denunciante è stato tuttavia informato della possibilità di presentare una nuova denuncia in merito a tale questione se, contrariamente alle aspettative, la Commissione non dovesse trattare la questione.

Per quanto riguarda il merito del caso, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse agito in modo rapido e costruttivo al fine di correggere l'errore che si era verificato. Il Mediatore ha osservato che il denunciante aveva sostenuto che, contrariamente a quanto affermato dalla Commissione, non aveva ricevuto tante informazioni quanto gli altri richiedenti. Il Mediatore ha ritenuto che il denunciante avesse quindi presentato una nuova accusa supplementare. Secondo il Mediatore, non era opportuno trattare questa nuova accusa nella sua indagine sulla denuncia 221/2004/GG per almeno due motivi. In primo luogo, il denunciante non sembrava aver sollevato la questione con la Commissione prima di presentarla al Mediatore. La Commissione non aveva quindi ancora avuto la possibilità di esaminare la questione. In secondo luogo, il denunciante è rimasto libero di presentare una nuova denuncia al Mediatore nel caso in cui la presunta mancata comunicazione di informazioni da parte della Commissione dovesse incidere negativamente sulla decisione della Commissione in merito alla sua proposta completa. Alla luce delle misure di cui sopra adottate dalla Commissione per correggere il suo errore, il Mediatore ha concluso che (fatta salva la suddetta riserva) non vi era più cattiva amministrazione. Egli ha pertanto archiviato il caso il 5 maggio 2004.

Ulteriori sviluppi

Il 21 giugno 2004 la Commissione ha informato il denunciante che la sua proposta non era stata selezionata.

Il denunciante si è opposto a tale decisione in una lettera inviata il 26 giugno 2004. In tale lettera, egli criticava il fatto che le persone contro le quali aveva presentato denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") fossero state coinvolte, contrariamente alle sue ripetute richieste, nella valutazione della sua proposta. Il denunciante ha inoltre sostenuto che il rigetto della sua proposta era stato arbitrario, dato che le persone che avevano valutato tale proposta non sembravano disporre delle competenze necessarie. Ha inoltre chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione e ha sottolineato che, dopo aver avuto accesso a tale fascicolo, avrebbe chiesto il risarcimento dei danni a causa del rigetto della sua proposta.

Il denunciante ha inoltre sostenuto che, se la sua proposta preliminare fosse stata trattata correttamente, non sarebbe stato necessario presentare una proposta completa che comportasse costi elevati. Sottolinea inoltre che, se la sua proposta preliminare fosse stata valutata positivamente, avrebbe ricevuto (come tutti gli altri richiedenti) i risultati di questa prima valutazione, il che gli avrebbe consentito di tenere conto di ulteriori problemi nella sua proposta. Tali problemi aggiuntivi erano stati portati alla sua attenzione solo ora per la prima volta. Il denunciante ha osservato che il danno causato da questo aspetto della gestione del suo caso da parte della Commissione poteva già essere espresso in termini precisi. Egli ha quindi chiesto 2 275 EUR per i costi connessi ai suoi sforzi per far sì che la Commissione prendesse in considerazione la sua proposta preliminare (30 ore di lavoro al tasso di 75 EUR all'ora più una somma forfettaria di 25 EUR per le spese di invio di fax e di telefonate) e 8 752,60 EUR a causa del (come è emerso) inutile sforzo di preparare una proposta (20 giorni lavorativi al tasso di 409 EUR al giorno più una somma forfettaria del 7 % per i costi). Il totale ammontava quindi a 11 027,60 EUR.

Nella sua lettera del 26 giugno 2004, il denunciante ha inoltre sottolineato di aver già chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione in diverse occasioni e ha invitato la Commissione a fissare una data adeguata, entro tre giorni, per l'ispezione di tale fascicolo presso la sede della Commissione a Bruxelles.

Il 14 luglio 2004 il denunciante ha scritto alla Commissione per ricordarle che la sua richiesta di accesso non era ancora stata trattata. Il denunciante ha pertanto espressamente rinnovato tale richiesta. Ha inoltre informato la Commissione che intendeva presentare denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro la persona responsabile della sua richiesta di accesso ai documenti e contro il direttore responsabile dell'unità competente della Commissione.

Il 19 luglio 2004 la Commissione ha risposto alla lettera del denunciante del 26 giugno 2004. Nella risposta la Commissione ha sottolineato che la proposta completa del denunciante era stata valutata da tre esperti esterni indipendenti. Secondo la Commissione, il processo era stato quindi obiettivo e trasparente e aveva rispettato il principio di parità di trattamento per tutti i richiedenti. La Commissione ha sostenuto che il problema verificatosi per quanto riguarda l'esame della proposta preliminare del denunciante non ha influito su tale conclusione. Ha sottolineato di aver riconsiderato la sua decisione di dichiarare irricevibile la domanda del denunciante. La Commissione ha inoltre osservato che, al fine di evitare qualsiasi discriminazione rispetto ad altri richiedenti, aveva invitato il denunciante a contattare i suoi servizi al fine di discutere ulteriori questioni in relazione alla sua domanda. La Commissione ha sottolineato che il denunciante non si era avvalso di tale possibilità. Ha inoltre osservato di aver concesso al denunciante un ulteriore lasso di tempo per preparare la sua proposta. Per quanto riguarda l'accesso ai documenti, la Commissione ha interpretato la richiesta come una richiesta di accesso alle valutazioni della proposta del denunciante, preparata dagli esperti summenzionati. La richiesta è stata respinta sulla base dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Per quanto riguarda la "Dienstaufsichtsbeschwerden", la Commissione ha spiegato di non essere a conoscenza di alcun fondamento giuridico per tali denunce nel diritto comunitario. Ha pertanto invitato il denunciante a fornire indicazioni più precise sulla base di tali denunce.

Il 30 luglio 2004 il denunciante ha presentato una domanda di conferma, mediante trasmissione via fax al Segretario generale della Commissione, per l'accesso ai documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Sulla presente censura

Sempre il 30 luglio 2004, il denunciante ha presentato un'ulteriore denuncia al Mediatore, protocollata con il riferimento 2437/2004/GG.

Nella sua denuncia, il denunciante non ha formulato asserzioni e affermazioni precise. Tuttavia, è emerso che il denunciante intendeva asserire di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti. Era inoltre chiaro che egli riteneva che la Commissione dovesse pagare i danni richiesti nella sua lettera del 26 giugno 2004 e che avrebbe dovuto rispondere alla "Dienstaufsichtsbeschwerden".

Per quanto riguarda l'argomento della Commissione secondo cui essa lo aveva invitato a discutere questioni pertinenti prima di presentare la sua proposta, ma che non si era avvalso di tale possibilità, il denunciante ha sostenuto che, all'epoca, non aveva avuto domande sul merito della sua domanda, dato che non aveva ricevuto alcuna valutazione preliminare da parte della Commissione. Il denunciante ha inoltre sottolineato che era prassi consolidata (e ragionevole) della Commissione non avviare tali "discussioni al fine di ottimizzare le domande" durante una procedura in corso. Egli ha pertanto chiesto al Mediatore di esaminare se la Commissione avesse effettivamente partecipato a tali discussioni nel caso di specie.

In tali circostanze, il Mediatore ha ritenuto che il denunciante 1) affermasse di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti, 2) chiedesse alla Commissione di pagare i danni indicati nella sua lettera del 26 giugno 2004 e 3) chiedesse alla Commissione di rispondere al "Dienstaufsichtsbeschwerden". La Commissione è stata pertanto invitata a fornire un parere su tale affermazione e su tali argomentazioni. Il denunciante è stato informato di conseguenza.

Il Mediatore ha informato sia il denunciante che la Commissione che la denuncia non sembrava estendersi alla questione dell'accesso ai documenti del fascicolo.

Fax del denunciante del 31 agosto 2004

Con fax del 31 agosto 2004, il denunciante ha informato il Mediatore di voler denunciare anche il rifiuto della Commissione di concedergli l'accesso ai documenti. Il 13 settembre 2004 il Mediatore ha trasmesso una copia di tale fax alla Commissione e ha chiesto a quest'ultima un parere anche sull'asserzione supplementare.

Fax del denunciante del 12 settembre 2004

Il 12 settembre 2004 il denunciante ha informato il Mediatore di aver ricevuto una lettera in data 2 settembre 2004 in cui la Commissione aveva osservato che il termine per rispondere alla domanda di conferma del denunciante del 30 luglio 2004 (che secondo la Commissione era stata registrata il 12 agosto 2004) doveva essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi (fino al 23 settembre 2004), in quanto diversi funzionari, la cui competenza era necessaria per trattare la domanda, erano in vacanza. Il denunciante ha ritenuto che la decisione adottata dalla Commissione non fosse corretta, dato che la Commissione non dovrebbe essere autorizzata ad aumentare i tempi di trattamento delle domande ritardando la registrazione delle stesse e che il motivo indicato dalla Commissione potrebbe essere utilizzato per eludere qualsiasi termine. Egli ha inoltre espresso dubbi sul fatto che la lettera della Commissione (che egli sosteneva di aver ricevuto l'11 settembre 2004) fosse stata effettivamente inviata il 2 settembre 2004. Il 4 ottobre 2004 il Mediatore ha trasmesso alla Commissione una copia del fax del denunciante.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha fornito una cronologia degli eventi. Secondo tale descrizione, la proposta del denunciante era stata dichiarata irricevibile dal comitato di selezione della Commissione nella riunione del 16 ottobre 2003, mentre la lettera che informava il denunciante era stata inviata il 22 dicembre 2003. Sempre secondo questa cronologia, il fax del denunciante del 30 luglio 2004 era stato ricevuto dalla Commissione il 6 agosto 2004.

Inoltre, la Commissione ha presentato le seguenti osservazioni:

La selezione delle proposte nell'ambito del programma Leonardo da Vinci si è articolata in due fasi. La ricorrente ha dapprima presentato una proposta preliminare, che è stata successivamente valutata dalla Commissione con l’aiuto di esperti esterni indipendenti. Sulla base dei risultati di tale valutazione, i richiedenti con le migliori proposte preliminari sono stati invitati a presentare una proposta completa.

La proposta preliminare del denunciante era stata inizialmente respinta perché sembrava essere stata presentata dopo il termine previsto. Tale decisione era stata annullata dopo che il denunciante aveva sollevato obiezioni nella sua lettera del 29 dicembre 2003. Tuttavia, poiché il presente ricorso era stato ricevuto dopo che l'esercizio di valutazione era già stato completato, la proposta preliminare del denunciante, contrariamente ad altre proposte preliminari, non era stata valutata da esperti esterni. Al fine di evitare che il denunciante subisse uno svantaggio a causa della decisione iniziale della Commissione, è stato tuttavia invitato a presentare una proposta completa e a contattare i servizi della Commissione per qualsiasi domanda che potesse avere in merito alla sua proposta. Al fine di evitare qualsiasi discriminazione rispetto ad altri richiedenti, al denunciante era stato inoltre concesso più tempo per presentare la sua proposta completa.

È stato riconosciuto che era trascorso un certo periodo di tempo tra il parere del comitato di selezione e la lettera della Commissione che informava il denunciante dell'irricevibilità della sua domanda. Tale ritardo era dovuto al fatto che la decisione della Commissione sulle proposte preliminari è stata adottata, nel quadro della "procedura C", dopo aver ottenuto il parere del comitato Leonardo da Vinci e dopo la scadenza del termine previsto per l'esercizio del diritto di controllo del Parlamento europeo.

Per questo motivo la Commissione aveva introdotto una procedura eccezionale allo scopo di consentire al denunciante di presentare una proposta completa. La Commissione ha accettato di essere stata indotta in errore dai timbri postali illeggibili (sulla domanda del denunciante) nell'esaminare l'ammissibilità della domanda e si è scusata per questo con il denunciante. Essa aveva tuttavia provveduto a correggere tale errore accettando, in via eccezionale, che il denunciante potesse presentare una proposta completa, invitandolo a contattare i suoi servizi in merito a qualsiasi questione relativa alla proposta preliminare e concedendogli un periodo di tempo speciale per la presentazione della proposta completa.

Il denunciante non aveva subito alcun danno a causa del fatto che la sua domanda era stata inizialmente dichiarata irricevibile. Va osservato che, tra la presentazione della proposta preliminare e la presentazione della proposta completa, diversi messaggi erano stati scambiati tra i servizi della Commissione e il denunciante. Sembrava, tuttavia, che il denunciante non avesse presentato alcuna richiesta in merito alle eventuali osservazioni degli esperti esterni in merito alla sua proposta preliminare o alle possibilità di migliorare la sua proposta durante tale periodo.

Inoltre, non vi era alcun legame diretto tra le raccomandazioni formulate da esperti esterni per il miglioramento delle proposte preliminari e la selezione delle proposte, dato che il tasso di successo tra la fase delle proposte preliminari e la fase delle proposte ammontava a circa il 50 %.

Va inoltre osservato che nel diritto comunitario non vi era alcun "diritto" ad una sovvenzione. La Commissione non ha quindi indennizzato le persone che avevano chiesto una sovvenzione per il tempo trascorso a preparare le loro proposte.

La Commissione non condivideva pertanto l'opinione del denunciante secondo cui egli aveva diritto a un risarcimento.

Dopo aver ricevuto la lettera del denunciante del 29 dicembre 2003, la Commissione aveva proceduto a una nuova valutazione del caso. La Commissione aveva riveduto la sua posizione in modo adeguato e aveva concluso che non era possibile rimproverare il funzionario responsabile o il comitato di selezione, che avevano commesso un errore agendo in "buona fede". La Commissione aveva esposto la propria posizione nella lettera del 19 luglio 2004 in cui aveva spiegato di non essere a conoscenza di alcuna base giuridica per la "Dienstaufsichtsbeschwerden" nel diritto comunitario e aveva invitato il denunciante a fornire indicazioni più precise sulla base di tali denunce. Il denunciante non aveva risposto a tale invito.

Per quanto riguarda la questione dell’accesso al fascicolo, la domanda di conferma del 30 luglio 2004 era stata registrata il 12 agosto 2004. Il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere era quindi scaduto il 2 settembre 2004. In quello stesso giorno, la Commissione aveva scritto al denunciante per informarlo che il periodo in questione era stato prorogato. La ragione invocata dalla Commissione era perfettamente legittima. Al momento del riesame della richiesta, la Commissione aveva deciso di comunicare al denunciante i moduli di valutazione degli esperti esterni, senza tuttavia rivelare l'identità di tali esperti. La risposta finale era stata inviata al denunciante il 24 settembre 2004.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni:

La Commissione ha ammesso che il trattamento errato della sua domanda dell’ottobre 2003 era interamente di sua competenza. Essa non aveva tuttavia dimostrato che ciò fosse dovuto a timbri postali illeggibili sulla busta contenente tale domanda, ad esempio presentando una copia del documento in questione. Non era stato ancora concesso alcun accesso al documento. Sulla base degli elementi di prova disponibili, non era stato quindi dimostrato che la circostanza asserita dalla Commissione avesse comportato un trattamento errato del ricorso.

Già prima della presentazione della proposta preliminare, egli aveva attirato l'attenzione della Commissione sul fatto che la fissazione della data del 3 ottobre 2003 come termine avrebbe comportato un trattamento diverso dei richiedenti tedeschi rispetto ai richiedenti di altri Stati membri, dato che gli uffici postali tedeschi non erano aperti in quel giorno perché si trattava di una festa nazionale. Tuttavia, la Commissione aveva rifiutato di accettare la sua richiesta di modificare il termine.

La domanda di accesso all’intero fascicolo è stata pertanto mantenuta.

Infatti, se la Commissione avesse dovuto nutrire dubbi sul fatto che la sua domanda fosse stata inviata in tempo utile, essa avrebbe dovuto chiedergli di presentare, entro 48 ore, elementi atti a dimostrare che la lettera era stata inviata in tempo utile. Tuttavia, la Commissione non aveva provveduto in tal senso.

Se una valutazione da parte di esperti esterni non era effettivamente possibile al momento in cui è emerso che la proposta preliminare era ricevibile, la Commissione avrebbe dovuto essere obbligata, di propria iniziativa e senza che fosse necessaria una richiesta in tal senso, a informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla.

In assenza di una siffatta comunicazione da parte della Commissione, egli aveva supposto che quest’ultima non avesse obiezioni di fondo in merito alla sostanza o alla forma e che la Commissione non avesse ritenuto che la proposta preliminare dovesse essere ottimizzata in modo fondamentale. Era sulla base di questa aspettativa che aveva preparato la proposta completa.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.

Richiesta di ulteriori informazioni da parte del Mediatore

Il 17 gennaio 2005 il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione i) di commentare l'argomentazione del denunciante secondo cui la Commissione non aveva trattato l'intera portata della sua richiesta di accesso al fascicolo della Commissione; ii) fornire una copia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante inviata alla Commissione nell'ottobre 2003; e iii) fornire informazioni più specifiche (a) in merito alle disposizioni giuridiche che l'hanno obbligata a consultare il comitato Leonardo da Vinci ed eventualmente anche il Parlamento in caso di domande ritenute irricevibili in quanto presentate in ritardo e (b) in merito al momento in cui il comitato Leonardo da Vinci ha espresso il suo parere e alla scadenza del termine previsto per il diritto di controllo del Parlamento.

Risposta della Commissione

Nella risposta inviata il 14 marzo 2005, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Nella sua lettera del 26 giugno 2004, il denunciante aveva chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione nella misura in cui contestava l'obiettività della valutazione della sua proposta mettendo in discussione la qualità o l'esistenza delle valutazioni di esperti esterni. La Commissione aveva trattato tale richiesta con lettera del 24 settembre 2004. Unitamente a tale lettera, essa aveva trasmesso al denunciante le schede di valutazione anonime degli esperti esterni relative alla sua proposta. Il denunciante non ha menzionato un documento specifico che la Commissione dovrebbe trasmettergli. I servizi della Commissione non sono stati quindi in grado di vedere cosa intendesse il denunciante quando ha indicato che la Commissione non gli aveva concesso pieno accesso al fascicolo.

La Commissione ha dovuto consultare il comitato Leonardo da Vinci sul progetto di elenco di proposte preliminari selezionate. Il Comitato ha espresso parere positivo il 17 novembre 2003. Il progetto di decisione era stato presentato al Parlamento il 17 novembre 2003 e il termine per l'esercizio dei diritti di controllo del Parlamento era scaduto il 16 dicembre 2003.

Una copia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante, inviata alla Commissione nell'ottobre 2003, è stata presentata dalla Commissione insieme alla sua lettera del 14 marzo 2005.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Poiché egli aveva chiesto l'accesso all'intero fascicolo della Commissione, non era necessario che egli designasse documenti specifici.

Uno dei timbri postali sulla busta contenente la sua proposta preliminare era datato 2 ottobre 2003 ed era leggibile. Era quindi incomprensibile il motivo per cui la Commissione aveva respinto il ricorso in quanto irricevibile. Dato che le domande dovevano essere presentate mediante lettera raccomandata, sarebbe stato possibile accertare la data esatta. Applicando le proprie norme procedurali, la Commissione avrebbe dovuto chiedergli, entro 48 ore dal momento in cui è venuta a conoscenza delle circostanze pertinenti, di dimostrare che la lettera era stata inviata in tempo utile.

La Commissione avrebbe erroneamente dato l'impressione di non essere stata in grado di informarlo del fatto che la sua domanda era stata respinta in quanto irricevibile a causa del suo obbligo di consultare il comitato Leonardo da Vinci e il Parlamento.

PROGETTO DI RACCOMANDAZIONI DELL'OBBLIGATORE

I progetti di raccomandazioni

Il 27 settembre 2005 il Mediatore ha trasmesso alla Commissione, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, del suo statuto, due progetti di raccomandazioni (1). I progetti di raccomandazione erano formulati come segue:

(1) La Commissione dovrebbe trattare l'intera portata della richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante.

(2) La Commissione dovrebbe offrire al denunciante un equo risarcimento per le conseguenze negative per lui derivanti dalla mancata concessione, da parte della Commissione, di un trattamento pari a quello concesso ad altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa.

Il presente progetto di raccomandazione si basava sulle seguenti considerazioni:

Per quanto riguarda l’asserita discriminazione

1 Il Mediatore ha osservato che la Commissione aveva accettato di aver commesso un errore quando riteneva che la proposta preliminare del denunciante fosse stata presentata in ritardo e che aveva agito in modo rapido e costruttivo quando l'errore era stato portato alla sua attenzione. Al fine di correggere gli effetti negativi di tale errore, la Commissione ha offerto al denunciante la possibilità di presentare una proposta completa.

2 Secondo il Mediatore, era tuttavia chiaro che questo modo di procedere non garantiva che il denunciante fosse trattato allo stesso modo di tutti gli altri promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate. Nel corso della presente indagine, la Commissione ha confermato di aver esaminato le proposte preliminari con l'aiuto di esperti esterni. È inoltre emerso che le osservazioni formulate da tali esperti, comprese proposte su come migliorare le proposte preliminari, erano state trasmesse ai richiedenti dalla Commissione. Tali richiedenti hanno quindi avuto la possibilità di beneficiare della consulenza di esperti al momento di decidere se e come presentare una proposta completa alla Commissione. Non è stato contestato che tale parere non era stato fornito al denunciante. In tali circostanze, la Commissione non aveva trattato il denunciante allo stesso modo degli altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate.

3 Anche supponendo che, a causa del lasso di tempo, fosse impossibile effettuare una valutazione della proposta preliminare del denunciante, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione non avesse fatto tutto ciò che era necessario e appropriato nelle circostanze per garantire che il denunciante fosse trattato allo stesso modo degli altri ricorrenti. In considerazione dell'importanza che la valutazione della proposta preliminare aveva per la presentazione della proposta completa, la Commissione avrebbe dovuto essere consapevole del fatto che il denunciante era svantaggiato rispetto agli altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state valutate e selezionate. In tali circostanze, sarebbe stata buona prassi amministrativa per la Commissione cercare di garantire che tale svantaggio fosse ridotto al minimo per quanto possibile. Come sostenuto dal denunciante, la Commissione avrebbe potuto in particolare informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla. Alla luce delle circostanze del caso di specie, il Mediatore ritiene che tale modo di procedere possa effettivamente essere previsto da un’amministrazione desiderosa di annullare le conseguenze di un errore commesso. Tuttavia, tali misure non sembrano essere state adottate. È vero che, nella sua lettera del 2 febbraio 2004, che informava il denunciante della decisione adottata, la Commissione ha osservato che egli poteva contattare la sua direzione generale "per ulteriori informazioni". Secondo il Mediatore, tuttavia, questa offerta piuttosto generale non era sufficiente a garantire che il denunciante fosse trattato sostanzialmente allo stesso modo dei richiedenti le cui proposte preliminari erano state valutate e selezionate.

4 L'inosservanza, da parte della Commissione, di una siffatta parità di trattamento costituiva quindi un caso di cattiva amministrazione.

Per quanto riguarda l'asserita mancata concessione dell'accesso al fascicolo della Commissione

5 Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, il Mediatore ha osservato che l'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001 prevede che il termine per la risposta alle domande di conferma possa essere prorogato di 15 giorni lavorativi "[i]n casi eccezionali, ad esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero molto elevato di documenti". Il Mediatore ha ritenuto che l'assenza di diversi funzionari perché erano in vacanza non potesse essere considerata un caso "eccezionale" ai sensi di tale disposizione che giustificherebbe una proroga dei tempi. In ogni caso, nella sua lettera del 2 settembre 2004, la Commissione aveva rilevato che il termine prorogato era il 23 settembre 2004. Tuttavia, la risposta della Commissione alla domanda di conferma era stata inviata solo il 24 settembre 2004.

6 Per quanto riguarda il merito di tale argomentazione, il denunciante aveva affermato inequivocabilmente che la sua richiesta non riguardava "documenti unici, ma l'intero fascicolo". Nel caso di specie, era evidente che la Commissione aveva finora concesso l’accesso solo alle schede di valutazione (anonime) degli esperti esterni relative alla sua proposta. Pur essendo stata specificamente invitata a presentare osservazioni su tale questione, la Commissione non aveva ancora esaminato la richiesta di accesso del denunciante nella misura in cui riguardava gli altri documenti del suo fascicolo. La Commissione aveva sostenuto che il denunciante non aveva specificato i documenti ai quali desiderava avere accesso. Il Mediatore non ha ritenuto convincente tale argomentazione. Secondo il Mediatore, la richiesta del denunciante era sufficientemente precisa da consentire alla Commissione di comprendere la portata dell'accesso che il denunciante desiderava ottenere.

7 La conclusione del Mediatore era quindi che la Commissione non aveva trattato correttamente la richiesta di accesso del denunciante, sia per quanto riguarda gli aspetti procedurali che per quanto riguarda il merito.

Per quanto riguarda la domanda di risarcimento danni

8 Il Mediatore ha ammesso, a giudicare dalla fotocopia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante che gli era stata fornita, che era effettivamente difficile stabilire se la proposta preliminare del denunciante fosse stata presentata in tempo utile. Ritiene tuttavia difficile capire perché il denunciante non sia stato contattato e invitato a presentare elementi di prova per stabilire la data in cui ha inviato la sua proposta preliminare alla Commissione. Secondo il Mediatore, la Commissione non aveva inoltre fornito informazioni convincenti per dimostrare che non sarebbe stata in grado di informare il denunciante in tempo utile della sua decisione del 16 ottobre 2003. In tali circostanze, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione dovesse essere ritenuta responsabile del ritardo intervenuto tra la sua decisione del 16 ottobre 2003 e la data in cui tale decisione è stata portata a conoscenza del denunciante.

9 La Commissione ha ammesso che la sua decisione iniziale (del 16 ottobre 2003) di respingere la proposta preliminare del denunciante in quanto irricevibile era dovuta a un errore. Il Mediatore aveva inoltre ritenuto che la Commissione potesse essere ritenuta responsabile del ritardo intervenuto tra la sua decisione del 16 ottobre 2003 e la data in cui tale decisione è stata portata all'attenzione del denunciante. Infine, il Mediatore ha concluso che la Commissione aveva successivamente omesso di garantire la parità di trattamento tra il denunciante e gli altri promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa. Alla luce di tali circostanze, il Mediatore ha ritenuto che una domanda di risarcimento del danno fosse fondata in linea di principio.

10 Il Mediatore ha ritenuto che sarebbe buona prassi amministrativa per la Commissione offrire al denunciante un equo risarcimento per le conseguenze negative per lui della cattiva amministrazione che si era verificata. Secondo il Mediatore, tuttavia, l'importo che poteva essere considerato equo nelle circostanze del caso in esame era certamente molto inferiore all'importo richiesto dal denunciante.

Il parere circostanziato della Commissione

Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda i fatti

La proposta preliminare era stata dichiarata irricevibile in quanto l'unico timbro postale chiaramente leggibile recava la data del 5 ottobre 2003. In seguito all'appello del denunciante, i servizi della Commissione avevano applicato il principio del beneficio del dubbio e avevano eccezionalmente consentito al denunciante di presentare direttamente una proposta completa.

Per quanto riguarda l’asserita discriminazione e la domanda di risarcimento

La Commissione aveva corretto la situazione creata dal fatto che la proposta preliminare era stata dichiarata irricevibile come segue:

• Il denunciante era stato eccezionalmente autorizzato a presentare una proposta completa, come aveva chiesto nella sua lettera alla Commissione del 29 dicembre 2003.
• In questa lettera, il denunciante si era esplicitamente rifiutato di far valutare la sua proposta preliminare in questa fase. Il progetto di raccomandazione del Mediatore sembrava trascurare questo fatto.
• In ogni caso, la consulenza pre-proposta non poteva avere un effetto conclusivo sul risultato finale di una proposta completa, poiché ciò che è stato valutato era l'idea generale del progetto (mentre nella fase di proposta completa è stata valutata l'intera proposta di progetto). In ogni caso, il denunciante aveva rinunciato a una valutazione ex post della sua proposta preliminare.
• Al richiedente erano stati concessi lo stesso numero di giorni per preparare la proposta completa degli altri richiedenti.
• La Commissione aveva offerto al denunciante la possibilità di discutere con i suoi servizi questioni relative alla proposta. Tuttavia, il denunciante non si è avvalso di tale possibilità.
• Quando accettava di presentare la sua proposta completa senza che fosse valutata la proposta preliminare, il denunciante accettava di correre un rischio come tutti gli altri richiedenti (in questa fase avrebbe potuto chiedere di invalidare la procedura o chiedere un risarcimento per la redazione della proposta preliminare).
• Il denunciante avrebbe potuto ripresentare la sua proposta nel ciclo di selezione del 2005, utilizzando anche le osservazioni e le indicazioni fornite dagli esperti esterni che hanno valutato la sua proposta completa al fine di migliorarla.
• Non è stato previsto alcun rimborso per la preparazione di una proposta Leonardo da Vinci; lo stesso principio applicato a qualsiasi altro programma di istruzione o di ricerca.

L'asserzione secondo cui il denunciante sarebbe stato trattato ingiustamente e discriminato doveva pertanto essere respinta. La proposta del denunciante era stata la peggiore delle 48 proposte che erano state valutate.

La richiesta di risarcimento era ingiustificata in quanto la Commissione aveva fatto quanto necessario per evitare qualsiasi pregiudizio al denunciante.

Per quanto riguarda l'accesso al fascicolo

La Commissione aveva interpretato la richiesta di accesso come riguardante il fascicolo relativo alla proposta, che consisteva nella proposta e nei moduli di valutazione. Tuttavia, la Commissione stava divulgando - oltre a quanto già trasmesso al denunciante - ulteriori documenti relativi alla procedura di selezione che erano pertinenti per comprendere i motivi del rigetto della proposta completa del denunciante, vale a dire il verbale del comitato di selezione per le proposte complete della "procedura C" (tutte le informazioni sugli altri candidati sono state omesse).

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti osservazioni:

Il timbro postale sulla busta in cui aveva presentato la sua proposta preliminare era leggibile. Non era quindi chiaro in che modo il comitato di selezione competente avrebbe potuto non accorgersene. Si doveva presumere che il comitato si fosse basato su informazioni fornite da un membro del personale della Commissione che aveva agito con negligenza grave o aveva deliberatamente fornito informazioni inesatte.

Per quanto riguarda la sua lettera del 29 dicembre 2003, il suo rifiuto di un ulteriore controllo era fondato sul timore di essere altrimenti svantaggiato per quanto riguarda i tempi e sul fatto che nutriva dubbi quanto all’obiettività di una valutazione ex post. Il suo rifiuto era quindi inteso a far sì che la Commissione attuasse l'unico approccio corretto e possibile nelle circostanze, vale a dire una pubblicazione completamente nuova della «procedura C». La Commissione aveva optato per una procedura diversa, assumendosi così la responsabilità esclusiva di tutte le conseguenze derivanti da tale decisione.

La Commissione avrebbe potuto almeno informarlo delle osservazioni, delle valutazioni e delle proposte del proprio «lettore», che la Commissione, secondo il suo parere circostanziato, ha utilizzato in aggiunta agli esperti esterni. Dato che ciò non era stato fatto, si doveva presumere che tale «lettore» non avesse esaminato la proposta preliminare, sebbene avrebbe dovuto farlo, o che la Commissione, a causa di negligenza grave o arbitrarietà, avesse omesso di trasmettergli la valutazione pertinente.

La Commissione non aveva ancora concesso l'accesso al fascicolo. Occorre tener conto del fatto che i documenti divulgati dalla Commissione contenevano note manoscritte quali "versione finale" o "versione finale 2". Si doveva quindi sospettare che nel caso di specie fossero state prodotte diverse "versioni finali" delle valutazioni presentate dagli esperti della Commissione. Dopo aver avuto accesso al fascicolo, egli deciderebbe se e contro chi debbano essere adottati provvedimenti di diritto penale.

Ulteriore corrispondenza
Lettera del Mediatore alla Commissione

Il 16 e 18 giugno 2006 il Mediatore ha informato la Commissione di non ritenere adeguato il parere circostanziato della Commissione ,, in particolare per quanto riguarda la questione dell'accesso ai documenti. In tale contesto, la Mediatrice ha osservato che, in questo parere circostanziato, la Commissione non ha risposto a nessuna delle osservazioni formulate dalla Mediatrice sugli aspetti procedurali del trattamento della richiesta di accesso (cfr. punto 4.8 del progetto di raccomandazione). Per quanto riguarda la sostanza di tale richiesta, il Mediatore ha osservato che la Commissione non aveva finora nemmeno fornito un elenco dei documenti pertinenti, vale a dire di tutti i documenti che riguardano la proposta preliminare e la proposta del denunciante, o indicato i motivi per cui nessuno di questi documenti che non era stato finora divulgato non poteva essere reso accessibile al denunciante.

Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di comunicargli se era disposta a riconsiderare la sua posizione.

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Non esisteva alcun fascicolo specifico relativo alla domanda del denunciante nell'ambito del programma Leonardo da Vinci. La richiesta di accesso doveva pertanto essere intesa come una richiesta di accesso ai documenti relativi alla proposta del denunciante, vale a dire i) i moduli di valutazione e ii) i verbali del comitato di selezione.

Le annotazioni manoscritte "versione finale" e "versione finale 2" potrebbero indurre confusione a un lettore esterno. Tuttavia, non vi erano tre versioni diverse di un documento, ma tre pareri di esperti redatti da tre diversi esperti indipendenti che avevano compilato lo stesso modulo online, il che spiegava l'esistenza di una prima pagina identica per i tre documenti.

Tutti i documenti pertinenti erano stati comunicati al denunciante.

Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, la Commissione si è rammaricata del ritardo nella registrazione della domanda di conferma del 30 luglio 2004, dovuto al fatto che il personale disponibile durante il periodo delle vacanze era limitato. Per quanto riguarda la proroga del termine per la risposta a tale domanda, il regolamento (CE) n. 1049/2001 non ha limitato i motivi della proroga. Le domande relative a un documento di grandi dimensioni o a un numero molto elevato di documenti sono state citate solo a titolo di esempio. La Commissione ha ritenuto che altre circostanze potessero giustificare una proroga del termine, ad esempio se fosse necessario consultare altri servizi della Commissione o un terzo, se i documenti richiesti riguardassero una questione complessa o molto tecnica, se fosse particolarmente difficile localizzare il documento richiesto o se fosse necessario più tempo per concedere un accesso parziale.

Nel caso di specie, oltre al fatto che la domanda di conferma è pervenuta alla Commissione durante un periodo in cui le sue risorse erano limitate a causa della pausa estiva, l'esame della domanda ha richiesto l'intervento di diversi servizi che dovevano esprimere un parere sull'opportunità di un accesso parziale per soddisfare il più possibile la richiesta del denunciante.

La Commissione si è scusata per il fatto che il termine per la risposta alla domanda di conferma era stato superato di un giorno lavorativo.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha spiegato di voler mantenere la sua denuncia nella sua interezza. Egli ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

L'affermazione della Commissione secondo cui non esisteva alcun fascicolo specifico relativo alla sua domanda non era credibile. Il fatto che la Commissione sia stata in grado di presentare documenti pertinenti (come la busta contenente la sua proposta preliminare e le valutazioni) ha dimostrato l'esistenza di tale fascicolo. La "spiegazione" fornita dalla Commissione per la presenza delle annotazioni manoscritte "versione finale" e "versione finale 2" non era convincente, in quanto gli esperti non sarebbero stati in grado di mettere tali note sulle schede di valutazione online.

Si doveva presumere che ignoti avessero tentato, dopo il ricevimento della presente denuncia, di dimostrare l’esistenza di schede di valutazione firmandole. Tuttavia, è stato apparentemente trascurato il fatto che questi fogli costituivano moduli online. E 'stato anche notevole che la stessa persona sembrava aver firmato tutti e tre i documenti.

Il Mediatore è stato pertanto invitato ad esaminare

• se il fatto che la Commissione non abbia costituito o conservato un fascicolo specifico relativo alla domanda costituisse un caso di cattiva amministrazione, dato che l’assenza di tale fascicolo rendeva impossibile il controllo della decisione adottata dalla Commissione;
• se e, in caso affermativo, perché nel caso di specie esistessero più versioni di schede di valutazione online e se tale fatto costituisse cattiva amministrazione.

Qualora fosse necessario presentare una nuova denuncia in merito a tali questioni, il Mediatore dovrebbe informarlo di conseguenza.

LA DECISIONE

1 Fatti rilevanti

1.1 Il 2 ottobre 2003 il denunciante, un consulente tedesco, ha presentato domanda alla Commissione europea in risposta all'invito a presentare proposte di quest'ultima per il periodo 2003-2004 nell'ambito del programma Leonardo da Vinci.

Le norme pertinenti sono stabilite dalla decisione 1999/382/CE del Consiglio, del 26 aprile 1999, che istituisce la seconda fase del programma d'azione comunitario in materia di formazione professionale «Leonardo da Vinci»(2). Per le proposte (come quelle del denunciante) presentate nell'ambito della "procedura C", le norme pertinenti prevedono un processo di selezione in due fasi, vale a dire i) la selezione delle proposte preliminari e ii) la selezione delle proposte complete e il coinvolgimento di un comitato di gestione (il "comitato Leonardo da Vinci"). La Commissione valuta innanzitutto tutte le proposte preliminari che riceve e, dopo aver chiesto il parere del comitato Leonardo da Vinci, effettua una selezione. Sembra che la Commissione si avvalga di esperti esterni già nella fase di selezione delle proposte preliminari e che le eventuali raccomandazioni per il miglioramento delle proposte formulate da tali esperti siano trasmesse ai richiedenti.

Solo i candidati le cui proposte preliminari sono state selezionate sono invitati a presentare proposte complete. La Commissione procede quindi, ancora una volta con l'aiuto di esperti esterni, a una valutazione delle proposte ricevute e stabilisce un elenco ristretto di progetti. Dopo aver chiesto il parere del comitato Leonardo da Vinci, la Commissione stabilisce l'elenco dei progetti selezionati con successo.

Il Parlamento europeo esercita diritti di controllo su tale procedura.

Sembra che la selezione delle proposte preliminari debba essere effettuata entro tre mesi dalla fine del periodo di presentazione delle proposte preliminari specificato nell'invito a presentare proposte, mentre il resto della procedura non dovrebbe richiedere più di cinque mesi.

1.2 Secondo le regole stabilite nell'invito a presentare proposte relativo al caso in esame, le proposte preliminari dovevano essere presentate entro il 3 ottobre 2003. Nella riunione del 16 ottobre 2003, il comitato di selezione della Commissione ha dichiarato irricevibile la proposta preliminare del denunciante in quanto presentata troppo tardi. Il denunciante ne è stato informato con lettera del 22 dicembre 2003, dopo che la Commissione aveva effettuato la selezione delle proposte preliminari, dopo che il comitato Leonardo da Vinci era stato sentito in merito a tale selezione e dopo che era trascorso il periodo durante il quale il Parlamento poteva intervenire.

1.3 Ritenendo di aver rispettato tale termine, avendo inviato la sua proposta preliminare per posta raccomandata il 2 ottobre 2003, il denunciante si è rivolto sia alla Commissione che al Mediatore europeo il 29 dicembre 2003. Poiché la Commissione non aveva ancora avuto tempo sufficiente per esaminare la questione, questa prima denuncia (denuncia 33/2004/GG) è stata respinta in quanto irricevibile dal Mediatore il 13 gennaio 2004.

1.4 Il 15 gennaio 2004 il denunciante ha presentato una nuova denuncia al Mediatore (denuncia 221/2004/GG) e il Mediatore ha avviato un'indagine. Nel suo parere, la Commissione ha ammesso che era stato commesso un errore e che la proposta preliminare del denunciante era stata effettivamente presentata in tempo utile. La Commissione ha osservato che, al fine di rimediare a tale errore, aveva selezionato la proposta preliminare di progetto del denunciante per la presentazione di una proposta completa. Il denunciante aveva inizialmente avuto tempo fino al 1o marzo 2004 per presentare la proposta completa. Dopo che il denunciante aveva sottolineato che avrebbe quindi avuto meno tempo per la presentazione della proposta completa rispetto ad altri richiedenti, la Commissione aveva accettato che gli fosse concesso lo stesso numero di giorni per preparare la proposta completa di tutti gli altri candidati.

Nelle sue osservazioni su questo parere, il denunciante ha sottolineato di non aver beneficiato della stessa quantità di informazioni degli altri richiedenti, poiché la Commissione non aveva trasmesso alcuna informazione su come, secondo la Commissione, il progetto illustrato nella proposta preliminare potesse essere migliorato nella proposta completa, cosa che la Commissione aveva fatto nei confronti di tutti gli altri richiedenti. Secondo il denunciante, si trattava di un grave svantaggio di cui avrebbe tenuto conto nella sua valutazione finale dopo la conclusione della procedura di domanda e al fine di decidere se fossero necessarie ulteriori misure per difendere i suoi diritti. Il denunciante ha inoltre sottolineato che la Commissione non aveva risposto alle denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") che aveva presentato contro il responsabile del suo progetto e contro il capo del servizio competente della Commissione.

Il Mediatore ha ritenuto che la mancata risposta della Commissione alla "Dienstaufsichtsbeschwerden" fosse dovuta a un malinteso da parte della Commissione. In considerazione dell'approccio costruttivo e rapido di quest'ultimo al caso, il Mediatore ha ritenuto che non fosse necessario approfondire la questione nell'ambito della presente indagine. Il denunciante è stato tuttavia informato della possibilità di presentare una nuova denuncia in merito a tale questione se, contrariamente alle aspettative, la Commissione non dovesse trattare la questione.

Per quanto riguarda il merito del caso, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse agito in modo rapido e costruttivo al fine di correggere l'errore che si era verificato. Il Mediatore ha osservato che il denunciante aveva sostenuto che, contrariamente a quanto affermato dalla Commissione, non aveva ricevuto tante informazioni quanto gli altri richiedenti. Il Mediatore ha ritenuto che il denunciante avesse quindi presentato una nuova accusa supplementare. Secondo il Mediatore, non era opportuno trattare questa nuova accusa nella sua indagine sulla denuncia 221/2004/GG per almeno due motivi. In primo luogo, il denunciante non sembrava aver sollevato la questione con la Commissione prima di presentarla al Mediatore. La Commissione non aveva quindi ancora avuto la possibilità di esaminare la questione. In secondo luogo, il denunciante è rimasto libero di presentare una nuova denuncia al Mediatore nel caso in cui la presunta mancata comunicazione di informazioni da parte della Commissione dovesse incidere negativamente sulla decisione della Commissione in merito alla sua proposta completa. Alla luce delle misure adottate dalla Commissione per correggere il suo errore, il Mediatore ha concluso che (fatta salva la suddetta riserva) non vi era più cattiva amministrazione. Egli ha pertanto archiviato il caso il 5 maggio 2004.

1.5 Il 21 giugno 2004 la Commissione ha informato il denunciante che la sua proposta non era stata selezionata.

1.6 In una lettera inviata il 26 giugno 2004, il denunciante si è opposto a tale decisione e ha anche chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione. Il denunciante ha inoltre indicato di ritenere che la Commissione dovesse versargli un risarcimento pari a 11 027,60 EUR.

Nella sua risposta del 19 luglio 2004, la Commissione ha ritenuto di aver proceduto correttamente nel caso di specie. Per quanto riguarda l'accesso ai documenti, la Commissione ha interpretato la richiesta del denunciante come una richiesta di accesso alle valutazioni della proposta completa del denunciante che erano state preparate da esperti. La richiesta è stata respinta sulla base dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (3) ("regolamento 1049/2001").

Il 30 luglio 2004 il denunciante ha presentato una domanda di conferma di accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.7 Sempre il 30 luglio 2004 il denunciante ha presentato un'ulteriore denuncia al Mediatore, protocollata con il riferimento 2437/2004/GG. Il 31 agosto e il 12 settembre 2004 il denunciante ha presentato ulteriori informazioni ed esteso la portata della denuncia. Sulla base di tali lettere, il Mediatore ha individuato le seguenti accuse e affermazioni: il denunciante i) ha affermato di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti; ii) ha asserito che la Commissione non gli aveva concesso l'accesso al suo fascicolo conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001; iii) ha chiesto alla Commissione il pagamento dei danni richiesti nella sua lettera del 26 giugno 2004; e iv) ha chiesto alla Commissione di rispondere alla "Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 La portata della presente inchiesta

2.1 Nella sua lettera alla Commissione del 26 giugno 2004, su cui si basa la presente denuncia, il denunciante ha spiegato che l'importo di 11 027,60 EUR che egli sosteneva gli fosse dovuto derivava da quello che considerava il trattamento errato della sua proposta preliminare da parte della Commissione. Il denunciante ha osservato di essersi riservato il diritto di chiedere il risarcimento dei danni per il modo in cui la sua proposta era stata valutata.

2.2 Dato che il denunciante non ha presentato ulteriori informazioni o cifre precise al riguardo, il Mediatore ritiene che la sua potenziale richiesta di risarcimento del danno derivante dalla valutazione da parte della Commissione della sua proposta completa non sia coperta dalla sua denuncia. La presente inchiesta verterà pertanto solo sulla domanda di risarcimento danni del denunciante derivante dalla gestione, da parte della Commissione, della sua proposta preliminare, compreso l'invito a presentare una proposta completa.

2.3 Nella sua lettera del 26 giugno 2004, il denunciante ha inoltre sostenuto che le persone contro le quali aveva presentato denuncia ("Dienstaufsichtsbeschwerden") erano state coinvolte, contrariamente alle sue ripetute richieste, nella valutazione della sua proposta.

2.4 Il Mediatore ha ritenuto che tale affermazione non facesse parte della denuncia che il denunciante gli ha presentato nel caso di specie. Egli non ha pertanto chiesto alla Commissione di fornire un parere su tale questione. Il denunciante, che è stato informato delle accuse e delle affermazioni su cui il Mediatore aveva chiesto alla Commissione di fornire un parere, non si è opposto a tale approccio. In tali circostanze, la presente decisione non tratterà la questione.

2.5 Nella sua denuncia, il denunciante ha suggerito al Mediatore di esaminare se la Commissione abbia avviato discussioni con altri richiedenti nel corso della procedura al fine di consentire a questi ultimi di ottimizzare le loro domande. Sembra che l'osservazione del denunciante riguardi la fase successiva alla presentazione delle proposte complete. Alla luce delle sue conclusioni sulle principali accuse e affermazioni del denunciante (cfr. infra), il Mediatore ritiene che non sia necessario affrontare la questione nella presente indagine.

2.6 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione nel caso di specie, il denunciante ha osservato di aver attirato l'attenzione della Commissione sul fatto che fissare la data del 3 ottobre 2003 come termine avrebbe comportato un trattamento diverso dei richiedenti tedeschi rispetto ai richiedenti di altri Stati membri, dato che gli uffici postali tedeschi non erano aperti in quel giorno perché si trattava di una festa nazionale in Germania. Il denunciante ha sottolineato che la Commissione aveva tuttavia rifiutato di accettare la sua richiesta di modificare il termine.

2.7 Il Mediatore ritiene che l'osservazione summenzionata del denunciante sembri essere stata destinata alle sue informazioni e che non costituisca un'ulteriore affermazione. Questo aspetto del caso non sarà quindi coperto dalla presente decisione. Il Mediatore ritiene utile aggiungere che il semplice fatto che la scadenza di un termine per la presentazione delle domande cada in un giorno festivo in uno degli Stati membri non sembrerebbe un'indicazione di cattiva amministrazione, a condizione che i richiedenti di tutti gli Stati membri dispongano di un periodo di tempo sufficiente per preparare e presentare le loro domande.

2.8 Nelle sue osservazioni sul parere circostanziato che la Commissione ha presentato in risposta al progetto di raccomandazione del Mediatore, il denunciante ha affermato che il comitato di selezione che aveva dichiarato inammissibile la sua proposta preliminare si era basato su un membro del personale della Commissione che aveva agito con negligenza grave o aveva deliberatamente fornito informazioni inesatte. Non è chiaro se questa osservazione fosse da intendersi come un'ulteriore affermazione. Il Mediatore ritiene che tali accuse non debbano in ogni caso essere esaminate nella presente indagine, dato che non sono ancora state portate all'attenzione della Commissione e che il denunciante non ha presentato alcun elemento di prova a sostegno del suo punto di vista (cfr. anche il punto 6.3).

2.9 Nelle suddette osservazioni, il denunciante ha anche suggerito che i documenti avrebbero potuto essere manipolati. Il Mediatore osserva che, per quanto riguarda la valutazione della proposta completa, la Commissione ha fornito al denunciante copie anonime di quelli che ha definito i pareri elaborati da tre diversi esperti indipendenti che avevano esaminato la proposta. Il denunciante ha sottolineato che i documenti divulgati dalla Commissione contenevano note manoscritte quali "versione finale" o "versione finale 2". A suo avviso, si doveva quindi sospettare che nel caso di specie fossero state prodotte diverse "versioni finali" delle valutazioni presentate dagli esperti della Commissione. Nelle sue ulteriori osservazioni, la Commissione ha confermato che i documenti pertinenti costituivano le valutazioni effettuate dai tre esperti. Nelle sue ultime osservazioni presentate nell'ottobre 2006, il denunciante ha mantenuto il suo punto di vista e ha chiesto al Mediatore di esaminare se e, in caso affermativo, perché nel presente caso vi fossero diverse versioni di schede di valutazione online e se questo fatto costituisse cattiva amministrazione.

2.10 Il Mediatore osserva che questa ulteriore richiesta riguarda la valutazione della proposta completa da parte della Commissione. Tuttavia, come indicato in precedenza, la presente indagine si è finora concentrata sul modo in cui la Commissione ha gestito la proposta preliminare del denunciante. Dato che tale indagine ha già richiesto un periodo di tempo considerevole e ha dato luogo a un progetto di raccomandazione, il Mediatore ritiene che non sarebbe opportuno estenderne il campo di applicazione, allo stato attuale, in modo da coprire ulteriori questioni.

2.11 La stessa conclusione vale per l'ulteriore richiesta formulata dal denunciante nelle sue ultime osservazioni, secondo cui il Mediatore dovrebbe esaminare se il fatto che la Commissione non abbia istituito o conservato un fascicolo specifico relativo alla domanda costituisse cattiva amministrazione.

2.12 Il denunciante è naturalmente libero di presentare una nuova denuncia relativa a questi due ulteriori aspetti. Tuttavia, il Mediatore ritiene utile formulare ulteriori osservazioni al riguardo.

Per quanto riguarda il primo di questi aspetti, non è immediatamente evidente su cosa il denunciante abbia basato la sua opinione secondo cui la stessa persona sembrava aver firmato tutti e tre i documenti. Le copie anonime dei documenti pertinenti presentati al Mediatore non riportavano le firme delle persone interessate. Tuttavia, nell'esaminare più da vicino tali documenti, il Mediatore ha notato che le informazioni fornite nella prima pagina di uno di questi documenti differiscono notevolmente da quelle fornite nelle prime pagine degli altri documenti (4). Il Mediatore ritiene tuttavia che, prima di presentare un'ulteriore denuncia relativa a tale questione e la valutazione della proposta completa, sarebbe opportuno che il denunciante si rivolgesse alla Commissione, in modo da consentirgli di trattare eventuali accuse e richieste che il denunciante potrebbe desiderare di presentare al riguardo.

Per quanto riguarda il secondo di questi aspetti, occorre tener conto del fatto che la presente indagine include un'asserzione relativa al modo in cui la Commissione ha trattato la richiesta del denunciante di accedere al suo fascicolo. Alla luce delle conclusioni cui è giunta l'indagine in merito a tale accusa (cfr. punto 4 infra), il Mediatore ritiene tuttavia dubbio che sarebbe giustificato condurre un'ulteriore indagine su una questione strettamente connessa a tale accusa.

3 Presunta discriminazione

3.1 Il denunciante ha affermato di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti. Tale affermazione si basava sul fatto che la Commissione non aveva esaminato la sua proposta preliminare prima che fosse stato invitato a presentare una proposta completa. Il denunciante ha sostenuto che, se la sua proposta preliminare fosse stata trattata correttamente, non sarebbe stato necessario presentare una proposta completa che comportasse costi elevati. Sottolinea inoltre che, se la sua proposta preliminare fosse stata valutata, avrebbe ricevuto (come tutti gli altri richiedenti) i risultati di questa prima valutazione. Questi risultati gli avrebbero consentito di tenere conto di ulteriori problemi nella sua proposta, che era stata ora portata alla sua attenzione per la prima volta.

3.2 Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che la proposta preliminare del denunciante era stata inizialmente respinta perché sembrava essere stata presentata dopo il termine previsto. Tale decisione era stata annullata dopo che il denunciante aveva sollevato obiezioni nella sua lettera del 29 dicembre 2003. Tuttavia, poiché il presente ricorso era stato ricevuto dopo che l'esercizio di valutazione era già stato completato, la proposta preliminare del denunciante, contrariamente ad altre proposte preliminari, non era stata valutata da esperti esterni. Al fine di evitare che il denunciante subisse uno svantaggio a causa della decisione iniziale della Commissione, era stato tuttavia invitato a presentare una proposta completa e a contattare i servizi della Commissione per qualsiasi domanda che potesse avere in merito alla sua proposta. Inoltre, al fine di evitare qualsiasi discriminazione rispetto ad altri richiedenti, al denunciante era stato concesso più tempo per presentare la sua proposta completa.

La Commissione ha sostenuto che il denunciante non aveva presentato alcuna richiesta in merito alle eventuali osservazioni degli esperti esterni in merito alla sua proposta preliminare o alle possibilità di migliorare la sua proposta durante tale periodo. Secondo la Commissione, inoltre, non vi era alcun legame diretto tra le raccomandazioni formulate da esperti esterni per il miglioramento delle proposte e la selezione delle proposte, dato che il tasso di successo tra la fase delle proposte preliminari e la fase delle proposte complete ammontava a circa il 50 %.

3.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che, se una valutazione da parte di esperti esterni non fosse stata effettivamente possibile quando fosse emerso che la proposta preliminare era ricevibile, la Commissione avrebbe dovuto essere obbligata, di propria iniziativa e senza che fosse necessaria una richiesta in tal senso, a informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla.

3.4 Il Mediatore ritiene opportuno trattare in primo luogo un punto preliminare. Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione formulato nel caso di specie, la Commissione ha affermato che la proposta preliminare del denunciante era stata dichiarata irricevibile in quanto l'unico timbro postale chiaramente leggibile sulla busta in cui era stata presentata recava la data del 5 ottobre 2003. La Commissione ha aggiunto che, a seguito del ricorso del denunciante, i suoi servizi avevano applicato il principio del beneficio del dubbio e avevano eccezionalmente consentito al denunciante di presentare direttamente una proposta completa. Appare utile ricordare in tale contesto che la Commissione, nel suo parere su una precedente denuncia presentata dal denunciante in merito al caso in questione (denuncia 221/2004/GG), aveva ammesso che era stato commesso un errore. Ciò è confermato anche dalla nota interna del 28 gennaio 2004 in cui la Commissione illustrava il contesto e le azioni da intraprendere (5). Secondo tale nota, un esame più approfondito aveva dimostrato che la busta in questione recava un timbro postale (anche se difficilmente leggibile) del 2 ottobre 2003. La nota giunge a una chiara conclusione: "La proposta preliminare avrebbe quindi dovuto essere dichiarata ammissibile". È utile ricordare che l'azione intrapresa dalla Commissione è quindi servita a correggere un errore commesso dai suoi servizi e non costituiva un esercizio in base al quale al denunciante è stato conferito il "beneficio del dubbio". Occorre inoltre ricordare che, nel suo parere nel caso di specie, la Commissione ha sottolineato di essersi scusata con il denunciante per l'errore che si era verificato.

3.5 Il Mediatore osserva tuttavia che la Commissione ha agito in modo rapido e costruttivo quando l'errore è stato portato alla sua attenzione. Al fine di correggere gli effetti negativi di tale errore, la Commissione ha offerto al denunciante la possibilità di presentare una proposta completa che doveva essere presentata entro il 1° marzo 2004, data fissata per la presentazione di proposte complete da parte dei richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate. Il Mediatore osserva inoltre che, quando il denunciante ha sottolineato che ciò gli avrebbe concesso meno tempo per presentare una proposta completa rispetto agli altri richiedenti, la Commissione ha accettato che gli fosse concesso lo stesso tempo e che la sua proposta completa fosse presentata entro il 19 marzo 2004.

3.6 Secondo il Mediatore, è tuttavia chiaro che questo modo di procedere non garantiva che il denunciante fosse trattato allo stesso modo di tutti gli altri promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate. Nel corso della presente indagine, la Commissione ha confermato di aver esaminato le proposte preliminari con l'aiuto di esperti esterni. Risulta inoltre che le osservazioni formulate da tali esperti, compresi suggerimenti su come migliorare le proposte preliminari, sono state trasmesse ai richiedenti dalla Commissione (6). Tali richiedenti hanno quindi avuto la possibilità di beneficiare della consulenza di esperti al momento di decidere se e come presentare una proposta completa alla Commissione. È pacifico che tale parere non è stato fornito al denunciante. In tali circostanze, la Commissione non ha trattato il denunciante allo stesso modo degli altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate.

3.7 Per stabilire se tale disparità di trattamento possa essere giustificata, occorre tener conto delle circostanze del caso di specie. Sembra che le norme pertinenti prevedano che le proposte preliminari debbano essere valutate entro un determinato periodo di tempo. Questo periodo di tempo era trascorso quando la Commissione era venuta a conoscenza dell'errore che si era verificato e la Commissione ha spiegato che era per questo motivo che la proposta preliminare del denunciante non era stata valutata da esperti esterni. Il Mediatore osserva inoltre che, nella summenzionata nota interna del 28 gennaio 2004, la Commissione ha sottolineato che in questa fase era "materialmente impossibile" effettuare una valutazione della proposta preliminare del denunciante in considerazione del tempo necessario per assumere esperti esterni e del fatto che la proposta completa doveva pervenire alla Commissione prima della fine dell'"esercizio di valutazione della proposta completa", che avrebbe dovuto aver luogo, sempre secondo la nota, tra il 1° e il 26 marzo 2004. Inoltre, la nota affermava che era stato pertanto deciso di dichiarare la proposta preliminare selezionata per la presentazione di una proposta completa e di "adottare misure adeguate nei confronti del [ricorrente] al fine di garantire la parità di trattamento".

3.8 Come spiegato dal Mediatore nel suo progetto di raccomandazione, non era chiaro se fosse effettivamente impossibile che la proposta preliminare del denunciante fosse valutata da esperti esterni nel caso di specie. Occorre rilevare che le norme pertinenti non sembrano fissare termini vincolanti per quanto riguarda la valutazione della seconda fase del processo, vale a dire la valutazione delle proposte complete. Tuttavia, in assenza di ulteriori informazioni su tali questioni e alla luce delle sue successive conclusioni, il Mediatore ha ritenuto che fosse meglio partire dal presupposto che fosse effettivamente "materialmente impossibile" per la Commissione ricorrere a esperti esterni per valutare la proposta preliminare del denunciante. Su tale base, il Mediatore ha ritenuto che la soluzione delineata nella nota della Commissione del 28 gennaio 2004 fosse effettivamente ragionevole date le circostanze, a condizione che la Commissione adottasse "misure appropriate (...) per garantire la parità di trattamento".

3.9 Secondo il Mediatore, tuttavia, la Commissione non ha fatto tutto ciò che era necessario e appropriato nelle circostanze per garantire che il denunciante fosse trattato allo stesso modo degli altri richiedenti. Ciò è certamente vero per quanto riguarda il tempo concesso ai richiedenti. Va notato che il denunciante aveva inizialmente tempo fino al 1o marzo 2004 per presentare la sua proposta completa. Solo dopo che il denunciante si è opposto, gli è stato concesso lo stesso numero di giorni degli altri richiedenti. Sebbene tale vizio sia stato così rapidamente sanato dalla Commissione e sia quindi irrilevante ai fini del presente procedimento, l'approccio della Commissione fa sorgere dubbi sul fatto che essa fosse pienamente consapevole di ciò che era necessario per garantire la parità di trattamento di tutti i ricorrenti. Ancora più importante, data l'importanza che la valutazione della proposta preliminare aveva per la presentazione della proposta completa, la Commissione avrebbe dovuto essere consapevole del fatto che il denunciante era svantaggiato rispetto agli altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state valutate e selezionate. In tali circostanze, sarebbe stata buona prassi amministrativa per la Commissione cercare di garantire che tale svantaggio fosse ridotto al minimo per quanto possibile. Come sostenuto dal denunciante, la Commissione avrebbe potuto in particolare informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla. Alla luce delle circostanze del caso di specie, il Mediatore ritiene che tale modo di procedere possa effettivamente essere previsto da un’amministrazione desiderosa di annullare le conseguenze di un errore commesso. Tuttavia, tali misure non sembrano essere state adottate. È vero che, nella sua lettera del 2 febbraio 2004 che informava il denunciante della decisione adottata, la Commissione ha osservato che egli poteva contattare la sua direzione generale "per ulteriori informazioni". Secondo il Mediatore, tuttavia, questa offerta piuttosto generale non era sufficiente a garantire che il denunciante fosse trattato sostanzialmente allo stesso modo dei richiedenti le cui proposte preliminari erano state valutate e selezionate.

3.10 Nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione formulato nel caso di specie, la Commissione ha sottolineato che, nella sua lettera del 29 dicembre 2003, il denunciante aveva esplicitamente rifiutato di far valutare la sua proposta preliminare in questa fase. La Commissione ha sostenuto che il progetto di raccomandazione del Mediatore sembrava trascurare questo fatto.

3.11 È vero che la dichiarazione cui fa riferimento la Commissione non era stata considerata di importanza decisiva per quanto riguarda il caso di specie dal Mediatore al momento della presentazione del suo progetto di raccomandazione. Tale opinione si basava sul fatto che la Commissione stessa non si era precedentemente basata su tale affermazione. Dopo aver nuovamente esaminato il documento pertinente, il Mediatore continua a ritenere che la dichiarazione in esso contenuta non incida sulle sue conclusioni.

3.12 La dichiarazione pertinente, che fa seguito alla richiesta di autorizzare il denunciante a presentare una proposta completa, è formulata come segue: "Con la presente dichiariamo esplicitamente di non accettare una valutazione ex post della nostra proposta preliminare sulla base dello svantaggio temporale che ne deriverebbe rispetto ai nostri concorrenti e a causa dei dubbi esistenti, alla luce dei fatti summenzionati, per quanto riguarda l'obiettività di una valutazione ex post."

Il Mediatore ritiene che da tale affermazione emerga chiaramente che era motivato dalla preoccupazione che una valutazione ex post della proposta preliminare potesse ritardare la decisione di consentire al denunciante di presentare una proposta completa o che potesse essere abusato al fine di trovare un motivo per cui tale autorizzazione non dovrebbe essere concessa. È già discutibile se tale affermazione sarebbe stata sufficiente ad esonerare la Commissione dall'obbligo di esaminare la proposta preliminare del denunciante con la stessa diligenza con cui essa aveva tenuto conto delle proposte preliminari presentate da altri richiedenti. Va osservato in questo contesto che la nota interna della Commissione del 28 gennaio 2004 sottolineava che era "materialmente impossibile" effettuare una valutazione della proposta preliminare del denunciante alla luce dei vincoli temporali. È quindi evidente che la Commissione non si è sentita obbligata ad astenersi dall’effettuare tale valutazione per il solo motivo che il denunciante l’aveva contestata nella sua lettera del 29 dicembre 2003. Secondo il Mediatore, non vi è in ogni caso nulla che suggerisca che la dichiarazione contenuta nella lettera del 29 dicembre 2003 fosse intesa anche a vietare alla Commissione di esaminare la proposta preliminare del denunciante al fine di formulare suggerimenti su come migliorarla. Né sembra logico supporre che la Commissione abbia dovuto (e abbia fatto) comprendere tale affermazione in tal senso. Va osservato che, nella lettera del 29 dicembre 2003, la dichiarazione pertinente è seguita da una dichiarazione secondo la quale il denunciante ha ritenuto la Commissione responsabile di qualsiasi danno che potesse derivare dal suo presunto trattamento errato della domanda. Il Mediatore ritiene che tale osservazione possa essere intesa come un'indicazione del fatto che il denunciante si aspettava che la Commissione non si limitasse a consentirgli di presentare una proposta completa. Va inoltre osservato che la nota interna della Commissione del 28 gennaio 2004 sottolinea la necessità di "adottare misure adeguate nei confronti del denunciante al fine di garantire la parità di trattamento", senza fare riferimento alla dichiarazione del denunciante nella sua lettera del 29 dicembre 2003. Dato che la suddetta nota afferma che la Commissione ha deciso di consentire al denunciante di presentare una proposta completa e di adottare tali misure, il Mediatore ritiene che la Commissione stessa fosse consapevole del fatto che, date le circostanze, occorreva compiere uno sforzo particolare e che la semplice autorizzazione a presentare una proposta completa non era sufficiente a garantire la parità di trattamento.

3.13 Il Mediatore resta pertanto del parere che la Commissione, pur adottando misure per rimediare all'errore commesso, non abbia fatto tutto il possibile per garantire tale parità. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione. Tuttavia, per i motivi esposti al successivo punto 5.17, non sembra opportuno formulare un’osservazione critica su questo aspetto del caso.

3.14 A scanso di equivoci, va osservato che il Mediatore è consapevole del fatto che il denunciante ha presentato una proposta completa senza aver insistito o ottenuto una valutazione della sua proposta preliminare o dei suoi suggerimenti su come migliorarla. Secondo il Mediatore, tuttavia, questa circostanza (anche se rilevante per la questione se il denunciante abbia diritto al risarcimento, che sarà discussa in seguito) non incide sulla sua conclusione secondo cui la Commissione non ha garantito al denunciante un trattamento pari a quello concesso ad altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa. La mancata garanzia da parte della Commissione di tale parità di trattamento costituisce pertanto un caso di cattiva amministrazione.

4 Presunta mancata concessione dell'accesso al fascicolo della Commissione

4.1 Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non gli aveva concesso un accesso adeguato al suo fascicolo. In un'ulteriore lettera al Mediatore del 12 settembre 2004, il denunciante ha informato il Mediatore di aver ricevuto una lettera del 2 settembre 2004 in cui la Commissione aveva osservato che il termine per rispondere alla domanda di conferma del denunciante del 30 luglio 2004 (che secondo la Commissione era stata registrata il 12 agosto 2004) doveva essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi (fino al 23 settembre 2004) a causa del fatto che diversi funzionari la cui competenza era necessaria per trattare la domanda erano in vacanza. Il denunciante ha ritenuto che la decisione adottata dalla Commissione non fosse corretta, dato che la Commissione non dovrebbe essere autorizzata ad aumentare i tempi di trattamento delle domande ritardando la registrazione delle stesse e che il motivo indicato dalla Commissione potrebbe essere utilizzato per eludere qualsiasi termine.

4.2 Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che la domanda di conferma del 30 luglio 2004 era stata registrata il 12 agosto 2004. Il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere era quindi scaduto il 2 settembre 2004. In quello stesso giorno, la Commissione aveva scritto al denunciante per informarlo che il periodo in questione era stato prorogato. Secondo la Commissione, il motivo da essa invocato era perfettamente legittimo. Al momento del riesame della richiesta, la Commissione aveva deciso di comunicare al denunciante i moduli di valutazione degli esperti esterni, senza tuttavia rivelare l'identità di tali esperti. La risposta finale era stata inviata al denunciante il 24 settembre 2004.

4.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua affermazione.

4.4 In una richiesta di ulteriori informazioni inviata il 17 gennaio 2005, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di commentare l'opinione del denunciante secondo cui quest'ultimo non aveva trattato l'intera portata della sua richiesta di accesso al fascicolo della Commissione.

4.5 Nella sua risposta, la Commissione ha sostenuto che il denunciante aveva chiesto l'accesso al suo fascicolo nella misura in cui contestava l'obiettività della valutazione della sua proposta mettendo in discussione la qualità o l'esistenza delle valutazioni di esperti esterni. La Commissione aveva trattato tale richiesta con lettera del 24 settembre 2004 con la quale aveva trasmesso al denunciante le schede di valutazione anonime degli esperti esterni relative alla sua proposta. La Commissione ha sottolineato che il denunciante non aveva menzionato un documento specifico che la Commissione avrebbe dovuto trasmettergli. I servizi della Commissione non sono stati quindi in grado di vedere cosa intendesse il denunciante quando ha indicato che la Commissione non gli aveva concesso pieno accesso al fascicolo.

4.6 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che non era necessario designare documenti specifici, dato che aveva chiesto l'accesso all'intero fascicolo della Commissione.

4.7 Il Mediatore ritiene utile distinguere tra gli aspetti procedurali di tale accusa e le questioni sostanziali che essa comporta.

4.8 Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, il Mediatore osserva che il denunciante, nella sua lettera alla Commissione del 26 giugno 2004, in cui chiedeva l'accesso ai documenti, ha anche sottolineato di aver già chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione in diverse occasioni. Non sono state fornite ulteriori informazioni in merito ai precedenti tentativi di accesso al fascicolo della Commissione. Il Mediatore rileva tuttavia che gli argomenti che il denunciante gli ha presentato riguardano il trattamento della sua domanda del 26 giugno 2004. La presente domanda di accesso (e la successiva domanda di conferma) sarà pertanto esaminata in questa sede.

4.9 In assenza di risposta alla sua richiesta di accesso, il denunciante ha presentato una domanda di conferma alla Commissione, che è stata inviata per fax il 30 luglio 2004. Secondo le informazioni fornite dalla Commissione nel suo parere, la domanda di conferma è pervenuta il 6 agosto 2004, ossia una settimana dopo, e registrata il 12 agosto 2004. Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione non ha fornito spiegazioni in merito a tali ritardi.

4.10 La Commissione non ha affrontato la questione nel suo parere circostanziato sul progetto di raccomandazione formulato dal Mediatore in questo caso. Solo in risposta a una successiva richiesta del Mediatore la Commissione si è rammaricata del ritardo nella registrazione della domanda di conferma del 30 luglio 2004 e ha spiegato che tale ritardo era dovuto al fatto che il personale disponibile durante il periodo delle vacanze era limitato.

4.11 Il Mediatore osserva che l'articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che la domanda di conferma di accesso deve essere trattata "immediatamente" e che la risposta deve essere fornita entro 15 giorni lavorativi "dalla registrazione". È evidente che lo scopo di tale disposizione non potrebbe essere raggiunto se la Commissione disponesse di un margine di discrezionalità per quanto riguarda il momento in cui registrare una domanda di conferma (e quindi il termine per trattarla scattasse). Il Mediatore osserva che la Commissione non ha contestato l'affermazione del denunciante secondo cui egli avrebbe inviato la sua domanda di conferma per fax il 30 luglio 2004. È quindi evidente che la Commissione era già in possesso di tale domanda di conferma in quel giorno. Secondo il Mediatore, la registrazione di una domanda di conferma quasi due settimane dopo il suo ricevimento non può essere considerata un trattamento "immediato" di tale domanda. Il Mediatore riconosce che la Commissione ha espresso il suo rammarico per questo ritardo. Egli osserva, tuttavia, che al denunciante non sono state presentate scuse. Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione ha cercato di spiegare il ritardo con la sua mancanza di risorse durante il periodo delle vacanze. Questo argomento non è convincente. Anche se è comprensibile che la registrazione di una domanda di conferma che arriva nel periodo di ferie (come ha fatto il denunciante) potrebbe richiedere un po 'più del solito, il ritardo che si è verificato nel caso di specie è andato oltre ciò che potrebbe essere considerato accettabile nelle circostanze.

4.12 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia gestito correttamente la domanda di conferma per quanto riguarda la sua registrazione. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione e in questo contesto sarà formulata un'osservazione critica.

4.13 Con lettera del 2 settembre 2004, la Commissione ha informato il denunciante che il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere alla domanda di conferma (che scadeva quel giorno) doveva essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi (fino al 23 settembre 2004) a causa del fatto che diversi funzionari le cui competenze erano necessarie per trattare la domanda erano in ferie. L'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001 stabilisce che il termine per la risposta alle domande di conferma può essere prorogato di 15 giorni lavorativi "[i]n casi eccezionali, ad esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero molto elevato di documenti". Nella sua risposta alla richiesta specifica di osservazioni del Mediatore su questa e altre questioni procedurali, la Commissione ha correttamente osservato che il regolamento (CE) n. 1049/2001 non limitava i motivi di una proroga e che le domande relative a un documento di grandi dimensioni o a un numero molto elevato di documenti erano menzionate solo a titolo di esempio. Tuttavia, occorre tener conto del fatto che una proroga del termine è possibile solo in casi "eccezionali". Il Mediatore ritiene che l'assenza di più funzionari nei giorni festivi non possa essere considerata un caso "eccezionale" ai sensi di tale disposizione che giustificherebbe una proroga del termine.

La Commissione ha sostenuto che altre circostanze potrebbero giustificare una proroga del termine, ad esempio se fosse necessario consultare altri servizi della Commissione o un terzo, se i documenti richiesti riguardassero una questione complessa o molto tecnica, se fosse particolarmente difficile localizzare il documento richiesto o se fosse necessario più tempo per concedere un accesso parziale. Secondo il Mediatore, non è necessario esaminare ulteriormente se alcuni o tutti i motivi possano effettivamente giustificare una proroga del tempo previsto per rispondere alle domande di conferma. Il Mediatore osserva che l'articolo 8, paragrafo 2, stabilisce che qualsiasi proroga presuppone che il richiedente sia informato in anticipo e che siano fornite "motivazioni dettagliate". Tuttavia, l'unico motivo indicato nella lettera della Commissione del 2 settembre 2004 era quello sopra discusso, vale a dire l'assenza di alcuni funzionari in vacanza.

4.14 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia trattato correttamente la domanda di conferma per quanto riguarda la proroga dei termini da essa stessa accordata. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione e in questo contesto sarà formulata un'osservazione critica.

4.15 In ogni caso, nella sua lettera del 2 settembre 2004, la Commissione ha osservato che il termine prorogato era il 23 settembre 2004. Tuttavia, la risposta della Commissione alla domanda di conferma è stata inviata solo il 24 settembre 2004. Nella sua risposta alla richiesta specifica di osservazioni del Mediatore su questa e altre questioni procedurali, la Commissione si è scusata per il fatto che il termine per rispondere alla domanda di conferma era stato superato di un giorno lavorativo.

4.16 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini su questo aspetto del caso.

4.17 Per quanto riguarda il merito di tale affermazione, va osservato che il denunciante aveva chiesto l'accesso al fascicolo ("Akteneinsicht") nella sua lettera del 26 giugno 2004. Nella sua domanda di conferma del 30 luglio 2004, il denunciante ha affermato inequivocabilmente che la sua domanda non riguardava "documenti unici, ma l'intero fascicolo". Tuttavia, nella sua risposta a tale domanda, la Commissione aveva fatto riferimento solo alle valutazioni effettuate dai tre esperti esterni per quanto riguarda la proposta completa presentata dal denunciante. La Commissione aveva concesso l'accesso a una versione anonima di tali schede di valutazione. Tuttavia, e pur essendo stata specificamente invitata a commentare la questione nella richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, la Commissione non aveva trattato la richiesta di accesso del denunciante nella misura in cui riguardava gli altri documenti del suo fascicolo.

4.18 Il Mediatore ha pertanto formulato un progetto di raccomandazione in base al quale la Commissione dovrebbe trattare l'intera portata della richiesta di accesso al fascicolo presentata dal denunciante. In tale progetto di raccomandazione, il Mediatore ha sottolineato di non ritenere convincente l'argomentazione della Commissione secondo cui il denunciante non aveva specificato i documenti a cui desiderava avere accesso. Il denunciante ha chiesto l'accesso all'intero fascicolo della Commissione relativo al suo caso. Secondo il Mediatore, la richiesta del denunciante era quindi sufficientemente precisa da consentire alla Commissione di comprendere la portata dell'accesso che il denunciante desiderava ottenere.

4.19 Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha affermato di aver interpretato la richiesta di accesso come riguardante il fascicolo relativo alla proposta, che consisteva nella proposta e nei moduli di valutazione. La Commissione ha aggiunto, tuttavia, di aver deciso di divulgare ulteriori documenti relativi alla procedura di selezione che fossero pertinenti per comprendere le ragioni del rigetto della proposta completa del denunciante, vale a dire il verbale della commissione giudicatrice per le proposte complete della "procedura C" (tutte le informazioni sugli altri candidati sono state omesse).

4.20 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ritenuto che la Commissione non avesse ancora concesso un accesso adeguato al fascicolo. Il denunciante ha sottolineato che i documenti divulgati dalla Commissione contenevano note manoscritte quali "versione finale" o "versione finale 2". Si doveva quindi sospettare che nel caso di specie fossero state prodotte diverse "versioni finali" delle valutazioni presentate dagli esperti della Commissione.

4.21 Nella sua risposta alla richiesta di osservazioni del Mediatore su tale questione, la Commissione ha affermato che non esisteva alcun fascicolo specifico relativo alla domanda del denunciante nell'ambito del programma Leonardo da Vinci. Secondo la Commissione, la richiesta di accesso doveva quindi essere intesa come una richiesta di accesso ai documenti relativi alla proposta del denunciante, vale a dire i) i moduli di valutazione e ii) i verbali del comitato di selezione. La Commissione ha ritenuto che i documenti pertinenti fossero stati comunicati al denunciante.

4.22 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia. Egli ha ritenuto che l'affermazione della Commissione secondo cui non esisteva alcun fascicolo specifico relativo alla sua domanda non fosse credibile. Secondo il denunciante, il fatto che la Commissione fosse stata in grado di presentare documenti pertinenti (come la busta contenente la sua proposta preliminare e le valutazioni) ha dimostrato l'esistenza di tale fascicolo.

4.23 Il Mediatore osserva che il denunciante ha chiesto alla Commissione l'accesso al suo fascicolo. Dato che il denunciante aveva presentato una proposta preliminare e una proposta alla Commissione, sembra logico supporre che la richiesta dovesse essere intesa come riferita a tutti i documenti relativi a tali domande che erano in possesso della Commissione. Va osservato in tale contesto che, se un'istituzione ritiene che una domanda di accesso non sia sufficientemente precisa, chiede al richiedente di chiarire la sua domanda e di assisterlo in tal senso (articolo 6, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001). Tuttavia, nel caso in esame non sembra essere stata rivolta alcuna richiesta di chiarimenti al denunciante. Il Mediatore riconosce che la Commissione, nel suo parere circostanziato, ha accettato di concedere al denunciante l'accesso a ulteriori documenti. Tuttavia, è ancora lungi dall'essere chiaro se i documenti che la Commissione ha finora trasmesso al denunciante costituiscano tutti i documenti del suo fascicolo, vale a dire tutti i documenti pertinenti per la proposta preliminare del denunciante, la sua proposta completa e il trattamento di tali proposte da parte della Commissione. Come correttamente osservato dal denunciante, i documenti divulgati finora e le informazioni contenute in tali documenti suggeriscono che il fascicolo della Commissione potrebbe contenere ulteriori documenti che potrebbero essere pertinenti in tale contesto. Anche se l'affermazione della Commissione secondo cui non esiste un fascicolo specifico (in senso formale) relativo al caso del denunciante dovesse essere accettata, il Mediatore non vede perché la Commissione non dovrebbe essere in grado di trattare una richiesta di accesso a tutti i documenti pertinenti per la proposta preliminare del denunciante, la sua proposta completa e il trattamento di tali proposte da parte della Commissione.

4.24 Il Mediatore continua pertanto a ritenere che la Commissione non abbia concesso un accesso adeguato al suo fascicolo. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

4.25 A scanso di equivoci, va osservato che una domanda di accesso presentata ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 non obbliga l'amministrazione a divulgare tutti i documenti in questione. Il rifiuto di divulgare un documento è giustificato se si applica una delle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, dato che finora la Commissione non ha fornito un elenco di tutti i documenti pertinenti né ha spiegato perché altri documenti che possono far parte del suo fascicolo siano protetti da una delle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001, è impossibile in questa fase determinare se altri documenti debbano essere divulgati al denunciante. Ciò che è chiaro, tuttavia, è che la Commissione dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di concedere l'accesso a ciascuno dei documenti pertinenti e quindi informare il denunciante dei risultati di tale esame.

5 Domanda di risarcimento danni

5.1 Il denunciante ha chiesto alla Commissione di pagare i danni indicati nella sua lettera del 26 giugno 2004.

5.2 Nel suo parere, la Commissione ha riconosciuto che era trascorso un certo periodo di tempo tra il parere del comitato di selezione e la lettera della Commissione che informava il denunciante dell'irricevibilità della sua domanda. Secondo la Commissione, tale ritardo era dovuto al fatto che la decisione della Commissione sulle proposte preliminari era stata adottata, nel quadro della «procedura C», dopo aver ottenuto il parere della commissione competente e dopo la scadenza del termine previsto per il diritto di controllo del Parlamento.

La Commissione ha inoltre sostenuto che il denunciante non aveva subito alcun danno a causa del fatto che la sua domanda era stata inizialmente dichiarata irricevibile (cfr. gli argomenti già esposti al precedente punto 2.2). Sottolinea inoltre che nel diritto comunitario non vi è alcun «diritto» ad una sovvenzione. La Commissione non ha quindi indennizzato le persone che avevano chiesto una sovvenzione per il tempo trascorso a preparare le loro proposte.

5.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto il suo punto di vista.

5.4 Dato che la decisione iniziale della Commissione di dichiarare irricevibile la proposta preliminare costituisce il contesto (e l'origine) della presente denuncia, il Mediatore ritiene necessario avviare l'esame della presente argomentazione esaminando più da vicino la questione. Su richiesta del Mediatore, la Commissione ha presentato una fotocopia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante, inviata alla Commissione nell'ottobre 2003. A giudicare da questa fotocopia, era effettivamente difficile stabilire se la proposta preliminare del denunciante fosse stata presentata in tempo. Il Mediatore trova tuttavia difficile capire perché il denunciante non sia stato contattato e invitato a presentare elementi di prova per stabilire la data in cui aveva inviato la sua proposta preliminare alla Commissione. Dato che i richiedenti erano tenuti a inviare le loro domande per posta raccomandata, la questione avrebbe potuto essere chiarita facilmente. Il Mediatore trova ancora più difficile capire perché la lettera che informava il denunciante della (presunta) inammissibilità sia stata inviata solo il 22 dicembre 2003, più di due mesi dopo che il comitato di selezione della Commissione aveva deciso sulla questione (il 16 ottobre 2003). Nel suo parere, la Commissione sembrava sostenere che doveva prima consultare il comitato Leonardo da Vinci e attendere che il tempo durante il quale il Parlamento poteva esercitare i suoi diritti di controllo fosse scaduto prima di poter scrivere al denunciante. Il Mediatore ha quindi chiesto alla Commissione di fornire informazioni più specifiche sulle disposizioni giuridiche su cui si basava tale parere. Secondo il Mediatore, la risposta della Commissione non fornisce prove convincenti che dimostrino che essa non sarebbe stata in grado di informare il denunciante in tempo utile della sua decisione del 16 ottobre 2003. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione debba essere ritenuta responsabile del ritardo intervenuto tra la sua decisione del 16 ottobre 2003 e la data in cui tale decisione è stata portata a conoscenza del denunciante.

5.5 Come indicato sopra (punto 3.4), la Commissione riconosce che la sua decisione iniziale (del 16 ottobre 2003) di respingere la proposta preliminare del denunciante in quanto irricevibile era dovuta a un errore. Il Mediatore ha inoltre constatato che la Commissione può essere ritenuta responsabile del ritardo intervenuto tra la sua decisione del 16 ottobre 2003 e la data in cui tale decisione è stata portata all'attenzione del denunciante (cfr. punto 5.4). Infine, il Mediatore ha concluso che la Commissione aveva successivamente omesso di garantire la parità di trattamento tra il denunciante e gli altri promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa (punto 3.13). Alla luce di tali circostanze, il Mediatore ha ritenuto che una domanda di risarcimento del danno fosse fondata in linea di principio.

5.6 Per quanto riguarda l'ammontare dei danni, il denunciante aveva presentato un calcolo in cui chiedeva 2 275 EUR per i costi relativi ai suoi sforzi per far sì che la Commissione prendesse in considerazione la sua proposta preliminare (30 ore di lavoro al tasso di 75 EUR all'ora più una somma forfettaria di 25 EUR per i costi di invio di fax e di telefonate) e 8 752,60 EUR a causa del (come è emerso) inutile sforzo di preparare una proposta (20 giorni lavorativi al tasso di 409 EUR al giorno più una somma forfettaria del 7 % per i costi).

5.7 Per quanto riguarda il primo di tali punti, il Mediatore, nel suo progetto di raccomandazione, ha ritenuto che non si potesse escludere che un cittadino potesse chiedere all'amministrazione di risarcirlo dei costi specifici da lui sostenuti per l'esercizio dei suoi diritti. Tuttavia, era difficile capire perché il denunciante avrebbe dovuto trascorrere 30 ore lavorative sulla questione. La lettera del denunciante alla Commissione del 29 dicembre 2003 era composta da meno di due pagine e la sua preparazione non avrebbe potuto richiedere un tempo e un lavoro sproporzionati. Lo stesso valeva per le due denunce che il denunciante aveva presentato al Mediatore (denuncia 33/2004/GG e denuncia 221/2004/GG). Secondo il Mediatore, il denunciante non aveva presentato elementi di prova sufficienti a dimostrare che gli sforzi che aveva dovuto compiere per far accettare alla Commissione che la sua proposta preliminare era stata presentata in tempo andavano al di là di quanto ci si può ragionevolmente aspettare da un cittadino che si rivolge a un'istituzione dell'UE al fine di ottenere una sovvenzione.

5.8 Il Mediatore ha ritenuto che si debbano applicare considerazioni diverse per quanto riguarda i costi di preparazione della proposta completa. Come il denunciante aveva giustamente sostenuto, era possibile che avrebbe potuto preparare una proposta migliore, o decidere di astenersi dal presentare una proposta, se avesse ricevuto una valutazione della sua proposta preliminare o suggerimenti su come migliorarla.

Il Mediatore ha tuttavia ritenuto che dovrebbero essere presi in considerazione anche i seguenti aspetti:

• Anche se la Commissione avesse fornito il parere che il denunciante sosteneva avrebbe dovuto ricevere, non vi era nulla che provasse che il denunciante si sarebbe astenuto dal presentare una proposta completa. Tuttavia, presentare una proposta completa non ha garantito il successo, dato che solo il 50 % dei promotori invitati a presentare una proposta sembrava essere stato selezionato alla fine.
• Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante aveva sostenuto di aver supposto che la Commissione non avesse obiezioni fondamentali per quanto riguarda la sostanza o la forma e che la Commissione non avesse ritenuto che la proposta preliminare dovesse essere ottimizzata in modo fondamentale. Era sulla base di questa aspettativa che aveva preparato la proposta completa. Va osservato, tuttavia, che la lettera della Commissione del 2 febbraio 2004 in cui si invitava il denunciante a presentare una proposta completa indicava inequivocabilmente che non vi era alcuna garanzia che sarebbe stata versata una sovvenzione.
• Come sostenuto dalla Commissione, nel diritto comunitario non vi era alcun «diritto» ad una sovvenzione. Le persone che hanno chiesto una sovvenzione potevano solo sperare di ottenere l'importo richiesto senza avere alcuna garanzia di successo. I richiedenti correvano quindi il rischio che il tempo che avevano dedicato alla preparazione delle loro proposte fosse stato speso invano.
• Nel caso di specie, il denunciante aveva accettato di presentare una proposta completa nonostante l'assenza di una valutazione della sua proposta preliminare. Si doveva quindi presumere che il denunciante avesse accettato in parte il rischio che la sua proposta non fosse riuscita nelle circostanze.

5.9 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto che sarebbe una buona prassi amministrativa per la Commissione offrire al denunciante un equo risarcimento per le conseguenze negative per lui della cattiva amministrazione che si è verificata. Tuttavia, nel progetto di raccomandazione che ha indirizzato alla Commissione in tal senso, il Mediatore ha sottolineato che l'importo che poteva essere considerato equo nelle circostanze del caso di specie era certamente molto inferiore all'importo richiesto dal denunciante.

5.10 Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha sostenuto di aver corretto la situazione creata dal fatto che la proposta preliminare era stata dichiarata irricevibile. Il suo ragionamento era il seguente:

• Il denunciante era stato eccezionalmente autorizzato a presentare una proposta completa, come aveva chiesto nella sua lettera alla Commissione del 29 dicembre 2003.
• In questa lettera, il denunciante si era esplicitamente rifiutato di far valutare la sua proposta preliminare in questa fase.
• In ogni caso, la consulenza pre-proposta non poteva avere un effetto conclusivo sul risultato finale di una proposta completa, poiché ciò che è stato valutato era l'idea generale del progetto (mentre nella fase di proposta completa è stata valutata l'intera proposta di progetto). In ogni caso, il denunciante aveva rinunciato a una valutazione ex post della sua proposta preliminare.
• Al richiedente erano stati concessi lo stesso numero di giorni per preparare la proposta completa degli altri richiedenti.
• La Commissione aveva offerto al denunciante la possibilità di discutere con i suoi servizi questioni relative alla proposta. Tuttavia, il denunciante non si è avvalso di tale possibilità.
• Quando accettava di presentare la sua proposta completa senza che fosse valutata la proposta preliminare, il denunciante accettava di correre un rischio come tutti gli altri richiedenti (in questa fase avrebbe potuto chiedere di invalidare la procedura o chiedere un risarcimento per la redazione della proposta preliminare).
• Il denunciante avrebbe potuto ripresentare la sua proposta nel ciclo di selezione del 2005, utilizzando anche le osservazioni e le indicazioni fornite dagli esperti esterni che hanno valutato la sua proposta completa al fine di migliorarla.
• Non è stato previsto alcun rimborso per la preparazione di una proposta Leonardo da Vinci; lo stesso principio applicato a qualsiasi altro programma di istruzione o di ricerca.

La Commissione ha sostenuto che, alla luce di tali elementi, la richiesta di risarcimento era ingiustificata in quanto aveva fatto quanto necessario per evitare qualsiasi pregiudizio per il denunciante.

5.11 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua richiesta. Egli ha sostenuto che il suo rifiuto, nella sua lettera del 29 dicembre 2003, di un ulteriore controllo era inteso a far sì che la Commissione attuasse l'unico approccio che, a suo avviso, era corretto e possibile nelle circostanze, vale a dire una pubblicazione completamente nuova della «procedura C». Il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva optato per una procedura diversa, assumendosi quindi la responsabilità esclusiva di tutte le conseguenze derivanti da tale decisione.

5.12 Il Mediatore osserva che la maggior parte delle argomentazioni presentate dalla Commissione nel suo parere circostanziato erano già state prese in considerazione da lui quando ha presentato il suo progetto di raccomandazione. Per le ragioni esposte al precedente punto 3.12, egli ritiene inoltre che il fatto che il denunciante, nella sua lettera del 29 dicembre 2003, abbia contestato una valutazione della sua proposta preliminare non significhi che il comportamento della Commissione non costituisse cattiva amministrazione e che la domanda di risarcimento del danno dovesse necessariamente fallire. Secondo il Mediatore, il parere circostanziato comprende quindi solo due argomenti che possono essere considerati nuovi.

5.13 Secondo la prima di queste argomentazioni, il denunciante avrebbe potuto ripresentare la sua proposta nel ciclo di selezione del 2005, utilizzando le osservazioni e le indicazioni fornite dagli esperti esterni che hanno valutato la sua proposta al fine di migliorarla. Tuttavia, la Commissione stessa, nel suo parere circostanziato, ha sottolineato che la proposta del denunciante era stata la peggiore delle 48 proposte che erano state valutate. In tale contesto, l'argomento della Commissione non sembra molto convincente. Va inoltre osservato che il denunciante ha sostenuto che, se la sua proposta preliminare fosse stata trattata correttamente, non sarebbe stato necessario che presentasse una proposta completa che comportasse costi elevati.

5.14 Secondo il secondo argomento, il denunciante ha assunto un rischio deliberato quando ha accettato di presentare una proposta completa, in quanto avrebbe potuto chiedere di invalidare la procedura o chiedere un risarcimento per la redazione della proposta preliminare. Il Mediatore apprezza il fatto che la Commissione abbia quindi riconosciuto che la sua gestione della proposta preliminare del denunciante avrebbe potuto legittimare il denunciante a chiedere un risarcimento.

5.15 Nell'argomentazione appena menzionata, la Commissione ha nuovamente sottolineato il fatto che il denunciante si è assunto un rischio quando ha presentato una proposta completa. Poiché il Mediatore ha già riconosciuto questo fatto e ne ha tenuto conto nel suo progetto di raccomandazione, tale argomentazione non modifica di per sé le sue conclusioni in merito alla domanda di risarcimento danni. Tuttavia, nelle sue osservazioni sul parere circostanziato della Commissione, il denunciante ha sostenuto che la sua lettera del 29 dicembre 2003 era intesa a far sì che la Commissione attuasse l'approccio "unico" che, a suo avviso, era corretto e possibile nelle circostanze, vale a dire una pubblicazione completamente nuova della "procedura C". Tuttavia, se il denunciante ha ritenuto che questa fosse l'unica soluzione possibile, il fatto che abbia comunque accettato di presentare una proposta completa deve essere considerato come l'accettazione deliberata e informata del rischio che questo modo di procedere non porti a un risultato soddisfacente. Il Mediatore ritiene che tale conclusione sia ulteriormente rafforzata dal fatto che il denunciante stesso, nella sua lettera del 29 dicembre 2003, ha chiesto di essere autorizzato a presentare una proposta completa, senza suggerire che ciò non costituisse il modo corretto di procedere.

5.17 Alla luce delle spiegazioni fornite dal denunciante nelle sue osservazioni, che hanno gettato nuova luce sull'intera questione, e dato che la cattiva amministrazione constatata dal Mediatore è in ogni caso di natura limitata, il Mediatore ritiene che non vi sia più alcun fondamento per la domanda di risarcimento danni. Secondo il Mediatore, è chiaro che l'obiettivo principale perseguito dal denunciante con la sua presente denuncia era quello di ottenere non una constatazione di cattiva amministrazione, ma il risarcimento dei danni che egli sostiene di aver subito. Sebbene il Mediatore continui a ritenere che la Commissione non abbia fatto tutto il possibile per garantire al denunciante la parità di trattamento per quanto riguarda la gestione delle proposte preliminari (cfr. punto 3.13), non ritiene pertanto opportuno formulare un'osservazione critica in merito a tale questione.

6 Domanda di risposta alla "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rispondere al suo "Dienstaufsichtsbeschwerden" (denuncia nei confronti di singoli membri del personale della Commissione).

6.2 Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto che, dopo aver ricevuto la lettera del denunciante del 29 dicembre 2003, essa aveva proceduto a una nuova valutazione del caso. Secondo la Commissione, tale esame aveva portato alla conclusione che non si poteva rimproverare il funzionario responsabile del comitato di selezione, che aveva commesso un errore agendo in "buona fede". La Commissione ha osservato di aver esposto la propria posizione nella lettera del 19 luglio 2004 in cui aveva spiegato di non essere a conoscenza di alcuna base giuridica per la "Dienstaufsichtsbeschwerden" nel diritto comunitario e ha invitato il denunciante a fornire indicazioni più precise sulla base di tali denunce. Secondo la Commissione, il denunciante non aveva risposto a tale invito.

6.3 Il Mediatore ritiene che, presentando la sua "Dienstaufsichtbeschwerden", il denunciante abbia voluto denunciare il comportamento dei singoli funzionari interessati e non il comportamento dell'istituzione in quanto tale. Tuttavia, il Mediatore ritiene che non vi sia effettivamente nulla che suggerisca che tali funzionari non abbiano agito in "buona fede". Secondo il Mediatore, la posizione della Commissione appare quindi ragionevole.

6.4 Non si riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda questo aspetto del caso.

7 Conclusione

7.1 Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alla presente denuncia, è necessario formulare le seguenti osservazioni critiche:

(1) L'articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1049/2001 stabilisce che la domanda di conferma di accesso è trattata "immediatamente" e che la risposta è fornita entro 15 giorni lavorativi "dalla registrazione". La richiesta di conferma del denunciante di accesso al fascicolo della Commissione è stata inviata per fax il 30 luglio 2004, ma protocollata solo il 12 agosto 2004. Il Mediatore osserva inoltre che la Commissione ha cercato di spiegare il ritardo con la sua mancanza di risorse durante il periodo delle vacanze. Questo argomento non è convincente. Anche se è comprensibile che la registrazione di una domanda di conferma che arriva nel periodo di ferie (come ha fatto il denunciante) potrebbe richiedere un po 'più del solito, il ritardo che si è verificato nel caso di specie è andato oltre ciò che potrebbe essere considerato accettabile nelle circostanze. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia gestito correttamente la domanda di conferma per quanto riguarda la sua registrazione. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

L'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001 stabilisce che il termine per la risposta alle domande di conferma può essere prorogato di 15 giorni lavorativi "[i]n casi eccezionali, ad esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero molto elevato di documenti". Nel caso di specie, la Commissione ha informato il denunciante che il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere alla domanda di conferma doveva essere prorogato a causa del fatto che diversi funzionari la cui competenza era necessaria per trattare la domanda erano in ferie. Il Mediatore ritiene che l'assenza di più funzionari nei giorni festivi non possa essere considerata un caso "eccezionale" ai sensi di tale disposizione che giustificherebbe una proroga del termine. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia trattato correttamente la domanda di conferma per quanto riguarda la proroga dei termini da essa stessa accordata. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

(2) Il denunciante aveva chiesto alla Commissione di accedere al suo fascicolo. Dato che il denunciante aveva presentato una proposta preliminare e una proposta alla Commissione, la richiesta doveva essere intesa come riferita a tutti i documenti relativi a tali domande che erano in possesso della Commissione. Tuttavia, in un primo momento la Commissione ha concesso l’accesso solo a tre documenti. Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha accettato di concedere al denunciante l'accesso a ulteriori documenti. Nella sua risposta alla richiesta del Mediatore di ulteriori osservazioni sulla questione, la Commissione ha ritenuto che non vi fosse alcun fascicolo specifico relativo al caso del denunciante e che fossero stati comunicati al denunciante tutti i documenti pertinenti. Tuttavia, è ancora lungi dall'essere chiaro se i documenti che la Commissione ha trasmesso al denunciante costituiscano tutti i documenti a cui il denunciante ha chiesto di accedere, vale a dire tutti i documenti pertinenti per la proposta preliminare del denunciante, la sua proposta completa e il trattamento di tali proposte da parte della Commissione. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione non abbia concesso al denunciante un accesso adeguato al suo fascicolo. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

7.2 L'articolo 3, paragrafo 7, dello statuto del Mediatore prevede che, dopo aver formulato un progetto di raccomandazione e dopo aver ricevuto il parere circostanziato dell'istituzione o dell'organo interessato, il Mediatore trasmetta una relazione al Parlamento e all'istituzione o all'organo interessato.

7.3 Nella sua relazione annuale per il 1998, il Mediatore ha sottolineato che la possibilità per lui di presentare una relazione speciale al Parlamento ha un valore inestimabile per il suo lavoro. Aggiunge che le relazioni speciali non dovrebbero pertanto essere presentate troppo frequentemente, ma solo in relazione a questioni importanti in cui il Parlamento può intervenire per assistere il Mediatore (7). La relazione annuale per il 1998 è stata presentata al Parlamento e da esso approvata.

7.4 Il Mediatore ritiene che il presente caso riguardi un caso di cattiva amministrazione in relazione al trattamento di una domanda di finanziamento dell'UE e una serie di casi di cattiva amministrazione relativi al trattamento da parte della Commissione di una richiesta di accesso ai documenti relativi a tale domanda. Secondo il Mediatore, i casi di cattiva amministrazione da lui riscontrati non sollevano questioni di principio. Il Mediatore osserva inoltre che non è chiaro quale azione il Parlamento potrebbe intraprendere per assistere lui e il denunciante nel caso di specie. Date le circostanze, il Mediatore conclude che non è opportuno presentare una relazione speciale al Parlamento.

7.5 Il Mediatore invierà pertanto una copia di tale decisione alla Commissione e includerà una breve sintesi nella relazione annuale per il 2006, che sarà presentata al Parlamento. Il Mediatore archivia quindi il caso.

7.6 Anche il Presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) I progetti di raccomandazione sono disponibili sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) GU L 146, pag. 33.

(3) GU 2001, L 145, pag. 43.

(4) Per citare solo un esempio, mentre gli altri due documenti si riferiscono al finanziamento richiesto che ammontava a 299 182 EUR, l'altro documento menziona "0" in questo contesto.

(5) Una copia della presente nota è stata presentata dalla Commissione al Mediatore nel corso dell'indagine sulla denuncia 221/2004/GG.

(6) Il Mediatore presume che questo tipo di informazioni sia stato fornito solo ai promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate e solo dopo l'adozione della decisione su tale selezione.

(7) Relazione annuale 1998, pagg. 27-28.