(A norma dell'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo (1))

IL RECLAMO

Contesto

Il 2 ottobre 2003 il denunciante, un consulente tedesco, ha presentato domanda alla Commissione europea in risposta all'invito a presentare proposte di quest'ultima per il periodo 2003-2004 nell'ambito del programma Leonardo da Vinci. Secondo le regole stabilite nell'invito a presentare proposte, i progetti dovevano essere presentati entro il 3 ottobre 2003.

Le norme pertinenti sono contenute nella decisione del Consiglio 26 aprile 1999, 1999/382/CE, che istituisce la seconda fase del programma d'azione comunitario in materia di formazione professionale «Leonardo da Vinci» (GU L 146, pag. 33). Per le proposte presentate nell'ambito della procedura C (come quella del denunciante), le norme pertinenti prevedono un processo di selezione in due fasi, vale a dire i) la selezione delle proposte preliminari e ii) la selezione delle proposte complete e il coinvolgimento di un comitato di gestione (il "comitato Leonardo da Vinci").

Le misure pertinenti da adottare sono descritte come segue nelle presenti norme:

"i) In base alle norme definite nell'invito a presentare proposte, le proposte preliminari devono essere presentate dai promotori alla Commissione. (...)

ii) La Commissione valuterà tutte le proposte preliminari e, dopo aver chiesto il parere del [comitato Leonardo da Vinci], procederà a una selezione. (...)

iii) Solo i promotori di progetti di successo saranno invitati a presentare una proposta completa alla Commissione. (...)

iv) La Commissione, con l'assistenza di esperti indipendenti, effettuerà una valutazione transnazionale delle proposte ricevute e stabilirà un elenco ristretto di progetti. (...)

v) Conformemente alla procedura di cui all'articolo 7 della decisione, la Commissione chiede il parere del [comitato Leonardo da Vinci] su tale elenco ristretto.

vi) La Commissione stabilirà l'elenco definitivo delle proposte selezionate e informerà il [comitato Leonardo da Vinci]. (...)

vii) (...)

viii) La selezione delle proposte preliminari deve essere effettuata entro tre mesi dalla fine del periodo di presentazione delle proposte specificato nell'invito a presentare proposte; il processo nelle fasi da iii) a vi) non dovrebbe durare più di cinque mesi."

Il 22 dicembre 2003 la Commissione ha informato il denunciante che il suo progetto non poteva essere selezionato in quanto non aveva rispettato il termine per la presentazione delle proposte.

Il denunciante ha ritenuto di aver rispettato tale termine, dato che aveva inviato la sua proposta per posta raccomandata il 2 ottobre 2003.

Il denunciante ha contattato telefonicamente la Commissione il 29 dicembre 2003. In una lettera inviata lo stesso giorno, egli ha chiesto alla Commissione di confermare, entro il 5 gennaio 2004, che il suo progetto era stato presentato in tempo utile, altrimenti si sarebbe rivolto ai tribunali per chiedere aiuto. Nella sua lettera alla Commissione, il denunciante ha inoltre presentato denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro il responsabile del suo progetto e contro il capo del servizio competente della Commissione.

Denuncia 33/2004/GG

Il denunciante ha trasmesso copia della sua lettera alla Commissione il 29 dicembre 2003 al Mediatore lo stesso giorno. Nella sua lettera di accompagnamento, ha chiesto al Mediatore di esaminare la questione. La presente lettera è stata pertanto registrata come denuncia dal Mediatore (denuncia 33/2004/GG).

Dato che la lettera del denunciante alla Commissione era stata inviata lo stesso giorno della lettera al Mediatore, era chiaro che la Commissione non aveva ancora avuto tempo sufficiente per esaminare la questione. La denuncia è stata pertanto respinta sulla base dell'articolo 2, paragrafo 4, dello statuto del Mediatore il 13 gennaio 2004.

Denuncia 221/2004/GG

Il 15 gennaio 2004 il denunciante ha scritto per informare il Mediatore che desiderava rinnovare la sua denuncia. La presente lettera è stata pertanto registrata come nuova denuncia (denuncia 221/2004/GG). Il denunciante non ha presentato alcuna accusa, ma ha semplicemente chiesto al Mediatore di esaminare la questione. Sembrava, tuttavia, che egli ritenesse che la Commissione non avesse trattato correttamente la sua domanda.

Nel suo parere, la Commissione ha ammesso che era stato commesso un errore. Secondo la Commissione, un esame più attento della busta inviata dal denunciante aveva dimostrato l'esistenza di un timbro postale difficilmente leggibile recante la data del 2 ottobre 2003. La Commissione ha sottolineato che, al fine di rimediare a tale errore, aveva selezionato la proposta preliminare di progetto del denunciante per la presentazione di una proposta completa. Il denunciante aveva inizialmente avuto tempo fino al 1o marzo 2004 per presentare la proposta completa. Dopo che il denunciante aveva sottolineato che avrebbe quindi avuto meno tempo per la presentazione della proposta completa rispetto ad altri promotori, la Commissione ha accettato che gli fosse concesso lo stesso numero di giorni per preparare la sua proposta completa di tutti gli altri candidati.

Unitamente al suo parere, la Commissione ha presentato una copia della nota interna del 28 gennaio 2004 in cui spiegava l’approccio suggerito nel caso di specie.

Nelle sue osservazioni su questo parere, il denunciante ha sottolineato di non aver beneficiato della stessa quantità di informazioni degli altri richiedenti, poiché la Commissione non aveva trasmesso alcuna informazione su come, secondo la Commissione, il progetto illustrato nella proposta preliminare potesse essere migliorato nella proposta completa, cosa che la Commissione aveva fatto nei confronti di tutti gli altri richiedenti. Secondo il denunciante, si trattava di un grave svantaggio di cui avrebbe tenuto conto nella sua valutazione finale dopo la conclusione della procedura di domanda e al fine di decidere se fossero necessarie ulteriori misure per difendere i suoi diritti. Il denunciante ha inoltre sottolineato che la Commissione non aveva risposto alle sue denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro il responsabile del suo progetto e contro il capo del servizio competente della Commissione.

Il Mediatore ha ritenuto che la mancata risposta della Commissione alla "Dienstaufsichtsbeschwerden" fosse dovuta a un malinteso da parte della Commissione. In considerazione dell'approccio costruttivo e rapido di quest'ultimo al caso in esame, il Mediatore ha ritenuto che non fosse necessario approfondire la questione nell'ambito della presente indagine. Il denunciante è stato tuttavia informato della possibilità di presentare una nuova denuncia in merito a tale questione se, contrariamente alle aspettative, la Commissione non dovesse trattare la questione.

Per quanto riguarda il merito del caso, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse agito in modo rapido e costruttivo al fine di correggere l'errore che si era verificato. Il Mediatore ha osservato che il denunciante aveva sostenuto che, contrariamente a quanto affermato dalla Commissione, non aveva ricevuto tante informazioni quanto gli altri richiedenti. Il Mediatore ha ritenuto che il denunciante avesse quindi presentato una nuova accusa supplementare. Secondo il Mediatore, non era opportuno trattare questa nuova accusa nella sua indagine sulla denuncia 221/2004/GG per almeno due motivi. In primo luogo, il denunciante non sembrava aver sollevato la questione con la Commissione prima di presentarla al Mediatore. La Commissione non aveva quindi ancora avuto la possibilità di esaminare la questione. In secondo luogo, il denunciante è rimasto libero di presentare una nuova denuncia al Mediatore nel caso in cui la presunta mancata comunicazione di informazioni da parte della Commissione dovesse incidere negativamente sulla decisione della Commissione in merito alla sua proposta completa. Il Mediatore ha pertanto concluso che (fatta salva la suddetta riserva) non vi era più cattiva amministrazione dopo le misure adottate dalla Commissione. Egli ha pertanto archiviato il caso il 5 maggio 2004.

Ulteriori sviluppi

Il 21 giugno 2004 la Commissione ha informato il denunciante che la sua proposta non era stata selezionata.

Il denunciante si è opposto a tale decisione in una lettera inviata il 26 giugno 2004. In tale lettera, egli criticava il fatto che le persone contro le quali aveva presentato denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") fossero state coinvolte, contrariamente alle sue ripetute richieste, nella valutazione della sua proposta. Il denunciante ha inoltre sostenuto che il rigetto della sua proposta era stato arbitrario, dato che le persone che avevano valutato tale proposta non sembravano disporre delle competenze necessarie. Chiede inoltre l'accesso al fascicolo della Commissione e sottolinea che chiederà un risarcimento a causa del rifiuto della sua proposta dopo aver avuto accesso a tale fascicolo.

Il denunciante ha inoltre affermato che, se la sua proposta preliminare fosse stata trattata correttamente, non sarebbe stato necessario presentare una proposta completa che comportasse costi elevati. Sottolinea inoltre che, se la sua proposta preliminare fosse stata valutata positivamente, avrebbe ricevuto (come tutti gli altri richiedenti) i risultati di questa prima valutazione che gli avrebbero consentito di tenere conto di ulteriori problemi, nella sua proposta, che era stata ora portata alla sua attenzione per la prima volta. Il denunciante ha osservato che il danno causato da questo aspetto della gestione del suo caso da parte della Commissione poteva già essere espresso in termini precisi. Egli ha quindi chiesto 2 275 EUR per i costi connessi ai suoi sforzi per far sì che la Commissione prendesse in considerazione la sua proposta preliminare (30 ore di lavoro al tasso di 75 EUR all'ora più una somma forfettaria di 25 EUR per le spese di invio di fax e di telefonate) e 8 752,60 EUR a causa del (come è emerso) inutile sforzo di preparare una proposta (20 giorni lavorativi al tasso di 409 EUR al giorno più una somma forfettaria del 7 % per i costi). Il totale ammontava quindi a 11 027,60 EUR.

Nella sua lettera del 26 giugno 2004, il denunciante ha inoltre sottolineato di aver già chiesto più volte l'accesso al fascicolo della Commissione e ha invitato quest'ultima a fissare una data adeguata, entro tre giorni, per l'ispezione di tale fascicolo nei locali della Commissione a Bruxelles.

Il 14 luglio 2004 il denunciante ha scritto alla Commissione per ricordarle che la sua richiesta di accesso non era ancora stata trattata. Il denunciante ha pertanto espressamente rinnovato tale richiesta. Ha inoltre informato la Commissione che intendeva presentare denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro la persona responsabile della sua richiesta di accesso ai documenti e contro il direttore responsabile dell'unità competente della Commissione.

Il 19 luglio 2004 la Commissione ha risposto alla lettera del denunciante del 26 giugno 2004. Nella risposta la Commissione ha sottolineato che la proposta completa del denunciante era stata valutata da tre esperti esterni indipendenti. Secondo la Commissione, il processo era stato quindi obiettivo e trasparente e aveva rispettato il principio di parità di trattamento per tutti i richiedenti. La Commissione ha sostenuto che il problema verificatosi per quanto riguarda l'esame della proposta preliminare del denunciante non ha influito su tale conclusione. Ha sottolineato di aver riconsiderato la sua decisione di dichiarare irricevibile la domanda del denunciante. La Commissione ha inoltre osservato che, al fine di evitare qualsiasi discriminazione rispetto ad altri richiedenti, aveva invitato il denunciante a contattare i suoi servizi al fine di discutere ulteriori questioni in relazione alla sua domanda. La Commissione ha sottolineato che il denunciante non si era avvalso di tale possibilità. Ha inoltre osservato di aver concesso al denunciante un ulteriore lasso di tempo per preparare la sua proposta. Per quanto riguarda l'accesso ai documenti, la Commissione ha interpretato la richiesta come una richiesta di accesso alle valutazioni della proposta del denunciante preparate dai suddetti esperti. La richiesta è stata respinta sulla base dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Per quanto riguarda la "Dienstaufsichtsbeschwerden", la Commissione ha spiegato di non essere a conoscenza di alcun fondamento giuridico per tali denunce nel diritto comunitario. Ha pertanto invitato il denunciante a fornire indicazioni più precise sulla base di tali denunce.

Il 30 luglio 2004 il denunciante ha presentato una domanda di conferma, mediante trasmissione via fax al Segretario generale della Commissione, per l'accesso ai documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Sulla presente censura

Sempre il 30 luglio 2004, il denunciante ha presentato un'ulteriore denuncia al Mediatore, protocollata con il riferimento 2437/2004/GG.

Nella sua denuncia, il denunciante non ha formulato asserzioni e affermazioni precise. Tuttavia, è emerso che il denunciante intendeva asserire di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti. Era inoltre chiaro che egli riteneva che la Commissione dovesse pagare i danni richiesti nella sua lettera del 26 giugno 2004 e che avrebbe dovuto rispondere alla "Dienstaufsichtsbeschwerden".

Per quanto riguarda l'argomento della Commissione secondo cui essa lo aveva invitato a discutere questioni pertinenti prima che quest'ultimo avesse presentato la sua proposta, ma che non si era avvalso di tale possibilità, il denunciante ha sostenuto che, all'epoca, non aveva avuto domande sul merito della sua domanda, dato che non aveva ricevuto alcuna valutazione preliminare da parte della Commissione. Il denunciante ha inoltre sottolineato che era prassi consolidata (e ragionevole) della Commissione non avviare tali "discussioni al fine di ottimizzare le domande" durante una procedura in corso. Egli ha pertanto chiesto al Mediatore di esaminare se la Commissione avesse effettivamente partecipato a tali discussioni nel caso di specie.

In tali circostanze, il Mediatore ha ritenuto che il denunciante 1) affermasse di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti, 2) chiedesse alla Commissione di pagare i danni indicati nella sua lettera del 26 giugno 2004 e 3) chiedesse alla Commissione di rispondere al "Dienstaufsichtsbeschwerden". La Commissione è stata pertanto invitata a fornire un parere su tale affermazione e su tali argomentazioni. Il denunciante è stato informato di conseguenza.

Il Mediatore ha informato sia il denunciante che la Commissione che la denuncia non sembrava estendersi alla questione dell'accesso ai documenti del fascicolo.

Fax del denunciante del 31 agosto 2004

Con fax del 31 agosto 2004, il denunciante ha informato il Mediatore di voler denunciare anche il rifiuto della Commissione di concedergli l'accesso ai documenti. Il 13 settembre 2004 il Mediatore ha trasmesso una copia di tale fax alla Commissione e ha chiesto a quest'ultima un parere anche sull'asserzione supplementare.

Fax del denunciante del 12 settembre 2004

Il 12 settembre 2004 il denunciante ha informato il Mediatore di aver ricevuto una lettera in data 2 settembre 2004 in cui la Commissione aveva osservato che il termine per rispondere alla domanda di conferma del denunciante del 30 luglio 2004 (che secondo la Commissione era stata registrata il 12 agosto 2004) doveva essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi (fino al 23 settembre 2004) a causa del fatto che diversi funzionari la cui competenza era necessaria per trattare la domanda erano in vacanza. Il denunciante ha ritenuto che la decisione adottata dalla Commissione non fosse corretta, dato che la Commissione non dovrebbe essere autorizzata ad aumentare i tempi di trattamento delle domande ritardando la registrazione delle stesse e che il motivo indicato dalla Commissione potrebbe essere utilizzato per eludere qualsiasi termine. Egli ha inoltre espresso dubbi sul fatto che la lettera della Commissione (che egli sosteneva di aver ricevuto l'11 settembre 2004) fosse stata effettivamente inviata il 2 settembre 2004. Il 4 ottobre 2004 il Mediatore ha trasmesso alla Commissione una copia del fax del denunciante.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha fornito una cronologia degli eventi. Secondo tale descrizione, la proposta del denunciante era stata dichiarata irricevibile dal comitato di selezione della Commissione nella riunione del 16 ottobre 2003, mentre la lettera che informava il denunciante era stata inviata il 22 dicembre 2003. Sempre secondo questa cronologia, il fax del denunciante del 30 luglio 2004 era stato ricevuto dalla Commissione il 6 agosto 2004.

Inoltre, la Commissione ha presentato le seguenti osservazioni:

La selezione delle proposte nell'ambito del programma Leonardo da Vinci si è articolata in due fasi. La ricorrente ha dapprima presentato una proposta preliminare che è stata successivamente valutata dalla Commissione con l’aiuto di esperti esterni indipendenti. Sulla base dei risultati di tale valutazione, i richiedenti con le migliori proposte preliminari sono stati invitati a presentare una proposta completa.

La proposta preliminare del denunciante era stata inizialmente respinta a causa del fatto che sembrava essere stata presentata dopo il termine pertinente. Tale decisione era stata annullata dopo che il denunciante aveva sollevato obiezioni nella sua lettera del 29 dicembre 2003. Tuttavia, poiché il presente ricorso era stato ricevuto dopo che l'esercizio di valutazione era già stato completato, la proposta preliminare del denunciante, contrariamente ad altre proposte preliminari, non era stata valutata da esperti esterni. Al fine di evitare che il denunciante subisse uno svantaggio a causa della decisione iniziale della Commissione, è stato tuttavia invitato a presentare una proposta completa e a contattare i servizi della Commissione per qualsiasi domanda che potesse avere in merito alla sua proposta. Al fine di evitare qualsiasi discriminazione rispetto ad altri richiedenti, al denunciante era stato inoltre concesso più tempo per presentare la sua proposta completa.

È stato riconosciuto che era trascorso un certo periodo di tempo tra il parere del comitato di selezione e la lettera della Commissione che informava il denunciante dell'irricevibilità della sua domanda. Tale ritardo era dovuto al fatto che la decisione della Commissione sulle proposte preliminari è stata adottata, nel quadro della "procedura C", dopo aver ottenuto il parere del comitato Leonardo da Vinci e dopo la scadenza del termine previsto per l'esercizio del diritto di controllo del Parlamento europeo.

Per questo motivo la Commissione aveva introdotto una procedura eccezionale allo scopo di consentire al denunciante di presentare una proposta completa. La Commissione ha accettato di essere stata indotta in errore dai timbri postali illeggibili (sulla domanda del denunciante) nell'esaminare l'ammissibilità della domanda e si è scusata per questo con il denunciante. Essa aveva tuttavia provveduto a correggere tale errore accettando, in via eccezionale, che il denunciante potesse presentare una proposta completa, invitandolo a contattare i suoi servizi in merito a qualsiasi questione relativa alla proposta preliminare e concedendogli un periodo di tempo speciale per la presentazione della proposta completa.

Il denunciante non aveva subito alcun danno a causa del fatto che la sua domanda era stata inizialmente dichiarata irricevibile. Va osservato che, tra la presentazione della proposta preliminare e la presentazione della proposta completa, diversi messaggi erano stati scambiati tra i servizi della Commissione e il denunciante. Sembrava, tuttavia, che il denunciante non avesse presentato alcuna richiesta in merito alle eventuali osservazioni degli esperti esterni in merito alla sua proposta preliminare o alle possibilità di migliorare la sua proposta durante tale periodo.

Inoltre, non vi era alcun legame diretto tra le raccomandazioni formulate da esperti esterni per il miglioramento delle proposte preliminari e la selezione delle proposte, dato che il tasso di successo tra la fase delle proposte preliminari e la fase delle proposte ammontava a circa il 50 %.

Va inoltre osservato che nel diritto comunitario non vi era alcun "diritto" ad una sovvenzione. La Commissione non ha quindi indennizzato le persone che avevano chiesto una sovvenzione per il tempo trascorso a preparare le loro proposte.

La Commissione non condivideva pertanto l'opinione del denunciante secondo cui egli aveva diritto a un risarcimento.

Dopo aver ricevuto la lettera del denunciante del 29 dicembre 2003, la Commissione aveva proceduto a una nuova valutazione del caso. La Commissione aveva riveduto la sua posizione in modo adeguato e aveva concluso che non era possibile rimproverare il funzionario responsabile o il comitato di selezione, che aveva commesso un errore agendo in "buona fede". La Commissione aveva esposto la propria posizione nella lettera del 19 luglio 2004 in cui aveva spiegato di non essere a conoscenza di alcuna base giuridica per la "Dienstaufsichtsbeschwerden" nel diritto comunitario e aveva invitato il denunciante a fornire indicazioni più precise sulla base di tali denunce. Il denunciante non aveva risposto a tale invito.

Per quanto riguarda la questione dell’accesso al fascicolo, la domanda di conferma del 30 luglio 2004 era stata registrata il 12 agosto 2004. Il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere era quindi scaduto il 2 settembre 2004. In quello stesso giorno, la Commissione aveva scritto al denunciante per informarlo che il periodo in questione era stato prorogato. La ragione invocata dalla Commissione era perfettamente legittima. In seguito a un riesame della richiesta, la Commissione aveva deciso di comunicare al denunciante i moduli di valutazione degli esperti esterni, senza tuttavia rivelare l'identità di tali esperti. La risposta finale era stata inviata al denunciante il 24 settembre 2004.

Osservazioni dei denuncianti

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni:

La Commissione ha ammesso che il trattamento errato della sua domanda dell’ottobre 2003 era interamente di sua competenza. Essa non aveva tuttavia dimostrato che ciò fosse dovuto a timbri postali illeggibili sulla busta contenente tale domanda, ad esempio presentando una copia del documento in questione. Non era stato ancora concesso alcun accesso al documento. Sulla base degli elementi di prova disponibili, non era stato quindi dimostrato che la circostanza asserita dalla Commissione avesse comportato un trattamento errato del ricorso.

Già prima della presentazione della proposta preliminare, egli aveva richiamato l'attenzione della Commissione sul fatto che la fissazione del termine del 3 ottobre 2003 avrebbe comportato un trattamento diverso per i richiedenti tedeschi, dato che gli uffici postali tedeschi non erano aperti in quel giorno che era una festa nazionale. Tuttavia, la Commissione aveva rifiutato di accettare la sua richiesta di modificare il termine.

La domanda di accesso all’intero fascicolo è stata pertanto mantenuta.

Infatti, se la Commissione avesse dovuto nutrire dubbi sul fatto che la sua domanda fosse stata inviata in tempo utile, essa avrebbe dovuto chiedergli di presentare, entro 48 ore, elementi atti a dimostrare che la lettera era stata inviata in tempo utile. Tuttavia, la Commissione non aveva provveduto in tal senso.

Se una valutazione da parte di esperti esterni non fosse stata effettivamente possibile quando fosse emerso che la proposta preliminare era stata ricevibile, la Commissione sarebbe stata obbligata, di propria iniziativa e senza che fosse necessaria una richiesta in tal senso, a informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla.

In assenza di una siffatta comunicazione da parte della Commissione, egli aveva supposto che quest’ultima non avesse obiezioni di fondo in merito alla sostanza o alla forma e che la Commissione non avesse ritenuto che la proposta preliminare dovesse essere ottimizzata in modo fondamentale. Era sulla base di questa aspettativa che aveva preparato la proposta completa.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini.

Richiesta di ulteriori informazioni da parte del Mediatore

Il 17 gennaio 2005 il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione (1) di commentare l'argomentazione del denunciante secondo cui la Commissione non aveva trattato l'intera portata della sua richiesta di accesso al fascicolo della Commissione, (2) di fornire una copia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante inviata alla Commissione nell'ottobre 2003 e (3) di fornire informazioni più specifiche (a) in merito alle disposizioni giuridiche che la obbligavano a consultare il comitato Leonardo da Vinci ed eventualmente il Parlamento europeo anche nel caso di domande ritenute irricevibili per il motivo che erano state presentate tardivamente e (b) in merito al momento in cui il comitato Leonardo da Vinci aveva espresso il suo parere e alla scadenza del termine previsto per il diritto di controllo del Parlamento europeo.

Risposta della Commissione

Nella risposta inviata il 14 marzo 2005, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Nella sua lettera del 26 giugno 2004, il denunciante aveva chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione nella misura in cui contestava l'obiettività della valutazione della sua proposta mettendo in discussione la qualità o l'esistenza delle valutazioni di esperti esterni. La Commissione aveva trattato tale richiesta con lettera del 24 settembre 2004. Unitamente a tale lettera, essa aveva trasmesso al denunciante le schede di valutazione anonime degli esperti esterni relative alla sua proposta. Il denunciante non ha menzionato un documento specifico che la Commissione dovrebbe trasmettergli. I servizi della Commissione non sono stati quindi in grado di vedere cosa intendesse il denunciante quando ha indicato che la Commissione non gli aveva concesso pieno accesso al fascicolo.

La Commissione ha dovuto consultare il comitato Leonardo da Vinci sul progetto di elenco di proposte preliminari selezionate. Il Comitato ha espresso parere positivo il 17 novembre 2003. Il progetto di decisione era stato presentato al Parlamento il 17 novembre 2003 e il termine per l'esercizio dei diritti di controllo del Parlamento era scaduto il 16 dicembre 2003.

Una copia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante, inviata alla Commissione nell'ottobre 2003, è stata presentata dalla Commissione insieme alla sua lettera del 14 marzo 2005.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato le seguenti ulteriori osservazioni:

Poiché egli aveva chiesto l'accesso all'intero fascicolo della Commissione, non era necessario che egli designasse documenti specifici.

Uno dei timbri postali sulla busta contenente la sua proposta preliminare era datato 2 ottobre 2003 ed era leggibile. Era quindi incomprensibile il motivo per cui la Commissione aveva respinto il ricorso in quanto irricevibile. Dato che le domande dovevano essere presentate mediante lettera raccomandata, sarebbe stato possibile accertare la data esatta. Applicando le proprie norme procedurali, la Commissione avrebbe dovuto chiedergli, entro 48 ore dalla conoscenza delle circostanze pertinenti, di dimostrare che la lettera era stata inviata in tempo utile.

La Commissione avrebbe erroneamente dato l'impressione di non essere stata in grado di informarlo del fatto che la sua domanda era stata respinta in quanto irricevibile a causa del suo obbligo di consultare la commissione e il Parlamento europeo.

LA DECISIONE

1 Fatti rilevanti

1.1 Il 2 ottobre 2003 il denunciante, un consulente tedesco, ha presentato domanda alla Commissione europea in risposta all'invito a presentare proposte di quest'ultima per il periodo 2003-2004 nell'ambito del programma Leonardo da Vinci.

Le norme pertinenti sono contenute nella decisione del Consiglio 26 aprile 1999, 1999/382/CE, che istituisce la seconda fase del programma d'azione comunitario in materia di formazione professionale «Leonardo da Vinci» (GU L 146, pag. 33). Per le proposte presentate nell'ambito della procedura C (come quella del denunciante), le norme pertinenti prevedono un processo di selezione in due fasi, vale a dire i) la selezione delle proposte preliminari e ii) la selezione delle proposte complete e il coinvolgimento di un comitato di gestione (il "comitato Leonardo da Vinci"). La Commissione valuta innanzitutto tutte le proposte preliminari che riceve e, dopo aver chiesto il parere del comitato Leonardo da Vinci, effettua una selezione. Sembra che la Commissione si avvalga di esperti esterni già nella fase di selezione delle proposte preliminari e che le eventuali raccomandazioni per il miglioramento delle proposte formulate da tali esperti siano trasmesse ai richiedenti.

Solo i candidati le cui proposte preliminari sono state selezionate sono invitati a presentare proposte. La Commissione procede quindi, sempre con l'aiuto di esperti esterni, a una valutazione delle proposte ricevute e stabilisce un elenco ristretto di progetti. Dopo aver chiesto il parere del comitato Leonardo da Vinci, la Commissione stabilisce l'elenco dei progetti selezionati con successo.

Il Parlamento europeo esercita diritti di controllo su tale procedura.

Sembra che la selezione delle proposte preliminari debba essere effettuata entro tre mesi dalla fine del periodo di presentazione delle proposte preliminari specificato nell'invito a presentare proposte, mentre il resto della procedura non dovrebbe richiedere più di cinque mesi.

1.2 Secondo le regole stabilite nell'invito a presentare proposte relativo al caso in esame, le proposte preliminari dovevano essere presentate entro il 3 ottobre 2003. Nella riunione del 16 ottobre 2003, il comitato di selezione della Commissione ha dichiarato irricevibile la proposta preliminare del denunciante in quanto presentata troppo tardi. Il denunciante ne è stato informato con lettera del 22 dicembre 2003, dopo che la Commissione aveva effettuato la selezione delle proposte preliminari, dopo che il comitato Leonardo da Vinci era stato sentito in merito a tale selezione e dopo che era scaduto il periodo durante il quale il Parlamento europeo poteva intervenire.

1.3 Ritenendo di aver rispettato tale termine, avendo inviato la sua proposta per posta raccomandata il 2 ottobre 2003, il denunciante si è rivolto sia alla Commissione che al Mediatore il 29 dicembre 2003. Poiché la Commissione non aveva ancora avuto tempo sufficiente per esaminare la questione, questa prima denuncia (denuncia 33/2004/GG) è stata respinta in quanto irricevibile dal Mediatore il 13 gennaio 2004.

1.4 Il 15 gennaio 2004 il denunciante ha presentato una nuova denuncia al Mediatore (denuncia 221/2004/GG) e il Mediatore ha avviato un'indagine. Nel suo parere, la Commissione ha ammesso che era stato commesso un errore e che la proposta preliminare del denunciante era stata effettivamente presentata in tempo utile. La Commissione ha osservato che, al fine di rimediare a tale errore, aveva selezionato la proposta preliminare di progetto del denunciante per la presentazione di una proposta completa. Il denunciante aveva inizialmente avuto tempo fino al 1o marzo 2004 per presentare la proposta completa. Dopo che il denunciante aveva sottolineato che avrebbe quindi avuto meno tempo per la presentazione della proposta completa rispetto ad altri richiedenti, la Commissione aveva accettato che gli fosse concesso lo stesso numero di giorni per preparare la proposta completa di tutti gli altri candidati.

Nelle sue osservazioni su questo parere, il denunciante ha sottolineato di non aver beneficiato della stessa quantità di informazioni degli altri richiedenti, poiché la Commissione non aveva trasmesso alcuna informazione su come, secondo la Commissione, il progetto illustrato nella proposta preliminare potesse essere migliorato nella proposta completa, cosa che la Commissione aveva fatto nei confronti di tutti gli altri richiedenti. Secondo il denunciante, si trattava di un grave svantaggio di cui avrebbe tenuto conto nella sua valutazione finale dopo la conclusione della procedura di domanda e al fine di decidere se fossero necessarie ulteriori misure per difendere i suoi diritti. Il denunciante ha inoltre sottolineato che la Commissione non aveva risposto alle sue denunce ("Dienstaufsichtsbeschwerden") contro il responsabile del suo progetto e contro il capo del servizio competente della Commissione.

Il Mediatore ha ritenuto che la mancata risposta della Commissione alla "Dienstaufsichtsbeschwerden" fosse dovuta a un malinteso da parte della Commissione. In considerazione dell'approccio costruttivo e rapido di quest'ultimo al caso in esame, il Mediatore ha ritenuto che non fosse necessario approfondire la questione nell'ambito della presente indagine. Il denunciante è stato tuttavia informato della possibilità di presentare una nuova denuncia in merito a tale questione se, contrariamente alle aspettative, la Commissione non dovesse trattare la questione.

Per quanto riguarda il merito del caso, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione avesse agito in modo rapido e costruttivo al fine di correggere l'errore che si era verificato. Il Mediatore ha osservato che il denunciante aveva sostenuto che, contrariamente a quanto affermato dalla Commissione, non aveva ricevuto tante informazioni quanto gli altri richiedenti. Il Mediatore ha ritenuto che il denunciante avesse quindi presentato una nuova accusa supplementare. Secondo il Mediatore, non era opportuno trattare questa nuova accusa nella sua indagine sulla denuncia 221/2004/GG per almeno due motivi. In primo luogo, il denunciante non sembrava aver sollevato la questione con la Commissione prima di presentarla al Mediatore. La Commissione non aveva quindi ancora avuto la possibilità di esaminare la questione. In secondo luogo, il denunciante è rimasto libero di presentare una nuova denuncia al Mediatore nel caso in cui la presunta mancata comunicazione di informazioni da parte della Commissione dovesse incidere negativamente sulla decisione della Commissione in merito alla sua proposta completa. Il Mediatore ha pertanto concluso che (fatta salva la suddetta riserva) non vi era più cattiva amministrazione dopo le misure adottate dalla Commissione. Egli ha pertanto archiviato il caso il 5 maggio 2004.

1.5 Il 21 giugno 2004 la Commissione ha informato il denunciante che la sua proposta non era stata selezionata.

1.6 In una lettera inviata il 26 giugno 2004, il denunciante si è opposto a tale decisione e ha anche chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione. Il denunciante ha inoltre indicato di ritenere che la Commissione dovesse versargli un risarcimento pari a 11 027,60 EUR.

Nella sua risposta del 19 luglio 2004, la Commissione ha ritenuto di aver proceduto correttamente nel caso di specie. Per quanto riguarda l'accesso ai documenti, la Commissione ha interpretato la richiesta del denunciante come una richiesta di accesso alle valutazioni della proposta del denunciante preparate da esperti. La richiesta è stata respinta sulla base dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il 30 luglio 2004 il denunciante ha presentato una domanda di conferma di accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001.

1.7 Sempre il 30 luglio 2004, il denunciante ha presentato un'ulteriore denuncia al Mediatore, protocollata con il numero 2437/2004/GG. Il 31 agosto e il 12 settembre 2004 il denunciante ha presentato ulteriori informazioni ed esteso la portata della denuncia. Sulla base di tali lettere, il Mediatore ha individuato le seguenti accuse e affermazioni: il denunciante (1) ha asserito di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti, (2) ha asserito che la Commissione non gli aveva concesso l'accesso al suo fascicolo in conformità del regolamento 1049/2001, (3) ha chiesto alla Commissione di pagare il risarcimento dei danni richiesto nella sua lettera del 26 giugno 2004 e (4) ha chiesto alla Commissione di rispondere al "Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 La portata della presente inchiesta

2.1 Nella sua lettera alla Commissione del 26 giugno 2004 su cui si basa la presente denuncia, il denunciante ha spiegato che l'importo di 11 027,60 EUR che egli sosteneva gli fosse dovuto derivava da quello che considerava il trattamento errato della sua proposta preliminare da parte della Commissione. Il denunciante ha osservato di essersi riservato il diritto di chiedere il risarcimento dei danni per il modo in cui la sua proposta era stata valutata.

2.2 Dato che il denunciante non ha presentato ulteriori informazioni o cifre precise al riguardo, il Mediatore ritiene che la sua potenziale richiesta di risarcimento del danno derivante dalla valutazione da parte della Commissione della sua proposta completa non sia coperta dalla sua denuncia. La presente inchiesta verterà pertanto solo sulla domanda di risarcimento danni del denunciante derivante dalla gestione, da parte della Commissione, della sua proposta preliminare, compreso l'invito a presentare una proposta completa.

2.3 Nella sua lettera del 26 giugno 2004, il denunciante ha inoltre sostenuto che le persone contro le quali aveva presentato denuncia ("Dienstaufsichtsbeschwerden") erano state coinvolte, contrariamente alle sue ripetute richieste, nella valutazione della sua proposta.

2.4 Il Mediatore ha ritenuto che tale affermazione non facesse parte della denuncia che il denunciante gli ha presentato nel caso di specie. Egli non ha pertanto chiesto alla Commissione di fornire un parere su tale questione. Il denunciante, che è stato informato delle accuse e delle affermazioni su cui il Mediatore aveva chiesto alla Commissione di fornire un parere, non si è opposto a tale approccio. In tali circostanze, la presente inchiesta non tratterà la questione.

2.5 Nella sua denuncia, il denunciante ha suggerito al Mediatore di esaminare se la Commissione abbia avviato discussioni con altri richiedenti nel corso della procedura al fine di consentire a questi ultimi di ottimizzare i loro richiedenti. Sembra che l'osservazione del denunciante riguardi la fase successiva alla presentazione delle proposte complete. Alla luce delle sue conclusioni sulle principali accuse e affermazioni del denunciante (cfr. infra), il Mediatore ritiene che non sia necessario affrontare la questione nella presente indagine.

2.6 Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione nel caso di specie, il denunciante ha osservato di aver attirato l'attenzione della Commissione sul fatto che la fissazione del termine del 3 ottobre 2003 avrebbe comportato un trattamento diverso dei richiedenti tedeschi, dato che gli uffici postali tedeschi non erano aperti in quel giorno, che era una festa nazionale in Germania. Il denunciante ha sottolineato che la Commissione aveva tuttavia rifiutato di accettare la sua richiesta di modificare il termine.

2.7 Il Mediatore ritiene che l'osservazione summenzionata del denunciante sembri essere stata destinata alle sue informazioni e che non costituisca un'ulteriore affermazione. Questo aspetto del caso non sarà quindi coperto dalla presente inchiesta. Il Mediatore ritiene utile aggiungere che il semplice fatto che la scadenza di un termine per la presentazione delle domande cada in un giorno festivo in uno degli Stati membri non sembrerebbe un'indicazione di cattiva amministrazione, a condizione che i richiedenti di tutti gli Stati membri dispongano di un periodo di tempo sufficiente per preparare e presentare le loro domande.

3 Presunta discriminazione

3.1 Il denunciante ha affermato di essere stato discriminato rispetto ad altri richiedenti. Tale affermazione si basava sul fatto che la Commissione non aveva esaminato la sua proposta preliminare prima che fosse stato invitato a presentare una proposta completa. Il denunciante ha sostenuto che, se la sua proposta preliminare fosse stata trattata correttamente, non sarebbe stato necessario presentare una proposta completa che comportasse costi elevati. Sottolinea inoltre che, se la sua proposta preliminare fosse stata valutata positivamente, avrebbe ricevuto (come tutti gli altri richiedenti) i risultati di questa prima valutazione che gli avrebbero consentito di tenere conto di aspetti aggiuntivi, nella sua proposta, che gli erano stati ora portati a conoscenza per la prima volta.

3.2 Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che la proposta preliminare del denunciante era stata inizialmente respinta in quanto sembrava essere stata presentata dopo il termine previsto. Tale decisione era stata annullata dopo che il denunciante aveva sollevato obiezioni nella sua lettera del 29 dicembre 2003. Tuttavia, poiché il presente ricorso era stato ricevuto dopo che l'esercizio di valutazione era già stato completato, la proposta preliminare del denunciante, contrariamente ad altre proposte preliminari, non era stata valutata da esperti esterni. Al fine di evitare che il denunciante subisse uno svantaggio a causa della decisione iniziale della Commissione, era stato tuttavia invitato a presentare una proposta completa e a contattare i servizi della Commissione per qualsiasi domanda che potesse avere in merito alla sua proposta. Al fine di evitare qualsiasi discriminazione rispetto ad altri richiedenti, al denunciante era stato inoltre concesso più tempo per presentare la sua proposta completa.

La Commissione ha sostenuto che il denunciante non aveva presentato alcuna richiesta in merito alle eventuali osservazioni degli esperti esterni in merito alla sua proposta preliminare o alle possibilità di migliorare la sua proposta durante tale periodo. Secondo la Commissione, inoltre, non vi era alcun legame diretto tra le raccomandazioni formulate da esperti esterni per il miglioramento delle proposte e la selezione delle proposte, dato che il tasso di successo tra la fase delle proposte preliminari e la fase delle proposte ammontava a circa il 50 %.

3.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che se una valutazione da parte di esperti esterni non fosse stata effettivamente possibile quando fosse emerso che la proposta preliminare era stata ricevibile, la Commissione sarebbe stata obbligata, di propria iniziativa e senza che fosse necessaria una richiesta in tal senso, a informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla.

3.4 Il Mediatore osserva che la Commissione ha accettato di aver commesso un errore quando ha ritenuto che la proposta preliminare del denunciante fosse stata presentata in ritardo e si è scusata per tale errore. Osserva inoltre che la Commissione ha agito in modo rapido e costruttivo quando l'errore è stato portato alla sua attenzione. Al fine di correggere gli effetti negativi di tale errore, la Commissione ha offerto al denunciante la possibilità di presentare una proposta completa che doveva essere presentata entro il 1° marzo 2004, data fissata per la presentazione di proposte complete da parte dei richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate. Il Mediatore osserva inoltre che, quando il denunciante ha sottolineato che ciò gli avrebbe concesso meno tempo per presentare una proposta completa rispetto agli altri promotori, la Commissione ha accettato che gli fosse concesso lo stesso tempo e che la sua proposta completa fosse presentata entro il 19 marzo 2004.

3.5 Secondo il Mediatore, è tuttavia chiaro che questo modo di procedere non garantiva che il denunciante fosse trattato come tutti gli altri promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate. Nel corso della presente indagine, la Commissione ha confermato di aver esaminato le proposte preliminari con l'aiuto di esperti esterni. Risulta inoltre che le osservazioni formulate da tali esperti, comprese proposte su come migliorare le proposte preliminari, sono state trasmesse ai richiedenti dalla Commissione (2). Tali richiedenti hanno quindi avuto la possibilità di beneficiare della consulenza di esperti al momento di decidere se e come presentare una proposta completa alla Commissione. È pacifico che tale parere non è stato fornito al denunciante. In tali circostanze, la Commissione non ha trattato il denunciante allo stesso modo degli altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate.

3.6 Il Mediatore ritiene tuttavia che occorra tenere conto delle circostanze del caso di specie per stabilire se tale disparità di trattamento possa essere giustificata. Sembra che le norme pertinenti prevedano che le proposte preliminari debbano essere valutate entro un determinato periodo di tempo. Questo periodo di tempo era scaduto quando la Commissione era venuta a conoscenza dell'errore che si era verificato e la Commissione ha spiegato che era per questo motivo che la proposta preliminare del denunciante non era stata valutata da esperti esterni. Il Mediatore osserva inoltre che, unitamente al suo parere sulla denuncia 221/2004/GG, la Commissione ha presentato una copia della nota interna del 28 gennaio 2004 in cui spiegava l'approccio suggerito nel caso di specie. Secondo tale nota, in questa fase era "materialmente impossibile" effettuare una valutazione della proposta preliminare del denunciante in considerazione del tempo necessario per assumere esperti esterni e del fatto che la proposta completa doveva pervenire alla Commissione prima della fine dell'"esercizio di valutazione della proposta completa", che avrebbe dovuto svolgersi, sempre secondo la nota, tra il 1o e il 26 marzo 2004. In base a tale nota, era stato pertanto deciso di dichiarare la proposta preliminare selezionata per la presentazione di una proposta completa e di "adottare misure adeguate nei confronti del [ricorrente] al fine di garantire la parità di trattamento".

3.7 Secondo il Mediatore, non è indubbio se fosse effettivamente impossibile che la proposta preliminare del denunciante fosse valutata da esperti esterni nel caso di specie. Va osservato che le norme pertinenti non sembrano fissare termini vincolanti per quanto riguarda la valutazione della seconda fase del processo, ossia la valutazione delle proposte complete. Tuttavia, in assenza di ulteriori informazioni su tali questioni e alla luce delle sue successive conclusioni, il Mediatore ritiene che sia meglio partire dal presupposto che fosse effettivamente "materialmente impossibile" per la Commissione ricorrere a esperti esterni per valutare la proposta preliminare del denunciante.

3.8 Su tale base, il Mediatore ritiene che la soluzione delineata nella nota della Commissione del 28 gennaio 2004 fosse effettivamente ragionevole date le circostanze, a condizione che la Commissione adottasse "misure appropriate (...) per garantire la parità di trattamento". Secondo il Mediatore, tuttavia, la Commissione non ha fatto tutto ciò che era necessario e appropriato nelle circostanze per garantire che il denunciante fosse trattato allo stesso modo degli altri richiedenti. Ciò è certamente vero per quanto riguarda il tempo concesso ai richiedenti. Va notato che il denunciante aveva inizialmente tempo fino al 1o marzo 2004 per presentare la sua proposta completa. Solo dopo che il denunciante si è opposto, gli è stato concesso lo stesso numero di giorni degli altri richiedenti. Sebbene tale vizio sia stato così rapidamente sanato dalla Commissione e sia quindi irrilevante ai fini del presente procedimento, l'approccio della Commissione fa sorgere dubbi sul fatto che essa fosse pienamente consapevole di ciò che era necessario per garantire la parità di trattamento di tutti i ricorrenti. Ancora più importante, data l'importanza che la valutazione della proposta preliminare aveva per la presentazione della proposta completa, la Commissione avrebbe dovuto essere consapevole del fatto che il denunciante era svantaggiato rispetto agli altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state valutate e selezionate. In tali circostanze, sarebbe stata buona prassi amministrativa per la Commissione cercare di garantire che tale svantaggio fosse ridotto al minimo per quanto possibile. Come sostenuto dal denunciante, la Commissione avrebbe potuto in particolare informarlo della sua valutazione della proposta preliminare e dei suoi suggerimenti su come migliorarla. Alla luce delle circostanze del caso di specie, il Mediatore ritiene che tale modo di procedere possa effettivamente essere previsto da un’amministrazione desiderosa di annullare le conseguenze di un errore commesso. Tuttavia, tali misure non sembrano essere state adottate. È vero che nella sua lettera del 2 febbraio 2004 che informava il denunciante della decisione adottata, la Commissione ha osservato che egli poteva contattare la sua direzione generale "per ulteriori informazioni". Secondo il Mediatore, tuttavia, questa offerta piuttosto generale non era sufficiente a garantire che il denunciante fosse trattato sostanzialmente allo stesso modo dei richiedenti le cui proposte preliminari erano state valutate e selezionate.

3.9 A scanso di equivoci, va osservato che il Mediatore è consapevole del fatto che il denunciante ha presentato una proposta completa senza aver insistito o ottenuto una valutazione della sua proposta preliminare. Secondo il Mediatore, tuttavia, tale circostanza (anche se rilevante per la questione se il denunciante abbia diritto al risarcimento) non incide sulla sua conclusione secondo cui la Commissione non ha garantito al denunciante un trattamento pari a quello riservato ad altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa. La mancata garanzia da parte della Commissione di tale parità di trattamento costituisce pertanto un caso di cattiva amministrazione.

4 Presunta mancata concessione dell'accesso al fascicolo della Commissione

4.1 Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non gli aveva concesso un accesso adeguato al suo fascicolo. In un'ulteriore lettera al Mediatore del 12 settembre 2004 (che il Mediatore ha trasmesso alla Commissione), il denunciante ha informato il Mediatore di aver ricevuto una lettera del 2 settembre 2004 in cui la Commissione aveva osservato che il termine per rispondere alla domanda di conferma del denunciante del 30 luglio 2004 (che secondo la Commissione era stata registrata il 12 agosto 2004) doveva essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi (fino al 23 settembre 2004) a causa del fatto che diversi funzionari le cui competenze erano necessarie per trattare la domanda erano in ferie. Il denunciante ha ritenuto che la decisione adottata dalla Commissione non fosse corretta, dato che la Commissione non dovrebbe essere autorizzata ad aumentare i tempi di trattamento delle domande ritardando la registrazione delle stesse e che il motivo indicato dalla Commissione potrebbe essere utilizzato per eludere qualsiasi termine.

4.2 Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che la domanda di conferma del 30 luglio 2004 era stata registrata il 12 agosto 2004. Il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere era quindi scaduto il 2 settembre 2004. In quello stesso giorno, la Commissione aveva scritto al denunciante per informarlo che il periodo in questione era stato prorogato. Secondo la Commissione, il motivo da essa invocato era perfettamente legittimo. In seguito a un riesame della richiesta, la Commissione aveva deciso di comunicare al denunciante i moduli di valutazione degli esperti esterni, senza tuttavia rivelare l'identità di tali esperti. La risposta finale era stata inviata al denunciante il 24 settembre 2004.

4.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto la sua affermazione.

4.4 In una richiesta di ulteriori informazioni inviata il 17 gennaio 2005, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di commentare l'opinione del denunciante secondo cui quest'ultimo non aveva trattato l'intera portata della sua richiesta di accesso al fascicolo della Commissione.

4.5 Nella sua risposta, la Commissione ha sostenuto che il denunciante aveva chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione nella misura in cui contestava l'obiettività della valutazione della sua proposta mettendo in discussione la qualità o l'esistenza delle valutazioni di esperti esterni. La Commissione aveva trattato tale richiesta con lettera del 24 settembre 2004 con la quale aveva trasmesso al denunciante le schede di valutazione anonime degli esperti esterni relative alla sua proposta. La Commissione ha sottolineato che il denunciante non aveva menzionato un documento specifico che la Commissione avrebbe dovuto trasmettergli. I servizi della Commissione non sono stati quindi in grado di vedere cosa intendesse il denunciante quando ha indicato che la Commissione non gli aveva concesso pieno accesso al fascicolo.

4.6 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che non era necessario designare documenti specifici, dato che aveva chiesto l'accesso all'intero fascicolo della Commissione.

4.7 Il Mediatore ritiene utile distinguere tra gli aspetti procedurali di tale accusa e le questioni sostanziali che essa comporta.

4.8 Per quanto riguarda gli aspetti procedurali, il Mediatore osserva che nella sua lettera alla Commissione del 26 giugno 2004, in cui chiedeva l'accesso ai documenti, il denunciante ha anche sottolineato di aver già chiesto l'accesso al fascicolo della Commissione in diverse occasioni. Non sono state fornite ulteriori informazioni in merito ai precedenti tentativi di accesso al fascicolo della Commissione. Il Mediatore rileva tuttavia che gli argomenti che il denunciante gli ha presentato riguardano il trattamento della sua domanda del 26 giugno 2004. La presente domanda di accesso (e la successiva domanda di conferma) sarà pertanto esaminata in questa sede.

In assenza di risposta alla sua domanda di accesso, il denunciante ha presentato alla Commissione una domanda di conferma che è stata inviata per fax il 30 luglio 2004. Secondo le informazioni fornite dalla Commissione nel suo parere, la domanda di conferma è pervenuta il 6 agosto 2004, ossia una settimana dopo, e registrata il 12 agosto 2004. Il Mediatore osserva che la Commissione non ha fornito spiegazioni in merito a tali ritardi.

Con lettera del 2 settembre 2004, la Commissione ha informato il denunciante che il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere alla domanda di conferma (che scadeva quel giorno) doveva essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi (fino al 23 settembre 2004) a causa del fatto che diversi funzionari le cui competenze erano necessarie per trattare la domanda erano in vacanza. L'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (3), stabilisce che il termine per la risposta alle domande di conferma può essere prorogato di 15 giorni lavorativi "[i]n casi eccezionali, ad esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero molto elevato di documenti". Il Mediatore ritiene che l'assenza di personale in vacanza non possa essere considerata un caso "eccezionale" ai sensi di questa disposizione che giustificherebbe una proroga dei tempi.

In ogni caso, nella sua lettera del 2 settembre 2004, la Commissione ha osservato che il termine prorogato era il 23 settembre 2004. Tuttavia, la risposta della Commissione alla domanda di conferma è stata inviata solo il 24 settembre 2004.

In tali circostanze, il Mediatore conclude che la Commissione non ha gestito correttamente la richiesta di accesso del denunciante per quanto riguarda gli aspetti procedurali.

4.9 Per quanto riguarda il merito di tale affermazione, va osservato che il denunciante aveva chiesto l'accesso al fascicolo ("Akteneinsicht") nella sua lettera del 26 giugno 2004. Nella sua domanda di conferma del 30 luglio 2004, il denunciante ha affermato inequivocabilmente che la sua domanda non riguardava "documenti unici, ma l'intero fascicolo". Nel caso di specie, è evidente che la Commissione ha finora concesso l’accesso solo alle schede di valutazione (anonime) degli esperti esterni relative alla sua proposta. Pur essendo stata specificamente invitata a presentare osservazioni su tale questione, la Commissione non ha ancora esaminato la richiesta di accesso del denunciante nella misura in cui riguarda gli altri documenti del suo fascicolo. La Commissione ha sostenuto che il denunciante non aveva specificato i documenti a cui desiderava avere accesso. Il Mediatore non ritiene convincente tale argomentazione. Il denunciante ha chiesto l'accesso all'intero fascicolo della Commissione relativo al suo caso. Secondo il Mediatore, la richiesta del denunciante era quindi sufficientemente precisa da consentire alla Commissione di comprendere la portata dell'accesso che il denunciante desiderava ottenere.

Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione non abbia ancora trattato l'intera portata della richiesta di accesso del denunciante.

4.10 In tali circostanze, il Mediatore conclude che la Commissione non ha trattato correttamente la richiesta di accesso del denunciante, sia per quanto riguarda gli aspetti procedurali che per quanto riguarda il merito. Il Mediatore formula pertanto un progetto di raccomandazione in appresso.

5 Domanda di risarcimento danni

5.1 Il denunciante ha chiesto alla Commissione di pagare i danni indicati nella sua lettera del 26 giugno 2004.

5.2 Nel suo parere, la Commissione ha riconosciuto che era trascorso un certo periodo di tempo tra il parere del comitato di selezione e la lettera della Commissione che informava il denunciante dell'irricevibilità della sua domanda. Secondo la Commissione, tale ritardo era dovuto al fatto che la decisione della Commissione sulle proposte preliminari era stata adottata, nel quadro della «procedura C», dopo aver ottenuto il parere della commissione competente e dopo la scadenza del termine previsto per il diritto di controllo del Parlamento europeo.

La Commissione ha inoltre sostenuto che il denunciante non aveva subito alcun danno a causa del fatto che la sua domanda era stata inizialmente dichiarata irricevibile (cfr. gli argomenti già esposti al precedente punto 2.2). Sottolinea inoltre che nel diritto comunitario non vi è alcun "diritto" ad una sovvenzione. La Commissione non ha quindi indennizzato le persone che avevano chiesto una sovvenzione per il tempo trascorso a preparare le loro proposte.

5.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha mantenuto il suo punto di vista.

5.4 Dato che la decisione iniziale della Commissione di dichiarare irricevibile la proposta preliminare costituisce il contesto (e l'origine) della presente denuncia, il Mediatore ritiene necessario avviare l'esame della presente argomentazione esaminando più da vicino la questione. Su richiesta del Mediatore, la Commissione ha presentato una fotocopia della busta contenente la proposta preliminare del denunciante, inviata alla Commissione nell'ottobre 2003. A giudicare da questa fotocopia, era effettivamente difficile stabilire se la proposta preliminare del denunciante fosse stata presentata in tempo. Il Mediatore trova tuttavia difficile capire perché il denunciante non sia stato contattato e invitato a presentare elementi di prova per stabilire la data in cui aveva inviato la sua proposta preliminare alla Commissione. Dato che ai richiedenti era stato richiesto di utilizzare la posta raccomandata, la questione avrebbe potuto essere chiarita facilmente. Il Mediatore trova ancora più difficile capire perché la lettera che informava il denunciante della (presunta) inammissibilità sia stata inviata solo il 22 dicembre 2003, più di due mesi dopo che il comitato di selezione della Commissione aveva deciso sulla questione il 16 ottobre 2003. Nel suo parere, la Commissione sembrava sostenere di dover prima consultare il comitato Leonardo da Vinci e attendere che il tempo durante il quale il Parlamento europeo può esercitare i suoi diritti di controllo fosse scaduto prima di poter scrivere al denunciante. Il Mediatore ha quindi chiesto alla Commissione di fornire informazioni più specifiche sulle disposizioni giuridiche su cui si basava tale parere. Secondo il Mediatore, la risposta della Commissione non fornisce informazioni convincenti per dimostrare che non sarebbe stata in grado di informare il denunciante in tempo utile della sua decisione del 16 ottobre 2003. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione debba essere ritenuta responsabile del ritardo intervenuto tra la sua decisione del 16 ottobre 2003 e la data in cui tale decisione è stata portata a conoscenza del denunciante.

5.5 Come indicato sopra (punto 3.4), la Commissione riconosce che la sua decisione iniziale (del 16 ottobre 2003) di respingere la proposta preliminare del denunciante in quanto irricevibile era dovuta a un errore. Il Mediatore ha inoltre constatato che la Commissione può essere ritenuta responsabile del ritardo intervenuto tra la sua decisione del 16 ottobre 2003 e la data in cui tale decisione è stata portata all'attenzione del denunciante (cfr. punto 5.4). Infine, il Mediatore ha concluso che la Commissione aveva successivamente omesso di garantire la parità di trattamento tra il denunciante e gli altri promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa (punto 3.11). Alla luce di tali circostanze, il Mediatore ritiene che una domanda di risarcimento danni sia fondata in linea di principio.

5.6 Per quanto riguarda l'ammontare dei danni, il denunciante ha presentato un calcolo in cui ha chiesto 2 275 EUR per i costi relativi ai suoi sforzi per far sì che la Commissione consideri la sua proposta preliminare (30 ore di lavoro al tasso di 75 EUR all'ora più una somma forfettaria di 25 EUR per i costi di invio di fax e di telefonate) e 8 752,60 EUR a causa del (come è emerso) inutile sforzo di preparare una proposta (20 giorni lavorativi al tasso di 409 EUR al giorno più una somma forfettaria del 7 % per i costi).

5.7 Per quanto riguarda la prima di queste voci, il Mediatore ritiene che non si possa escludere che un cittadino possa chiedere all'amministrazione di risarcirlo dei costi specifici che ha sostenuto nell'esercizio dei suoi diritti. Tuttavia, è difficile capire perché il denunciante avrebbe dovuto trascorrere 30 ore lavorative sulla questione. La lettera del denunciante alla Commissione del 29 dicembre 2003 è composta da meno di 2 pagine e la sua preparazione non può aver richiesto un tempo e un lavoro sproporzionati. Lo stesso vale per le due denunce che il denunciante ha presentato al Mediatore (denuncia 33/2004/GG e denuncia 221/2004/GG). Secondo il Mediatore, il denunciante non ha presentato elementi di prova sufficienti a dimostrare che gli sforzi che ha dovuto compiere per far accettare alla Commissione che la sua proposta preliminare era stata presentata in tempo sono andati al di là di quanto ci si può ragionevolmente aspettare da un cittadino che si rivolge a un'istituzione dell'UE al fine di ottenere una sovvenzione.

5.8 Il Mediatore ritiene che si debbano applicare considerazioni diverse per quanto riguarda i costi di preparazione della proposta completa. Come sostiene correttamente il denunciante, è possibile che egli avrebbe potuto preparare una proposta migliore, o ha deciso di astenersi dal presentare una proposta, se avesse ricevuto una valutazione della sua proposta preliminare.

Il Mediatore ritiene tuttavia che dovrebbero essere presi in considerazione anche i seguenti aspetti:

- Anche se la Commissione avesse fornito il parere che il denunciante sostiene avrebbe dovuto ricevere, non vi è nulla che dimostri che il denunciante si sarebbe astenuto dal presentare una proposta completa. Tuttavia, la presentazione di una proposta completa non ha garantito il successo, dato che solo il 50 % dei promotori invitati a presentare una proposta sembra essere stato selezionato alla fine.

- Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sostenuto di aver supposto che la Commissione non avesse obiezioni fondamentali per quanto riguarda la sostanza o la forma e che la Commissione non ritenesse che la proposta preliminare dovesse essere ottimizzata in modo fondamentale. Era sulla base di questa aspettativa che aveva preparato la proposta completa. Va osservato, tuttavia, che la lettera della Commissione del 2 febbraio 2004 in cui si invitava il denunciante a presentare una proposta completa indicava inequivocabilmente che non vi era alcuna garanzia che sarebbe stata versata una sovvenzione.

- Come sostenuto dalla Commissione, nel diritto comunitario non vi è alcun "diritto" ad una sovvenzione. Le persone che chiedono una sovvenzione possono solo sperare di ottenere l'importo richiesto senza avere alcuna garanzia di successo. I richiedenti corrono quindi il rischio che il tempo dedicato alla preparazione delle loro proposte sia stato speso invano.

- Nel caso di specie, il denunciante ha accettato di presentare una proposta completa nonostante l'assenza di una valutazione della sua proposta preliminare. Si deve quindi presumere che il denunciante abbia accettato in parte il rischio che la sua proposta fosse infruttuosa nelle circostanze.

5.9 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che sarebbe buona prassi amministrativa per la Commissione offrire al denunciante un equo risarcimento in relazione alle conseguenze negative per lui della cattiva amministrazione che si è verificata. Il Mediatore formula pertanto un progetto di raccomandazione in appresso. Secondo il Mediatore, tuttavia, l'importo che potrebbe essere considerato equo nelle circostanze del caso di specie è certamente molto inferiore all'importo richiesto dal denunciante.

6 Domanda di risposta alla "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rispondere al suo "Dienstaufsichtsbeschwerden" (denuncia nei confronti di singoli membri del personale della Commissione).

6.2 Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto che, dopo aver ricevuto la lettera del denunciante del 29 dicembre 2003, essa aveva proceduto a una nuova valutazione del caso. Secondo la Commissione, tale esame aveva portato alla conclusione che nessun rimprovero poteva essere fatto al funzionario responsabile o al comitato di selezione, che aveva commesso un errore agendo in "buona fede". La Commissione ha osservato di aver esposto la propria posizione nella lettera del 19 luglio 2004 in cui aveva spiegato di non essere a conoscenza di alcuna base giuridica per la "Dienstaufsichtsbeschwerden" nel diritto comunitario e ha invitato il denunciante a fornire indicazioni più precise sulla base di tali denunce. Secondo la Commissione, il denunciante non aveva risposto a tale invito.

6.3 Il Mediatore ritiene che, presentando la sua "Dienstaufsichtbeschwerden", il denunciante abbia voluto denunciare il comportamento dei singoli funzionari interessati e non il comportamento dell'istituzione in quanto tale. Tuttavia, il Mediatore ritiene che non vi sia effettivamente nulla che suggerisca che tali funzionari non abbiano agito in "buona fede". Secondo il Mediatore, la posizione della Commissione appare quindi ragionevole.

6.4 Su questo aspetto del caso non si riscontra quindi alcuna cattiva amministrazione.

7 Conclusione

L'articolo 3, paragrafo 5, del suo statuto impone al mediatore di cercare, per quanto possibile, una soluzione amichevole al fine di soddisfare il denunciante. Nel suo parere, la Commissione ha ritenuto che il denunciante non avesse diritto ad alcun risarcimento. Il denunciante, tuttavia, sostiene di dover ricevere danni per un importo superiore a 10 000 EUR. Dato che le rispettive posizioni del denunciante e della Commissione sono distanti, il Mediatore ritiene improbabile che una proposta di soluzione amichevole possa avere successo nel caso di specie.

Alla luce di quanto precede, il Mediatore presenta pertanto alla Commissione i seguenti progetti di raccomandazioni, conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore:

I progetti di raccomandazioni

(1) La Commissione dovrebbe trattare l'intera portata della richiesta di accesso ai documenti presentata dal denunciante.

(2) La Commissione dovrebbe offrire al denunciante un equo risarcimento per le conseguenze negative per lui derivanti dalla mancata concessione, da parte della Commissione, di un trattamento pari a quello concesso ad altri richiedenti le cui proposte preliminari erano state selezionate e che erano stati invitati a presentare una proposta completa.

La Commissione e il denunciante saranno informati di tali progetti di raccomandazioni. Conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del mediatore, la Commissione trasmette un parere circostanziato entro il 31 dicembre 2005. Il parere circostanziato potrebbe consistere nell'accettazione della decisione del Mediatore e in una descrizione delle misure adottate per attuare i progetti di raccomandazioni.

Strasburgo, 27 settembre 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Decisione del Parlamento europeo 9 marzo 1994, 94/262, sullo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del mediatore (GU L 113, pag. 15).

(2) Il Mediatore presume che questo tipo di informazioni sia stato fornito solo ai promotori le cui proposte preliminari erano state selezionate e solo dopo l'adozione della decisione su tale selezione.

(3) GU 2001, L 145, pag. 43.