Egregio signor V. e signor W.,

Il 19 febbraio 2004 e il 24 marzo 2004 Lei ha presentato una denuncia, a nome del sig. X, direttore della società Y (di seguito "il denunciante"), al Mediatore europeo contro la Commissione, in merito al mancato pagamento di una fattura nell'ambito della valutazione finale di un progetto in Sud Africa.

Il 27 aprile 2004 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha inviato il suo parere il 22 giugno 2004 e il 15 luglio 2004 Lei mi ha informato che il caso poteva considerarsi risolto. Il 25 agosto 2004 la Commissione ha trasmesso al Mediatore la prova che il pagamento in questione era stato effettuato.

Le scrivo ora per confermare i risultati delle indagini che sono state effettuate e per chiudere formalmente il caso.

IL RECLAMO

La denuncia è stata presentata per la prima volta il 18 febbraio 2004 dal direttore di una società denominata Y. Tuttavia, poiché mancavano documenti giustificativi, i servizi del Mediatore hanno contattato il denunciante e, il 29 marzo 2004, i consulenti legali della società hanno inviato i documenti richiesti.

Secondo il denunciante, i fatti possono essere riassunti come segue:

Nel 1998 la società ha effettuato la valutazione intermedia del progetto Z in Sudafrica nell'ambito di un contratto firmato con la Commissione europea.

Nel giugno 2001 la delegazione della Commissione in Sud Africa ha contattato la società per effettuare la valutazione finale di Z. Tuttavia, per questa seconda missione, la società ha firmato un contratto con Z e non con la Commissione. Il 5 dicembre 2001 la società ha presentato una fattura, comprensiva di diritti e spese rimborsabili, per un importo di EUR 10 336,67. Tuttavia, Z non è stata in grado di pagare la società per i suoi servizi.

Il denunciante ha contattato sia Z che la delegazione della Commissione in numerose occasioni, ma senza successo. Ha poi contattato l'Ufficio per la cooperazione in materia di aiuti europei (DG AIDCO).

L'11 dicembre 2003 ha ricevuto una risposta dalla DG AIDCO. Poiché il contratto è stato firmato tra Z e la società, la DG AIDCO ha ritenuto che la Commissione non avesse alcun motivo giuridico per pagare il denunciante, ma si è impegnata a garantire che Z avrebbe rispettato i suoi impegni nei confronti del denunciante. Ciò è stato successivamente confermato da una lettera della Commissione dell'11 febbraio 2004.

Il 22 marzo 2004, a seguito di un viaggio in Sudafrica e di discussioni con la delegazione della Commissione, il denunciante ha scritto nuovamente alla DG AIDCO. Egli ha sostenuto che il ruolo della Commissione era la causa principale dei problemi incontrati dal denunciante e che la Commissione era pertanto responsabile. In particolare, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni:

1) la delegazione della Commissione ha contattato il denunciante per la valutazione finale di Z. Poiché la firma di un contratto con la Commissione avrebbe richiesto troppo tempo, la Commissione ha proposto la firma di un contratto tra Z e la società;

2) Z ha informato la Commissione che non sarebbe stata in grado di pagare per questa missione. La Commissione sembrava aver offerto di versare fondi supplementari (25 000 EUR) a Z;

3) Z e il denunciante hanno firmato il contratto e la delegazione ha ordinato l'inizio della missione;

4) la prima fattura presentata dalla società è stata pagata da Z. La Commissione non ha pagato l'importo supplementare di 25 000 EUR, considerando che Z disponeva di fondi sufficienti per pagare l'intera missione;

5) da un audit finanziario è emerso che Z non disponeva di fondi sufficienti. La seconda fattura presentata dal denunciante non ha potuto essere pagata.

La lettera informava inoltre la Commissione che era stata presentata una denuncia al Mediatore europeo.

In sintesi, il denunciante sostiene che la Commissione è responsabile del mancato pagamento da parte di Z della fattura del denunciante per un importo di 10 336,67 EUR. Il denunciante chiede il pagamento di 10 336,67 EUR, nonché gli interessi di mora. Sostiene inoltre che dovrebbero essere chiariti i problemi amministrativi interni alla Commissione, che sembrano essere la causa dell'assenza di pagamento.

L'INCHIESTA

Nel suo parere, la Commissione ha sintetizzato i seguenti punti:

La Commissione ha deciso di concedere un importo di 3 163 499 EUR a un'organizzazione non governativa denominata Z. Il progetto è stato rinnovato più volte e si è concluso infine il 31 dicembre 2001.

La Commissione ha firmato un contratto con il denunciante per effettuare la valutazione intermedia del progetto. Una valutazione finale, che non era stata originariamente pianificata, è stata successivamente ritenuta necessaria. Tuttavia, la Commissione non ha potuto rinnovare l'accordo di finanziamento per la quarta volta. Si è pertanto deciso di finanziare la valutazione tramite la quinta stima annuale del programma e i servizi della Commissione hanno incoraggiato il denunciante a firmare un contratto con Z. Nonostante alcune esitazioni, il denunciante ha accettato e il contratto è stato firmato il 5 gennaio 2001. Questa è stata l'unica soluzione per procedere alla valutazione finale. Il denunciante ha effettuato la valutazione finale, che è stata approvata da tutte le parti. Tuttavia, alcune spese presentate da Z alla Commissione presentavano problemi di contabilità e di ammissibilità. Di conseguenza, la Commissione ha rifiutato di trasferire fondi a Z. Z non ha pagato la fattura inviata dalla denuncia per un importo totale di EUR 10 336,67.

Sebbene la Commissione non abbia firmato un contratto con il denunciante, riconosce di averlo incoraggiato a firmare un contratto con Z. I servizi competenti della Commissione hanno cercato di trovare una soluzione. Tuttavia, l'assenza di un legame contrattuale con il denunciante e le irregolarità riscontrate hanno impedito loro di pagare direttamente il denunciante.

La Commissione ha pertanto deciso di effettuare un audit del progetto. L'audit ha rivelato problemi con la contabilità, dimostrando che Z potrebbe essere insolvente. Per questo motivo, Z non è più in grado di adempiere ai propri impegni nei confronti del denunciante. La Commissione ha contattato Z ai fini di un trasferimento del debito. Z è d'accordo con questa soluzione. A tal fine e in via eccezionale, Z consentirà alla Commissione di pagare il denunciante direttamente per suo conto. Tale pagamento dovrebbe essere effettuato il 30 giugno 2004.

Il 25 agosto 2004 la Commissione ha trasmesso al Mediatore la prova del pagamento.

Non sono pervenute osservazioni scritte da parte del denunciante. Tuttavia, il 15 luglio 2004, i consulenti legali del denunciante hanno informato il Mediatore di ritenere che il caso fosse stato risolto.

LA DECISIONE

1.1 Nel 1998 una società, denominata Y, ha effettuato la valutazione intermedia del progetto Z in Sudafrica nell'ambito di un contratto firmato con la Commissione europea. Nel 2001 la società ha effettuato la valutazione finale di Z. Tuttavia, per questa seconda missione, il contratto è stato firmato con Z e non con la Commissione. Il 5 dicembre 2001 la società ha presentato una fattura che Z non è stata in grado di pagare. Il denunciante, il direttore della società, sostiene che la Commissione è responsabile del mancato pagamento da parte di Z della fattura del denunciante per un importo di 10 336,67 EUR. Il denunciante chiede il pagamento di 10 336,67 EUR, nonché gli interessi di mora. Sostiene inoltre che dovrebbero essere chiariti i problemi amministrativi interni alla Commissione, che sembrano essere la causa dell'assenza di pagamento.

1.2 La Commissione afferma di aver firmato un contratto con il denunciante per effettuare la valutazione intermedia di Z. Anche una valutazione finale è stata ritenuta necessaria, ma, poiché la Commissione non ha potuto rinnovare l'accordo di finanziamento per la quarta volta, i servizi della Commissione hanno incoraggiato il denunciante a firmare un contratto con Z. Al termine della valutazione, il denunciante ha presentato a Z una fattura per un importo totale di 10 336,67 EUR, che quest'ultimo non ha pagato. A seguito di un audit effettuato dalla Commissione, è emerso che Z non era più in grado di adempiere ai propri impegni nei confronti del denunciante. In conclusione, la Commissione ha informato il Mediatore che, a seguito di un trasferimento del debito, la Commissione avrebbe pagato il denunciante direttamente il 30 giugno 2004.

Il 25 agosto 2004 la Commissione ha trasmesso al Mediatore la prova del pagamento.

1.3 Il denunciante non ha presentato osservazioni scritte. Tuttavia, il 15 luglio 2004, i consulenti legali del denunciante hanno informato il Mediatore di ritenere che il caso fosse stato risolto.

Dalle osservazioni della Commissione e dalla corrispondenza del denunciante risulta che la Commissione ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

ULTERIORI OSSERVAZIONI

Il Mediatore prende atto dell'affermazione generale del denunciante secondo cui i problemi amministrativi interni alla Commissione, che sembrano essere la causa dell'assenza di pagamento, dovrebbero essere chiariti. Nel corso del 2005 il Mediatore valuterà se sia utile rinnovare la sua precedente indagine di propria iniziativa sul problema dei ritardi di pagamento (1).

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

(1) Decisione del Mediatore europeo nell'indagine di propria iniziativa OI/5/99/(IJH)GG relativa alla Commissione europea (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/99oi5.htm).