Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante, un giornalista investigativo, ha chiesto l'accesso del pubblico [1] a diversi documenti in relazione agli assistenti parlamentari accreditati e ad altre persone fisiche identificate vicine a un deputato al Parlamento europeo («deputato al Parlamento europeo»). I documenti riguardavano le spese di viaggio sostenute da uno degli assistenti parlamentari del deputato, le informazioni sui badge di accesso richiesti dal deputato al Parlamento e le buste paga di un altro ex assistente parlamentare.

2. Per quanto riguarda la sua richiesta di documenti relativi alle spese di viaggio dell'assistente parlamentare del deputato e di informazioni sui titoli di accesso ai suoi locali, il Parlamento ha informato la denunciante che, in linea con le norme dell'UE in materia di protezione dei dati [2], non poteva né confermare né negare l'esistenza di tali documenti. Ciò equivarrebbe al trasferimento di dati personali e costituirebbe una violazione della legislazione dell'UE applicabile.

3. Per quanto riguarda le buste paga dell'ex assistente parlamentare, il Parlamento ha inizialmente individuato 45 buste paga. Ha rifiutato l'accesso a tali buste paga nella loro interezza, sostenendo che la divulgazione era impedita dalla necessità di proteggere la privacy e l'integrità dell'individuo [3].

4. Il denunciante ha chiesto al Parlamento di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"). Quando il Parlamento ha mantenuto la sua posizione, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

5. La Mediatrice ha avviato un'indagine sul modo in cui il Parlamento ha gestito la richiesta di accesso del denunciante al pubblico.

6. Nel corso dell'indagine, la squadra investigativa del Mediatore ha ispezionato i documenti pertinenti in possesso del Parlamento e ha ricevuto ulteriori pareri del Parlamento.

Argomenti presentati al Mediatore

7. Nella sua domanda di conferma, la denunciante ha sostenuto, in sostanza, che chiedeva l’accesso ai documenti nella sua qualità di giornalista investigativa, in quanto sussisteva un interesse pubblico significativo in materia.  In particolare, il denunciante ha ritenuto che il pubblico abbia il diritto di sapere come viene speso il denaro pubblico, in particolare in relazione a un assistente parlamentare contro il quale le autorità nazionali hanno presentato gravi accuse penali. Ritiene inoltre che il pubblico abbia il diritto di sapere chi ha accesso ai locali del Parlamento, in particolare se si tratta di persone accusate di spionaggio.

8. Nella sua decisione di conferma, il Parlamento ha ritenuto di non poter né confermare né negare l'esistenza di documenti relativi alle spese di viaggio e ai titoli di accesso dell'assistente parlamentare al Parlamento, in quanto ciò equivarrebbe a un trasferimento di dati personali in violazione delle norme dell'UE in materia di protezione dei dati (regolamento 2018/1725).

9. Il Parlamento ritiene che il denunciante non abbia soddisfatto i requisiti previsti dalle norme dell'UE in materia di protezione dei dati per tale trasferimento di dati personali. In particolare, ha ritenuto che la denunciante non avesse dimostrato la necessità di farle trasferire i dati personali per una finalità specifica di interesse pubblico.

10. Per quanto riguarda i possibili documenti relativi alle spese di viaggio di un assistente parlamentare, il Parlamento ha affermato che tali informazioni costituiscono dati personali di una persona fisica e identificata. Questa persona non poteva essere considerata "che agisce in veste pubblica". Anche se i documenti relativi alle spese di viaggio dell'assistente parlamentare potessero essere un'indicazione di attività illegali da parte dei deputati al Parlamento europeo, tale collegamento sarebbe indiretto e, considerata la presunzione di innocenza, puramente ipotetico. Il Parlamento ha pertanto concluso che il denunciante non ha dimostrato la necessità di trasferire i dati personali.

11. Per quanto riguarda l'esistenza di eventuali documenti relativi ai badge di accesso, il Parlamento ha inoltre ritenuto che il denunciante non abbia dimostrato la necessità di ottenere dati personali. Ha affermato che tali documenti non sarebbero idonei a identificare l'uso concreto del badge o l'esercizio di un'influenza indebita sul deputato al Parlamento europeo. In ogni caso, tale collegamento sarebbe indiretto e non terrebbe conto della presunzione di innocenza [4].

12. Per quanto riguarda le buste paga di un ex assistente parlamentare, il Parlamento ha affermato che non era chiaro in che misura tali documenti, che contengono informazioni sulla retribuzione dei dipendenti del settore pubblico, potessero essere pertinenti nel contesto dell'obiettivo presentato dal denunciante, vale a dire aumentare la trasparenza per quanto riguarda l'uso dei fondi pubblici. Il Parlamento ha concluso che il trasferimento dei dati personali in questione non costituisce una misura adeguata per conseguire la finalità invocata nel caso di specie, né può giustificare la necessità di trasferire i dati personali contenuti nei documenti richiesti. Il Parlamento ha rinviato il denunciante al sito web del Parlamento, dove sono disponibili informazioni generali sulle retribuzioni degli assistenti parlamentari.

Valutazione del Mediatore

13. Nei casi in cui un richiedente intenda ottenere l'accesso a documenti, compresi i dati personali, le disposizioni del regolamento (UE) 2018/1725 diventano applicabili nella loro interezza [5].

14. Il concetto di "dati personali" ai sensi delle norme dell'UE in materia di protezione dei dati è molto ampio e comprende "qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile".[6] Le informazioni non devono necessariamente essere collegate alla vita privata di una persona.[7] Le informazioni relative all'attività professionale di una persona possono anche costituire dati personali, in particolare se consentono l'identificazione della persona interessata.

15. In considerazione di ciò, i documenti richiesti, che riguardano le spese di viaggio e le buste paga delle persone identificate, nonché le informazioni sui badge di accesso richiesti da un deputato identificato, contengono dati personali.

16. Sebbene la protezione dei dati personali non sia assoluta, qualsiasi divulgazione deve soddisfare le condizioni per il trasferimento dei dati personali stabilite dalle norme dell'UE in materia di protezione dei dati. In base a tali norme, le istituzioni dell'UE devono seguire un'analisi in tre fasi per valutare se possono concedere l'accesso del pubblico.^[8] In primo luogo, devono valutare se il richiedente abbia stabilito una necessità specifica di divulgazione dei dati personali nell'interesse pubblico. In secondo luogo, se tale «necessità» esiste, essi devono valutare se la divulgazione possa ledere i legittimi interessi della persona o delle persone interessate. In terzo luogo, in tal caso, essi devono dimostrare che, alla luce dell’obiettivo perseguito dalla ricorrente, la divulgazione sarebbe nondimeno proporzionata.

17. La denunciante ha sostenuto di aver bisogno dell'accesso ai dati personali in quanto il pubblico ha un interesse per quanto riguarda la trasparenza dei costi sostenuti dai deputati nell'esercizio delle loro funzioni, anche per i loro assistenti parlamentari. Ha inoltre sostenuto che il pubblico ha interesse a ottenere i dati personali in considerazione delle indagini penali nazionali in corso nei confronti di un ex assistente parlamentare e di un'altra persona.

18.  Sebbene la trasparenza della spesa pubblica e l'esposizione di eventuali attività illecite in seno al Parlamento siano finalità di interesse pubblico, la giurisprudenza richiede che il destinatario presenti circostanze specifiche piuttosto che un interesse generale per dimostrare la necessità di trasferire i dati personali. I riferimenti generali, come nel caso di specie, alla volontà di verificare l'adeguatezza delle spese sostenute dagli assistenti parlamentari non possono essere equiparati a un'esigenza espressa e legittima di ottenere i dati personali in questione [9]. Ciò vale indipendentemente dal fatto che la richiesta di accesso faccia parte di un'indagine giornalistica [10].

19. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene ragionevole la posizione del Parlamento secondo cui l'identificazione o la mancata identificazione di alcuni documenti e la pubblicazione delle buste paga avrebbero comportato la divulgazione di dati personali per i quali il denunciante non ha stabilito una necessità.

20.  Non è pertanto necessaria un'ulteriore valutazione per quanto riguarda la seconda e la terza fase della prova sopra descritta. Ciò premesso, il Mediatore osserva che la richiesta del denunciante riguarda principalmente i dati personali degli (ex) assistenti del deputato al Parlamento europeo, non il deputato stesso. Mentre personaggi pubblici, come i deputati al Parlamento europeo, hanno generalmente già accettato che alcuni dei loro dati personali saranno divulgati al pubblico, lo stesso non si può dire per i loro assistenti parlamentari. Sarebbe necessario tenerne conto nel valutare il rischio di pregiudizio degli interessi legittimi degli assistenti parlamentari nel contesto dell'applicazione delle norme dell'UE in materia di protezione dei dati [11].

21. Per quanto riguarda i badge di accesso, il Mediatore osserva che il Parlamento non protegge solo i dati personali del deputato nominato, ma anche i dati personali delle persone per le quali sono stati richiesti i badge di accesso.

22. Il Mediatore archivia pertanto il caso, constatando che non vi è stata cattiva amministrazione.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:[12]

Non c'è stata cattiva amministrazione.

Il denunciante e il Parlamento saranno informati della presente decisione.

Rosita Hickey
Direttore delle indagini

Strasburgo, 24/02/2025

[1] Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049

[2] Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla protezione dei

persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione

e sulla libera circolazione di tali dati: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725

[3] Articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 1049/2001.

[4] A tale riguardo, il Parlamento ricorda che, a differenza della causa T-375/22, non vi è alcuna sentenza definitiva in merito a un potenziale illecito del deputato al Parlamento europeo o della persona interessata.

[5] Sentenza del Tribunale dell'8 maggio 2024, Izuzquiza e altri/Parlamento europeo, T-375/22, punti 23-24 e giurisprudenza citata, disponibile all'indirizzo https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=827B4DAC6DACF958BB592AD3F8F7FE6C?text=&docid=285849&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=540469

[6] Articolo 3, paragrafo 1, del regolamento 2018/1725.

[7] Sentenza nelle cause riunite , Psara et al./Parlamento europeo , da T-639/15 a T-666/15 e T-94/16, EU:T:2018:602, punti 48-48, 50. disponibile all'indirizzo https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=206663&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=161894

[8] Articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725.

[9] Sentenza del 20 maggio 2003, Österreichischer Rundfunk e a., C-465/00, EU:C:2003:294, punto 73. disponibile all’indirizzo https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=48330&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=242850

[10] Idem, punto 79

[11] Sentenza del 15 luglio 2015, Dennekamp/Commissione, causa T-115/13, EU:T:2015:497, punto 119, disponibile all'indirizzo https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=165829&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=27450013  

[12] La presente denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento dei casi delegati, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione.