Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante è un funzionario (funzionario) permanente della Commissione europea, che ha lavorato per molti anni nella categoria del personale assistente (AST) ("gruppo di funzioni").

2. Le prestazioni del denunciante sono state costantemente valutate positivamente nell'esercizio di valutazione annuale per valutare le prestazioni del personale e le prestazioni sono state valutate da diversi dirigenti ("funzionari dichiaranti") nel corso degli anni.

3.  Le "relazioni di valutazione" comprendono anche una sezione per consentire la valutazione dei compiti svolti dai funzionari AST, ma che sono generalmente riconosciuti come compiti dei funzionari del gruppo di funzioni degli amministratori (AD). Ciò consente ai funzionari AST di partecipare potenzialmente alla "procedura di certificazione" annuale mediante la quale il personale del gruppo di funzioni AST può passare al gruppo di funzioni AD, il che può essere vantaggioso per la loro carriera.

4. Le relazioni di valutazione del denunciante hanno inoltre ripetutamente affermato che il denunciante aveva svolto compiti AD (fino al 40 % a seconda dell'anno) e aveva il potenziale per lavorare come funzionario AD.

5. Per l'anno di riferimento in questione nel caso di specie, la performance del denunciante è stata valutata da un nuovo valutatore. Tale relazione includeva anche una valutazione complessiva positiva delle prestazioni del denunciante e concludeva inoltre che il denunciante ha il potenziale per lavorare come funzionario AD. Tuttavia, la relazione concludeva che il denunciante non aveva svolto compiti AD nell'anno di riferimento in questione.

6. Il denunciante non era d'accordo con tale valutazione, ritenendo che la natura dei suoi compiti fosse rimasta simile a quella degli anni precedenti. Egli ha pertanto chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione presentando un reclamo amministrativo a norma dell'articolo 90, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari dell'UE[1].

7. La Commissione ha respinto la denuncia amministrativa del denunciante e ha esposto le sue argomentazioni nella sua risposta.

8. Il denunciante si è quindi rivolto al Mediatore europeo.

L'indagine

9. Il Mediatore ha avviato un'indagine sul modo in cui la Commissione ha trattato la denuncia amministrativa nella valutazione del denunciante e, in particolare, sulla natura dei suoi compiti.

10. Il Mediatore ha posto domande alla Commissione in merito alla valutazione dei compiti e alle implicazioni della valutazione sulla procedura di certificazione.

11. La Mediatrice ha ricevuto la risposta della Commissione e le osservazioni del denunciante sulla risposta.

Argomenti presentati al Mediatore

12. Il denunciante ha dichiarato che, per un lungo periodo, le sue relazioni di valutazione avevano costantemente riconosciuto che egli svolgeva compiti AD. Egli ha sostenuto che, nell’anno di riferimento di cui trattasi nel caso di specie, ha continuato a svolgere compiti considerati compiti AD.

13. Il denunciante ha inoltre ritenuto che, da ciò che poteva vedere da varie descrizioni delle mansioni, molti dei suoi compiti erano principalmente compiti AD. Egli non ha accolto l’argomento della Commissione secondo cui rientrava nella discrezionalità di un singolo valutatore stabilire se i compiti da lui svolti fossero compiti AD.

14. Il denunciante non ha inoltre accolto l'argomentazione della Commissione secondo cui, poiché il formato delle relazioni di valutazione era cambiato ed era stato semplificato, ciò ha avuto un impatto sulla valutazione del fatto che alcuni dei suoi compiti fossero o meno compiti AD.

15. Nella sua risposta al Mediatore, la Commissione ha mantenuto la posizione esposta nella sua risposta alla denuncia amministrativa del denunciante. Ha sottolineato che l'esercizio di valutazione è un processo annuale e che i cambiamenti nella valutazione delle prestazioni sono possibili e plausibili. Ha aggiunto che il valutatore dispone di un margine di discrezionalità nel determinare se i compiti svolti dal personale AST debbano essere riconosciuti come «compiti AD».

16. La Commissione ha aggiunto che alcune categorie di compiti possono sovrapporsi, in quanto sono svolti sia dal personale AD che da quello AST. In tali casi, il valutatore esaminerà, ad esempio, le prestazioni e il livello di autonomia del funzionario nello svolgimento di tali compiti, nonché la complessità degli stessi.

17. La Commissione ha inoltre spiegato che il nuovo valutatore ha valutato i risultati del denunciante nell'anno di riferimento in questione dopo aver consultato il capo unità aggiunto e il capo settore. Il valutatore ha ritenuto che i compiti svolti dal denunciante nell'anno in questione corrispondessero al suo livello di responsabilità e ai suoi compiti, in particolare l'esecuzione indipendente di calcoli tecnicamente complessi. Data la sua anzianità e il suo grado, un certo grado di analisi economica e giuridica strategica è stato considerato parte delle sue normali attività nel suo ruolo di assistente senior.  

18. La Commissione ha inoltre fornito al Mediatore un elenco di compiti AD tratti da una recente descrizione delle mansioni pertinenti all'interno della direzione generale in questione. La Commissione ha fatto riferimento alla descrizione delle mansioni del denunciante e ha descritto i quattro compiti principali da lui svolti, nonché i casi su cui ha lavorato e i suoi compiti in tali casi.

19. La Commissione ha inoltre affermato che il denunciante era diventato membro di un gruppo di nuova costituzione che è responsabile della definizione della politica per il tipo di fascicoli su cui il denunciante sta lavorando. È stato selezionato perché ha portato al team le sue conoscenze e competenze come alto funzionario AST, in particolare in termini di analisi economica e dei dati, nonché la sua esperienza in materia di contabilità e revisione contabile. Tuttavia, il denunciante non ha fornito alcun contributo specifico nell'anno di riferimento in questione, in quanto durante tale periodo non sono state sollevate questioni relative all'analisi o ai calcoli economici e dei dati.

20. La Commissione ha affermato che è prassi comune che funzionari di diversi gruppi di funzioni (AST e AD) contribuiscano alle attività di analisi, anche per gli stessi progetti.

21.  Essa ha aggiunto che, nella parte «autovalutazione» dell’esercizio annuale di valutazione e nelle successive discussioni con i superiori gerarchici, il denunciante non aveva individuato alcuna responsabilità specifica da lui assunta per il completamento dei casi o il controllo di qualità dei casi e che non aveva individuato alcuna attività specifica elencata nella descrizione delle mansioni delle AD nell’anno di riferimento in questione.

22. La Commissione ha sottolineato quello che ha descritto come un cambiamento importante nel formato delle relazioni di valutazione. Nell'esercizio di valutazione delle prestazioni del personale nell'anno di riferimento in questione, il modello per le relazioni non includeva più una sezione sulla percentuale o sulla descrizione dei compiti considerati compiti AD. Invece, il valutatore indicherebbe solo con un sì o un no se il funzionario ha svolto compiti appartenenti al gruppo di funzioni AD. I valutatori hanno inoltre la possibilità di includere una breve descrizione del potenziale del titolare del posto di svolgere le funzioni di amministratore, basata in particolare sulla qualità delle prestazioni del titolare del posto nello svolgimento dei compiti appartenenti al gruppo di funzioni AD. La Commissione ha dichiarato che ciò ha fatto una differenza significativa per i valutatori in termini di approccio e risposta alla sezione relativa al fatto che il funzionario svolgesse compiti AD. La Commissione ha inoltre affermato che il valutatore aveva risposto "no" alla domanda nella relazione di valutazione se il denunciante avesse il potenziale per assumere funzioni AD.

23. La Commissione ha dichiarato che la procedura di certificazione annuale si basa sulle tre precedenti relazioni di valutazione. Uno dei criteri per poter essere trasferito al gruppo di funzioni AD è che, in due delle ultime tre relazioni di valutazione, dovrebbe essere indicato che il funzionario AST ha il potenziale per assumere le funzioni di amministratore. Di conseguenza, nel caso del denunciante, il fatto che la sua relazione di valutazione per l'anno di riferimento in questione non includesse compiti AD non avrebbe inciso sulla sua ammissibilità al trasferimento ad AD nel contesto dell'ultimo esercizio di certificazione, in quanto ciò si basa sulle relazioni di valutazione dell'anno in questione e sulle due precedenti.

24. La Commissione ha concluso affermando che la valutazione effettuata dal valutatore per l’anno di riferimento in questione non è incompatibile con le valutazioni precedenti contenute nelle relazioni di valutazione del denunciante. La valutazione per l'anno di riferimento in questione si basava sulle prestazioni del denunciante in quell'anno e sui relativi obblighi di comunicazione modificati.

Valutazione del Mediatore

25. Come stabilito dalla giurisprudenza dell'UE, le istituzioni dell'UE dispongono di un ampio margine di discrezionalità e di apprezzamento nel modo in cui valutano le prestazioni dei membri del personale nel contesto dell'esercizio di valutazione annuale^[2].

26. In tale contesto, l'indagine della Mediatrice ha esaminato unicamente se la Commissione avesse fornito spiegazioni ragionevoli per l'apparente cambiamento nella valutazione dei compiti del denunciante.

27. È buona prassi che le istituzioni dell'UE spieghino e siano aperte al personale in merito ai cambiamenti negli approcci gestionali che incidono in modo individuale e significativo sul personale, anche nel contesto delle valutazioni annuali. Se si verifica un importante cambiamento sostanziale nella relazione di valutazione di un membro del personale ed è (parzialmente) attribuibile a un cambiamento di approccio, questo dovrebbe essere spiegato e discusso in modo proattivo prima che la valutazione abbia luogo. La semplice spiegazione di tali cambiamenti non ha alcuna incidenza sull’ampio margine di apprezzamento degli enti nella valutazione dei risultati del personale.

28. Le relazioni annuali di valutazione del denunciante di alcuni anni indicavano chiaramente che egli svolgeva compiti classificati come compiti AD. L'elenco dei compiti che sono stati considerati compiti AD conteneva regolarmente gli stessi elementi o elementi simili, e non elementi relativi a situazioni o eventi eccezionali. Era quindi comprensibile che il denunciante fosse sorpreso quando la sua relazione di valutazione per l'anno di riferimento in questione non indicava più di aver svolto compiti AD.

29. La risposta della Commissione all'indagine della Mediatrice suggerisce che il lavoro svolto dal denunciante nell'anno di riferimento in questione non era meno importante, complesso o indipendente rispetto agli anni precedenti. 

30. Sembra che la Commissione ritenga che spettasse al denunciante dimostrare di aver svolto compiti AD nell'anno di riferimento in questione. Tuttavia, dal suo punto di vista, svolgeva compiti analoghi che erano stati precedentemente riconosciuti come compiti AD; ciò che era cambiato era la valutazione della natura di tali compiti nella relazione di valutazione. Non vi sono elementi di prova che suggeriscano che la Commissione abbia tentato di spiegare al denunciante il motivo per cui tale modifica della valutazione si sia verificata.

31. Nel contesto dell'indagine della Mediatrice, la Commissione ha sostenuto che la modifica era dovuta al fatto che le valutazioni possono cambiare di anno in anno e che i valutatori hanno un ampio margine di apprezzamento. Questa osservazione generale non ha risposto concretamente alle preoccupazioni del denunciante. La Commissione ha inoltre fatto riferimento a una modifica del formato delle relazioni di valutazione. Tuttavia, non sembra esserci alcuna correlazione logica tra il formato modificato della relazione di valutazione e la valutazione sostanziale della natura dei compiti svolti dal denunciante.

32. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione avrebbe dovuto spiegare al denunciante come e perché è avvenuto il cambiamento. Tuttavia, poiché il Mediatore non è in grado di mettere in discussione l'effettivo cambiamento nella valutazione della Commissione dei compiti del denunciante, non sono giustificate ulteriori indagini. Il Mediatore esorta tuttavia la Commissione, in situazioni future in cui la valutazione della natura dei compiti svolti da un membro del personale cambia, a spiegare in anticipo al membro del personale le ragioni del cambiamento.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Non sono giustificate ulteriori indagini.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Tina Nilsson
Capo dell'unità Trattamento dei casi

Strasburgo, 06/12/2024

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Cfr. ad esempio la sentenza del Tribunale del 20 ottobre 2021, ZU/Commissione europea, cause riunite T‐671/18 e T‐140/19, punto 388 - https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62018TJ0671 (testo integrale sul sito web della Corte: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=247826&pageIndex=0&doclang=en&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=9632025)