Strasburgo, 22 aprile 2004

Egregio signor X.,

Il 19 marzo 2003 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo, a nome dello studio "Y", in merito al contratto firmato tra lo studio e la Commissione europea per la modernizzazione e il miglioramento del programma di candidatura per la sezione "Piccoli annunci" nell'Intranet della Commissione.

Il 23 aprile 2003 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione europea ha trasmesso il suo parere il 9 luglio 2003. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 26 agosto 2003.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono i seguenti:

Il denunciante è il direttore esecutivo della ditta "Y". Il 10 dicembre 2001 l'impresa ha firmato un contratto con la Commissione europea per l'ammodernamento e il miglioramento del programma di applicazione della sezione "pubblicità" dell'Intranet della Commissione. A seguito di problemi tecnici, la versione inglese non è stata installata. Il 6 dicembre 2002 la Commissione ha informato il denunciante che avrebbe sospeso il pagamento della fattura a causa di problemi tecnici nella versione francese del programma di domanda e dell'assenza della versione inglese. Il 3 febbraio 2003 il denunciante ha inviato una lettera alla Commissione chiedendo il pagamento della fattura.

Il 14 febbraio 2003 la Commissione ha informato il denunciante che sarebbe stata organizzata una riunione tra le due parti contraenti. La riunione si è svolta il 5 marzo 2003 nella sede della Commissione europea a Bruxelles. Con lettera del 14 marzo 2003, la Commissione ha confermato la sua decisione di non saldare la fattura in quanto la versione francese del programma di applicazione non funzionava correttamente e la versione inglese non era stata installata.

Il 19 marzo 2003 il denunciante ha presentato una denuncia al Mediatore europeo, a nome del suo studio. Egli lamentava il fatto che la Commissione europea non avesse pagato la fattura n. 2002/211 del 27 novembre 2002 emessa nell'ambito del contratto firmato il 10 dicembre 2001 dalla ditta "Y" e dalla stessa.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

In sintesi, il parere della Commissione europea sulla denuncia era il seguente:

Il contratto "Modernizzazione e miglioramento del caricamento e dello strumento di gestione dinamica dei contenuti della sezione "Piccoli annunci" nell'Intranet della Commissione" è stato firmato il 10 dicembre 2001 tra la Commissione e la società "Y" il cui direttore esecutivo è il denunciante. Tale contratto prevede chiaramente che "i lavori consisteranno nella creazione e nello sviluppo di uno strumento che consenta al personale della Commissione di compilare e consultare la sezione "Piccoli annunci" nell'Intranet della Commissione, in francese e in inglese, in modo rapido e di facile consultazione". Il contratto stabilisce inoltre che "la Commissione si impegna a versare alla parte contraente, a compensazione dei servizi derivanti dal contratto, la somma forfettaria di 12 900 EUR".

Tre modifiche al contratto sono state firmate dalla Commissione e dall'impresa "Y" rispettivamente il 26 marzo, il 24 giugno e il 5 settembre 2002. Tali modifiche miravano unicamente a prorogare la durata del contratto, senza ulteriori modifiche delle altre condizioni. Il denunciante non ha contestato gli obblighi contrattuali della sua impresa al momento della firma di tali modifiche.

Il 2 dicembre 2002 la ditta "Y" ha inviato ai servizi della Commissione la fattura, oggetto della presente denuncia, e un messaggio che informava la Commissione dell'impossibilità di consegnare la versione inglese della sezione "Piccoli annunci" nell'Intranet entro un termine di due settimane, senza menzionare nessun altro termine.

Conformemente all'articolo 68 delle misure di esecuzione del regolamento finanziario (1), che stabilisce che la fattura deve recare "la dicitura "visto per pagamento" firmata dall'ordinatore o dal funzionario al quale ha delegato l'autorità, attestante che il servizio è stato prestato correttamente e che tutti gli elementi della fattura sono stati verificati", la Commissione ha dovuto sospendere il pagamento della fattura.

Inoltre, il codice europeo di buona condotta amministrativa stabilisce che "la cattiva amministrazione si verifica quando un ente pubblico non agisce in conformità di una norma o di un principio che lo richiede". Nel caso di specie, i servizi della Commissione hanno agito nel rispetto del codice, vale a dire dell'articolo 4 intitolato "Liceità", a seguito del quale "il funzionario agisce secondo la legge e applica le norme e le procedure previste dalla legislazione comunitaria".

I motivi della sospensione del pagamento sono stati comunicati in modo chiaro e rapido all'impresa "Y" il 6 dicembre 2002. Esse consistevano nell'assenza della versione inglese della sezione "Small ads" nell'Intranet al momento dell'elaborazione della fattura e nella presenza di errori da correggere necessariamente nella versione francese già in possesso della Commissione.

Nel corso di una telefonata dell'8 dicembre 2002, i servizi della Commissione hanno immediatamente informato l'impresa "Y" della possibilità di pagare la fattura dopo aver ricevuto il programma di candidatura nelle versioni linguistiche. I servizi della Commissione hanno successivamente informato l'impresa della possibilità di concludere un nuovo contratto che ripetesse tutti i termini del primo e che prevedesse semplicemente un nuovo termine per l'esecuzione dei lavori. Nonostante l'organizzazione di due riunioni il 13 dicembre 2002 e il 5 marzo 2003, il denunciante ha dichiarato di non essere interessato a questa proposta.

Osservazioni del denunciante

Il Mediatore europeo ha trasmesso il parere della Commissione europea al denunciante invitandolo a formulare osservazioni. Nella sua risposta, il denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato, in sintesi, le seguenti ulteriori osservazioni:

Alla sua azienda non era stato fornito alcun elenco esaustivo delle nuove funzionalità dell'applicazione da creare. Non era stato redatto alcun inventario del programma di candidatura da ammodernare prima della redazione del documento relativo alla procedura di gara.

Le condizioni del contratto non erano state rispettate dalla Commissione. L'oggetto del contratto era stato modificato a causa di ulteriori richieste della Commissione che non erano nelle condizioni iniziali del contratto.

Le tre modifiche al contratto che erano state firmate tra la Commissione e l'impresa "Y" rispettivamente il 26 marzo, il 24 giugno e il 5 settembre 2002 sono state le conseguenze di una mancanza di coordinamento da parte dei servizi della Commissione. L'impresa aveva accettato tali proroghe della scadenza del contratto, dichiarando di non esserne responsabile.

LA DECISIONE

1 Sulla censura relativa al mancato pagamento di una fattura da parte della Commissione europea

1.1 Il 10 dicembre 2001 la Commissione e l'impresa del denunciante "Y" hanno firmato un contratto per la "Modernizzazione e il miglioramento del caricamento e dello strumento di gestione dinamica dei contenuti della sezione "Piccoli annunci" nell'Intranet della Commissione". Il denunciante sosteneva che la Commissione europea non aveva pagato la fattura n. 2002/211 del 27 novembre 2002 emessa nell'ambito del contratto.

1.2 La Commissione europea ha dichiarato che il pagamento della fattura doveva essere sospeso a causa di problemi tecnici nella versione francese del programma di candidatura e a causa dell'assenza della versione inglese.

1.3 Il Mediatore europeo rileva che la presente denuncia riguarda gli obblighi derivanti da un contratto concluso tra la Commissione e il denunciante.

1.4 Ai sensi dell'articolo 195 del trattato CE, il Mediatore europeo ha il potere di ricevere denunce "relative a casi di cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni o degli organi comunitari". Il Mediatore ritiene che la cattiva amministrazione si verifichi quando un organismo pubblico non agisce in conformità di una norma o di un principio che lo vincola. La cattiva amministrazione può quindi essere constatata anche quando si tratta dell'adempimento di obblighi derivanti da contratti conclusi dalle istituzioni o dagli organi delle Comunità.

1.5 Tuttavia, il Mediatore ritiene che la portata del riesame che può effettuare in tali casi sia necessariamente limitata. In particolare, il Mediatore è del parere che non dovrebbe cercare di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente, che avrebbe la possibilità di ascoltare gli argomenti delle parti in merito al diritto nazionale pertinente e di valutare prove contrastanti su eventuali questioni di fatto contestate.

1.6 Il Mediatore ritiene pertanto che nei casi relativi a controversie contrattuali sia giustificato limitare la sua indagine all'esame del fatto che l'istituzione o l'organo comunitario gli abbia fornito una spiegazione coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che il suo punto di vista sulla posizione contrattuale sia giustificato. In tal caso, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Questa conclusione non pregiudicherà il diritto delle parti a che la loro controversia contrattuale sia esaminata e risolta autorevolmente da un tribunale della giurisdizione competente.

1.7 Nel caso di specie, il Mediatore osserva che l'oggetto del contratto firmato dall'impresa del denunciante e dalla Commissione era la modernizzazione e il miglioramento del programma di applicazione per la sezione "pubblicità" dell'Intranet della Commissione. Il contratto prevedeva che "i lavori consisteranno nella creazione e nello sviluppo di uno strumento che consenta al personale della Commissione di compilare e consultare la sezione "Piccoli annunci" nell'Intranet della Commissione, in francese e in inglese, in modo rapido e di facile consultazione".

1.8 Il Mediatore osserva che il denunciante non sembra contestare il parere della Commissione secondo cui la versione inglese non è stata installata. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia presentato un resoconto coerente e ragionevole dei motivi per i quali ha deciso di sospendere il pagamento della fattura.

1.9 Il Mediatore conclude pertanto che non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione.

2 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito a tale denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Regolamento (CEE) n. 3418/93 della Commissione, del 21 dicembre 1993, recante modalità d'esecuzione di talune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977.