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Decisione sul modo in cui la Commissione europea ha trattato una richiesta di accesso del pubblico alla corrispondenza scambiata tra il commissario europeo per l'Agricoltura e il governo polacco (caso 65/2023/SF)
Decisione
Caso 65/2023/SF - Aperto(a) il Mercoledì | 11 gennaio 2023 - Decisione del Lunedì | 18 dicembre 2023 - Istituzione coinvolta Commissione europea ( Nessuna ulteriore indagine giustificata ) - Paese Germania
Denuncia presentata
08/01/2023Analisi della denuncia
09/01/2023Indagine in corso
11/01/2023Valutazione preliminare
29/06/2023Esito dell’indagine
18/12/2023
Il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico alla corrispondenza che il commissario per l'Agricoltura ha scambiato con il governo polacco e con il partito polacco "Prawo i Sprawiedliwość".
La Commissione ha individuato 57 documenti con 33 allegati che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante. Ha concesso un ampio accesso parziale a 55 documenti e a tutti i 33 allegati, omettendo solo i dati personali. Tuttavia, essa ha negato l’accesso a due documenti nella loro interezza. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione di rifiutare l'accesso a uno dei due documenti (presentando una "domanda di conferma"). Quando la Commissione non ha risposto, il denunciante si è rivolto al Mediatore.
Nel corso dell’indagine, la Commissione ha confermato la sua decisione di negare l’accesso all’unico documento controverso. In tal modo, la Commissione ha invocato un'eccezione ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che le autorità polacche, l'autore del documento, si erano opposte alla sua divulgazione, in quanto ciò avrebbe compromesso un processo decisionale in corso.
Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il documento in questione e le pertinenti consultazioni con terzi. Il Mediatore ha osservato con rammarico che le consultazioni di terzi nella fase di conferma sono state avviate solo cinque mesi dopo che il denunciante aveva presentato la sua domanda di conferma. Essa ha inoltre osservato che il documento controverso era già stato inavvertitamente divulgato dalla Commissione in risposta alla richiesta iniziale del denunciante. Inoltre, il Mediatore non era convinto che le obiezioni delle autorità polacche potessero, a prima vista, giustificare un rifiuto di divulgazione del documento controverso.
Il Mediatore ha pertanto proposto una soluzione alla Commissione, chiedendole di rivedere la sua posizione iniziale sulla richiesta di accesso del denunciante al pubblico al fine di concedere l’accesso più ampio possibile al documento in questione.
La Commissione non ha accettato tale proposta.
La Mediatrice ha rilevato con rammarico la gestione molto carente del caso, dai ritardi subiti al rifiuto della Commissione di modificare la sua posizione, nonostante le spiegazioni poco convincenti presentate e la divulgazione involontaria che la presente indagine ha portato alla luce. Il Mediatore ha quindi archiviato il caso, mantenendo la sua opinione secondo cui avrebbe dovuto essere concesso un accesso più ampio al documento.
Fatti all’origine della denuncia
1. Nell'agosto 2022 il denunciante ha inviato una richiesta di accesso ai documenti[1] alla Commissione europea tramite la piattaforma "FragDenStaat".Il denunciante ha chiesto l'accesso alle e-mail e ad altra corrispondenza che il commissario per l'Agricoltura e/o il suo gabinetto hanno scambiato con membri del governo polacco e con membri del partito polacco "Prawo i Sprawiedliwość".
2. La Commissione ha individuato 57 documenti con 33 allegati che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante. Essa ha concesso un ampio accesso parziale a 55 documenti e ai 33 allegati. Essa ha negato l’accesso a due documenti nella loro interezza, vale a dire il documento 39 e il documento 54. In tal modo, la Commissione ha sostenuto che l’autore dei documenti si era opposto alla loro divulgazione. Per quanto riguarda il documento 39, la Commissione ha osservato che esso conteneva una descrizione dettagliata delle priorità polacche per la strategia forestale. Poiché i lavori legislativi per l'attuazione della strategia sono ancora in corso, la Polonia si è opposta alla concessione dell'accesso in quanto la divulgazione comprometterebbe gravemente tale processo decisionale[2].
3. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione di rifiutare l'accesso al documento 39 (presentando una "domanda di conferma"). Quando la Commissione non ha risposto, il denunciante si è rivolto alla Mediatrice nel gennaio 2023.
Proposta di soluzione del Mediatore
4. La Mediatrice ha avviato un'indagine e ha chiesto alla Commissione di rispondere quanto prima alla domanda di conferma del denunciante.
5. In assenza di risposta alla richiesta della denunciante, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione di fornirle una copia del documento 39 e copie delle pertinenti consultazioni con terzi.
6. Conformemente alla giurisprudenza dell'UE[3], la Commissione non è tenuta a effettuare una valutazione esaustiva dell'obiezione dello Stato membro alla divulgazione. Tuttavia, esso deve verificare se lo Stato membro abbia fondato la sua obiezione sulle eccezioni di cui al regolamento n. 1049/2001 e se le spiegazioni fornite da tale Stato membro appaiano, prima facie, fondate.
7. Dopo aver esaminato il documento 39 e le copie della consultazione delle autorità polacche, il Mediatore non era convinto che le obiezioni delle autorità polacche potessero, prima facie, giustificare il rifiuto di divulgare il documento richiesto. Ha quindi proposto una soluzione[4] in base alla quale la Commissione riesamini la sua posizione iniziale sulla richiesta di accesso del pubblico presentata dal denunciante al fine di concedere l'accesso più ampio possibile al documento 39.
8. Dall'ispezione è inoltre emerso che la consultazione di terzi nella fase di conferma è stata avviata solo alla fine di marzo 2023, mentre il denunciante aveva presentato la sua domanda di conferma nell'ottobre 2022. Il Mediatore ha inoltre osservato che il documento 39 era stato inavvertitamente divulgato dalla Commissione in risposta alla richiesta iniziale del denunciante.
9. La Commissione non ha accettato la proposta di soluzione del Mediatore e ha mantenuto la sua posizione secondo cui non poteva concedere un più ampio accesso del pubblico al parere.
10. La Commissione ha ritenuto che la proposta di soluzione della Mediatrice abbia valutato se la divulgazione pregiudicherebbe in modo specifico ed effettivo qualsiasi processo decisionale eventualmente in corso. Tuttavia, conformemente alla giurisprudenza dell’Unione, la Commissione deve verificare solo la mera esistenza di motivi che facciano riferimento a un’eccezione e deve verificare se le spiegazioni fornite dallo Stato membro appaiano, a prima vista, fondate. La Commissione ha ritenuto che il documento 39 riflettesse le posizioni politiche dettagliate e la linea negoziale della Polonia nel contesto della nuova strategia forestale dell'UE per il 2030, che era stata adottata circa un mese dopo il ricevimento del documento 39. La divulgazione comprometterebbe, secondo la Commissione, la posizione della Polonia nelle deliberazioni legislative in corso e quindi l'integrità del processo decisionale per quanto riguarda l'attuazione della nuova strategia forestale dell'UE per il 2030.
11. Il denunciante ha scelto di non commentare la proposta di soluzione del Mediatore e la risposta della Commissione al riguardo.
Valutazione del Mediatore dopo la proposta di soluzione
12. Il Mediatore si rammarica che la Commissione non abbia accettato la sua proposta di soluzione.
13. Il Mediatore ribadisce il suo punto di vista secondo cui la Commissione avrebbe dovuto concedere un accesso più ampio al documento controverso. Ritiene ancora che, a prima vista, gli argomenti addotti dalle autorità polacche per opporsi alla divulgazione del documento non sembrino fondati. Il documento controverso non è sensibile e non rivela le linee negoziali della Polonia.
14. Tuttavia, poiché la Commissione ha riesaminato la questione a seguito della proposta di soluzione del Mediatore ed è giunta alla stessa conclusione della sua decisione di conferma, il Mediatore non ritiene utile proseguire la presente indagine.
15. Il Mediatore prende atto con rammarico della gestione molto carente del caso, dai ritardi subiti al rifiuto della Commissione di modificare la sua posizione, nonostante le spiegazioni poco convincenti presentate e la divulgazione involontaria che la presente indagine ha portato alla luce.
Conclusione
Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:
Il Mediatore ribadisce il suo punto di vista secondo cui la Commissione avrebbe dovuto concedere un accesso più ampio al documento controverso.
Poiché la Commissione ha riesaminato la questione ed è giunta alla stessa conclusione che ha adottato nella sua decisione di conferma, vale a dire che l’accesso al documento controverso deve essere rifiutato nella sua interezza, il Mediatore non ravvisa alcuno scopo utile per proseguire ulteriormente tale indagine.
Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.
Emily O'Reilly Mediatore
europeo
Strasburgo, 18/12/2023
[1] ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione; https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049
[2] Articolo 4, paragrafo 3, del regolamento 1049/2001.
[3] Cfr. sentenza del Tribunale del 14 febbraio 2028 nella causa T-74/16, Pagpyprios organismos ageladotrofon/Commissione, punto 57; disponibile all'indirizzo https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=199205&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=17959245
[4] Per ulteriori informazioni sul contesto della denuncia, sulle argomentazioni delle parti e sull'indagine del Mediatore, si rimanda al testo integrale della proposta di soluzione del Mediatore disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/solution/178722