Fatti all’origine della denuncia

1. Nel settembre 2020 il denunciante, un'organizzazione della società civile, ha presentato alla Commissione europea una richiesta [1] di accesso del pubblico per tutte le relazioni sulle riunioni e la corrispondenza relative ai negoziati sugli accordi preliminari di acquisto con le aziende farmaceutiche, compreso un elenco di tali documenti.

2. Nel novembre 2020 il denunciante ha presentato una domanda di riesame ("domanda di conferma") dopo che la Commissione aveva tacitamente rifiutato di concedere l'accesso del pubblico.

3. Quando la Commissione non ha risposto alla domanda di conferma del denunciante, quest'ultimo si è rivolto al Mediatore europeo, che ha avviato un'indagine nel gennaio 2021 [2].

4. Nel corso di tale indagine, la Commissione ha riconosciuto la forte necessità di trasparenza in relazione ai negoziati sui vaccini e si è adoperata per divulgare una notevole quantità di informazioni. In particolare, la Commissione ha pubblicato versioni espunte dei sei accordi preliminari di acquisto che aveva concluso all'epoca [3]. La Commissione ha inoltre fornito al denunciante un elenco di 365 documenti aggiuntivi che aveva identificato come rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante. Ha promesso che avrebbe divulgato tali documenti, per quanto possibile, una volta ultimata la valutazione di ciascun documento o categoria di documenti [4] e che, nel tempo, avrebbe riesaminato in modo proattivo i documenti che ritiene non possano essere divulgati integralmente e che avrebbe eliminato le espunzioni, una volta che non fossero più ritenute necessarie.

5. Secondo la Mediatrice, ciò ha chiaramente dimostrato che la Commissione stava adottando misure per una maggiore trasparenza in merito ai negoziati sui vaccini. È quindi soddisfatta del fatto che la Commissione proseguirà tali sforzi per rispondere tempestivamente alla richiesta di accesso del denunciante e per rendere rapidamente disponibili quanti più documenti ritiene possibile, anche sul suo sito web. In tale contesto, la Mediatrice ha chiuso la sua indagine nel maggio 2021 [5].

6. Nel giugno 2021 la Commissione ha adottato una decisione su un primo lotto di 80 documenti, fornendo al denunciante pieno accesso a 25 documenti e accesso parziale a 55 documenti. La Commissione ha inoltre dichiarato che avrebbe adottato una decisione sui documenti rimanenti "nelle prossime settimane".

7. Poche settimane dopo, la Commissione ha informato il denunciante che stava conducendo consultazioni interne e che il denunciante avrebbe ricevuto una risposta "nel corso delle settimane successive". La Commissione si è anche scusata per il ritardo.

8. Nel dicembre 2021, non avendo ricevuto un'altra risposta sostanziale dalla Commissione nonostante due solleciti, il denunciante si è rivolto nuovamente alla Mediatrice. Il denunciante ha ritenuto che la Commissione non avesse rispettato le promesse fatte.

9. Poco dopo la Commissione ha informato il denunciante che la sua richiesta di accesso era stata riassegnata a un nuovo servizio [6]. Tale servizio ha proposto al denunciante di restringere la portata della sua richiesta di accesso, che il denunciante ha rifiutato.

L'indagine

10. Il Mediatore ha avviato un'indagine per accertare se la Commissione abbia rispettato le promesse fatte al denunciante.

11. Nel corso dell'indagine, il Mediatore ha ricevuto la risposta della Commissione alla denuncia e, successivamente, le osservazioni del denunciante in risposta alla risposta della Commissione.

Argomenti presentati al Mediatore

12. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione non rispettava le promesse fatte nel contesto della precedente indagine del Mediatore [7] in termini di trasparenza dei negoziati sui vaccini, rilevando il notevole tempo che la Commissione ha impiegato per valutare la sua richiesta di accesso.

13. Il denunciante ha aggiunto che prevale la necessità di trasparenza dei negoziati sui vaccini, dato che l'UE sta ancora negoziando nuovi accordi e che i vaccini non sono ancora ampiamente disponibili a livello mondiale.

14. Per quanto riguarda la proposta della Commissione di ridurre la portata della sua richiesta di accesso, il denunciante ha espresso irritazione, affermando che si tratterebbe di un "importante passo indietro" rispetto alle promesse fatte dalla Commissione nel contesto della precedente indagine della Mediatrice.

15. La Commissione ha dichiarato di aver ricevuto complessivamente un gran numero di richieste di accesso (85) relative ai negoziati sui vaccini (riguardanti più di 600 documenti) al momento dell'avvio dei negoziati. Il suo servizio competente [8] aveva quindi dovuto trattare tali richieste contemporaneamente alla negoziazione degli accordi preliminari di acquisto.

16. La Commissione ha inoltre affermato che molti dei documenti controversi provenivano dagli Stati membri o da altri terzi che essa doveva consultare.

17. La Commissione ha spiegato che la responsabilità di trattare la richiesta di accesso del denunciante (e richieste di accesso analoghe) era stata riassegnata a un nuovo servizio nell'ottobre 2021. Tale servizio aveva riesaminato la richiesta del denunciante e, data l'ampia portata, aveva esaminato se il denunciante fosse disposto a restringere l'ambito della sua richiesta, proponendo una "soluzione equa"[9]. Poiché il denunciante non aveva accettato tale soluzione, la Commissione aveva proseguito la sua valutazione di tutti i documenti controversi.

18. La Commissione ha riconosciuto di aver subito un notevole ritardo nel trattare la richiesta di accesso del denunciante. Ha affermato che ciò era dovuto alla complessità e alla sensibilità dei documenti in questione, al numero di portatori di interessi e interessi coinvolti e all'elevato carico di lavoro derivante dalle richieste di accesso ricevute in relazione all'acquisto di vaccini contro la COVID-19.

19. Nel corso dell'indagine, la Commissione ha informato il Mediatore di aver emesso decisioni sui restanti documenti richiesti dal denunciante. Essa ha inoltre precisato che anche i documenti ai quali aveva deciso di dare accesso (in tutto o in parte) sarebbero stati messi a disposizione del pubblico sul suo sito Internet.

20. Inoltre, la Commissione ha informato il Mediatore di aver ora concesso al denunciante un più ampio accesso del pubblico agli accordi preliminari di acquisto. Ha promesso di rendere disponibili al pubblico sul suo sito web anche queste versioni meno oscurate degli accordi e di informarne il denunciante una volta aggiunte.

21. Il denunciante non era soddisfatto dell'accesso concesso e ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione relativa ad alcuni documenti.

Valutazione del Mediatore

22. Le autorità pubbliche dovrebbero rispettare le promesse fatte ai cittadini.

23. La Mediatrice si rammarica profondamente del tempo che la Commissione ha impiegato per rispondere alla richiesta di accesso del denunciante. Il legislatore dell'UE ha chiaramente stabilito che tali richieste dovrebbero essere trattate rapidamente (regolamento (CE) n. 1049/2001). È particolarmente deplorevole che un'autorità pubblica non rispetti le proprie promesse in merito a quando risponderà alla richiesta di un cittadino. Ciò non accresce la fiducia nelle autorità pubbliche.

24. Tuttavia, la Commissione ha ormai risposto alla richiesta di accesso del denunciante. Essa ha concluso la sua valutazione e ha concesso al denunciante, per quanto ritenuto possibile, l’accesso ai documenti in questione. La Commissione ha inoltre riesaminato gli accordi preliminari di acquisto precedentemente divulgati in parte e ha fornito loro un maggiore accesso, anche sul suo sito web.[10] La Commissione ha pertanto trattato integralmente la richiesta di accesso del denunciante, riesaminando nel tempo i documenti al fine di garantire un maggiore accesso del pubblico. La Commissione ha riconosciuto che la sua risposta è stata notevolmente ritardata. La Commissione ha inoltre riconosciuto la necessità di trasparenza per quanto riguarda i negoziati sui vaccini.

25. In tale contesto, in questa fase non sono giustificate ulteriori indagini. Tuttavia, il Mediatore invita la Commissione a proseguire i suoi sforzi verso una maggiore trasparenza dei negoziati sui vaccini, anche riesaminando nel tempo i documenti parzialmente divulgati e rimuovendo, ove possibile, le esplosioni. Il Mediatore chiede alla Commissione di riferire al riguardo entro sei mesi dalla presente decisione.

26. Il Mediatore è consapevole del fatto che il denunciante non è soddisfatto dell'accesso ora concessogli dalla Commissione e che è in contatto con la Commissione a tale riguardo. Tale questione esula dall'ambito della presente inchiesta.

27. La questione generale dei ritardi nel trattamento delle richieste di accesso ai documenti da parte della Commissione è oggetto dell'indagine di propria iniziativa della Mediatrice (OI/2/2022/MIG [11]).

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

In questa fase non sono giustificate ulteriori indagini. Tuttavia, il Mediatore invita la Commissione a proseguire i suoi sforzi verso una maggiore trasparenza dei negoziati sui vaccini, anche riesaminando nel tempo i documenti parzialmente divulgati e rimuovendo, ove possibile, le esplosioni. Il Mediatore chiede alla Commissione di riferire al riguardo entro sei mesi dalla presente decisione.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 18.7.2022

[1] Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Caso 86/2021/MIG.

[3] Esse sono state oggetto di un'altra richiesta di accesso del pubblico da parte del denunciante e della denuncia 85/2021/MIG. L'indagine sul caso 85/2021/MIG è stata congiunta con il caso 86/2021/MIG.

[4] Cfr. la risposta della Commissione nell'indagine congiunta 85/2021/ e 86/2021/MIG: file://epsvlwp095.ep.parl.union.eu%4010000/DavWWWRoot/Archives/2021/incident/202100085/REPLY_202100085_20210219_104532.pdf.

[5] La decisione è disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/141706.

[6] La nuova Autorità europea per la preparazione e la risposta alle emergenze sanitarie ("DG HERA").

[7] Indagine congiunta 85/2021/MIG e 86/2022/MIG.

[8] Direzione generale della Salute e della sicurezza alimentare (DG SANTE) della Commissione.

[9] A norma dell'articolo 6, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[10] I contratti di acquisto anticipato sono disponibili all'indirizzo: https://ec.europa.eu/info/live-work-travel-eu/coronavirus-response/public-health/eu-vaccines-strategy _en#documents.

[11] https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/154404.