Egregio signor I.,

Il 18 giugno 2001 Lei ha presentato, a nome del villaggio austriaco Deutsch Griffen, una denuncia contro la Commissione europea in merito al trattamento da parte di quest'ultima di una domanda di sovvenzione per un progetto di gemellaggio tra città.

Il 27 giugno 2001 ho trasmesso la denuncia alla Commissione per le sue osservazioni.

Il 3 ottobre 2001 la Commissione ha trasmesso il suo parere sulla Sua denuncia. Il 4 ottobre 2001 Le ho trasmesso il parere della Commissione invitandola, se lo desidera, a formulare osservazioni. Il 7 novembre 2001 Lei mi ha trasmesso le Sue osservazioni sul parere della Commissione.

Ora vi scrivo per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante, un deputato austriaco al Parlamento europeo, è intervenuto a nome del villaggio austriaco Deutsch Griffen. Nel marzo 2001 il villaggio ha chiesto (utilizzando il relativo modulo standard) una sovvenzione dell'UE per un progetto organizzato nell'ambito del suo accordo di gemellaggio con una città tedesca. Il progetto doveva svolgersi tra il 15 e il 17 giugno 2001. La metà dei costi dell'evento era a carico del villaggio austriaco. Il modulo standard contiene una dichiarazione in tal senso (parte 6 del modulo) firmata dal sindaco del villaggio austriaco.

Nella parte 3 del modulo compilato dal richiedente i costi dell'evento (casella a sinistra) erano stati calcolati come € 7 206, mentre nella colonna "piano di finanziamento" (casella a destra) il villaggio austriaco aveva menzionato solo l'importo di € 3 603 (ossia il 50 %) richiesto a titolo di sovvenzione. Il villaggio austriaco aveva proceduto allo stesso modo nella parte 4 del modulo in cui aveva indicato le spese di trasporto (5 090 EUR) e l'importo della sovvenzione richiesta (2 545 EUR, ossia il 50 %).

Il 3 maggio 2001 la Commissione ha scritto al villaggio austriaco per informarlo che la sua domanda era stata respinta. La Commissione ha allegato un "elenco dei motivi del rifiuto" su cui era stato spuntato il seguente motivo: "Il bilancio non è in pareggio".

Il villaggio austriaco si è quindi rivolto al denunciante per chiedere aiuto, che ha inviato due e-mail al responsabile del caso presso la Commissione (28 maggio e 1o giugno 2001). Nel primo di questi messaggi di posta elettronica, egli ha sottolineato che il villaggio austriaco sembrava aver commesso un errore formale omettendo di includere il contributo del ricorrente nella parte 3 del modulo. Egli ha pertanto chiesto alla Commissione di consentire al villaggio austriaco di ripresentare questa parte del ricorso. Successivamente, il denunciante ha inviato anche un fax alla sig.ra Reding, membro della Commissione responsabile della questione (5 giugno 2001). In assenza di una risposta a una di queste lettere, il denunciante si è rivolto al Mediatore per chiedere aiuto.

Nella sua denuncia, il denunciante ha formulato le seguenti affermazioni:

L'INCHIESTA

La denuncia è stata trasmessa alla Commissione per parere.

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

La Commissione aveva ricevuto circa 1 300 domande di sovvenzione. Per la gestione di tutte queste domande, il servizio responsabile delle sovvenzioni di gemellaggio tra città ha dovuto sfruttare appieno tutte le sue risorse umane e tutto il tempo disponibile. Durante questo periodo di tempo, alcuni ritardi nel trattamento della posta in arrivo sono stati considerati normali. Van der Pas, direttore generale della direzione generale Istruzione e cultura, aveva inviato una risposta dettagliata di due pagine al denunciante l'11 luglio 2001.

La domanda del villaggio austriaco non era stata selezionata in quanto non era stata conforme alle norme stabilite nel pertinente invito a presentare proposte (1). Il bilancio incluso nella domanda non era stato chiaramente equilibrato, mostrando le spese e le entrate per l'attività proposta, e non era stato "accompagnato da dettagli delle spese e delle entrate, indicando i costi unitari", come richiesto dal punto 7.1.b) del testo summenzionato. Senza una presentazione chiara e dettagliata del bilancio, il comitato di selezione non è stato in grado di valutare se tutti i costi inclusi in una domanda fossero ammissibili al finanziamento comunitario.

Una copia della lettera di Van der Pas al denunciante dell'11 luglio 2001 è stata allegata al parere.

Nella sua lettera, il sig. Van der Pas ha sottolineato che, quando ha aderito al suo incarico all’inizio del 2000, ha scoperto che vi era una notevole insoddisfazione tra i ricorrenti per quanto riguarda il trattamento delle loro domande. Vi sono stati ritardi inaccettabili per quanto riguarda le notifiche di accettazione o di rigetto delle domande e anche per quanto riguarda il pagamento delle sovvenzioni. Da un audit interno è emersa la necessità di una profonda revisione del sistema esistente e dell'introduzione di una procedura efficiente e conforme alle norme della Commissione in materia di concessione dei fondi. Dopo un'approfondita consultazione delle organizzazioni nazionali e regionali di gemellaggio tra città, nel novembre 2000 è stato introdotto un nuovo sistema ed è stato pubblicato un invito a presentare proposte nella Gazzetta ufficiale. In questo documento e sul sito web creato dalla sua direzione generale sono state fornite spiegazioni precise su quale modulo doveva essere utilizzato, come doveva essere compilato e quali documenti aggiuntivi dovevano essere inclusi. In questo modo sono state fornite informazioni sufficienti.

Van der Pas aggiunge che avrebbe voluto risolvere problemi come quelli vissuti dal villaggio austriaco attraverso una maggiore flessibilità, ad esempio concedendo più tempo per presentare le informazioni mancanti. Tuttavia, ciò avrebbe purtroppo e inevitabilmente causato problemi alla maggior parte dei richiedenti o al sistema di controllo finanziario della Commissione. Poiché tutte le domande dovevano essere esaminate congiuntamente per garantire la parità di trattamento, i richiedenti che avevano compilato correttamente i loro moduli avrebbero dovuto attendere più a lungo per una decisione sulla loro domanda e per la sovvenzione. La brevità del lasso di tempo tra la data di presentazione delle domande e l'avvio dei progetti non ha semplicemente consentito ritardi nella gestione delle domande. Se i ritardi dovessero essere accettati al fine di mostrare una maggiore flessibilità, ciò comporterebbe inevitabilmente pagamenti retroattivi non conformi alle norme sulla concessione dei fondi. La Commissione si trovava quindi in un dilemma. O ha mostrato flessibilità e quindi deluso la maggior parte dei richiedenti a causa di nuovi ritardi (vale a dire, un regresso nel vecchio sistema) o si è attenuto alle regole chiare e quindi si è esposto alle critiche dei singoli richiedenti le cui domande erano state respinte.

Il sig. Van der Pas ha chiesto al denunciante di comprendere che, in tali circostanze, la Commissione aveva deciso a favore della maggioranza dei richiedenti. Aggiunge tuttavia di essere consapevole del fatto che il nuovo sistema deve ancora essere migliorato e che tale questione sarà esaminata in settembre insieme alle organizzazioni partner e al Parlamento europeo.

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni:

Gli argomenti della Commissione non giustificavano il modo ingiusto e ingiusto in cui essa aveva proceduto. Dalla domanda risultava chiaramente che il villaggio austriaco forniva le risorse proprie necessarie per l’evento. L’errore formale che si era verificato non avrebbe quindi dovuto comportare il rigetto della domanda.

Numerose discussioni con le persone interessate hanno dimostrato che i richiedenti hanno avuto problemi nella compilazione dei moduli. Era impossibile redigere moduli in modo tale che le domande o le domande delle persone che li compilavano fossero del tutto escluse. La Commissione stessa sapeva che era quasi impossibile elaborare forme perfette.

Le domande dalle quali emergevano chiaramente le intenzioni del richiedente dovevano essere trattate in modo positivo. Era altamente ingiusto non dare ai candidati la possibilità di correggere un errore. L'obiettivo perseguito dalla Commissione era evidente: Usava forme che erano in parti complicate e che avrebbero portato a errori. Le domande sono state quindi respinte sulla base di minimi errori formali, sebbene le intenzioni del richiedente potessero chiaramente essere valutate da esse.

Il Mediatore dovrebbe pertanto garantire che il villaggio austriaco ottenga la sua sovvenzione il più presto possibile.

LA DECISIONE

1.1 Il denunciante, un eurodeputato austriaco, è intervenuto per conto di un villaggio austriaco che aveva chiesto, nel marzo 2001, una sovvenzione dell'UE per un progetto organizzato nel contesto dell'accordo di gemellaggio tra questo villaggio e una città tedesca. Il 3 maggio 2001 la Commissione ha informato la ricorrente che la sua domanda era stata respinta. Il denunciante ha quindi inviato due e-mail al responsabile del caso presso la Commissione (28 maggio e 1o giugno 2001) e un fax al membro della Commissione incaricato della questione (5 giugno 2001). Nella sua denuncia presentata nel giugno 2001, egli affermava di non aver ricevuto risposta a nessuna delle sue lettere.

1.2 La Commissione ha sottolineato che sono pervenute 1 300 domande e che il servizio incaricato deve sfruttare appieno tutte le sue risorse umane e tutto il tempo a disposizione per trattare tali domande. Secondo la Commissione, alcuni ritardi nel trattamento delle poste in arrivo sono stati pertanto considerati normali durante questo periodo di tempo. Inoltre, l'11 luglio 2001 il sig. Van der Pas, direttore generale della direzione generale Istruzione e cultura, aveva inviato una risposta dettagliata di due pagine al denunciante.

1.3 È buona prassi amministrativa che l'amministrazione risponda alle lettere del pubblico entro un termine ragionevole (2). La Commissione stessa, nel proprio codice di buona condotta amministrativa per il personale della Commissione europea nei suoi rapporti con il pubblico, ha riconosciuto che le lettere (e i messaggi di posta elettronica che sono, per loro natura, l'equivalente di una lettera) dovrebbero ricevere risposta entro 15 giorni lavorativi (3). Ai sensi dello stesso codice, se non è possibile inviare una risposta entro tale termine, occorre inviare una risposta di attesa. Il Mediatore ritiene che in ogni caso un avviso di ricevimento debba essere inviato entro un termine di due settimane, a meno che non venga inviata una risposta sostanziale entro tale termine (4). In tali circostanze, il Mediatore non può accettare l'affermazione della Commissione secondo cui, tenuto conto del carico di lavoro dei servizi competenti, i ritardi nella risposta alle lettere devono essere considerati "normali". In tali casi dovrebbe in ogni caso essere possibile inviare un avviso di ricevimento o una lettera di accompagnamento.

1.4 Il Mediatore osserva tuttavia che l'11 luglio 2001 è stata inviata al denunciante una risposta dettagliata, vale a dire poco più di un mese dopo che il denunciante aveva contattato per la prima volta la Commissione. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non sia necessario proseguire la sua indagine su questo aspetto della denuncia.

2.1 Il denunciante sostiene che la Commissione ha agito ingiustamente respingendo la domanda per motivi puramente formali.

2.2 La Commissione sottolinea che la domanda non soddisfaceva i requisiti formali stabiliti nel pertinente invito a presentare proposte (5). Secondo la Commissione, il bilancio incluso nella domanda non era stato chiaramente equilibrato, mostrando le spese e le entrate per l'attività proposta, e non era stato "accompagnato da dettagli delle spese e delle entrate, indicando i costi unitari", come richiesto dal punto 7.1.b) del testo summenzionato. In una lettera inviata al denunciante dal direttore generale della direzione generale, il sig. Van der Pas, incaricato della questione, una copia della quale è stata presentata dalla Commissione, vengono fornite spiegazioni più generali. Van der Pas spiega che nel 2000 è stato introdotto un nuovo sistema di sovvenzioni per eventi di gemellaggio tra città al fine di rimediare ai difetti del sistema precedente. Sottolinea che nell'invito a presentare proposte, che è stato successivamente pubblicato sul sito web creato dalla sua direzione generale, sono state fornite spiegazioni precise su quale modulo deve essere utilizzato, come deve essere compilato e quali documenti aggiuntivi devono essere inclusi. Van der Pas aggiunge che avrebbe voluto risolvere problemi come quelli vissuti dal villaggio austriaco attraverso una maggiore flessibilità, ad esempio concedendo più tempo per presentare le informazioni mancanti. Secondo il sig. Van der Pas, ciò avrebbe tuttavia comportato che la maggior parte dei richiedenti che avevano compilato correttamente i loro moduli avrebbe dovuto attendere più a lungo e che si sarebbero profilati conflitti con le norme in materia di sovvenzioni (che vietavano il finanziamento retroattivo). Il sig. Van der Pas ha chiesto al denunciante di comprendere che, in tali circostanze, la Commissione aveva deciso a favore della maggioranza dei richiedenti. Aggiunge tuttavia di essere consapevole del fatto che il nuovo sistema deve ancora essere migliorato e che la questione sarà esaminata a breve.

2.3 Il Mediatore ritiene che la sua esperienza con precedenti denunce riguardanti domande alla Commissione di sovvenzioni per progetti di gemellaggio tra città (6) sembrerebbe confermare la conclusione della Commissione secondo cui era necessaria una riforma delle sue procedure. Secondo il Mediatore, e per i motivi esposti nella lettera del signor Van der Pas al denunciante, la decisione della Commissione di optare per un'interpretazione rigorosa delle nuove norme in modo da trattare le domande il più rapidamente possibile non sembra irragionevole. Se ai richiedenti che non hanno presentato domande complete fosse concesso più tempo per porre rimedio a tali vizi, sarebbe probabile che si verifichino ritardi a svantaggio dei richiedenti che hanno rispettato tutti i requisiti pertinenti.

2.4 Il Mediatore ritiene, tuttavia, che un approccio così rigoroso sia appropriato solo se vengono fornite informazioni sufficienti ai richiedenti e se gli errori che sono comunque causati dall'inadeguata redazione dei moduli pertinenti non portano automaticamente al rigetto di una domanda.

2.5 Nel caso di specie, il denunciante ammette che, mentre nella parte 3 del modulo i costi totali dell'evento erano menzionati alla voce «costi ammissibili», solo il 50 % di tali costi, che la ricorrente ha chiesto alla Commissione di fornire a titolo di sovvenzione, era menzionato alla voce «piano di finanziamento». Il Mediatore ritiene, tuttavia, che non sia stato sufficientemente chiaro che era essenziale menzionare il restante 50 % in questa sede. Come sottolinea il denunciante, il modulo standard conteneva una dichiarazione (parte 6 del modulo) firmata dal sindaco del villaggio austriaco secondo la quale il 50 % dei costi dell'evento doveva essere sostenuto dal villaggio austriaco. In assenza di istruzioni precise in senso contrario, il richiedente poteva quindi essere indotto a ritenere che non fosse necessario menzionare il 50 % dei costi da sostenere da solo anche nella parte 3 del modulo (7).

2.6 Il Mediatore osserva, tuttavia, che la Commissione sostiene inoltre che la domanda non era "accompagnata da dettagli relativi alle spese e alle entrate, con indicazione dei costi unitari", come richiesto al punto 7.1.b) dell'invito a presentare proposte. Il modulo di domanda presentato al Mediatore non contiene di fatto un documento di accompagnamento di questo tipo. Il denunciante non ha formulato osservazioni al riguardo. Il Mediatore osserva inoltre che il modulo di domanda che gli è stato presentato include una nota in grassetto, dopo la parte 3, secondo la quale i dettagli delle spese e delle entrate, indicando i costi unitari, dovevano essere aggiunti al modulo di domanda. Alla luce di tali circostanze, il parere della Commissione secondo cui la domanda doveva essere respinta in quanto non conforme alle norme applicabili sembra ragionevole.

2.7 In tali circostanze, non sembra sussistere alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la seconda affermazione del denunciante.

Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, risulta che non vi è cattiva amministrazione da parte della Commissione. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

Jacob SÖDERMAN

(1) GU C 320, pag. 9.

(2) Cfr. l'articolo 17 del codice di buona condotta amministrativa elaborato dal Mediatore europeo e approvato dal Parlamento europeo il 6 settembre 2001. Il codice è disponibile sul sito web del Mediatore (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Al punto 4 degli «Orientamenti in materia di buona condotta amministrativa» ivi contenuti. Il codice della Commissione è allegato al suo regolamento interno (GU 2000, L 308, pag. 26).

(4) Cfr. articolo 14, paragrafo 1, del codice di buona condotta amministrativa del Mediatore.

(5) GU C 320, pag. 9.

(6) Cfr. ad esempio la decisione del Mediatore del 12 ottobre 2000 sulla denuncia 516/2000/GG (disponibile in inglese sul sito web del Mediatore).

(7) Il punto 7.1.b) dell'invito a presentare proposte della Commissione chiede soltanto ai richiedenti di presentare "una stima del pareggio di bilancio in euro che indichi le spese e le entrate per l'attività proposta". Il testo tedesco di questa disposizione è ancora meno chiaro in quanto l'espressione "ausgewogen" ivi utilizzata è ambigua.