Fatti all’origine della denuncia

1. Nel marzo 2021 un giornalista ha presentato una denuncia al Mediatore in merito alla decisione di Frontex sulla sua richiesta di accesso del pubblico ai documenti.^[1] La richiesta del denunciante riguardava le spese sostenute in relazione a un evento che Frontex ospitava annualmente in passato, la "Giornata europea della guardia di frontiera e costiera".^[2] In particolare, il denunciante ha chiesto l'accesso ai dettagli delle spese relative a tale evento nel periodo dal 2016 al 2019, compresi i costi delle cene. Il denunciante ha indicato che, attraverso una precedente richiesta di accesso del pubblico ai documenti di Frontex, aveva ottenuto l'accesso a una ripartizione dettagliata delle spese relative all'evento nel 2015 e ai dati complessivi per gli anni 2016-2019.

2. Nella fase di conferma, Frontex ha individuato altri otto documenti. Ha fornito solo un accesso molto limitato a tali documenti, sostenendo che la divulgazione potrebbe compromettere la tutela degli interessi commerciali ^[3] di Frontex e della società che aveva organizzato l'evento per suo conto. Ha inoltre affermato che i documenti contenevano solo informazioni frammentarie relative alla richiesta di accesso del denunciante.

3. Nel corso dell'indagine, Frontex ha fornito al denunciante le informazioni che stava cercando in relazione alle cene. Il Mediatore ha pertanto archiviato il caso ^[4].

4. Nell'aprile 2021 il denunciante ha presentato una nuova richiesta a Frontex, chiedendo l'accesso a ulteriori dettagli sulle spese relative agli eventi annuali, contenuti negli stessi documenti. Frontex ha ribadito le sue argomentazioni precedentemente esposte per quanto riguarda la tutela degli interessi commerciali degli interessati ai sensi delle norme dell'UE in materia di accesso del pubblico. Ha inoltre affermato che il denunciante non ha presentato alcuna argomentazione a dimostrazione di un cambiamento significativo delle circostanze, che potrebbe richiedere una divulgazione più ampia. Frontex ha quindi concluso che non era tenuta a riesaminare la sua posizione sui documenti che aveva già valutato e che la sua precedente decisione di rifiutare l’accesso rimaneva giustificata.

5. A seguito di una richiesta di riesame non accolta, il denunciante si è rivolto nuovamente al Mediatore.

6. Il denunciante ha affermato che Frontex ha deciso di non tenere più la Giornata europea della guardia di frontiera e costiera. A suo avviso, la necessità di tutelare gli interessi commerciali non giustificava quindi più il rifiuto di Frontex di divulgare i documenti controversi. Il denunciante ha inoltre sostenuto che esiste un interesse pubblico prevalente alla divulgazione dei documenti, vale a dire il controllo del modo in cui Frontex utilizza il denaro dei contribuenti.

7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla posizione del denunciante secondo cui Frontex ha sbagliato a rifiutare di dare pieno accesso ai documenti in questione. Nel corso dell'indagine, la Mediatrice ha ricevuto la risposta di Frontex in relazione alla denuncia e ha esaminato i documenti che Frontex aveva identificato come rientranti nell'ambito della richiesta del denunciante.

Proposta del Mediatore per una soluzione

8. A seguito di un'ispezione dei documenti, la Mediatrice ha osservato che era ragionevole ritenere che la loro divulgazione integrale potesse compromettere la capacità di Frontex di ottenere prezzi competitivi per eventi simili in futuro. La divulgazione potrebbe inoltre pregiudicare i legittimi interessi commerciali dell'aggiudicatario. Pertanto, il Mediatore ha convenuto che la divulgazione completa non sembrava possibile in conformità delle norme dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti.

9. Tuttavia, il Mediatore ha anche osservato che l'eccezione per la tutela degli interessi commerciali può essere annullata in presenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione ^[5].

10. A tale riguardo, il Mediatore ha osservato che la possibilità di esaminare le modalità di spesa del denaro pubblico contribuisce a rafforzare la fiducia dei cittadini nelle istituzioni dell'UE e garantisce una maggiore legittimità in relazione al loro funzionamento, come riconosciuto dalla Corte dell'UE ^[6].

11. Alla luce della natura delle spese per il cibo e l'intrattenimento, e tenuto conto delle somme in questione, il Mediatore ha quindi ritenuto che vi sia un interesse pubblico prevalente a fornire un maggiore accesso ai documenti in questione.

12. Il Mediatore ha pertanto presentato la seguente proposta di soluzione:

Frontex dovrebbe riconsiderare la sua decisione sulla richiesta di accesso del denunciante e fornire un accesso più ampio ai documenti, divulgando informazioni sugli importi spesi per il cibo e l’intrattenimento in relazione agli eventi annuali di Frontex ^[7].

13. In risposta, Frontex ha comunicato al denunciante informazioni sugli importi spesi per il cibo e l'intrattenimento in relazione alla Giornata europea della guardia di frontiera negli anni dal 2016 al 2019.^[8] Ha inoltre fornito al denunciante ulteriori informazioni generali sull'evento.

Valutazione del Mediatore dopo la proposta di soluzione

14. Il Mediatore accoglie con favore il fatto che Frontex abbia accettato la sua proposta di soluzione divulgando le informazioni sulle spese relative a cibo e intrattenimento per il periodo in questione. Rilevando che la denunciante è ampiamente soddisfatta di tale risultato, ritiene pertanto che la denuncia sia stata risolta.

15. Il Mediatore desidera ribadire l'importanza della trasparenza in relazione alla spesa dei fondi pubblici da parte delle istituzioni dell'UE. Ritiene che sia una preoccupazione legittima del pubblico mettere in discussione il modo in cui vengono spesi i fondi pubblici e che, come questione di fiducia pubblica, il pubblico dovrebbe essere in grado di chiedere conto alle istituzioni dell'UE a tale riguardo.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Frontex ha accettato la proposta della Mediatrice per una soluzione, divulgando informazioni sugli importi spesi per il cibo e l'intrattenimento in relazione agli eventi annuali di Frontex.

Il denunciante e Frontex saranno informati di tale decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 7 dicembre 2021

[1] Ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN, applicabile a Frontex a norma dell'articolo 114, paragrafo 1, del regolamento 2019/1896 relativo alla guardia di frontiera e costiera europea: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2019/1896/oj. 

[2] La Giornata europea della guardia di frontiera e costiera è un evento organizzato da Frontex per condividere esperienze e migliori pratiche tra la comunità delle guardie di frontiera. Maggiori informazioni sono disponibili all'indirizzo: https://ebcgday.eu/. 

[3] A norma dell'articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento (CE) n. 1049/2001. 

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/58999. 

[5] Cfr. nota 3.

[6] Sentenza della Corte di giustizia del 20 maggio 2003 nella causa C-465/00, Österreichischer Rundfunk e altri, punti da 81 a 85. 

[7] Il testo integrale della proposta di soluzione del Mediatore è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/147131.

[8] Il testo integrale della risposta di Frontex alla proposta di soluzione del Mediatore è disponibile al seguente indirizzo:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/147132.