Il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai suoi scambi con il governo ungherese sull'indipendenza della magistratura nel contesto della valutazione della Commissione sull'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Dopo aver consultato le autorità ungheresi, la Commissione ha rifiutato l'accesso ad alcuni documenti, invocando due eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti. Più specificamente, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione comprometterebbe lo scopo della sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione e il suo processo decisionale. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"). Quando la Commissione non ha risposto entro i termini applicabili, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto implicito della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti richiesti. Nel corso dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha adottato la sua decisione di conferma. Ha mantenuto la sua decisione di negare l'accesso, ma ha invocato un'ulteriore eccezione, sostenendo che nel frattempo il Parlamento europeo aveva avviato procedimenti giudiziari in materia e che la divulgazione potrebbe compromettere tali procedimenti in corso.

Dall’ispezione del Mediatore è emerso che i documenti richiesti contengono l’autovalutazione dell’Ungheria, questionari formali inviati dalla Commissione alle autorità ungheresi e le risposte ufficiali delle autorità ungheresi competenti a tali domande. I documenti richiesti costituiscono quindi la base della decisione della Commissione nei confronti della quale il Parlamento ha avviato un procedimento giudiziario. Essi non sono stati redatti ai fini del procedimento giudiziario specifico, né contengono posizioni giuridiche interne su questioni controverse in tutto il procedimento.

Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione non avesse sufficientemente dimostrato in che modo la divulgazione dei documenti potesse compromettere il procedimento giudiziario in questione. Inoltre, il Mediatore non era convinto dell’argomento della Commissione secondo cui la divulgazione avrebbe potuto compromettere la sua indagine. Inoltre, la Mediatrice ha sottolineato l'importanza di informare il pubblico in merito alle azioni della Commissione e delle autorità ungheresi volte a tutelare gli interessi finanziari dell'UE e a garantire il rispetto dello Stato di diritto. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che il rifiuto della Commissione di concedere un ampio accesso del pubblico ai documenti richiesti costituisse cattiva amministrazione e ha raccomandato alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta di accesso.

In risposta, la Commissione ha confermato la sua posizione secondo cui la divulgazione dei documenti richiesti pregiudicherebbe la serenità del procedimento giudiziario avviato dal Parlamento e la sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Tuttavia, il Mediatore ha rilevato che la Commissione non ha fornito spiegazioni convincenti sul motivo per cui non è stato possibile concedere un accesso più ampio a tali documenti. Pertanto, il Mediatore ha confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione e ha archiviato il caso.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a una relazione finanziaria tenuta dal Parlamento europeo relativa al gruppo politico ormai sciolto "Identità e democrazia" (ID). Il Parlamento ha rifiutato l'accesso alla relazione nella sua interezza. In tal modo, ha invocato due eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione della relazione comprometterebbe la tutela degli obiettivi delle indagini e degli audit e il proprio processo decisionale in corso.

Il denunciante ha chiesto al Parlamento di rivedere la sua decisione presentando una domanda di conferma, sostenendo che esiste un interesse pubblico prevalente impellente alla divulgazione, dato l'uso di fondi pubblici. Il Parlamento ha mantenuto il suo rifiuto di divulgare il documento, aggiungendo che il documento fa parte di un'indagine in corso della Procura europea (EPPO) sul presunto uso improprio di fondi da parte del gruppo ID. Insoddisfatto di questa risposta, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il documento controverso. L'ispezione ha confermato che il documento richiesto contiene una valutazione delle finanze del gruppo politico. Il Parlamento ha confermato al Mediatore che l'indagine dell'EPPO era ancora in corso. Il Mediatore ha ritenuto che il Parlamento fosse giustificato nel rifiutare l'accesso al documento. Ha quindi chiuso l'indagine con una constatazione di non cattiva amministrazione.

Nel marzo 2024 il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti relativi alla sua rivalutazione del 2023 dell'applicazione della "procedura per lo Stato di diritto" in Ungheria (sulla base del regolamento sulla condizionalità). La Commissione ha individuato quattro relazioni trimestrali e diversi scambi tra l'Ungheria e la Commissione come rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta, ma ha rifiutato l'accesso a tutti i documenti. Rifiutando l'accesso, ha invocato eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione potrebbe compromettere lo scopo di un'indagine e il suo processo decisionale in corso ai sensi del regolamento sulla condizionalità.

Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua posizione (presentando una "domanda di conferma") nell'aprile 2024. Poiché la Commissione non ha risposto alla domanda di conferma del denunciante entro il termine applicabile, il denunciante si è rivolto al Mediatore nel giugno 2024.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla mancata risposta della Commissione alla domanda di conferma del denunciante e ha chiesto alla Commissione di rispondere quanto prima. La Commissione ha risposto al denunciante nel dicembre 2025, ossia oltre 19 mesi dopo la presentazione della domanda di conferma.

Poiché la Commissione ha risposto alla domanda di conferma del denunciante, il Mediatore ha archiviato il caso. Tuttavia, ha criticato inequivocabilmente il notevole ritardo subito dalla Commissione nel rispondere alla richiesta del denunciante e ha ricordato alla Commissione che dovrebbe affrontare con urgenza la questione dei ritardi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.

Il caso riguardava il modo in cui la Commissione europea (delegazione dell'UE presso l'Unione africana) ha gestito una domanda di sovvenzione e le preoccupazioni relative a un potenziale conflitto di interessi.

Il denunciante ha partecipato a un invito a presentare proposte per un progetto a sostegno delle capacità elettorali panafricane. La delegazione ha respinto la domanda del denunciante in quanto ha chiesto un finanziamento dell'UE superiore alla percentuale massima consentita nell'ambito dell'invito. Il denunciante ha sostenuto che si trattava di un errore tipografico e che la delegazione avrebbe dovuto chiedere chiarimenti invece di respingere la sua domanda. Il denunciante ha inoltre affermato che un esperto che era stato coinvolto nello sviluppo del progetto finanziato nell'ambito del presente invito lavorava per un'entità che aveva presentato una domanda nell'ambito dell'invito.

Il Mediatore ha rilevato che la Commissione, sulla base dei propri orientamenti interni, avrebbe dovuto considerare l'errore del denunciante come un "ovvio errore materiale" e ha chiesto al denunciante chiarimenti e/o ha corretto l'errore del denunciante. Ha inoltre rilevato che la Commissione non ha valutato adeguatamente le affermazioni del denunciante relative a un potenziale conflitto di interessi. Queste due carenze costituivano una cattiva amministrazione. Per entrambe le risultanze, il Mediatore ha ritenuto che non sarebbe opportuno formulare raccomandazioni corrispondenti, in quanto nel frattempo la sovvenzione è già stata concessa. Ha tuttavia formulato tre suggerimenti volti a prevenire che tali problemi si verifichino in futuri casi simili.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti relativi alla proposta della Commissione europea di applicare la "procedura per lo Stato di diritto" in Ungheria (proposta di decisione del Consiglio basata sul regolamento sulla condizionalità). La Commissione ha individuato quattordici documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della domanda e ha divulgato tutti i documenti tranne parti di tre. Nel negare l'accesso a tali parti, ha invocato due eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione potrebbe compromettere i procedimenti giudiziari in corso e il suo processo decisionale.

Il Mediatore ha avviato un'indagine e ha cercato di ispezionare i documenti in questione. Il suo gruppo d'inchiesta ha incontrato due volte i rappresentanti della Commissione per discutere il caso. Sulla base della sua indagine, la Mediatrice non è stata convinta dall'applicazione delle due eccezioni all'accesso del pubblico invocate dalla Commissione. Il Mediatore ha pertanto presentato una proposta di soluzione, chiedendo alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta, al fine di garantire un maggiore accesso del pubblico.

La Commissione ha accettato la proposta di soluzione del Mediatore e ha dato pieno accesso ai documenti richiesti. La Mediatrice ha chiuso l'indagine, accogliendo con favore la risposta positiva della Commissione.

Il caso riguardava il rifiuto da parte del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) di dare pieno accesso del pubblico ai documenti relativi alle indagini dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) in merito a comportamenti scorretti da parte dei membri del personale. Nel rifiutare l’accesso, il SEAE si è basato su un’eccezione prevista dalla normativa dell’Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione pregiudicherebbe la necessità di proteggere la vita privata e l’integrità delle persone menzionate nei documenti, comprese le persone interessate dalle indagini dell’OLAF. Inoltre, il SEAE ha occultato i nomi delle società menzionati nei documenti al fine di proteggere la loro reputazione, dato che non erano state oggetto delle indagini dell'OLAF.

Il Mediatore ha rilevato che il denunciante non aveva stabilito la necessità di divulgare i dati personali nell'interesse pubblico, come richiesto dalla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati. Il Mediatore ha inoltre ritenuto ragionevoli le limitate esplosioni di informazioni commerciali e non è stato in grado di individuare alcun interesse pubblico prevalente al riguardo. Il Mediatore ha pertanto concluso che il SEAE era legittimato a rifiutare di divulgare integralmente i documenti in questione.

Il Mediatore ha pertanto chiuso l'indagine sul rifiuto di accesso non riscontrando cattiva amministrazione. Sebbene il denunciante fosse anche insoddisfatto della soluzione equa concordata con il SEAE, il che significava che l'ambito della sua richiesta di accesso era limitato a 50 pagine, il Mediatore ha ritenuto che non vi fossero ulteriori indagini giustificate, dato che, nel frattempo, il SEAE aveva iniziato a trattare una nuova e più ampia richiesta di accesso del pubblico ai documenti presentata dal denunciante.

A seguito delle rivelazioni secondo cui un (ex) direttore generale della Commissione europea si è recato in Qatar e ha ricevuto la relativa ospitalità a spese di terzi, dando luogo a preoccupazioni in materia di conflitto di interessi, la Mediatrice ha scritto per la prima volta alla Commissione nel marzo 2023. Ha chiesto di ottenere informazioni sulla portata di tale pratica e sul modo in cui la Commissione verifica che non vi siano conflitti di interesse quando terzi coprono le spese sostenute dal personale della Commissione.

Poco dopo, la Commissione ha aggiornato le sue norme in materia di contributi di terzi ai viaggi di lavoro. Il Mediatore ha concluso all'epoca che, se applicate diligentemente, tali norme impedirebbero che contributi di terzi per viaggi di lavoro diano luogo a conflitti di interessi.

Tuttavia, dalla risposta della Commissione è emerso che, sebbene vi fossero solo pochi esempi di viaggi di lavoro da parte del personale della Commissione pagati da terzi, alcuni di questi si sono verificati al più alto livello di gestione della Commissione.

In tale contesto, il Mediatore ha avviato questa indagine di propria iniziativa per esaminare un campione di tali casi, prima dell'entrata in vigore delle norme aggiornate. Scopo della presente indagine era determinare in che modo la Commissione ha valutato i potenziali conflitti di interesse relativi ai viaggi di lavoro pagati da terzi e quali misure ha adottato per attenuare i rischi di eventuali conflitti di interesse individuati.

L'indagine non ha individuato alcun caso che desse adito a preoccupazioni di conflitto di interessi diversi da quelli dell'(ex) direttore generale della Commissione interessato dalle rivelazioni di cui sopra. L'indagine ha tuttavia indicato che le questioni avevano una portata più ampia. Dato che l'Ufficio europeo per la lotta antifrode ha indagato sulla questione e che la Procura europea ha avviato un'indagine, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini sulla questione.  

Ciò detto, l'indagine ha dimostrato carenze in relazione al modo in cui la Commissione ha attuato le sue precedenti norme in materia di viaggi di lavoro. In particolare, la Mediatrice ha rilevato che la Commissione non ha registrato il modo in cui aveva valutato sostanzialmente i rischi di conflitto di interessi relativi ai contributi versati da terzi. La Commissione non ha neppure registrato il valore dei contributi di terzi. Poiché tali carenze sono ancora pertinenti nel modo in cui la Commissione applica le norme aggiornate, il Mediatore ha formulato due proposte di miglioramento a tal fine.