Fatti all’origine della denuncia

1. Il 18 dicembre 2019 la direzione generale della Ricerca e dell'innovazione della Commissione ha organizzato una riunione con gli Stati membri dell'UE, le università e gli organismi di ricerca. L'incontro ha riguardato la cooperazione con la Cina nel campo della ricerca e dell'innovazione. Si è concentrata sulla strategia dell'UE in considerazione dei potenziali rischi e opportunità derivanti da tale cooperazione.

2. Il 17 gennaio 2020 il denunciante, un giornalista, ha chiesto alla Commissione di dargli accesso pubblico a tutti i documenti relativi a tale riunione, compresi i documenti preparati in anticipo, durante o dopo la riunione, comprese diapositive, note e verbali.

3. La Commissione ha risposto il 31 marzo 2020 ("decisione iniziale"). Ha individuato sette documenti, tra cui diversi allegati. La Commissione ha concesso al denunciante l'accesso a un documento che era già di dominio pubblico e l'accesso parziale a quattro documenti e ai relativi allegati. Ha rifiutato l'accesso a due documenti.

4. Il 2 aprile 2020 il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione nella misura in cui in tale decisione ha rifiutato l'accesso a due ^{documenti [1]} e ha concesso solo un accesso parziale a un documento ^[2] (in sintesi, il denunciante ha presentato una "domanda di conferma").

5. Il 29 maggio 2020 la Commissione ha confermato le sue conclusioni iniziali ("decisione di conferma"). Ha rifiutato l'accesso sulla base della necessità di proteggere i dati personali, la necessità di proteggere le relazioni internazionali e la necessità di proteggere il processo decisionale in corso ^[3].

6. Insoddisfatto della decisione della Commissione, il denunciante si è rivolto al Mediatore il 2 giugno 2020.

L'indagine

7. La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto della Commissione di fornire pieno accesso del pubblico ai documenti richiesti.

8. Nel corso dell'indagine, la squadra investigativa del Mediatore ha ispezionato le versioni non redatte dei documenti richiesti.

Argomenti presentati al Mediatore

Argomenti della Commissione

9. La Commissione ha sostenuto che i documenti contengono dati personali ^[4], quali nomi, indirizzi di posta elettronica, foto e posizioni di persone che non fanno parte dell'alta dirigenza della Commissione. Inoltre, un documento contiene i nomi delle università, che potrebbero consentire al pubblico di dedurre l'identità delle persone che rappresentano tali università.

10. Poiché il denunciante non ha dimostrato la necessità di trasmettere i dati personali, la Commissione ha rifiutato di concedere l'accesso ai dati personali per proteggere la vita privata e l'integrità delle persone menzionate nei documenti ^[5].

11. Inoltre, la Commissione ha sostenuto che i briefing ai quali ha rifiutato l’accesso erano redatti esclusivamente a fini interni. I documenti erano destinati a fornire al direttore generale i pareri e i suggerimenti dei servizi della Commissione sulla linea da seguire per prepararlo alla riunione. Essi contengono informazioni dettagliate sulla strategia di ricerca dell'UE e valutazioni dei rischi e delle opportunità connessi alla cooperazione con la Cina, sia dal punto di vista del personale della Commissione che degli Stati membri dell'UE.

12. Mentre, ha affermato la Commissione, la Cina è uno dei più importanti partner commerciali dell'UE, con il quale l'UE ha strettamente allineato gli obiettivi in una serie di settori politici, la Commissione ha dichiarato di essere anche un concorrente economico nel perseguimento della leadership tecnologica. Di conseguenza, la divulgazione di tali documenti rivelerebbe la strategia dell'UE, indebolirebbe la sua posizione e comprometterebbe le relazioni tra le due parti. La Commissione ha pertanto rifiutato l'accesso sulla base della necessità di proteggere le relazioni internazionali ^[6].

13. Inoltre, la Commissione ha affermato che i pareri e i suggerimenti contenuti nei briefing interni riflettono il punto di vista dell'autore. Ha rilevato che i pareri interni possono differire.

14. La divulgazione delle informazioni potrebbe pertanto dissuadere il personale dal formulare suggerimenti in piena indipendenza e senza essere indebitamente influenzato dalla prospettiva di una potenziale divulgazione futura. Inoltre, ciò creerebbe il rischio che i suggerimenti interni e preliminari siano erroneamente interpretati come una posizione formale della Commissione nei confronti della Cina. La divulgazione potrebbe quindi aumentare la pressione indebita sulla Commissione, compromettendo gravemente il suo processo decisionale attuale e futuro ^[7] per quanto riguarda la sua strategia nei confronti della Cina.

Argomenti del denunciante

15. Il denunciante sostiene che l'UE è una società aperta in cui le strategie, in particolare nel campo della cooperazione scientifica con altri paesi, dovrebbero essere discusse in modo trasparente. Invece di minare le relazioni internazionali, la divulgazione dei documenti consentirebbe al pubblico e ai partner internazionali di comprendere meglio la posizione dell'altro. Il denunciante ritiene che la posizione dell'UE potrebbe essere rafforzata se dimostrasse di non avere un'agenda nascosta.

16. Il denunciante sostiene inoltre che i rappresentanti di diverse università, organizzazioni di ricerca e altre parti interessate hanno partecipato alla riunione cui si riferiscono i documenti. Poiché la riunione era già parzialmente aperta al pubblico, non può essere considerata «interna».

Valutazione del Mediatore

17. Le istituzioni dell’Unione godono di un ampio potere discrezionale nel determinare se la divulgazione di determinate informazioni possa pregiudicare la tutela dell’interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali ^[8].

18. Le informazioni espunte nei briefing interni e negli scambi di posta elettronica costituiscono pareri e suggerimenti del personale della Commissione e degli Stati membri dell'UE sui rischi e le opportunità connessi alla cooperazione scientifica con la Cina. Tali posizioni e considerazioni sono delicate ed è ragionevolmente prevedibile che la divulgazione danneggerebbe le relazioni internazionali dell'UE con la Cina.

19. Il Mediatore osserva che alcune informazioni molto limitate negli scambi di posta elettronica che sono state omesse dalla Commissione non sembrano, a prima vista, particolarmente sensibili.

20. La Commissione ha tuttavia spiegato adeguatamente le varie considerazioni che l'hanno indotta a occultare le informazioni. Alla luce dell'ampio potere discrezionale della Commissione, la Mediatrice non ha individuato un errore manifesto da parte della Commissione.

21. Il Mediatore ritiene pertanto ragionevole che la Commissione affermi che la divulgazione di ulteriori informazioni tratte dai documenti in questione potrebbe compromettere le relazioni internazionali.

22. Ai sensi del diritto dell’Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti, la tutela delle relazioni internazionali non può essere preclusa da nessun altro interesse pubblico.

23. Per quanto riguarda i nomi, gli indirizzi e-mail, le foto e le posizioni delle persone, si tratta di dati personali.^[9]

24. Ai sensi delle norme dell'UE in materia di privacy ^[10], la Commissione è tenuta a seguire un'analisi in tre fasi prima di poter accogliere una richiesta di pubblicazione dei dati personali. La prima fase richiede che la persona che chiede l'accesso ai dati personali dimostri perché è necessario trasferirli a lui o a lei. La Commissione ne ha informato il denunciante quando ha rifiutato per la prima volta di divulgare tali informazioni.

25. Dai documenti forniti al Mediatore risulta che il denunciante non ha successivamente esposto i motivi per cui ritiene che vi sia una necessità specifica di trasferire a lui i dati personali contenuti nei documenti richiesti.

26. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione fosse legittimata a rifiutare l'accesso ai nomi, alle funzioni e ai dati di contatto dei membri del personale della Commissione e di terzi, al fine di proteggere la vita privata e l'integrità delle persone identificate.

27. Alla luce di quanto precede, il Mediatore conclude che la Commissione era legittimata a rifiutare l'accesso del pubblico alle parti espunte dei briefing e degli scambi di posta elettronica, sulla base della protezione delle relazioni internazionali e della tutela della vita privata delle persone menzionate nei documenti.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 16/09/2020

[1] Due briefing (una versione lunga e una breve) sulla riunione con gli Stati membri e le parti interessate dell'UE in materia di R&amp, sulla cooperazione in materia di R&amp e sulla cooperazione con la Cina, tenutasi il 18 dicembre a Bruxelles.

[2] Scambio di e-mail tra il titolo "Cina - incontro avec R& DG I e università, con il relativo allegato: Scambio di e-mail dal titolo "Workshop with Member States on China – 27 November" (Seminario con gli Stati membri sulla Cina – 27 novembre).

[3] A norma dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), terzo trattino, e dell'articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[4] Secondo la definizione di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[5] Conformemente all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[6] Articolo 4, paragrafo 1, lettera a), terzo trattino, del regolamento 1049/2001.

[7] Articolo 4, paragrafo 3, del regolamento 1049/2001.

[8] Sentenza del Tribunale dell’11 luglio 2018, ClientEarth/Commissione, T-644/16, punti 23-25: http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=203913&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=46943.

[9] Secondo la definizione di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725.

[10] Articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725.