Il denunciante ha chiesto l'accesso del pubblico a una convenzione di sovvenzione per un progetto finanziato nell'ambito del programma di finanziamento della ricerca e dell'innovazione Orizzonte Europa. L'Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale (HaDEA) ha rifiutato l'accesso alla convenzione di sovvenzione nella sua interezza. A tal fine, l'HaDEA ha invocato eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE in materia di accesso ai documenti, sostenendo che la divulgazione integrale potrebbe compromettere la protezione dei dati personali e gli interessi commerciali del consorzio che sta attuando il progetto.

Il denunciante ha chiesto all'HaDEA di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"). In risposta, la HaDEA ha concesso un ampio accesso parziale alla convenzione di sovvenzione, ma ha ribadito la propria opinione secondo cui la divulgazione integrale pregiudicherebbe la protezione dei dati personali e degli interessi commerciali.

Il Mediatore ha avviato un’indagine e il suo gruppo incaricato dell’indagine ha esaminato la convenzione di sovvenzione in questione. Dall'ispezione è emerso che, al momento della decisione di conferma, le espunzioni di informazioni commercialmente sensibili e di dati personali erano ragionevoli. La Mediatrice ha inoltre osservato che i "codici informativi dei partecipanti" (PIC) che identificano i beneficiari dei fondi dell'UE e che sono pubblicamente disponibili non avrebbero dovuto essere espunti. Tuttavia, poiché tali PIC sono facilmente accessibili sul sito web della Commissione europea "Funding & Tender portal", la Mediatrice ha archiviato il caso rilevando l'assenza di cattiva amministrazione. Confida che, in futuro, i PIC non saranno più occultati in analoghe richieste di accesso del pubblico. 

Il denunciante ha chiesto al Consiglio europeo per l'innovazione una sovvenzione destinata a sostenere le start-up e le piccole e medie imprese che introducono prodotti o servizi innovativi. La sua proposta non ha avuto successo. Ha contestato tale risultato sostenendo, tra l'altro, che gli esperti incaricati di rivedere la sua proposta hanno delegato la loro valutazione all'intelligenza artificiale (IA) di terzi.

Per esaminare le argomentazioni del denunciante, l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo per l'innovazione e delle PMI (EISMEA) ha contattato gli esperti competenti. Alcuni hanno riconosciuto l'uso dell'IA durante il processo di revisione, ma solo per compiti ausiliari. Dopo ulteriori indagini, l'EISMEA ha spiegato in dettaglio perché l'uso dell'IA da parte degli esperti non ha inciso negativamente sull'esito della domanda del denunciante.

Sebbene la Mediatrice abbia riscontrato motivi insufficienti per perseguire il caso specifico, vale a dire le preoccupazioni del denunciante in merito alla valutazione sostanziale della sua proposta, ha ritenuto importante indagare sulle norme che disciplinano l'uso dell'IA di terzi da parte di esperti che forniscono consulenza alla Commissione europea, all'EISMEA e ad altre agenzie esecutive nel contesto di programmi di finanziamento analoghi. Il Mediatore ha chiesto informazioni al riguardo alla Commissione, che è generalmente responsabile della supervisione di tali programmi e dell'adozione delle norme pertinenti.

La Mediatrice ha rilevato che la Commissione ha recentemente specificato che gli esperti possono utilizzare l'IA di terzi solo per compiti ausiliari e devono documentare il loro utilizzo dell'IA. Ciò costituisce un miglioramento. Allo stesso tempo, la Mediatrice ha ritenuto che non sia ottimale chiedere che tale documentazione sia fornita agli organi competenti dell'UE solo dopo la presentazione di una denuncia relativa all'uso dell'IA da parte degli esperti. La Mediatrice ha suggerito alla Commissione di esaminare in che modo i suoi esperti potrebbero documentare il loro utilizzo dell'IA e di fornire proattivamente tali informazioni alla Commissione per anticipare potenziali domande e denunce.

Il caso riguardava la decisione della delegazione dell'Unione europea in Papua Nuova Guinea di respingere l'offerta del denunciante in quanto anormalmente bassa. Il denunciante ha sostenuto che la delegazione non ha chiesto chiarimenti specifici, non ha motivato la sua decisione e ha basato il suo rifiuto su elementi estranei al prezzo indicato nell'offerta.

Il Mediatore ha rilevato che la delegazione avrebbe dovuto essere più specifica nel chiedere chiarimenti al denunciante sul prezzo e avrebbe dovuto stabilire un chiaro legame tra il prezzo e tutti gli elementi presi in considerazione nella sua valutazione. La delegazione non ha inoltre sufficientemente motivato la sua decisione di respingere l'offerta in quanto anormalmente bassa, in violazione dell'obbligo di motivazione. Tali carenze costituiscono una cattiva amministrazione.

Sebbene la Commissione abbia fornito ulteriori chiarimenti nel corso dell'indagine, la Mediatrice ha riscontrato che tali chiarimenti non affrontavano in misura sufficiente le carenze individuate.

Il Mediatore ha ritenuto che non sarebbe opportuno formulare una raccomandazione corrispondente in questo caso, in quanto l'appalto è stato aggiudicato. Ha tuttavia formulato tre suggerimenti volti a prevenire che tali problemi si verifichino in futuri casi simili.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a documenti relativi alle spese di un'università nel contesto di un progetto finanziato dall'UE. Il denunciante aveva presentato la sua richiesta alla Commissione europea nel luglio 2025.

La Commissione ha risposto per la prima volta nel settembre 2025. Essa ha individuato dieci documenti rientranti nell’ambito di applicazione della richiesta di accesso, ai quali ha rifiutato di concedere l’accesso del pubblico nella sua interezza. In tal modo, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione potrebbe pregiudicare gli interessi commerciali dell'università interessata.

Il denunciante ha contestato la decisione della Commissione presentando una "domanda di conferma" nel settembre 2025. Quando la Commissione non ha fornito una risposta esplicita, il denunciante si è rivolto alla Mediatrice nell'ottobre 2025.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto implicito della Commissione di concedere l'accesso del pubblico e, come primo passo, ha chiesto alla Commissione di adottare quanto prima una risposta esplicita alla domanda di conferma del denunciante. In assenza di una risposta entro il termine stabilito, il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato i documenti in questione, unitamente alla documentazione relativa alla consultazione dell'università interessata.

La Commissione ha risposto al denunciante nel maggio 2026, concedendo un ampio accesso parziale ai documenti in questione. Il denunciante, nelle sue osservazioni sulla decisione di conferma della Commissione, non ha contestato le restanti omissioni. Il Mediatore ha pertanto ritenuto che la denuncia relativa al rifiuto implicito di accesso della Commissione fosse stata risolta dall'accesso ora concesso. Ciò premesso, la Mediatrice si è rammaricata del ritardo subito dalla Commissione nel trattamento della richiesta di accesso della denunciante, che è persistito anche dopo aver avviato la sua indagine. Il Mediatore continua a monitorare attentamente la questione dei ritardi sulla base delle denunce che le sono state presentate.

Il caso riguardava la decisione dell'Agenzia esecutiva europea per la ricerca (REA) di non assegnare un "marchio di eccellenza" a una proposta di finanziamento dell'UE nell'ambito di un invito a presentare proposte del 2023 per la borsa di studio post-dottorato Marie Sklodowska-Curie (MSCA-PF), che fa parte del programma Orizzonte Europa dell'UE. La REA si era rifiutata di attribuire il marchio di eccellenza alla proposta in quanto la ricorrente aveva sede nel Regno Unito.

Il Mediatore ha constatato che la REA aveva fornito una spiegazione ragionevole della sua decisione e ha agito in linea con le norme applicabili. In quanto tale, ha chiuso l'indagine con una constatazione di non cattiva amministrazione. Ha tuttavia avanzato un suggerimento di miglioramento alla REA che fornisce al denunciante e ad altri richiedenti con sede nel Regno Unito che si trovano nella stessa situazione una nota esplicativa e/o pubblica una dichiarazione pubblica che chiarisce la situazione specifica dei richiedenti con sede nel Regno Unito negli inviti a presentare proposte MSCA-PF 2023, in particolare in relazione al marchio di eccellenza.

Il caso riguardava il seguito dato dall'Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale (HaDEA) ai risultati di un'indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) su un'entità che ha partecipato a due progetti finanziati dall'UE nell'ambito del programma Orizzonte 2020.

Sulla base delle constatazioni di irregolarità da parte dell'OLAF, l'HaDEA ha informato il denunciante della sua intenzione di porre fine alla sua partecipazione ai progetti, recuperare i costi ritenuti non ammissibili e registrarli nel sistema di individuazione precoce e di esclusione (EDES) della Commissione europea, che è una banca dati di persone ed entità "inaffidabili" che hanno presentato domanda di fondi dell'UE o concluso impegni giuridici con gli organismi dell'UE. Tra l'altro, il denunciante ha sostenuto che l'HaDEA non le ha dato la possibilità di esprimere il proprio parere prima di registrarlo nell'EDES.

Il Mediatore ha constatato che la decisione di registrare il denunciante nell'EDES non ha necessariamente influito sulla sua situazione giuridica e che, in pratica, al denunciante è stata data la possibilità di presentare il proprio punto di vista. Il Mediatore ha chiuso l'indagine con la conclusione che non vi era cattiva amministrazione.

Il Mediatore ha tuttavia suggerito di migliorare il fatto che l'HaDEA, quando informa un'entità delle risultanze contro di essa, informa anche l'entità interessata se tali risultanze possono comportare la sua registrazione nell'EDES.