Egregio signor C.,
il 21 settembre 1999 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla gestione di una procedura di assunzione presso l'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (UCVV).
Il 6 ottobre 1999 ho trasmesso la denuncia al presidente dell’UCVV. L'UCVV ha trasmesso il suo parere il 18 gennaio 2000. Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 1° febbraio 2000.
Vi scrivo ora per farvi sapere il risultato delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante, cittadino irlandese, ha presentato domanda per un posto di assistente amministrativo e finanziario presso l'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (UCVV) nel maggio 1999. La data di inizio era il 1° luglio 1999. Poiché alla fine di giugno 1999 non aveva sentito nulla, il denunciante ha tentato più volte di contattare l'UCVV per telefono e fax. All'inizio di luglio 1999, il denunciante ha infine ricevuto una telefonata dall'UCVV e, il 7 luglio 1999, una lettera che lo invitava a un colloquio nello stesso mese. Sia prima che dopo l’intervista, l’UCVV ha sottolineato che un cittadino irlandese era ricercato per il posto. Durante il colloquio gli è stato detto che esisteva un altro candidato forte proveniente da un altro Stato membro, ma l'UCVV ha dichiarato di preferire un candidato irlandese e, inoltre, di essere l'unico candidato irlandese intervistato.
In agosto il denunciante ha ricevuto una lettera in cui si affermava che la sua domanda non era stata accolta. Fu sorpreso e chiamò l'UCVV che lo informò che avevano scelto un candidato migliore. Il 6 settembre 1999 ha scritto un messaggio di posta elettronica chiedendo i motivi del suo rifiuto. Chiede inoltre una spiegazione del modo in cui è stata gestita la procedura di assunzione e della nazionalità del candidato prescelto. Non avendo ricevuto alcuna risposta, ha scritto nuovamente il 14 settembre. Il 16 settembre 1999 riceveva soltanto una risposta in cui si affermava che il candidato prescelto aveva le migliori qualifiche. Nella risposta l'UCVV si è inoltre scusato per eventuali ritardi.
Il denunciante ha accettato il fatto che potesse esserci stato un candidato con qualifiche migliori, ma non era soddisfatto del modo in cui l'UCVV aveva gestito la procedura di assunzione e ha denunciato al Mediatore le seguenti affermazioni:
1) La procedura di assunzione è stata gestita in modo errato in quanto l'UCVV ha ripetutamente dichiarato di volere un candidato irlandese, ma in seguito ha selezionato un candidato con un'altra nazionalità. Inoltre, l’UCVV ha rifiutato di rivelare la cittadinanza del candidato prescelto.
2) Vi è stato un inutile ritardo da parte dell'UCVV nel rispondere agli approcci del denunciante nei suoi confronti.
3) L'UCVV ha rifiutato di motivare il rigetto della domanda del denunciante.
4) L'UCVV ha negato l'invio al denunciante di una lettera per posta elettronica.

L'INCHIESTA

Il Mediatore ha deciso di indagare sui primi tre punti della denuncia e ha trasmesso la denuncia all'UCVV per un parere. Per quanto riguarda il quarto punto della denuncia, il Mediatore ha informato il denunciante di non aver trovato motivi sufficienti per condurre un'indagine su questo punto, in quanto il rifiuto dell'UCVV di inviare una lettera via e-mail non sembrava essere in conflitto con norme o principi vincolanti per l'UCVV.
Il parere dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali
Nel suo parere l'UCVV ha allegato un calendario della sua corrispondenza con il denunciante e un verbale dei colloqui con i candidati. In sintesi, l’UCVV ha dichiarato quanto segue:
1) La cittadinanza non è considerata rilevante in una procedura di assunzione, tranne nel caso di due (o più) candidati uguali, quindi l'autorità che ha il potere di nomina può dare la preferenza al candidato la cui cittadinanza è più scarsamente rappresentata nell'istituzione. Inoltre, l'UCVV ha dichiarato di aver informato il denunciante che l'ufficio stava cercando un anglofono e che, nelle circostanze di cui sopra, la sua cittadinanza poteva costituire un vantaggio. Infine, per quanto riguarda la nazionalità del candidato prescelto, l'UCVV non ha ritenuto che ciò fosse pertinente per il denunciante. Tuttavia, ha informato il Mediatore di essere britannico.
2) L'UCVV ha ammesso che la data di inizio pubblicizzata per il posto era passata prima che i candidati fossero informati se sarebbero stati convocati per colloqui. L’UCVV ha ammesso che sarebbe stato preferibile che i candidati fossero stati debitamente informati del rinvio della data di inizio. Per quanto riguarda l'ulteriore corrispondenza con il denunciante, l'UCVV non ha ritenuto che fosse stata ritardata inutilmente.
3) Per quanto riguarda la mancanza di motivazione nel rigetto del denunciante da parte dell'UCVV, quest'ultimo ha spiegato di dover rispondere alle domande dei candidati non selezionati che non erano stati convocati per un colloquio. Tuttavia, dopo un'intervista, ci sono altri dati comparativi su cui è difficile commentare.
L’UCVV ha concluso che era preferibile che l’UCVV avesse prontamente informato i candidati dell’evoluzione del calendario. Tuttavia, ha affermato che il denunciante non aveva subito in tal modo alcuno svantaggio rispetto ad altri candidati e, inoltre, l’UCVV riteneva che la procedura di assunzione fosse stata equa e che fosse stato selezionato il candidato più qualificato.
Nelle
sue osservazioni, il denunciante ha riassunto il contenuto della sua denuncia sottolineando l'importanza per lui di ricevere risposte dall'UCVV senza ritardi. Per quanto riguarda la mancanza di motivazione nel rigetto, il denunciante ha dichiarato di aver compreso le osservazioni formulate dall'UCVV, ma ha comunque ritenuto che avrebbe potuto fornirgli una spiegazione più completa.

LA DECISIONE

1 La nazionalità del candidato prescelto
1.1 Il denunciante ha sostenuto di essere stato ripetutamente informato dall'UCVV che volevano un candidato irlandese, ma l'UCVV ha successivamente selezionato un candidato con un'altra nazionalità. Inoltre, l’UCVV non avrebbe rivelato la cittadinanza del candidato prescelto.
1.2 L'UCVV ha dichiarato che la cittadinanza non è considerata rilevante in una procedura di assunzione, tranne quando si verifica nei casi in cui vi sono due (o più) candidati, che sono ugualmente qualificati per un posto. In tali circostanze, l'autorità che ha il potere di nomina può dare la preferenza al candidato la cui cittadinanza è più scarsamente rappresentata nell'istituzione. Il denunciante ne era stato informato e gli era stato detto che la sua cittadinanza irlandese nelle circostanze summenzionate poteva essere un vantaggio per lui. L’UCVV non ha quindi ritenuto pertinente la cittadinanza del candidato prescelto, ma nel suo parere al Mediatore l’UCVV ha rivelato la cittadinanza.
1.3 Il Mediatore osserva che la nazionalità di un candidato non è un criterio di selezione oggettivo all'interno delle Comunità europee. Il fatto che i concorsi possano essere organizzati esclusivamente per determinate nazionalità dopo l'ingresso di nuovi Stati membri non incide su tale principio. È giusto che le istituzioni della Comunità europea rispettino il principio dell'equilibrio geografico in sede di assunzione, ma ciò non significa che un candidato di una certa nazionalità preceda automaticamente un altro candidato. Il denunciante ha sostenuto che l'UCVV ha dichiarato di volere un candidato irlandese. L'UCVV ha ammesso di aver informato il denunciante della mancanza di cittadini irlandesi presso l'Agenzia e che, quando i candidati possiedono le stesse qualifiche, l'autorità che ha il potere di nomina può dare la preferenza al candidato la cui cittadinanza è più scarsamente rappresentata nell'istituzione. Tuttavia, non è stato dimostrato che l’UCVV abbia espresso incondizionatamente la sua ricerca di un candidato irlandese.
1.4 Per quanto riguarda l'affermazione del denunciante secondo cui l'UCVV ha rifiutato di rivelare la nazionalità del candidato prescelto, il Mediatore osserva che l'istituzione fornisce al denunciante le informazioni richieste, a meno che non si tratti di materiale riservato. Il Mediatore desidera inoltre sottolineare che non spetta all'istituzione decidere se le informazioni richieste siano pertinenti per la persona che le richiede. Sarebbe stato pertanto ragionevole divulgare le informazioni richieste dal denunciante. L'UCVV ha rivelato le informazioni richieste nel suo parere al Mediatore, il quale non ritiene pertanto necessario indagare ulteriormente su questo aspetto del caso.
1.5 Il Mediatore ritiene pertanto che non vi siano casi di cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.
2 I ritardi dell'UCVV nel rispondere al denunciante
2.1 Il denunciante ha dichiarato che vi era stato un inutile ritardo per conto dell'UCVV nel rispondergli e che era importante per lui ricevere le risposte in tempo utile.
2.2 L'UCVV ammette che la data di inizio pubblicizzata per il posto è stata superata. Per quanto riguarda il resto della corrispondenza, l’UCVV non l’ha ritenuta irragionevolmente ritardata.
2.3 Nel maggio 1999 il denunciante ha presentato domanda per un posto presso l'UCVV. La data di inizio era il 1° luglio 1999. Poiché alla fine di giugno 1999 il denunciante non aveva sentito nulla dall'UCVV, ha cercato di contattare più volte l'Agenzia per telefono e fax. Nella prima settimana di luglio 1999 ha ricevuto una telefonata dall'UCVV e il 7 luglio 1999 l'UCVV ha inviato al denunciante una lettera in cui lo invitava a un colloquio. Il 6 settembre 1999 il denunciante ha inviato un messaggio di posta elettronica all'UCVV al quale è stata data risposta il 14 settembre 1999. Per quanto riguarda quest'ultima corrispondenza, l'UCVV ha risposto al denunciante entro 8 giorni. Il Mediatore ritiene che ciò sia molto rapido e che ciò non riveli alcun ritardo indebito. Per quanto riguarda il fatto che la procedura di assunzione è stata ritardata senza che l’UCVV ne avesse informato i candidati, l’UCVV lo ha ammesso e ha dichiarato che sarebbe stato preferibile che i candidati ne fossero stati informati in tempo utile. È buona prassi amministrativa informare a tempo debito i candidati che partecipano a una procedura di selezione dell'esito della procedura. Quando è stato annunciato l'inizio di un posto in una determinata data, i candidati possono ragionevolmente aspettarsi di essere informati dell'esito della procedura prima di tale data. Sebbene questo fallimento dell'UCVV non sia in linea con i principi di buona amministrazione, il Mediatore osserva che l'UCVV si è scusato per i ritardi e che i ritardi che si sono verificati a seguito di tale fallimento non sono stati eccessivi.
2.4 Pertanto, il Mediatore ritiene che non vi siano casi di cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.
3 Mancanza di motivazione da parte dell'UCVV nel respingere il denunciante
3.1 Il denunciante ha dichiarato che l'UCVV non gli ha fornito una spiegazione ragionevole del suo rifiuto.
3.2 L'UCVV ha informato il denunciante che le qualità del candidato selezionato non corrispondevano a quelle degli altri candidati. Nel suo parere al Mediatore, l'UCVV ha inoltre presentato i verbali delle interviste tenute per il posto.
3.3 Nell'ambito di una procedura di assunzione, la commissione giudicatrice dispone di poteri discrezionali. La commissione giudicatrice è tuttavia tenuta a motivare la sua decisione. I poteri discrezionali non esonerano la commissione giudicatrice da tale obbligo. Nel caso di specie, il motivo addotto dall’UCVV al denunciante era che quest’ultimo aveva trovato un candidato migliore. La motivazione addotta in tale fase non era quindi sufficiente. Tuttavia, nel suo parere al Mediatore, l’UCVV ha fornito i verbali delle interviste tenute per il posto. Tale parere è stato trasmesso anche al denunciante. Il verbale conteneva informazioni sui meriti del denunciante e del candidato selezionato. Il Mediatore ritiene pertanto che l'UCVV abbia fornito al denunciante i motivi del suo rifiuto nel suo parere sulla denuncia.
3.4 Pertanto, il Mediatore ritiene che non vi siano casi di cattiva amministrazione in relazione a questo aspetto del caso.
4 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.
Anche il presidente dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN