Gentile signora G.,
il 18 luglio 1999 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione delle Comunità europee in merito al modo in cui quest'ultima aveva trattato una domanda di sovvenzione comunitaria. In particolare, Lei ha contestato alla Commissione di non aver risposto alle Sue lettere del 31 maggio e del 28 giugno 1999.
Il 9 settembre 1999 ho trasmesso la denuncia alla Commissione per le sue osservazioni.
Il 6 dicembre 1999 Lei mi ha inviato copia di una lettera della Commissione del 26 novembre 1999 e della Sua risposta a tale lettera.
Il 9 dicembre 1999 la Commissione ha inviato il suo parere sulla Sua denuncia, che Le ho trasmesso il 13 dicembre 1999 invitandola, se lo desidera, a formulare osservazioni. Il 18 dicembre 1999 Lei mi ha trasmesso le Sue osservazioni sul parere della Commissione.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state effettuate.

IL RECLAMO

Il 18 luglio 1999 il denunciante ha contestato il modo in cui la Commissione aveva trattato una domanda di sovvenzione comunitaria. In particolare, la denunciante ha sostenuto che la Commissione non aveva risposto alle sue lettere del 31 maggio e del 28 giugno 1999 al riguardo.
La città tedesca in cui vive il denunciante, Stendal, è gemellata con Svitavy nella Repubblica ceca. Il denunciante agisce in qualità di tesoriere dell'associazione che si occupa di questa cooperazione a Stendal. Il 22 febbraio 1999 il denunciante ha inviato alla Commissione una domanda di sovvenzione riguardante un evento che doveva svolgersi dal 27 al 30 maggio 1999 a Svitavy. In occasione di una conversazione telefonica tra lei e il responsabile della Commissione, il denunciante è stato informato che la domanda sarebbe stata respinta. La denunciante sostiene che le è stato detto che doveva aver frainteso l'idea europea. Con lettera del 5/7 maggio 1999 indirizzata alla persona che si occupava della questione nella causa Svitavy, la Commissione ha informato il destinatario che la domanda era stata respinta in quanto non soddisfaceva i criteri pertinenti. Alla presente lettera è allegata una scheda informativa in inglese e tedesco. Secondo il denunciante, tale lettera è pervenuta a Svitavy il 25 maggio 1999. La denunciante ha espresso la sua insoddisfazione in una lettera alla Commissione del 31 maggio 1999. In tale lettera sottolinea che la scheda informativa non è stata accompagnata da osservazioni esplicative. Il 14 giugno 1999 il denunciante ha inviato alla Commissione due articoli di giornali. Non avendo ricevuto risposta alla lettera del 31 maggio 1999, il denunciante ha inviato un sollecito in data 28 giugno 1999.
La denunciante sostiene che la Commissione non ha gestito correttamente il ricorso e non ha risposto alle sue lettere del 31 maggio e del 28 giugno 1999.

L'INCHIESTA

Nel suo parere,
la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni in merito alla denuncia:
La domanda inviata dal denunciante era pervenuta alla Commissione il 2 marzo 1999. Un secondo modulo di domanda firmato il 4 marzo 1999 è pervenuto il 9 marzo 1999 dalla città ospitante (Svitavy). Questa seconda domanda era valida, in quanto gli orientamenti del programma di assistenza finanziaria della Commissione per i gemellaggi tra città prevedono che solo il comune che organizza l'evento possa presentare domanda di sovvenzione.
All’atto introduttivo del ricorso erano stati allegati vari allegati. Tuttavia, il programma allegato dell'evento previsto non era stato molto dettagliato e non comprendeva alcun "tema europeo chiaramente definito", come richiesto dai criteri di ammissibilità concordati nel 1998 dai rappresentanti della Commissione, del Parlamento europeo e delle associazioni nazionali degli enti locali, raggruppati in seno al Consiglio dei comuni e delle regioni d'Europa.
La ricorrente, la città di Svitavy, era stata pertanto informata, con lettera 5 maggio 1999, che la Commissione non poteva concedere una sovvenzione per l’evento. È stato affermato che l'evento proposto non soddisfaceva i criteri per il sostegno finanziario ed è stata richiamata l'attenzione sugli allegati, vale a dire la "scheda informativa" della Commissione, su cui sono stati sottolineati i paragrafi pertinenti. Questa era la procedura usuale in questi casi. Il denunciante era stato informato telefonicamente lo stesso giorno.
Il ritardo nella notifica ufficiale della decisione era dovuto al carico di lavoro che i servizi della Commissione hanno dovuto affrontare nei mesi da marzo a maggio, periodo durante il quale le domande erano particolarmente numerose.
La Commissione si è rammaricata del fatto che in precedenza non fosse stata inviata alcuna risposta formale al denunciante. Tuttavia, la lettera del denunciante del 31 maggio 1999 non conteneva nuove informazioni e qualsiasi risposta della Commissione poteva solo confermare i motivi già esposti al momento della notifica della decisione.
La Commissione ha allegato una copia della sua lettera del 26 novembre 1999 nella quale aveva risposto al denunciante. In tale lettera la Commissione si rammaricava del fatto che fossero sorti malintesi quando la domanda era stata trattata. La Commissione ha sottolineato che il suo personale era molto ridotto e che doveva trattare migliaia di domande ogni anno. Questo è stato il motivo per cui le sue comunicazioni in merito al successo o al fallimento delle domande dovevano essere inviate in modo standardizzato e per cui alcune domande non potevano essere trattate in precedenza. Dato che le risposte individuali alle successive richieste di ulteriori spiegazioni richiedevano molto tempo, la Commissione non ha dato priorità a tali risposte, in particolare nei casi in cui poteva solo ripetere la spiegazione già fornita poiché non erano stati presentati nuovi elementi.
Osservazioni della denunciante Nelle
sue osservazioni nella lettera alla Commissione del 6 dicembre 1999 (una copia della quale è stata trasmessa al Mediatore dalla denunciante) e nella sua lettera al Mediatore del 18 dicembre 1999, la denunciante ha mantenuto la sua denuncia. Sostiene che sulla "scheda informativa" della Commissione allegata alla lettera della Commissione del maggio 1999 non erano stati indicati paragrafi e che la Commissione non le aveva comunicato telefonicamente l'esito della domanda. Al contrario, si era telefonata per scoprire quale fosse la posizione.

LA DECISIONE

1 Trattamento errato della domanda di sovvenzione comunitaria
1.1 Il denunciante sostiene che la Commissione non ha gestito correttamente una domanda di sovvenzione riguardante uno scambio tra città gemellate che avrebbe dovuto aver luogo dal 27 al 30 maggio 1999. Sostiene che la domanda è stata presentata il 22 febbraio 1999 e respinta in una lettera giunta il 25 maggio 1999 e che non spiegava i motivi alla base del rigetto.
1.2 La Commissione replica che, in base alle sue norme, le domande di tali sovvenzioni devono essere presentate dalla città ospitante. Quest'ultimo aveva infatti inviato un secondo modulo di candidatura, firmato il 4 marzo 1999 e ricevuto il 9 marzo 1999 dalla Commissione. Tuttavia, il programma dell'evento previsto allegato alla domanda non era stato molto dettagliato e non comprendeva alcun "tema europeo chiaramente definito", come richiesto dai criteri di ammissibilità concordati nel 1998 dai rappresentanti della Commissione, del Parlamento europeo e delle associazioni nazionali degli enti locali, raggruppati in seno al Consiglio dei comuni e delle regioni d'Europa. La ricorrente (la città ospitante) era stata pertanto informata, con lettera del 5 maggio 1999, che la Commissione non poteva concedere una sovvenzione per l’evento. È stato sottolineato che l'evento proposto non soddisfaceva i criteri per il sostegno finanziario ed è stata richiamata l'attenzione sugli allegati, vale a dire la "scheda informativa" della Commissione in tedesco e in inglese, su cui sono stati sottolineati i paragrafi pertinenti. Questa era la procedura usuale in questi casi. Il denunciante era stato informato telefonicamente lo stesso giorno. Il ritardo nella notifica ufficiale della decisione era dovuto al carico di lavoro che i servizi della Commissione hanno dovuto affrontare nei mesi da marzo a maggio, periodo durante il quale le domande erano particolarmente numerose.
1.3 Secondo la "scheda informativa" della Commissione per il 1999 sull'assistenza finanziaria della Commissione europea per gli scambi tra città gemellate, un progetto è ammissibile all'aiuto solo se soddisfa più requisiti. Uno di questi criteri, enunciato al punto I A 1 del presente documento sotto il titolo "Requisito di base", prevede che l'evento previsto debba "affrontare in modo appropriato un tema europeo chiaramente definito". Il denunciante non contesta il parere della Commissione secondo cui l'evento proposto non soddisfaceva tale condizione. Il Mediatore ritiene che, in ogni caso, le prove in suo possesso non suggeriscano che il parere della Commissione fosse irragionevole.
1.4 Il "Scheda informativa" della Commissione stabilisce che le sovvenzioni per gli scambi tra cittadini di città gemellate possono essere richieste solo dalla città che organizza lo scambio. L'opinione della Commissione secondo cui era la domanda datata 4 marzo 1999 della città ospitante (Svitavy) ad essere valida appare quindi corretta. La Commissione ha impiegato quasi due mesi per trattare la domanda. La Commissione sostiene che tale ritardo è dovuto al carico di lavoro che i suoi servizi hanno dovuto affrontare nei mesi da marzo a maggio, periodo durante il quale le domande sono state particolarmente numerose. Sottolinea inoltre che il suo personale è molto ridotto e deve gestire migliaia di domande ogni anno. Il Mediatore ritiene che tale spiegazione sia accettabile. La Commissione è tenuta ad esaminare attentamente le domande di sovvenzione. Tale esame richiede inevitabilmente tempo. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che un periodo inferiore a due mesi non sembri di per sé eccessivo per tale esame. Va aggiunto che il ritardo che sembra essersi verificato tra l'invio della lettera della Commissione (che sembra aver avuto luogo il 7 maggio 1999) e la sua ricezione (il 25 maggio 1999, secondo il denunciante) non può, in assenza di indicazioni contrarie, essere attribuito alla responsabilità della Commissione.
1.5 È buona prassi amministrativa inviare risposte individuali e motivate alle domande. In considerazione del gran numero di domande da trattare ogni anno, tuttavia, il Mediatore ritiene accettabile la prassi della Commissione di notificare le sue decisioni negative sotto forma di lettere standardizzate in cui si fa riferimento a parti specifiche di un documento allegato a tali lettere, a condizione che il destinatario di tale lettera sia in grado di comprendere facilmente i motivi per cui la Commissione ha respinto la domanda. La lettera della Commissione del 5/7 maggio 1999 indicava che la domanda non soddisfaceva i criteri pertinenti e faceva riferimento a un documento allegato alla lettera, la "scheda informativa" della Commissione. Il Mediatore osserva che in questo documento sono stati contrassegnati il titolo e il testo del punto I A 1 (che stabilisce la "condizione di base"). Il Mediatore ritiene che, anche in assenza di spiegazioni più specifiche, il denunciante fosse pertanto in grado di accertare i motivi per cui la Commissione aveva respinto la domanda.
1.6 Sulla base di quanto precede, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la prima affermazione avanzata dal denunciante.
2 Mancata risposta alla lettera della denunciante
2.1 La denunciante sostiene che la Commissione ha risposto tardivamente alla sua lettera del 31 maggio 1999 e al sollecito inviatole il 28 giugno 1999.
2.2 La Commissione si rammarica di non aver risposto a tale lettera prima del 26 novembre 1999. Essa sostiene che, poiché le risposte individuali alle richieste di ulteriori spiegazioni in relazione a una decisione adottata in questo settore richiedevano molto tempo, la Commissione non ha dato priorità a tali risposte, in particolare in casi come quello in esame in cui poteva solo ripetere la spiegazione già fornita poiché non erano stati presentati nuovi elementi. La Commissione fa inoltre riferimento alle limitate risorse a sua disposizione.
2.3 La Commissione ha risposto alla lettera del denunciante del 31 maggio 1999 solo il 26 novembre 1999, ossia quasi sei mesi dopo. Il Mediatore ritiene che, anche alla luce delle spiegazioni fornite dalla Commissione, tale ritardo sia eccessivo. Tale conclusione è corroborata dalla considerazione secondo cui, secondo la Commissione stessa, era sufficiente ripetere in modo più dettagliato le ragioni già esposte nella sua decisione. Tuttavia, va notato che la Commissione ha espresso il suo rammarico per il ritardo che si è verificato. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non sia necessario formulare un'osservazione critica nel caso di specie.
3 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo in merito a questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione delle Comunità europee. Il Mediatore archivia pertanto il fascicolo.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN