Antefatti della denuncia

1. Il caso in esame riguarda la prassi applicata dall'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) in merito alla prenotazione dei test computerizzati di ammissione utilizzati nei concorsi generali.

2. Il denunciante è un cittadino italiano che ha presentato la propria candidatura al concorso generale EPSO/AD/207/11-AD7 per l'assunzione di amministratori in diversi settori[1]. Dopo aver convalidato il suo atto di candidatura, il denunciante ha ricevuto, nel suo conto personale EPSO, l'invito a prenotare il suo test computerizzato di ammissione (CBT: Computer Based Test). L'invito consentiva al denunciante di scegliere fra diverse date e sedi possibili e gli comunicava che la scelta doveva essere fatta entro sei giorni. Nell'invito si precisava inoltre che, in caso di mancata prenotazione del CBT entro il termine indicato, la candidatura sarebbe stata considerata come ritirata.

3. Il 12 aprile 2011, diverse ore dopo la scadenza del periodo di prenotazione per il CBT, il denunciante ha contattato l'EPSO spiegando di non aver potuto collegarsi al suo conto EPSO nei due giorni precedenti. Chiedeva perciò all'EPSO che gli venisse consentito di prenotare ugualmente il CBT.

4. Il 13 aprile 2011 l'EPSO ha risposto al denunciante informandolo del fatto che la sua richiesta non poteva essere accolta, essendo ormai scaduto il periodo di prenotazione per il suo CBT. Nello scambio di corrispondenza che è seguito, il denunciante ha insistito affinché gli venisse data la possibilità di prenotare il CBT o di presentare una nuova candidatura al concorso generale EPSO/AD/207/11-AD7. Egli osservava che, in base al bando di concorso, il termine per la presentazione delle candidature scadeva il 14 aprile 2011 e che inoltre l'EPSO aveva deciso di prorogare tale termine di 6 ore a causa di problemi nel sistema dei conti personali EPSO. Tuttavia l'EPSO, nelle sue e-mail del 14 e del 29 aprile 2011, ha confermato la propria posizione iniziale.

5. Il 1° maggio 2011 il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo.

Il contenuto dell'indagine

6. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulla seguente allegazione e richiesta:

Allegazione

L'EPSO ha ingiustamente escluso il denunciante dal concorso.

Argomenti a sostegno:

1. L'EPSO ha omesso (i) di tenere debitamente conto dei problemi in cui il denunciante è incorso quando ha cercato di prenotare il suo test CBT e (ii) di dare adeguato seguito alle successive e-mail da lui inviate all'EPSO.

2. L'EPSO ha fissato il termine per prenotare il test CBT prima del termine per la presentazione delle candidature al concorso generale EPSO/AD/207/11-AD7.

3. L'EPSO, pur avendo, il 14 aprile 2011, prorogato di sei ore il termine per l'iscrizione, non ha concesso al denunciante una proroga per prenotare il test CBT.

Richiesta

EPSO dovrebbe consentire al denunciante di partecipare al concorso.

L'indagine

7. Il 16 giugno 2011 il Mediatore ha chiesto all'EPSO di presentargli entro il 30 settembre 2011 un parere sull'allegazione e la richiesta del denunciante. Il parere dell'EPSO è stato trasmesso al denunciante con un invito a formulare osservazioni che il denunciante ha inviato il 15 agosto 2011.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Allegazione secondo cui l'EPSO ha ingiustamente escluso il denunciante dal concorso e relativa richiesta

Argomenti presentati al Mediatore

8. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che l'EPSO l'ha ingiustamente escluso dal concorso generale EPSO/AD/207/11-AD7. A sostegno della sua allegazione, il denunciante ha avanzato una serie di argomenti che sono sintetizzati al precedente punto 6.

9. Nel suo parere, l'EPSO ha osservato che il denunciante si è collegato al suo passaporto personale EPSO solo due volte, ed entrambe dopo che era scaduto il periodo di prenotazione di sei giorni. Il denunciante in tal modo non ha rispettato il punto 3.1 della Guida per i Concorsi Generali (la "guida"), secondo il quale spetta ai candidati consultare il proprio passaporto personale EPSO almeno due volte alla settimana. L'EPSO ha sottolineato inoltre che durante il periodo di prenotazione di sei giorni non sono stati rilevati problemi di connessione e che durante lo stesso periodo il 90,4% dei candidati è riuscito a prenotare il proprio CBT.

10. L'EPSO ha poi affermato di aver risposto sollecitamente a tutte le richieste del denunciante, ma di non avere purtroppo potuto accoglierle. Secondo l'EPSO, il denunciante ha confuso il termine per l'iscrizione al concorso – che in  base al bando di concorso scadeva il 14 aprile 2012 – con quello per la prenotazione del CBT – che era un termine specifico per ciascun candidato, e per la denunciante scadeva il 12 aprile 2012. Secondo la guida, i candidati non possono né presentare più di una candidatura allo stesso concorso né modificare la propria iscrizione una volta che essa sia stata registrata. Pertanto non è stato possibile consentire al denunciante di presentare una nuova candidatura anche se il termine per iscriversi al concorso non era ancora scaduto. Per quanto riguarda la decisione di prorogare di sei ore il termine per la presentazione delle candidature, l'EPSO ha sottolineato che questa decisione è stata presa per rimediare a un problema provocato dal sito Internet dell'EPSO. Il problema non ha comunque riguardato la situazione del denunciante, il quale, al momento in cui si è verificato tale problema, aveva già presentato la sua candidatura ma aveva lasciato scadere il termine per prenotarsi al CBT senza effettuare la prenotazione.

11. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che il termine per l'iscrizione al concorso non dovrebbe essere indicato in modo tale da poteri confondere con altre date, ad esempio la data per la prenotazione del CBT, poiché altrimenti sarebbe irrimediabilmente violato il principio della parità di trattamento dei candidati. Il denunciante fa rilevare che l'unica data indicata nel bando di concorso era il 14 aprile 2012 e che  ha chiesto all'EPSO che gli si consentisse di presentare una nuova candidatura prima che tale data fosse trascorsa. Secondo il denunciante, tale richiesta non poteva essere considerata né una richiesta di modifica dell'iscrizione originaria né una doppia iscrizione, dal momento che l'iscrizione originaria era stata già annullata dall'EPSO.

12. Il denunciante ha anche sottolineato che i casi di esclusione attinenti all'iscrizione sono elencati in modo esaustivo nella guida e non comprendono il fatto di non avere prenotato il CBT entro il termine indicato.

La valutazione del Mediatore

13. Il Mediatore ricorda che la nuova prassi dell'EPSO riguardo alla prenotazione dei CBT è già stata oggetto della sua indagine di propria iniziativa OI/9/2010/RT. In tale occasione il Mediatore ha affrontato varie questioni sollevate dalla nuova procedura, compresa la procedura di prenotazione per i CBT.

14. Nella decisione che ha concluso detta indagine, il Mediatore ha ritenuto che la nuova procedura, la quale prevede che il periodo per la prenotazione dei CBT si sovrapponga al periodo di iscrizione al concorso, sia una misura proporzionata e necessaria per realizzare l'obiettivo generale di ridurre la durata dell'intera procedura di selezione.

15. In particolare, il Mediatore ha considerato soddisfacenti i mezzi adottati dall'EPSO per informare i candidati in merito alla procedura di prenotazione dei CBT, che comprendono (i) l'indicazione, nel bando di concorso, del fatto che i candidati saranno convocati a sostenere i test CBT se avranno prenotato, nei termini indicati dall'EPSO, la data per sostenere i test, (ii) l'istruzione ai candidati, nella guida, di consultare il loro passaporto personale EPSO almeno due volte alla settimana (punto 3.1 della guida), e, infine, (iii) la comunicazione individuale, inviata al conto personale EPSO di ciascun candidato, che riporta il periodo per la prenotazione dei CBT e afferma chiaramente che, se il candidato non rispetta il termine, la sua candidatura sarà considerata come ritirata e la sua partecipazione al concorso si concluderà.

16. Il Mediatore rileva che, nel caso in esame, al denunciante sono state fornite le informazioni cui si fa riferimento nella sua decisione che conclude l'indagine di propria iniziativa OI/9/2010/RT. Egli non può pertanto accogliere il secondo argomento del denunciante, secondo il quale il fatto che l'EPSO abbia fissato il termine per la prenotazione del test CBT prima del termine per la presentazione delle candidature al concorso generale è ingiusto. Analogamente, poiché il denunciante è stato correttamente informato, il Mediatore non concorda sul fatto che la procedura stabilita dall'EPSO possa determinare confusione tra il termine per l'iscrizione al concorso e il termine per la prenotazione dei CBT. Né il Mediatore ritiene che l'unica data pertinente a entrambi i fini debba essere il termine di iscrizione citato nel bando di concorso.

17. Il denunciante ha tuttavia anche asserito che l'EPSO non ha tenuto debitamente conto dei problemi da lui incontrati quando ha cercato di prenotare il test CBT e non ha dato adeguato seguito ai suoi successivi messaggi di posta elettronica.

18. Il Mediatore ricorda che nella decisione conclusiva della sua indagine di propria iniziativa OI/9/2010/RT egli ha formulato la seguente ulteriore osservazione: "L'EPSO potrebbe riflettere sulla situazione dei candidati che, pur essendo stati correttamente informati del periodo per la prenotazione, non sono in grado di accedere a Internet durante tale breve periodo e quindi non possono prenotare i loro CBT (ad esempio, per una malattia adeguatamente provata). Questi candidati non dovrebbero essere penalizzati a causa di tali circostanze eccezionali e obiettive." In accordo con tale ulteriore osservazione, il Mediatore sottolinea che i principi della buona amministrazione, e in particolare il principio di non discriminazione, richiedono che l'EPSO tenga conto della situazione dei candidati che, per circostanze eccezionali e obiettive, non sono in grado di accedere a Internet durante il periodo per la prenotazione del CBT.

19. Il Mediatore osserva che il denunciante non ha indicato ragioni specifiche per dimostrare di non essere stato in grado di accedere a Internet durante il periodo per la prenotazione, né ha fornito prove al riguardo. In effetti, nel suo primo messaggio all'EPSO, egli ha semplicemente affermato che durante gli ultimi due giorni del periodo per la prenotazione gli era stato impossibile collegarsi a Internet. Al riguardo va notato che il periodo di prenotazione durava sei giorni. Né egli ha fornito ulteriori informazioni su questo punto nel successivo scambio di corrispondenza con l'EPSO o nelle sue osservazioni sul parere dell'EPSO.

20. Alla luce di tali circostanze, il Mediatore conclude che il denunciante non ha dimostrato l'esistenza di circostanze eccezionali e obiettive che l'EPSO avrebbe dovuto prendere in considerazione prima di escluderlo dal concorso.

21. Il Mediatore riconosce che nel caso in esame l'EPSO ha risposto tempestivamente alle richieste del denunciante. In accordo con i principi di buona amministrazione, che impongono alle istituzioni dell'UE di adottare un approccio proattivo nei confronti delle richieste dei cittadini, e tenendo presente l'ulteriore osservazione del Mediatore nel caso OI/9/2010/RT, l'EPSO in futuro potrebbe considerare in modo proattivo la situazione soggettiva dei candidati che dichiarano di non avere potuto prenotare i propri CBT, ad esempio chiedendo loro di fornire una prova dell'asserita impossibilità di accedere a Internet. Il Mediatore formulerà di seguito un'ulteriore osservazione a questo riguardo.

22. Per quanto concerne l'argomentazione del denunciante secondo la quale l'EPSO ha violato il principio di parità di trattamento, prorogando di sei ore, il 14 aprile 2011, il termine per l'iscrizione e negando invece a lui un'analoga proroga, il Mediatore osserva che la decisione di prorogare il termine per l'iscrizione è stata presa per rimediare a problemi tecnici provocati dal sito Internet dell'EPSO. La situazione è perciò obiettivamente diversa dal problema del denunciante, poiché nel suo caso non è stato riscontrato alcun problema di collegamento. Va comunque osservato che i due periodi riguardano due fasi nettamente diverse della procedura, cioè l'iscrizione al concorso da una parte e la prenotazione del CBT dall'altra.

23. Infine il Mediatore prende atto del fatto che il denunciante, nelle sue osservazioni, ha sostenuto che i casi di esclusione attinenti all'iscrizione sono rigorosamente elencati nella guida e non comprendono il fatto di non aver rispettato il termine indicato per la prenotazione del CBT.

24. Il Mediatore sottolinea l'importanza del fatto che sanzioni che hanno per i candidati conseguenze serie, come l'esclusione da un concorso, siano espressamente previste e rese note in modo chiaro a tutti gli interessati. Nel caso in esame il Mediatore osserva che la guida, al punto 2.1.4, prevede i casi di esclusione "attinenti all'iscrizione". Tali casi appaiono chiaramente correlati a una specifica fase della procedura, la presentazione della candidatura, ma non a fasi successive del concorso. Il Mediatore ritiene inoltre che non vi sono elementi che inducano a ritenere che tale elenco sia esaustivo.

25. In ogni modo, il Mediatore osserva che non è in discussione il fatto che il denunciante sia stato adeguatamente informato in merito alle conseguenze della mancata prenotazione entro il termine del CBT mediante una comunicazione pervenuta al suo conto personale EPSO (si vedano i punti 15 e 16 della presente decisione). In considerazione di quanto precede, il Mediatore ritiene che l'argomento avanzato dal denunciante non sia convincente. Sarebbe tuttavia utile se l'EPSO, in futuro, potesse prendere in considerazione l'opportunità di specificare nella guida le conseguenze cui i candidati vanno incontro se non prenotano i propri CBT entro il termine loro indicato. Il Mediatore formulerà più avanti un'ulteriore osservazione al riguardo.

26. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha inoltre sostenuto che l'EPSO avrebbe dovuto accogliere la sua richiesta di consentirgli di presentare una nuova candidatura dopo la scadenza del termine indicatogli per la prenotazione. Secondo il denunciante, tale richiesta non poteva essere considerata una richiesta di modifica della sua originaria iscrizione, né come una duplice registrazione dal momento che l'iscrizione originaria era già stata annullata. A questo riguardo il Mediatore ricorda che, secondo la lettera d'invito a prenotare il CBT, l'iscrizione è considerata come ritirata se il candidato non prenota il CBT entro il periodo indicato a tal fine. Pertanto, il Mediatore non ritiene convincente l'opinione del denunciante secondo la quale la sua candidatura, che l'EPSO ha considerato come ritirata, avrebbe dovuto invece essere considerata come annullata, permettendogli così di presentare una nuova candidatura.

27. Il Mediatore osserva che un'iscrizione ritirata non può essere considerata annullata e che quindi per essa vale il divieto di presentare più iscrizioni, previsto dal bando di concorso e dalla guida.

28. Poiché l´allegazione del denunciante non é fondata, neppure la sua richiesta può essere accolta.

B. Conclusioni

In base all'indagine condotta in merito alla denuncia in questione, il Mediatore chiude l'indagine stessa con la seguente conclusione:

Non vi è stata cattiva amministrazione nell'operato dell'EPSO.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati della presente decisione.

Ulteriori osservazioni

L'EPSO in futuro potrebbe considerare in modo proattivo la situazione dei candidati che dichiarano di non avere potuto prenotare i propri CBT, ad esempio chiedendo loro di fornire una prova dell'asserita impossibilità di accedere a Internet.

L'EPSO, in futuro, potrebbe prendere in considerazione l'opportunità di specificare nella Guida per i Concorsi Generali le conseguenze cui i candidati vanno incontro se non prenotano i propri CBT entro il termine loro indicato.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Strasburgo, 11 Dicembre 2012

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[1] Bando di concorso EPSO/AD/207/11 (AD7), GU C 82 A del 16.3.2011, pag.1.