Fatti all’origine della denuncia

1. Il 9 dicembre 2018 il denunciante, un cittadino tedesco, ha chiesto al Parlamento europeo l'accesso del pubblico a tutti i documenti relativi alla 26a riunione interparlamentare dell'UE sudafricana a Città del Capo. In particolare, desidera accedere al bollettino della missione, alla relazione della missione, alle spese di missione e alla relativa corrispondenza interna.

2. Il 10 gennaio 2019 il Parlamento ha informato il denunciante che aveva bisogno di più tempo per trattare la sua richiesta e ha prorogato il termine di 15 giorni lavorativi [1].

Il 1o febbraio 2019 il Parlamento ha risposto al denunciante di aver individuato tre documenti rientranti nell'ambito della sua richiesta. [2][3] dossier di riferimento interno alla 26a riunione interparlamentare PE/Sud Africa (IPM) che si è svolta dal 30 ottobre al 2 novembre 2018" ("fascicolo di riferimento interno"). Ritiene che la concessione del pieno accesso del pubblico a tale documento pregiudicherebbe le relazioni internazionali, tutelate dalle norme dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti [4] («regolamento 1049/2001»). Per quanto riguarda le spese di missione, il Parlamento ha spiegato di non essere in grado di individuare alcun documento che rientri nell'ambito di applicazione della richiesta del denunciante, in quanto i conti corrispondenti non erano ancora stati completati al momento della presentazione della richiesta.

4. Il 9 febbraio 2019 il denunciante ha chiesto al Parlamento di rivedere la sua decisione.

5. Il 4 marzo 2019 il Parlamento ha informato il denunciante che aveva bisogno di più tempo per rispondere alla sua richiesta di riesame e ha prorogato il termine di 15 giorni lavorativi [5].

6. Il 25 marzo 2019 il Parlamento ha confermato la sua decisione di rifiutare il pieno accesso del pubblico al fascicolo interno.

7. Insoddisfatto della risposta del Parlamento, il denunciante si è rivolto al Mediatore il 30 marzo 2019.

L'indagine

8. Il Mediatore ha avviato un'indagine sui seguenti aspetti della denuncia:

1) il Parlamento ha erroneamente prorogato il termine di 15 giorni lavorativi per rispondere alle richieste iniziali e di conferma del denunciante; e

2) Il Parlamento ha erroneamente rifiutato il pieno accesso del pubblico al fascicolo interno.

9. Nel corso dell'indagine, il gruppo d'indagine del Mediatore ha ispezionato la versione non modificata del fascicolo informativo interno. La decisione del Mediatore tiene conto di tutte le argomentazioni e le opinioni presentate dalle parti.

1. Proroga dei termini

Argomenti presentati al Mediatore

10. Il denunciante sostiene che il Parlamento ha erroneamente prorogato i termini per rispondere alla sua domanda iniziale e di conferma. Ritiene inoltre che il Parlamento non abbia fornito motivazioni adeguate per le proroghe, in quanto la pausa natalizia non può essere considerata un motivo valido per prorogare il termine. 

Valutazione del Mediatore

11. Il regolamento (CE) n. 1049/2001 prevede una proroga del termine di 15 giorni lavorativi per rispondere alle domande di accesso ai documenti (nella fase iniziale e di conferma) di altri 15 giorni lavorativi "in casi eccezionali, ad esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto lungo o a un numero molto elevato di documenti"[6]. In tali casi, il richiedente deve essere informato in anticipo e devono essere fornite "motivazioni dettagliate". Il termine iniziale di 15 giorni lavorativi decorre dal giorno della registrazione della domanda [7].

12. Il Parlamento ha prorogato i rispettivi termini per la risposta alle domande iniziali e di conferma del denunciante. Contrariamente a quanto sostenuto dal denunciante, il Mediatore osserva che il Parlamento ha risposto a entrambe le domande entro i termini (prorogati):

· Per quanto riguarda la domanda iniziale del denunciante del 9 dicembre 2018, il Parlamento ha prorogato il termine l'ultimo giorno del periodo iniziale di 15 giorni lavorativi (il 10 gennaio 2019)[8] e ha quindi emesso la sua decisione iniziale 15 giorni lavorativi dopo, il 1o febbraio 2019.

· Per quanto riguarda la domanda di conferma del denunciante del 9 febbraio 2019, il Parlamento ha prorogato il termine il 4 marzo 2019 (dopo 15 giorni lavorativi) e ha quindi emesso la sua decisione di conferma il 25 marzo 2019 (15 giorni lavorativi dopo).

13. Il Mediatore ritiene inoltre che il Parlamento abbia fornito al denunciante le ragioni per prorogare il termine in entrambi i casi. Il motivo addotto dal Parlamento per la proroga della risposta alla domanda iniziale non erano le festività natalizie, come sostiene il denunciante, ma "le consultazioni interne in corso del servizio giuridico del Parlamento e la necessità di tradurre le decisioni in tedesco". Per quanto riguarda la proroga della risposta alla domanda di conferma del denunciante, il Parlamento ha spiegato che tale proroga era necessaria per completare la valutazione del servizio giuridico del Parlamento e concedere tempo sufficiente per tradurre la decisione in tedesco. Il Mediatore ritiene che tali spiegazioni siano sufficientemente dettagliate e ragionevoli.

14. Alla luce di quanto precede, l'indagine del Mediatore su questo aspetto della denuncia non ha rivelato alcun caso di cattiva amministrazione.

2. Diniego di pieno accesso del pubblico al fascicolo informativo interno

Argomenti presentati al Mediatore

15. Il denunciante sostiene che il Parlamento ha erroneamente rifiutato l'accesso al fascicolo interno richiesto per proteggere le relazioni internazionali. Egli afferma che il Parlamento non ha fornito spiegazioni sufficienti sul motivo per cui ritiene applicabile tale eccezione.

Valutazione del Mediatore

16. Il regolamento (CE) n. 1049/2001 [9] impone alle istituzioni dell'UE di rifiutare l'accesso del pubblico a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela dell'interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali.

17. Rifiutando il pieno accesso del pubblico al fascicolo interno, il Parlamento ha spiegato al denunciante che il documento contiene informazioni su varie questioni riguardanti le relazioni tra l'UE e il Sudafrica. La divulgazione delle informazioni, che il Parlamento ha occultato, potrebbe incidere negativamente su tale rapporto.

18. Dopo aver esaminato il documento, il Mediatore ha ritenuto che la divulgazione delle informazioni espunte potesse compromettere la tutela dell'interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali tra l'UE e il Sudafrica. Il ricorso del Parlamento a tale eccezione è quindi ragionevole.

19. Pertanto, l'indagine del Mediatore non ha messo in luce alcuna cattiva amministrazione.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

Il Mediatore non ha riscontrato cattiva amministrazione nel modo in cui il Parlamento europeo ha trattato la richiesta di accesso del pubblico ai documenti.

Il denunciante e il Parlamento saranno informati della presente decisione.

Fergal Ó Regan

Coordinamento delle indagini di interesse pubblico - Unità 2

Strasburgo, 15.7.2019

[1] A norma dell'articolo 7, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[2] una lettera in data 25 aprile 2018 (rif. D 306839) di Johannes Cornelius van Baalen, capo della delegazione per le relazioni con il Sudafrica, in cui si chiede l'autorizzazione di una riunione interparlamentare dell'UE in Sudafrica dal 29 ottobre al 4 novembre 2018.

[3] Relazione sul viaggio alla pertinente riunione interparlamentare.

[4] Articolo 4, paragrafo 1, terzo trattino, del regolamento 1049/2001.

[5] A norma dell'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[6] Articolo 7, paragrafo 3, e articolo 8, paragrafo 2.

[7] Articolo 7, paragrafo 1, e articolo 8, paragrafo 1, del regolamento 1049/2001.

[8] Tale calcolo tiene conto dei giorni festivi delle istituzioni dell'UE. Le istituzioni dell'UE sono state chiuse dal 24 dicembre 2018 al 2 gennaio 2019, cfr. la decisione della Commissione del 4 gennaio 2017 sui giorni festivi per il 2018 per le istituzioni dell'Unione europea: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017D0217(01)&from=EN

[9] Articolo 4, paragrafo 1, terzo trattino, del regolamento 1049/2001.