Egregio signor L.,
il 26 novembre 1998 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome della NIBRA (Nederlands Instituut voor Brandweer en Rampenbestrijding) in merito al presunto mancato pagamento da parte della DG XI di una parte della fattura della NIBRA per l'organizzazione nel 1996 del corso estivo europeo dei vigili del fuoco.
Il 14 dicembre 1998 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 16 febbraio 1999 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Il 31 marzo 1999 ho ricevuto le Sue osservazioni sul parere della Commissione. Il 22 novembre 1999 Lei mi ha scritto per informarmi sull'esito della Sua denuncia. Il 4 gennaio 2000 Le ho comunicato che l'indagine sulla Sua denuncia era ancora pendente.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte. Mi scuso per il tempo impiegato per trattare la Sua denuncia.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti rilevanti erano i seguenti:
il denunciante è direttore del Nederlands Instituut voor Brandweer en Rampenbestrijding (NIBRA - Istituto olandese per la lotta antincendio e la prevenzione delle catastrofi), che ha organizzato nel 1996 il corso estivo europeo dei vigili del fuoco. Il denunciante sosteneva che la DG XI (Ambiente, sicurezza nucleare e protezione civile) non aveva pagato una parte del conto (94.000 fiorini olandesi) per il corso estivo, mentre i costi dello stesso corso estivo organizzato nel 1995 erano stati rimborsati.
Il 9 luglio 1997 il denunciante ha scritto alla Commissione in merito alla fattura non pagata. Il 2 settembre 1997 la Commissione ha risposto che non vi era alcuna possibilità di coprire altre spese relative al corso estivo 1996, ad eccezione dello scambio di esperti comunitari. La Commissione aveva discusso la questione con l'ISPU (Institut Supérieur pour la planification d'urgence), che era responsabile della gestione del sistema di scambio di esperti fino al 30 aprile 1997. La Commissione si è rammaricata del fatto che la situazione non fosse stata risolta e chiarita in precedenza tra il denunciante e l'ISPU.
Il denunciante ha quindi denunciato al Mediatore il fatto che, contrariamente alle promesse della Commissione, la DG XI si è rifiutata di pagare una parte del conto per il corso estivo 1996.

L'INCHIESTA

Nel suo parere,
la Commissione ha osservato che nel corso del 1995 la sua unità di protezione civile era stata in contatto con il denunciante per quanto riguarda il "terzo corso estivo per i vigili del fuoco". Il denunciante ha informato i servizi della Commissione della sua intenzione di chiedere un contributo finanziario alla Commissione per l'organizzazione di questo evento nel giugno 1996 (come in precedenza per i corsi estivi del 1993 e del 1994).
Il 1° dicembre 1995 il denunciante ha trasmesso all'unità di protezione civile della Commissione una proposta di bilancio. Tuttavia, dal dicembre 1995, la Commissione ha informato telefonicamente il denunciante che la linea di bilancio B4-3300 (protezione civile e situazioni ambientali urgenti) non aveva ricevuto crediti per l'anno 1996 e che pertanto non poteva essere concesso alcun contributo finanziario per l'organizzazione dell'evento.
Data tuttavia l'importanza e l'interesse di questo evento, il denunciante ha deciso di mantenere l'iniziativa e di consentire a un certo numero di esperti europei di trarre profitto dal corso estivo attraverso il sistema di scambio di esperti. Tale sistema consente il distacco di esperti nazionali delle rispettive amministrazioni, per tutti gli aspetti relativi alla protezione civile, presso amministrazioni di altri Stati membri al fine di seguire o impartire corsi o acquisire un'esperienza in un altro servizio di protezione civile.
Il denunciante ha quindi contattato l'Institut Supérieur pour la planification d'urgence (ISPU) di Florival per programmare lo scambio.
Il contratto di sovvenzione stipulato all'epoca tra l'ISPU e la Commissione (B4-3300/94-21) prevedeva l'invio di 20 esperti europei al corso estivo di Arnhem dal 24 al 28 giugno 1996.
La Commissione ha osservato che il contratto di sovvenzione firmato tra ISPU e la Commissione non menzionava mai l'intervento del denunciante, che aveva solo relazioni contrattuali e finanziarie con ISPU ed è subappaltatore di quest'ultima. La scelta del denunciante e l'importo del contributo finanziario rientravano nella valutazione dell'ISPU.
La Commissione ha pertanto concluso che non si poteva sostenere che essa non avesse pagato una fattura di cui non era destinataria e che era stata emessa da una società con la quale non aveva alcun rapporto contrattuale.
Osservazioni del denunciante Il
denunciante ha mantenuto la denuncia e ha osservato che il mancato pagamento di un contributo finanziario era in contraddizione con le promesse iniziali della Commissione di finanziare il corso estivo. Il denunciante ha osservato di avere diritto a un contributo finanziario perché a) la Commissione stessa aveva fatto riferimento al partner contrattuale, ISPU, che non poteva pagare perché non aveva ricevuto un bilancio sufficiente dalla Commissione, b) la Commissione era ancora in grado di finanziare a metà del 1996, c) dopo il secondo corso estivo la Commissione aveva espresso la sua disponibilità a finanziare il terzo corso estivo e d) il quarto corso estivo europeo dei vigili del fuoco sembrava essere stato finanziato.

LA DECISIONE

1 Il presunto rifiuto della Commissione di pagare il corso estivo 1996
1.1 Il denunciante sosteneva che, contrariamente alle promesse iniziali della Commissione, la DG XI si rifiutava di pagare una parte del conto del corso estivo europeo dei vigili del fuoco che il denunciante aveva organizzato nel 1996. La Commissione ha osservato che la linea di bilancio B4-3300 (protezione civile e situazioni ambientali urgenti) non aveva ricevuto stanziamenti per l'esercizio 1996 e che pertanto non poteva essere concesso alcun contributo finanziario. La Commissione ha inoltre affermato che il contratto di sovvenzione firmato tra l'ISPU e la Commissione non menzionava mai l'intervento del denunciante che aveva solo relazioni contrattuali e finanziarie con l'ISPU ed è subappaltatore di quest'ultima. La scelta del denunciante e l'importo del contributo finanziario rientravano nella valutazione dell'ISPU. La Commissione ha pertanto concluso che non si poteva sostenere che essa non avesse pagato una fattura di cui non era destinataria e che era stata emessa da una società con la quale non aveva alcun rapporto contrattuale.
1.2 Il Mediatore ritiene che una partecipazione finanziaria della Commissione ai costi di un evento possa essere concessa solo se esiste una base giuridica per tale finanziamento: esiste una procedura formale da seguire per ottenere un contributo finanziario dalla Commissione, che consiste in varie fasi che sono la domanda di finanziamento, la valutazione delle domande, la selezione delle domande accolte e la decisione con cui la Commissione si impegna a concedere un contributo finanziario e che viene comunicata al richiedente.
1.3 Tuttavia, nel caso di specie, il Mediatore osserva che il denunciante non ha sostenuto la sua richiesta di un contributo finanziario per il corso estivo 1996 con prove documentali. Il denunciante non ha fornito al Mediatore alcun documento scritto da cui risulti che la Commissione si sia impegnata a partecipare finanziariamente al corso estivo del 1996. Il denunciante si è limitato a fare riferimento alle promesse fatte dai servizi della Commissione e al fatto che il corso estivo del 1995 aveva ricevuto finanziamenti dalla Commissione.
1.4 Il Mediatore osserva che la Commissione aveva un contratto di sovvenzione con l'ISPU e non con il denunciante, e che quest'ultimo aveva solo relazioni contrattuali e finanziarie con l'ISPU. La domanda finanziaria del denunciante è pertanto una questione che rientra nel quadro delle relazioni finanziarie tra ISPU e il denunciante. Sulla base delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore non ha riscontrato alcun caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda il rifiuto della Commissione di pagare una parte del conto per il corso estivo europeo dei vigili del fuoco del 1996.
2 Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN