Contesto della denuncia

1. Il caso riguarda il rigetto da parte della Commissione di una richiesta di accesso del pubblico ai documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 [1].

2. Il denunciante ha partecipato al concorso generale EPSO/AD/148/09 - RO. Il 4 maggio 2010 ha inviato all'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) una richiesta di accesso a documenti riguardanti: i) alcune informazioni statistiche sul numero di candidati; e ii) la bibliografia utilizzata dai membri della commissione giudicatrice per contrassegnare le prove.

3. Con e-mail del 7 maggio 2010, l'EPSO ha respinto tale richiesta. In particolare, l'EPSO ha risposto che le statistiche possono essere prodotte nell'interesse del servizio, ma non su richiesta dei candidati. Per quanto riguarda la bibliografia, l'EPSO ha basato il suo rifiuto sul principio della segretezza dei lavori della commissione giudicatrice.

4. Lo stesso giorno, il denunciante ha inviato un'altra e-mail all'EPSO spiegando di aver chiesto l'accesso ai documenti esistenti. Il denunciante ha chiarito di non aver chiesto la produzione di nuove statistiche. Inoltre, egli ha sostenuto che l’EPSO non poteva invocare il principio della segretezza dei lavori della commissione giudicatrice per giustificare il suo rifiuto di concedere l’accesso alla bibliografia.

5. In considerazione di ciò, l'EPSO ha invitato il denunciante a rinnovare la sua richiesta e a sottoporla a un indirizzo specifico, come ha fatto il 12 maggio 2010.

6. Il 28 maggio 2010 l'EPSO ha respinto la nuova richiesta di accesso ai documenti. Per quanto riguarda il primo aspetto della richiesta, l'EPSO ha indicato che nessun documento esistente conteneva le informazioni richieste in una forma che potesse essere divulgata [2].

7. Per quanto riguarda il secondo aspetto della richiesta del denunciante, l'EPSO ha concluso che il principio della segretezza dei lavori della commissione giudicatrice era applicabile alla bibliografia richiesta. L'EPSO ha inoltre sostenuto che l'articolo 6 dell'allegato III dello statuto, che dovrebbe essere considerato lex specialis, escludeva l'applicazione del regolamento 1049/2001, che, come confermato dalla giurisprudenza [3], era una lex generalis. Secondo l'EPSO, la lex specialis dovrebbe derogare all'applicazione della lex generalis in un caso come quello in esame. Tuttavia, l'EPSO ha informato il denunciante che avrebbe potuto presentare una domanda di conferma alla Commissione per l'accesso del pubblico ai documenti.

8. Il 10 giugno 2010 il denunciante ha presentato una domanda di conferma alla Commissione, che ha inviato un avviso di ricevimento il 15 giugno 2010.

9. Il 30 giugno 2010 la Commissione ha informato il denunciante di non essere stata in grado di raccogliere tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione sulla sua richiesta di accesso del pubblico ai documenti. La Commissione ha pertanto prorogato di 15 giorni lavorativi il termine iniziale per il trattamento della domanda di conferma, a norma dell'articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001. La Commissione ha comunicato che avrebbe adottato una decisione sulla domanda di conferma entro il 23 luglio 2010.

10. Il 22 luglio 2010 la Commissione ha informato il denunciante che, purtroppo, non sarebbe stata in grado di prendere una decisione prima della scadenza del termine. La Commissione ha aggiunto che ciò non dovrebbe essere interpretato come un rigetto implicito della domanda di conferma. Si è scusato per questo ulteriore ritardo e ha indicato che si adopererà per prendere una decisione il più presto possibile.

11. Lo stesso giorno, il denunciante ha inviato un messaggio di posta elettronica alla Commissione, in cui esprimeva la sua insoddisfazione per la mancata decisione della Commissione sulla sua domanda di conferma. Inoltre, ha indicato che le lettere della Commissione del 30 giugno 2010 e del 22 luglio 2010 non erano sufficientemente motivate. Il denunciante ha aggiunto che, in ogni caso, l'ulteriore proroga del termine con lettera del 22 luglio 2010 era contraria al regolamento (CE) n. 1049/2001.

12. Il 28 luglio 2010 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore.

13. Il 6 agosto 2010 la Commissione ha adottato una decisione in merito alla domanda di conferma. Pur avendo concesso l’accesso a taluni documenti relativi alle informazioni statistiche, essa ha negato l’accesso a tutti i documenti relativi alla bibliografia.

Oggetto dell'indagine

14. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostanzialmente presentato le seguenti accuse e la seguente argomentazione, che sono state incluse nell'indagine del Mediatore:

Accuse:

(1) La Commissione non ha motivato la sua risposta del 22 luglio 2010.

(2) Con lettera del 22 luglio 2010, la Commissione ha erroneamente prorogato il termine per la risposta alla domanda di conferma.

Domanda:

La Commissione dovrebbe concedere al denunciante l'accesso immediato ai documenti richiesti.

L'indagine

15. Il 14 settembre 2010 il Mediatore ha avviato un'indagine sulle accuse e sulla denuncia e ha chiesto alla Commissione di fornire un parere.

16. Lo stesso giorno, il Mediatore ha informato il denunciante che alcuni aspetti della sua denuncia, illustrati ai punti da 17 a 19 in appresso, non sarebbero stati oggetto di indagine.

17. In primo luogo, il denunciante ha sostenuto che l'EPSO ha sbagliato a chiedergli di presentare la sua richiesta di accesso al servizio corretto, invece di trasmetterla direttamente a tale servizio. Tuttavia, il denunciante non sembrava aver adottato precedenti approcci amministrativi nei confronti dell'EPSO per quanto riguarda tale affermazione. Pertanto, il Mediatore ha concluso che tale affermazione era irricevibile.

18. In secondo luogo, il denunciante ha sostenuto che l'EPSO ha erroneamente respinto la sua richiesta di accesso del 12 maggio 2010. Tuttavia, il denunciante si era avvalso della possibilità di chiedere un riesame di tale decisione presentando una domanda di conferma. Non vi erano pertanto motivi sufficienti per indagare su tale affermazione.

19. In terzo luogo, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha motivato la sua lettera del 30 giugno 2010 e, con tale lettera, ha erroneamente prorogato il termine iniziale per prendere una decisione sulla sua domanda di conferma. Nella suddetta lettera del 30 giugno 2010, la Commissione ha indicato di non essere stata in grado di raccogliere tutti gli elementi necessari per adottare una decisione. Inoltre, la Commissione si è basata sull’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento n. 1049/2001 per prorogare il termine di 15 giorni lavorativi per l’adozione di una decisione. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha concluso che non vi erano motivi sufficienti per indagare su tale accusa.

20. Il 17 dicembre 2010 la Commissione ha informato il Mediatore che non sarebbe stata in grado di inviare il suo parere entro il 31 dicembre 2010, come inizialmente richiesto dal Mediatore. Il Mediatore ne ha informato il denunciante.

21. Il 1o febbraio 2011 la Commissione ha inviato il suo parere al Mediatore, che è stato trasmesso al denunciante l'8 febbraio 2011 per le sue osservazioni.

22. Il denunciante non ha presentato osservazioni.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Asserzione secondo cui la Commissione avrebbe omesso di motivare la sua decisione e, nella sua risposta del 22 luglio 2010, avrebbe erroneamente prorogato il termine per rispondere alla domanda di conferma

Argomenti presentati al Mediatore

23. In primo luogo, il denunciante ha sostenuto che la Commissione non ha motivato la sua risposta del 22 luglio 2010, in cui ha prorogato, per la seconda volta, il termine per prendere una decisione sulla sua domanda di conferma.

24. Nel suo parere sull'indagine del Mediatore, la Commissione ha spiegato che tale estensione supplementare era necessaria per effettuare ricerche relative ai documenti in possesso dell'EPSO e per rendere anonimi i documenti contenenti informazioni statistiche sui candidati che partecipano al concorso. La Commissione ha aggiunto che la domanda di conferma coincideva con il trasferimento dell'EPSO in altri locali, il che rendeva i documenti detenuti dall'EPSO indisponibili per un certo periodo di tempo. Inoltre, la domanda di conferma è stata presentata durante il periodo estivo, in un momento in cui sia l'EPSO che la Commissione avevano meno personale che lavorava per loro.

25. In secondo luogo, il denunciante ha sostenuto che la risposta della Commissione del 22 luglio 2010 ha erroneamente prorogato il termine per adottare una decisione sulla domanda di conferma. Sostiene che tale ulteriore proroga del termine è contraria al regolamento (CE) n. 1049/2001.

26. La Commissione ha ammesso nel suo parere che, a norma dell’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento 1049/2001, non le era consentito prorogare, per la seconda volta, il termine per adottare una decisione sulla domanda di conferma. Ha osservato di essersi già scusato nella sua risposta del 22 luglio 2010 e ha ribadito le sue scuse per questo ritardo nel parere fornito nel contesto della presente inchiesta.

Valutazione del Mediatore

27. Per quanto riguarda la prima affermazione del denunciante, il Mediatore osserva che, a norma dell'articolo 296 TFUE, "[g]li atti giuridici devono essere motivati". Inoltre, secondo una giurisprudenza consolidata relativa all'articolo 296 TFUE, "la motivazione prescritta da tale disposizione deve essere adeguata all'atto di cui trattasi e deve far apparire in forma chiara e inequivocabile l'iter logico seguito dall'istituzione da cui esso promana, in modo da consentire agli interessati di conoscere le ragioni del provvedimento adottato e al Tribunale di esercitare il proprio controllo. La motivazione non deve necessariamente specificare tutti gli elementi di fatto e di diritto pertinenti, in quanto la questione se la motivazione soddisfi i requisiti di cui all'[articolo 296 TFUE] deve essere valutata alla luce non solo del suo tenore, ma anche del suo contesto e di tutte le norme giuridiche che disciplinano la materia in questione".[4] Tale giurisprudenza dovrebbe essere applicata al caso di specie per analogia.

28. Nella sua lettera del 22 luglio 2010, la Commissione ha informato il denunciante di non essere riuscita a completare la valutazione della domanda di conferma e che, pertanto, non sarebbe stata in grado di prendere una decisione prima della scadenza del termine. La Commissione si è quindi limitata a dichiarare che non sarebbe stata in grado di rispondere alla domanda di conferma entro il termine prorogato. Il rimprovero del denunciante alla Commissione per non aver fornito alcuna motivazione è pertanto giustificato.

29. Nel suo parere sulla presente denuncia, la Commissione ha spiegato di non essere stata in grado di rispettare il termine del 23 luglio 2010 in quanto i) doveva effettuare ricerche relative ai documenti in possesso dell'EPSO e doveva anonimizzarli, ii) il trasferimento dell'EPSO in altri locali ha reso i documenti indisponibili per un certo periodo e iii) la domanda di conferma è stata presentata durante il periodo estivo, in un momento in cui sia l'EPSO che la Commissione avevano meno personale al loro servizio.

30. Il Mediatore osserva che le spiegazioni di cui sopra relative ai motivi della seconda proroga del termine sono state fornite solo dopo l’adozione della decisione impugnata sulla domanda di accesso ai documenti.

31. In ogni caso, il Mediatore osserva che, a norma dell'articolo 8, paragrafi 1 e 2, del regolamento (CE) n. 1049/2001, il termine di 15 giorni lavorativi per la valutazione di una domanda di conferma per l'accesso ai documenti può essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi. Inoltre, secondo la giurisprudenza, "[i]l termine di quindici giorni lavorativi, prorogabile, entro il quale l'istituzione deve rispondere alla domanda di conferma, di cui all'articolo 8, paragrafi 1 e 2, del regolamento n. 1049/2001, è obbligatorio".[5] È quindi evidente che il regolamento n. 1049/2001 consente una sola proroga del termine per rispondere a una domanda di conferma.

32. Alla luce della formulazione inequivocabile del regolamento 1049/2001, come interpretato dalla giurisprudenza, il Mediatore ritiene che alla Commissione non sia stato consentito di prorogare il termine per una seconda volta oltre il 23 luglio 2010, come ha fatto con la sua lettera del 22 luglio 2010. Come indicato in precedenza, la Commissione non contesta tale conclusione.

33. Il Mediatore osserva tuttavia che la Commissione si è scusata con il denunciante. Osserva inoltre che il denunciante non ha formulato osservazioni sul parere della Commissione. In tali circostanze, il Mediatore conclude che non vi sono motivi per ulteriori indagini sulle accuse del denunciante.

B. Sostenere che la Commissione dovrebbe concedere al denunciante l'accesso immediato ai documenti richiesti

Argomenti presentati al Mediatore

34. Il denunciante ha chiesto che la Commissione gli conceda l'accesso immediato a: i) documenti contenenti alcune informazioni statistiche relative ai candidati al concorso EPSO/AD/148/09 - RO; e ii) documenti contenenti la bibliografia utilizzata dai membri della commissione giudicatrice per le prove scritte.

35. Nella sua risposta alla domanda di conferma, la Commissione ha concesso l'accesso ad alcuni documenti relativi alle informazioni statistiche di cui il denunciante era interessato. Tuttavia, ha anche affermato che i documenti richiesti non esistevano o non potevano essere divulgati.

36. Per quanto riguarda i) il primo aspetto della domanda di conferma, la Commissione ha fornito al denunciante tre documenti anonimizzati che, a suo avviso, gli consentirebbero di ottenere la maggior parte delle informazioni statistiche richieste. Tuttavia, la Commissione ha anche informato il denunciante che l'EPSO non disponeva di documenti relativi al numero di candidati invitati ai test di preselezione presentati in base alla loro scelta della seconda lingua.

37. Per quanto riguarda ii) il secondo aspetto della domanda di conferma, la Commissione ha indicato che l'EPSO non tende a mantenere una "bibliografia" in quanto tale, nel senso di un elenco di documenti di riferimento che i membri della commissione giudicatrice devono utilizzare per la votazione delle prove scritte. L'EPSO prepara a) note interne che devono essere utilizzate dai membri della commissione giudicatrice e b) una griglia di valutazione per ciascuna domanda. Tuttavia, secondo la Commissione, questi due documenti erano coperti dal principio della segretezza dei lavori della commissione giudicatrice. A tale riguardo, la Commissione ha fatto riferimento all'articolo 6 dell'allegato III dello statuto, che stabilisce che "[i] lavori della commissione giudicatrice sono segreti".

38. Nel suo parere presentato nel contesto dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha affermato che l'argomentazione presentata dal denunciante era divenuta priva di oggetto perché, nel frattempo, la Commissione aveva accolto la richiesta del denunciante, nella misura in cui ciò poteva essere soddisfatto.

39. Il denunciante non ha presentato osservazioni sul parere della Commissione.

Valutazione del Mediatore

40. Il Mediatore osserva che la Commissione ha spiegato che i documenti a cui il denunciante desiderava avere accesso non esistevano. Queste spiegazioni sembrano plausibili. Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante non ha contestato le dichiarazioni della Commissione. In tali circostanze, il Mediatore conclude che non vi è stata cattiva amministrazione per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante.

41. Il Mediatore è lieto di notare che la Commissione non si è limitata alle dichiarazioni di cui sopra, ma ha concesso l'accesso ad alcuni documenti relativi alle informazioni statistiche che erano di interesse per il denunciante. Osserva inoltre che la Commissione ha attirato l'attenzione del denunciante su due documenti riguardanti il lavoro della commissione giudicatrice, spiegando che tali documenti erano riservati. Tuttavia, dato che il denunciante non ha indicato che vorrebbe avere accesso a tali documenti, il Mediatore ritiene di non dover valutare, nel caso di specie, se il parere della Commissione sia corretto.

C. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con le seguenti conclusioni:

Non vi è stata cattiva amministrazione per quanto riguarda la richiesta del denunciante. Per quanto riguarda il resto della denuncia, non vi sono motivi per ulteriori indagini.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 18 gennaio 2012

[1] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU 2001, L 145, pag. 43).

[2] Il denunciante ha chiesto di conoscere a) il numero di candidati invitati alle prove di preselezione presentate in base alla loro scelta della seconda lingua, b) il numero di candidati invitati alle prove scritte presentate in base alla loro scelta della seconda lingua e c) il numero di candidati invitati alle prove orali presentate in base alla loro scelta della seconda lingua.

[3] Causa T-371/03, Le Voci/Consiglio, Racc. FP pagg. I-A-209 e II-957.

[4] Causa C-501/00, Spagna/Commissione, Racc. 2004, pag. I-6721, punto 73.

[5] Cause riunite T-355/04 e T-446/04, Co-Frutta/Commissione, sentenza del 19 gennaio 2010 (non ancora pubblicata), punto 56.