Contesto della denuncia

1. Il denunciante è un cittadino britannico specializzato in questioni relative alla protezione dei dati. Il 27 aprile 2007 ha inviato un messaggio di posta elettronica al Segretariato generale della Commissione europea, nel quale ha posto alcune domande sulle procedure di infrazione in corso relative alla direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati personali [1]. Le procedure di infrazione sono state menzionate in una comunicazione pubblicata dalla Commissione [2].

2. L'oggetto dell'e-mail era intitolato "Domanda di informazioni ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001". Le domande poste dal denunciante erano le seguenti:

"Potrei avere informazioni di base nei documenti che descrivono per ciascun procedimento:

a) il paese oggetto di un procedimento o di un procedimento previsto;
b) la natura delle infrazioni …;
c) al momento dell'avvio del procedimento;
d) l'articolo o gli articoli che si presume siano stati violati.

Vorrei anche sapere qual è il "numero".

3. L'11 maggio 2007 la direzione generale Giustizia, libertà e sicurezza (DG JLS) della Commissione, come all'epoca veniva chiamata, ha informato il denunciante di non essere in grado di soddisfare la sua richiesta, in quanto i documenti da lui richiesti rientravano in un'eccezione contenuta nel regolamento n. 1049/2001 [3]. L'eccezione invocata era l'"articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento 1049/2001: "Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela dei procedimenti giudiziari e della consulenza legale di …". La DG JLS ha informato il denunciante che avrebbe potuto chiedere un riesame di tale decisione presentando una domanda di conferma al Segretario generale della Commissione.

4. Il denunciante ha presentato una domanda di conferma il 30 maggio 2007.

5. Il Segretariato generale della Commissione ha confermato il ricevimento della domanda il 7 giugno 2007. Ha indicato che il denunciante avrebbe ricevuto una risposta sostanziale entro 15 giorni lavorativi.

6. Il Segretariato generale ha risposto alla domanda di conferma con lettera del 19 luglio 2007. Ha spiegato che, come correttamente sottolineato dal denunciante nella sua domanda di conferma, l'eccezione applicata è stata erroneamente citata nella risposta della DG JLS. L'eccezione corretta di cui all'articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento 1049/2001 avrebbe dovuto essere la tutela degli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile. Il Segretariato generale spiega che, data la formulazione della domanda del denunciante, la DG JLS ha innanzitutto ritenuto che si trattasse di una richiesta di accesso a una serie completa di documenti relativi alla procedura di infrazione presentata a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, dopo aver riesaminato la richiesta del denunciante, il Segretariato generale è giunto alla conclusione che ciò che il denunciante aveva effettivamente chiesto era "informazioni precise e ben caratterizzate"piuttosto che l'accesso ai documenti. Gli ha quindi fornito una tabella riassuntiva preparata dalla DG JLS sui casi di infrazione in corso e si è scusato per l'eventuale interpretazione errata della sua richiesta iniziale. La tabella allegata conteneva informazioni sui procedimenti di infrazione contro la Germania (due procedimenti), l'Austria e il Regno Unito con le date delle pertinenti misure procedurali adottate dalla Commissione. Per quanto riguarda i procedimenti di infrazione contro l'Austria e la Germania, la tabella riepilogativa comprendeva anche informazioni sugli articoli della direttiva 95/46/CE che sarebbero stati violati, unitamente a una breve spiegazione. Per quanto riguarda il Regno Unito, la tabella si limitava a fare riferimento a una "presunta mancata attuazione, da parte della legge britannica del 1998 sulla protezione dei dati, di varie disposizioni della direttiva 95/46/CE [...] anche attraverso l'interpretazione dei suoi tribunali e della sua autorità per la protezione dei dati". Ad eccezione di uno dei procedimenti nei confronti della Germania, in cui era stato inviato un parere motivato allo Stato membro interessato, tutti gli altri procedimenti si trovavano nella fase della lettera di diffida.

7. Il 20 agosto 2007 il denunciante ha sottolineato, in un messaggio di posta elettronica inviato alla DG JLS e al Segretariato generale, che la tabella fornita non elencava gli articoli asseritamente violati dal Regno Unito, mentre lo faceva per quanto riguardava l'Austria e la Germania. Il denunciante ha inoltre chiesto se il fatto che siano state inviate due lettere di costituzione in mora al Regno Unito abbia comportato il ritiro della prima lettera. Chiede inoltre una spiegazione dell'acronimo "CDO", menzionato in relazione a tale Stato membro.

8. Con e-mail del 13 settembre 2007, la DG JLS ha comunicato al denunciante gli articoli della direttiva 95/46/CE che sarebbero stati violati dal Regno Unito (articoli 2, 3, 8, 10, 11, 12, 13, 22, 23, 25 e 28). Lo informava inoltre che l ' acronimo "CDO" era stato utilizzato per i casi avviati su iniziativa della Commissione e che, sebbene fosse stata inviata una seconda lettera di costituzione in mora al Regno Unito, ciò non significava che la prima lettera fosse stata ritirata.

9. Il 17 settembre 2007 il denunciante ha inviato un'ulteriore e-mail alla DG JLS, in cui sottolineava che la tabella non conteneva spiegazioni in merito alle presunte infrazioni del Regno Unito, mentre erano state fornite brevi spiegazioni per l'Austria e la Germania. Pertanto, ha chiesto di ricevere una descrizione di una frase delle questioni relative a ciascuno degli articoli presumibilmente violati.

10. Il 17 ottobre 2007 la Commissione ha risposto che, alla luce della sua politica di non divulgare i dettagli relativi alle procedure di infrazione al fine di non pregiudicare i negoziati con gli Stati membri, essa non poteva fornirgli le informazioni richieste.

11. Il giorno successivo, il denunciante ha inviato una e-mail al Segretariato generale e ha sottolineato che tutto ciò che chiedeva era che la Commissione gli fornisse lo stesso livello di informazioni che gli aveva già fornito in relazione ai casi austriaco e tedesco.

12. Con messaggio di posta elettronica del 10 gennaio 2008, la DG JLS ha confermato la sua decisione con riferimento alla sua politica di non divulgare alcun dettaglio relativo alle procedure di infrazione. Essa ha precisato che la procedura di infrazione oggetto della richiesta si trovava ancora in una fase in cui i dettagli richiesti non potevano essere divulgati.

Oggetto dell'indagine

13. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha avanzato la seguente affermazione:

Il denunciante sostiene che, non fornendo lo stesso livello di informazioni relative alla natura dell'infrazione in relazione a una procedura di infrazione nei confronti del Regno Unito rispetto ad altri Stati membri, la Commissione non ha rispettato i principi di buona amministrazione come quelli derivanti dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

Il denunciante sostiene che la Commissione dovrebbe fornirgli informazioni sulla natura dei problemi oggetto della suddetta procedura di infrazione allo stesso modo in cui ha fatto per le procedure di infrazione riguardanti altri Stati membri.

L'indagine

14. Il denunciante ha presentato la sua denuncia al Mediatore europeo il 12 dicembre 2007. Il 17 gennaio 2008 il Mediatore ha chiesto alla Commissione il suo parere sulla denuncia.

15. La Commissione ha presentato il suo parere il 9 luglio 2008. Le osservazioni del denunciante sul parere sono pervenute il 31 agosto 2008.

16. Poiché erano necessari ulteriori chiarimenti, il Mediatore ha condotto ulteriori indagini sulla denuncia il 9 ottobre 2008. La Commissione ha fornito la sua risposta a tali indagini il 23 gennaio 2009. Il denunciante ha presentato le sue osservazioni il 9 febbraio 2009. Ulteriori osservazioni sono pervenute dal denunciante il 14 aprile 2009.

17. Il 13 luglio 2009 il Mediatore ha presentato una proposta di soluzione amichevole.

18. Il 29 dicembre 2009 la Commissione ha inviato la sua risposta alla proposta di soluzione amichevole del Mediatore.

19. Il 7 febbraio 2010 il denunciante ha presentato le sue osservazioni sulla risposta della Commissione. Il 23 aprile 2010 e il 25 giugno 2010 il denunciante ha presentato ulteriori osservazioni.

20. Il 19 ottobre 2010 il Mediatore ha trasmesso alla Commissione un progetto di raccomandazione.

21. Il 14 febbraio 2011 la Commissione ha formulato un parere circostanziato sul progetto di raccomandazione. Le osservazioni del denunciante al riguardo sono pervenute il 24 febbraio 2011 e il 13 maggio 2011.

22. Il 26 luglio 2011 il Mediatore ha svolto ulteriori indagini e ha chiesto alla Commissione ulteriori spiegazioni in risposta alle osservazioni del denunciante del 13 maggio 2011.

23. L'11 novembre 2011 la Commissione ha fornito i suoi chiarimenti supplementari.

24. Il 30 novembre 2011 i servizi del Mediatore hanno contattato telefonicamente il denunciante.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Asserzione secondo cui la Commissione non ha fornito al denunciante lo stesso livello di informazioni relative alla procedura di infrazione nei confronti del Regno Unito rispetto ad altri Stati membri e alla relativa argomentazione

Argomenti presentati al Mediatore

25. Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha spiegato che, poiché la richiesta del denunciante era intitolata "Domanda di informazioni ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001", era stata inizialmente trattata come una richiesta di accesso a documenti ai sensi di tale regolamento. Una volta che il Segretariato generale della Commissione ha analizzato la domanda di conferma, ha concluso che ciò che il denunciante chiedeva erano informazioni precise e ben caratterizzate per quanto riguarda le procedure di infrazione. Ha quindi incaricato la DG JLS di fornirgli una tabella riassuntiva contenente informazioni generali sulle procedure di infrazione in corso.

26. La Commissione ha ritenuto di non aver violato il regolamento (CE) n. 1049/2001 in quanto tale regolamento riguarda l'accesso ai documenti, mentre il denunciante voleva ottenere informazioni fattuali. La Commissione ha inoltre sostenuto che la richiesta di informazioni del denunciante, cui si applica il codice di buona condotta amministrativa della Commissione [4], è stata trattata conformemente alle norme ivi contenute. Pur riconoscendo di non aver incluso nella tabella riassuntiva le spiegazioni sulla natura delle presunte infrazioni commesse dal Regno Unito, la Commissione ha sottolineato che sarebbe stato inopportuno divulgare tali informazioni alla luce dei progressi tangibili compiuti su alcuni punti, derivanti dalle discussioni in corso con le autorità di tale Stato membro. In tale contesto, la Commissione ha sottolineato che i progressi di tali negoziati sono stati dimostrati dalle modifiche apportate agli orientamenti del Commissario per l'informazione del Regno Unito ai responsabili del trattamento dei dati sulla definizione di dati personali.

27. Il denunciante ha presentato varie argomentazioni sul motivo per cui la Commissione avrebbe dovuto fornirgli le informazioni richieste. Tuttavia, sembra che egli abbia compreso l'approccio della Commissione alla sua richiesta nel senso che, poiché le informazioni da lui richieste - o, per essere più precisi, le parole effettive che avrebbero letteralmente soddisfatto la sua richiesta - non potevano essere reperite in un documento, la Commissione ha ritenuto che la sua richiesta non rientrasse nell'ambito di applicazione del regolamento 1049/2001 e che, di conseguenza, essa non fosse tenuta a divulgare affatto le informazioni richieste. Sulla base di tale premessa, il denunciante ha insistito sul fatto che, poiché le informazioni pertinenti potevano essere reperite nei documenti della Commissione, anche una sintesi derivata da tali documenti dovrebbe rientrare nell'ambito di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001. Fa riferimento alla formulazione dell'articolo 3, lettera a), del regolamento (CE) n. 1049/2001, secondo cui il termine "documento"designa qualsiasi contenuto e ritiene che una sintesi basata sul contenuto di un documento o di una serie di documenti debba rientrare nell'ambito di applicazione del regolamento. Egli ha inoltre sostenuto che, in linea con l'articolo 1, lettera c), che fa riferimento alla promozione di buone pratiche amministrative in materia di accesso ai documenti, dal regolamento (CE) n. 1049/2001 si potrebbe dedurre l'obbligo di divulgare informazioni sintetiche.

28. Il denunciante ha ritenuto che la posizione della Commissione fosse incoerente, in quanto gli sono state fornite informazioni comparabili per quanto riguarda le procedure di infrazione contro l'Austria e la Germania. A titolo di confronto, ha fatto riferimento alla sentenza della Camera dei Lord nella causa CSA/SIC [5], che riguardava la diffusione di dati statistici. Una delle questioni sollevate in tale causa riguardava la questione se i dati statistici che erano stati modificati in modo da proteggere i dati personali delle persone potessero essere divulgati. Il denunciante ha sostenuto che la Camera dei Lord ha ritenuto che, se i dati pertinenti possono essere trasformati in una forma rilasciabile, dovrebbero essere messi a disposizione di un richiedente. Per analogia, egli ha ritenuto che la Commissione dovesse essere in grado di divulgare informazioni sintetiche per un importo di 6-10 parole su ciascuna delle presunte infrazioni.

29. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva applicato erroneamente l'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento 1049/2001. In tale contesto, ha sottolineato che è difficile immaginare come una breve spiegazione di 6-10 parole sul merito delle presunte infrazioni possa compromettere le posizioni giuridiche di entrambe le parti coinvolte o imporre un onere gravoso alla Commissione. Dato che la procedura era stata avviata nell'aprile 2004, il denunciante ha anche espresso dubbi sul fatto che sarebbe stato avviato un procedimento giudiziario.

30. Nella sua risposta alla richiesta di informazioni supplementari del Mediatore, la Commissione ha mantenuto la sua posizione secondo cui la richiesta del denunciante avrebbe dovuto essere trattata come una richiesta di informazioni. Essa ha sottolineato che la sua decisione di trattarla in quanto tale piuttosto che come una richiesta di accesso ai documenti non pregiudicava in alcun modo i diritti del denunciante in quanto era intesa a fornirgli le informazioni richieste, nonostante il fatto che i documenti stessi rientrassero nell'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino, del regolamento 1049/2001.

31. Per quanto riguarda la motivazione del suo rifiuto di divulgare parte delle informazioni richieste dal denunciante, la Commissione ha spiegato che, dato che la cooperazione con le autorità del Regno Unito si era basata su un grado di cooperazione sostanzialmente diverso rispetto ad altri Stati membri e si era dimostrata particolarmente costruttiva, riteneva giustificato un grado di riservatezza più elevato.

32. La Commissione ha inoltre fatto riferimento alla sentenza della House of Lords nella causa CSA/SIC. Secondo la Commissione, le autorità del Regno Unito l'avevano informata della loro intenzione di intervenire in tale causa, il che ha portato successivamente a un chiarimento della giurisprudenza precedente apparentemente incompatibile con il diritto dell'Unione. La Commissione ha dichiarato che altre due questioni sono state risolte a causa di tale sentenza.

33. Nelle sue osservazioni sulle osservazioni della Commissione, il denunciante ha ribadito la sua posizione in merito alla diffusione di dati statistici e alla fornitura di una sintesi. Per quanto riguarda l'argomentazione della Commissione relativa all'esito della sentenza della Camera dei Lord nella causa CSA/SIC, il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe potuto mettere a disposizione informazioni sugli aspetti che erano stati risolti con tale sentenza. Nelle sue osservazioni supplementari, il denunciante ha inoltre fatto riferimento al recente comunicato stampa IP/09/570 della direzione generale della Società dell'informazione e dei media della Commissione ("DG INFSO") relativo a una procedura di infrazione distinta nei confronti del Regno Unito che riguardava anche presunte violazioni della direttiva 95/46/CE. In questo comunicato stampa la Commissione ha menzionato gli articoli pertinenti della direttiva (articolo 2, lettera h), articoli 24 e 28) e ha spiegato le questioni sottostanti in modo significativamente più dettagliato [6].

Valutazione preliminare del Mediatore che ha portato a una proposta di soluzione amichevole

34. Il Mediatore ha preso atto del fatto che il denunciante e la Commissione non erano d'accordo sul fatto che la Commissione avesse agito correttamente nel riclassificare la richiesta di accesso ai documenti del denunciante come richiesta di informazioni. Le richieste di informazioni sono disciplinate dalla sezione 4 del codice di buona condotta amministrativa della Commissione, mentre le richieste di accesso ai documenti sono soggette alle norme stabilite nel regolamento (CE) n. 1049/2001. Tenuto conto dei diversi quadri giuridici applicabili, è quindi apparso necessario esaminare preliminarmente tale aspetto procedurale prima di esaminare il merito della causa.

a) Sugli aspetti procedurali

35. Il Mediatore ha ricordato che il regolamento (CE) n. 1049/2001 prevede una procedura in due fasi per il trattamento delle richieste di accesso ai documenti. Il primo passo è la domanda iniziale, in base alla quale un richiedente si avvicina per la prima volta a un'istituzione con l'obiettivo di ottenere l'accesso a un documento. Nel caso in cui l'istituzione rifiuti di concedere l'accesso (totale o parziale), informa il denunciante di questo fatto e del suo diritto di presentare una domanda di conferma, che è la seconda fase.

36. Era chiaro che la Commissione aveva inizialmente trattato la richiesta del denunciante come una richiesta di accesso a documenti ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001. È emerso che solo nel trattare la domanda di conferma del denunciante la Commissione ha cambiato parere su come classificare la richiesta del denunciante.

37. Il Mediatore ha riconosciuto che vi possono essere buoni motivi per decidere che una richiesta inizialmente intesa come richiesta di accesso a documenti debba essere considerata una richiesta di informazioni. In tal caso, il richiedente dovrebbe ovviamente essere chiaramente informato di tale cambiamento di posizione e dei motivi alla base di tale cambiamento. Il Mediatore ha osservato che il Segretariato generale ha fornito tali informazioni al denunciante nella sua lettera del 19 luglio 2007.

38. Per quanto riguarda il caso in esame, il Mediatore ha osservato che la richiesta del denunciante del 27 aprile 2007 faceva esplicito riferimento al regolamento 1049/2001. Era quindi perfettamente ragionevole che la Commissione interpretasse tale domanda come una richiesta di accesso ad alcuni o a tutti i documenti relativi alla procedura di infrazione in questione. La Commissione ha ritenuto che non fosse possibile concedere l'accesso a tali documenti, dato che si applicava una delle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001. Se è vero che, nella sua risposta dell'11 maggio 2007, la DG JLS ha citato un'eccezione non pertinente, tale errore è stato corretto nella lettera che il Segretariato generale ha inviato al denunciante il 19 luglio 2007.

39. Sembra che il denunciante non abbia contestato l'opinione della Commissione secondo cui i documenti relativi alla procedura di infrazione in questione non potevano essergli comunicati. Il denunciante ha invece sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto, sulla base di tali documenti, preparare una sintesi contenente le informazioni indicate nella sua richiesta del 27 aprile 2007 e nella successiva corrispondenza. Secondo il denunciante, la fornitura di tale sintesi rientrava nel concetto di accesso ai documenti di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001. Il Mediatore non è stato in grado di condividere tale ragionamento, in quanto il regolamento n. 1049/2001 riguarda le richieste di accesso a documenti esistenti. Essa non riguarda la questione se taluni documenti debbano essere redatti e forniti ai richiedenti.

40. Invece di continuare a trattare la richiesta del denunciante come una richiesta di accesso a documenti, che a suo avviso non poteva essere soddisfatta, il Segretariato generale ha deciso di cercare di fornire al denunciante le informazioni che stava effettivamente cercando. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto che l'approccio adottato dal Segretariato generale fosse ragionevole.

b) Sugli aspetti sostanziali

41. Per quanto riguarda il trattamento della richiesta di informazioni, il Mediatore ha ritenuto che fosse buona prassi amministrativa fornire le informazioni richieste a meno che non vi fosse un motivo valido per non farlo. Questa regola fondamentale di buona amministrazione è stabilita anche all'articolo 22 del codice europeo di buona condotta amministrativa (il "codice").[7] Il Mediatore ha osservato che la Commissione ha fornito al denunciante ciò che quest'ultimo sembrava considerare una quantità sufficiente di informazioni relative alle pertinenti procedure di infrazione contro la Germania e l'Austria. Ha inoltre reso disponibili alcune informazioni sulla procedura di infrazione nei confronti del Regno Unito. Pertanto, l'indagine riguardava solo la questione se la Commissione, oltre a tali informazioni, avrebbe dovuto anche fornire al denunciante una breve descrizione delle questioni relative agli articoli della direttiva 95/46/CE che sarebbero stati violati dal Regno Unito. La Commissione ha sostenuto di non poter divulgare le informazioni richieste nell'interesse dei negoziati in corso con le autorità del Regno Unito. Sostiene questa posizione facendo riferimento a progressi tangibili su alcuni punti che, a suo parere, si sono rivelati particolarmente costruttivi. Ha spiegato che non intendeva mettere a repentaglio tali negoziati divulgando le informazioni pertinenti.

42. Il Mediatore ha osservato che le informazioni che la Commissione ha rifiutato di divulgare non sembravano essere riservate in quanto tali. In effetti, le informazioni del tipo richiesto dal denunciante erano state rese disponibili per quanto riguarda le procedure di infrazione contro la Germania e l'Austria. La decisione della Commissione sembrava quindi fondata esclusivamente sul fatto che, secondo la Commissione, il Regno Unito si è dimostrato particolarmente costruttivo nei suoi negoziati con essa. La Commissione ha sostenuto che la divulgazione delle informazioni in questione comprometterebbe tali negoziati.

43. Tuttavia, il Mediatore ha ritenuto che il motivo addotto dalla Commissione non potesse, in ogni caso, spiegare perché non fosse possibile fornire informazioni in merito alle questioni che nel frattempo erano state risolte. È stato difficile vedere quali ulteriori negoziati potrebbero essere in corso in relazione a tali questioni.

44. Per quanto riguarda il motivo addotto dalla Commissione in quanto tale, il Mediatore ha sottolineato che il denunciante ha essenzialmente chiesto una breve descrizione (6-10 parole) delle presunte violazioni individuali. Il Mediatore ha avuto difficoltà a capire in che modo la divulgazione di tali informazioni sintetiche avrebbe potuto avere le conseguenze negative temute dalla Commissione. Come indicato in precedenza, tali informazioni sono state messe a disposizione per quanto riguarda altri due Stati membri. In effetti, il Mediatore ha ritenuto che, se, come affermato dalla Commissione stessa, l'atteggiamento del Regno Unito nei suoi negoziati con la Commissione si fosse dimostrato particolarmente costruttivo, ci si aspetterebbe che la messa a disposizione di tali informazioni avrebbe meno probabilità di dar luogo a problemi rispetto al caso di uno Stato membro meno cooperativo.

45. Inoltre, il Mediatore ha avuto difficoltà a conciliare la posizione assunta dalla Commissione nel caso di specie con l'approccio che sembrava aver adottato nel caso che ha dato luogo al suo comunicato stampa IP/09/570. In quel caso, la Commissione sembrava in grado di fornire un livello notevolmente maggiore di informazioni su una procedura di infrazione, anche se tale procedura riguardava lo stesso Stato membro e asserite violazioni della stessa direttiva.

46. Alla luce delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore ha constatato in via preliminare che, in assenza di una spiegazione convincente del motivo per cui non era possibile divulgare le informazioni richieste, il rifiuto della Commissione di fornire al denunciante le informazioni richieste sul procedimento di infrazione nei confronti del Regno Unito costituiva un caso di cattiva amministrazione. Egli ha pertanto presentato una corrispondente proposta di soluzione amichevole, conformemente all'articolo 3, paragrafo 5, del suo statuto.

Le argomentazioni presentate al Mediatore dopo la sua proposta di soluzione amichevole

47. La Commissione ha sottolineato di aver deciso di limitarsi a quelle che considerava le risultanze critiche. Ha sostenuto che, per giungere alle sue conclusioni, il Mediatore sembrava essersi basato, almeno in parte, sulle osservazioni del denunciante sulle sue precedenti osservazioni e sulle nuove questioni ivi sollevate. La Commissione ha osservato che tali osservazioni le sono state trasmesse contestualmente alla proposta di soluzione amichevole. Tuttavia, ha apprezzato la possibilità di presentare osservazioni, anche se il Mediatore era già giunto alle sue conclusioni preliminari. Ha inoltre accolto con favore il fatto che il Mediatore abbia constatato che la Commissione aveva agito ragionevolmente nel trattare la richiesta del denunciante come una richiesta di informazioni piuttosto che una richiesta di documenti.

48. La Commissione ha dichiarato di aver interpretato l'affermazione del Mediatore secondo cui è buona prassi amministrativa fornire le informazioni richieste, a meno che non vi sia un valido motivo per non farlo, come una decisione di trattare la denuncia come una presunta omissione di fornire informazioni non riservate, piuttosto che una presunta omissione di fornire lo stesso livello di informazioni su un certo numero di Stati membri diversi. Essa ha sottolineato che l’articolo 22, paragrafo 3, del codice stabilisce la procedura da seguire quando le informazioni richieste sono riservate. Il codice non specifica chi decide se le informazioni pertinenti sono riservate o meno. La Commissione ha inoltre sostenuto che l’articolo 22 del codice non è l’unica disposizione applicabile nel caso di specie. L'articolo 10 del codice obbliga il funzionario a seguire le normali prassi amministrative della sua istituzione, a meno che non vi siano motivi legittimi per discostarsene. Ciò riguardava anche le pratiche in materia di riservatezza. La Commissione ha anche invocato il proprio codice di buona condotta amministrativa, che prevede che la Commissione debba essere coerente nel suo comportamento amministrativo, seguire la sua prassi normale e giustificare qualsiasi deroga a tale principio.

49. Per quanto riguarda la dichiarazione del Mediatore secondo cui la Commissione non aveva fornito una spiegazione convincente del motivo per cui non era possibile divulgare le informazioni richieste, la Commissione ha dichiarato di aver già spiegato al denunciante che le informazioni richieste erano riservate e che, conformemente alle sue norme interne sul trattamento dei casi di infrazione, non potevano essere divulgate. La Commissione ha ritenuto che si trattasse di una spiegazione valida, in particolare alla luce dell'articolo 22, paragrafo 3, del codice, e coerente con le normali prassi amministrative della Commissione. Essa ha sottolineato ancora una volta che rientra nel suo potere discrezionale determinare, alla luce delle circostanze specifiche del caso di specie, quali informazioni in suo possesso siano riservate e quali non siano e non possano di conseguenza essere messe a disposizione. La negazione di tale discrezionalità priverebbe di qualsiasi utilità pratica le prassi esistenti delle istituzioni dell’Unione in materia di informazioni riservate. La Commissione ha pertanto concluso di non poter accettare l'idea che il rispetto della normale prassi amministrativa possa mai costituire un caso di cattiva amministrazione.

50. La Commissione ha pertanto confermato di aver indicato un valido motivo per rifiutare di divulgare le informazioni richieste dal denunciante. Ha pertanto respinto la proposta di soluzione amichevole del Mediatore.

51. Il denunciante ha dichiarato di non essere convinto che le informazioni limitate richieste fossero tali da consentire il successo di una richiesta di riservatezza. A titolo di esempio, egli ha fatto valere che la Commissione potrebbe sostenere che le pertinenti disposizioni relative al sistema di archiviazione contenute nelle misure nazionali di trasposizione violavano l’articolo 2 della direttiva, mentre il Regno Unito potrebbe controbattere che un considerando le consentiva di definire la propria posizione riguardo ai dati personali contenuti in fascicoli manuali. In tali circostanze, egli poteva immaginare che la riservatezza sarebbe stata un problema per quanto riguardava gli argomenti dettagliati a sostegno dei punti di negoziazione delle parti. Tuttavia, non ha ritenuto che ciò si applicherebbe alle informazioni sintetiche richieste.

52. Secondo il denunciante, la posizione della Commissione sembrava essere che i) si era impegnata a divulgare informazioni, a meno che non fossero riservate; ii) disponeva di un margine di discrezionalità nell'individuare ciò che era riservato; e iii) il suo uso di tale discrezionalità non ha potuto essere contestato. Tuttavia, la posizione assunta dalla Commissione in merito alla sua richiesta l'ha lasciata in un "ambiente ermeticamente sigillato"che non poteva essere penetrato dai cittadini europei. Il denunciante ha sostenuto che, implicitamente, la Commissione non è aperta alle critiche e al dibattito sani e spesso costruttivi, necessari affinché i cittadini europei la percepiscano come un'istituzione trasparente e responsabile. In tale contesto, il denunciante si è chiesto se il Mediatore potesse chiedere alla Commissione una copia delle informazioni richieste al fine di valutare se fossero riservate o meno.

53. Il denunciante ha inoltre fatto riferimento alla decisione di chiusura dell'indagine di propria iniziativa del Mediatore OI/2/2009/MHZ, in cui il Mediatore ha affermato che " una mancanza di chiarezza nel [informare i cittadini su come ottenere l'accesso ai documenti della procedura di infrazione e imparare a quale entità il rifiuto potrebbe essere attribuito, vale a dire la Commissione o lo Stato membro] potrebbe indurre i cittadini a credere che l'integrazione europea sia un processo che li esclude e li priva di poteri."[8] Nel contesto della protezione dei dati, il denunciante non è d'accordo con " escludere e privare di potere" tutti gli interessati europei, che sono preoccupati per il presunto livello di protezione applicato dalla legislazione del Regno Unito in materia di protezione dei dati, che è stata tenuta segreta per mezzo decennio. La direttiva 95/46/CE non riguardava iniziative economiche o diplomatiche significative, in cui la riservatezza sarebbe ovviamente un problema. La sua richiesta riguardava una direttiva che richiedeva la tutela della vita privata dei cittadini europei.

54. Il denunciante ha inoltre sostenuto che, quando la Commissione ha esaminato la sua richiesta a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001, non è stato fatto alcun riferimento all'articolo 9, paragrafo 1, di tale regolamento. Il denunciante si è quindi chiesto se fosse ragionevole presumere che, data l'assenza di qualsiasi menzione dell'esenzione dalla riservatezza in tutte le precedenti comunicazioni della Commissione relative al regolamento 1049/2001, ciò implichi che le informazioni da lui richieste potrebbero non essere state contenute in documenti classificati come riservati. Se così fosse, ciò pregiudicherebbe, a suo avviso, l'affermazione della Commissione secondo cui le informazioni richieste erano riservate.

55. Il denunciante ha inoltre sottolineato che, in considerazione del fatto che aveva pubblicato dettagli sulle procedure di infrazione riguardanti il Regno Unito in altri casi, la Commissione sembrava essere incoerente nel modo in cui applicava le norme individuate nelle sue osservazioni sulla proposta di una soluzione amichevole. A sostegno di tale dichiarazione, ha fatto riferimento al comunicato stampa della Commissione IP/09/1626.[9] Il denunciante ha osservato che tale comunicato stampa spiegava la natura delle presunte violazioni delle direttive 2002/58/CE e 95/46/CE e che esso forniva maggiori dettagli di quanto egli stesso chiedesse.

56. Il denunciante ha inoltre fatto riferimento a un ulteriore comunicato stampa della Commissione, IP/10/811, relativo al Regno Unito e a una procedura di infrazione alla direttiva 95/46/CE [10]. In tale comunicato stampa, la sig.ra Reding, vicepresidente e commissaria per la Giustizia, i diritti fondamentali e la cittadinanza, ha esortato pubblicamente il Regno Unito a rafforzare la protezione dei dati a livello nazionale. Alla luce di ciò, il denunciante non poteva capire perché la Commissione non si sentisse in grado di fornirgli le informazioni richieste.

57. Il denunciante ha sottolineato di aver presentato una richiesta, analoga a quella presentata alla Commissione, al ministero della Giustizia del Regno Unito, che quest'ultimo aveva respinto. Egli allegava una copia della risposta a tale richiesta nelle sue osservazioni. Il denunciante ha sottolineato che, a differenza della Commissione, il ministero non aveva fatto riferimento a motivi di riservatezza, anche se la legge del Regno Unito sulla libertà di informazione prevedeva una deroga pertinente. Sottolinea inoltre di aver presentato una denuncia al commissario nazionale per l'informazione in merito al rifiuto del ministero di divulgare il contenuto delle lettere formali scambiate con la Commissione. Secondo il denunciante, l'Information Commissioner aveva constatato che la messa a disposizione del pubblico di tali lettere non avrebbe costituito una violazione della fiducia perseguibile da parte di tale Stato membro. Pertanto, egli ha sostenuto che la fornitura di informazioni sintetiche sulle presunte violazioni era tanto più improbabile che determinasse vincoli di riservatezza ai sensi del Freedom of Information Act del Regno Unito.

Valutazione del Mediatore dopo la sua proposta di soluzione amichevole

Osservazioni preliminari

58. Il Mediatore ha osservato che la Commissione ha suggerito che alcune delle sue conclusioni nella proposta di soluzione amichevole si basavano sulle osservazioni del denunciante sulla sua risposta a una richiesta di ulteriori informazioni e su quelle che considerava nuove questioni sollevate in tali osservazioni. Anche se la Commissione non lo ha detto espressamente, sembrava suggerire che il Mediatore non rispettasse adeguatamente il suo diritto di essere ascoltato.

59. In tale contesto, il Mediatore ha ritenuto opportuno innanzitutto osservare che una proposta di soluzione amichevole non costituisce la valutazione definitiva da parte del Mediatore di un determinato caso. Tale proposta si basa invece su una valutazione preliminare, che tiene necessariamente conto delle eventuali osservazioni formulate dal denunciante sul parere dell'istituzione. È solo dopo aver analizzato la risposta dell'istituzione a una proposta di soluzione amichevole che il Mediatore decide se questa valutazione preliminare debba essere mantenuta e solo allora decide se effettuare una constatazione definitiva di cattiva amministrazione.

60. Il Mediatore ha tuttavia ritenuto ovvio che nessuna proposta di soluzione amichevole dovrebbe basarsi su argomenti o prove in relazione ai quali l'istituzione non ha ancora avuto la possibilità di esprimere il proprio parere. Sembra che la Commissione abbia implicitamente criticato l'approccio del Mediatore su due punti, vale a dire (i) l'opinione del Mediatore secondo cui le informazioni relative a questioni risolte nel corso di una causa esaminata dalla Camera dei Lord avrebbero potuto essere divulgate e (ii) il riferimento del Mediatore al comunicato stampa IP/09/570.

61. Per quanto riguarda la prima di queste questioni, il Mediatore ha ricordato che è stata la Commissione stessa a sottolineare che la causa CSA/SIC, trattata dalla House of Lords, ha risolto alcune questioni relative all'applicazione della direttiva 95/46/CE nel Regno Unito. La Commissione non avrebbe pertanto dovuto essere sorpresa dall'osservazione del denunciante secondo cui la Commissione avrebbe dovuto essere in grado di fornire informazioni più dettagliate sulle questioni risolte. Inoltre, il Mediatore ha osservato che la Commissione non ha affrontato tale argomento nella sua risposta alla sua proposta di soluzione amichevole. In queste circostanze, era difficile capire perché l'attenzione della Commissione avrebbe dovuto essere specificamente attirata su questo argomento prima che fosse presentata la proposta di soluzione amichevole.

62. Per quanto riguarda la seconda questione, l'interpretazione data dalla Commissione al ragionamento del Mediatore sembrava essere basata su un malinteso. Nella proposta di soluzione amichevole, il Mediatore ha osservato che il rifiuto della Commissione di fornire le informazioni richieste relative al Regno Unito non era convincente, dato che aveva fornito tali informazioni in relazione ad altri Stati membri. La Commissione non ha sostenuto di non essere stata sentita in merito a tale argomentazione. È in tale contesto, e solo a titolo esemplificativo, che la Mediatrice ha fatto riferimento al comunicato stampa della Commissione IP/09/570. Questo comunicato stampa, che riguardava anche le procedure di infrazione contro il Regno Unito in relazione alla direttiva 95/46/CE, elencava gli articoli della direttiva che la Commissione riteneva fossero stati violati e spiegava in dettaglio le questioni sottostanti. È vero che tali procedure di infrazione sono state avviate a seguito di una proposta presentata dalla DG INFSO e non dalla DG JLS. Tuttavia, il Mediatore ha ritenuto che la DG JLS difficilmente avrebbe potuto ignorare il caso trattato dalla DG INFSO. In ogni caso, e come accennato in precedenza, quest'altro caso si è limitato a fornire un'ulteriore illustrazione di quelli che il Mediatore ha considerato esempi di comportamento incoerente della Commissione nel caso di specie. È sembrato utile aggiungere che anche la Commissione non ha affrontato tale argomento nella sua risposta alla proposta di soluzione amichevole.

63. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto che l'approccio adottato nella sua proposta di soluzione amichevole fosse pienamente conforme ai principi generali di procedura equa e alle norme specifiche che disciplinano il suo lavoro.

64. Nella sua risposta alla proposta di soluzione amichevole, la Commissione ha dichiarato di aver compreso l'approccio adottato dal Mediatore nel senso che riteneva che il caso in esame riguardasse una presunta mancata comunicazione di informazioni non riservate, piuttosto che la mancata comunicazione dello stesso livello di informazioni su un certo numero di Stati membri diversi. Il Mediatore ha chiarito che tale interpretazione non era corretta. Al fine di evitare possibili fraintendimenti, egli ha ribadito che il caso di specie riguardava il fatto che la Commissione forniva livelli di informazione divergenti per quanto riguarda le procedure di infrazione pertinenti. Tuttavia, poiché la Commissione ha rifiutato di divulgare informazioni relative al Regno Unito, mentre il denunciante era soddisfatto delle informazioni ricevute riguardanti l'Austria e la Germania, era logico che il ragionamento del Mediatore si concentrasse sulle ragioni della Commissione per giustificare il suo rifiuto di fornire le informazioni richieste relative al Regno Unito.

Per quanto riguarda la sostanza

65. Nella proposta di soluzione amichevole, il Mediatore ha constatato in via preliminare che, in assenza di una spiegazione convincente del motivo per cui non era possibile divulgare le informazioni richieste, il rifiuto della Commissione di fornire al denunciante le informazioni da lui richieste sul procedimento di infrazione nei confronti del Regno Unito costituiva un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore ha pertanto dovuto esaminare se la Commissione avesse fornito una spiegazione convincente di tale rifiuto nella sua risposta.

66. La Commissione ha sostanzialmente sostenuto che le informazioni richieste dal denunciante erano riservate e non potevano essere divulgate. Essa ha sostenuto che rientrava nel suo potere discrezionale determinare, alla luce delle circostanze specifiche del caso di specie, quali informazioni in suo possesso fossero riservate e quali no. La Commissione ha inoltre sostenuto che il rispetto della normale prassi amministrativa non potrebbe mai costituire un caso di cattiva amministrazione.

67. Il Mediatore ha convenuto che occorre decidere se determinate informazioni debbano o meno essere considerate riservate in relazione alle circostanze specifiche del caso. Egli non era tuttavia convinto che la Commissione disponesse di un margine di discrezionalità in questo settore, nel senso che disponeva della piena libertà di decidere se considerare riservate o meno determinate informazioni. Tale potere discrezionale sarebbe difficilmente compatibile con l'articolo 1 del trattato sull'Unione europea, secondo il quale "le decisioni sono prese nel modo più trasparente possibile" nell'UE. Se un'istituzione ha ritenuto che talune informazioni fossero riservate, ci si potrebbe attendere che essa fornisca una spiegazione soddisfacente di tale opinione, se necessario ispirandosi al regolamento (CE) n. 1049/2001 al riguardo. Tuttavia, e al fine di evitare ogni possibile malinteso, è sembrato utile sottolineare che la Commissione disponeva di un margine di discrezionalità nel senso di un margine di valutazione per quanto riguarda la determinazione del carattere riservato delle informazioni.

68. Il Mediatore ha tuttavia ritenuto che non fosse necessario discutere ulteriormente questo punto di principio. Come già spiegato nella proposta di soluzione amichevole, il rifiuto della Commissione di divulgare le informazioni pertinenti nel caso di specie era difficile da conciliare con la sua decisione di rendere disponibili tali informazioni in relazione a procedimenti di infrazione riguardanti altri Stati membri e, come dimostrato dal comunicato stampa IP/09/570, in altri procedimenti di infrazione riguardanti il Regno Unito. La comunicazione di tali informazioni in altri casi sarebbe stata incomprensibile se tali informazioni fossero state effettivamente, come sostenuto dalla Commissione, intrinsecamente riservate. Dato che la Commissione ha adottato un approccio manifestamente diverso in altri casi, il Mediatore non è stato in grado di comprendere il riferimento della Commissione alla "normale prassi amministrativa".

69. Il Mediatore ha ritenuto utile sottolineare che i) il tipo di informazioni che la Commissione ha rifiutato di divulgare nel presente caso è stato reso disponibile per quanto riguarda i casi di infrazione contro l'Austria e la Germania; ii) i motivi addotti dalla Commissione non potevano, in ogni caso, spiegare il suo rifiuto di divulgare informazioni su questioni che nel frattempo erano state risolte e che non erano più oggetto di negoziati; iii) il denunciante ha chiesto solo informazioni sintetiche [11]; e iv) il tipo di informazioni che la Commissione ha rifiutato di divulgare nel caso di specie è stato reso disponibile in relazione a un altro procedimento di infrazione nei confronti del Regno Unito relativo a presunte violazioni della stessa direttiva. Nella sua risposta alla proposta del Mediatore di una soluzione amichevole, la Commissione non ha affrontato nessuno di questi punti.

70. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha concluso che la Commissione non ha fornito una spiegazione convincente del motivo per cui le informazioni richieste dal denunciante non dovrebbero essere divulgate.

71. Nelle sue osservazioni finali, il denunciante ha suggerito che il Mediatore potesse chiedere alla Commissione una copia delle informazioni pertinenti in modo da consentirgli di valutare se debbano o meno essere classificate come riservate. Il Mediatore ha ricordato di avere la possibilità di chiedere all'istituzione interessata tutte le informazioni di cui ha bisogno per valutare una denuncia. Riteneva, tuttavia, di disporre già di tutte le informazioni necessarie per trattare la presente causa.

72. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha dichiarato che, in assenza di una spiegazione convincente del motivo per cui non era possibile divulgare le informazioni richieste, il rifiuto della Commissione di fornire al denunciante le informazioni richieste sul procedimento di infrazione nei confronti del Regno Unito costituiva un caso di cattiva amministrazione. Egli ha quindi formulato un corrispondente progetto di raccomandazione conformemente all'articolo 3, paragrafo 6, dello statuto del Mediatore europeo.

Le argomentazioni presentate al Mediatore dopo il suo progetto di raccomandazione

73. Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha affermato di essere soggetta a un obbligo di riservatezza per quanto riguarda la gestione delle procedure di infrazione e dei relativi lavori. Ciò è in linea con gli obiettivi delle sue indagini e nell'interesse di un giusto processo. In tale contesto, ha anche richiamato la giurisprudenza stabilita nella causa Petrie [12]. Tuttavia, essa ha precisato che tale obbligo non le impedisce di mettere a disposizione informazioni sintetiche, purché tali informazioni non specifichino le singole domande nel procedimento.

74. La Commissione ha allegato una copia di una lettera di due pagine del 16 dicembre 2010 indirizzata al denunciante. In tale lettera la Commissione ha fornito informazioni sintetiche per ciascuno degli articoli della direttiva 95/46/CE interessati dal procedimento di infrazione nei confronti del Regno Unito che gli erano stati precedentemente comunicati. Tuttavia, ha sottolineato che la sua azione non ha costituito un precedente.

75. Il denunciante ha presentato due serie di osservazioni. Nella prima serie, ha sostenuto che il caso potrebbe ora essere chiuso e ha ringraziato il Mediatore europeo per gli sforzi compiuti da quest'ultimo a suo nome.

76. Nella seconda serie di osservazioni, il denunciante ha fatto riferimento a una richiesta di informazioni rivolta alle autorità del Regno Unito. Egli ha presentato copia di una lettera del ministero della Giustizia del Regno Unito, con la quale quest'ultimo, a seguito di una decisione dell'Information Commissioner del Regno Unito, aveva parzialmente accolto la sua richiesta di informazioni sintetiche.[13] Il ministero della Giustizia ha sottolineato che la corrispondenza precontenziosa doveva rimanere riservata, ma poiché le informazioni pertinenti erano state per la maggior parte già divulgate dalla Commissione, era opportuno che quest'ultima divulgasse le informazioni sintetiche sulle violazioni della direttiva 95/46/CE asserite dalla Commissione. Il denunciante ha sostenuto che la richiesta che aveva rivolto alle autorità del Regno Unito era identica a quella che aveva inviato alla Commissione, ma che le informazioni fornite dalle autorità del Regno Unito fornivano informazioni molto più dettagliate. Gli articoli della direttiva 95/46/CE cui fanno riferimento le autorità del Regno Unito erano: Articoli 2, 3, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 16, 17, 22, 23, 25, 26 e 28. Il denunciante ha dichiarato che non si aspettava che il Mediatore riaprisse il caso, ma che desiderava informare il Mediatore che se qualcun altro avesse chiesto alla Commissione informazioni sintetiche, alcuni dettagli avrebbero potuto essere omessi.

77. Alla luce delle seconde osservazioni del denunciante, il Mediatore ha svolto ulteriori indagini. Sottolinea che le autorità del Regno Unito hanno fornito al denunciante informazioni sintetiche sugli articoli 2, 3, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 16, 17, 22, 23, 25, 26 e 28 della direttiva 95/46/CE. In altre parole, le autorità nazionali hanno anche fornito al denunciante informazioni su articoli che non erano stati menzionati dalla Commissione nella sua lettera del 16 dicembre 2010. Ha quindi invitato la Commissione ad affrontare la presunta discrepanza tra le informazioni fornite dalla Commissione e quelle comunicate dalle autorità del Regno Unito.

78. La Commissione ha sostenuto che non le era stata fornita una copia della richiesta presentata dal denunciante alle autorità del Regno Unito e che, per tale motivo, non le era possibile accettare che le richieste fossero, in realtà, identiche. Gli articoli menzionati dalla Commissione nella sua lettera del 16 dicembre 2010 erano gli articoli 2, 3, 8, 10, 11, 12, 13, 22, 23, 25 e 28 della direttiva 95/46/CE. Gli articoli apparentemente menzionati dalle autorità del Regno Unito erano gli articoli 2, 3, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 16, 17, 22, 23, 25, 26 e 28 della direttiva 95/46/CE.

79. La Commissione ha affermato che la presunta discrepanza sembrava riguardare gli articoli 6, 7, 16, 17 e 26 della direttiva 95/46/CE. La Commissione è stata impegnata in discussioni costanti con il Regno Unito; è stato inoltre coinvolto in tali discussioni nel momento in cui ha ricevuto la richiesta del denunciante di informazioni generali che descrivono, tra l'altro, l'articolo o gli articoli che sarebbero stati violati. Al momento della richiesta, la Commissione non asseriva violazioni in relazione agli articoli 7, 16 e 17 della direttiva 95/46/CE.

80. Per quanto riguarda gli articoli 6 e 26 della direttiva 95/46/CE, le accuse sostanziali riguardavano il controllo da parte dell'autorità del Regno Unito per la protezione dei dati dei responsabili del trattamento. In quanto tali, le questioni sostanziali riguardavano l'autorità per la protezione dei dati, che rientrava nell'ambito di applicazione dell'articolo 28 della direttiva 95/46/CE.

81. La Commissione ha dichiarato che avrebbe potuto prevedere di menzionare l'art. 6, sulla base della motivazione relativa all'art. 25, ma non era la base dell'asserzione. Essa era tuttavia disposta a fornire al denunciante, in relazione all'articolo 6, lo stesso tipo di informazioni di cui disponeva in relazione agli articoli menzionati nella sua lettera del 16 dicembre 2011.

82. In una conversazione telefonica con i servizi del Mediatore il 30 novembre 2011, il denunciante ha annunciato che non intendeva presentare osservazioni. Con le sue ultime osservazioni, egli si era limitato a sottolineare che poteva sussistere una discrepanza nel livello delle informazioni ottenute a livello nazionale e a livello dell’Unione. Il denunciante ha espresso la sua gratitudine al Mediatore e al suo personale per tutti gli sforzi compiuti per dar seguito alla sua denuncia.

Valutazione del Mediatore dopo il suo progetto di raccomandazione

83. Nel suo progetto di raccomandazione, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di fornire al denunciante le informazioni sintetiche richieste da quest'ultimo o di fornire una spiegazione convincente del motivo per cui non può farlo.

84. Nel suo parere circostanziato, la Commissione ha fornito copia di una lettera del 16 dicembre 2010 in cui aveva fornito tali informazioni al denunciante. Il denunciante si è inizialmente accontentato delle informazioni comunicategli dalla Commissione. Solo dopo aver ricevuto una risposta dal Regno Unito a quella che ha definito un'identica richiesta di informazioni, il denunciante ha nuovamente scritto al Mediatore al fine di evidenziare un'eventuale discrepanza.

85. Dopo aver confrontato le due risposte, il Mediatore ha osservato che la risposta delle autorità del Regno Unito forniva informazioni, non solo sugli 11 articoli della direttiva 95/46 menzionati dalla Commissione, ma anche su altri cinque articoli (articoli 6, 7, 16, 17 e 26) che non erano stati menzionati da quest'ultima. La risposta delle autorità del Regno Unito elenca inoltre un'ulteriore questione trattata ai sensi dell'articolo 8 della direttiva 95/46, che non figurava nella lettera della Commissione del 16 dicembre 2010.

86. Nella sua risposta alla richiesta di spiegazioni del Mediatore, la Commissione ha sottolineato, tra l'altro, che: i) nella sua risposta, aveva preso in considerazione solo gli articoli della direttiva 95/46/CE che erano rilevanti per il procedimento di infrazione al momento della richiesta di informazioni da parte del denunciante; e ii) le questioni connesse agli articoli 6 e 26 rientravano, secondo la Commissione, nell'ambito di applicazione dell'articolo 28 della direttiva 95/46/CE.

87. Il Mediatore ritiene che le spiegazioni fornite dalla Commissione siano plausibili e non siano state contestate dal denunciante. Ritiene pertanto che la Commissione abbia accettato il suo progetto di raccomandazione e abbia adottato misure soddisfacenti per attuarlo.

88. Il Mediatore ritiene tuttavia che, per essere all'altezza dell'idea di una cultura del servizio, sarebbe utile che la Commissione, in casi come quello in esame, in cui tra la richiesta di informazioni e la fornitura di tali informazioni intercorre un lasso di tempo considerevole, fornisse ai richiedenti le informazioni più aggiornate. Il Mediatore farà pertanto un'ulteriore osservazione al riguardo.

C. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

La Commissione ha accettato il progetto di raccomandazione del Mediatore e ha adottato misure soddisfacenti per attuarlo.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Ulteriore osservazione

Per essere all'altezza dell'idea di una cultura del servizio, sarebbe utile che la Commissione, in casi come quello in esame, in cui tra la richiesta di informazioni e la fornitura di tali informazioni intercorre un lasso di tempo considerevole, fornisse ai richiedenti le informazioni più aggiornate.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 20 dicembre 2011

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[1] Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GU 1995, L 281, pag. 31).

[2] Comunicazione della Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio sul seguito dato al programma di lavoro per una migliore attuazione della direttiva sulla protezione dei dati, COM(2007) 87 def., del 7 marzo 2007.

[3] Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145, pag. 43).

[4] Codice di buona condotta amministrativa per il personale della Commissione europea nelle relazioni con il pubblico. Il codice è allegato al regolamento interno della Commissione (GU 2000, L 308, pag. 26).

[5] Common Services Agency contro Scottish Information Commissioner [2008] HL 47.

[6] "Telecomunicazioni: la Commissione avvia un procedimento contro il Regno Unito per pirateria e protezione dei dati personali", comunicato stampa IP/09/570.

[7] Il codice europeo di buona condotta amministrativa è stato approvato dalla risoluzione del Parlamento europeo del 6 settembre 2001 sulla relazione speciale del Mediatore europeo al Parlamento europeo a seguito dell'indagine di propria iniziativa sull'esistenza e l'accessibilità pubblica, nelle diverse istituzioni e organi comunitari, di un codice di buona condotta amministrativa. Il codice è accessibile all'indirizzo http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces

[8] Il denunciante ha fatto riferimento al punto 7 della decisione sull'indagine di propria iniziativa, accessibile al seguente indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/4390/html.bookmark

[9] Il comunicato stampa è accessibile al seguente link: http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/09/1626&format=HTML&aged=0&language=EN&guiLanguage=en

[10] http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/10/811

[11] A titolo illustrativo, le informazioni sintetiche fornite al denunciante sul caso di infrazione 2003/4820 contro la Germania dichiaravano quanto segue: "Il denunciante ritiene che la Germania non abbia recepito correttamente la direttiva 95/46 CE sulla protezione dei dati, in particolare l'articolo 28, che stabilisce che le autorità preposte alla protezione dei dati agiscono in piena indipendenza."

[12] Causa T-191/99, Petrie e altri/Commissione, Racc. 2001, pag. II-3677.

[13] Il commissario per l'informazione ha chiesto al ministero della Giustizia di accogliere la richiesta del denunciante in relazione ai seguenti punti:

"i) Un elenco di cui l'articolo o gli articoli della direttiva 95/46/CE (la direttiva sulla protezione dei dati) asseriti dalla Commissione europea non sono stati correttamente attuati dal governo del Regno Unito.

ii) In relazione a ciascun articolo, informazioni sintetiche sul motivo per cui la Commissione europea ha formulato tale affermazione."

Tuttavia, l'Information Commissioner ha confermato la decisione del ministero della Giustizia di non divulgare le informazioni relative ai punti iii) e iv):

"iii) In relazione a ciascun articolo, informazioni sintetiche sul motivo per cui il governo del Regno Unito ritiene che

la Commissione europea ha torto nella sua affermazione.

iv) Informazioni sintetiche sul fatto che siano state risolte o meno eventuali divergenze di opinione in merito all'attuazione."