Fatti all’origine della denuncia

1. Il comitato di programma As-If per la ricerca in materia di difesa (il comitato As-If) è un «gruppo di esperti»^[1] che assiste la Commissione europea nell’attuazione dell’azione preparatoria sulla ricerca in materia di difesa (PADR) ^[2], nonché nella preparazione di un futuro programma di ricerca sulla ricerca in materia di difesa. La Commissione può consultare il comitato "As-If" su qualsiasi questione relativa alla ricerca e alla tecnologia nel settore della difesa.

2. I membri del comitato As-If sono rappresentanti degli Stati membri dell'UE, mentre la Norvegia, l'Agenzia europea per la difesa e il comitato militare dell'UE partecipano in qualità di osservatori^[3].

3. Il 9^marzo 2017 [5] il comitato As-If è stato aggiunto al registro dei gruppi di esperti della Commissione e di altre entità analoghe («il registro»)^[4].

4. In linea con le norme della Commissione sui gruppi di esperti^[6], il mandato e il regolamento interno del comitato "As-If" stabiliscono che la direzione generale del Mercato interno, dell'industria, dell'imprenditoria e delle PMI (DG GROW) della Commissione "mettea disposizione tutti i documenti pertinenti, compresi gli ordini del giorno, i verbali e le osservazioni dei partecipanti, nel registro dei gruppi di esperti o tramite un link dal registro a un sito web dedicato, dove tali informazioni sono reperibili. L'accesso a siti web dedicati non è subordinato alla registrazione dell'utente o ad altre restrizioni. In particolare, la DG GROW pubblica l'ordine del giorno e altri documenti di riferimento pertinenti in tempo utile prima della riunione, seguiti dalla pubblicazione tempestiva dei verbali. Sono previste eccezioni alla pubblicazione solo se si ritiene che la divulgazione di un documento arrechi pregiudizio alla tutela di un interesse pubblico o privato quale definito all'articolo 4 del regolamento (CE) n.1049/2001."^[7]

5. Il 7 febbraio 2018 il denunciante, un'organizzazione non governativa belga denominata Vredesactie, ha segnalato alla DG GROW che le informazioni sul comitato "As-If" disponibili nel registro sembravano incomplete. Oltre all'ordine del giorno di una riunione tenutasi il 21 marzo 2017, la Commissione non aveva messo a disposizione verbali, ordini del giorno delle riunioni o osservazioni presentate dai partecipanti prima delle riunioni.

6. Il 16 febbraio 2018 la DG GROW ha risposto che vi era stato un ritardo nell'aggiornamento del registro a causa di un carico di lavoro intenso.

7. Poiché la voce relativa alla commissione As-If non era ancora stata aggiornata al 5 marzo 2018, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

L'indagine

8. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla preoccupazione del denunciante secondo cui la Commissione non aveva aggiornato l'iscrizione nel registro dei gruppi di esperti per la commissione As-If.

Proposta del Mediatore per una soluzione

9. Mentre era in corso l'indagine della Mediatrice, la Commissione ha aggiornato le informazioni disponibili sul registro in merito alla commissione As-If. Ha pubblicato gli ordini del giorno delle riunioni tenutesi nei mesi di maggio, giugno, luglio e novembre 2017 e nel febbraio 2018, nonché i verbali di tutte le riunioni tranne l'ultima.^[8] La Commissione ha inoltre pubblicato una versione modificata del regolamento interno del comitato As-If.

10. Il Mediatore ha ritenuto che fosse trascorso un lasso di tempo sufficiente per consentire la pubblicazione del verbale della riunione del febbraio 2018. La Mediatrice ha inoltre osservato che la Commissione non aveva pubblicato alcuna delle osservazioni presentate dai partecipanti nel contesto delle riunioni del comitato As-If nel 2017 e nel 2018.^[9]

11. Il Mediatore ha inoltre ritenuto che il ritardo di oltre un anno nell'aggiornamento del registro non potesse essere giustificato, anche tenendo conto di un periodo di maggiore carico di lavoro.

12. Il Mediatore ha pertanto presentato la seguente proposta di soluzione:

- La Commissione dovrebbe aggiornare le informazioni sul registro relative al comitato As-If, in modo da includere le osservazioni presentate dai partecipanti alle riunioni precedenti, nonché il verbale della riunione di febbraio 2018.

- La Commissione dovrebbe adottare misure adeguate per garantire che, in futuro, l'ordine del giorno e gli altri documenti di riferimento pertinenti siano pubblicati a tempo debito, prima delle riunioni del comitato "As-If", e che i verbali siano successivamente pubblicati tempestivamente.

Risposta della Commissione

13. La Commissione ha riconosciuto che vi era stato un grave ritardo nel mantenere aggiornato il registro con le informazioni sul comitato As-If. Ha illustrato in dettaglio le misure adottate per aggiornare il registro, compresa la pubblicazione del verbale della riunione della commissione As-If del febbraio 2018. Ha aggiunto di aver adottato misure per evitare ritardi in futuro.

14. La Commissione ha inoltre dichiarato che avrebbe esaminato le modalità di attuazione delle proposte del Mediatore in merito alle osservazioni presentate dai partecipanti alle riunioni e ad altri documenti di riferimento pertinenti, tenendo conto della sensibilità delle questioni relative alla difesa.

15. La Commissione ritiene che sarebbe giustificato non divulgare tali documenti in base alle eccezioni previste dalle norme dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti (regolamento (CE) n. 1049/2001)^[10].

16. Poiché i membri del comitato As-If sono rappresentanti dei governi dell'UE, la Commissione ha sostenuto che le loro osservazioni non potevano essere rese disponibili senza il loro previo accordo.

17. La Commissione ha inoltre ritenuto che i pareri dei singoli Stati membri in merito ai progetti di ricerca e tecnologia che potrebbero essere finanziati nel contesto della PADR siano ad uso interno nell'ambito delle deliberazioni e delle consultazioni preliminari. Non li renderebbe pertanto pubblici, in quanto potrebbero essere pertinenti per la preparazione di futuri documenti esplorativi o programmi di finanziamento.

18. Infine, la Commissione ha dichiarato che non avrebbe messo a disposizione «documentisensibili»^[11]. Tali documenti saranno trattati conformemente alle norme di sicurezza della Commissione per la protezione delle informazioni classificate UE^[12].

Osservazioni del denunciante

19. Il denunciante ha sostenuto che, conformemente al regolamento interno del comitato As-If, la Commissione dovrebbe pubblicare in modo proattivo tutti i documenti pertinenti, comprese le osservazioni presentate dai partecipanti^[13].

20. Il denunciante ha riconosciuto che, data la loro natura, alcune delle osservazioni dei partecipanti sarebbero state legittimamente trattenute in virtù delle eccezioni previste dal regolamento (CE) n. 1049/2001. Tuttavia, ha ritenuto che tali eccezioni non possano essere utilizzate per giustificare un rifiuto generalizzato di divulgare le osservazioni dei partecipanti. Il denunciante ha fatto riferimento alla giurisprudenza dell'UE, secondo cui, affinché l'applicazione di un'eccezione sia giustificata, l'istituzione dovrebbe spiegare in che modo la divulgazione di un documento potrebbe pregiudicare in modo specifico ed efficace l'interesse che l'eccezione mira a tutelare. Inoltre, il rischio di tale pregiudizio dovrebbe essere "ragionevolmenteprevedibile e non puramente ipotetico"^[14].

21. Il denunciante ha dichiarato che, qualora rifiuti di divulgare «documenti sensibili», la Commissione è tenuta a motivare tale rifiuto.

22. Infine, il denunciante ha sostenuto che, conformemente al regolamento (CE) n. 1049/2001, solo le parti delle osservazioni contemplate dalle eccezioni dovrebbero essere respinte e il resto dovrebbe essere divulgato^[15].

Ulteriori chiarimenti da parte della Commissione

23. Data la regola predefinita secondo cui i commenti dei partecipanti e altri documenti di riferimento dovrebbero essere messi a disposizione, il parere preliminare del Mediatore era che la prassi della Commissione fino ad oggi sembrava discutibile.

24. Prima di giungere alla sua valutazione in questo caso, la Mediatrice ha chiesto ulteriori chiarimenti alla Commissione su come intendesse determinare quali osservazioni dei partecipanti potesse e non potesse divulgare. In particolare, chiede se la Commissione intenda valutare quali osservazioni dei partecipanti e altri documenti di riferimento saranno pubblicati nel registro, sia per le riunioni passate che per quelle future del comitato, tenendo conto della sensibilità delle questioni relative alla difesa.

25. La Commissione ha risposto che la DG GROW sta effettuando una valutazione per poter determinare, caso per caso, quali documenti pubblicare (in tutto o in parte) nel registro, comprese le osservazioni dei partecipanti e altri documenti di riferimento. Verificherà quindi se anche le informazioni sulle riunioni precedenti già disponibili nel registro debbano essere aggiornate.

Valutazione del Mediatore

26. Il Mediatore accoglie con favore le misure adottate dalla Commissione per aggiornare il registro al fine di includervi gli ordini del giorno delle riunioni e i verbali del comitato As-If. Accoglie inoltre con favore la sua dichiarazione di aver adottato misure per evitare ritardi nell'aggiornamento del registro in futuro. Il Mediatore osserva che le informazioni sul registro relative al comitato "As-If" sono attualmente aggiornate^[16].

27. Tuttavia, a tutt'oggi il registro non contiene osservazioni presentate dai partecipanti alle riunioni del comitato "As-If" o altri documenti di riferimento pertinenti.

28. Conformemente alle norme applicabili^[17], la Commissione dovrebbe rendere pubblici tutti i documenti pertinenti, comprese le osservazioni presentate dai partecipanti. Questi dovrebbero essere messi a disposizione sul registro o tramite un link sul registro a un sito web dedicato. Le norme prevedono inoltre che la Commissione pubblichi l'ordine del giorno e altri documenti di riferimento pertinenti in tempo utile prima delle riunioni, salvo nei casi in cui si applichi una delle eccezioni previste dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

29. La Mediatrice prende atto dell'intenzione della Commissione di esaminare le modalità di attuazione della sua proposta, tenendo conto della sensibilità delle questioni di difesa. Accoglie con favore, in particolare, il chiarimento della Commissione secondo cui, d'ora in poi, valuterà caso per caso quali documenti pubblicare nel registro, in tutto o in parte, comprese le osservazioni dei partecipanti e altri documenti di riferimento, e che esaminerà anche le informazioni disponibili sulle riunioni precedenti.

30. Il Mediatore comprende che la pubblicazione di alcuni di questi documenti può effettivamente pregiudicare gli interessi tutelati dalle eccezioni previste dal regolamento (CE) n. 1049/2001 e che alcuni di questi documenti potrebbero dover essere trattati come "informazioni classificate" o "informazioni sensibili non classificate" conformemente alle norme applicabili.

31. Tuttavia, il Mediatore sottolinea che sarebbe problematico rifiutare sistematicamente tutte le osservazioni presentate dai partecipanti e altri documenti di riferimento, senza alcuna considerazione del loro contenuto specifico.

32. Il Mediatore comprende che uno Stato membro deve essere consultato in merito alla pubblicazione di un documento che ha presentato^[18], ma sottolinea che ciò non può essere utilizzato come regola generale per giustificare il ritiro dei documenti pertinenti dal registro. La valutazione effettuata dalla Commissione in merito ai documenti da pubblicare dovrebbe tenere conto della necessità di consultare gli Stati membri e delle loro eventuali obiezioni in merito alla pubblicazione di tali documenti. Secondo la giurisprudenza dell'UE, tuttavia, tale consultazione non dovrebbe tradursi in un veto generale e incondizionato degli Stati membri su ciò che può o non può essere pubblicato^[19].

33. La Commissione dovrebbe tenere conto dei punti di cui sopra per garantire che il registro continui a essere aggiornato in modo tempestivo e che le osservazioni dei partecipanti e altri documenti di riferimento pertinenti relativi ai lavori del comitato siano resi disponibili il più possibile, sia per le riunioni passate che per quelle future^[20].

34. La Commissione dovrebbe pertanto effettuare quanto prima la valutazione prevista. Il Mediatore formula una proposta di miglioramento a tal fine in appresso. Data l'importanza della questione, il Mediatore chiederà alla Commissione di riferire entro tre mesi.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione:

La Commissione ha aggiornato il registro dei gruppi di esperti aggiungendo ordini del giorno e verbali relativi alle riunioni del comitato "As-If" e si è impegnata a evitare ritardi futuri. Questo aspetto della causa è stato pertanto risolto.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati di tale decisione.

Suggerimenti per il miglioramento

Poiché le osservazioni presentate dai partecipanti e altri documenti di riferimento dovrebbero essere resi pubblici, la Commissione dovrebbe effettuare quanto prima la valutazione prevista per determinare cosa pubblicherà nel registro.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 22/02/2019

[1] I gruppi di esperti sono organi consultivi, composti da esperti esterni alla Commissione, che forniscono consulenza alla Commissione in settori politici specifici. Maggiori informazioni: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=faq.faq&aide=2.

[2] La PADR è un'iniziativa sulla ricerca nel settore della difesa, organizzata nell'ambito del Fondo europeo per la difesa dell'UE, con una dotazione di 40 milioni di EUR nel 2018. Maggiori informazioni https://ec.europa.eu/growth/content/preparatory-action-defence-research-description-2018-topics_it.  

[3] Alcuni gruppi di esperti sono compostiesclusivamente da autorità pubbliche, mentre altri sono membri misti del settore privato e delle autorità pubbliche.

[4] Il registro mira a garantire la trasparenza dei gruppi di esperti che forniscono consulenza alla Commissione. Maggiori informazioni: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/.

[5] Comitato di programma As-If per la ricerca nel settore della difesa (E03524) http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3524&news=1. 

[6] Decisione della Commissione, del 30 maggio 2016, che stabilisce norme orizzontali sulla creazione e sul funzionamento dei gruppi di esperti della Commissione, articolo 26 "Pubblicazione di documenti relativi ai gruppi di esperti".

[7] V. punto 12, paragrafo 3, del mandato e articolo 15 del regolamento di procedura. Entrambi i documenti sono disponibili nel registro: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3524

[8] La Commissione ha inoltre pubblicato gli ordini del giorno e i verbali delle riunioni dei sottogruppi del comitato, che si sono svolte a settembre, ottobre e dicembre 2017, nonché a gennaio 2018.

[9] I partecipanti hanno presentato osservazioni prima delle riunioni. Ad esempio, secondo il verbale della riunione del Comitato del 20 novembre 2017, il punto 3.1 relativo alla discussione del programma di lavoro per il 2018: "[...] Alcune delle osservazioni scritte formulate prima della riunione da un certo numero di esperti degli Stati membri sono state prese in considerazione, altre necessitano di discussione [...]".  

[10] In particolare, ha fatto riferimento alle eccezioni per la protezione delle questioni militari e di difesa e dei processi decisionali, previste dall'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[11] Documenti relativi alla sicurezza pubblica, alla difesa e alle questioni militari, conformemente all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 1049/2001.

[12] Decisioni della Commissione (UE, Euratom) 2015/443 sulla sicurezza nella Commissione (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0443) e 2015/444 sulle norme di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32015D0444).

Le disposizioni in materia di trasparenza contenute nel mandato e nel regolamento interno del comitato "As-If" indicano che le informazioni relative al comitato sono trattate conformemente alla decisione 2015/443 della Commissione.

[13] Il denunciante ha fatto riferimento all'articolo 15 del regolamento interno.

[14] Cfr., ad esempio, sentenza della Corte del 28 novembre 2013, Ivan Jurašinović/Consiglio, C-576/12 P, punto 45 [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=F097601859DD1F8879D2DF91EBEFFC96?text=&docid=144988&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=358197], e sentenza della Corte del 17 ottobre 2013, Consiglio/Access Info Europe, C-280/11 P, punto 54 [http://curia.europa.eu/juris/document.jsf?text=& docid=143182&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=359407]

[15] Il denunciante ha fatto riferimento all'articolo 4, paragrafo 6, del regolamento 1049/2001.

[16] Comprende gli ordini del giorno relativi alle riunioni del comitato As-If fino al dicembre 2018, nonché i verbali di tutte le riunioni tranne l'ultima.

[17] Le norme della Commissione sui gruppi di esperti, nonché il mandato e il regolamento interno del comitato "As-If".

[18] A meno che non sia chiaro alla Commissione che il documento non deve essere divulgato.

[19] Se lo Stato membro solleva obiezioni, deve motivare la propria decisione con riferimento alle eccezioni di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001. In tali casi, l'istituzione dovrebbe esaminare se lo Stato membro abbia fondato la sua obiezione sulle eccezioni sostanziali previste dal regolamento 1049/2001 e se abbia fornito una motivazione adeguata in merito a tali eccezioni. Cfr. sentenza della Corte del 18 dicembre 2007, Svezia/Commissione, causa C-64/05 P, [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=71934&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=372588]; Sentenza del Tribunale del 14 febbraio 2012, Germania/Commissione, T-59/09, [http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=119422&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=372870]

[20] Qualora la divulgazione non arrechi pregiudizio alla tutela di alcuno degli interessi previsti dalle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001.