Contesto della denuncia

1. La denuncia riguarda una questione procedurale relativa alla risoluzione di una convenzione di sovvenzione. FOCAL Limited (di seguito il denunciante) era il coordinatore di un progetto volto a creare un servizio di traghetti ferroviari tra i porti di Hull (Regno Unito) e Ijmuiden (Paesi Bassi). Il progetto è stato selezionato per il finanziamento dell'UE nell'ambito del programma Marco Polo [1]. La convenzione di sovvenzione è stata firmata il 30 dicembre 2005 e aveva una durata prevista di tre anni.

2. Secondo il denunciante, nell'ottobre 2008 ha appreso dal ministero dei Trasporti olandese che il suo progetto era stato annullato nel dicembre 2006. Nei successivi contatti con la Commissione europea, la Commissione ha sostenuto che il denunciante era stato informato, con lettera raccomandata (n. TREN/G2/MJ/FK D(2006) 228968) del 26 dicembre 2006, della risoluzione della convenzione di sovvenzione.

Oggetto dell'indagine

3. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che la Commissione non l'ha correttamente informata, in qualità di coordinatore del progetto, della risoluzione della convenzione di sovvenzione TREN/05/MP061/S07.54036 "RAFTS Amsterdam-Hull".

4. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe compensarla per i costi sostenuti nell'ambito del progetto.

L'indagine

5. Come primo passo della sua indagine, i servizi del Mediatore hanno effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione relativo al progetto. La relazione di ispezione del Mediatore è stata inviata alla Commissione e al denunciante. Il denunciante è stato invitato a formulare osservazioni sulla relazione di ispezione, cosa che ha fatto.

Analisi e conclusioni del Mediatore

A. Presunta omissione di informare adeguatamente il denunciante in merito alla risoluzione della convenzione di sovvenzione

Argomenti presentati al Mediatore

6. Secondo il denunciante, non ha mai ricevuto la lettera raccomandata TREN/G2/MJ/FK D(2006) 228968. Essa non ha neppure ricevuto la lettera di notifica preventiva che la informava dell’eventuale risoluzione della convenzione di sovvenzione. Di conseguenza, il progetto è proseguito per tutto il 2007 e il 2008. Durante tale periodo è stata in contatto con il gruppo di gestione Marco Polo all'interno della Commissione, ma non è stata informata della risoluzione della convenzione di sovvenzione.

7. Il denunciante ha sostenuto che, al contrario, un funzionario della Commissione le ha dato l'approvazione di proseguire il progetto quando si sono incontrati all'evento Marco Polo di Nantes all'inizio di dicembre 2006. Da allora, il denunciante ha dichiarato di aver incontrato più volte un altro funzionario della Commissione e di aver discusso con lui il progetto. Ha inoltre ricevuto e-mail dal team di gestione di Marco Polo a sostegno del progetto.

8. Al momento dell'esame del fascicolo della Commissione, i funzionari della Commissione presenti hanno spiegato che non vi è alcun avviso di ricevimento per quanto riguarda la lettera raccomandata TREN/G2/MJ/FK D(2006) 228968. Le lettere di risoluzione di questo tipo sono di norma inviate con un avviso di ricevimento (con una "lettera rosa" firmata e rispedita alla Commissione). Tuttavia, il Regno Unito utilizza un diverso sistema di recapito della posta registrato e registrato, che non utilizza i cosiddetti "slip rosa". La Commissione ha svolto un'indagine approfondita sulla questione e dispone di prove nel suo sistema di posta elettronica che la lettera è stata inviata. Inoltre, trattandosi di una lettera raccomandata, essa avrebbe dovuto essere restituita se non fosse stata consegnata. La Commissione ha dichiarato di non avere alcuna traccia della lettera che le era stata restituita.

Valutazione del Mediatore

9. Il Mediatore ha effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione e ha trovato la prova che una lettera del 26 dicembre 2006 che poneva fine alla convenzione di sovvenzione era stata inviata al denunciante il 29 dicembre 2006. Il Mediatore non trova alcun motivo per mettere in discussione i documenti della Commissione che dimostrano che la lettera gli è stata inviata.

10. La lettera in questione non è stata restituita alla Commissione in quanto "non consegnata". In quanto tale, era ragionevole per la Commissione concludere che la lettera era stata effettivamente consegnata. (Se la lettera fosse stata restituita alla Commissione non consegnata, sarebbe stata una buona amministrazione per la Commissione indagare sul motivo per cui non è stata consegnata al denunciante, ad esempio chiamandola.)

11. Il Mediatore conclude inoltre che l'indirizzo utilizzato nella presente lettera era corretto. Osserva che altre lettere inviate allo stesso indirizzo sono state effettivamente ricevute dal denunciante. Tra i documenti esaminati nel fascicolo della Commissione, i servizi del Mediatore hanno trovato un messaggio di posta elettronica che il denunciante ha inviato alla Commissione il 21 novembre 2006, in cui si affermava che: "Se un'opzione ferroviaria fosse facile, il programma Marco Polo non sarebbe necessario. Chiedo pertanto che il nostro contratto con il programma Marco Polo abbia termine."Il denunciante ha quindi descritto lo stato del progetto e ha terminato l'e-mail affermando: Il Mediatore ritiene che il contenuto di questa e-mail costituisca la prova che il denunciante ha effettivamente ricevuto la lettera di notifica preventiva del 7 novembre 2006, che lo informava dell'eventuale risoluzione della convenzione di sovvenzione. Sia la lettera di notifica preventiva che la lettera di risoluzione sono state inviate allo stesso indirizzo postale.

12. Il Mediatore conclude pertanto che la Commissione ha agito conformemente ai principi di buona amministrazione informandola della risoluzione della convenzione di sovvenzione.

13. Naturalmente, non si può escludere completamente che un errore delle autorità postali, o un errore di terzi all'indirizzo al quale la lettera è stata spedita, abbia portato la lettera di risoluzione a non raggiungere il denunciante. Tuttavia, eventuali errori di questo tipo non possono essere imputati alla Commissione.

14. Per quanto riguarda la sua asserzione di non essere stata adeguatamente informata della risoluzione della convenzione di sovvenzione, il denunciante ha anche sostenuto che i suoi successivi contatti con la Commissione contraddicono l'affermazione di quest'ultima secondo cui la convenzione di sovvenzione era stata risolta. Il denunciante ha fatto riferimento a riunioni personali con funzionari della Commissione e a messaggi di posta elettronica ricevuti dalla Commissione.

15. Il Mediatore osserva che le e-mail cui fa riferimento il denunciante sono le seguenti [2]: 1) una e-mail (che sembra essere stata inviata il 28 gennaio 2007) di un contraente esterno che chiede una riunione nell'ambito di una "revisione del programma Marco Polo (2003-2006) e dei progetti ai quali è stato assegnato il sostegno finanziario. Il riesame è inteso come un audit in termini di rapporto qualità/prezzo dei progetti sostenuti dal finanziamento delle fonti Marco Polo e come un riesame gestionale dell'intero processo di definizione, selezione, attuazione e risultati commerciali in corso del progetto." 2) Un'e-mail di un funzionario della Commissione del 6 febbraio 2007, contenente il seguente messaggio: "Egregio ..., il signor ... La contatterà direttamente per un appuntamento con Lei." 3) Una e-mail del 9 febbraio 2007, del contraente esterno di cui al precedente punto 1), in cui si dichiara "Ci scusiamo per l'inconveniente derivante dalla "storia" tra Lei e il signor ..., non ne eravamo a conoscenza. Io stesso non sono in grado di eseguire l'intervista il 20 febbraio ad Amsterdam. Tuttavia, i miei colleghi ... e ... possono eseguire l'intervista quel giorno. Fanno entrambi parte del ... team di valutazione e hanno familiarità con la situazione RAFTS." 4) Una e-mail di una data sconosciuta che dichiara "Si prega di notare che il signor ... non sta più lavorando su Marco Polo, e mi ha chiesto di rispondere al tuo messaggio. Il prossimo invito Marco Polo, il primo per Marco Polo II, dovrebbe essere aperto il 28 marzo (fine 22 giugno), e poiché non abbiamo le risorse per incontrare le persone in un invito aperto a presentare proposte, mi dispiace dirvi che non possiamo organizzare un incontro per discutere una potenziale proposta in questo periodo. Naturalmente, l'Help Desk Marco Polo sarà a vostra disposizione per qualsiasi domanda." 5) Una e-mail del 3 aprile 2007 indicante "Per quanto riguarda il vostro messaggio di seguito posso informarvi che il signor ... non è più coinvolto nel programma Marco Polo. E per quanto riguarda le possibilità di presentare una proposta, è ora possibile avere tutti i dettagli del primo invito a presentare proposte Marco Polo II, aperto dal 28.3.07 al 22.06.07. Per i dettagli si prega di visitare il seguente link elettronico: ..."

16. Il denunciante non ha fornito al Mediatore copie delle e-mail che ha inviato alla Commissione e che hanno suscitato le risposte della Commissione contenute nelle e-mail di cui al precedente punto 15. La familiarità con queste e-mail del denunciante avrebbe consentito al Mediatore di effettuare un'analisi ancora migliore delle e-mail di cui sopra. Ciò premesso, il Mediatore osserva che le e-mail da 1) a 3) sono e-mail inviate da un contraente esterno al denunciante. Non sono della Commissione. Inoltre, non fanno nemmeno riferimento ad alcuna posizione della Commissione relativa al progetto del denunciante. In quanto tali, non si può ritenere che si riferiscano ad alcuna posizione della Commissione. L'e-mail 2) sembra essere una risposta di un funzionario su una questione indeterminata e un possibile incontro futuro con una terza persona su tale questione indeterminata. Non vi è alcuna indicazione da parte del denunciante in merito alla natura dell’incontro con tale terza persona e, di fatto, non vi è alcuna informazione sul fatto che tale incontro sia mai avvenuto. In quanto tale, l'e-mail 3) non ha alcun valore probatorio, né tantomeno rilevanza, per quanto riguarda le affermazioni del denunciante secondo cui la Commissione avrebbe acconsentito alla prosecuzione del progetto. E-mail 4) e 5) suggeriscono che il denunciante abbia chiesto informazioni sulle possibilità di presentare una nuova proposta di finanziamento. Non sembrano avere alcuna rilevanza per quanto riguarda le affermazioni del denunciante secondo cui la Commissione avrebbe acconsentito alla prosecuzione del progetto. Di conseguenza, il Mediatore non ritiene che il contenuto delle e-mail di cui sopra contraddica l'affermazione della Commissione secondo cui la convenzione di sovvenzione era stata risolta. Il denunciante non ha fornito al Mediatore alcun altro elemento di prova che suggerisca che la Commissione abbia agito in modo tale da suscitare l'aspettativa che il progetto possa continuare a ricevere finanziamenti dell'UE.

17. Sulla base di quanto precede, il Mediatore non ha riscontrato alcun elemento che suggerisca che la Commissione non abbia correttamente informato il denunciante della risoluzione della convenzione di sovvenzione TREN/05/MP061/S07.54036 "RAFTS Amsterdam-Hull". Il Mediatore non riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione da parte della Commissione in relazione alla presente denuncia.

B. Sulla domanda

18. Sulla base delle conclusioni del Mediatore in merito all'asserzione del denunciante, non vi sono motivi per dare seguito alla denuncia.

C. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Non si sono verificati casi di cattiva amministrazione in relazione alla presente denuncia.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 21 luglio 2011

[1] Il programma Marco Polo è un programma finanziato dall'UE con l'obiettivo di ridurre la congestione stradale e l'inquinamento promuovendo il passaggio a modi di trasporto più ecologici per il traffico merci europeo. Le imprese con progetti validi per trasferire il trasporto merci dalle strade a modi più ecologici potrebbero ottenere un sostegno finanziario dal programma Marco Polo.

[2] Il denunciante ha copiato e incollato il testo di tali e-mail in una lettera al Mediatore.