Cari colleghi,

Prima di tutto, grazie per avermi invitato. Sono onorato e molto lieto di essere qui, dato l'importante ruolo di questo gruppo di lavoro nel lavoro del mio ufficio.

Ciò rende particolarmente prezioso lo scambio odierno. Nei prossimi minuti mi soffermerò essenzialmente su tre punti: questioni di cui il mio Ufficio si occupa quando si tratta dei lavori del Consiglio, molte delle quali, lo so, sono discusse in questa sede; trasparenza più in generale; e la necessità di riformare il regolamento n. 1049.

Sarò quindi lieto di rispondere alle vostre domande.

Il Mediatore europeo è stato istituito dal trattato di Maastricht ed è operativo da oltre trent'anni. Il suo compito è quello di affrontare la cattiva amministrazione nell'attività delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione.

Nel corso di questi tre decenni, l'Unione ha raggiunto quasi tutti i settori della vita dei cittadini, dalla politica di difesa e digitale al clima e alla migrazione. Le denunce che riceviamo riflettono tale evoluzione. Essi mostrano come l'amministrazione dell'UE si comporta quando si assume ogni nuova responsabilità e, allo stesso tempo, come reagiscono i cittadini.

Quando sono entrato in carica nel 2025, ho fissato due priorità che sono particolarmente rilevanti per il motivo per cui sono qui oggi.

Il primo è rafforzare i nostri rapporti di lavoro con le istituzioni dell'UE, in modo che le denunce siano risolte in modo rapido ed equo e si diffondano le buone pratiche. Il secondo consiste nell'anticipare in che modo un'Unione in evoluzione inciderà sul nostro lavoro e nel contribuire al dibattito sui principi che dovrebbero guidare la sua amministrazione.

La trasparenza – e le norme che la rendono efficace – sono al centro di entrambi.

Permettetemi di iniziare con le denunce che il mio Ufficio tratta in relazione al Consiglio.

Dall’inizio del 2025 la Corte ha ricevuto 20 denunce nei confronti del Consiglio e ha avviato 8 indagini. Come sapete, la maggior parte di queste indagini riguarda questioni di trasparenza, in particolare i casi di accesso del pubblico di cui discutete in seno al gruppo di lavoro.

I recenti casi di accesso del pubblico riflettono le questioni molto delicate che il Consiglio sta affrontando, ad esempio lo strumento europeo per la pace. Un caso in corso riguarda il rifiuto del Consiglio di divulgare 14 documenti contenenti i verbali delle riunioni del gruppo "Africa".  Le eccezioni invocate dal Consiglio in quest'ultimo caso riguardano la sicurezza pubblica e le relazioni internazionali e, per metà dei documenti, la difesa e le questioni militari.

Ma, in effetti, direi che la maggioranza riguarda l'accesso del pubblico ai documenti legislativi, dove ci si può aspettare solo che si applichino i più elevati standard di trasparenza.

Vale la pena menzionare due casi passati: uno relativo al regolamento sui mercati digitali e l'altro al regolamento sui servizi digitali.

Nel primo, una rete di giornalisti ha chiesto l'accesso ai commenti e alle domande iniziali degli Stati membri sulla proposta legislativa relativa al regolamento sui mercati digitali. Il Consiglio ha rifiutato l'accesso, sostenendo che la divulgazione avrebbe gravemente compromesso il suo processo decisionale.

Nella seconda, un organo di informazione ha chiesto scambi tra il servizio giuridico del Consiglio, i suoi gruppi di lavoro interni e la Commissione europea per quanto riguarda sia il regolamento sui mercati digitali che il regolamento sui servizi digitali. In questo caso il Consiglio ha invocato eccezioni relative alla consulenza legale, ai futuri procedimenti giudiziari e al suo processo decisionale in corso.

In entrambi i casi, il mio Ufficio ha constatato che il Consiglio non ha sufficientemente dimostrato in che modo la divulgazione danneggerebbe gravemente gli interessi protetti, sottolineando che l'accesso tempestivo del pubblico ai documenti legislativi è fondamentale affinché i cittadini possano esercitare il loro diritto, sancito dai trattati, di partecipare alla vita democratica dell'UE.

Sebbene alla fine il Consiglio abbia concesso l'accesso, il tempo impiegato ha fatto sì che i documenti non fossero più utili per l'impegno pubblico e, pertanto, il mio Ufficio ha confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione.

In un’indagine di propria iniziativa del 2023 sul modo in cui il Consiglio gestisce le richieste di accesso del pubblico ai documenti legislativi, la Corte ha rilevato che, sebbene il Consiglio divulghi un gran numero di documenti legislativi, le eccezioni sono spesso applicate in modo troppo ampio, senza fornire, come richiesto dalla giurisprudenza degli organi giurisdizionali dell’UE, prove concrete dei rischi che la divulgazione comporterebbe. Come sapete, la Corte è particolarmente esigente su questo fronte.

A questo proposito, sono lieto di dire che il Consiglio ha reagito in modo positivo e costruttivo, anche se non ha risposto a tutti i nostri suggerimenti. È particolarmente incoraggiante che il Consiglio abbia distribuito la decisione del Mediatore a tutte le delegazioni e a tutti i servizi del suo segretariato generale. Prendo inoltre atto con interesse degli sforzi compiuti dal Consiglio per migliorare la sua trasparenza proattiva, in particolare la sua decisione di rendere pubblici ulteriori documenti legislativi al momento della diffusione. L'approccio al rafforzamento della trasparenza legislativa approvato dal Coreper nel 2020 ha rappresentato un significativo passo avanti e sono ovviamente interessato a conoscere eventuali iniziative più recenti.

Guardando al futuro, tuttavia, mi aspetto che le denunce continuino in tre settori: documenti legislativi contrassegnati come LIMITE mentre sono in corso discussioni; registrazione o divulgazione inadeguate delle posizioni degli Stati membri; e la mancanza di trasparenza dei triloghi.

Per quanto riguarda quest'ultimo punto, sto attualmente esaminando una denuncia relativa alle espunzioni nei documenti di trilogo relativi alla proposta di direttiva sulle asserzioni ambientali.

Penso che possiamo essere tutti d'accordo sul fatto che il controllo democratico richiede elevati standard di trasparenza. I cittadini dovrebbero essere in grado di comprendere le posizioni che i loro governi assumono in qualità di colegislatori a livello dell'Unione.

Allo stesso tempo, riconosco che i negoziati hanno bisogno di spazio. Ogni procedura legislativa ha le sue dinamiche, modellate dal settore interessato e da equilibri di interesse più ampi. Un processo decisionale efficace richiede un certo grado di flessibilità.

Tuttavia, quando i cittadini sanno ciò che i loro governi difendono in seno al Consiglio, fanno di più che seguire l'Unione: vi partecipano.

La trasparenza non è accessoria al processo decisionale. È parte integrante di esso, come richiede il principio democratico.

Proprio per questo meritano di essere evidenziati gli sviluppi positivi.

Sono molto lieto che l’interistituzionale EU Law Tracker – un progetto congiunto del Consiglio, del Parlamento e della Commissione – abbia ricevuto il premio Eccellenza nell’amministrazione aperta nell’ambito del premio per la buona amministrazione del mio ufficio per il 2026. In un unico luogo, mostra ai cittadini dove si trova ciascuna proposta nell'ambito della procedura legislativa ordinaria, se e quando si sono svolti i triloghi e quali documenti sono disponibili presso tutte e tre le istituzioni.

Accolgo inoltre con favore la disponibilità del Consiglio a collaborare con le nostre conclusioni. Tra breve riferirò al Parlamento europeo che, nel follow-up del 2025, il Consiglio ha accettato il 100 % dei suggerimenti del mio Ufficio.

Ciò è importante – e non solo per l’efficacia del mio ufficio. Quando un'istituzione agisce sulla base di una constatazione, dimostra ai cittadini di essere stati ascoltati: che il loro problema è stato compreso e che l'amministrazione è disposta a correggere la rotta e ad adattarsi alle loro aspettative e ai loro diritti.

Una denuncia è un atto di fiducia nei confronti del Mediatore, ma ancor più nel sistema nel suo complesso.

Gran parte di ciò che ho descritto finora si riduce a un'aspettativa semplice e quasi ovvia. Quando vengono prese decisioni importanti, il pubblico vuole sapere chi era al tavolo, quali prove sono state prese in considerazione e per conto di chi. La trasparenza garantisce che la legge sia fatta non solo per i cittadini ma, per quanto possibile, con loro. Questo è ciò che, in ultima analisi, conferisce legittimità al processo legislativo.

Per la maggior parte, credo che le istituzioni dell'UE facciano un buon lavoro nel fornire informazioni ai cittadini. Ma il sistema istituito nel 2001 mostra delle crepe, che si stanno allargando.

Il regolamento 1049 è stato scritto per un mondo di file cartacei e archivi fisici. Oggi i negoziati possono svolgersi mediante messaggio di testo; la governance si basa su flussi di dati che non lasciano traccia cartacea; e alcune decisioni sono persino modellate da algoritmi. Non si può tornare alla carta.

La questione, pertanto, è se un quadro costruito un quarto di secolo fa possa ancora garantire la rendicontabilità in un'era digitale.

Nel corso degli anni, la Corte di giustizia dell'UE e il Mediatore europeo hanno sviluppato un corposo corpus giurisprudenziale e di "ombudsprudenza", estendendo un testo legislativo pre-digitale per adattarlo alle realtà attuali: da ciò che conta come "documento" a dove si trovano i limiti di ciascuna eccezione.

Proprio la scorsa settimana, in occasione di un seminario interistituzionale sull'accesso del pubblico ai documenti ospitato dal Consiglio, rappresentanti di tutta l'amministrazione dell'UE hanno ascoltato un giudice del Tribunale e io ho spiegato in che modo i casi che ci vengono sottoposti danno sostanza alle disposizioni del regolamento.

Il regolamento si è dimostrato resiliente. Ma la resilienza non è la stessa cosa dell'efficacia. Tre problemi si distinguono .

Il primo è la chiarezza. Il sistema ne è privo, sia per i cittadini che per le istituzioni. Le richieste sono troppo spesso gestite attraverso la lente della gestione del rischio. I cittadini devono citare le sentenze dei tribunali, le conclusioni del Mediatore e gli orientamenti interni, che a volte cambiano, semplicemente per presentare il loro caso. Nessuno dovrebbe avere bisogno di diventare un esperto di diritto dell'UE per ottenere un documento che ha il diritto di vedere, né essere costretto a presentare un reclamo al mio ufficio o a rivolgersi al Tribunale, che può essere un percorso impegnativo e complesso.

Il secondo è il ricorso alle eccezioni. Esistono per buone ragioni e un'Unione che ha vissuto crisi finanziarie, pressioni migratorie, una pandemia e ora la guerra a distanza ravvicinata ha interessi reali da proteggere. Tuttavia, le eccezioni sono spesso lette in modo troppo ampio, sulla base di motivazioni vaghe e astratte, compresi argomenti che la Corte ha già respinto, come il rischio di pressioni esterne o di interpretazioni errate da parte dell'opinione pubblica.

E il terzo è il tempo. Le persone ora si aspettano informazioni con il semplice tocco di un pulsante. Fino a sei settimane per una richiesta iniziale e fino a altre sei per una domanda di conferma sono tempistiche che molti cittadini semplicemente non riescono a capire. Eppure alcune istituzioni hanno problemi reali ad aderire a quelle tempistiche, a volte superandole di mesi, se non di anni.

Abbiamo bisogno di norme più chiare, più complete e più moderne, norme che riflettano la tecnologia odierna e il modo in cui le decisioni sono effettivamente prese, e che garantiscano che la trasparenza proattiva sia pienamente realizzata e realizzata in modo tempestivo. La chiarezza giuridica e la prevedibilità sono al servizio dei cittadini. Sono inoltre al servizio di coloro che applicano le norme, compreso questo gruppo di lavoro.

So che alcuni sono riluttanti a riaprire il regolamento. Alcuni temono che ciò possa comportare obblighi più gravosi; altri temono un sistema meno trasparente di quello odierno. Tali preoccupazioni sono comprensibili. Ma sottovalutano il costo crescente di stare fermi.

Credo, tuttavia, che sia giunto il momento di questo dibattito. Non dobbiamo temerlo. Dovremmo cogliere l'opportunità di costruire un quadro di trasparenza migliore, che ponga al centro i cittadini e il loro diritto alla conoscenza.

Prima di chiudere, una parola sulla Rete europea dei mediatori. Il mio ufficio non è il solo a promuovere la buona amministrazione in tutta l'Unione europea.

I difensori civici nazionali e regionali svolgono un ruolo essenziale in ciascuno dei vostri Stati membri e il rafforzamento della nostra cooperazione attraverso la rete è una delle mie priorità.

Poiché quest'anno la rete celebra il suo 30o anniversario, pubblicheremo una relazione su tre decenni di lavoro congiunto per una buona amministrazione in tutta l'Unione. Dimostra che i difensori civici, sebbene non possano emettere decisioni vincolanti, hanno contribuito a garantire il rispetto dei diritti e dei doveri previsti dal diritto dell'UE, intervenendo in tutto il suo spettro e dimostrando in che modo modella direttamente la vita quotidiana dei cittadini.

Signore e signori,

Considero l'incontro di oggi un'opportunità per sviluppare una cultura di cooperazione aperta, trasparente e pragmatica tra il Consiglio e il mio Ufficio.

In definitiva, la trasparenza è qualcosa di più di documenti, procedure o regole. Riguarda la fiducia e la garanzia che i cittadini possano vedere come vengono prese le decisioni che incidono sulla loro vita.

Spero che potremo continuare a lavorare insieme per rafforzare tale fiducia e costruire un quadro di trasparenza che soddisfi le realtà di oggi, mantenendo al centro i cittadini e il loro diritto alla conoscenza.

Attendo con interesse le vostre domande e la discussione.

Grazie.