Gentile signora K.,
il 12 giugno 1998 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo a nome dell'Associazione "Föreningen Kökarkultur" in merito alla decisione della Commissione europea di respingere la domanda della Sua associazione per il programma Caleidoscopio 1998 nella fase di preselezione.
Il 22 luglio 1998 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha inviato il suo parere il 22 ottobre 1998 e, se lo desidera, le ho trasmesso un invito a formulare osservazioni. Il 5 novembre 1998 ho ricevuto le Sue osservazioni sul parere della Commissione.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il 27 marzo 1998 la DG X della Commissione ha informato la denunciante che la sua domanda presentata nell'ambito del programma Caleidoscopio 1998 era stata respinta nella fase di preselezione. La Commissione ha spiegato che la domanda non soddisfaceva i criteri formali di partecipazione pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee (1), in quanto mancava la scheda di bilancio.
Secondo il denunciante, alla Commissione è stata inviata una domanda completa comprendente la scheda di bilancio. Tuttavia, il denunciante ha ammesso di aver inviato la domanda originale solo senza le due copie supplementari richieste nel modulo di domanda.
La denunciante aveva tuttavia scattato fotocopie in formato A3 della sua domanda. Nella sua lettera del 27 marzo 1998, la Commissione aveva incluso copie della domanda originale in formato A4. Ciò, secondo il denunciante, ha dimostrato che le pagine mancanti della scheda di bilancio sono andate perdute tra il momento in cui il modulo di domanda è arrivato a Bruxelles e il momento in cui le pagine sono state copiate dopo essere state staccate l'una dall'altra per aver realizzato le copie A4.

L'INCHIESTA

Nel suo parere,
la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Il progetto dell'associazione Kökarkultur è stato respinto in quanto la scheda di bilancio non figurava nella domanda pervenuta alla Commissione entro il termine del 1° dicembre 1997;

Nell'invito a presentare candidature si afferma che le domande incomplete sono respinte nella fase di preselezione e restituite al richiedente. Su tale base, la Commissione non è stata in grado di prendere in considerazione tale domanda;

I servizi della Commissione hanno spiegato i motivi di cui sopra in una lettera inviata all'associazione il 7 maggio 1998 e la questione è stata discussa più volte anche in conversazioni telefoniche tra i rappresentanti dell'associazione e la Commissione;

Naturalmente, ogni domanda è stata trattata con cura dai servizi della Commissione e sembrava altamente improbabile, se non impossibile, che la scheda di bilancio potesse essere persa all'arrivo alla Commissione;

Una copia della scheda di bilancio è stata inviata via fax alla Commissione il 20 aprile 1998, ma in quella fase la selezione dei 147 progetti che beneficeranno del sostegno del Caleidoscopio per il 1998 era già stata effettuata e formalmente approvata dalla Commissione ed era troppo tardi per riesaminare il progetto di associazione Kökarkultur;

La Commissione ha ricevuto 930 domande nell'ambito del programma Caleidoscopio 1998. Nella fase di preselezione, 263 domande sono state respinte per motivi formali. La maggior parte di questi progetti è stata rifiutata perché la scheda di bilancio non era corretta (66 %), ma un gran numero di progetti è stato rifiutato perché i moduli di domanda non erano completi (25 %). Chiaramente, il termine "domande incomplete" comprende le domande in cui mancano parti del modulo di domanda o gli allegati non sono inclusi;

La Commissione non ha la possibilità di contattare nuovamente i richiedenti che hanno inviato moduli di domanda inesatti o incompleti. Per questo motivo, nell'invito a presentare candidature, nel modulo di candidatura e nelle linee guida è chiaramente indicato che "le domande incomplete o che non soddisfano i criteri di ammissibilità saranno respinte nella fase di preselezione e saranno restituite al richiedente";

I servizi della Commissione hanno pertanto ritenuto che il rifiuto di questo progetto fosse giustificato.

Osservazioni della denunciante La
denunciante ha mantenuto la sua denuncia.

LA DECISIONE

1 Dichiarazione di bilancio mancante
1.1 La denunciante sostiene che i servizi della Commissione avevano effettivamente perso la dichiarazione di bilancio che la sua associazione aveva inviato in allegato al modulo di domanda.
1.2 La denunciante aveva preso una copia in formato A3 del modulo di domanda originale, dimostrando che le pagine erano collegate l'una all'altra. Nella sua lettera del 27 marzo 1998, la Commissione aveva allegato una copia in formato A4 del modulo di domanda originale che, secondo il denunciante, dimostrava che le pagine erano separate l'una dall'altra presso la Commissione.
1.3 La Commissione sostiene che ogni domanda è stata trattata con cura dai servizi della Commissione e che sembrava altamente improbabile, se non impossibile, che la scheda di bilancio potesse essere persa all'arrivo presso la Commissione.
1.4 Dalle indagini condotte dal Mediatore in merito a tale denuncia risulta che nel modulo di domanda è indicato che i richiedenti devono fornire la domanda originale, due copie della stessa e la scheda di bilancio. La denunciante ha riconosciuto di aver inviato solo il modulo di domanda originale al quale sarebbe stata allegata la scheda di bilancio.
1.5 Nelle sue osservazioni, la Commissione ha riconosciuto che le copie richieste dovevano essere effettuate dai servizi della Commissione. Secondo la Commissione, poiché mancava la scheda di bilancio, sono state prese solo copie del modulo di candidatura e degli allegati.
1.6 Alla luce delle constatazioni di cui sopra, al Mediatore non è stato presentato materiale sufficiente per poter concludere che la scheda di bilancio è andata perduta al momento del suo arrivo alla Commissione.
Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione europea. Il Mediatore ha pertanto deciso di archiviare il caso.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti,
Jacob SÖDERMAN

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(1) GU C 253 del 19.8.1997