Contesto dell'indagine di propria iniziativa

Osservazioni preliminari

1. L'11 marzo 2010 l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) ha pubblicato sul suo sito web il nuovo regolamento relativo ai concorsi generali. Il loro obiettivo era accelerare in modo significativo l'intero processo di selezione, dalla registrazione alle assunzioni.

2. Le nuove norme riguardavano, in sintesi, la registrazione delle domande, la prenotazione dei test di ammissione e la comunicazione con i candidati. L'EPSO ha inoltre deciso di aprire nuovi centri di valutazione per i candidati alle prove su computer (CBT).

3. L'applicazione delle nuove norme di cui sopra nel concorso generale EPSO/AD/177/10 ha portato alla presentazione di una serie di denunce al Mediatore [1]. I denuncianti hanno espresso preoccupazione per le nuove norme e la nuova politica dell'EPSO in materia di comunicazione con i candidati. Dato che, alla luce delle chiare regole pubblicate nel bando di concorso, le affermazioni dei denuncianti di essere riammessi al concorso non erano giuridicamente sostenibili, il Mediatore ha ritenuto che non vi fossero motivi sufficienti per avviare un'indagine sui singoli casi. Tuttavia, il Mediatore ha informato i denuncianti che i) avrebbe preso in considerazione l'avvio di un'indagine di propria iniziativa sulle questioni più generali sollevate dalle nuove norme e prassi dell'EPSO per i concorsi e dalla sua politica di comunicazione con i candidati, e ii) i risultati di questa eventuale futura indagine di propria iniziativa sarebbero stati pubblicati sul suo sito web.

Oggetto dell'indagine

4. Nella lettera di avvio dell'indagine di propria iniziativa, il Mediatore ha rivolto all'EPSO le seguenti domande.

• Perché l'EPSO ha ridotto così notevolmente il periodo di prenotazione per i CBT nei nuovi concorsi? Si prega di includere nella risposta il parere dell'EPSO in merito alla proporzionalità e alla necessità di tale misura per conseguire l'obiettivo generale di ridurre la durata dell'intera procedura di selezione.
• Perché l'EPSO ha interrotto la sua precedente prassi di inviare notifiche via e-mail agli account di posta elettronica personali dei candidati? Si prega di includere nella risposta una spiegazione del motivo per cui questa prassi precedente non ha potuto essere mantenuta parallelamente al nuovo obbligo, stabilito nella "Guida ai concorsi generali", secondo cui i candidati dovrebbero consultare il proprio account EPSO a intervalli regolari.
• Quali misure ha adottato l'EPSO per garantire le stesse condizioni ai candidati nei vari centri di test CBT e garantire così il principio di uguaglianza tra i candidati?
• L'EPSO sarebbe disposto a concedere ai candidati, su loro richiesta, l'accesso a:

i) i risultati delle indagini sulla soddisfazione dei candidati da essa condotte dopo che i candidati hanno assunto i loro CBT; oppure

ii) altre informazioni disponibili che possano indicare il livello di soddisfazione dei candidati in relazione all'organizzazione delle prove?

L'indagine

5. Il 28 gennaio 2011 l'EPSO ha presentato un parere in risposta all'indagine del Mediatore.

Analisi e conclusioni del Mediatore

Argomentazioni presentate al Mediatore dall'EPSO

6. L'EPSO ha dichiarato che il concorso generale EPSO/AD/177/10 è stato il primo concorso lanciato nell'ambito del nuovo tipo di procedura di selezione. Questo nuovo modello di concorso comprende meno fasi rispetto ai precedenti concorsi EPSO. Le norme relative al nuovo tipo di concorsi sono state pubblicate il 9 marzo 2010 nella "Guida ai concorsi generali".

7. Il nuovo modello di concorso prevede due fasi:

a) un invito ai CBT, che comprende un test di ragionamento verbale, un test di ragionamento numerico e un test di ragionamento astratto), e;

b) un invito ai centri di valutazione, che mira a testare le competenze dei candidati attraverso (i) un caso di studio nel settore in questione; ii) esercitazioni di gruppo; iii) una presentazione orale e iv) un colloquio strutturato.

8. L'EPSO ha illustrato, sul suo sito web, le fasi summenzionate della nuova procedura di selezione. Essa ha inoltre precisato che il procedimento avrebbe avuto una durata massima di nove mesi.

9. Nella sua risposta alla prima domanda del Mediatore, l'EPSO ha dichiarato che, nei concorsi precedenti, i candidati che si erano iscritti a un concorso potevano prenotare i CBT solo al termine del periodo di registrazione. Nel quadro delle nuove procedure di selezione, l'EPSO ha voluto combinare la registrazione al concorso, la prenotazione dei CBT e le prove durante lo stesso periodo.

10. Dopo la registrazione e la convalida delle candidature al concorso, i candidati sono informati del periodo durante il quale possono prenotare i loro CBT e dei centri CBT tra cui possono scegliere. L'EPSO ha spiegato che propone fasce orarie diverse per i candidati. Questi coprono l'intero periodo di prova. Ad esempio, un candidato può convalidare la sua candidatura in una fase iniziale del concorso ed essere quindi tra i primi a prenotare i CBT. Può quindi scegliere una data per sostenere i test il più lontano possibile. Per lo stesso concorso, esistono diverse fasce orarie che consentono ai candidati di prenotare i loro CBT. La sovrapposizione del periodo di registrazione, la prenotazione dei CBT e i periodi di prova consentono ai candidati che si sono già iscritti al concorso di partecipare ai CBT, mentre altri candidati sono ancora in fase di registrazione. Tuttavia, a tutti i candidati viene offerto lo stesso numero di giorni in cui possono prenotare i loro CBT, indipendentemente dalla data di registrazione, purché si registrino entro il termine del concorso. I CBT possono essere prenotati via Internet, il che consente di farlo 24 ore al giorno. Inoltre, in base alla disponibilità di date alternative, i candidati possono riprogrammare il loro appuntamento CBT durante i periodi di prenotazione e test. Questo può essere fatto fino a 48 ore prima dell'appuntamento CBT originale. Pertanto, un candidato può modificare la data dei suoi CBT e persino scegliere una data al di fuori del periodo di prenotazione iniziale concessogli.

11. L'EPSO ha sottolineato che le nuove norme di cui sopra relative alla prima fase del concorso consentono una riduzione della durata complessiva della procedura di selezione, che era uno degli obiettivi perseguiti dalla riforma. Il periodo durante il quale i candidati potevano prendere i CBT è stato ad esempio ridotto da 14 a 9 settimane. Inoltre, il nuovo sistema ha portato a una percentuale più elevata di candidati che prenotano i loro CBT rispetto ai vecchi concorsi modello, in cui alcuni candidati hanno convalidato le loro candidature ma non hanno mai prenotato i CBT. Pertanto, la riduzione del periodo di prenotazione per ciascun candidato non ha avuto un impatto negativo sul numero di candidati che hanno prenotato i loro CBT. Ne consegue che si trattava di una misura proporzionata e necessaria per conseguire l’obiettivo generale di ridurre la durata dell’intera procedura di selezione.

12. Per quanto riguarda la seconda domanda del Mediatore, l'EPSO ha innanzitutto sottolineato che la "Guida ai concorsi generali " prevede che la comunicazione con i candidati avvenga tramite i loro account EPSO. I candidati sono stati quindi informati che dovevano controllare regolarmente i loro conti EPSO. L'EPSO ha ricordato che tale obbligo esisteva anche per quanto riguarda i concorsi nell'ambito della vecchia procedura, in cui la corrispondenza con i candidati ha avuto luogo tramite i loro account EPSO. L'EPSO ha spiegato che la sua vecchia prassi di inviare notifiche via e-mail agli account di posta elettronica personali dei candidati e di avvisarli così quando nuove informazioni sono state pubblicate nei loro account EPSO si è rivelata inaffidabile.

13. A tale riguardo, l'EPSO ha spiegato che, in più occasioni, le notifiche via e-mail sono state intercettate da filtri antispam. Pertanto, alcuni candidati non hanno mai ricevuto i messaggi. Inoltre, i candidati che hanno cambiato indirizzo e-mail durante il concorso non hanno informato l'EPSO di tali modifiche. Pertanto, l'EPSO non aveva alcuna garanzia che le notifiche via e-mail avrebbero raggiunto i candidati. Inoltre, alcuni candidati hanno criticato l'EPSO, affermando di non aver ricevuto le notifiche via e-mail, mentre altri candidati lo hanno fatto.

14. Per questi motivi, l'EPSO ha deciso, nel quadro della sua nuova politica, di inviare ai candidati tutte le informazioni relative al concorso esclusivamente tramite i loro account EPSO. L'EPSO ha aggiunto che, al momento della convalida della candidatura, i candidati ricevono un messaggio nel loro account EPSO che indica che la candidatura è in fase di trattamento e che, entro 48 ore dalla convalida della candidatura, riceveranno una lettera nel loro account EPSO che li informa del periodo durante il quale devono prenotare i loro CBT.

15. Tuttavia, l'EPSO ha dichiarato che sta attualmente esaminando la possibilità di ritornare, nel quadro del concorso per amministratori del 2011, alla sua precedente prassi di inviare notifiche via e-mail e, inoltre, di chiedere ai candidati di controllare regolarmente i loro account EPSO.

16. Nella sua risposta alla terza domanda del Mediatore, l'EPSO ha spiegato che si avvale di un contraente per organizzare i CBT e i centri di test. Ogni centro di prova soddisfa le condizioni minime standard riguardanti: i) l'uso dello stesso tipo di apparecchiature informatiche (schermi da 17 cm), tappi per le orecchie e calcolatrici; ii) la distanza tra i candidati (tra 60 e 80 cm); la dimensione minima delle scrivanie (1 m per candidato). L'EPSO ha aggiunto che tutti questi aspetti relativi alle condizioni dei centri di prova sono già stati trattati nel corso dell'indagine del Mediatore sulla denuncia 1456/2010/DK. Tuttavia, l'EPSO prevede di visitare in futuro alcuni centri di test, come quelli di Lussemburgo o Bruxelles, prima dell'inizio dei test di ammissione.

17. Per quanto riguarda la quarta domanda del Mediatore, l'EPSO ha spiegato che, al termine dei loro CBT, i candidati hanno la possibilità di rispondere a un sondaggio riguardante la loro partecipazione alle prove. Questo sondaggio consente all'EPSO di valutare il livello di soddisfazione dei candidati per quanto riguarda i diversi aspetti del concorso.  Dato che tali indagini sulla soddisfazione sono uno strumento interno e si basano sulle valutazioni individuali e soggettive dei candidati, l'EPSO non ha mai previsto di pubblicarle. Tuttavia, valuterà la possibilità di rendere pubblici, su base annuale, i risultati globali ottenuti dai diversi sondaggi e di indicare il livello di soddisfazione dei candidati. Questi risultati saranno a disposizione di tutti i candidati.

Valutazione del Mediatore

18. In via preliminare, il Mediatore riconosce gli sforzi compiuti dall'EPSO per migliorare la qualità generale delle procedure di selezione dell'UE e la loro trasparenza.

19. Ritiene inoltre che le risposte dell'EPSO alle domande poste nel quadro della presente indagine di propria iniziativa siano complete e approfondite.

20. A tale riguardo, per quanto riguarda la sua quarta domanda, accoglie con favore la decisione dell'EPSO di rendere pubblici, su base annuale, i risultati globali ottenuti da diversi sondaggi e di indicare il livello di soddisfazione dei candidati.

21. In risposta alla sua seconda domanda, il Mediatore prende atto della dichiarazione dell'EPSO nel suo parere secondo cui sta attualmente riflettendo sull'opportunità di reintrodurre la sua precedente prassi di invio di notifiche via e-mail nel quadro del concorso per amministratori del 2011. Osserva inoltre che, nel frattempo, l'EPSO ha pubblicato il concorso per amministratori del 2011. Sulla base delle informazioni disponibili, non risulta che l'EPSO abbia effettivamente reintrodotto la pratica delle notifiche via e-mail per questo concorso. Il Mediatore comprende che il breve lasso di tempo intercorso tra il momento in cui l'EPSO ha inviato il suo parere alla presente indagine di propria iniziativa e la data di lancio del concorso del 2011 non ha consentito all'EPSO di apportare i necessari adeguamenti alla "Guida ai concorsi generali " al fine di consentirgli di rispecchiare tale cambiamento. Confida pertanto che l'EPSO lo informerà debitamente non appena ripristinerà la pratica di cui sopra per i concorsi generali. Farà un'ulteriore osservazione al riguardo.

22. Per quanto riguarda la durata del periodo di prenotazione per i CBT (prima domanda) nei nuovi concorsi, il Mediatore osserva che l'EPSO ha raggiunto il suo obiettivo principale di ridurre considerevolmente la durata complessiva del concorso. Egli comprende, dalla spiegazione dell'EPSO, che questo obiettivo potrebbe essere raggiunto solo consentendo la registrazione delle domande, la prenotazione dei CBT e la sovrapposizione dei periodi di prova effettivi.

23. A tale riguardo, osserva che l'EPSO ha debitamente informato tutti i candidati, all'inizio del concorso, in merito al periodo di registrazione e alle modalità di registrazione e prenotazione dei loro OCC. Inoltre, sulla base delle statistiche fornite dall'EPSO, risulta che la misura di riduzione del periodo di prenotazione per i CBT ha avuto un impatto piuttosto positivo per quanto riguarda il numero di candidati che hanno prenotato i test di ammissione. Alla luce delle spiegazioni dell'EPSO, il Mediatore ritiene che la misura di cui sopra fosse proporzionata e necessaria per conseguire l'obiettivo generale di ridurre la durata dell'intera procedura di selezione.

24. Tuttavia, il Mediatore suggerisce che l'EPSO potrebbe riflettere sulla situazione in cui i candidati, sebbene adeguatamente informati del periodo di prenotazione, non sono in grado di accedere a Internet durante tale breve periodo e quindi non possono prenotare i loro CBT (ad esempio, a causa di una malattia adeguatamente giustificata). Tali candidati non dovrebbero essere penalizzati a causa di tali circostanze eccezionali e oggettive. Farà una seconda osservazione in seguito a questo proposito.

25. Infine, per quanto riguarda le condizioni dei centri di prova (terza domanda), il Mediatore ricorda che i concorsi generali dell'UE sono disciplinati dal principio di parità tra i candidati. Pertanto, l'esistenza di condizioni minime standard in ciascun centro di prova è un prerequisito e un'espressione del principio di cui sopra. A tale riguardo, anche se non si può escludere che vi siano stati alcuni problemi relativi alle condizioni in alcuni centri CBT, la politica generale dell'EPSO per quanto riguarda le attrezzature dei centri di prova è corretta. Inoltre, sembra che l'EPSO preveda misure aggiuntive (come visite in loco) per evitare che tali situazioni si verifichino in futuro. Il Mediatore ritiene che tale approccio sia ragionevole e incoraggia tale pratica, in particolare per quanto riguarda le strutture nuove o ampliate in alcuni centri di prova.

26. Alla luce di quanto precede, il Mediatore non riscontra alcun caso di cattiva amministrazione in relazione alla nuova politica dell'EPSO nei concorsi generali per quanto riguarda la prenotazione dei test di ammissione, la sua comunicazione con i candidati e le condizioni nei vari centri di test.

B. Conclusioni

Sulla base della sua indagine sulla presente indagine di propria iniziativa, il Mediatore la chiude con la seguente conclusione:

Il Mediatore non riscontra casi di cattiva amministrazione.

Il denunciante e l'EPSO saranno informati di tale decisione.

Ulteriori osservazioni

Il Mediatore confida che l'EPSO lo informerà debitamente non appena riprenderà la sua pratica di inviare ai candidati notifiche via e-mail nel quadro dei concorsi generali.

L'EPSO potrebbe riflettere sulla situazione dei candidati che, pur essendo stati adeguatamente informati del periodo di prenotazione, non sono in grado di accedere a Internet durante tale breve periodo e quindi non possono prenotare i loro CBT (ad esempio, a causa di una malattia adeguatamente giustificata). Tali candidati non dovrebbero essere penalizzati a causa di tali circostanze eccezionali e oggettive.

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 18 maggio 2011

[1] Reclami 847/2010/TS; 868/2010/IP; 881/2010/PF; 1039/2010/ANA; 1036/2010/ELB; 1042/2010/KM; 1054/2010/IP; 1072/2010/KM; 1082/2010/DK; 1132/2010/ML.