Il caso riguardava una visita del presidente della Commissione con il primo ministro di uno Stato membro. Il denunciante, allora deputato al Parlamento europeo, ha espresso preoccupazioni alla Commissione in merito alla visita. Parallelamente, ha chiesto l'accesso a tutti i documenti relativi al viaggio. Nella sua risposta iniziale, la Commissione ha dichiarato di non essere in possesso di alcun documento relativo alla domanda.

Il Mediatore ha avviato un'indagine e ha cercato di esaminare i documenti che la Commissione può detenere in relazione alla richiesta. Dopo che la Commissione l'ha informata di non aver individuato alcun documento da sottoporre a ispezione, la Mediatrice ha inviato alla Commissione un parere preliminare in cui sottolineava che tale visita avrebbe richiesto consultazioni e scambi preventivi all'interno della Commissione, nonché tra la Commissione e terzi. Sulla base di quanto precede, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di esaminare nuovamente i documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta al fine di garantire il più ampio accesso possibile al pubblico e ha esortato la Commissione, qualora non avesse individuato alcun documento, a spiegare in che modo ciò potesse avvenire.

Dopo un notevole ritardo, la Commissione ha infine adottato la sua «decisione di conferma» sulla richiesta, spiegando che non sono stati individuati documenti a causa del carattere privato e non ufficiale del viaggio.

Il Mediatore era preoccupato per il fatto che la Commissione non avesse fornito tale spiegazione all'inizio e avesse invece continuato a trattare la richiesta. Il Mediatore era inoltre preoccupato per il conseguente ritardo, che ha portato la Commissione a superare considerevolmente i termini stabiliti nella legislazione dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti. Osserva che il lavoro dei commissari e dei loro gabinetti dovrebbe essere caratterizzato dalla trasparenza e dalla cooperazione quotidiana con i servizi della Commissione. Il Mediatore ha archiviato il caso constatando che il modo in cui la Commissione ha gestito la richiesta, compreso il ritardo nell'affermare che non esistevano documenti, costituiva una cattiva amministrazione.