Készült az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban [1]

A látogatás háttere

1. Az európai ombudsman 2011 májusában látogatási programot indított az uniós ügynökségeknél azzal a céllal, hogy előmozdítsa a megfelelő ügyintézést és megossza a bevált gyakorlatokat ezen uniós szervezetek között. E látogatásokra hivatalosan az ombudsmannak az Európai Unió működéséről szóló szerződés 228. cikke szerinti, saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján kerül sor. Lehetőséget biztosítanak az ombudsman és az ügynökségek számára, hogy konstruktív párbeszédet folytassanak a polgároknak nyújtott szolgáltatás adminisztratív kultúrájának ápolása és megerősítése céljából [2].

2. 2012. január 30-i levelében az ombudsman tájékoztatta a Cedefopot, hogy az ügynökségeknél tett látogatásainak programja keretében úgy határozott, hogy 2012. február 22-én látogatást tesz a Központban.

3. A Cedefopot az Európai Szakképzés-fejlesztési Központ létrehozásáról szóló, 1975. február 10-i 337/75/EGK tanácsi rendelet [3] hozta létre, amelyet legutóbb a 2051/2004/EK tanácsi rendelet [4] módosított. Küldetése, hogy támogassa az európai szakoktatási és szakképzési politikák kidolgozását, és hozzájáruljon azok végrehajtásához. Stratégiai célja az európai együttműködés megerősítése, valamint a Bizottság, a tagállamok és a szociális partnerek támogatása a kiválóságot és a társadalmi befogadást előmozdító, vonzó szakképzést célzó szakpolitikák kidolgozásában és végrehajtásában. A Cedefop feladatai a következők: összeállítja a kiválasztott dokumentációt és az adatok elemzését; hozzájárulás a kutatás fejlesztéséhez és koordinálásához; az információk hasznosítása és terjesztése; a szakoktatási és -képzési problémák közös megközelítésének ösztönzése; fórumot biztosít a vitához és az eszmecseréhez.

4. Az ombudsman által megvitatni kívánt konkrét kérdéseket tartalmazó napirendtervezetet megküldték a Cedefopnak. Az ombudsman arról is tájékoztatta a Cedefopot, hogy az Ügynökségi Személyzeti Bizottságok Közgyűlésének kérésére tett kötelezettségvállalására válaszul látogatása során találkozni fog a Cedefop Személyzeti Bizottságával is. Választott személyzeti bizottság hiányában az ombudsman találkozóra irányuló kérelmet kapott a Cedefop (USA-Cedefop) egyik szakszervezetének képviselőitől. Az ombudsman beleegyezett, hogy találkozzon a szakszervezeti képviselőkkel. 

A látogatás

5. A Cedefop vezetőségével tartott találkozóra 2012. február 22-én került sor. Az ülés a megbízott igazgató rövid előadásával kezdődött, aki általános tájékoztatást nyújtott az ombudsmannak a Cedefopról, annak küldetéséről és szervezetéről. Az ombudsman viszont tisztázta, hogy látogatásait hivatalosan a saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján végzi. Rámutat arra, hogy a hivatalból indított vizsgálat többek között azt jelenti, hogy az ilyen vizsgálatokra vonatkozó szokásos eljárási garanciák alkalmazandók. Ezek közé tartozik az ügynökség azon joga, hogy felkérje az európai ombudsmant az információk és dokumentumok bizalmas kezelésére [5]. Az első előadásokat követően a különböző osztályok vezetői előadásokat tartottak azzal a céllal, hogy választ adjanak az ombudsman 2012. január 30-i levelében feltett kérdésekre. Az ombudsman PowerPoint-prezentációt és igazoló dokumentumokat is kapott.

6. A következő témák képezték az ombudsman és a Cedefop vezetősége közötti vita tárgyát:

• A helyes hivatali magatartás kódexének és az etikai normáknak való megfelelés
• Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság
• Kiválasztás és toborzás
• Ajánlatok
• Összeférhetetlenség
• A személyzeti bizottság hiánya

7. A vezetőséggel való találkozót követően az ombudsman találkozott az USA–Cedefop két képviselőjével. A szakszervezet felvetette a személyzeti bizottság hiányának, valamint a vezetőség és a személyzet közötti információáramlás problémáinak kérdését. Rámutattak, hogy a Cedefop munkatársait nem tájékoztatták az ombudsman látogatásáról. Kérdéseket tettek fel a dokumentumokhoz való hozzáféréssel és az 1049/2000/EK rendelet1 alkalmazásával kapcsolatban is. 

Az ombudsman megállapításai és javaslatai a látogatást követően

8. 2012. április 27-én az ombudsman jelentést küldött a Cedefopnak, amely tartalmazta a látogatás megállapításait és az alábbi javaslatokat [6]:

a) Azon kötelezettségvállalása mellett, hogy külön oldalt hoz létre a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek számára, és éves jelentést készít az ilyen kérelmek kezeléséről, a Cedefop fontolóra vehetné hivatalos eljárások elfogadását a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelésére. Ezeknek az eljárásoknak mind az alapkérelmekre, mind a megerősítő kérelmekre ki kell terjedniük. Ily módon a Cedefop be tudná tartani az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott határidőket. A jogi tanácsadónak a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelésében való részvétele lenne a legmegfelelőbb és legcélszerűbb. Az ombudsman hozzátette, hogy örömmel segítené a Cedefopot a dokumentumokhoz való hozzáféréssel és az 1049/2001/EK rendelet alkalmazásával kapcsolatos továbbképzésben.

b) Az ombudsman arra ösztönözte a Cedefopot, hogy legalább honlapjának kezdőlapját, valamint a feladataira és nyelvpolitikájára vonatkozó információkat tegye elérhetővé a Szerződés mind a 23 nyelvén. Azáltal, hogy köszönti azokat a polgárokat, akik saját nyelvükön látogatják meg a honlapot, és elmagyarázza nekik annak funkcióit, a Cedefop egyértelműen bizonyítaná, hogy elismeri, hogy az Európai Unió valamennyi polgárának jogos érdeke fűződik a honlap működéséhez.

c) A kiválasztási eljárások során a pályázóknak nyújtott tájékoztatás további javítása érdekében az ombudsman arra ösztönözte a Cedefopot, hogy tájékoztassa a pályázókat a versenyvizsgáról való kizárásukról szóló határozat megtámadására rendelkezésre álló valamennyi lehetőségről. A külső jogorvoslati lehetőségek közé tartozik az ombudsmanhoz való panasztétel joga, valamint az uniós bíróságok előtti megsemmisítés iránti kereset benyújtásának joga.

d) Az ombudsman azt javasolta, hogy a Cedefop vizsgálja felül a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos álláspontját. 

e) A Cedefop fontolóra vehetné, hogy az ombudsmanhoz benyújtott panasz útján tájékoztatja az ajánlattevőket a jogorvoslat lehetőségéről.

f) Az ombudsman arra ösztönözte a Cedefopot, hogy tegyen meg minden szükséges intézkedést annak biztosítására, hogy személyzeti bizottságot válasszanak a személyzet érdekeinek képviseletére.

Az ombudsman javaslatainak a Cedefop általi nyomon követése

9. 2012. július 18-án a Cedefop megküldte az ombudsman javaslatainak nyomon követésére vonatkozó cselekvési tervét.

10. A Cedefop különösen arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy honlapján külön szakaszt kíván létrehozni a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek számára. Az angol, német és francia nyelven elérhető weboldal azonnali hozzáférést biztosít a Cedefop „leginkább kért dokumentumaihoz”, és tartalmazni fog egy kérelemnyomtatványt, amelyet azokban az esetekben kell használni, amikor a kért dokumentum nem érhető el online. Azokat a kérelmeket, amelyek megválaszolásához jogi tanácsadásra van szükség, a jogi tanácsadóhoz továbbítják. Az Ügynökség kötelezettséget vállalt arra is, hogy éves jelentést tesz közzé a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezeléséről.

11. A Cedefop arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy 2012 augusztusától angol, német és francia nyelven kívánja elérhetővé tenni hivatalos honlapjának statikus információit, például a küldetésére és fő tevékenységi területeire vonatkozó információkat, valamint a navigációs menüt. A portál új technológiai megoldására való esetleges átállás keretében a Bizottság vállalta, hogy megvizsgálja egy olyan többnyelvű weboldal létrehozásának lehetőségét is, amely a 23 hivatalos nyelven nyújt tájékoztatást. A költségvetési megszorítások miatt azonban ez a projekt nem kezdődhetett meg 2014 előtt.

12. A Cedefop hozzátette, hogy 2012 júliusától megkezdte a kiválasztási eljárásokban részt vevő mindkét pályázó, valamint a sikertelen ajánlattevők tájékoztatását arról a jogukról, hogy panaszt nyújthatnak be az ombudsmanhoz, és rámutatott, hogy az erre vonatkozó nyilatkozat immár valamennyi vonatkozó dokumentumban és közleményben szerepel. A Cedefop fenntartotta azon álláspontját, hogy nem hozza nyilvánosságra a vizsgabizottság tagjainak nevét.

13. Végül tájékoztatta az ombudsmant, hogy a választásokat követően 2012. június 12-én új személyzeti bizottság vette át feladatait.

Az ombudsman elemzése és következtetései

14. Az ombudsman üdvözli a Cedefop konstruktív megközelítését és hajlandóságát javaslatai többségének végrehajtására. Különösen örömmel veszi tudomásul, hogy a Cedefop már végrehajtotta az ajánlattevőknek és a pályázóknak a személyzeti kiválasztási eljárások során történő tájékoztatására vonatkozó javaslatait. E tekintetben megjegyzi, hogy a Cedefop honlapján nemrégiben közzétett álláshirdetések a „fellebbezési eljárások” cím alatt tájékoztatást tartalmaznak az ombudsmannál történő panasztétel lehetőségéről. Bízik abban, hogy a sikertelen ajánlattevőknek küldött levelek hasonló információkat tartalmaznak.

15. Az ombudsman üdvözli továbbá a Cedefop proaktív megközelítését a dokumentumokhoz való hozzáférés tekintetében. Amint azt az ombudsman több alkalommal hangsúlyozta, a megfelelő ügyintézés megköveteli, hogy a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés jogát úgy értelmezzék, hogy az nemcsak arra vonatkozik, hogy az uniós intézményeknek, szerveknek, hivataloknak és ügynökségeknek megfelelően kell kezelniük a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket, hanem arra a követelményre is, hogy az információkat és dokumentumokat proaktív módon, könnyen hozzáférhetővé kell tenni a nyilvánosság számára [7]. Nagyon üdvözlendő a Cedefop azon kötelezettségvállalása, hogy közvetlen hozzáférést biztosít számos, a nyilvánosság számára érdekesnek ítélt dokumentumhoz.  

16. Az ombudsman elégedett a Cedefop nyelvpolitikával kapcsolatos kötelezettségvállalásaival is. Örvendetesnek tartja az Ügynökség arra irányuló erőfeszítéseit, hogy honlapjának honlapját mind a 23 hivatalos nyelven elérhetővé tegye. Az ombudsman álláspontja szerint az európai intézmények polgárokkal folytatott külső kommunikációját illetően ideális lenne, ha az ilyen célokra szánt anyagokat valamennyi hivatalos nyelven közzétennék. Ahhoz, hogy ez a külső kommunikáció hatékony legyen, szükséges, hogy a polgárok megértsék az intézmények által számukra nyújtott információkat [8].  

17. Továbbá, mivel rendkívül fontosnak tartja a személyzeti bizottságok szerepét mint a vezetőség és a személyzet közötti fő hivatalos kommunikációs csatornát, az ombudsman üdvözli a személyzeti bizottság megválasztásáról szóló híreket.

18. Ami a vizsgabizottsági tagok nevének nyilvánosságra hozatalát illeti, a Cedefop az ombudsman látogatása során azzal érvelt, hogy a nyilvánosságra hozatal elmaradásának célja a vizsgabizottsági tagok külső nyomástól való védelme. Arra kérte az ombudsmant, hogy tartsa szem előtt az ügynökség kis méretét és elhelyezkedését. Megjegyezte, hogy személyzetének tagjai vonakodnának részt venni a vizsgabizottságokban, ha nevüket nyilvánosságra hoznák.

19. A látogatást követő 2012. április 27-i jelentésében az ombudsman gondosan megvizsgálta ezeket az érveket, és a következőképpen válaszolt rájuk.

31. Ami a Cedefop azon politikáját illeti, hogy nem hozza nyilvánosságra a vizsgabizottságok tagjainak nevét, az ombudsman emlékeztet arra, hogy az állandó ítélkezési gyakorlat szerint a vizsgabizottságok tanácskozásaival és eljárásaival kapcsolatos titoktartást azzal a céllal vezették be, hogy biztosítsák e bizottságok függetlenségét és eljárásuk objektivitását azáltal, hogy megvédik őket minden külső beavatkozástól és nyomástól.[9] E titoktartás betartása ezért kizárja a vizsgabizottságok egyes tagjai által elfogadott álláspontok nyilvánosságra hozatalát. Az ombudsman következetesen arra az álláspontra helyezkedett, hogy a felvételi bizottság tagjai egyéni véleményének titokban tartásához való jog azonban nem azonos a személyazonosságuk titokban tartásával [10].

32. Az ombudsman megjegyzi, hogy az intézményeknek a vizsgabizottságok munkája során a nyitottság és a bizalmas kezelés iránti jogos igények közötti helyes egyensúlyra vonatkozó nézetei a nyitottság nagyobb súlyának irányába fejlődtek [11]. Emlékeztet arra, hogy mind az EPSO, mind a Bizottság bevett gyakorlattal rendelkezik, amely szerint közzéteszik a vizsgabizottság tagjainak nevét. Az ombudsman véleménye szerint ez a gyakorlat garantálja a kiválasztási eljárások átláthatóságát, elősegíti az uniós intézményekbe, szervekbe, hivatalokba vagy ügynökségekbe vetett közbizalom kiépítését és fenntartását, és biztosítja a pályázókat arról, hogy a kiválasztási eljárás során nem merült fel összeférhetetlenség.

20. A Cedefopnak az ombudsman javaslataira adott válasza nem tért ki a fenti pontokra. Az Ügynökség csupán megismételte, hogy nem kívánja közzétenni a felvételi bizottságok tagjainak nevét.

21. Az ombudsman sajnálatát fejezi ki az Ügynökség által elfogadott álláspont miatt, és úgy véli, hogy a felvételi bizottság tagjai nevének nyilvánosságra hozatalát illetően a Cedefop fellépése, azaz mind az ombudsman által ebben a kérdésben megfogalmazott érvek, mind maga a válasz figyelmen kívül hagyása azt mutatja, hogy a Cedefop nem hajlandó konstruktív párbeszédet folytatni az ombudsmannal oly módon, amely elősegíti a polgároknak nyújtott szolgáltatás adminisztratív kultúrájának ápolását és megerősítését.

22. Az ombudsman ezért tovább vizsgálta az érdemi kérdést, és fenntartja a fenti 15. pontban idézett elemzést. Ezenkívül az ombudsman rámutat arra, hogy a nyilvánosság minden olyan tagja, aki köztisztviselővel foglalkozik, jogosult e köztisztviselő nevének megismerésére. Ez a megfelelő ügyintézés egyik alapelve. Az arc és név nélküli adminisztráció elidegenítő [12]. Ezenkívül a vizsgabizottsági tagok véleményének titokban tartása nem azonos a személyazonosságuk titokban tartásával. Az előbbi megvédi a vizsgabizottság tagjait a külső nyomástól, míg az utóbbi hozzájárul a titoktartás és a bizalmatlanság légköréhez.

23. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy a felvételi bizottságok tagjai nevének nyilvánosságra hozatala személyes adatoknak az érintett uniós intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség általi feldolgozását vonja maga után, és ezért a 45/2001/EK rendelet alkalmazhatóságát eredményezi. Az ombudsman értelmezése szerint a nevek közzététele összeegyeztethető lenne az adatvédelemhez való joggal, feltéve, hogy az érintett intézmény megfelel számos jogi követelménynek. Ezek közé tartozik i. a közzététel jogalapját, célját és módozatait meghatározó határozat elfogadása, valamint ii. az érintett jogainak védelme, beleértve a rendelet 18. cikke szerinti, a közzétételre vonatkozó egyértelmű és teljes körű előzetes tájékoztatáshoz való jogot és a tiltakozáshoz való jogot [13].

24. A fentiek fényében az ombudsman az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban ajánlástervezetet készít a Cedefop számára.

Az ajánlástervezet

A fenti megállapítások alapján az ombudsman a következő ajánlástervezetet intézi a Cedefophoz:

A kiválasztási eljárások átláthatóságának biztosítása érdekében a Cedefopnak új politikát kell elfogadnia, amely lehetővé teszi számára, hogy az adatvédelmi szabályoknak megfelelő módon közzétegye a vizsgabizottság tagjainak nevét.

A Cedefop tájékoztatást fog kapni erről az ajánlástervezetről.  Az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban a Cedefop 2013. január 31-ig részletes véleményt küld. A részletes vélemény magában foglalhatja az ajánlástervezet elfogadását és végrehajtásának leírását.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2012. október 17-én.