A panaszos úgy vélte, hogy a Kutatási Végrehajtó Ügynökség (REA) nem fizetett tisztességesen a projekt felülvizsgálata során végzett szakértői munkájáért. Az ombudsman megvizsgálta a kérdést, és megállapította, hogy a REA nemcsak az alkalmazandó szerződés feltételeinél nagyvonalúbb módon fizetett a panaszosnak, hanem a REA figyelemmel kísérte a panaszos által tapasztalt nehézségeket is. Az ügyet ezért azzal a megállapítással zárták le, hogy a REA nem követett el hivatali visszásságot.

A panasz előzményei

1. A panaszos részt vett a Kutatási Végrehajtó Ügynökség (REA) által irányított projekt felülvizsgálatában. A panaszos feladata az volt, hogy a projektjelentés és a benyújtandó anyagok alapján értékelje, hogy a projekt keretében elvégzett munka megfelelt-e a projektmegállapodásban szereplő „munkaleírásnak”. A panaszosnak egy egynapos felülvizsgálati ülésen is részt kellett vennie, és ezt követően felülvizsgálati jelentést kellett készítenie. E célból a REA és a panaszos szerződést kötött.

2. 2016. március elején a panaszos arra kérte a REA-t, hogy hagyja jóvá a 2016. március 16-i felülvizsgálati ülésre Newtownba (Egyesült Királyság) tervezett utazásával kapcsolatos költségeinek megtérítését. A REA azt válaszolta, hogy ez fedezi a panaszos személygépkocsival (0,22 EUR/km), repülővel és vonattal történő utazásának költségeit. A repülőtéri parkolást és az autópálya-matricát a panaszosnak fizetett napidíj fedezné. A panaszost meglepte, hogy a REA ilyen kevés költséget térített meg.

3. 2016. március 11-én a REA felkérte a panaszost, hogy küldje meg neki a felülvizsgálati ülésre vonatkozó kérdéseit, valamint a projekt rövid értékelését.

4. A panaszos azt válaszolta, hogy a felülvizsgálati ülés előtt 20 leszállítandó anyaggal és egy több mint 370 oldalas projektjelentéssel rendelkezik, amelyeket el kell olvasnia és felül kell vizsgálnia. Kijelenti, hogy el tudja olvasni az összes dokumentumot, de nem tud rövid értékelést készíteni. A projekt a kezdetek óta változásokon ment keresztül, és a panaszosnak jelentős időre volt szüksége ahhoz, hogy megértse.

5. A REA tájékoztatta a panaszost, hogy nem kell rövid értékelést készítenie. A REA elismerte, hogy a panaszosnak rengeteg dokumentumon kell átmennie, és kijelentette, hogy „megkísérel”„egy további napot biztosítani” a panaszosnak.

6. Időközben a panaszos 2016. március 8-án arról tájékoztatta a REA-t, hogy nem tud hozzáférni ahhoz a rendszerhez, amelyből a felülvizsgálathoz szükséges dokumentumokat le kell töltenie. A REA 2016. március 11-én megoldotta a problémát.

7. 2016. március 13-án a panaszos arról tájékoztatta a REA-t, hogy nem tud eljönni a felülvizsgálati találkozóra, mivel nem talál szállodát Newtownban. A panaszos azzal érvelt, hogy a felülvizsgálati eljárást általában, és különösen a felülvizsgálati ülést nem megfelelően tervezték meg. Nem tudta felülvizsgálni a munkáját, és ugyanakkor megszervezni az utazását. A panaszosnak csak négy nappal a találkozó előtt sikerült letöltenie az összes dokumentumot.

 8. 2016. március 14-én a REA elismerte, hogy a felülvizsgálati ülés megszervezése „messze nem volt tökéletes”. A REA ugyanakkor hangsúlyozta, hogy a panaszos már egy ideje tudott a felülvizsgálati találkozóról. Ha a panaszos továbbra is fontolóra vehette a felülvizsgálati ülésre való belépést, a REA az ülés helyszínéhez „viszonylag közeli” szállást javasolt, amely „úgy tűnik” még mindig rendelkezésre állt. A REA kijelentette, hogy ha a panaszos nem jön el a felülvizsgálati ülésre, „ez messze nem lesz tökéletes, de a lehető legtöbbet kell kihoznunk a helyzetből”. A REA felkérte a panaszost, hogy küldje el kérdéseit a projektkonzorciumnak.

9. 2016. március 23-án a REA arról tájékoztatta a panaszost, hogy összesen három nap távmunkáért fizet neki.

10. 2016. április 5-én és 6-án a panaszos felhívta a REA figyelmét arra, hogy míg a REA a 2016. februári munkaleírást bocsátotta a rendelkezésére, a projektkoordinátor a 2015. júniusi munkaleírást jelölte meg a legfrissebb változatként. Megkérte a REA-t, hogy tájékoztassa arról, hogy mely oldalakat változtatták meg.

11. A REA azt válaszolta, hogy a munkaleírás mindkét változata ugyanaz, kivéve néhány pénzügyi módosítást, amelyeket végül nem fogadtak el.

12. A panaszos ezt követően azzal érvelt a REA-nak, hogy sok időt veszít a felülvizsgálat során, és arra kérte a REA-t, hogy vizsgálja felül a munka elvégzéséhez szükséges napok számát. A munkaleírás két változatában szereplő módosítások ellenőrzése sok többletmunkát jelentett. A panaszos további pontosításokat is kért.

13. A REA 2016. április 7-én válaszolt, hangsúlyozva, hogy a panaszosnak nem kell összehasonlítania a munkaleírás két változatát. Azt is elmagyarázta, hogy sajnos nem tudott további napokat fizetni. A REA általában 1,5 nap távmunkáért fizet. A panaszos esetében a REA beleegyezett abba, hogy három nap távmunkáért fizet neki. A REA felkérte a panaszost, hogy „a szerződésének paraméterein belül (a távmunkára vonatkozó háromnapos megállapodással)” a lehető leghamarabb nyújtsa be a felülvizsgálati jelentést.

14. A panaszos ezt követően 2016. április 13-án benyújtotta a felülvizsgálati jelentést a REA-nak.

15. 2016. május 19-én a panaszos ismét arra kérte a REA-t, hogy fontolja meg több mint három nap távmunka kifizetését, valamint a fel nem használt repülőjegy árának 325,66 CHF-ben történő fedezését. Azzal érvelt, hogy sok időt veszített a projekt felülvizsgálata során felmerült különböző problémák miatt, mint például a dokumentumokhoz való hozzáférés problémái, a felülvizsgálati ülés nem megfelelő megszervezése és a projekt nem megfelelő végrehajtása. A panaszos azt állította, hogy a REA beleegyezett abba, hogy négy munkanapot fizessen neki, de később meggondolta magát.

16. 2016. május 20-án a REA azt válaszolta, hogy nem tudja elfogadni a panaszos kérését.

17. A panaszos ezt követően az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

18. Az ombudsman megvizsgálta a panaszos azon aggályát, hogy a REA nem kompenzálta teljes mértékben és méltányosan a projekttel kapcsolatos felülvizsgálati munkájáért.

A panaszos úgy vélte, hogy a REA-nak 

f) a munkavállalót vagy hat munkanapot; és

ii. fedezze 325,66 CHF összegű repülőjegyét.

19. A vizsgálat során az ombudsman vizsgálati csoportja megfelelően figyelembe vette a panaszban szolgáltatott információkat. A vizsgálócsoport alaposan elemezte a REA és a panaszos közötti levelezést, mielőtt a panaszos az ombudsmanhoz fordult volna. 2016. szeptember 27-i telefonbeszélgetésében az ombudsman vizsgálócsoportja a panaszostól is felvilágosítást kért a panasszal kapcsolatban.

Méltánytalanságra vonatkozó állítás

A panaszos és az intézmény érvei

20. Aggodalmának alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy a REA i. tévesen számította ki a projekt felülvizsgálatához szükséges időt, amelynek kezdettől fogva voltak hiányosságai; ii. nem segítette hatékonyan a felülvizsgálati munkájával kapcsolatos problémák megoldásában; iii. nem szervezte meg utazását és szállását a felülvizsgálati ülésre; és iv. nem rendelkezett utazási költségeinek megfelelő megtérítéséről.

21. A panaszos kifejtette, hogy méltányos díjat szeretne kapni a projekt felülvizsgálatára fordított napok számáért. A REA-nak jelzett számos probléma miatt legalább 15 munkanapot töltött a projekt felülvizsgálatával. Úgy véli, hogy hat napig ésszerű és méltányos kártérítést kell fizetni.

Az ombudsman értékelése

22. A szerződés [1] értelmében a REA jogosult volt felkérni a panaszost, hogy végezzen távfelülvizsgálati munkát, készítsen jelentéseket és vegyen részt a projekttel kapcsolatos üléseken [2]. A panaszosnak ezeket a feladatokat legfeljebb három munkanapon belül kellett ellátnia, beleértve a dokumentumok elolvasását, a felülvizsgálati ülésen való részvételt és a jelentés megírását. A jelentést a munka megkezdését követő 30 napon belül kellett benyújtani. A szerződésben a munkanapok indikatív száma 1,5 nap volt a távmunkára (azaz a támogatási megállapodás és a projekt elolvasására és elemzésére, a kapcsolódó háttér-információkra és eredményekre, beleértve a jelentés megírását is), valamint 1 nap a Newtownban (Egyesült Királyság) tartandó felülvizsgálati ülésre.[3] Ezért a REA díjat fizetne a panaszosnak, amely a fenti legfeljebb három munkanapra korlátozódott, beleértve a felülvizsgálati ülés egy munkanapját [4]. A REA fedezné a panaszosnak az ülésen való részvétellel kapcsolatos utazási és szállásköltségeit is [5]. Amennyiben a panaszos nem tudta teljesíteni kötelezettségeit, haladéktalanul tájékoztatnia kellett a REA-t [6].

23. 2016. március 11-én, amikor a panaszos arról tájékoztatta a REA-t, hogy véleménye szerint jelentős időre van szüksége a projekt megértéséhez, a REA kijelentette, hogy „megkísérel egy további napot biztosítani számára”. A panaszos állításával ellentétben a REA adott neki egy további napot. A REA beleegyezett abba, hogy a felülvizsgálati ülés kivételével [7] három munkanapot fizet neki. A panaszosnak részt kellett volna vennie a felülvizsgálati ülésen, de azzal érvelt, hogy kivételes körülmények miatt nem tudott részt venni rajta. Így általában a legfeljebb három munkanap egyikét a felülvizsgálati ülésre különítették el, ami azt jelentette volna, hogy a panaszosnak csak legfeljebb két napot fizettek volna a távfelülvizsgálati munkáért. Ehelyett a REA három napot adott neki a távfelülvizsgálati munkára, ami valójában egy további nap, és ráadásul kétszerese a szerződésben meghatározott indikatív összegnek.

24. A panaszos azt állította, hogy ez volt az első alkalom, hogy ilyen felülvizsgálati eljárásban vett részt. Ez ésszerűen azt jelentené, hogy több időre van szüksége a munka elvégzéséhez, mint valaki, aki korábban hasonló gyakorlatot végzett. A REA-nak azonban nem feladata az e tekintetben szükséges többletidő megfizetése.

25. Azt is meg kell jegyezni, hogy a REA elismerte, hogy a projekt felülvizsgálatának körülményei nem voltak ideálisak. A panaszos által szolgáltatott információk alapján azonban a REA aktívan törekedett a panaszos által jelzett problémák megoldására. A REA megoldotta a panaszosnak a dokumentumokhoz való hozzáféréssel kapcsolatos problémáját; tájékoztatást küldött neki a projekt végrehajtása során bekövetkezett változásokról; a REA nem kötelezte arra, hogy a felülvizsgálati ülés előtt előzetes jelentést nyújtson be; a REA válaszolt a kérdésekre; A REA elmagyarázta neki, hogy nem kell összehasonlítania a projekttel kapcsolatos munkaleírás különböző változatait; a REA lehetővé tette számára, hogy ne legyen jelen a felülvizsgálati ülésen; és a REA lehetővé tette számára, hogy jelentését a szerződésben meghatározott 30 napos határidő után nyújtsa be.

26. Ami azt az időt illeti, amelyet a panaszos a felülvizsgálati ülésre az utazás megszervezésére és a szállás lefoglalására fordított, a panaszos nem szolgált olyan érvekkel vagy bizonyítékokkal, amelyek arra utalnának, hogy észszerűen elvárhatta volna a REA-tól, hogy gondoskodjon ezekről az intézkedésekről.

27. Így a helyzetet nemcsak tisztán szerződéses szempontból vizsgálva – amely egyértelműen meghatározza a kifizetendő napok maximális számát –, hanem a megfelelő ügyintézés szempontjából is, a fentiek alapján az a következtetés vonható le, hogy a panaszosnak a fenti 20. pontban kifejtett első három alátámasztó érve alapján a méltányos díjazás hiányára vonatkozó aggálya, valamint a hat munkanapos munkabér iránti igénye nem tartható fenn. A REA tehát nem követett el hivatali visszásságot, amikor három munkanapot fizetett a panaszosnak.

28. Ami a panaszos repülőjegy-visszatérítési kérelmét illeti, a panaszos aláírt egy szerződést, amely szerint a felülvizsgálati találkozóra 2016. március 16-án kerül sor Newtownban (Egyesült Királyság). Miután lefoglalta a járatát, azzal érvelt, hogy nem tud eljönni a felülvizsgálati ülésre, mivel az utazás túl bonyolult volt, és nem tudott szállást találni. Ha a panaszos csak a repülőjegy lefoglalását követően ismerte az útvonalat, akkor ezért őt terheli a felelősség. Ezenkívül a REA azzal is segítette a panaszost, hogy olyan elhelyezést javasolt, amely viszonylag közel volt a felülvizsgálati ülés helyszínéhez, és amely a REA szerint elérhetőnek tűnt. A panaszos nem terjesztett elő olyan érvet vagy bizonyítékot, amely arra utalna, hogy a REA által javasolt szállás nem állt rendelkezésre. A fentiek alapján, valamint tekintettel arra, hogy a repülőjegy költségei nem kapcsolódnak a panaszos által végzett munkához [8] (tekintettel arra, hogy soha nem vett részt a felülvizsgálati ülésen), a REA nem követett el hivatali visszásságot azzal kapcsolatban, hogy nem volt hajlandó fedezni a panaszos fel nem használt repülőjegyekkel kapcsolatos költségeit.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt [9]:

A panaszt illetően a REA nem követett el hivatali visszásságot.

A panaszost és a REA-t tájékoztatják erről a döntésről.

Strasbourg, 2016. november 30.

A szerződésnek a panaszos által az ombudsmanhoz benyújtott példányát nem írták alá, és nem keltezték.

[2] A szerződés „Munkavégzés” című 2. cikke: „A tevékenység összetettségétől és előrehaladásától függően a felülvizsgálat távmunkára is kiterjedhet (a támogatási megállapodás(ok), a támogatási határozat(ok) és más háttér-információk és eredmények olvasása és elemzése, valamint a jelentés(ek) elkészítése). A szakértőt arra is kötelezhetik, hogy vegyen részt közbenső és időszakos projekttalálkozó(k)on és eseti felülvizsgálati találkozó(k)on... A szakértőknek minden egyes támogatási megállapodásról jelentést kell küldeniük a szerződő félnek, amely ajánlásokat is tartalmaz.”

[3] A szerződés „Munkamegállapodások” című 3. cikke: „1. A szakértői munka 2016. március 1-jén kezdődhet, és nem haladhatja meg a 3,0 munkanapot. A napok maximális száma magában foglalja az alábbiakban meghatározott „munkanapok számát”. 2. Az indikatív tervezés és a feladatok elvégzéséhez szükséges munkanapok száma a következő: 1,5 munkanap távmunkára (a támogatási megállapodás(ok) és projekt(ek) elolvasása és elemzése, valamint a kapcsolódó háttér-információk és eredmények, beleértve a jelentés megírását is). 1 munkanap a 2016. március 16. és 2016. március 16. között Newtownban (Egyesült Királyság) tartandó felülvizsgálati ülés(ek)en való részvétel céljából. A szakértőnek legkésőbb a munka megkezdésétől számított 30 napon belül be kell nyújtania a jelentés(eke)t.”

[4] A szerződés „Díjak” című 4. cikke: „1. A szakértő a 3. cikk (2) bekezdésének megfelelően minden ténylegesen ledolgozott teljes nap után 450 EUR díjazásra jogosult. 3. A szerződés alapján fizetett díjak maximális összege a munkanapok maximális számára korlátozódik (lásd a 3. cikk (2) bekezdését).”

[5] „Engedélyek és költségtérítések” című 5. cikk: „1... [T] a szerződő fél a C(2007) 5858 bizottsági határozattal összhangban megtéríti a szerződésben meghatározott munkához közvetlenül kapcsolódó utazási költségeket is. A szakértő jogosult az indulási helyre, valamint az ülés helyére és helyéről történő utazás költségeinek megtérítésére... 2. A díjakon felül a szerződő fél napidíjat fizet a C(2007) 5858 bizottsági határozatnak megfelelően. 3. [T] a szerződő fél a C(2007) 5858 bizottsági határozattal összhangban lakhatási támogatást fizet. 6. Egyéb költségek nem téríthetők meg...” A C(2007) 5858 bizottsági határozat többek között kilométerenként 0,22 EUR visszatérítési rátát és 92 EUR átalányösszegű napidíjat ír elő az ülés helyszínén felmerülő valamennyi költség fedezésére, beleértve például az étkezést és a helyi közlekedést (busz, villamos, metró, taxi, parkolás, autópályadíjak stb.), valamint az utazási és balesetbiztosítást: http://ec.europa.eu/employment_social/egf/docs/reglementation_experts_2008_en.pdf

[6] „A szerződés teljesítése” című 6. cikk: „1. A szakértőnek a Szerződés rendelkezéseit betartva kell teljesítenie a Szerződést... A szakértőknek ezt teljes mértékben, a meghatározott határidőkön belül kell megtenniük... 2. Ha a szakértő nem tudja teljesíteni kötelezettségeit, erről haladéktalanul tájékoztatnia kell a szerződő felet.”

[7] 2016. április 7-én a REA e-mailben arról tájékoztatta a panaszost, hogy „ebben a konkrét esetben három napot (valamint a felülvizsgálati ülést) kell fizetnünk Önnek”.

[8] „Engedélyek és költségtérítések” című 5. cikk: „1... [T] a szerződő fél megtéríti a munkához közvetlenül kapcsolódó utazási költségeket is [...]”

[9] Az ombudsman felülvizsgálati eljárására vonatkozó információk a honlapon találhatók.