1. A panaszos jelentkezett a francia nyelvű jogász-nyelvészek AD7 besorolási fokozatú EPSO/AD/157/09 nyílt versenyvizsgájára, amelyet a Hivatalos Lap 2009. február 11-i C 34 A. számában tettek közzé.

2. A versenyvizsga-felhívás (a továbbiakban: a versenyvizsga-felhívás) A.II. pontja ismertette a részvételi feltételeket. Az A.II. pont („Alkalmasság–keresett profil”) 4. pontjában meghatározott egyik feltétel az volt, hogy a pályázóknak az Európai Unió valamely tagállamának állampolgárainak kell lenniük.

3. A felhívás C.2. pontja („A jelentkezés módja–A teljes pályázati anyag ajánlott levélben történő benyújtása”) a pályázókat a következőkről tájékoztatta [1]:

„A pályázónak saját EPSO-profilja létrehozása mellett ki kell nyomtatnia és ki kell töltenie a teljes jelentkezési lapot az EPSO honlapján, és legkésőbb a jelentkezési határidőig el kell küldenie azt az EPSO-nak (legkésőbb 2009. március 17-ig megjelölve).

A jelentkezési laphoz csatolandó dokumentumok:

A pályázatban részletesen ismertetni kell az állampolgárságot, a tanulmányokat, a képzést, a kutatást és adott esetben a szakmai tapasztalatot. Kérjük, csatolja az alábbi dokumentumokat is:

— személyes adatainak nyomtatott példánya az EPSO-profiljából,

— részletes önéletrajz,

— az állampolgárságát igazoló dokumentum másolata (pl. útlevél, személyazonosító igazolvány vagy az állampolgárságát feltüntető bármely más hivatalos dokumentum, amelyet legkésőbb a jelentkezési határidőig be kell szerezni),

— a tanulmányai sikeres elvégzését igazoló oklevél (oklevelek) másolata,

— a nyelvtudás megszerzésének módját ismertető dokumentumok,

— adott esetben a munkáltatók hivatkozásai, amelyek egyértelműen feltüntetik a kezdő és befejező időpontokat, valamint az elvégzett feladatok szintjét és pontos jellegét,

— minden olyan dokumentum másolata, amely segíthet a vizsgabizottságnak az Ön profiljának értékelésében.

E dokumentumok számozott indexét külön lapon is csatolni kell.…”

4. A Hivatalos Lap 2009. március 25-i számában közzétett helyesbítésben a pályázatok benyújtásának határidejét 2009. április 28-ra halasztották.

5. 2009. április 15-én a panaszos ajánlott levélben elküldte jelentkezési anyagát, amely 2009. április 17-én érkezett meg az EPSO-hoz. Kérelmével együtt benyújtotta az igazoló dokumentumokat. Külön lapon listát készített az igazoló dokumentumokról, és mindegyiket megjelölte a listán.

6. 2009. október 22-én az EPSO arról tájékoztatta a panaszost, hogy azért nem vehet részt a versenyvizsgán, mert nem felel meg a versenyvizsga-felhívás A.II. pontjának 4. alpontjában meghatározott egyik pályázati feltételnek, nevezetesen az uniós tagállam állampolgárságának. Az EPSO kijelentette, hogy a kérelmével együtt nem nyújtott be bizonyítékot uniós tagállami állampolgárságáról.

7. 2009. október 23-án kelt levelében a panaszos arra kérte az EPSO-t, hogy ismét ellenőrizze a pályázati anyagát, és vizsgálja felül azon döntését, hogy nem engedi be a versenyvizsgára. Francia állampolgárságának igazolására csatolta a Francia Köztársaság által kiállított személyazonosító igazolványának (a továbbiakban: személyazonosító igazolvány) másolatát.

8. 2009. október 30-án az EPSO emlékeztette a panaszost a felhívás C.2. pontjára, hangsúlyozva, hogy a pályázóknak állampolgárságukat a vonatkozó dokumentum „legkésőbb a jelentkezési határidőig” történő benyújtásával kell igazolniuk. Az EPSO fenntartotta azon döntését, hogy nem fogadja el a panaszos kérelmét.

9. Ugyanezen a napon az EPSO-nak címzett levelében a panaszos kijelentette, hogy meggyőződése szerint csatolta személyazonosító igazolványának másolatát, mivel azt megjelölte a pályázatához csatolt igazoló dokumentumok listáján. Azt feltételezte, hogy az EPSO elvesztette a dokumentumot, mielőtt megvizsgálta volna a pályázók jelentkezését, azaz „a 2009 áprilisa és októbere közötti időszakban”.

10. 2009. november 10‐i válaszában az EPSO elismerte, hogy a pályázati anyaga tartalmazta az igazoló dokumentumok listáját. A személyi igazolványának másolata azonban nem szerepelt a benyújtott dokumentumok között. Fenntartotta a panaszos állampolgárságát igazoló dokumentum benyújtásának elmulasztása iránti kérelmét elutasító határozatát.

11. A panaszos nem volt elégedett az EPSO válaszával, és 2009. november 13-án panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz.

A vizsgálat tárgya

12. Panaszában a panaszos azt állította, hogy az EPSO méltánytalanul utasította el pályázatát azzal az indokkal, hogy nem csatolta a francia állampolgárságát igazoló dokumentumot.

13. A panaszos azt kérte, hogy az EPSO ismerje el hibáját.

A vizsgálat

14. 2009. december 21-én az ombudsman vizsgálatot indított a panaszos állításával és a fenti állítással kapcsolatban.

15. Az ombudsman arra is felkérte az EPSO-t, hogy részletezze a következő két pontot:

i. azon kérelmek száma, amelyeket azzal az indokkal utasítottak el, hogy nem csatoltak állampolgársági igazolást; és

ii. a vizsgabizottság mérlegelési jogkörén belül elfogadhatja-e a panaszos személyazonosító igazolványa másolatának késedelmes benyújtását.

16. 2010. március 24-én az EPSO megküldte véleményét. Az ombudsman 2010. május 31-ig továbbította azt a panaszosnak azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit. A panaszos nem nyújtott be észrevételeket.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A panaszos kérelmének és vonatkozó állításának állítólagos tisztességtelen elutasítása

Az ombudsman elé terjesztett érvek

17. Állításának alátámasztására a panaszos kijelentette, hogy meg van győződve arról, hogy csatolta személyi igazolványának másolatát, mivel azt megjelölte az igazoló dokumentumok listáján.

18. Feltételezte, hogy az EPSO „2009 áprilisában” kapta meg a szóban forgó dokumentumot, de csak 2009 októberében kezdte meg pályázatának vizsgálatát. Ezért nem zárható ki, hogy ilyen hosszú idő alatt az EPSO elveszíthette a dokumentumot.

19. Véleményében az EPSO tisztázta, hogy 2009. június 22-én az EPSO két tisztviselője ellenőrizte a pályázatát, és értékelte, hogy a panaszos eleget tett-e az uniós tagállami állampolgárságra vonatkozó elfogadhatósági feltételnek (A. II. pont). 4. Tájékoztató.) Mivel megállapítást nyert, hogy nem felel meg az uniós tagállami állampolgárságra vonatkozó pályázati feltételeknek, az EPSO nem vizsgálta tovább az aktáját. A beérkezett pályázatok nagy száma miatt a vizsgabizottság csak 2009 októberében zárta le a pályázók pályázatainak értékelését. Szokásos gyakorlatának megfelelően az EPSO ugyanazon a napon, a jelen esetben 2009. október 22-én tájékoztatta a pályázókat arról, hogy részt vettek-e a versenyvizsgán és az írásbeli vizsgákon. Bár az EPSO nem volt felelős azért, hogy az összes pályázót hosszú késéssel tájékoztatták arról, hogy pályázatukat elfogadták-e, elnézést kért a panaszostól, hogy 2009 októberéig nem tájékoztatta arról, hogy nem vették fel a versenyvizsgára.

20. Az EPSO kijelentette továbbá, hogy szolgálatai minden egyes versenyvizsga esetében gondosan felbontják a pályázók pályázatait tartalmazó borítékokat. Minden jelölt jelentkezését külön mappába helyezik. A pályázó pályázatát és az igazoló dokumentumokat tartalmazó borítékot szintén a pályázó mappájába helyezik.

21. A panaszos kérelmét ugyanígy kezelték. Egy mappába tették, rajta a nevével, az összes dokumentummal, amit benyújtott, és a borítékkal, amiben elküldték. Az EPSO szolgálatai ellenőrizték a boríték tartalmát, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy nem maradt benne dokumentum.

22. A panaszos kérelme a következő mellékleteket tartalmazta:

Jelentkezési lap (5 oldal);

Személyes adatok a „My EPSO account” (Az én EPSO-fiókom) rovatból (2 oldal).

A csatolt dokumentumok listája (1 oldal), amely a következőket tartalmazza:

• tartási terület: önéletrajz;
• tartási terület: a panaszos személyazonosító igazolványának másolata;
• 3–6. tartási terület: a panaszos jogi diplomájának másolatai;
• tartási terület: munkaszerződésének és vonatkozó módosításainak másolata;
• és 9. melléklet: a nyelvtudására vonatkozó igazoló dokumentumok.

A panaszos önéletrajza (3 oldal): sz. tartási terület;

Jogi mesterfokozatának másolata (1 oldal) – 3. melléklet;

„Maîtrise” című törvényének másolata (1 oldal) – 4. melléklet;

Jogszabályi engedélyének másolata (1 oldal) – 5. melléklet;

Az üzleti jog ismeretéről szóló igazolás másolata (1 oldal) – 6. melléklet;

- Felvételi/kezdő levelek és munkaszerződésének módosításai a "BPERC"[2] 7. mellékletében (8 oldal);

Filológiai diploma másolata – francia nyelvtanár (6 oldal) – 8. melléklet;

Másodlagos tanulmányok bizonyítványának másolata (1 oldal): sz. burkolat.

23. A 2. mellékletet, a panaszos személyi igazolványának másolatát nem csatolták a kérelemnyomtatványhoz, annak ellenére, hogy a panaszos felvette azt a csatolt dokumentumok listájára.

24. Véleményében az EPSO arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos aktájának kezelése során nem történt adminisztratív hiba. Az EPSO úgy vélte, hogy nem indokolt, hogy elnézést kérjen a panaszostól, mivel nem felelős semmilyen dokumentum elvesztéséért.

25. Az ombudsman által az EPSO-hoz intézett első kérdésre válaszul az EPSO kifejtette, hogy a pályázók állampolgárságára vonatkozó igazoló dokumentumok hiánya miatt elutasított pályázatok száma a versenyvizsgára beérkezett összesen 778 pályázatból 12-t tett ki.

26. Ami a második pontot illeti, amelynek részletes vizsgálatát az ombudsman kérte az EPSO-tól, az utóbbi kifejtette, hogy a személyzeti szabályzat [3] III. mellékletének 4. cikke értelmében csak a kinevezésre jogosult hatóság (azaz az EPSO) értékelheti, hogy a pályázók megfelelnek-e az állampolgárságra vonatkozó feltételnek. A kinevezésre jogosult hatóságot és a vizsgabizottságot köti a hirdetmény szövege.

27. A felhívás egyértelműen előírta, hogy a pályázóknak pályázatuk benyújtásakor be kell nyújtaniuk az igazoló dokumentumokat, amelyeket a jelentkezési határidő előtt ki kell tölteniük és alá kell írniuk. A felhívás azt is tartalmazta, hogy a pályázók nem vehetnek részt az írásbeli vizsgákon, ha a jelentkezési határidőig nem nyújtották be az összes szükséges igazoló dokumentumot.

28. Az EPSO kijelentette, hogy ezt a rendelkezést a kinevezésre jogosult hatóság valamennyi pályázóra egyformán alkalmazta.

29. Az állandó ítélkezési gyakorlat szerint a versenyvizsga-bizottság kiegészítő információkat kérhet a versenyvizsga pályázójától, ha kétségek merülnek fel a benyújtott dokumentummal kapcsolatban. Ez az ítélkezési gyakorlat analógia útján alkalmazandó a kinevezésre jogosult hatóságra a közigazgatási versenyvizsgákkal kapcsolatos feladatainak ellátása során. A jelen ügyben azonban nem állt rendelkezésre a panaszos állampolgárságára vonatkozó igazoló dokumentum. Ezért nem volt indokolt, hogy a kinevezésre jogosult hatóság további dokumentációt kérjen a panaszostól.

Az ombudsman értékelése

30. Az ombudsman először is köszönetet mond az EPSO-nak azért, hogy tisztázta a pályázatokkal együtt benyújtott dokumentumok kezelésére vonatkozó eljárását. Megjegyzi, hogy minden jelölt számára létrehoznak egy mappát, és hogy az alkalmazást tartalmazó boríték is ebbe a mappába kerül. Megjegyzi továbbá, hogy két tisztviselő végzi el a kérelmek értékelését. A petíció benyújtója úgy véli, hogy ezek a szabályok észszerűek, és úgy véli, hogy helyes alkalmazásuk esetén nem fordulhat elő a versenyvizsga pályázói által benyújtott dokumentumok véletlen elvesztése.

31. Az ombudsman megjegyzi azonban, hogy a 778 kérelemből 12-t elutasítottak az uniós polgársággal kapcsolatos igazoló dokumentumok hiánya miatt. Még ha nagyon valószínűtlen is, hogy ezeket a dokumentumokat ténylegesen benyújtották volna az EPSO-hoz, majd elvesztették volna őket, továbbra is fennáll annak a lehetősége, hogy esetleg elvesztek.

32. A jelen ügyben azonban az ombudsman nem tudja ellenőrizni, hogy a panaszos benyújtotta-e személyi igazolványának másolatát az EPSO-hoz. Egyrészt a panaszos meg van győződve arról, hogy ezt megtette. Az ezzel kapcsolatos érvei azonban pusztán spekulatívnak tűnnek, nevezetesen arra a tényre támaszkodott, hogy kipipálta a dokumentumok listáját, és hogy az EPSO-nak hosszú időre, azaz „2009 áprilisától októberéig” hét hónapra volt szüksége a pályázatának elbírálásához.  Másrészt az EPSO tagadja, hogy a pályázó benyújtotta volna az azonosítót, és az ombudsman rendelkezésére bocsátotta eljárásának részletes leírását, amelyet észszerűnek ítélt. Az EPSO kifejtette, hogy a panaszos pályázatát egy konkrét napon, két hónappal a benyújtást követően kezelte.

33. Ilyen nem folyékony helyzetben az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a felek eltérő érvei alapján nem tudott megbízható következtetésre jutni. Még ha az ombudsmannak kétségei is lennének afelől, hogy a panaszos valóban benyújtotta-e a szóban forgó dokumentumot, a vonatkozó ítélkezési gyakorlat fényében nem követelheti meg az EPSO-tól, hogy további lépéseket tegyen. A vonatkozó ítélkezési gyakorlat szerint i. a pályázóknak biztosítaniuk kell, hogy a vizsgabizottság rendelkezésére álljon minden olyan információ és dokumentum, amely annak ellenőrzéséhez szükséges, hogy a pályázók megfelelnek-e a versenyvizsga-felhívásban [4] megállapított feltételeknek; és ii. a vizsgabizottság, és ennélfogva analógia útján az EPSO mint kinevezésre jogosult hatóság nem kötelezhető arra, hogy maga végezzen vizsgálatokat annak biztosítása érdekében, hogy a pályázók teljesítsék mindezeket a feltételeket [5].

34. A fentiek fényében az Ombudsman úgy véli, hogy a panasszal kapcsolatban további vizsgálat nem indokolt.

35. Végül az ombudsman jóváhagyólag jegyzi meg, hogy az EPSO saját kezdeményezésére elnézést kért a panaszostól amiatt, hogy csak 2009. október 22-én, azaz három hónappal e következtetés levonását követően tájékoztatta őt arról, hogy pályázatát elutasították.

B. Következtetések

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

A panasz további vizsgálata nem indokolt.

A panaszost és az EPSO igazgatóját tájékoztatják erről a döntésről.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2010. december 17-én.

---

[1] Az ombudsman szolgálatai által készített fordítás a francia eredeti változatból.

[2] A BPERC a Bureau Parisien d'Expertise et Révision Comptables rövidítése.

[3] A személyzeti szabályzat III. mellékletének 4. cikke a következőképpen szól: „A kinevezésre jogosult hatóság összeállítja azon pályázók listáját, akik megfelelnek a személyzeti szabályzat 28. cikkének a), b) és c) pontjában megállapított feltételeknek, és azt a pályázók aktáival együtt megküldi a vizsgabizottság elnökének.”

[4] A T-214/99. sz., Carrasco-Benitez kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 2000., I-A-257. o. és II-1169. o.) 76. pontja.

[5] Lásd a T-145/02. sz., Armin Petrich kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 2004., I-A-101. o., II-447. o.) 76. pontját.