A panasz előzményei

1. A panasz arra vonatkozik, hogy a Bizottság hogyan kezelte a Bizottság Jogérvényesülési Főigazgatósága és az Amici dei Bambini olasz örökbefogadási ügynökség közötti, 2007 januárja és 2009 decembere közötti kapcsolatfelvételekkel kapcsolatos dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti, 2013 februárjában benyújtott kérelmet [1].

A vizsgálat tárgya

2. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem kezelte megfelelően a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmet.

3. A panaszos azt állította, hogy a Bizottságnak teljes körű hozzáférést kell biztosítania az Amici dei Bambinivel folytatott levelezéséhez.

4. Állításának és állításának alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság nem az alkalmazandó eljárásoknak megfelelően és a megállapított határidőn belül bírálta el a megerősítő kérelmet, és hogy a Bizottság nem indokolta meg a harmadik felek dokumentumaihoz való hozzáférés megtagadását.

A vizsgálat

5. Az ombudsman 2013. október 14-én vizsgálatot indított. A Bizottság 2013. december 6-án nyújtotta be véleményét. A panaszos 2014. január 30-án tette meg észrevételeit a véleménnyel kapcsolatban.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem megfelelő kezelésének állítólagos elmulasztása

Az ombudsman elé terjesztett érvek

6. A panaszos szerint a Bizottság számos dokumentumhoz biztosított hozzáférést. A harmadik személytől, az Amici dei Bambinitől származó más dokumentumokhoz való hozzáférést azonban megtagadták. A harmadik fél ellenezte a nyilvánosságra hozatalt, azzal érvelve, hogy konzultálnia kell az ügyvédeivel.

7. A panaszos azt állította, hogy 2013. július 1-jén a Bizottság átadta neki azokat a dokumentumokat, amelyekhez 2013. május 2-án hozzáférést biztosított (a panaszos soha nem kapta meg a Bizottság 2013. május 2-i levelét). A Bizottság arról is tájékoztatta a felperest, hogy nem kapott semmilyen hozzájárulást a harmadik személytől az általa benyújtott levelek hozzáférhetővé tételére vonatkozóan. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy ez a hozzáférés iránti kérelem hallgatólagos elutasításának minősül. Miután a Bizottság megtagadta a harmadik felek dokumentumaihoz való hozzáférést, a panaszos 2013. július 21-én megerősítő kérelmet nyújtott be. A Bizottság arról tájékoztatta, hogy megerősítő kérelmét túl későn nyújtotta be. A panaszos ismét levelet küldött a Bizottságnak, amelyben azt állította, hogy a harmadik felek dokumentumaihoz való hozzáférés megtagadására csak 2013. július 1-jén került sor, és hogy megerősítő kérelmét így az alkalmazandó határidőn belül nyújtotta be. 2013. augusztus 6-án a Bizottság elismerte, hogy a megerősítő kérelmet valóban határidőn belül nyújtották be. A megerősítő kérelmet ugyanezen a napon vették nyilvántartásba. Amikor az előírt határidőn belül nem kapott választ a Bizottságtól, a panaszos az ombudsmanhoz fordult.

8. Véleményében a Bizottság jelezte, hogy 2013. május 2-án a 19 releváns dokumentumból kilenchez biztosított hozzáférést, a személyes adatok kivételével. A többi dokumentumhoz, amelyek harmadik féltől származó dokumentumok voltak, megtagadták a hozzáférést, mivel a harmadik fél szerző fenntartásainak adott hangot. Amikor a panaszos arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy nem kapta meg azokat a dokumentumokat, amelyekhez hozzáférést biztosítottak számára, a panaszosokat 2013. július 1-jén visszaküldték neki.

9. A Bizottság szerint a panaszos 2013. július 21-i megerősítő kérelmét 2013. augusztus 6-án vették nyilvántartásba. A Bizottság szeptember 9-én és 17-én, a panaszosnak küldött ideiglenes levelekkel egyidejűleg ismét konzultált a harmadik fél szerzővel. Tartóleveleiben a Bizottság sajnálatát fejezte ki a késedelmek miatt, és őszintén elnézést kért az okozott kellemetlenségekért. 2013. szeptember 15-én a harmadik fél szerző a panaszos kilétét kérte. 2013. szeptember 19-én a Bizottság megkérdezte a panaszost, hogy hozzájárul-e személyazonosságának a harmadik személy szerzővel való közléséhez. 2013. szeptember 20-án pozitív választ adott. 2013. október 15-én a harmadik fél szerző végleges álláspontjának hiányában a Bizottság megküldte válaszát a panaszosnak, és a személyes adatok kivételével valamennyi releváns dokumentumhoz hozzáférést biztosított.

10. A Bizottság azzal érvelt, hogy főként az érintett dokumentumok száma és az a tény miatt, hogy egyes dokumentumokat harmadik fél készített, nem tudott az előírt határidőn belül határozatot hozni a megerősítő kérelemről. A Bizottságnak továbbá a panaszos hozzájárulását kellett kérnie ahhoz, hogy személyazonosságát felfedje a harmadik fél szerző előtt, és észszerű időt kellett biztosítania a harmadik fél számára, hogy válaszoljon a konzultációra.

11. A Bizottság azzal érvelt, hogy jelentős erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy a lehető leghamarabb választ adjon, amit véleménye szerint az a tény is bizonyít, hogy a harmadik személy szerző ésszerű időn belüli válaszának hiányában határozatot hozott a hozzáférés iránti kérelemről.

12. A Bizottság azzal érvelt, hogy helyénvaló volt a harmadik felek dokumentumaihoz való hozzáférést a kezdeti szakaszban megtagadni, mivel a harmadik fél nem egyezett bele kifejezetten abba, hogy a nyilvános hozzáférés biztosítható.

13. A Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság több mint egy héttel a megerősítő kérelemre való válaszadás határidejének lejárta után konzultált a harmadik fél szerzővel. A panaszos úgy véli, hogy a Bizottságnak kifejezett határidőt kellett volna biztosítania a harmadik fél számára az első konzultációra való válaszadásra. A válaszadás elmaradása nem jogos indok az 1049/2001/EK rendelet szerinti hozzáférés megtagadására. A Bizottságnak elemeznie kellett volna a panaszos megerősítő kérelmét anélkül, hogy második konzultációt folytatott volna a harmadik féllel. Ezenkívül soha nem kapta meg a Bizottság ideiglenes leveleit.

14. A panaszos nincs meggyőződve arról, hogy megkapta az összes vonatkozó levelezést, és azt szeretné tudni, hogy a köztisztviselő személyes postafiókjába küldött levelek magán- és nem hivatalosnak minősülnek-e.

Az ombudsman értékelése

15. A dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket haladéktalanul kezelni kell.[2] A kérelmezőnek ezért általában véve képesnek kell lennie arra, hogy a megadott határidőn belül választ várjon. Ugyanakkor ezek a határidők biztosítják a kérelmező számára a jogorvoslathoz való jogot a hozzáférés hallgatólagos megtagadása esetén, például bírósági eljárás kezdeményezése vagy panasz benyújtása az ombudsmanhoz [3], amellyel a panaszos ebben az ügyben élt.

16. Bár a panaszos azzal érvelt, hogy nem kapta meg a Bizottság ideiglenes leveleit, az ombudsman semmi olyat nem talált, ami arra utalna, hogy ezeket a leveleket nem küldték el. A Bizottság ezzel kapcsolatos fellépése tehát összhangban volt a megfelelő ügyintézés elveivel, amelyek előírják az uniós közigazgatás számára, hogy tájékoztassa a kérelmezőket a hozzáférési kérelmek késedelmes kezeléséről, lehetővé téve számukra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak arról, hogy megvárják-e a választ, vagy haladéktalanul panaszt tegyenek az ombudsmannál.

17. A fentiek alapján, és tekintettel arra, hogy a Bizottság végül kifejezett választ adott a megerősítő kérelemre azáltal, hogy hozzáférést biztosított a kért dokumentumokhoz, az ombudsman nem találja indokoltnak annak kivizsgálását, hogy a Bizottság nem válaszolt a hozzáférés iránti kérelemre az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott határidőkön belül.

18. Ami a hozzáférés megtagadásának okait illeti, az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság tévesen tagadta meg az eredeti kérelemhez való hozzáférést azon az alapon, hogy a harmadik fél nem járult hozzá kifejezetten a közzétételhez, hanem „fenntartásokat” fogalmazott meg. Amint arra a panaszos helyesen rámutatott, a hozzáférés csak akkor tagadható meg, ha a hozzáférés alóli, az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott kivételek közül egy (vagy több) alkalmazandó. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a Bizottság az ombudsman vizsgálata során hozzáférést biztosított a vonatkozó dokumentumokhoz (kivéve a személyes adatokat, amelyek kitakarását a panaszos láthatóan nem kérdőjelezi meg). Az ombudsman üdvözli a Bizottság e tekintetben hozott határozatát, és ezért nem foglalkozik tovább a Bizottságnak az eredeti kérelemre adott válaszával. Ugyanakkor további észrevételt fog tenni, amelyet a Bizottságnak figyelembe kell vennie a harmadik felek dokumentumaira vonatkozó jövőbeli kérelmek benyújtásakor.

19. Az ombudsman bizonyos egyéb kérdéseket is tisztázni fog, lehetővé téve a Bizottság számára, hogy a jövőben gyorsabban válaszoljon a hozzáférés iránti kérelmekre.

20. Ha egy uniós intézménynek konzultálnia kell egy harmadik féllel annak értékelése céljából, hogy az 1049/2001/EK rendeletben [4] meghatározott, hozzáférés alóli kivételek valamelyike alkalmazandó-e, az intézménynek határidőt kell biztosítania a harmadik fél számára a válaszadásra. Ezt a határidőt úgy kell megállapítani, hogy az intézmény azonnal fel tudja dolgozni a hozzáférés iránti kérelmet. (Nem egyértelmű, hogy a Bizottság a jelen ügyben így járt-e el.) Ha a harmadik személy nem válaszol a megadott határidőn belül, az intézménynek meg kell vizsgálnia a dokumentumokat, szem előtt tartva, hogy főszabály szerint minden dokumentumnak hozzáférhetőnek kell lennie a nyilvánosság számára. (Ezt tette végül a Bizottság a jelen ügyben.) Ha a harmadik fél nem válaszolt az intézmény által a hozzáférés iránti első kérelemmel kapcsolatban folytatott konzultációra, az intézménynek általában nem kell új konzultációt folytatnia a hozzáférés iránti megerősítő kérelemmel kapcsolatban.

21. Mivel a kérelmező személyazonossága nincs hatással arra a döntésre, hogy az 1049/2001/EK rendeletben foglalt, hozzáférés alóli kivételek valamelyike alkalmazandó-e, a harmadik fél szerzőnek a kérelmező személyazonosságára vonatkozó információ iránti kérelmét külön kérdésként kell kezelni, és e kérelem nem késleltetheti a harmadik fél dokumentumaihoz való hozzáférés iránti kérelem intézmény általi feldolgozását (amit a jelen ügyben meg is tett).

22. A fentiek alapján az Ombudsman nem találja indokoltnak a jelen ügy további vizsgálatát. A fentiekben tisztázott kérdésekkel kapcsolatban azonban további észrevételeket fog tenni a Bizottság felé.

23. Ha a panaszosnak további kérdései vannak a Bizottság birtokában lévő esetleges dokumentumokkal kapcsolatban, azokat közvetlenül a Bizottsághoz kell intéznie.

B. Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az ombudsman további vizsgálatokat nem indokol.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

További megjegyzések

i. Ha egy uniós intézménynek konzultálnia kell egy harmadik féllel annak értékelése céljából, hogy az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott, hozzáférés alóli kivételek bármelyike alkalmazandó-e, az intézménynek határidőt kell biztosítania a harmadik fél számára a válaszadásra. Ezt a határidőt úgy kell megállapítani, hogy az intézmény azonnal fel tudja dolgozni a hozzáférés iránti kérelmet.

ii. Ha a harmadik fél nem válaszol a megadott határidőn belül, az intézménynek meg kell vizsgálnia a dokumentumokat, szem előtt tartva, hogy elvben minden dokumentumnak hozzáférhetőnek kell lennie a nyilvánosság számára.

iii. A harmadik felek dokumentumaihoz való hozzáférés megtagadására vonatkozó bármely határozatnak – akár az első kérelmet, akár a megerősítő kérelmet követően – az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott, hozzáférés alóli kivételeken kell alapulnia, és nem csupán a harmadik félnek a közzététellel kapcsolatos, meghatározatlan fenntartásain.

iv. Ha a harmadik fél nem válaszolt az intézmény által a hozzáférés iránti első kérelemmel kapcsolatban folytatott konzultációra, az intézménynek általában nem kell új konzultációt folytatnia a hozzáférés iránti megerősítő kérelemmel kapcsolatban.

v. Mivel a kérelmező személyazonossága nem befolyásolja azt a döntést, hogy az 1049/2001/EK rendeletben foglalt, hozzáférés alóli kivételek valamelyike alkalmazandó-e, a harmadik fél szerzőnek a kérelmező személyazonosságára vonatkozó információ iránti kérelmét külön kell kezelni, és e kérelem nem késleltetheti a harmadik fél dokumentumaihoz való hozzáférés iránti kérelem intézmény általi feldolgozását.

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2014. május 20-án.

[1] Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet alapján készült.

[2] Az 1049/2001/EK rendelet 7. cikkének (1) bekezdése és 8. cikkének (1) bekezdése.

[3] Az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (3) bekezdése

[4] Az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (4) bekezdése