A panasz előzményei

1. Ebben az ügyben egy olyan alkalmazottra vonatkozó teljesítőképesség-értékelési jelentés (PER) elkészítéséről van szó, aki zaklatással kapcsolatos panaszt nyújtott be az Európai Gyógyszerügynökséghez (EMA).

2. A panaszos 1997 óta dolgozik az EMA-nál. A panaszos azt állította, hogy az EMA-n belüli jelentős szerkezetátalakítást követően új felügyelőt neveztek ki a csapatába. A panaszos szerint 2011 júniusától menedzsere pszichológiailag zaklatni kezdte. Így 2012. január 26-án a panaszos lelki zaklatás miatt panaszt nyújtott be a vezetőjével szemben.

3. 2012. március 9-én a panaszos megkapta a 2009. június 30. és 2011. június 30. közötti időszakra vonatkozó PER-t.

4. 2012. március 14-én a panaszos a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdése alapján panaszt nyújtott be PER-jével kapcsolatban.

5. 2012. április 16-án az EMA arról tájékoztatta a panaszost, hogy miután alaposan megvizsgálta a lelki zaklatásra vonatkozó állításokkal kapcsolatos vizsgálat eredményeit, további intézkedésre nem kerül sor, és az ügyet lezárták. Az EMA tájékoztatta a panaszost, hogy a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdése alapján panaszt nyújthat be e határozattal szemben.

6. Az ombudsman aktájában szereplő információkból kitűnik, hogy a panaszos 2012. január 30. és 2012. május 1. között betegszabadságon, 2012. május 2. és 2012. június 25. között éves szabadságon, 2012. június 26-tól kezdődően pedig egyéves fizetés nélküli szabadságon volt. A panaszos szerint ezen események traumatikus jellege miatt úgy döntött, hogy egy év fizetés nélküli szabadságot vesz ki.

7. Ezzel összefüggésben a panaszos 2012. május 21-én az ombudsmanhoz fordult. A panaszos különösen azt állította, hogy az EMA megszüntette a szakmai e-mail-fiókjához való hozzáférését annak ellenére, hogy 2012. június 25-ig éves szabadságon volt. A panaszos ezért azzal érvelt, hogy ügyét nem tudta alátámasztó bizonyítékokkal alátámasztani. Ezenkívül, bár kérte a lelki zaklatással kapcsolatos panaszát elutasító határozat alapjául szolgáló végleges jelentés másolatát, azt még nem kapta meg.

8. Erre tekintettel az ombudsman szolgálatai nem hivatalos eljárást indítottak, amelyben felkérték az EMA-t, hogy foglalkozzon a panaszos i. szakmai e-mail-fiókjához, valamint ii. ahhoz a zárójelentéshez való hozzáféréssel kapcsolatos aggályaival, amelyen az EMA azon döntése alapult, hogy nem tesz további lépéseket a panaszos ügyében.

9. 2012. június 29-én az EMA elutasította a panaszos PER-jére vonatkozó, a 90. cikk (2) bekezdése szerinti panaszt.

10. 2012. július 9-én az EMA megküldte válaszát az ombudsmannak, mellékelve a panaszosnak 2012. május 22-én küldött e-mail másolatát, amelyben arról tájékoztatta, hogy néhány nappal később hozzáférhet szakmai e-mail-fiókjához, hogy kinyomtathassa és másolatot készíthessen a dokumentumokról. Ezenkívül az EMA benyújtotta a panaszosnak 2012. május 29-én küldött levél másolatát, amely csatolta a zaklatással kapcsolatos panaszra vonatkozó zárójelentést.

11. Az ombudsman szolgálatai észrevételezés céljából továbbították az EMA válaszát a panaszosnak, amelyet az 2013. augusztus 28-án nyújtott be.

12. Az ombudsman szolgálatainak kérésére a panaszos 2012. október 4-én és 18-án további dokumentumokat nyújtott be.

A vizsgálat tárgya

13. 2012. december 10-én az ombudsman vizsgálatot indított a következő állítással kapcsolatban:

Állítás:

A panaszos teljesítményértékelési jelentése (PER) tisztességtelen volt.

14. E tekintetben az ombudsman megjegyezte, hogy a zaklatással kapcsolatos panasz megelőzte a PER-t, és hogy a zaklatással kapcsolatos panasz által közvetlenül érintett személy (azaz a panaszos felügyelője) részt vett a PER kidolgozásában, két másik személlyel együtt, akik szintén részt vettek a zaklatással kapcsolatos vizsgálatban.

15. Ami azt az állítást és kapcsolódó állítást illeti, hogy az EMA nem kezelte megfelelően a panaszos i. szakmai e-mail-fiókjához, valamint ii. ahhoz a zárójelentéshez való hozzáférés iránti kérelmét, amelyen az EMA azon döntése alapult, hogy nem tesz további lépéseket a panaszos ügyében, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy az EMA már foglalkozott ezekkel a kérdésekkel. Így a panasz e vonatkozásával kapcsolatban nem volt indokolt további vizsgálatot folytatni.

16. Ami azt az állítást és a kapcsolódó állításokat illeti, hogy az EMA nem akadályozta meg a panaszost ért lelki zaklatást, az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panasz ezen aspektusa elfogadhatatlan. Ennek oka az volt, hogy a panaszos nem nyújtott be a 90. cikk (2) bekezdése szerinti panaszt a zaklatással kapcsolatos vizsgálat lezárásáról szóló határozattal szemben, bár az EMA tájékoztatta erről a lehetőségről.

A vizsgálat

17. 2013. március 25-én az EMA véleményt nyilvánított a fenti állításról, amelyet észrevételezés céljából továbbítottak a panaszosnak.

18. 2013. április 24-én a panaszos benyújtotta észrevételeit.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A panaszos PER-jének tisztességtelen voltára vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

19. Véleményében az EMA kifejtette, hogy a PER a panaszos 2009. június 30. és 2011. június 30. közötti munkateljesítményét tükrözi. Amint azt a 90. cikk (2) bekezdése szerinti panaszt elutasító határozatában már elismerte, az EMA elismerte, hogy a PER elkészítésére vonatkozó ütemtervet jobban tiszteletben kellett volna tartani. Sajnálatos, hogy a PER-t nem véglegesítették a megfelelő határidőn belül, és ezért elnézést kértek a panaszostól.

20. A panaszos és a felettese között azonban 2011. július 5-én teljesítményértékelési megbeszélésekre került sor, és a referencia-időszakban a havi kétoldalú találkozókon vagy heti csoporttalálkozókon rendszeres visszajelzést kapott a teljesítményéről. Ezért az EMA véleménye szerint a panaszos felettese folyamatosan megfelelően felügyelte és irányította a panaszos teljesítményét.

21. Így amikor az EMA értékelte a panaszos 90. cikk (2) bekezdése szerinti panaszát, arra a következtetésre jutott, hogy a PER tisztességes és pontos volt, és nem volt sem indokolatlanul negatív, sem megtorló jellegű, amint azt a panaszos állította.

22. Az EMA elismerte, hogy a zaklatással kapcsolatos vizsgálat során meghallgatták a panaszos vezetőjét és egy másik felettesét. Ezenkívül a zaklatási ügyben eljáró vizsgáló a panaszos egy másik felettese volt, aki szintén részt vett a PER megszövegezésében. Az EMA azonban hangsúlyozta, hogy felelős és elfogulatlan módon készítették elő a PER-t.

23. Az EMA megjegyezte továbbá, hogy a zaklatással kapcsolatos vizsgálat a PER véglegesítésének időpontjában folyamatban volt. Két külön hivatalos eljárásról volt szó, amelyeket szigorú határidőkön belül kellett lefolytatni. Ezért nem lett volna helyénvaló bármelyiküket a másik eredményéig felfüggeszteni.

24. Ezenkívül az EMA mellékelte a teljesítményértékelési jelentésekre vonatkozó útmutatójának (a továbbiakban: útmutató) egy példányát. Hozzátette, hogy a gyakorlatának megfelelően a személyi állomány tagjának felügyelője felelős a személyi állomány teljesítményértékelésének megszövegezéséért.

25. Észrevételeiben a panaszos elutasította az EMA érveit. Lényegében a panaszos álláspontja az volt, hogy – amint azt a 90. cikk (2) bekezdése szerinti panaszában állította – a PER „részben helytelen, indokolatlanul negatív és megtorló jellegű” volt a lelki zaklatással kapcsolatos panasza miatt.

26. Megjegyzi, hogy a szóban forgó PER éles ellentétben áll korábbi PER-eivel, amelyek rendkívül pozitívak voltak, és nagyrészt azonos vagy hasonló feladatokra vonatkoztak. A panaszos arra is rámutatott, hogy a referencia-időszak végét követő 8 hónap elteltével kapta meg a PER-t, annak ellenére, hogy számos emlékeztetőt küldött a felettesének.

Az ombudsman értékelése

27. Kiindulópontként az ombudsman megjegyzi, hogy az Alapjogi Charta megfelelő ügyintézéshez való jogot megállapító 41. cikkének (1) bekezdése a következőképpen rendelkezik:

„Mindenkinek joga van ahhoz, hogy ügyeit az Unió intézményei, szervei és hivatalai részrehajlás nélkül, tisztességes módon és ésszerű határidőn belül intézzék.”

28. A személyzeti szabályzat 43. cikke értelmében „[a] tisztviselők alkalmasságáról, teljesítményéről és a szolgálatban tanúsított magatartásáról az egyes intézmények által előírtak szerint legalább kétévente időszakos jelentést kell készíteni”.

29. Az EMA útmutatójából kitűnik, hogy az értékeléseket kétévente végzik.[1] Az útmutató jelzi, hogy a PER „objektív összefoglaló értékelést nyújt az alkalmazott teljesítményéről és eredményeiről.”[2]

30. Megjegyzendő, hogy az uniós intézményeken belül a PER-t általában egy "jelentéstevő tisztviselő" és egy "értékelő" készíti el. Ezenkívül adott esetben más felettesekkel is konzultálni lehet. Ezzel kapcsolatban az EMA útmutatója megállapítja, hogy „[a]z általános elv az, hogy az értékelő a személyzet tagjának következő közvetlen felettese vagy megbízott közvetlen felettese, az értékelő pedig a következő magasabb szintű közvetlen felettes”.[3] Az útmutató azonban rámutat arra, hogy „[a]z értékelő szükség esetén átruházhatja az értékelő szerepét a részlegen belül.”[4]

31. Ezenkívül „a teljesítményértékelési jelentést akkor is el kell készíteni, amikor az esedékessé válik, még akkor is, ha az alkalmazott szülési szabadságon, hosszú távú betegszabadságon vagy fizetés nélküli szabadságon van az irodán kívül.”[5]

32. Az útmutató szerint „a teljesítményértékelési jelentésnek a lehető legobjektívebbnek kell lennie [...]. Az értékelőnek ügyelnie kell a részrehajlás minden jelére, és ellenőriznie kell, hogy az értékelő megítélése szakmai indokokon alapul-e."[6]

33. A jelen üggyel kapcsolatban az uniós bíróságok következetesen azt az álláspontot képviselik, hogy bár az értékelő jelentések bírósági felülvizsgálata nehéz, eljárási hibákban, nyilvánvaló tartalmi hibákban és mérlegelési jogkörrel való visszaélésben szenvedhetnek [7].

34. Ezen túlmenően az ombudsman következetesen azon az állásponton van, hogy a megfelelő ügyintézés elve és különösen az egyenlő bánásmód elve megköveteli, hogy az uniós intézmények biztosítsák, hogy munkájukat ne befolyásolják tényleges, potenciális vagy nyilvánvaló összeférhetetlenségek [8].

35. Ebben az összefüggésben az ombudsman hasznosnak tartotta az OECD közszolgálati összeférhetetlenségek kezelésére vonatkozó iránymutatásaira [9] való hivatkozást, amelyek az "összeférhetetlenség" alábbi meghatározását tartalmazzák:

i. Tényleges összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha összeütközés áll fenn a
köztisztviselő közfeladatai és magánérdekei között, például ha a köztisztviselőnek olyan magánérdekei vannak, amelyek helytelenül befolyásolhatják hivatali feladatainak és felelősségi köreinek ellátását.

ii. Nyilvánvaló összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha annak ellenére,
hogy nem áll fenn tényleges összeférhetetlenség, fennáll az a benyomás, hogy a köztisztviselő magánérdekei helytelenül befolyásolhatják feladatai ellátását.

iii. Potenciális összeütközés akkor merül fel, ha a köztisztviselő olyan magánérdekkel rendelkezik, amely összeférhetetlenséget eredményezne, ha a tisztviselő a jövőben részt venne a vonatkozó hivatalos feladatok ellátásában.

36. Ami a jelen ügyet illeti, az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos azon állítása, miszerint a PER „indokolatlanul negatív és megtorló jellegű” volt, lényegében az előkészítés során elkövetett nyilvánvaló hibára és/vagy hatáskörrel való visszaélésre vonatkozó állításnak minősül. Ezzel szemben az EMA azzal érvelt, hogy a PER-t „felelősségteljes és elfogulatlan módon” készítették elő.

37. Az ombudsman megjegyzi, hogy egyik fél sem nyújtott be bizonyítékot álláspontja alátámasztására. Ilyen körülmények között az ombudsmannak nincs elegendő alapja annak megállapításához, hogy a PER-ben volt-e nyilvánvaló hiba vagy hatáskörrel való visszaélés. Más szóval nem állapítható meg, hogy a PER pontos és tisztességes volt-e, amint azt az EMA állítja, vagy pontatlan, tisztességtelen és büntető megfontolások motiválták-e, amint azt a panaszos állította.

38. Nem vitatható azonban, hogy a panaszos lelki zaklatás miatt panaszt nyújtott be az „jelentéstevő tisztviselővel” (azaz annak közvetlen vezetőjével) szemben. Ezenkívül az ügy irataiból kitűnik, hogy a zaklatással kapcsolatos nyomozásban a PER értelmében vett "értékelő" is részt vett. Valójában, bár ezt a személyt a panaszos nem vádolta lelki zaklatással, határozottan tagadta a közvetlen vezetőjével szemben felhozott vádakat, és határozottan támogatta a vezető pozícióját. Végül a zaklatással kapcsolatos vizsgálat vizsgálója, aki végül a zaklatással kapcsolatos panasz elutasítását javasolta, szintén részt vett a személyes adatok védelmének előkészítésében.

39. Az ombudsman megjegyzi, hogy az EMA a személyi állomány azon tagjait választotta ki, akik a PER-t készítették, összhangban volt az útmutatójában meghatározott általános elvekkel (fenti 30. pont). Amint azonban azt maga az útmutató is elismeri, a PER célja, hogy objektív értékelést nyújtson a személyzet egy tagjának teljesítményéről. Az útmutató elismeri továbbá, hogy a vonatkozó szerepek szükség esetén átruházhatók.

40. Tekintettel a jelenlegi körülményekre, amelyek között a lelki zaklatással kapcsolatos vizsgálatot egyidejűleg folytatták le, és azok ugyanazokra a személyekre vonatkoztak, mint a PER előkészítéséért felelős személyek, az ombudsman úgy véli, hogy a megfelelő ügyintézés elvével összhangban az EMA-nak a PER előkészítését a személyzet más, a zaklatással kapcsolatos vizsgálat által nem érintett vagy abban részt nem vevő tagjaira kellett volna bíznia.

41. Ez megakadályozta volna legalább a nyilvánvaló összeférhetetlenség kialakulását. Nehéz ugyanis eloszlatni azt a benyomást, hogy a szóban forgó alkalmazottaknak a zaklatással kapcsolatos vizsgálatba való egyidejű bevonása veszélyeztethette volna őket a feladataik ellátása során, és különösen az objektivitásuk és a méltányosságuk tekintetében a PER előkészítése során.

42. Nem meggyőző az EMA azon érve, amely szerint a zaklatás kivizsgálása és a PER előkészítése két külön hivatalos eljárás volt, amelyeket szigorú határidőkön belül kellett lefolytatni. Az ombudsman egyetért az EMA-val abban, hogy nem lett volna helyénvaló bármelyiküket felfüggeszteni a másik eredményéig. A gyakorlatban – a megfelelő ügyintézés elveivel összhangban és az EMA saját útmutatójában előírtak szerint – az EMA-nak a zaklatással kapcsolatos vizsgálatban részt nem vevő egyéb alkalmazottakra kellett volna bíznia a személyes adatok elkészítését.

43. A fentiekre tekintettel az ombudsman megállapítja, hogy az EMA a jelen ügyben hivatali visszásságot követett el. Ilyen esetben az ombudsman fontolóra vehetné, hogy békés megoldást javasoljon, vagy ajánlástervezetet intézzen az érintett intézményhez. Meg kell azonban jegyezni, hogy a panaszos nem állította, hogy az EMA-nak új, szabálytalanságoktól mentes PER-t kellene készítenie. Ez a panaszos észrevételeiből sem derült ki. A panaszos által szolgáltatott információk szerint azt is meg kell jegyezni, hogy időközben elhagyta az EMA-t. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy nem helyénvaló békés megoldást javasolni vagy ajánlástervezetet készíteni. Az ombudsman ezért ehelyett kritikai észrevételt tesz.

44. Ami a panaszos azon érvét illeti, hogy a PER-t nem készítették el kellő időben, az ombudsman megjegyzi, hogy az EMA útmutatója e tekintetben egyértelmű, mivel azt jelzi, hogy a PER-t annak esedékességekor (azaz kétévente) kell elkészíteni. A Bíróság továbbá úgy határozott, hogy a PER-ek elkészítésének késedelme nem egyeztethető össze a megfelelő ügyintézés elvével [10].

45. Az ombudsman megjegyzi, hogy az EMA elismerte ezt a kérdést, és elnézést kért érte. Ezenkívül az ombudsman aktájában nincs arra utaló jel, hogy a panaszost (például az előléptetések tekintetében) hátrányosan érintette volna a körülbelül 8 hónapos késedelem. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban nincs szükség további intézkedésre.

B. Következtetések

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő kritikai észrevétellel zárja le a panaszt:

Bevált igazgatási gyakorlat annak biztosítása, hogy a teljesítményértékelési jelentéseket a személyzet olyan tagjai készítsék el, akiket nem érint semmilyen tényleges, potenciális vagy nyilvánvaló összeférhetetlenség. A jelen ügyben az EMA nem előzte meg a nyilvánvaló összeférhetetlenséget. Ez hivatali visszásságnak minősül.

A panaszost és az EMA-t tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2014. január 28-án.