A panasz előzményei

1. Az európai ombudsmanhoz benyújtott panasz arra vonatkozik, hogy az EPSO megtagadta, hogy a panaszos rendelkezésére bocsássa a vizsgabizottság értékelő lapjának egy példányát.

2. A panaszos részt vett az EPSO/AD/181-182/ nyílt versenyvizsgán. Az értékelőközpontban való részvételre nem hívták meg, mivel képesítéseiért csak 40 pontot szerzett (a minimálisan elérendő pontszám 41 pont volt).

3. A panaszos kérte az eredmény felülvizsgálatát és a képesítésére vonatkozó értékelő lap egy példányát. Az EPSO azt válaszolta, hogy kérelmét az információkérésre vagy a felülvizsgálati kérelemre vonatkozó határidő lejárta után nyújtotta be (az EPSO kijelentette, hogy a kérelmeket az eredmények közzétételétől számított 10 naptári napon belül kellett volna benyújtani).

A vizsgálat tárgya

4. A panaszos azt állította [1], hogy az EPSO tévesen tagadta meg tőle a vizsgabizottságnak a képesítésére vonatkozó értékelő lapjához való hozzáférést.

5. A panaszos azt kérte, hogy az EPSO bocsássa rendelkezésére a felvételi bizottság által a pályázatának értékeléséhez használt értékelő lap egy példányát.

A vizsgálat

6. Az ombudsman 2012. május 23-án vizsgálatot indított, és felkérte az EPSO-t, hogy 2012. szeptember 30-ig nyilvánítson véleményt a panaszról. A véleményt továbbították a panaszosnak azzal a felhívással, hogy 2012. november 30-ig tegye meg észrevételeit. A panaszos nem nyújtott be észrevételeket.

7. A vizsgálatot megindító levelében az ombudsman felkérte az EPSO-t, hogy véleményének elkészítésekor mérlegelje, hogy az alábbi megfontolások fényében indokolt-e az információkérésre vonatkozó 10 napos határidő.

8. Először is, bár a felülvizsgálat kérelmezésére vonatkozó 10 napos határidő gyakorlati okokból indokoltnak tűnik ,, az információkérésre vonatkozó rövid határidő előírása nem indokolt.

9. Másodszor, valamely személy irataiba való betekintéshez való jogának időbeli korlátozása közvetlenül két alapvető jogot korlátoz, nevezetesen az Alapjogi Charta 41. cikkében foglalt, a saját irataiba való betekintéshez való jogot, valamint az Alapjogi Charta 8. cikkének (2) bekezdésében foglalt, a saját magára vonatkozóan gyűjtött adatokhoz való hozzáféréshez és (szükség esetén) azok helyesbítéséhez való jogot.

10. Harmadszor, az információkérés rövid határideje közvetetten korlátozza a bírósági felülvizsgálat kérelmezéséhez és az ombudsmanhoz való panasztételhez való alapvető jogot is. Az ombudsman e tekintetben megjegyezte, hogy a jelöltnek nem kell belső felülvizsgálatot kérnie, mielőtt bírósághoz fordulna vagy az ombudsmanhoz fordulna. Ezen alapvető jogok gyakorlása tekintetében a vonatkozó két hónapos vagy kétéves határidő alkalmazandó.

11. Az ombudsman megjegyezte, hogy ha egy jelölt a 10 napos határidőn belül tájékoztatást kér, a válasz valószínűleg nem érkezik meg elég gyorsan ahhoz, hogy a jelölt megalapozott döntést hozhasson arról, hogy kér-e felülvizsgálatot vagy sem. Tekintettel arra, hogy a felülvizsgálat kérelmezésének rövid határideje észszerű, a felülvizsgálati folyamat hatékonyságának egyetlen módja az lenne, ha valamennyi pályázó automatikusan megkapná a képesítésére vonatkozó értékelő lapot (a felvételi szakasz tekintetében), valamint az írásbeli/gyakorlati vizsgákra adott válaszokat (az értékelőközpont szakasza tekintetében).

12. Ezen túlmenően, tekintettel a felülvizsgálat kérelmezésének rövid határidejére, az ombudsman felkérte az EPSO-t, hogy tájékoztassa őt arról, fontolóra vette-e egy olyan rendszer létrehozását, amely automatikus e-maileket küld a pályázóknak, tájékoztatva őket arról, hogy EPSO-profiljukban új információk szerepelnek.

13. 2013. július 8-án az ombudsman ajánlástervezetet intézett az EPSO-hoz a panasszal kapcsolatban, amelyben az EPSO részletes véleményét kérte. Az EPSO 2013. szeptember 30-án küldte meg részletes véleményét, amelyet 2013. október 29-én további információkkal egészített ki. Az EPSO-nak az ajánlástervezetre vonatkozó részletes véleményét továbbították a panaszosnak azzal a kéréssel, hogy 2013. november 30-ig nyújtsa be esetleges észrevételeit. Az ombudsman nem kapott észrevételeket a panaszostól.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. Az értékelő laphoz való hozzáférés megtagadásáról

Az ombudsman elé terjesztett érvek

14. A panaszos azzal érvelt, hogy hozzáférést kell biztosítani számára a kérelme értékeléséhez használt értékelő laphoz, hogy meg tudja állapítani, mely kritériumokat tekintette nem teljesítettnek.

15. Véleményében az EPSO jelezte, hogy 2010. augusztus 20-án tájékoztatták a panaszost arról, hogy azért nem hívták meg a versenyvizsga értékelőközpontjába, mert a vizsgabizottság a képesítésének értékelésekor az előírt minimumnál kevesebb pontot adott neki. A felülvizsgálatot és az értékelőlap egy példányát kérve, valamint miután tájékoztatták arról, hogy kérelmei elévültek, a panaszos 2010. szeptember 15-én kelt e-mailjében ismételten kérte, hogy bocsássák rendelkezésére a vizsgabizottság által a pályázatának értékeléséhez használt értékelőlapot. 2010. november 12-én kelt e-mailjében az EPSO tájékoztatta a panaszost, hogy kérelmét továbbították a versenyvizsga titkárságának.

16. Az EPSO véleménye szerint a panaszos érvei arra utalnak, hogy véleménye szerint nem indokolták meg kellőképpen, hogy miért tagadták meg tőle az értékelő laphoz való hozzáférést. Az Európai Unió működéséről szóló szerződés 296. cikkében előírt indokolási kötelezettséget azonban össze kell egyeztetni a személyzeti szabályzat III. mellékletének 6. cikke értelmében a vizsgabizottság eljárására vonatkozó titoktartás tiszteletben tartásával. E titkosság megőrzése kizárja a vizsgabizottság egyes tagjai által elfogadott álláspontok, illetve a pályázók személyes vagy összehasonlító értékelésével kapcsolatos részletek nyilvánosságra hozatalát.

17. Az EPSO ezt követően megállapította, hogy a pályázók alkalmasságának vizsgálata során a vizsgabizottság eljárása mindenekelőtt összehasonlító jellegű, és következésképpen az ilyen eljárást övező titoktartás hatálya alá tartozik. Következésképpen az állandó ítélkezési gyakorlat szerint a megszerzett pontszámok közlése a vizsgabizottság határozatainak megfelelő indokolását képezi, és lehetővé teszi az uniós bíróságok számára, hogy megfelelő bírósági felülvizsgálatot gyakoroljanak. Ezenkívül az állandó ítélkezési gyakorlat szerint a vizsgabizottság nem kötelezhető arra, hogy amikor megindokolja, hogy a pályázó miért nem felelt meg a vizsgán, megjelölje, hogy a pályázó válaszai közül melyeket tekintette nem megfelelőnek, vagy megindokolja, hogy miért. Az ilyen részletes indokolás nem szükséges ahhoz, hogy a Bíróság (és így a kinevezésre jogosult hatóság) gyakorolhassa felülvizsgálati jogkörét, következésképpen pedig ahhoz, hogy a pályázó eldönthesse, hogy szükséges-e panaszt benyújtania, vagy adott esetben keresetet indítania a bíróság előtt.

18. Az EPSO ezért úgy ítélte meg, hogy a panaszos minden olyan információt megkapott, amelyet az alkalmazandó jog az indokolási kötelezettség teljesítéséhez szükségesként határoz meg. Mindazonáltal az EPSO elnézést kért, amiért nem válaszolt a panaszos 2010. november 12-i e-mailjére.

19. Az ombudsmannak a 10 napos határidővel kapcsolatos aggályaira válaszul az EPSO kijelentette, hogy a pályázók tájékoztatáshoz való joga lehetővé teszi, hogy a sikertelen pályázók – a vizsgabizottság eljárásának titkosságát nem veszélyeztetve – olyan információkat és dokumentumokat kapjanak, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy megalapozott döntést hozzanak a vizsgabizottság határozata megtámadásának hasznosságáról. A közelmúltbeli ítélkezési gyakorlat szerint a tíznapos határidő azért indokolt, mert lehetővé teszi a sikertelen pályázók számára, hogy legalább egy hónappal a Bírósághoz benyújtott fellebbezés vagy az EPSO-hoz benyújtott panasz benyújtásának határideje [2] előtt információkat és dokumentumokat szerezzenek be. Az EPSO ezért nem látta a bírósági felülvizsgálat kérelmezéséhez vagy az ombudsmanhoz való panasztételhez való alapvető jog közvetett korlátozását.

20. Az EPSO szerint ez nem érintheti az Alapjogi Charta 8. cikkének (2) bekezdésében foglalt, a saját magára vonatkozóan gyűjtött adatokhoz való hozzáféréshez és azok helyesbítéséhez való jogot, mivel a személyes adatok védelméről szóló 45/2001/EK rendelet [3] 14. cikke értelmében az érintettnek joga van ahhoz, hogy haladéktalanul helyesbítse a pontatlan vagy hiányos személyes adatokat. Az európai adatvédelmi biztos 2006. február 24-i, az Európai Bizottság adatvédelmi tisztviselőjétől kapott, "Az európai intézmények vagy közösségi szervek, hivatalok és ügynökségek állandó személyzetének versenyeztetéssel történő felvétele" elnevezésű rendszerről szóló, előzetes ellenőrzésre vonatkozó értesítésről szóló véleményének [4] 3.9. pontjával összhangban "a helyesbítéshez való jog [...] nyilvánvalóan csak tényszerű adatokra alkalmazható. A kiosztott védjegyek semmilyen körülmények között nem biztosíthatják az érintett számára a helyesbítéshez való jogot.”

21. Ami azt a javaslatot illeti, hogy a felvételi szakaszban automatikusan bocsássák valamennyi pályázó rendelkezésére a képesítésükre vonatkozó értékelőlapokat, valamint az értékelőközpontban lebonyolított írásbeli vagy gyakorlati vizsgákra adott válaszokat, az EPSO ismét azzal érvelt, hogy a pályázók alkalmasságának meghatározásakor a vizsgabizottság eljárásai összehasonlító jellegűek, és ezért az ilyen eljárásokat övező titoktartás hatálya alá tartoznak.

22. Ami azt a javaslatot illeti, hogy automatikus e-maileket lehetne létrehozni annak érdekében, hogy a pályázókat tájékoztassák arról, hogy EPSO-profiljukban új információk szerepelnek, az EPSO kijelentette, hogy „robomail-értesítést” dolgozott ki, amely figyelmezteti a pályázókat, ha EPSO-fiókjukban új üzenet jelenik meg. Az EPSO azonban rámutatott arra, hogy ez egy olyan kiegészítő szolgáltatás, amelyből a pályázók nem származtathatnak jogokat.

Az ombudsman ajánlástervezethez vezető értékelése

23. Összefoglalva, az EPSO azzal érvelt, hogy a személyzeti szabályzat III. mellékletének 6. cikke értelmében a vizsgabizottság eljárását övező titoktartás miatt a felperes képesítései tekintetében nem kaphat hozzáférést az értékelő laphoz. E tekintetben az ombudsman megismételte az OI/5/2005/PB [5] hivatalból indított vizsgálatával összefüggésben tett megállapítását: a személyzeti szabályzat azon rendelkezése, amely előírja, hogy a vizsgabizottság eljárása titkos, nem akadályozza meg a pályázókat abban, hogy egy adott vizsga tekintetében megismerjék az értékelési szempontokat vagy a pontszámok részletes lebontását. E hivatalból indított vizsgálat eredményeként az EPSO vállalta, hogy a pályázók rendelkezésére bocsát egy értékelő lapot, amely nemcsak a végső összpontszámot, hanem az alkalmazott értékelési szempontokat és az egyes szempontok tekintetében odaítélt részpontokat is tartalmazza.

24. Az ombudsman e tekintetben megjegyezte továbbá, hogy a vonatkozó versenyvizsga-felhívás 1. lábjegyzete szerint „az értékelőközpontba be nem hívott pályázók az eredményekről való értesítést követő 10 napon belül kérelem benyújtásával megkaphatják a vizsgabizottság képesítésükre vonatkozó értékelőlapjának egy példányát.” Ennek megfelelően az EPSO maga is azt az álláspontot képviselte, hogy az értékelőlapra nem terjedt ki a vizsgabizottság eljárását övező titoktartás a pályázóknak az eredményeikről való tájékoztatását követő 10 napos időszakban. Ha az értékelőlapra ezen időszak alatt logikailag és szükségszerűen nem terjedt ki a vizsgabizottság eljárását övező titoktartás, az ombudsman nem értette azt az érvelési folyamatot, amellyel ezen időszakot követően a vizsgabizottság eljárását övező titoktartás hatálya alá kerülhetett volna.

25. Ami az EPSO-nak a közelmúltbeli ítélkezési gyakorlatra való hivatkozását illeti, az ombudsman megjegyezte, hogy az EPSO által hivatkozott ítélet hangsúlyozza az EPSO azon kötelezettségét, hogy betartsa a pályázók által benyújtott információkérések megválaszolására vonatkozó határidőket annak érdekében, hogy a pályázók gyakorolhassák azon jogukat, hogy megalapozott döntést hozzanak arról, hogy megtámadják-e a vizsgabizottságok által hozott határozatokat [6]. Bár az ítélet hivatkozik a pályázók számára az információkérésre rendelkezésre álló rövid határidőre [7] is, nem utal arra, hogy kizárnák a pályázók azon jogát, hogy e határidőn túl is információt szerezzenek.

26. A fentiek alapján az ombudsman nem találta meggyőzőnek az EPSO azon érveit, amelyek alátámasztják, hogy megtagadta a panaszos hozzáférését a vizsgabizottságnak a képesítésére vonatkozó értékelő lapjához, ezáltal korlátozva az aktájához [8] és a róla gyűjtött adatokhoz [9] való hozzáféréshez való alapvető jogát. Az ombudsman a következő ajánlástervezettel orvosolta az EPSO indokolatlan elutasítását, amely hivatali visszásságnak minősül:

Figyelembe véve az ombudsman megállapításait, az EPSO-nak a panaszos rendelkezésére kell bocsátania a képesítésére vonatkozó értékelő lap egy példányát.

27. Az ombudsman elismerte, hogy a "robomail" rendszer javulást eredményezett a jelöltek tájékoztatása terén. Nem zárta ki azonban annak lehetőségét, hogy további javításokra van szükség. Tekintettel arra, hogy az EPSO nem indokolta megfelelően az értékelőlap titokban tartását, valamint annak érdekében, hogy a pályázók a lehető legteljesebb felülvizsgálati joggal rendelkezzenek, az EPSO felülvizsgálhatja annak lehetőségét, hogy valamennyi pályázó automatikusan megkapja értékelőlapját. Az ombudsman kijelentette, hogy ezt a kérdést tovább fogja vizsgálni az EPSO ajánlástervezetről szóló, indokolással ellátott véleményének értékelésekor, és e tekintetben is üdvözölné az EPSO álláspontját.

Az ajánlástervezetet követően az ombudsman elé terjesztett érvek

28. Az ajánlástervezetről szóló részletes véleményében az EPSO kijelentette, hogy jelenleg egy olyan projektet hajt végre, amelynek célja a pályázókkal folytatott kommunikáció minőségének javítása. Ehhez világos és közpolitikai iránymutatásokat kell kidolgozni többek között a panaszos ügyeire vonatkozóan. Az EPSO hangsúlyozza, hogy eljárásainak átláthatóságát a legfontosabbnak tartja. Ezt bizonyítja a versenyvizsga új módszertanának bevezetése, amely a versenyvizsga-felhívások új modelljét és a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó útmutatót tartalmazza, amely valamennyi versenyvizsga-eljárásra alkalmazandó közös szabályokat tartalmazza.

29. Az EPSO kijelentette, hogy azon versenyvizsga megszervezése óta, amelyen a panaszos részt vett, felülvizsgálta politikáját, és mostantól automatikusan tájékoztatja a nyílt versenyvizsgára jelentkező pályázókat a tehetségszűrőjük értékeléséről. Az EPSO kijelentette, hogy így figyelembe veszi az ombudsman ajánlástervezetét, és megküldi a panaszosnak a kért információkat.

30. Az EPSO ezt követően megküldte az ombudsmannak a panaszosnak címzett levelének egy példányát, amelyben a panaszos rendelkezésére bocsátotta a képesítéseire vonatkozó kritériumokat, súlyozást és pontokat tartalmazó értékelő lapot.

Az ombudsman értékelése az ajánlástervezet után

31. Az EPSO a panaszos rendelkezésére bocsátotta a képesítésére vonatkozó értékelőlapjának egy példányát. Az EPSO e tekintetben is megváltoztatta általános politikáját, és mostantól automatikusan tájékoztatja a pályázókat képesítéseik értékeléséről. Az EPSO ezért teljes mértékben elfogadta az ajánlástervezetet, és eloszlatta az ombudsmannak a pályázók tájékoztatásával kapcsolatos aggályait. Az ombudsman köszönetet mond az EPSO-nak az üggyel kapcsolatos konstruktív és átlátható megközelítéséért.

B. Következtetések

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az EPSO elfogadta az ombudsman ajánlástervezetét.

A panaszost és az EPSO-t tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2014. január 23-án.

[1] A panaszos azt is állította, hogy az EPSO tévesen zárta ki őt a nyílt versenyvizsgán való részvételből, és azt kérte, hogy az EPSO: a) újraértékeli a pályázatát; és (2) amennyiben az 1. kérelemben kért újraértékelés azt mutatná, hogy a pályázót meg kellett volna hívni a versenyvizsga e szakaszába, engedélyezzék számára az értékelőközpontban való részvételt. Az ombudsman azonban megállapította, hogy a következő okok miatt nem volt elegendő indok arra, hogy vizsgálatába belefoglalja ezt az állítást és ezeket az állításokat. Tekintettel a versenyvizsgák szervezésével járó szervezési és időbeli korlátokra, az ombudsman ésszerűnek tartotta, hogy az EPSO szigorú és rövid határidőket állapítson meg a versenyvizsgák különböző szakaszaira vonatkozó felülvizsgálati kérelmek tekintetében. Az állítás és a kapcsolódó állítások célja csak úgy érhető el, ha a szigorú határidők megállapításának ezen érvényes indokait figyelmen kívül hagyják.

[2] Az F-96/09. sz., Martorell kontra Bizottság ügyben 2012. szeptember 18-án hozott ítélet (az EBHT-ban még nem tették közzé) 47. pontja.

[3] Az Európai Parlament és a Tanács 2000. december 18-i 45/2001/EK rendelete

a személyes adatok közösségi feldolgozása vonatkozásában az egyének védelméről

az intézményekről és szervekről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról, HL 2001. L 8., 1. o.

[4] Európai adatvédelmi biztos.

[5] A határozat a következő internetcímen érhető el: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] A fenti 3. lábjegyzetben hivatkozott F-96/09. sz., Martorell kontra Bizottság ügyben hozott ítélet. Az ítélet 48. pontja a következőképpen szól: „Az imént elvégzett elemzésből következik, hogy a pályázók javára elismert konkrét jog EPSO általi szigorú tiszteletben tartása – mind e jog tartalma, mind a válaszadás határideje tekintetében – tükrözi a megfelelő ügyintézés elvéből, a nyilvánosság dokumentumokhoz való hozzáféréshez való jogából és a hatékony jogorvoslathoz való jogból eredő kötelezettségeket, az Európai Unió Alapjogi Chartájának 41., 42. és 47. cikkével összhangban. Ennek megfelelően amellett, hogy a kizárt pályázókat arra késztetheti, hogy keresetet indítsanak vagy panaszt nyújtsanak be anélkül, hogy elegendő információval rendelkeznének, a pályázók javára elismert konkrét jog EPSO általi megsértése a közfeladatok ellátása során elkövetett jogellenes cselekménynek minősülhet, amely bizonyos körülmények között kártérítéshez való jogot keletkeztethet a pályázó számára”(nem hivatalos fordítás és kiemelés tőlem).

[7] A fenti 3. lábjegyzetben hivatkozott F-96/09. sz., Martorell kontra Bizottság ügyben hozott ítélet 47. pontja.

[8] Az Európai Unió Alapjogi Chartája 41. cikke (2) bekezdésének b) pontja.

[9] Az Európai Unió Alapjogi Chartája 8. cikkének (2) bekezdése