A PANASZ HÁTTERE

1. Ezt a panaszt az Internationaler Hilfsfonds e.V. német nem kormányzati szervezet (a továbbiakban: NGO) nyújtotta be az európai ombudsmanhoz, amely támogatást nyújt a menekülteknek, valamint a háború és katasztrófa áldozatainak.

2. 2004. december 14-én az Ombudsman lezárta az ugyanezen panaszos által benyújtott 1874/2003/GG panaszra vonatkozó vizsgálatát. Ez az ügy az Európai Bizottság aktájához való hozzáférés iránti kérelem kezelésére vonatkozott, amely a Bizottság és a panaszos között létrejött szerződésre vonatkozott (a továbbiakban: a 97–2011-es LIEN-szerződés). A vizsgálatot kritikai észrevétellel zárták le, miután az ombudsman sikertelenül intézett ajánlástervezetet a Bizottsághoz.

3. 2009. augusztus 28-án és 31-én a panaszos hozzáférést kért a Bizottságtól a fent említett ügyirat azon részeihez, amelyeket még nem hoztak nyilvánosságra. A Bizottság válasza nem felelt meg a panaszosnak.

4. 2009. október 15-én a panaszos megerősítő hozzáférési kérelmet nyújtott be.

5. 2009. november 10-én a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy a válaszadási határidőt további 15 munkanappal meg kell hosszabbítani.

6. Ez a további határidő 2009. december 1-jén lejárt. Ugyanezen a napon a Bizottság arról tájékoztatta a panaszost, hogy sajnálatos módon még nem áll módjában válaszát elküldeni. A panaszost tájékoztatták arról, hogy ezért jogosult keresetet benyújtani a Törvényszékhez vagy panaszt tenni az ombudsmannál. A Bizottság azonban hozzátette, hogy válasza majdnem készen áll, és várhatóan hamarosan elküldhető. Elnézést kért a késedelemből eredő esetleges kellemetlenségekért.

7. 2009. december 17-én a panaszos megkérdezte a Bizottságot, hogy mikorra várható a válasza.

8. 2010. január 7-én a panaszos az ombudsmanhoz fordult.

A VIZSGÁLAT TÁRGYA

9. A panaszos először a következő állításokat és a következő állításokat terjesztette elő:

Állítások:

1. A Bizottság az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül nem válaszolt a panaszos megerősítő kérelmére.
2. A Bizottság szándékosan késleltette az ügy kezelését.

Igénypont:

A Bizottságnak további késedelem nélkül határoznia kell a panaszos megerősítő kérelméről.

10. Véleményében a Bizottság arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy a panaszos keresetet nyújtott be a Törvényszékhez a kért dokumentumokhoz való teljes körű hozzáférés állítólagos hallgatólagos megtagadása ellen (T-36/10. sz. ügy). Az ombudsman ezt követően tájékoztatta a panaszost az EUMSZ 228. cikkének, valamint az ombudsman alapokmánya 1. cikke (3) bekezdésének és 2. cikke (7) bekezdésének vonatkozó rendelkezéseiről, amelyek előírják, hogy az ombudsman nem foglalkozhat a bíróságok által eldöntött vagy bíróság előtt folyamatban lévő kérdésekkel kapcsolatos panaszokkal.

11. Válaszában a panaszos arra kérte az ombudsmant, hogy vizsgálatát a következő állítás vizsgálatára korlátozza:

A Bizottság szándékosan figyelmen kívül hagyta a vonatkozó aktához való hozzáférés iránti kérelmének megválaszolására vonatkozó határidőket, annak ellenére, hogy ígéretet tett erre.

A panaszos hangsúlyozta, hogy minden egyéb állítást és állítást visszavont.

12. A jelen vizsgálat tehát csak a fenti 11. pontban kifejtett állításra vonatkozik.

A VIZSGÁLAT

13. 2010. január 27-én az ombudsman kikérte a Bizottság véleményét a panaszos által eredetileg megfogalmazott állításokról és állításokról. A Bizottság 2010. március 31-én (angol eredeti) és április 8-án (német fordítás) küldte meg véleményét.

14. 2010. április 13-án az ombudsman felkérte a panaszost, hogy tegye meg észrevételeit a T-36/10. sz. ügy jelen vizsgálat szempontjából való relevanciájával kapcsolatban. A panaszos 2010. április 22-én küldte meg válaszát.

15. 2010. április 26-án az ombudsman tájékoztatta a Bizottságot, hogy a panaszos visszavonta eredeti állításait és állításait, és kikérte a Bizottság véleményét a fenti 11. pontban foglalt állításról.

16. A Bizottság 2010. június 30-án (angol eredeti) és 2010. július 7-én (német fordítás) küldte meg további véleményét. Ezt a véleményt továbbították a panaszosnak, aki 2010. július 15-én megküldte észrevételeit.

AZ OMBUDSMAN ELEMZÉSE ÉS KÖVETKEZTETÉSEI

A. A határidők szándékos figyelmen kívül hagyására vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

17. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság szándékosan figyelmen kívül hagyta a vonatkozó aktához való hozzáférés iránti kérelmének megválaszolására vonatkozó határidőket, annak ellenére, hogy ígéretet tett erre.

18. Ezzel az állítással kapcsolatos véleményében a Bizottság rámutatott arra, hogy a panaszos 2009. október 15-én küldött megerősítő kérelmét 2009. október 19-én vették nyilvántartásba. A válaszadásra nyitva álló 15 munkanapos határidő 2009. november 10-én lejárt. Ugyanezen a napon azonban a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése értelmében ezt a határidőt további 15 munkanappal, 2009. december 1-jéig meghosszabbította. A Bizottság megjegyezte, hogy 2009. december 1-jén arról tájékoztatta a panaszost, hogy még nem áll módjában végleges választ adni a megerősítő kérelemre, és hogy részletes felülvizsgálatot végez minden olyan dokumentum tekintetében, amelyhez még nem biztosítottak hozzáférést. Ebben a levélben a Bizottság kifejtette továbbá, hogy tekintettel a megvizsgálandó dokumentumok nagy számára, több időre van szüksége elemzésének befejezéséhez, ami a Bizottság szolgálatai közötti belső konzultációkat tesz szükségessé.

19. A Bizottság rámutatott arra, hogy szándékosan nem lépte túl a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmek kezelésére vonatkozó rendes határidőket. Azt állította, hogy a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti valamennyi kérelem tekintetében egyenlő bánásmódot biztosít, és nem alkalmaz hátrányos megkülönböztetést a kérelmezőkkel szemben. A Bizottság hangsúlyozta, hogy a rendes határidők be nem tartásának egyetlen oka a különböző dokumentumokat tartalmazó terjedelmes akta nagyon részletes elemzésével járó adminisztratív munka volt, amelyek közül számosat különböző szakaszokban duplikáltak vagy más dokumentumokhoz csatoltak.

20. A Bizottság megjegyezte, hogy az eredeti panaszra vonatkozó 2010. március 31-i véleményében arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy szándékában áll 2010. április első felében választ adni a panaszosnak megerősítő kérelmére. A választ 2010. április 29-én küldték meg. Ebben a válaszban 43 dokumentumhoz biztosítottak teljes körű, 41 dokumentumhoz pedig részleges hozzáférést. A Bizottság hozzátette, hogy 11 dokumentumhoz megtagadták a hozzáférést, a fennmaradó 15 dokumentum pedig nem tartozik a panaszos kérelmének hatálya alá.

21. A Bizottság rámutatott, hogy sajnálatát fejezi ki amiatt, hogy a megerősítő kérelmet nem tudta az 1049/2001/EK rendeletben előírtaknak megfelelően 30 munkanapon belül kezelni. Hozzátette azonban, hogy úgy véli, hogy a meghosszabbított határidő indokolt, ha a kérelem nagyszámú dokumentum részletes elemzését követeli meg. A Bizottság megismételte, hogy a panaszos kérelmét nem szándékosan késleltették, hanem a lehető leggyorsabban, valamennyi szóban forgó érdek kellő figyelembevételével kezelték.

22. Észrevételeiben a panaszos előadta, hogy a Bizottság szisztematikusan járt el, nemcsak az átláthatóság megakadályozása, hanem a panaszos ellehetetlenítése érdekében is.

23. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőn belül foglalkozhatott volna az üggyel. Hangsúlyozta, hogy a vonatkozó iratokhoz való hozzáférés kérdése már a múltban felmerült, és hogy a Bizottság így egyértelműen ismerte azt. A panaszos továbbá előadta, hogy a Bizottság azon állítása, miszerint sajnálatát fejezi ki a késedelem miatt, nem volt valós.

24. A panaszos hozzátette, hogy a Bizottság 2010. április 29-i válasza ismét hiányos és félrevezető volt. A panaszos hangsúlyozta továbbá, hogy válaszában a Bizottság ismét arra kötelezte, hogy hozzáférést kérjen bizonyos dokumentumokhoz, amelyekhez már 2009-ben hozzáférést kért.

Az ombudsman értékelése

25. A panasz tárgyának vizsgálata előtt az ombudsman helyénvalónak tartja a panaszos által a Bizottság 2010. április 29-i levelével kapcsolatban tett észrevételek figyelembevételét. Úgy tűnik, hogy ezek az észrevételek mind a lényegre, azaz az így hozott határozat tartalmára, mind pedig arra vonatkoznak, ahogyan a Bizottság bizonyos dokumentumok tekintetében értelmezte a panaszos megerősítő kérelmét. Az ügy érdemét illetően emlékeztetni kell arra, hogy a kért dokumentumokhoz való teljes körű hozzáférés Bizottság általi megtagadásának kérdése a T-36/10. sz. ügy tárgyát képezi. Ez a kérdés tehát nem képezi a jelen vizsgálat részét. Az eljárási szempontokat illetően az ombudsman megjegyzi, hogy 2010. április 29-i határozatában a Bizottság úgy ítélte meg, hogy a megerősítő kérelem bizonyos dokumentumok tekintetében kiterjesztette az eredeti kérelem hatályát. E tekintetben a megerősítő kérelmet a Bizottság véleménye szerint első hozzáférés iránti kérelemnek kellett tekinteni. Meg kell jegyezni, hogy ez az értelmezés a panaszos újabb panaszához vezetett (1577/2010/GG sz. panasz), amellyel kapcsolatban az ombudsman a közelmúltban vizsgálatot indított. A jelen vizsgálatnak tehát nem kell foglalkoznia ezzel a kérdéssel.

26. Ami e panasz tárgyát illeti, az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos által felvetett állítást úgy kell értelmezni, hogy az két szempontra terjed ki. Először is a panaszos azt állítja, hogy a Bizottság hivatali visszásságot követett el, amikor nem kezelte a hozzáférés iránti kérelmét az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül. Másodszor, a panaszos azt állítja, hogy a Bizottság szándékosan figyelmen kívül hagyta ezeket a határidőket.

27. Az első szempontot illetően a Bizottság kifejtette, hogy a panaszos megerősítő kérelmét 2009. október 19-én vették nyilvántartásba, hogy a válaszadásra rendelkezésre álló 15 munkanapos határidő 2009. november 10-én lejárt, és hogy ezt a határidőt további 15 munkanappal, 2009. december 1-jéig meghosszabbította. Az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos nem bizonyította, hogy a Bizottságnak a határidő 2009. december 1-jéig történő meghosszabbítására vonatkozó határozata hivatali visszásságnak minősül.

28. Bevált igazgatási gyakorlat, hogy a nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül kezelik. A jelen ügyben a Bizottság csak 2010. április 29‐én válaszolt a megerősítő kérelemre, vagyis közel öt hónappal a 2009. december 1‐jei meghosszabbított határidő lejárta után. Ez egy nagyon komoly késedelem.

29. A Bizottság által ebben az összefüggésben előadott érvek egyike sem meggyőző.

30. Véleményében a Bizottság rámutatott, hogy sajnálatát fejezi ki amiatt, hogy a megerősítő kérelmet nem tudta az 1049/2001/EK rendeletben előírt 30 munkanapon belül kezelni. Hozzátette azonban, hogy úgy véli, hogy a meghosszabbított határidő indokolt, ha a kérelem nagyszámú dokumentum részletes elemzését követeli meg. Ez arra enged következtetni, hogy a Bizottság abból indul ki, hogy az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott határidőket nem kell betartani a nagyszámú dokumentumhoz való hozzáféréssel kapcsolatos esetekben. Az ombudsman nem tud elfogadni ilyen javaslatot. Az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidők egyértelműen kötelezőek. Ezenkívül az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (2) bekezdése kifejezetten úgy rendelkezik, hogy kivételes esetekben, „például ha a kérelem [...] nagyon nagy számú dokumentumra vonatkozik”, a megerősítő kérelemre adandó válasz határideje további 15 munkanappal meghosszabbítható. Maga az 1049/2001 rendelet tehát egyértelművé teszi, hogy a Bizottság által hivatkozotthoz hasonló helyzetekben csak korlátozott határidő-hosszabbítás lehetséges.

31. A Bizottság hivatkozott továbbá a terjedelmes akta igen részletes elemzésével járó adminisztratív munkára, valamint arra, hogy belső konzultációkat kell folytatni annak érdekében, hogy megindokolja a panaszos megerősítő kérelmére való válaszadáshoz szükséges időt. Amint azonban a panaszos helyesen megjegyezte, a panaszos már korábban is kért hozzáférést a vonatkozó aktához. A Bizottságnak ezért legalább bizonyos mértékig képesnek kellett volna lennie arra, hogy a hozzáférés iránti korábbi kérelem elbírálása során elvégzett előkészítő munkára támaszkodjon. Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság nem adott hiteles magyarázatot arra, hogy ebben az esetben miért nem volt lehetséges a megerősítő kérelem kezelése az 1049/2001/EK rendeletben engedélyezett 30 munkanapos határidőn belül, hanem további közel öt hónapot igényelt.

32. Az ombudsman véleménye szerint azt a tényt, hogy ez a további késedelem túlzott volt, a Bizottság 2009. december 1-jei levelének tartalma is megerősíti, amelyben tájékoztatta a panaszost, hogy némi késedelem várható. Ebben a levélben a Bizottság rámutatott arra, hogy válasza majdnem készen áll, és várhatóan hamarosan elküldhető. Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság tartózkodott attól, hogy véleményében foglalkozzon ezzel a kijelentéssel, annak ellenére, hogy annak az állításnak a megfogalmazása, amellyel kapcsolatban felkérték észrevételei megtételére, egyértelműen utalt rá.

33. A fentiekre tekintettel az ombudsman arra a következtetésre jut, hogy a Bizottság komoly késedelmet szenvedett a panaszos megerősítő kérelmének megválaszolásában, anélkül, hogy meggyőző érveket tudott volna felhozni az eltelt idő igazolására. Ez hivatali visszásságnak minősül.

34. Az ombudsman megjegyzi, hogy 2010. április 29-i levelében a Bizottság elnézést kért a bekövetkezett késedelemért. Az ombudsman véleménye szerint egy ilyen bocsánatkérésnek a polgárok számára történő előterjesztése általában elegendő reakció azokban az esetekben, amikor a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmek kezelése a múltban késedelmet szenvedett. Ilyen esetekben tehát az ombudsman részéről általában nincs szükség további intézkedésre. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a Bizottság véleménye ebben az ügyben nem tartalmaz bocsánatkérést, csupán azt állítja, hogy a Bizottság sajnálja a késedelmet. Ráadásul ezt az állítást azonnal követi az az állítás, hogy a panaszos megerősítő kérelmét a lehető leggyorsabban, valamennyi szóban forgó érdek kellő figyelembevételével kezelték. E nyilatkozatokra tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a 2010. április 29-i levélben szereplő bocsánatkérés nem elegendő az ügyben felmerült hivatali visszásság orvoslásához. Ezért az alábbiakban kritikai észrevételt teszünk ebben az összefüggésben.

35. A panaszos által felhozott állítás második aspektusát illetően az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság tagadta, hogy szándékosan túllépte volna a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti megerősítő kérelmek kezelésére vonatkozó rendes határidőket.

36. Az ombudsman tudomásul veszi, hogy a jelen ügyben bekövetkezett túlzott késedelem arra késztette a panaszost, hogy azt feltételezze, hogy a Bizottság szándékosan járt el. Mivel azonban ez a késedelem egyértelműen hivatali visszásságnak minősül, a panaszos nem nyújtott be konkrét bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy a Bizottság rosszhiszeműen járt volna el. Az ügy ezen aspektusát illetően tehát nem állapítható meg hivatali visszásság.

B. Következtetések

A panasszal kapcsolatos vizsgálata alapján az ombudsman a következő kritikai észrevétellel zárja le a panaszt:

Bevált igazgatási gyakorlat, hogy a nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket az 1049/2001/EK rendeletben előírt határidőkön belül kezelik. A jelen ügyben a Bizottság csak 2010. április 29-én válaszolt a panaszos megerősítő kérelmére, azaz közel öt hónappal a 2009. december 1-jei meghosszabbított határidő lejárta után, anélkül, hogy meggyőző érveket tudott volna felhozni az eltelt idő igazolására. Ez hivatali visszásságnak minősül.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Kelt Strasbourgban, 2010. augusztus 19-én.