A panasz előzményei

1. A panaszt egy bolgár nem kormányzati szervezet (a továbbiakban: panaszos) nevében a projektmenedzser nyújtotta be.

2. 2008-ban a panaszos támogatási megállapodást írt alá a Bizottsággal egy projektre vonatkozóan. A projekt fő célja a vállalati társadalmi felelősségvállalás előmozdítása volt a bulgáriai idegenforgalmi ágazatban.

3. A projekt 15 hónapig tartott. A Bizottság pénzügyi hozzájárulása 83 265,72 EUR volt.

4. 2011-ben, a projekt befejezését követően a Bizottság úgy határozott, hogy utólagos ellenőrzések keretében ellenőrzést végez, és ellenőrzi a fent említett támogatási megállapodás hatálya alá tartozó kiadásokat. A Bizottság külső könyvvizsgálót bízott meg ezzel a feladattal.

5. Az ellenőrzésre 2011 augusztusában került sor a panaszos helyiségeiben. Az ellenőrzést követően a Bizottság úgy határozott, hogy a projektre kifizetett összegből 2 679,30 EUR-t visszafizettet.

6. 2012 júniusában a Bizottság terhelési értesítést bocsátott ki a fenti összegre vonatkozóan.

7. A panaszos vitatta a terhelési értesítést. Megállapította, hogy a külső ellenőr tévesen minősítette át egyik alkalmazottját (nevezetesen a könyvelőjét) alvállalkozónak, és így egyes személyzeti költségeket (nevezetesen 1 983,48 EUR összeget) nem támogathatónak tekintett. A panaszos véleménye szerint a külső ellenőrnek nem volt tudomása „a bulgáriai munkaerőpiac realitásairól”. Valójában Bulgáriában a nem kormányzati szervezetek alkalmazottainak többségét a szokásos munkaszerződések helyett „szolgáltatási szerződések” alapján foglalkoztatják. A panaszos rámutatott, hogy a Bizottságnak a pályázóknak szóló pénzügyi iránymutatásában egyértelműen meg kell határoznia, hogy mit ért "személyzet" alatt. Mindenesetre téves a külső ellenőr azon következtetése, hogy a személyzet azon tagjait, akik nem szerepelnek a bérlistán, automatikusan alvállalkozónak kell minősíteni. A panaszos beleegyezett abba, hogy visszatéríti a Bizottságnak a könyvvizsgáló által nem támogathatónak ítélt (és a panaszos által elfogadott) személyzeti költségeken kívüli egyéb költségekre folyósított összeget.

8. A Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy fenntartja visszafizettetési utasítását.

9. 2012 júliusában, augusztusában és szeptemberében a panaszos és a Bizottság levélváltást folytatott az ügyben.

10. 2012 októberében a panaszos visszafizette a Bizottság által kért teljes összeget, és 2013. január 10-én az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat tárgya

11. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos a következő állításokat és állításokat terjesztette elő:

Állítás:

A Bizottság tévesen döntött úgy, hogy visszatérítteti az általa egy projektre kifizetett 1 983,48 euró kamatokkal növelt összegét.

Követelések:

A Bizottságnak vissza kell térítenie az 1 983,48 euró összeget és a kamatokat, azaz az összeg után fizetett kamatokat és az összeg visszatéríttetése óta felhalmozódott további kamatokat.

A jövőbeli projektrésztvevők érdekében a Bizottságnak pontosan meg kell határoznia, hogy mit kell belefoglalni a „személyzet” fogalmának meghatározásába, és mit kell kizárni abból.

A vizsgálat

12. 2013. január 20-án az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és felkérte a Bizottságot, hogy 2013. május 31-ig nyújtson be véleményt.

13. A Bizottság 2013. július 31-én küldte meg véleményét, amelyet az észrevételek benyújtására való felhívással együtt továbbított a panaszosnak. A panaszos ezt 2013. augusztus 15-én tette meg.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. El nem számolható költségek és kapcsolódó követelések állítólagos helytelen behajtása

Az ombudsman elé terjesztett érvek

14. Állításának alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság a kérelmezőknek szóló pénzügyi iránymutatásában nem határozta meg a „személyzet” fogalmát. Ez félrevezethette volna a Bizottság szerződéses vállalkozóit, és valójában a külső ellenőr általi önkényes értelmezéshez vezetett volna. Ezenkívül a Bizottság nem végezte el a külső ellenőr által végzett ellenőrzésre vonatkozó saját minőség-ellenőrzéseit. Ha a Bizottság "a … egy egyszerű ellenőrzést végzett volna, kiderült volna, hogy [... a panaszos] könyvelője, … nem alvállalkozója, hanem alkalmazottja volt a projektnek". Végezetül a Bizottság nem vette figyelembe a bulgáriai munkaerő-piaci gyakorlatokat.

15. Véleményében a Bizottság először is megjegyezte, hogy számos, az általa társfinanszírozott projektek végrehajtását irányító dokumentumban, például a támogatási megállapodásban [1] és a pályázóknak szóló pénzügyi iránymutatásban [2] meghatározta a „személyzet” fogalmát. A „személyzet” fenti meghatározása figyelembe veszi a különböző tagállamok eltérő és összetett helyzetét.

16. A Bizottság szerint a "személyzet" fogalma megköveteli, hogy a kedvezményezett és a keresethez rendelt, fizetést eredményező személyek között munkaszerződések álljanak fenn. Önmagában az a tény, hogy a kedvezményezett „… társadalombiztosítási összegeket fizetett a könyvelőnek,…” nem eredményezi a panaszos és a könyvelő közötti munkajogi szerződés meglétét, és nem elegendő ahhoz, hogy a könyvelőnek teljesített kifizetéseket fizetésként kezelje. Ezért nem teszi ezeket a kifizetéseket a személyzeti költségek cím alatt támogathatóvá.

17. Mindazonáltal a Bizottság elismerte, hogy „ebben a nagyon konkrét esetben nem volt elég egyértelmű bizonyos személyzeti költségeknek a projekt támogatható közvetlen költségeiként való elutasítása és az azt követő visszafizettetés”. Ezért a Bizottság beleegyezett abba, hogy visszatéríti a panaszosnak a vitatott összeget, azaz 1 983,48 eurót a kamatokkal együtt.

18. Ami a panaszosnak a külső ellenőr által végzett ellenőrzés minőség-ellenőrzésére vonatkozó érvét illeti, a Bizottság bőséges magyarázatot adott a külső ellenőrei által végzett ellenőrzésre és a Bizottság által ezen ellenőrzések nyomán végzett minőség-ellenőrzésekre vonatkozóan. E tekintetben kifejtette, hogy 2012. január 4-én a külső ellenőr az ellenőrzési jelentés tervezetét észrevételezésre vagy jóváhagyásra benyújtotta a Bizottságnak. Az ellenőrzési jelentés tervezetének kézhezvételét követően a Bizottság szolgálatai további minőség-ellenőrzést végeztek, észrevételeket tettek a külső ellenőrnek, valamint belső konzultációkat folytattak az operatív és az ellenőrzési egységek között.

19. Ezt követően a Bizottság 2012 februárjában utasította a külső ellenőrt a kontradiktórius eljárás megindítására, amelynek során a panaszost felkérték, hogy tegye meg észrevételeit az ellenőrzés megállapításainak tervezetével kapcsolatban. A kontradiktórius eljárást az ellenőrzési eljárások teljes körű tiszteletben tartása mellett folytatták le.

20. E tekintetben a külső ellenőr 2012 februárjában észrevételezésre megküldte a panaszosnak az ellenőrzési jelentés tervezetét. A panaszos 2012 februárjában és márciusában nyújtotta be észrevételeit. Ezeket az észrevételeket figyelembe vették a felülvizsgált ellenőrzési tervezetben.

21. A külső ellenőr 2012 márciusában módosított ellenőrzésijelentés-tervezetet nyújtott be a Bizottságnak. A módosított ellenőrzésijelentés-tervezet gondos értékelését követően a Bizottság utasításokat adott a végleges ellenőrzési jelentés kiadására vonatkozóan.

22. A Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos állításával ellentétben szolgálatai ténylegesen elvégezték a szóban forgó ellenőrzésre vonatkozó minőség-ellenőrzést. Ezenkívül a panaszos által a kontradiktórius eljárás során benyújtott észrevételek alapján számos változtatásra került sor az ellenőrzési jelentés tervezetében, ami a végleges ellenőrzési jelentés elfogadásához vezetett.

23. Észrevételeiben a panaszos üdvözölte a Bizottság azon döntését, hogy visszatéríti számára a vitatott összeget. A panaszos véleménye szerint a Bizottság által a támogatási megállapodásban és/vagy a pályázóknak szóló pénzügyi iránymutatásban a „személyzet” meghatározására használt megfogalmazás továbbra sem egyértelmű, és hasonló problémákhoz vezethet egy másik, nem fizetett „személyzettel” és/vagy önfoglalkoztató „személyzettel” rendelkező nem kormányzati szervezet esetében.

Az ombudsman értékelése

24. Az ombudsman üdvözli a Bizottság azon döntését, hogy megtéríti a panaszosnak a projekttel kapcsolatban beszedett személyzeti költségeket, és elismerését fejezi ki a Bizottságnak ezért. Ezért úgy véli, hogy a Bizottság megtette a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy rendezze a panaszosnak a visszafizettetett összeg visszatérítésére vonatkozó követelését.

25. Az ombudsman tudomásul veszi továbbá a panaszosnak a „személyzetnek” az általa társfinanszírozott projektekre vonatkozó bizottsági iránymutatásokban szereplő fogalommeghatározásával kapcsolatos aggályait. Úgy véli, hogy a fogalommeghatározásnak elég általánosnak kell lennie ahhoz, hogy a konkrét helyzetek széles körét lefedje, ugyanakkor pontos és egyértelmű kritériumokat határozzon meg annak alkalmazására vonatkozóan. A „személyzet” bizottsági meghatározása megfelel a fenti előírásoknak.

26. Másrészt az ombudsman ésszerűnek tartja a panaszos azon érvét, hogy a munkaerő-piaci szabályok és gyakorlatok tagállamonként eltérőek, és a Bizottságnak és külső ellenőreinek ezt figyelembe kell venniük a „személyzet” fogalmának az iránymutatásaiban szereplő meghatározása alkalmazásakor és a projekt támogatható személyzeti költségeinek meghatározásakor. Mivel az ombudsman bízik abban, hogy a Bizottság megfelelően fel fogja használni a jelen ügyben szerzett tapasztalatokat annak érdekében, hogy a jövőben elkerülhetők legyenek a projektek kedvezményezettjeit érintő hasonló negatív helyzetek, nem tartja hasznosnak, hogy további észrevételt tegyen az ügyben.

B. Következtetés

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

A Bizottság megtette a szükséges lépéseket, és rendezte az ügyet.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. szeptember 17-én.

[1] a támogatási megállapodás II.14.2. szakasza úgy rendelkezik, hogy „az … jogosult a tevékenységhez rendelt személyzet költségeire, amelyek magukban foglalják a tényleges fizetést, valamint a társadalombiztosítási járulékokat és az … javadalmazásában foglalt, jogszabályban előírt egyéb költségeket”.

[2] A pályázóknak szóló pénzügyi iránymutatások 3. cikke (2) bekezdésének 2. pontja úgy rendelkezik, hogy a személyzet „a … kedvezményezett vagy a tevékenység végrehajtására kijelölt partnerek által alkalmazott állandó vagy ideiglenes …-munkavállaló, amely magában foglalja a társadalombiztosítási járulékokkal és a … javadalmazásában foglalt, jogszabályban előírt egyéb költségekkel növelt tényleges fizetést”.