Strasbourg, 2005. december 9.

Tisztelt J. Úr!

2005. április 14-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság informatikai főigazgatói állás betöltésére irányuló felvételi eljárásával kapcsolatban.

2005. május 4-én továbbítottam a panaszt az Európai Bizottság elnökének. A Bizottság 2005. július 26-án küldte meg véleményét, amelyet - amennyiben úgy kívánja - megküldtem Önnek észrevételezésre való felkéréssel. Úgy tűnik, Öntől nem érkezett észrevétel.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos azt állította, hogy részt vett az „Európai Bizottság informatikai főigazgatói” álláshelyének betöltésére irányuló felvételi eljárásban. 2004 októberében meghívást kapott egy interjúra, és nevét felvették az öt jelöltet tartalmazó szűkített listára.

Egy külső ügynökség által végzett pszichológiai teszteket követően 2004. november elején további interjúkra került sor a Bizottsággal.

A panaszos szerint 2004. december 2-án telefonon tájékoztatták arról, hogy kizárták a felvételi eljárásban való további részvételből. Ezt követően több írásbeli tájékoztatást kért arról, hogy miért nem fogadták el. Mellékelte a Bizottság egyik tisztviselőjének, M. M.-nek 2004. december 6-án, 2005. január 16-án és március 3-án küldött e-mailek másolatait. Ezekben az e-mailekben felvilágosítást kért a kérelme státuszával kapcsolatban.

A panaszos azt állította, hogy a Bizottság (1) nem kezelte megfelelően a kérelmét, és (2) nem válaszolt a kérelemmel kapcsolatos későbbi információkéréseire.

A panaszos azt kérte, hogy tájékoztassák kérelmének kezeléséről és eredményéről.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság összefoglalva a következő észrevételeket tette:

Az Európai Unió 2004-es bővítését követően a Bizottság a következő felsővezetői álláshelyeket tette közzé az új tagállamok polgárai számára: 8 főigazgató és főigazgató-helyettes, valamint 22 igazgató és főtanácsadó. 2005-ben több felsővezetői álláshelyet kellett meghirdetni.

A tíz új tagállam vezető tisztviselőinek felvételi eljárásai a Bizottság szokásos felvételi eljárásait követték:

1. A pályázók pályázatait az Európai Bizottság Személyzeti és Igazgatási Főigazgatósága (DG ADMIN) kapta meg.
2. A felvételi osztályok előválogatási szakaszt hajtottak végre (a támogathatóság ellenőrzése, a kiválasztási kritériumok szerinti ellenőrzés, előválogató interjúk).
3. A Bizottság kinevezési tanácsadó bizottsága (CCA) azt követően tartott interjúkat, hogy a pályázók egy értékelőközpontban pszichológiai teszteken estek át.
4. A biztosi testület az érintett biztossal (biztosokkal) folytatott interjúkat követően nevezte ki a tagokat.

Egy független előadó, aki legalább ugyanolyan besorolási fokozattal rendelkezik és legalább ugyanolyan szintű álláshelyet tölt be, mint a megüresedett álláshely, személyesen felelt a kinevezést követően annak első közzétételétől a Bizottság végleges határozatáig. Az előadó a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság teljes jogú tagjaként vett részt és járt el.

A felvételi eljárás során a kiválasztott pályázók írásbeli meghívást kaptak a főigazgatósági szintű előválogató interjúkra, az értékelőközpontokban végzett pszichológiai tesztekre, valamint a kinevezési tanácsadó bizottsággal folytatott interjúkra. Azok a pályázók, akiknek a pályázata nem felelt meg a pályázati feltételeknek, vagy nem felelt meg a kiválasztási kritériumoknak megfelelő készségmixnek (és ezért nem hívták meg őket az előválogató interjúkra), levelet kaptak, amelyben tájékoztatták őket pályázatuk állásáról. A kinevezési tanácsadó bizottság által megkérdezett valamennyi pályázót telefonon tájékoztatták az eredményről, általában ugyanazon a napon vagy a következő napon. Miután a testület meghozta a kinevezésről szóló határozatot, valamennyi pályázót írásban tájékoztatták a felvételi eljárás lezárásáról. A panaszos a COM/070/04. sz. álláspályázatra jelentkezett: Az Informatikai Főigazgatóság főigazgatója, közzétéve 2004. május 14-én, amelyre 134 pályázat érkezett be. 2005. március 2-án a Bizottság úgy határozott, hogy az eljárást anélkül zárja le, hogy bárkit is kinevezne az álláshelyre.

Az itt érintett álláshelyre a panaszost 2004 októberében előválogató interjúra hívták be. 2004 novemberében részt vett az értékelőközpont ülésein, és a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság interjút készített vele. Közvetlenül azt követően, hogy a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság – a szokásos gyakorlattal és az elnöknek az ülés során tett szóbeli észrevételeivel összhangban – telefonon tájékoztatta a panaszost arról, hogy a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság úgy határozott, hogy nem választja ki őt a biztosokkal folytatandó interjúra. Miután a biztosok meghallgatták az előválogatott jelölteket, a Bizottság végül úgy döntött, hogy nem nevez ki senkit, és lezárja az eljárást.

Úgy tűnt, hogy a panaszos több alkalommal is megpróbált kapcsolatba lépni a kinevezésre jogosult hatóság akkori állandó előadójával, MM asszonnyal. Az eljárás során a panaszos kapcsolatba lépett az előválogató bizottság titkárával, D. úrral és munkatársával, M. asszonnyal az utazási költségek megtérítésével kapcsolatos kérdésekben. D. a panaszoshoz intézett 2004. szeptember 13-i levelében egy másik kapcsolattartó személyhez fordult, és megadta a telefonszámát és az e-mail címét. A Bizottságnak a panaszoshoz intézett 2004. november 8-i levele, amelyben meghívta a panaszost a kinevezési tanácsadó bizottsággal folytatott interjúra, U. asszonyt további kapcsolattartó személyként említette, és megadta e személy telefon- és faxszámát, valamint e-mail címét.

A Bizottság még nem tájékoztatta az összes pályázót a biztosi testület azon döntéséről, hogy lezárja az eljárást, mivel a Bizottság szándéka az volt, hogy tájékoztassa a pályázókat a biztosi testületnek a megüresedett álláshely újbóli meghirdetésére vonatkozó esetleges döntéséről. Tekintettel azonban arra, hogy az álláshely jövőjére vonatkozó döntést valószínűleg 2005 későbbi időpontjára halasztják, minden pályázót tájékoztatnak az eljárás lezárásáról.

A panaszos ebben az ügyben tett állításait illetően a Bizottságnak nem volt arra utaló jele, hogy a panaszos által benyújtott kérelmet nem a meglévő szabályoknak és eljárásoknak megfelelően kezelték volna. Amint azt a központi illetékes hatóság elnöke az interjú során bejelentette, a központi illetékes hatósággal folytatott interjút követően haladéktalanul telefonon keresztül szóbeli visszajelzést adtak a panaszosnak.

A panaszos azon állítását illetően, hogy a Bizottság nem válaszolt információkéréseire, meg kell jegyezni, hogy a panaszos egyetlen e-mailje sem érkezett MM. asszonyhoz, mivel a panaszos sajnálatos módon helytelen e-mail címet használt.

Míg MM. asszony a visszajelzés lehetséges forrása lett volna, a panaszost az értékelőközpontban töltött ideje alatt arról is tájékoztatták, hogy a külső humánerőforrás-tanácsadók visszajelzést kaphatnak a teljesítményéről az értékelés során. Úgy tűnik, hogy a panasz nem kért ilyen visszajelzést.

Következésképpen a Bizottság biztosította a panaszost arról, hogy kérelmét a szokásos eljárásoknak megfelelően kezelték. Telefonon tájékoztatták ugyanis arról, hogy a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság úgy határozott, hogy nem választja ki őt a biztosokkal folytatandó interjúkra. Ezenkívül a Bizottság nem mulasztotta el megválaszolni a panaszos e-mailjeit, mivel a címzett, MM. asszony soha nem kapta meg ezeket az e-maileket.

A Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszos telefonon nem folytatta MM. asszonyhoz intézett kérdését, és nem vette fel a kapcsolatot a Bizottság azon tisztviselőinek egyikével sem, akikkel korábban kapcsolatban állt, sem azokkal a tisztviselőkkel, akiknek az elérhetőségét közölték vele.

A Bizottság azonban tisztában volt azzal, hogy a záróleveleknek a pályázók részére történő megküldése késedelmes volt, és megerősítette, hogy e leveleket haladéktalanul meg fogják küldeni.

A panaszos észrevételei

A Bizottság véleményét továbbították a panaszosnak, akitől az ombudsman nem kapott észrevételeket.

A HATÁROZAT

1 Állítólagos hiba az alkalmazás megfelelő kezelésében

1.1 A panaszos részt vett az "Európai Bizottság informatikai főigazgatói" állásának betöltésére irányuló felvételi eljárásban. 2004 októberében meghívást kapott egy interjúra, és nevét felvették az öt jelöltet tartalmazó szűkített listára. Egy külső ügynökség által végzett pszichológiai teszteket követően 2004. november elején további interjúkra került sor a Bizottsággal. 2004. december 2-án a panaszost telefonon tájékoztatták arról, hogy kizárták a felvételi eljárásban való további részvételből. Ezt követően több írásbeli tájékoztatást kért arról, hogy miért nem fogadták el. Mellékelte a Bizottság egyik tisztviselőjének, M. M.-nek 2004. december 6-án, 2005. január 16-án és március 3-án küldött e-mailek másolatait. Ezekben az e-mailekben felvilágosítást kért a kérelme státuszával kapcsolatban. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem kezelte megfelelően a kérelmét.

1.2 Véleményében az Európai Bizottság részletesen kifejtette a panaszos által kérelmezett álláshelyre alkalmazott eljárásokat. Kijelentette, hogy a panaszost 2004 októberében meghívták egy előválogató interjúra. 2004 novemberében egy értékelőközpontban részt vett a pszichológiai teszteken, és a kinevezési tanácsadó bizottság (CCA) interjút készített vele. Közvetlenül a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottsággal folytatott interjút követően, valamint a szokásos gyakorlattal és az elnöknek az ülés során tett szóbeli jelzéseivel összhangban telefonon tájékoztatták arról, hogy a kinevezésekkel foglalkozó tanácsadó bizottság úgy határozott, hogy nem választja ki őt a biztosokkal folytatandó interjúkra. Miután a biztosok meghallgatták az előválogatott jelölteket, a Bizottság végül úgy döntött, hogy nem nevez ki senkit, és lezárja az eljárást. A Bizottság véleményében arra a következtetésre jutott, hogy nincs jele annak, hogy a panaszos által benyújtott kérelmet nem a hatályos szabályoknak és eljárásoknak megfelelően kezelték volna.

1.3 Az Ombudsman nem kapott észrevételt a panaszostól a Bizottság véleményével kapcsolatban.

1.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság széles mérlegelési jogkörrel rendelkezett a panaszos képesítéseinek értékelése során . Az ombudsman felülvizsgálata ebben az összefüggésben tehát arra korlátozódik, hogy a Bizottság értékelése nem tartalmaz-e nyilvánvaló értékelési hibát (1). A jelen ügyben a panaszos nem hivatkozott a kérelme értékelése során elkövetett nyilvánvaló hibákra, és azokat nem is bizonyította. Az ombudsman ezért nem talál hivatali visszásságot a kérelem Bizottság általi érdemi értékelését illetően.

1.5 A panaszos kérelmének kezelésére vonatkozó eljárást illetően úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság 2004. december 2-án telefonon tájékoztatta a panaszost arról, hogy kizárták a felvételi eljárásban való további részvételből. Úgy tűnik továbbá, hogy a panasz benyújtásának időpontjában, azaz 2005. április 14-én a panaszos nem kapott írásbeli megerősítést a felvételi eljárásból való kizárásáról. A Bizottság véleményéből kiderül továbbá, hogy a panaszosnak e vélemény időpontjában, azaz 2005. július 27-én nem küldtek ilyen írásbeli megerősítést.

1.6 A helyes hivatali magatartás európai kódexében foglalt megfelelő ügyintézés elvének megfelelően az egyes személyek jogait vagy érdekeit érintő határozatokat a határozat meghozatalát követően haladéktalanul írásban közölni kell az érintett személlyel vagy személyekkel (2). E követelmény elsődleges célja annak biztosítása, hogy az érintett személy hivatalosan tudomást szerezzen a meghozott határozatról, és bizonyítékot kapjon annak létezéséről és teljes tartalmáról. Ezért főszabály szerint az egyén jogait vagy érdekeit érintő határozatokat indokolatlan késedelem nélkül írásban közölni kell az érintett személlyel, még akkor is, ha a határozat tartalmát egy illetékes tisztviselő szóban közölte vele.

1.7 A jelen ügyben a panaszost 2004. december 2-án telefonon tájékoztatták arról, hogy kizárták a szóban forgó felvételi eljárásból. Sem az ombudsmanhoz benyújtott panaszának időpontjában, sem a Bizottság panaszra vonatkozó véleményének időpontjában (2005. július 27.) nem közöltek ilyen írásbeli határozatot a panaszossal. A Bizottság véleményében nem indokolta ezt a mulasztást.

1.8 A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy az, hogy az Európai Bizottság nem tájékoztatta írásban a panaszost a felvételi eljárásból való kizárásáról szóló határozatról, hivatali visszásságnak minősül.

2 Az információkérések megválaszolásának elmulasztása

2.1 A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem válaszolt a kérelemmel kapcsolatos információkéréseire.

2.2 Véleményében az Európai Bizottság kifejtette, hogy a panaszos egyik e-mailje sem jutott el az érintett tisztviselőhöz, mivel a panaszos sajnálatos módon helytelen e-mail címet használt.

2.3 Amint fentebb megjegyeztük, az ombudsmanhoz nem érkezett észrevétel a panaszostól.

2.4 Tekintettel az Európai Bizottság magyarázatára, miszerint nem kapta meg a panaszos e-mailjeit, mivel a panaszos helytelen e-mail címet használt, és mivel a panaszos ezt nem vitatta, az Ombudsman megállapítja, hogy a jelek szerint a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot.

3 Tájékoztatás kérése a kérelem kezeléséről és eredményéről

3.1 A panaszos azt kérte, hogy tájékoztassák kérelmének kezeléséről és eredményéről.

3.2 Véleményében az Európai Bizottság tájékoztatást adott a panaszos kérelmének kezeléséről és eredményéről. Kijelentette továbbá, hogy zárólevelet készül küldeni valamennyi kérelmezőnek, köztük a panaszosnak is.

3.3 Mint fentebb megjegyeztük, az ombudsmanhoz nem érkezett észrevétel a panaszostól.

3.4 Az Európai Bizottság által a véleményében adott magyarázatok és információk, valamint azon kijelentése fényében, hogy zárólevelet készül küldeni valamennyi kérelmezőnek (amit az ombudsman bízik abban, hogy az Európai Bizottság megtette), úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság megfelelően kezelte a panaszos állítását.

4 Következtetések

Az ombudsmannak a panaszos első állításával kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni:

A helyes hivatali magatartás európai kódexében foglalt megfelelő ügyintézés elvének megfelelően az egyes személyek jogait vagy érdekeit érintő határozatokat a határozat meghozatalát követően haladéktalanul írásban közölni kell az érintett személlyel vagy személyekkel (3). E követelmény elsődleges célja annak biztosítása, hogy az érintett személy hivatalosan tudomást szerezzen a meghozott határozatról, és bizonyítékot kapjon annak létezéséről és teljes tartalmáról. Ezért főszabály szerint az egyén jogait vagy érdekeit érintő határozatokat indokolatlan késedelem nélkül írásban közölni kell az érintett személlyel, még akkor is, ha a határozat tartalmát egy illetékes tisztviselő szóban ismertette vele.

A jelen ügyben a panaszost 2004. december 2-án telefonon tájékoztatták arról, hogy kizárták a szóban forgó felvételi eljárásból. Sem az ombudsmanhoz benyújtott panaszának időpontjában, sem a Bizottság panaszra vonatkozó véleményének időpontjában (2005. július 27.) nem közöltek ilyen írásbeli határozatot a panaszossal. A Bizottság véleményében nem indokolta ezt a mulasztást.

A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy hivatali visszásságnak minősül, hogy a Bizottság nem tájékoztatta írásban a panaszost a felvételi eljárásból való kizárásáról szóló határozatról.

Tekintettel arra, hogy az ügy ezen aspektusa múltbeli konkrét eseményekkel kapcsolatos eljárásokra vonatkozik, és tekintettel a fenti 3. pontban tett észrevételekre, nem helyénvaló az ügy békés rendezésére törekedni. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

A panaszos második állítását illetően az ombudsman nem állapított meg hivatali visszásságot.

Ami a panaszos állítását illeti, az ombudsman úgy véli, hogy azt a Bizottság megfelelően kezelte.

Erről a döntésről az Európai Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Vö. az ombudsman 446/2001/(BB)MF panaszról szóló határozatával (1.11. pont) . A közösségi bíróságok felülvizsgálatát illetően lásd az 589/93. sz., Susan Ryan-Sheridan kontra Európai Alapítvány az Élet- és Munkakörülmények Javításáért ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 1996., IA-27. o.) 75. pontját.

(2) A helyes közigazgatási gyakorlat európai kódexének 20. cikke (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm): „A tisztviselő gondoskodik arról, hogy az egyes személyek jogait vagy érdekeit érintő határozatokról a határozat meghozatalát követően haladéktalanul írásban értesítsék az érintett személyt vagy személyeket.”

(3) A helyes közigazgatási gyakorlat európai kódexének 20. cikke (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm): „A tisztviselő gondoskodik arról, hogy az egyes személyek jogait vagy érdekeit érintő határozatokról a határozat meghozatalát követően haladéktalanul írásban értesítsék az érintett személyt vagy személyeket.”