Strasbourg, 2003. december 12.

Tisztelt C. Úr!

2003. április 24-én az európai ombudsmanhoz panasz érkezett az Európai Parlament ellen, amelyet Ön nyújtott be a Surrey Fordítóiroda (a továbbiakban: STB) nevében. A panasz a tagjelölt országok nyelveire történő fordításra vonatkozó ajánlati felhívásra vonatkozott (hivatkozás: CS/ET/HU/LT/LV/MT/ PL/SK/SL/2003/EU).

2003. június 2‐án továbbítottam a panaszt a Parlament elnökének. A Parlament 2003. szeptember 26-án nyilvánított véleményt. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2003. október 23-án küldött meg.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

Az ombudsmanhoz egy másik panasz is érkezett Öntől, amely hasonló kérdésekkel kapcsolatban az Európai Bizottság ellen irányult. A Bizottság elleni panaszt 949/2003/IJH hivatkozási számon vették nyilvántartásba, és arról külön határoznak.

A PANASZ

2003 áprilisában egy STB nevű vállalat nevében panaszt nyújtottak be az ombudsmanhoz a tagjelölt országok nyelveire történő fordításra vonatkozó ajánlati felhívással kapcsolatban.

A panaszos szerint a releváns tények összefoglalva a következők:

A Bizottság, amellyel az STB már keretszerződéssel rendelkezett, 2003. április 15‐én e‐mailben felhívta az STB‐t a szóban forgó közbeszerzési eljárásban való részvételre. A panaszos a Bizottság e-mailjének eredményeként szerzett tudomást az ajánlati felhívásról. Az ajánlati felhívást azonban már korábban közzétették. Az ajánlatok benyújtásának határideje 2003. április 30. volt.

A panaszos a kiírási feltételek szövegét zavarosnak találta, különösen a fordítók képesítésének megkövetelt igazolása és a hiteles másolatokra való hivatkozás tekintetében. A kiírási feltételek 2.2.3.2. pontja kimondja, hogy „meg kell jegyezni, hogy az ezen ajánlati felhívás alkalmazásában elfogadhatónak tekintett fordítói képesítések minimális szintje az egyetemi szintű tanulmányok bármely tudományágban történő sikeres elvégzése. Az ajánlat benyújtásakor igazolni kell ezt a képesítési szintet (az oklevél/bizonyítvány hitelesített másolata).”

Az ügy tisztázása érdekében a panaszos felkereste az Európai Parlament által biztosított speciális GYIK-honlapot (1). Ez a honlap további információkkal szolgált a hiteles másolatokról, például arról, hogy „egy eredeti ajánlatot kell benyújtani, beleértve az eredeti vagy hiteles másolatokat is”, hogy „csak az igazoló dokumentumok eredeti példányait vagy hiteles másolatait fogadják el”, és hogy „hitelesített másolat = annak igazolása, hogy ez az eredeti hiteles másolata egy megfelelő hatóság, pl. kibocsátó hatóság, közjegyző stb. által. Az ajánlattevő jogi képviselőjének igazolása /.../ nem fogadható el”.

A Bizottság késedelmes bejelentése miatt nem állt rendelkezésre elegendő idő az STB ajánlatának befejezéséhez. A panaszos ezért 2003. április 22-én e-mailt küldött az Európai Parlamentben dolgozó kijelölt személynek, amelyben azt kérdezte, hogy elfogadják-e a hitelesített dokumentumok faxon vagy PDF-formátumban kinyomtatott példányait, vagy hogy szükség van-e az eredeti igazolásra. E kérdés oka az volt, hogy a panaszos az STB szabadúszó fordítóitól faxon megkapta az oklevelek hiteles másolatát. A Parlament válasza csak annyit tartalmazott, hogy „az ajánlatokat nem lehet faxon benyújtani”. A panaszos ezért 2003. április 23-án újabb e-mailt küldött a Parlamentnek, amelyben tisztázta kérdését, és rámutatott, hogy nem egyértelmű, hogy magának a tanúsítványnak az eredetiben kell-e szerepelnie, vagy elegendő-e a tanúsítvány másolata. A panaszos ugyanazon a napon kapott választ, amely szerint „a hiteles másolat másolata fogalmilag nem hiteles másolat, és nem fogadható el”.

A panaszos megállapította, hogy a „hitelesített másolat” kifejezés ilyen értelmezése reálisan nem csak az STB-t, hanem más, Belgiumon kívüli ügynökségeket is kizárna a közbeszerzési eljárásban való részvételből. Ennek oka az volt, hogy az ajánlati felhívás 2003. április 15-i bejelentésétől a benyújtási határidőig eltelt idő nem volt elegendő a szükséges hiteles másolatok beszerzéséhez. A panaszos továbbá arra az álláspontra helyezkedett, hogy a Parlament értelmezését nem támasztja alá az eredeti kiírási feltételek megfogalmazása, hanem azok értelmezésével való visszaélésnek minősül. A panaszos ezeket az álláspontokat egy másik, szintén 2003. április 23-án a Parlamentnek küldött e-mailben fejtette ki. A panaszos nem kapott választ erre az e-mailre. Amikor telefonon megpróbálta felvenni a kapcsolatot az illetékes parlamenti osztállyal, azt mondták neki, hogy nem fogadnak el további kérdéseket, és hogy közzétették a GYIK-honlap végleges frissítését. Eredeti kérdését azonban nem említették a GYIK-honlap e végleges változatában, és a weboldal nem tisztázta az „eredeti tanúsítvány” követelményét sem. A panaszos véleménye szerint a Parlament súlyosan megsértette a kiírási feltételeket azáltal, hogy kérdését és válaszát nem tette közzé a GYIK-honlapon.

A panaszos lényegében azt állítja, hogy az Európai Parlament:

i. tévesen értelmezte a "hitelesített másolat" kifejezést az ajánlattételhez szükséges dokumentációban; és

ii. nem tette közzé a honlapján a kérdését és a válaszát.

A panaszos panaszához csatolta az üggyel kapcsolatban a Parlamenttel folytatott e-mail levelezésének másolatát. E levelezésből kitűnik, hogy az érintett ajánlati felhívást 2003. március 19-én tették közzé az Európai Közösségek Hivatalos Lapjának S sorozatában. Úgy tűnik továbbá, hogy nem a Bizottság küldte el azt az e-mailt, amelyen keresztül a panaszos tudomást szerzett az érintett ajánlati felhívásról, hanem a Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottsága Közös Fordítószolgálata.

A VIZSGÁLAT

Az Európai Parlament véleménye

A Parlament véleménye összefoglalva a következő volt:

Ami az i. állítást és a „hitelesített másolat” kifejezés értelmezését illeti, a kiírási feltételek világosak és egyértelműek voltak. A sikeres egyetemi tanulmányokat igazoló eredeti oklevelek vagy azok hiteles másolatainak megkövetelése valóban bevett gyakorlat a közbeszerzési eljárásokban, és mint ilyen, nincs szükség további pontosításra. Kérésre a Parlament mindazonáltal tovább pontosította a kifejezést a GYIK-honlapon. A Parlament azt is megjegyzi, hogy miután a panaszos benyújtotta panaszát az ombudsmanhoz, írásban elismerte, hogy „a hiteles másolat értelmezése valószínűleg szigorúan helyes”.

Ami a ii. állítást illeti, a 2003. április 23-án éjfélig beérkezett valamennyi elfogadható tisztázási kérelemre közvetlenül válaszoltak, és mind a kérdéseket, mind a válaszaikat közzétették a GYIK honlapján. A Parlament 2003. április 24-én véglegesítette ezt a honlapot. Amikor több ajánlattevő ugyanazt a kérdést tette fel, a Parlament mindegyiküknek azonos választ adott, és a kérdést és annak válaszát csak egyszer tette közzé a honlapon. A panaszos kérdései szigorúan véve nem voltak elfogadhatók, mivel az ajánlattételhez szükséges dokumentáció megfogalmazása egyértelmű volt, és azt a GYIK-honlapon már 2003. április 23. előtt közzétett pontosítások is megerősítették. A felelős személy mindazonáltal válaszolt a panaszosnak, hogy figyelmét a honlap kiadványaira irányítsa. A Parlament ezért úgy véli, hogy a panaszos elfogadható kérdéseire adott válaszokat valóban minden lehetséges ajánlattevő megkapta a GYIK honlapján 2003. április 24-én közzétett, elfogadható felvilágosításkérésekre adott válaszokon keresztül.

A panaszos észrevételei

A panaszos észrevételeinek összefoglalása a következő pontokat tartalmazza:

A Parlament nem kezelte teljes mértékben az angol „certified copy” kifejezéssel kapcsolatban felmerült zavart. Ez a kifejezés azt jelentette-e, hogy elegendő volt az oklevél hiteles jelöléssel ellátott másolata, vagy megkövetelte, hogy az oklevél másolatát az igazoló hatóság eredeti hiteles jelöléssel együtt nyújtsák be? Ez a kérdés döntő fontosságú volt a 2003. április 15-i bejelentés óta eltelt idő szűkössége miatt. A különböző intézmények által a fordítói oklevelek eredeti példányára vagy hiteles másolatára vonatkozó követelmény tekintetében alkalmazott különböző gyakorlatokkal kapcsolatban is zavar merült fel. A Parlamentnek lehetővé kellett volna tennie, hogy sürgősen tisztázzák ezt a kérdést.

A HATÁROZAT

1 Előzetes megjegyzések

1.1 Az Európai Parlament véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos azt állítja, hogy a fordítói oklevelek eredeti példányaira vagy hiteles másolataira vonatkozó követelmény tekintetében az intézmények eltérő gyakorlatai zavart okoznak.

1.2 Mivel ez az új állítás nem része az eredeti panasznak, az ombudsman nem foglalkozik vele a jelen vizsgálat keretében. A panaszos azonban fontolóra veheti új panasz benyújtását az ombudsmanhoz, amennyiben úgy kívánja, megjelölve az érintett intézményeket, és bizonyítékot szolgáltatva, amelyre a vizsgálat alapulhat.

2 A "hitelesített másolat" kifejezés állítólagos téves értelmezéséről

2.1 A panasz a tagjelölt országok nyelveire történő fordításra vonatkozó ajánlati felhívásra vonatkozik. A panaszos azt állítja, hogy az Európai Parlament tévesen értelmezte a kiírási feltételekben szereplő „hitelesített másolat” kifejezést úgy, hogy a tanúsított védjegynek eredetinek kell lennie.

2.2 Az Európai Parlament azzal érvel, hogy az ajánlattételhez szükséges dokumentáció egyértelmű volt a "hitelesített másolat" fogalmának értelmezését illetően, és hogy a sikeres egyetemi tanulmányokat igazoló eredeti oklevelek vagy azok hiteles másolatainak megkövetelése bevett gyakorlat a közbeszerzési eljárásokban. Ezenkívül a kifejezést a GYIK honlapján is pontosították.

2.3 Az ombudsman úgy véli, hogy a "hiteles másolat" kifejezés Parlament általi értelmezése, mint "annak igazolása, hogy ez az eredetinek egy megfelelő hatóság által készített valódi másolata", és hogy "a hiteles másolat másolata természeténél fogva nem hiteles másolat", a kifejezés szokásos értelmezése. Az ombudsman ezért nem állapít meg hivatali visszásságot a Parlament részéről a panasz e vonatkozását illetően.

3 A kérdés és a válasz közzétételének állítólagos elmulasztása a Parlament részéről

3.1 A panaszos azt állítja, hogy az Európai Parlament nem tette közzé a GYIK-honlapon a "hitelesített másolat" kifejezés értelmezésére vonatkozó kérdését és az arra adott választ, amelyet 2003. április 23-án e-mailben megküldtek neki. A panaszos szerint ez a mulasztás a kiírási feltételek súlyos megsértésének minősül.

3.2 Az Európai Parlament azzal érvel, hogy a panaszos kérdése szigorúan véve nem volt elfogadható, mivel az ajánlattételhez szükséges dokumentáció megfogalmazása egyértelmű volt, és azt a GYIK-honlapon 2003. április 23. előtt közzétett pontosítások is megerősítették. A Parlament mindazonáltal azt válaszolta a panaszosnak, hogy hívja fel figyelmét a honlap kiadványaira. A panaszos elfogadható kérdéseire adott válaszokat így valamennyi potenciális ajánlattevő megkapta az elfogadható felvilágosításkérésekre adott válaszokban, amelyeket 2003. április 24-én tettek közzé a GYIK honlapján.

3.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy az ajánlattevők kérdéseinek és válaszainak a GYIK-honlapon való közzétételének indoka az, hogy valamennyi ajánlattevő számára azonos információkat biztosítsanak a közbeszerzési eljárásról, és ezáltal biztosítsák az egyenlő bánásmódot. Az ombudsman úgy véli, hogy a Parlament által a panaszosnak küldött e-mailben megadott információk már rendelkezésre álltak a kiírási feltételekben és a GYIK-honlapon, kellően egyértelműen ahhoz, hogy valamennyi ajánlattevőt egyformán tájékoztassák. Az ombudsman ezért nem állapít meg hivatali visszásságot a Parlament részéről a panasz e vonatkozását illetően.

4 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy az Európai Parlament nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a döntésről az Európai Parlament elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ez egy olyan weboldal, amely válaszokat ad a gyakran feltett kérdésekre.