Strasbourg, 2003. december 3.

Tisztelt G. Asszony és P. Úr!

2002. október 24-én Ön a Társadalomtudományok Összehasonlító Kutatásának Interdiszciplináris Központja (ICCR) nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz. Az Európai Bizottság és a Számvevőszék elleni panasz 2002. november 7-én érkezett be. A panasz az ötödik keretprogram keretében az 1999-TN.10869 sz. „TRANS-TALK” tematikus hálózati szerződésre vonatkozó 80 671,61 EUR összegű fennmaradó zárókifizetésre, valamint a Számvevőszék által végzett ellenőrzésre vonatkozik.

Tájékoztatom, hogy Jacob Söderman úr, akivel korábban már levelezett panaszával kapcsolatban, nyugdíjba vonult, és hogy 2003. április 1-jétől én vagyok az európai ombudsman utódja.

2002. december 31-én az ombudsman továbbította a panaszt az Európai Bizottság elnökének és a Számvevőszék elnökének. A Számvevőszék 2003. április 7-én küldte meg véleményét, amelyet az Ön által 2003. május 27-én megküldött észrevételezési felhívással együtt továbbítottam Önnek. A Bizottság 2003. május 27-én küldte meg véleményét, amelyet az Ön által 2003. szeptember 22-én megküldött észrevételezési felhívással együtt továbbítottak Önnek. 2003. október 14-én és november 5-én az európai ombudsman titkársága telefonon felvette Önnel a kapcsolatot észrevételeivel kapcsolatban.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

Az Európai Bizottság és a Társadalomtudományok Összehasonlító Kutatásának Interdiszciplináris Központja (a továbbiakban: (a továbbiakban: ICCR) mint a fővállalkozók egyike 1999. december 22-én szerződést írt alá. A szerződést az ötödik keretprogram keretében 1999-TN.10869 számú tematikus hálózati szerződésnek (TRANS-TALK) nevezték el. Ez a szerződés 18 hónapra szólt, 2000 januárjától 2001. június végéig. A projekt teljes becsült költsége 601 015 EUR volt, és az első előleget 180 305 EUR-ban rögzítették, amelyet az öt fővállalkozó között osztottak szét. Az ICCR rendszeres, hat hónapos időközönként nyújtott be költségelszámolásokat.

2001. október 31-én az ICCR-t értesítették arról, hogy a Számvevőszék elvégzi a projekt ellenőrzését. Az ellenőrzésre 2002. január 16–18-án került sor. A panaszosok szerint a könyvvizsgálók kijelentették, hogy jelentésüket 2002. január végéig benyújtják a Bizottságnak.

Az ICCR 2001 augusztusában nyújtotta be a Bizottságnak a végleges költségkimutatást. 2001. december 11-én a Bizottság Energiaügyi és Közlekedési Főigazgatósága jóváhagyta azt. Mivel az ICCR nem hallott a Bizottságtól, a projektkoordinátor 2002. február 26-án e-mailben felvette a kapcsolatot a Bizottság pénzügyi tisztviselőjével, hogy érdeklődjön a végső kifizetés állásáról. 2002. február 28-án e-mailben értesítették arról, hogy az utolsó részlet kifizetésére a Számvevőszék jelentésének kézhezvétele előtt nem kerülhet sor.

2002. június 13-án a Bizottság pénzügyi tisztviselője e-mailben továbbította a könyvvizsgálók jelentését, és pontosításokat kért. A könyvvizsgálói jelentés 2002. április 15-én kelt. Az ICCR 2002. június 14-én e-mailben megküldte a Bizottságnak a kért információkat. 2002. július 8-án az ICCR saját kezdeményezésére teljes körű véleményt küldött a Bizottság pénzügyi tisztviselőjének a Számvevőszék jelentéséről.

A Bizottságnak címzett, 2002. július 12-i levelében az ICCR hivatalos felvilágosítást kért a szerződés utolsó részletének állapotáról. A Bizottság 2002 augusztusában keltezés nélküli választ küldött, amelyben jelezte, hogy a kifizetést a szerződés II. mellékletének 3.2. cikke alapján felfüggeszti. 2002. augusztus 29-én az ICCR arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy nem tudja elfogadni a 3. cikk (2) bekezdését az utolsó részlet kifizetése felfüggesztésének indokaként. A panaszosok szerint a Bizottság nem válaszolt erre a levélre.

2002. október 24-én a panaszosok az ICCR nevében panaszt nyújtottak be az ombudsmanhoz az Európai Bizottság és a Számvevőszék ellen. A panasz az 1999-TN.10869 sz. „TRANS-TALK” tematikus hálózati szerződés 80 671,61 EUR összegű fennmaradó zárókifizetésére és a Számvevőszék által végzett ellenőrzésre vonatkozik.

Az Európai Bizottságot illetően a panaszosok a következő állításokat tették:

1) az ellenőrzés és a végső kifizetés állapotára vonatkozó információk hiánya; és

2) A fennmaradó 80 671,61 EUR összegű végső kifizetés ki nem fizetése.

A panaszosok kérik az utolsó részlet kamatokkal együtt történő rendezését, valamint az Európai Bizottság hivatalos álláspontját a Számvevőszék által végzett ellenőrzésről és a két intézmény által követett eljárásokról.

Ami a Számvevőszéket illeti, a panaszosok azt állítják, hogy a jelentés hamis következtetéseket vont le, figyelmen kívül hagyta a Központ észrevételeit, és indokolatlan késedelmet szenvedett a jelentés Bizottsághoz való benyújtása.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság a következőket állapította meg:

Az ötödik keretprogram közvetett KTF-tevékenységeinek irányításával összefüggésben a Számvevőszék a bécsi ICCR-ben ellenőrizte az 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” tematikus hálózati szerződést. A könyvvizsgálói jelentés olyan összetett és komoly kérdéseket vetett fel, amelyeket a Bizottság pénzügyi szolgálatainak alaposan meg kellett vizsgálniuk.

A Számvevőszék arra a következtetésre jutott, hogy egyes elszámolt költségek nem voltak támogathatók, és azokat nem támasztották alá bizonyítékokkal. Ez különösen a következőket foglalta magában: a költségelszámolások kedvezményezett általi túlszámlázása; a kedvezményezett nem tartja be a költségvetési ráták felhasználására vonatkozó szerződést; állandó alkalmazottként bejelentett alvállalkozó tanácsadó.

A Számvevőszék jelentése alapján a Bizottság úgy határozott, hogy a kedvezményezett által benyújtott kiegészítő dokumentumok végső vizsgálatáig felfüggeszti a kedvezményezettnek történő kifizetéseket.

2002. február 28-án a Bizottság tájékoztatta az ICCR-t az utolsó kifizetéssel kapcsolatos helyzetről és annak ezen ellenőrzés keretében történő vizsgálatáról. Az ICCR-rel folytatott tárgyalások 2002 nyarán kezdődtek. Időközben a Bizottság és a Számvevőszék közötti megbeszélések 2002 őszén lezárultak. E kiegészítő vizsgálatok során a Bizottság 2002 augusztusában megerősítette az ICCR-nek, hogy minden kifizetést felfüggesztett. A Bizottság 2002. december 5-én kelt levelében további információkat kért. Az ICCR 2003. január 24-i válasza beérkezett, és a Bizottság tájékoztatta az ICCR-t, hogy e válasz vizsgálata folyamatban van az utolsó kifizetés korai rendezése céljából.

2003. május 13-án a Bizottság tájékoztatta az ICCR-t az 50 821 EUR összegű utolsó kifizetésről. 03 készült el. A Bizottság szerint a 29 799,63 EUR összeget nem lehetett figyelembe venni, mivel ez előzetes engedélyezést igénylő költségkategóriák közötti átcsoportosítással járna.

A panaszosok észrevételei a Bizottság véleményével kapcsolatban

A panaszosok összefoglalva a következő megállapításokat tették:

Ez az ügy általános kérdéseket vet fel a közösségi intézményeknek az ismételt információkérésekre való késedelmes válaszadásával és a folyamat hosszával kapcsolatban. A panaszosok szerint az átláthatóság elve megköveteli, hogy ezekkel az általános kérdésekkel foglalkozzanak.

A panaszosoknak a Bizottsághoz intézett 2003. május 27-i válaszát követően a Bizottság kifizette a fennmaradó 20 447,79 EUR összeget.

A Számvevőszék véleménye

A Számvevőszék összefoglalva a következőket állapította meg:

A panasz középpontjában nem a Számvevőszék által elfogadott jelentés, hanem egy ágazati levél áll. Az ágazati levél célja, hogy az ellenőrzés során szerzett előzetes megállapításokat bemutassa az ellenőrzött szervezetnek, amely a belső politikák területén a Bizottság. Az ágazati levélben szereplő tényszerű információkra és kapcsolódó észrevételekre adott bizottsági válasz további elemzését követően ezek a megállapítások képezhetik a Számvevőszék jelentéseiben szereplő észrevételek alapját. Egyes esetekben a Bizottság részéről korrekciós intézkedésre is szükség lehet. Mivel a megállapítások és észrevételek az ágazati levél szakaszában előkészítő jellegűek, és főszabály szerint további ellenőrzési munka tárgyát képezik, bizalmasak maradnak a Számvevőszék és a Bizottság között.

Ebben az esetben a „TRANS-TALK” szerződés ellenőrzéséből származó ellenőrzési megállapításokat tartalmazó 740/02. sz. ágazati levelet az Energiaügyi és Közlekedési Főigazgatóságért (TREN) felelős biztosnak címezték. A szokásos gyakorlatot követve az ágazati levél elektronikus változatát elküldték az Energiaügyi és Közlekedési Főigazgatóság összekötő tisztviselőjének. Úgy tűnik azonban, hogy a bizalmas ágazati levél elektronikus másolatát ezt követően a Bizottság egyik tisztviselője továbbította az ICCR-nek.

Ami a hamis következtetésekre vonatkozó állítást illeti, a Számvevőszék ellenőrei követik a Számvevőszék ellenőrzési politikáit és standardjait (CAPS), valamint a nemzetközileg elismert ellenőrzési standardokat, például a Legfőbb Ellenőrző Intézmények Nemzetközi Szervezetének (INTOSAI) standardjait. Emellett a Számvevőszék eljárásai kiterjedt belső minőség-ellenőrzést írnak elő, mielőtt az ellenőrzés megállapításait és észrevételeit benyújtanák az ellenőrzött szervezetnek. A jelen ügyben ezeket a normákat és eljárásokat követték.

Ami azt az állítást illeti, hogy az ICCR által szolgáltatott információkat figyelmen kívül hagyták, az ellenőrzési csoport az ellenőrzés szempontjából relevánsnak ítélt mértékben figyelembe vette a panaszosok által szolgáltatott összes információt. A Bizottságnak címzett ágazati levél valamennyi megállapítását elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték támasztja alá, amely az ICCR helyiségeiben végzett ellenőrzés során és azt követően gyűjtött és kapott információkon, valamint a Bizottságtól kapott információkon alapul.

Ami az indokolatlan késedelemre vonatkozó állítást illeti, a Számvevőszék ellenőrzési kézikönyve kimondja, hogy az ellenőrző látogatás befejezésétől számított két hónapon belül ágazati levelet kell küldeni. Ez a belső szabály azonban a panaszosok tekintetében nem kötelező erejű a Bíróságra nézve. Ezenkívül az a tény, hogy az ágazati levelet a jelen ügyben csekély késedelemmel küldték meg, ami semmiképpen sem tekinthető indokolatlannak, semmilyen módon nem érinti a panaszosok érdekeit.

A panaszosok észrevételei a Számvevőszék véleményével kapcsolatban

A panaszosok összefoglalva a következő észrevételeket tették:

A panaszosok szerint a Számvevőszék ellenőre azt mondta az ICCR-nek, hogy a Bizottság dönti el, hogy a jelentést (1) továbbítják-e az ICCR-nek.

A panaszosok azt állítják, hogy a könyvvizsgálók nem vették figyelembe az ICCR álláspontját.

A panaszosok hangsúlyozzák, hogy az ICCR soha nem állította, hogy ügyük késedelmes kezelése csak a Számvevőszék hibája volt, hanem inkább a Bizottság és a Számvevőszék átláthatatlan eljárásainak és azok kapcsolódási pontjainak együttes hatása. A panaszosok azt állítják, hogy a késedelmek befolyásolták az ICCR érdekeit, mivel a jelen ügyet az ellenőrzés után több mint egy évvel nem rendezték.

További vizsgálatok

2003. október 14-én és november 5-én az európai ombudsman titkársága telefonon felvette a kapcsolatot az egyik panaszossal, aki mindkét panaszos nevében felszólalt a 2003. szeptember 29-én beérkezett észrevételekkel kapcsolatban. A panaszosok megerősítették, hogy a Bizottság kifizette a fennmaradó végső kifizetést. A panaszosok elfogadták az általános feltételek 17. cikkének (4) bekezdése szerinti előzetes engedélyhez kötött költségkategóriák közötti átcsoportosítások Bizottság általi értelmezését (2). Ezért a körülbelül 9 000 EUR összeget nem lehetett beszámítani az utolsó kifizetésbe. A panaszosok tájékoztatták az ombudsman titkárságát, hogy az ICCR nem küldött észrevételeket a Bizottság 2003. július 14-i levelével kapcsolatban, amelyben a Bizottság egyezséget ajánlott fel, és arról tájékoztatták, hogy amennyiben egy hónapon belül nem kap észrevételeket a panaszosoktól, a projektet hivatalosan lezárják, és további költségek nem igényelhetők. A panaszosok megerősítették, hogy az ICCR azzal, hogy nem tett észrevételt a Bizottság vitarendezési ajánlatával kapcsolatban, de facto elfogadta, hogy a felfüggesztett végső kifizetés után nem fizetnek kamatot. A panaszos elégedett volt az utolsó részlet kifizetésével.

A HATÁROZAT

1 Előzetes megjegyzés

1.1 Észrevételeikben a panaszosok azzal érvelnek, hogy ez az ügy általános kérdéseket vet fel azzal kapcsolatban, hogy két közösségi intézmény késedelmesen válaszolt az ismételt információkérésekre, valamint az eljárás hosszával kapcsolatban.

1.2 Az ombudsman úgy értelmezi, hogy a panaszosokat aggasztja az olyan eljárások általános kérdése, amelyek során két vagy több közösségi intézmény egyidejűleg folytat vizsgálatot vagy folytat az ügy kezelését érintő eljárásokat. Az ombudsman úgy véli, hogy ezzel az általános kérdéssel e vizsgálat keretében nem lehet hatékonyan foglalkozni. A panaszosoknak lehetőségük van arra, hogy új panaszt nyújtsanak be az ombudsmanhoz, ha úgy kívánják.

2 Az ellenőrzés és az egyenlegkifizetés állapotára vonatkozó információk állítólagos hiánya a Bizottság részéről

2.1 A panaszosok azt állítják, hogy az Európai Bizottság nem rendelkezik információkkal az ellenőrzés állásáról és a végső kifizetésről.

2.2 Az Európai Bizottság szerint 2002. február 28-án tájékoztatta a panaszosokat az utolsó kifizetéssel kapcsolatos helyzetről és annak ezen ellenőrzés keretében történő vizsgálatáról, miután a panaszosok 2002. február 26-án e-mailt küldtek. 2002 nyarán megkezdődtek a tárgyalások az ICCR-rel. 2002. július 12-én a panaszosok tájékoztatást kértek az utolsó részlet helyzetéről. 2002 augusztusában a Bizottság megerősítette a panaszosoknak, hogy a Számvevőszék ellenőrzése miatt minden kifizetést felfüggesztettek. 2002. augusztus 29-én a panaszosok azt kérték a Bizottságtól, hogy vizsgálja felül ügyüket. 2002. december 5-én a Bizottság kiegészítő információkat kért a panaszosoktól. 2003. február 11-én, miután megkapta a kért kiegészítő információkat, a Bizottság átvételi elismervényt küldött, amely egy holdinglevelet is tartalmazott. 2003. május 13-án a Bizottság tájékoztatta a panaszosokat, hogy megindította az utolsó részlet kifizetésére irányuló eljárást.

2.3 Az ombudsman úgy véli, hogy az Európai Bizottság tájékoztatta a panaszosokat az ellenőrzés állásáról, amennyiben az ellenőrzés befolyásolta az Európai Bizottságnak a fennmaradó végső kifizetés teljesítésére irányuló eljárását. Úgy tűnik továbbá, hogy a Bizottság megfelelően tájékoztatta a panaszosokat az utolsó részlet kifizetésének felfüggesztéséről. Ezért úgy tűnik, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot ezzel az állítással kapcsolatban.

3 A kamatokkal növelt fennmaradó végső kifizetés és az elszámolás iránti kérelem állítólagos meg nem fizetése

3.1 A panaszosok azt állították, hogy az Európai Bizottság az ötödik keretprogram keretében nem teljesítette az 1999-TN.10869 sz. "TRANS-TALK" tematikus hálózati szerződésre vonatkozó 80 671,61 EUR összegű fennmaradó végső kifizetést.

3.2 Az Európai Bizottság kijelenti, hogy az utolsó kifizetés 50 821 euró. 03 2003. május 13-án készült. A Bizottság szerint a 29 799,63 EUR összeget nem lehetett figyelembe venni, mivel ez a költségkategóriák közötti átcsoportosítással járna, amelyhez előzetes engedélyre van szükség.

3.3 Észrevételeikben a panaszosok arról tájékoztatják az ombudsmant, hogy a Bizottságnak adott 2003. május 27-i válaszukat követően a Bizottság 20 447,79 eurót fizetett ki.

3.4 Az európai ombudsman titkársága telefonon vette fel a kapcsolatot az egyik panaszossal, aki mindkét panaszos nevében felszólalt az észrevételekkel kapcsolatban. A panaszosok elfogadták az általános feltételek 17. cikkének (4) bekezdése értelmében előzetes engedélyezést igénylő költségkategóriák közötti átcsoportosítások Bizottság általi értelmezését. Ezért a körülbelül 9 000 EUR összeget nem lehetett beszámítani az utolsó kifizetésbe. A panaszosok arról tájékoztatták az ombudsmant, hogy az ICCR azzal, hogy nem küldött észrevételeket a Bizottságnak a vitarendezési ajánlattal kapcsolatban, de facto elfogadta, hogy a felfüggesztett végső kifizetés után nem fizetnek kamatot. A panaszosok elégedettek voltak az egyezséggel.

3.5 Az Európai Bizottság és a panaszosok által szolgáltatott információk alapján az ombudsman megállapítja, hogy az Európai Bizottság rendezte az ügyet, és ezzel eleget tett a panasznak.

4 A Bizottság hivatalos álláspontjának kérése az ellenőrzésről és az alkalmazott eljárásokról

4.1 A panaszosok azt kérik, hogy az Európai Bizottság foglaljon hivatalos álláspontot az ellenőrzésről és az alkalmazott eljárásokról.

4.2 Az európai ombudsman úgy véli, hogy az ügynek erre a vonatkozására kiterjed a határozat 3. részében ismertetett egyezség.

5 A Számvevőszék jelentésével (3) szembeni állításokról

5.1 A panaszosok azt állítják, hogy a Számvevőszék jelentése hamis következtetéseket vont le, és figyelmen kívül hagyta az ICCR által szolgáltatott információkat.

5.2 A Számvevőszék azzal érvel, hogy az ellenőrzés szempontjából relevánsnak ítélt mértékben figyelembe vette a panaszosok által szolgáltatott összes információt, és hogy az ágazati levél valamennyi megállapítását elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték támasztja alá. A Számvevőszék azzal is érvel, hogy nem vont le téves következtetéseket.

5.3 Az ombudsman úgy véli, hogy nincs arra utaló bizonyíték, hogy a Számvevőszék figyelmen kívül hagyta volna a panaszos észrevételeit. Ezenkívül semmi nem utal arra, hogy a Bíróság következtetései tévesek vagy ésszerűtlenek lettek volna. Ezért úgy tűnik, hogy az ügy ezen aspektusait illetően nem áll fenn hivatali visszásság.

6 A Számvevőszék állítólagos indokolatlan késedelme

6.1 A panaszosok azt állítják, hogy indokolatlan késedelemmel nyújtották be a Számvevőszék jelentését (4) az Európai Bizottságnak. A panaszos szerint az ellenőrző látogatás 2002. január 18-án fejeződött be, és a könyvvizsgálói jelentés 2002. április 15-én kelt.

6.2 Véleményében a Számvevőszék megállapítja, hogy ellenőrzési kézikönyve előírja, hogy az ellenőrző látogatás befejezésétől számított két hónapon belül ágazati levelet kell küldeni. A Törvényszék elismeri, hogy az ágazati levelet a jelen ügyben csekély késedelemmel küldték meg, de a késedelem nem tekinthető túlzottnak.

6.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy a Számvevőszék ellenőrzési kézikönyve egy közzé nem tett belső útmutató, amelynek nem célja, hogy harmadik felek számára jogosultságokat állapítson meg. Ilyen körülmények között az ombudsman nem tekinti hivatali visszásságnak a Számvevőszék által elismert csekély késedelmet.

6.4 Az ombudsman ezért nem állapít meg hivatali visszásságot az ügy e vonatkozását illetően.

7 Következtetések

Az ombudsman nem talált hivatali visszásságot a panaszosok Európai Bizottsággal szembeni első állításával kapcsolatban. Ami a panaszosok második állítását és állítását illeti, az Európai Bizottság és a panaszosok által szolgáltatott információkból kitűnik, hogy a Bizottság rendezte az ügyet, és ezáltal eleget tett a panasznak. Az ombudsman továbbá nem talált a Számvevőszék által elkövetett hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról az Európai Bizottság elnöke és a Számvevőszék elnöke is tájékoztatást kap.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Az európai ombudsman megjegyzi, hogy a panaszosok a „jelentés” kifejezést használják arra, amire a Számvevőszék ágazati levélként hivatkozik.

(2) Az általános feltételek 17. cikkének (4) bekezdése szerint a fővállalkozók az Európai Bizottság előzetes jóváhagyása nélkül átcsoportosíthatják egymás között, valamint a költségkategóriák között teljes összegük legfeljebb 20 %-át.

(3) Véleményében a Számvevőszék rámutatott arra, hogy az érintett dokumentum ágazati levél.

(4) Véleményében a Számvevőszék rámutatott arra, hogy az érintett dokumentum ágazati levél.