A panasz előzményei

1. A panaszos részt vett az Európai Biztosítás- és Foglalkoztatóinyugdíj-hatóság (EIOPA) [1] által szervezett, „szakértők” felvételére irányuló kiválasztási eljárásban.

2. A panaszos által az előszűrés során távoli írásbeli teszten elért pontszám alapján az EIOPA nem engedte be őt a kiválasztási eljárás következő szakaszába.

3. Mivel a panaszos elégedetlen volt az EIOPA határozatával, közigazgatási panaszt [2] nyújtott be. Vitatja az EIOPA azon döntését, hogy távolról szervezi meg a tesztet. Különösen azzal érvelt, hogy:

• az EIOPA nem felügyelte a jelölteket a teszt során, nem ellenőrizte személyazonosságukat, és nem anonimizálta tesztjeiket;
• az EIOPA megsértette az egyenlő bánásmód elvét azáltal, hogy lehetővé tette a pályázók számára, hogy a vizsgát két különböző időpontban tegyék le;
• internetes problémák miatt több perccel később kapta meg a tesztet, mint a többi pályázó, ami hátrányos helyzetbe hozta, mivel a pályázóknak meghatározott időn belül le kellett tenniük a tesztet.

4. Az EIOPA elutasította a közigazgatási panaszt. Megállapította, hogy:

• A Covid19-világjárvány fényében az előszűrésre szolgáló írásbeli tesztet csak távolról lehetett megszervezni.
• A pályázók a teszt során bármilyen információforrást felhasználhattak, és felkérték őket, hogy becsületbeli nyilatkozatukban nyilatkozzanak arról, hogy a tesztet egyénileg, mások segítsége nélkül végezték el. Ezért nem volt szükség szoros felügyeletre vagy azonosításra.
• A kiválasztási bizottság^[3] tagjai megkapták az összes jelölt nevét, és nyilatkozatot írtak alá arról, hogy nem áll fenn összeférhetetlenség. Ennek fényében a pályázók nevének a vizsgákon való jelenléte nem befolyásolhatta a kiválasztási bizottság objektivitását és pártatlanságát.
• A panaszost nem szankcionálták a teszt késedelmes benyújtása miatt. Ezenkívül a pontszáma messze elmaradt az előírt elhaladó pontszámtól, így nem valószínű, hogy az eredmény jelentősen eltérő lett volna, ha a probléma nem következett volna be.

5. A panaszos elégedetlen volt az EIOPA válaszával, és 2021 májusában az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

6. Az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és felkérte az EIOPA-t, hogy szolgáltasson további információkat az előszűrés írásbeli tesztjének megszervezéséről és a teszt két időpontjának felajánlásáról szóló döntésről.

7. A vizsgálat során az ombudsman megkapta az EIOPA válaszát, majd ezt követően a panaszos e válaszra vonatkozó észrevételeit.

Az előszűrési teszt távolról történő megtartására vonatkozó döntés és annak megszervezése

Az ombudsman elé terjesztett érvek

8. Az EIOPA kifejtette, hogy tekintettel a kiválasztási eljárásra beérkezett pályázatok számára, úgy határozott, hogy előszűrési tesztet szervez.

9. Mivel a kiválasztási eljárásra a Covid19-világjárvány idején került sor, a tesztet csak távolról lehetett megtartani.

10. Ami a teszt távolról történő letételére vonatkozó technikai követelményekkel kapcsolatos információkat illeti, az EIOPA arról tájékoztatta a pályázókat, hogy ők felelnek saját berendezéseikért és internetkapcsolatukért, és hogy a teszthez várhatóan Microsoft Office Suite programokat fognak használni. Az EIOPA arra is felkérte a jelölteket, hogy haladéktalanul tegyenek jelentést minden technikai problémáról, és tájékoztatta őket, hogy személyzete rendelkezésre fog állni, hogy technikai segítséget nyújtson a teszt során.

11. Annak biztosítása érdekében, hogy minden pályázó egyidejűleg kapja meg a tesztet, mindegyiküket ugyanabban az e-mailben másolták le. Az EIOPA azt mondta, hogy a panaszos nem számolt be arról, hogy későn kapta meg az e-mailt. Mindenesetre a panaszost nem büntették meg azért, mert a tesztjét kismértékben késedelmesen nyújtotta be.

12. Az EIOPA pályázati kézikönyve^[4] megemlíti, hogy az írásbeli vizsgák névtelenek. Az előzetes írásbeli vizsga azonban az eljárás egy másik lépése, amely elkülönül a kézikönyvben említett írásbeli vizsgától.

13. Az előszűrési teszt anonimizálása olyan további időt és erőforrásokat igényelt volna, amelyekkel az EIOPA abban az időben nem rendelkezett. Ezenkívül a kiválasztási bizottság pártatlanságát az a tény is biztosította, hogy a bizottság tagjai az összeférhetetlenség hiányára vonatkozó nyilatkozatokat írtak alá.

14. 2020 októberétől az EIOPA külső szolgáltatót bízott meg a távoli írásbeli tesztek megszervezésével és lebonyolításával. A szolgáltató kezeli a pályázókkal folytatott kommunikációt is, és anonimizálja az összes vizsgát. A közbeszerzési eljárás lezárásához szükséges idő miatt azonban a külső szolgáltató még nem állt rendelkezésre, amikor az EIOPA ebben az esetben elvégezte az előszűrési tesztet.

15. A panaszos következetlennek tartja, hogy az EIOPA úgy döntött, hogy felügyelet nélküli előzetes írásbeli tesztet szervez a pályázók személyazonosságának ellenőrzése nélkül, később pedig felügyelt írásbeli tesztet.

16. A panaszos elmondta, hogy ha az EIOPA külső szolgáltatót kíván megbízni a távoli írásbeli tesztek megszervezésével és felügyeletével, elhalaszthatta volna az előszűrési tesztet addig, amíg a szolgáltatót fel nem veszik.

Az ombudsman értékelése

17. A Covid19-világjárvány idején az uniós intézményeknek a meglévő népegészségügyi intézkedésekhez kellett igazítaniuk munkaerő-felvételi gyakorlataikat, és e célból széles körben elterjedt gyakorlat volt a tesztek távolról történő megszervezése. 

18. A távvizsgák megszervezésekor az uniós intézményeknek gondoskodniuk kell arról, hogy a pályázók tájékoztatást kapjanak a vizsga letételéhez szükséges technikai minimumkövetelményekről és a vizsga során felmerülő technikai problémák esetén követendő eljárásról.

19. Ebben az esetben az EIOPA kellően egyértelmű tájékoztatást nyújtott a pályázóknak a tesztkörnyezetről és arról, hogy mi a teendő technikai problémák esetén. Amint azt az EIOPA kifejtette, a panaszos által tapasztalt technikai probléma valószínűleg nem volt döntő jelentőségű annak megakadályozásában, hogy a kiválasztási eljárás következő szakaszába lépjen. 

20. Ami azt a döntést illeti, hogy nem felügyelik a tesztet és nem ellenőrzik a jelöltek személyazonosságát, az EIOPA már a panaszos közigazgatási panaszáról szóló határozatában egyértelmű magyarázatot adott erre. Ez a magyarázat ésszerű.

21. Az uniós személyzeti szabályzat^[5] nem ír elő általános kötelezettséget a vizsga anonimizálására vonatkozóan. Az EIOPA pályázati kézikönyve azonban kimondja, hogy az írásbeli tesztek névtelenek lesznek. Bár az EIOPA pályázati kézikönyve nem tartalmaz kifejezett szabályokat az előszűrési tesztre vonatkozóan, úgy tűnik, hogy nincs jelentős különbség az „előszűrési írásbeli teszt” és az „írásbeli teszt” között. Ezért ha az EIOPA úgy véli, hogy helyénvaló anonimizálni a pályázók írásbeli tesztjeit, ezt minden írásbeli teszt esetében meg kell tenni, beleértve az előzetes teszteket is. Az EIOPA megerősítette, hogy a külső szolgáltató biztosítani fogja, hogy ez a jövőbeli tesztek esetében is így legyen.

22. Annak ellenére azonban, hogy az EIOPA ebben az esetben nem anonimizálta az előszűrés írásbeli vizsgáit, lépéseket tett annak biztosítására, hogy a vizsgabizottság tagjait ne érje összeférhetetlenség, különösen azáltal, hogy nyilatkozat aláírására kötelezte őket. Az ombudsman úgy véli, hogy ez a megközelítés észszerű volt.

23. Ami azt az érvet illeti, hogy az EIOPA-nak el kellett volna halasztania az előszűrési tesztet addig, amíg fel nem vette a külső szolgáltatót, az ombudsman megjegyzi, hogy az EIOPA a munkaerő-felvételi igényeinek kielégítése érdekében szervezte meg a kiválasztási eljárást, és az ombudsman nincs abban a helyzetben, hogy megkérdőjelezze ezt az időzítést.

24. A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy az EIOPA nem követett el hivatali visszásságot az előszűrési teszt megszervezésében.

A vizsga két időpontban történő megszervezésére vonatkozó döntésről

Az ombudsman elé terjesztett érvek

25. A részvételre jogosult pályázók száma miatt az EIOPA két egymást követő napon szervezte meg a tesztet, és lehetőséget biztosított a pályázóknak, hogy időpontot válasszanak.

26. A vizsga letétele előtt a pályázóknak becsületbeli nyilatkozatot kellett tenniük arról, hogy mindaddig bizalmasan kezelik a vizsgával kapcsolatos információkat, amíg nem tájékoztatják őket az eljárás eredményéről. A titoktartási kötelezettség megsértése kizárást eredményezne. Az EIOPA azzal is érvelt, hogy a jelölteknek nem áll érdekében, hogy kérdéseket osszanak meg más jelöltekkel, mivel ez előnyhöz juttatná versenytársaikat.

27. Még ha el is fogadnánk, hogy a második napon vizsgázó pályázók előnyös helyzetben voltak, a panaszos a második napon tette le a vizsgát.

28. Az EIOPA elmondta, hogy a Covid19-világjárvány előtt is különböző időpontokban szervezett írásbeli teszteket: például a szóbeli interjúk előtt és után. Így az EIOPA nagy jelentőséget tulajdonít annak, hogy felhívja a pályázók figyelmét arra, hogy eleget kell tenni annak a követelménynek, hogy ne hozzák nyilvánosságra a vizsgák részleteit.

29. A panaszos azt mondta, hogy annak lehetősége, hogy a jelöltek megosztják a kérdéseket, nem pusztán hipotetikus, és az EIOPA nem tudhatja, hogy mi a kapcsolat a jelöltek között. Azzal érvelt, hogy az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) egyetlen napon szervez írásbeli vizsgákat annak megakadályozása érdekében, hogy a pályázók megosszák egymással a vizsgák tartalmával kapcsolatos információkat.

Az ombudsman értékelése

30. Az uniós ítélkezési gyakorlat szerint az uniós alkalmazottak felvételére irányuló kiválasztási eljárások során „az írásbeli vizsgák időpontjának minden pályázó esetében azonosnak kell lennie”. Ezt azonban egyensúlyba kell hozni „a résztvevők azon érdekével, hogy ne határozzanak meg olyan időpontot a vizsgára, amely nem megfelelő ”.^[6]

31. Ebben az esetben az EIOPA úgy döntött, hogy bizonyos rugalmasság biztosítása érdekében lehetővé teszi a jelöltek számára, hogy két egymást követő időpont közül válasszanak. A kiválasztási eljárásban részt vevő pályázók gyakran rendelkeznek olyan munkával és személyes kötelezettségvállalásokkal, amelyeket össze kell egyeztetniük a vizsgaidőpontokkal. Ezért észszerű, hogy az EIOPA arra törekedett, hogy egyensúlyt teremtsen a vizsgák ugyanazon a napon történő megszervezésére vonatkozó követelmény és a pályázók ahhoz fűződő jogos érdeke között, hogy a vizsgát megfelelő időpontban tegyék le.

32. Bár egyértelműen ellentétes a pályázó egyéni érdekével, hogy kérdéseket osszon meg versenytársaival, mivel ez közvetlenül rontaná esélyeiket arra, hogy sikeresek legyenek a kiválasztási eljárásban, ez önmagában nem elegendő annak biztosításához, hogy a kérdéseket ne osszák meg.

33. Az a lehetőség, hogy a kiválasztási eljárás pályázói kérdéseket oszthatnak meg egymással, csak akkor zárható ki teljes bizonyossággal, ha valamennyi pályázó egyidejűleg teszi le a vizsgát. Amennyiben az írásbeli vizsgákra különböző időpontokban kerül sor, a felvételi szerveknek intézkedéseket kell hozniuk e kockázat minimalizálása érdekében.

34. Ebben az esetben az EIOPA két egymást követő naptári napon ajánlotta fel a pályázóknak a vizsgán való részvételt. Ez minimálisra csökkentette azt az időtartamot, amely alatt a kérdéseket közzé lehetett volna tenni, és ha igen, azt az időtartamot, amely alatt azokat előkészítés céljából fel lehetett volna használni. Ezenkívül a pályázóknak nyilatkozatot kellett benyújtaniuk arról, hogy nem hozzák nyilvánosságra a vizsgákkal kapcsolatos információkat, és az EIOPA arról tájékoztatta őket, hogy a kérdések közzététele az eljárásból való kizárásukat vonja maga után.

35. Mindezek alapján az ombudsman úgy véli, hogy az EIOPA megfelelő intézkedéseket hozott annak érdekében, hogy minimálisra csökkentse annak kockázatát, hogy a pályázók megosszák az előszűrés írásbeli vizsgájának kérdéseit más pályázókkal.

Következtetés

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetéssel zárja le az ügyet^[7]:

Az EIOPA nem követett el hivatali visszásságot az előszűrési tesztek megszervezésében.

A panaszost és az EIOPA-t tájékoztatják erről a határozatról.

Tina Nilsson az ügykezelési osztály
vezetője

Strasbourg, 2022. 04. 05.

[1] Hivatkozás: 202011TAAD5.

[2] Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség tisztviselőinek személyzeti szabályzata és egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételei 90. cikkének (2) bekezdése: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[3] Minden kiválasztási eljáráshoz tartozik egy kiválasztási bizottság, amelynek feladata a pályázók előre meghatározott kritériumok alapján történő kiválasztása az egyes szakaszokban, valamint a sikeres pályázók végleges listájának összeállítása.

[4] https://www.eiopa.europa.eu/sites/default/files/vacancies/candidates_manual.pdf.

[5] Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség tisztviselőinek személyzeti szabályzata és egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételei: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[6] A Bíróság 1976. október 27-i ítélete, Prais kontra Tanács, 130/75, 13–15. pont: https://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=C9020BD4FB811256723FA5584F00FE12?text=&docid=89121&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3761507.

[7] Ezt a panaszt az európai ombudsman végrehajtási rendelkezések elfogadásáról szóló határozatával összhangban átruházott ügykezelés keretében kezelték.