A panasz előzményei

1. Az Európai Globális Navigációs Műholdrendszer Ügynökség (GSA) az európai műholdas navigációs programokért felelős uniós ügynökség volt. 2021 májusában a GSA-t az Európai Unió Űrprogramügynöksége (EUSPA) váltotta fel ^[1].

2. E változás előtt a GSA 2020 júliusában versenypályázatot szervezett az EUSPA logójának megtervezésére, amelyre közbeszerzési eljárás formájában került sor.^[2] A pályázati felhívás szerint a benyújtott tervezési projekteket zsűri értékeli, és öt projektet választanak ki a következő szakaszba. Az öt pályázó által javasolt szerződéses ajánlatok közül a GSA kiválasztana egyet a logó tervezésére vonatkozó szerződés odaítélésére. A tervezési projekteket egy meghatározott e-mail címre kellett benyújtani. A projektfájlokat jelszóval kellett védeni. A jelszót csak a tervezési projektek benyújtásának határidejét, azaz 2020. augusztus 14-ét követően kellett elküldeni ugyanarra az e-mail címre.

3. A panaszos 2020. augusztus 13-án nyújtotta be tervezési projektjét, és 2020. augusztus 15-én küldte el jelszavát. 2020. szeptember 4-én a GSA kérte a panaszostól a jelszót, amelyet 2020. szeptember 5-én újra megküldött. 2020. október 2-án a GSA arról tájékoztatta a panaszost, hogy „a feltöltések belső ellenőrzését követően” úgy tűnt, hogy javaslatát nem „az eredeti melléklete(ke)t tartalmazó eredeti e-mail formájában” töltötte fel egy online szerverre. Ezt 2020. október 7-ig kellett megtennie, majd e-mailben újra el kellett küldenie a jelszót. A panaszos a megadott határidőn belül eleget tett a kérésnek.

4. 2020. december 4-én a GSA arról tájékoztatta a panaszost, hogy javaslatát a „megnyitási szakaszban”^[3] elutasították, mivel nem tudta megnyitni az e-mailben szereplő aktákat.

5. A panaszos magyarázatot kért. Elégedetlen volt azzal a ténnyel, hogy bár időben benyújtotta kérelmét, és követte a GSA által meghatározott valamennyi lépést, tervezési projektjét anélkül utasították el, hogy értékelték volna.

6. A GSA közölte a panaszossal, hogy nem tudja megnyitni az e-mailben 2020. augusztus 13-án elküldött aktát. Ezért arra kérte a panaszost, hogy online szerverre feltöltve nyújtsa be újra az aktát. Informatikai csapatának minden erőfeszítése ellenére azonban a GSA még mindig nem tudta megnyitni az aktát, ezért mint elfogadhatatlant elutasította a panaszos projektjét.

7. Mivel a panaszos elégedetlen volt a válasszal, az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

8. Az ombudsman vizsgálatot indított azzal kapcsolatban, hogy a GSA hogyan kezelte a panaszos tervpályázatra benyújtott beadványát.

9. A vizsgálat során az ombudsman megkapta a GSA panaszra adott válaszát, majd ezt követően a panaszosnak a GSA válaszára adott észrevételeit.

Az ombudsman elé terjesztett érvek

A GSA részéről

10. A GSA közölte, hogy 637 beadványt kapott. A projektek feldolgozásának megkönnyítése érdekében felkérte azokat a pályázókat, akik a megadott határidőn belül e-mailben benyújtották projektjeiket, hogy pontosan ugyanazt a fájlt töltsék fel egy belső FTP-szerverre ^[4]. Ezt a kérelmet e-mailben nyújtották be valamennyi pályázónak, beleértve a panaszost is.

11. A GSA elismerte, hogy a panaszos minden utasítást követett. Ennek ellenére nem tudta megnyitni a projektfájlt.

12. A GSA azzal érvelt, hogy a körülményekre tekintettel észszerű erőfeszítéseket tett a panaszos aktájának megnyitása érdekében. Megállapította, hogy a benyújtott pályázatok teljes számára és a szerződés értékére tekintettel aránytalan és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével ellentétes lenne az egyes technikai kérdések megoldására vagy az egyes pályázókkal való egyéni kapcsolattartásra tett kísérlet. A GSA azonos módon nyitotta meg az összes projektaktát, tiszteletben tartva ezáltal az egyenlő bánásmód elvét. Biztosítania kellett továbbá a határidőn belül benyújtott eredeti javaslatok hitelességét. Annak lehetővé tétele, hogy a panaszos újra benyújtsa a projektjét, lehetővé tette volna számára, hogy a benyújtási határidő után létrehozott tervet nyújtson be, ami egyenlőtlen bánásmódot eredményezett volna a pályázókkal szemben.

13. A GSA azt állította, hogy a panaszos javaslatának kezelése során a technikai kérdések kezelésére vonatkozó szokásos eljárást alkalmazta, amely a GSA informatikai személyzetét érintette.

A panaszos részéről

14. A panaszos úgy vélte, hogy a GSA ombudsmannak adott válasza nem áll összhangban a korábban megadott információkkal. A GSA közölte vele, hogy a projektfájlját nem lehet megnyitni, és ezért azt fel kell töltenie egy szerverre. Az ombudsmannak adott válaszában azonban a GSA azt mondta, hogy felkérte az összes résztvevőt, hogy töltsék fel projektfájljaikat a szerverre.

15. A GSA azzal, hogy nem ajánlott neki megoldást, megfosztotta őt az egyenlő bánásmódtól. Mivel a GSA ellenőrizni tudta a szerverre feltöltött projektek hitelességét, projektjének hitelességét is ellenőriznie kellett volna, ha azt újra benyújthatja.

16. A panaszos véleménye szerint a GSA nem készítette elő megfelelően a logópályázatot, mivel nem rendelkezett a technikai problémák megoldására szolgáló protokollal. Azzal érvelt, hogy a GSA rendszere okozta a technikai problémát, és a GSA nem tett erőfeszítéseket annak megoldására.

Az ombudsman értékelése

17. Az ombudsmannak nincs oka kételkedni abban, hogy a GSA által választott benyújtási mód megkülönböztetésmentes, általánosan elérhető, interoperábilis volt, és nem korlátozta a résztvevők részvételét.^[5] Mindazonáltal az a kérdés, hogy a GSA megfelelt-e a megfelelő ügyintézés elveinek, amikor problémákkal szembesült a panaszos beadványának megnyitása során.

18. A megfelelő ügyintézés elve nemcsak az arányosság, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az egyenlő bánásmód elvét foglalja magában, hanem a kellő gondosság elvét is, amely magában foglalja különösen azt, hogy a közigazgatásnak meg kell tennie a szükséges intézkedéseket az ügy megfelelő kezelése és a polgárok jogainak védelme érdekében. Az a tény, hogy egy ügy kezelése nehézkes lehet, nem mentesíti az adminisztrációt azon kötelezettsége alól, hogy megfelelően foglalkozzon az üggyel. Az a tény, hogy minden polgárnak azonos bánásmódban kell részesülnie, nem zárja ki, hogy a ténybeli helyzetek eltérőek lehetnek, és ezért azokat eltérő módon kell kezelni. A megfelelő ügyintézés elvei azt is megkövetelik a közigazgatástól, hogy egyértelműen kommunikáljon a polgárokkal.

19. A szóban forgó ügyben a panaszos betartotta a projektek benyújtására vonatkozó valamennyi rendelkezést. A projektet időben és helyesen nyújtották be. Joggal számított arra, hogy projektjét értékelni fogják.

20. A panaszos tervezési projektjét nem értékelték a GSA által a projekt megnyitásakor tapasztalt probléma miatt. A GSA a kiválasztás megtörténtéig nem tájékoztatta a panaszost erről a problémáról. A GSA nem nyújtott be feljegyzést az ombudsmannak a felmerült probléma részleteiről és az általa feltárt megoldásokról. Mielőtt a GSA arra a következtetésre jutott volna, hogy az egyenlő bánásmód elve megakadályozza abban, hogy megoldást keressen a problémára, ténylegesen megvizsgálhatta volna a lehetséges megoldásokat, majd állást foglalhatott volna abban a kérdésben, hogy felmerül-e az egyenlő bánásmód elvével kapcsolatos probléma.

21. A GSA következetlen és esetleg időszerűtlen módon tájékoztatta a panaszost a tervezési projektek továbbításának módjáról. A versenypályázatra vonatkozó felhívásban az szerepelt, hogy a projekteket csak egy erre a célra létrehozott e-mail-címre lehet benyújtani. A GSA ezt követően arról tájékoztatta a panaszost, hogy projektjét fel kell töltenie egy online szerverre. A panaszossal való közvetlen kapcsolatfelvétel során a GSA kijelentette, hogy ezt a technikai probléma megoldása érdekében tette. Az ombudsmannak adott válaszában azonban a GSA azt mondta, hogy felkérte az összes jelöltet, hogy töltsék fel projektjeiket a szerverre. Úgy tűnik, hogy a panaszos nem kapta meg az első e-mailt, amelyet a GSA szerint minden pályázónak küldött, hanem csak emlékeztetőt. A panaszos ezért csak egy későbbi szakaszban szerzett tudomást erről a követelményről.

22. Mindezek alapján az ombudsman úgy véli, hogy a GSA-nak másképp és a polgárok által az uniós közigazgatástól elvárható normákkal összhangban kellett volna kezelnie az ügyet.  Mivel azonban a jogorvoslati eljárás lezárult, az ombudsman úgy véli, hogy ebben az esetben további vizsgálatok nem indokoltak.  

Következtetés

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetéssel zárja le az ügyet ^[6]:

A GSA-nak másképp és a polgárok által az uniós közigazgatástól elvárható normákkal összhangban kellett volna kezelnie az ügyet. Következetesebben és időben kellett volna tájékoztatnia a panaszost a technikai problémáról. Mivel azonban a jogorvoslati eljárás lezárult, az ombudsman úgy véli, hogy ebben az esetben további vizsgálatok nem indokoltak.

A panaszost és az Európai Unió Űrprogramügynökségét tájékoztatják erről a döntésről.

Tina Nilsson az ügykezelési osztály
vezetője

Strasbourg, 2022. 03. 03.

[1] Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2021/696 rendelete (2021. április 28.) az uniós űrprogram és az Európai Unió Űrprogramügynökségének a létrehozásáról, valamint a 912/2010/EU, az 1285/2013/EU és a 377/2014/EU rendelet és az 541/2014/EU határozat hatályon kívül helyezéséről, elérhető a következő internetcímen: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/696/oj.

[2] Közbeszerzési eljárás: Az Európai Unió Űrprogramügynökségének (EUSPA) új logója. Hivatkozás: GSA/NP/14/20. sz. vélemény. A kapcsolódó dokumentumok a következő címen érhetők el: https://www.euspa.europa.eu/new-logo-european-union-agency-space-programme-euspa.

[3] A közbeszerzési eljárások a benyújtott projektek megnyitási és értékelési szakaszát foglalják magukban.

[4] Az FTP szerverek olyan megoldások, amelyek megkönnyítik a fájlok átvitelét az interneten keresztül.

[5] Az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2018. július 18-i (EU, Euratom) 2018/1046 európai parlamenti és tanácsi rendeletnek (költségvetési rendelet) megfelelően, amely a következő címen érhető el: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32018R1046. Lásd különösen a 149. cikket.

[6] Ezt a panaszt az európai ombudsman végrehajtási rendelkezések elfogadásáról szóló határozatával összhangban átruházott ügykezelés keretében kezelték.