Tisztelt Dr. S. Úr!

2000. szeptember 23-án Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen, amely arra vonatkozott, hogy a Bizottság hogyan kezelte az ajánlati felhívásokat.

2000. október 3‐án észrevételezésre továbbítottam a panaszt a Bizottságnak.

A Bizottság 2000. december 1-jén nyilvánított véleményt az Ön panaszáról. 2000. december 7-én továbbítottam Önnek a Bizottság véleményét azzal a felhívással, hogy amennyiben kívánja, tegye meg észrevételeit. 2000. december 15-én megküldte a Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeit.

2001. január 17-én levelet írtam a Bizottságnak, hogy további tájékoztatást kérjek az Ön panaszával kapcsolatban. A Bizottság 2001. február 20-án válaszolt, és ezt a választ 2001. február 26-án továbbítottam Önnek azzal a felhívással, hogy amennyiben kívánja, legkésőbb 2001. március 31-ig nyújtsa be észrevételeit. Észrevételem nem érkezett.

Azért írok most Önöknek, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

2000 februárjában a panaszos (az Európai Parlament nyugdíjas köztisztviselője) javaslatot nyújtott be az Európai Bizottság Versenypolitikai Főigazgatósága által közzétett, állami támogatásokkal kapcsolatos tanácsadási szolgáltatásokra vonatkozó ajánlati felhívásra.

A Bizottság nem küldött átvételi elismervényt. Miután a panaszos több alkalommal is telefonált, hogy tájékoztatást kérjen, a Bizottság 2000. szeptember 14-i levelében arról tájékoztatta, hogy az ajánlatot „eljárási okokból” törölték. A panaszos ezt elégtelennek ítélte. Ily módon telefonált annak érdekében, hogy konkrétabb okokat szerezzen az ajánlat törlésére. A Bizottság azonban nem nyújtott be további információkat.

A panaszos állításai a következőképpen foglalhatók össze:

1. A Bizottság nem tájékoztatta a panaszost az ajánlat törlésének konkrét okairól.
2. A Bizottságnak már korábban tájékoztatnia kellett volna a felpereseket, hogy megkímélje ez utóbbiakat a költségektől és a ráfordításoktól.

A VIZSGÁLAT

Véleményében a Bizottság a következő észrevételeket tette:

A Bizottság a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló, 1992. június 18-i 92/50/EGK tanácsi irányelv rendelkezéseit követte. Ez az irányelv többek között 12. cikkének (1) bekezdésében előírja, hogy „az ajánlatkérő szerv az írásbeli kérelem kézhezvételétől számított 15 napon belül tájékoztatja a kizárt részvételre jelentkezőket vagy ajánlattevőket pályázatuk vagy ajánlatuk elutasításának okairól”. A panaszostól nem érkezett ilyen kérelem. Ezenkívül a Bizottság 2000. szeptember 14‐i levelében kifejtette, hogy az ajánlatot eljárási okokból törölték.

Az illetékes szervezeti egység minden tőle telhetőt megtett annak érdekében, hogy a lehető leggyorsabban tájékoztassa a résztvevőket az ajánlati felhívásról. A CCAM (az ajánlatokkal kapcsolatos ügyekért felelős bizottság) hivatalos jelentése 2000. július 17-én érkezett be. Az ajánlat váratlan törlését követően az illetékes szolgálatnak először meg kellett határoznia a további lépéseket. Tekintettel az ünnepi időszakra, a tájékoztató levelek lefordításához szükséges időre, valamint arra, hogy a levelek 2000. szeptember 14-i kiküldése előtt más szolgálatokkal is konzultálni kellett, sajnos nem volt lehetőség korábbi reakcióra.

Észrevételeiben a panaszos rámutatott, hogy a Bizottság nem fejtette ki azokat a konkrét indokokat, amelyek az ajánlat törléséhez vezettek. Azt is felteszi a kérdést, hogy a Bizottság illetékes szolgálata nem tudta volna-e előre felismerni ezeket az indokokat, és így költségeket és erőfeszítéseket takarított volna-e meg valamennyi résztvevő számára.

A fentiekre tekintettel az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panasz kezeléséhez további információkra van szüksége. Ezért arra kérte a Bizottságot, hogy (1) fejtse ki azokat a konkrét okokat, amelyek miatt törölte az érintett ajánlatot, és (2) fejtse ki, hogy pontosan mikor döntött úgy, hogy törli az ajánlatot.

Válaszában a Bizottság kifejtette, hogy az ajánlatot azt követően vonták vissza, hogy a CCAM negatív véleményt adott, azzal érvelve, hogy következetlenségeket találtak a Hivatalos Lapban az ajánlati felhívásról közzétett információkban. A CCAM szerint ezek a hibák eltántoríthatták a potenciális pályázókat a részvételtől. A CCAM a felperesek egy részének kizárására vonatkozó eljárási okokat is megkérdőjelezte. A Bizottság rámutatott, hogy csak a CCAM 2000. július 4–5-i ülésén vált nyilvánvalóvá, hogy javaslatát a CCAM nem fogadja el. A Bizottságot hivatalosan a CCAM jelentése tájékoztatta, amelyet 2000. július 17-én kapott meg. A szolgálatnak ezután meg kellett határoznia, hogyan tovább.

Erre a válaszra vonatkozóan a panaszostól nem érkezett észrevétel.

A HATÁROZAT

1.1 A panaszos a Bizottság által közzétett ajánlati felhívásra ajánlatot nyújtott be. Ezt követően a Bizottság arról tájékoztatta, hogy ezt az ajánlatot „eljárási okokból” törölték. A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem tájékoztatta őt az ajánlat törlésének konkrét okairól, noha ezt kérte tőle.

1.2 Véleményében az Európai Bizottság azt állította, hogy nem érkezett hozzá a 92/50/EGK irányelv 12. cikkének (1) bekezdésében előírt írásbeli kérelem. Arra is rámutatott, hogy tájékoztatta a panaszost arról, hogy az ajánlatot eljárási okokból törölték.

1.3 Az ombudsman nem volt meggyőződve arról, hogy a jelen ügyben a 92/50/EGK irányelv 12. cikkének (1) bekezdése alkalmazandó. Ez a rendelkezés biztosítja az ajánlattevő számára azt a jogot, hogy tájékoztatást kapjon ajánlata „elutasításának” okairól. Nem terjed ki kifejezetten arra az esetre, amikor egy ajánlatot törölnek. A Bizottsághoz mindenesetre érkezett ilyen írásbeli kérelem, mivel az ombudsman által a Bizottsághoz továbbított panasz egyértelművé tette, hogy a panaszos tájékoztatást kíván kapni az ajánlat törlésének okairól.

1.4 Az Ombudsman úgy vélte továbbá, hogy a Bizottság 2000. szeptember 14-i levele nem fejtette ki kellő pontossággal az ajánlat törlésének okait. Bevált igazgatási gyakorlat, hogy az ajánlati felhívásra válaszoló személyeket tájékoztatják arról, hogy végül miért törölték ezt az ajánlatot. Az „eljárási okokra” való általános hivatkozás ebben az összefüggésben nem tekinthető elegendőnek, mivel nem teszi lehetővé az ajánlattevő számára a törlés konkrét okának azonosítását.

1.5 Az ombudsman további információkérésére adott válaszában azonban a Bizottság részletesebben kifejtette azokat az okokat, amelyek a pályázat törléséhez vezettek. Ezt a választ továbbították a panaszosnak, aki nem nyújtott be észrevételeket.

1.6 Ilyen körülmények között az ombudsman úgy véli, hogy az Európai Bizottság lépéseket tett az ügy rendezése érdekében, és ezzel az első állítását illetően kielégítette a panaszost.

2.1 A panaszos azzal érvel, hogy a költségek és az erőfeszítések megtakarítása érdekében az Európai Bizottságnak már korábban tájékoztatnia kellett volna az ajánlati felhívásra ajánlatot benyújtó személyeket az ajánlat törléséről.

2.2 Az Európai Bizottság azt állítja, hogy csak a CCAM (az ajánlatokkal kapcsolatos ügyekért felelős bizottság) 2000. július 4-i és 5-i ülésén vált nyilvánvalóvá, hogy javaslatát a CCAM nem fogadja el. A Bizottságot hivatalosan a CCAM 2000. július 17-én beérkezett jelentése tájékoztatta. Ezután meg kellett határoznia, hogyan tovább. Tekintettel az ünnepi időszakra, a tájékoztató levelek lefordításához szükséges időre, valamint arra, hogy a levelek 2000. szeptember 14-i kiküldése előtt más szolgálatokkal is konzultálni kellett, sajnos nem volt lehetőség korábbi reakcióra.

2.3 Az ombudsman a Bizottság észrevételeiből azt a következtetést vonja le, hogy a pályázat törléséről szóló határozatot 2000. július 17-én vagy azt követően hozták meg. Bár előnyösebb lett volna, ha a Bizottság gyorsabban tájékoztatja az ajánlattevőket, az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság által hivatkozott érvekre tekintettel a jelen ügyben nem történt indokolatlan késedelem.

2.4 A fentiek alapján úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság nem követett el hivatali visszásságot a második állítást illetően.

Az európai ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság lépéseket tett az ügy rendezése érdekében, és ezáltal az első állítását illetően megnyugtatta a panaszost, a második állítást illetően pedig úgy tűnik, hogy nem történt hivatali visszásság. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a döntésről az Európai Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

Jacob SÖDERMAN