A panasz előzményei

1. Az Európai Rendőrségi Hivatal (Europol) 2011. [...]-án/-én elindította az Europol/2011/ [...] felvételi eljárást a(z) [...] álláshelyre (a továbbiakban: felvételi eljárás). Az álláshirdetés 8.1. pontja előírta, hogy „a pályázatok benyújtásának határideje [...] 2011 volt”. A 8.2. pont előirányozta, hogy a kiválasztási eljárást „az Europol honlapján (www.europol.europa.eu) elérhető EUROPOL VISSZATÉRÍTÉSI IRÁNYMUTATÁSOKKAL összhangban kell lefolytatni”.

2. A panaszos 2011. [...]-án/-én ajánlott levélben benyújtotta a fenti felvételi eljárásra vonatkozó pályázatát.

3. 2011. március 18-án az Europol arról tájékoztatta a panaszost, hogy mivel kérelme a határidő lejárta után érkezett be, azt nem tudja elfogadni.

4. 2011. március 23-án a panaszos arról tájékoztatta az Europolt, hogy kérelme késedelmesen érkezett meg az Europolhoz a belga postai szolgálat által elkövetett hiba miatt, amely azt (Belgium esetében) belső levélként, nem pedig (Hollandia esetében) nemzetközi levélként vette nyilvántartásba. A panaszos csatolta a kérelem határidőn belüli elküldésének igazolását, és hangsúlyozta, hogy az Európai Bizottság pályázati eljárásaiban a kérelmek elküldésének időpontját veszi figyelembe, nem pedig a beérkezésük időpontját.

5. 2011. március 24-én az Europol arról tájékoztatta a panaszost, hogy a felvételi iránymutatása, amelyre a versenyvizsga-felhívás kifejezetten hivatkozott, kimondja, hogy a kérelmeket vagy a határidő előtt, vagy a határidő napján be kell nyújtani, és hogy a késedelmes kérelmeket nem fogadják el. Az Europol tehát kijelentette, hogy nem hagyhatja figyelmen kívül a gyakorlatait.

6. 2011. március 25-én a panaszos levelet intézett az Europolhoz, amelyben kijelentette, hogy minden pályázónak egyenlő munkaerő-felvételi lehetőségeket kell biztosítani, függetlenül attól, hogy Hollandiában vagy Európa más részein él-e. Ezért nem értett egyet az Europol azon gyakorlatával, hogy nem veszi figyelembe a postai dátumot. Megismétli, hogy a késedelem a belga postai szolgálat által elkövetett hibának tudható be, és tájékoztatja az Europolt, hogy panaszt fog tenni az ombudsmannál.

7. A panaszos 2011. április 8-án fordult az ombudsmanhoz. 2011. május 13-án további tájékoztatást küldött az ombudsmannak.

A vizsgálat tárgya

8. Az ombudsman vizsgálatot indított a következő állítással és követeléssel kapcsolatban:

Állítás:

Az Europol méltánytalanul utasította el a panaszos kérelmét.

Igénypont:

Az Europolnak el kell fogadnia az állásra benyújtott pályázatát.

A vizsgálat

9. 2011. május 25-én az ombudsman továbbította a panaszt az Europol igazgatójának, és felkérte, hogy nyújtson be véleményt a fenti állításról és követelésről. Az Europol 2011. augusztus 31-én nyújtotta be véleményét.

10. 2011. szeptember 9-én az ombudsman továbbította a véleményt a panaszosnak, és felkérte, hogy 2011. október 31-ig nyújtsa be észrevételeit. A panaszos nem nyújtott be észrevételeket.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A panaszos kérelmének és kapcsolódó állításának tisztességtelen elutasítására vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

11. Panaszában a panaszos előadta, hogy kérelme nem érkezett meg a határidőn belül az Europolhoz a belga postai szolgálat egyik alkalmazottja által elkövetett hiba miatt, aki azt nemzeti levelezésként nyilvántartásba vette. A panaszos megemlítette, hogy panaszt tett a belga postai szolgálatnál, amely belső vizsgálatot indított.

12. A panaszos véleménye szerint a megkülönböztetés elkerülése érdekében az Europolnak a kérelmek beérkezésének időpontja helyett a kérelmek elküldésének időpontját kell figyelembe vennie. Ily módon egyetlen jelöltnek sem kellene szenvednie a postai szolgáltatások hibái vagy nem megfelelő működése miatt, függetlenül attól, hogy Hágában vagy valahol máshol Európában él.

13. A panaszos a Bizottságnak a pályázati eljárásokra vonatkozó szabályaira hivatkozott, amelyek az Europol gyakorlatával ellentétben kimondják, hogy a figyelembe vett időpont a kérelem elküldésének időpontja. Úgy véli, hogy az Europol a Bizottság példáját figyelembe véve tisztázhatná belső eljárásait.

14. Véleményében az Europol először is úgy vélte, hogy a Bizottságnak a pályázati eljárások határidejével kapcsolatos gyakorlata nem releváns a munkaerő-felvételi eljárásokkal összefüggésben. Sem a személyzeti szabályzat, sem annak végrehajtási szabályai nem határozzák meg, hogy az ilyen eljárásokban hogyan kell alkalmazni a kérelmek benyújtására vonatkozó határidőket. A munkaszerződések megkötésére jogosult hatóság széles mérlegelési jogkörének alkalmazása során a munkaerő-felvételi iránymutatásban előírta, hogy a pályázatoknak határidőre be kell érkezniük. Az álláshirdetésben hivatkoztak a munkaerő-felvételi iránymutatásokra, amelyek elérhetők az Europol honlapján.

15. Másodszor, az európai bíróságok ítélkezési gyakorlatának megfelelően nem ellentétes az egyenlő bánásmód elvével, ha azt kérik, hogy a kérelmet egy bizonyos időpontig fogadják be, ne pedig egyszerűen küldjék el. Az Europol a személyzeti szabályzat 90. cikke alapján benyújtott panaszokkal kapcsolatos ítélkezési gyakorlatra hivatkozott, amely szerint az ilyen gyakorlat célja a jogbiztonság biztosítása. Az Europol esetében ezt a követelményt az is indokolta, hogy biztosítani kell a kiválasztási eljárás időben történő lefolytatását, anélkül, hogy hosszú időt kellene várni annak biztosítására, hogy a határidőn belül elküldött valamennyi pályázat beérkezzen.

16. Harmadszor, a bíróságok megállapították, hogy a postai úton küldött panaszok kézbesítési határideje nem előre látható, és azt a gondos alkalmazott figyelembe veheti. Az adminisztráció megsértené az egyenlő bánásmód elvét, ha késedelmes kérelmeket fogadna el, kivéve, ha a késedelem vis maior vagy előre nem látható körülmények miatt következett be. A jelen ügyben a postahivatal által a panaszosnak átadott átvételi elismervény azt mutatja, hogy a panaszos Belgiumon belüli levelezésre szánt formanyomtatványt töltött ki, és nem említett semmilyen címet. Ezért nem bizonyított, hogy a hibát a szóban forgó belga posta okozta, vagy hogy a panaszos azt jogszerűen nem vehette volna észre.

17. Negyedszer, az Europol megállapította, hogy a két napnál hosszabb szállítási határidő nem rendellenes és nem is előre nem látható. A módosított 97/67/EK irányelv [1] II. melléklete szerint a kézbesítési cél D+3 (a postaköltséget követő három munkanap) az EU-n belüli, határokon átnyúló postai küldemények esetében. Az International Post Corporation Studies szerint az EU-n belül a küldemények több mint 20%-a a D+2 után érkezik, ami a panaszos esetében a határidő volt. Ezenkívül Belgium és Hollandia között az átlagos szállítási idő 1,9 nap, ami azt jelenti, hogy jelentős számú tétel több időt vesz igénybe, mint amennyit ki kell szállítani [2].

18. Összefoglalva, vis maior vagy előre nem látható körülmények hiányában az Europol úgy ítélte meg, hogy nem köteles és nem is jogosult figyelembe venni a panaszos kérelmét. Ezenkívül e pályázat az első kiválasztási forduló befejezését követően érkezett be, és a panasznak az Europolhoz történő továbbításáig a sikeres pályázó már elfogadta az állásajánlatot.

Az ombudsman értékelése

19. Az ombudsman először is emlékeztet arra, hogy még ha a panaszos az Europolnak az álláshirdetésekre vonatkozó jelentkezési határidőkkel kapcsolatos általános politikájára vonatkozó érvet is terjesztett elő, az ombudsman vizsgálata nem érintette ezt a kérdést. Az ombudsman tudomásul veszi, hogy mindaddig, amíg ez a politika észszerű, objektív és a pályázók számára előzetesen ismert, a kinevezésre jogosult hatóság mérlegelési jogkörébe tartozik. A jelen ügyben az Europol az álláshirdetésben egyértelműen bejelentette, hogy a kiválasztási eljárást a munkaerő-felvételi iránymutatásainak megfelelően folytatják le. Ez utóbbi megállapította továbbá, hogy a kérelmeknek a határidőig vagy a határidő napján be kell érkezniük.

20. Ezért a jelöltek tisztában voltak, vagy tudatában kellett volna lenniük ennek a politikának. Az ombudsman vizsgálata kizárólag az ilyen politika alkalmazására, pontosabban annak tisztességes és ésszerű alkalmazására vonatkozott. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a helyes hivatali magatartás európai kódexének (ECGAB) 11. cikke szerint a tisztviselőknek (és tágabb értelemben az intézményeknek) „pártatlanul, tisztességesen és észszerűen kell eljárniuk”.

21. Amikor az ombudsman megindította a jelen vizsgálatot, úgy tűnt, hogy a rendelkezésére álló információk arra utalnak, hogy a panaszos gondosan megküldte kérelmét az Europolnak. Objektív szempontból ezt a kérelmet kellő időben megküldték annak érdekében, hogy a határidő lejártáig el tudja érni az utóbbit.

22. Az Europol által hivatkozott statisztikai adatok és a 97/67 irányelvben előírt határidők ugyanis, még ha jogvitákban értékesek is, általában nem ismertek a polgárok számára. Köztudott, hogy általában két nap elegendő ahhoz, hogy a Belgiumból Hágába, azaz a szomszédos ország nagyobb városába küldött levél eljusson a címzetthez, amennyiben nem látható előre, hogy a postai kézbesítés jelentős késedelmet szenvedhet. Ezt láthatólag megerősítette a panaszosnak az Europolhoz intézett 2011. március 23-i levelében foglalt nyilatkozata, amely szerint a postai dolgozó megerősítette, hogy két nap elegendő az ajánlott küldeményének kézbesítésére. Ezért az a tény, hogy a panaszos csak két nappal a határidő lejárta előtt küldte el kérelmét, nem tűnik a gondosság nyilvánvaló hiányának a részéről.

23. Az Ombudsman ezért úgy ítélte meg, hogy az ECGAB 11. cikke értelmében méltánytalan és ésszerűtlen lehet egy olyan kérelem elutasítása, amely a panaszoson kívül álló külső körülmények miatt nem érkezett meg a címzetthez, mint például az, hogy a belga postai szolgálat tévesen vette nyilvántartásba a panaszos levelét, és a postai szolgálat nem kézbesítette azt időben.

24. Véleményében azonban az Europol kifejtette, hogy a panaszos valójában rossz postai szolgáltatási formanyomtatványt („récipissé de dépôt”) használt, nevezetesen azt, amely a nemzetközi postai küldemények helyett az igazolt nemzeti postai küldeményekre vonatkozott. Ezenkívül csak az „EUROPOL”-t említette meg címzettként, anélkül, hogy megadta volna a címet vagy a kézbesítési adatokat. A panaszos nem vitatta ezt a magyarázatot, mivel nem használta ki a lehetőséget arra, hogy észrevételeket nyújtson be az Europol véleményével kapcsolatban. Ezenkívül az ombudsman látta a postai szolgáltatási formanyomtatvány egy példányát, és megbizonyosodott arról, hogy ez valóban így van.

25. Az Ombudsman ezért arra a következtetésre jut, hogy a postai szolgálatnak a szóban forgó levél nyilvántartásba vételével és terjesztésével kapcsolatos hibája részben a panaszos saját hibájának tudható be.

26. Ezenkívül a panaszos rendelkezésére bocsátotta a postai szolgáltatási formanyomtatvány egy példányát, valamint a számla egy példányát, amely megemlítette, hogy fizetett egy „recommandé nat [ional]” (hitelesített nat [ional] levél) címén. Így észrevehette volna, hogy a másolat téves, és hogy kérelmét nem lehetett időben kézbesíteni.

27. A fentiek alapján az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos kérelme nem vis maior vagy előre nem látható körülmények miatt késett, hanem azért, mert a panaszos saját maga nem járt el kellő gondossággal annak megküldése során. Az Europol tehát jogosult volt arra, hogy ne térjen el általános gyakorlatától, és a panaszos kérelmét késedelmesen utasítsa el. Ennek megfelelően az ombudsman nem tárt fel hivatali visszásságot az Europol magatartásában.

B. Következtetések

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az ombudsman nem tárt fel hivatali visszásságot az Europol magatartásában.

A panaszost és az Europolt tájékoztatják erről a döntésről.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2012. március 23-án.

[1] A 2002. június 10-i 2002/39/EK irányelvvel (HL L 176., 2002.7.5., 21. o.) és a 2008. február 20-i 2008/6/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvvel (HL L 52., 2008.2.27., 3. o.) módosított, a közösségi postai szolgáltatások belső piacának fejlesztésére és a szolgáltatás minőségének javítására vonatkozó közös szabályokról szóló, 1997. december 15-i 97/67/EK irányelv.

[2] www.ipc.be