Az uniós közigazgatás évente több száz alkalmazottat vesz fel különböző típusú munkaerő-felvételi eljárások keretében. Ezeknek az eljárásoknak követniük kell bizonyos szabályokat és a megfelelő ügyintézés elvét.

A munkaerő-felvételben rendszerint közreműködik egy felvételi bizottság, amely a jelöltek értékeléséért és a felvehető jelöltek végleges listájának elkészítéséért felel. A felvételi bizottságokat munkájuk során kötik a kiválasztási kritériumok, ugyanakkor széles mérlegelési mozgástérrel rendelkeznek a jelöltek képesítéseinek és szakmai tapasztalatainak az említett kritériumok fényében történő értékelésekor. Az ezen eljárásokra nézve irányadó szabályokat rendszerint az álláshirdetésben vagy az eljárásról szóló felhívásban rögzítik.

A munkaerő-felvételi ügyekben az ombudsman szerepe elsősorban annak vizsgálata, hogy vétett-e a felvételi bizottság nyilvánvaló értékelési hibát, vagy fennállt-e bármiféle eljárási hiányosság. Ez azt is jelenti, hogy az ombudsman nem fogja újraértékelni az adott pályázatot vagy a jelöltnek a teszt vagy az interjú során mutatott teljesítményét. Ugyanakkor az ombudsman indokolást kaphat arra vonatkozóan, hogy miként értékelte a felvételi bizottság az adott pályázatot vagy a jelölt teljesítményét, ezáltal megbizonyosodva arról, hogy az eljárás megfelelően zajlott.

Mielőtt a jelölt az ombudsmanhoz fordulna, először élnie kell az álláshirdetésben megjelölt jogorvoslati lehetőségekkel, és elegendő időt kell hagynia az igazgatás számára a válaszadáshoz.