Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana [1]

Predmet se odnosio na odbijanje zahtjeva za dodjelu stipendije u kontekstu Sedmog okvirnog programa za istraživanje i razvoj. Nakon što mu je predmetni projekt prvotno ponudio radno mjesto, podnositelj pritužbe obaviješten je da je zbog njegova prethodnog stažiranja u privatnom poduzeću njegova prijava „etički neprihvatljiva”. Podnositelj pritužbe žalio se Izvršnoj agenciji za istraživanje da postupak zapošljavanja nije ni transparentan ni pravedan. Agencija je tvrdila da je zapošljavanje istraživača isključiva odgovornost korisnika bespovratnih sredstava te je zanijekala bilo kakvu uključenost u odluku.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da Agencija nije osigurala transparentnost i pravednost postupka. Stoga je dala preporuku Agenciji.

Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe bio je podnositelj zahtjeva za stipendiju u projektu koji se financirao u okviru Sedmog okvirnog programa za istraživanje i razvoj (FP7) u okviru poziva na podnošenje prijedloga za mreže za inicijalno osposobljavanje u okviru programa Marie Curie (ITN)[2] („projekt”).

2. Povjerenstvo za odabir projekata prvotno je odabralo podnositelja pritužbe i ponudilo mu mjesto stipendista u lipnju 2014. Nekoliko dana kasnije nadzornik stipendije obavijestio je podnositelja pritužbe da je Znanstveni odbor projekta odbio njegov zahtjev. Znanstveni odbor zaključio je da se, iako je ispunio akademske uvjete za to radno mjesto, „nakon savjetovanja sa savjetnicima Marie Curie u Bruxellesu” njegov prethodni rad za privatno poduzeće („društvo”) smatrao „etički neprihvatljivim” iz tri razloga: (i) u tijeku je pravni sukob između članova projektnog tima i društva; ii. program Marie Curie nije omogućio nikakve veze s privatnim poduzećima koja bi mogla biti u parnici s drugim poduzećima ili znanstvenim osobljem projekata Marie Curie; i iii. društvo je međunarodno poznato kao „upitno” društvo.

3. Podnositelj pritužbe podnio je žalbu na odluku koordinatoru projekta, objašnjavajući da se prema njemu pogrešno postupalo kao prema zaposleniku navedenog društva dok je bio samo pripravnik. Naglasio je da više nije povezan s kompanijom, da je stažiranje u to vrijeme financirala Europska unija [3] te da su njegovi zadaci bili ograničeni na arhivska i dokumentarna istraživanja. Međutim, nakon što se obratio projektnom službeniku u Bruxellesu, koordinator projekta potvrdio je odbijanje zahtjeva podnositelja pritužbe.

4. U kolovozu 2014. podnositelj pritužbe žalio se Izvršnoj agenciji za istraživanje (dalje u tekstu „Agencija”) tvrdeći da se prema njemu nepravedno postupalo kao prema zaposleniku navedenog privatnog poduzeća. Agencija je u svojem odgovoru objasnila da nije bila uključena u zapošljavanje stipendista ITN-a, što je isključiva odgovornost korisnika. Nadalje, Agencija nije mogla intervenirati zbog nepostojanja ugovornog odnosa između podnositelja pritužbe i projekta.

5. Podnositelj pritužbe obratio se 26. kolovoza 2014. Ombudsmanu.

Istraga

6. Ombudsmanica je pokrenula istragu o pritužbi i utvrdila sljedeće navode i povezane tvrdnje:

Tvrdnje

1) Agencija nije jasno objasnila svoju uključenost u postupak zapošljavanja stipendista u projektu.

2) Agencija nije utvrdila jesu li subjekti odgovorni za projekt proveli pošten i transparentan postupak odabira.

Zahtjevi

1) Agencija bi trebala na odgovarajući način pojasniti tko je bio uključen u postupak odabira projekta.

2) Agencija bi trebala poticati odgovorne subjekte da ponovno razmotre zahtjev podnositelja pritužbe.

7. Tijekom istrage ombudsmanica je zaprimila mišljenje Agencije o pritužbi, a zatim i primjedbe podnositelja pritužbe kao odgovor na mišljenje Agencije. Pri provođenju istrage Ombudsman je uzeo u obzir argumente i mišljenja stranaka.

Tvrdnja da Agencija nije jasno objasnila svoje sudjelovanje u postupku zapošljavanja i povezanom zahtjevu

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

8. Podnositelj pritužbe tvrdio je da nije jasno koji je subjekt bio zadužen za ocjenu njegova zahtjeva. Istaknuo je da je koordinator projekta potvrdio negativnu odluku nakon savjetovanja s "projektnim službenikom u Bruxellesu".

9. Agencija je u svojem mišljenju navela da nikada nije sudjelovala u zapošljavanju podnositelja pritužbe niti ga je savjetovala o tom zapošljavanju. Nadalje je objasnila da je nakon odbijanja zahtjeva podnositelja pritužbe koordinator projekta zatražio savjet o tom pitanju te da je održan sastanak između jednog od znanstvenika zaduženih za projekt i jednog od projektnih službenika Agencije. Agencija je obavijestila Ombudsmana da nije dala nikakve savjete o odluci da neće zaposliti podnositelja pritužbe te je jednostavno izjavila da je za to odgovoran projektni konzorcij i njegovi članovi. Kako bi to potkrijepila, Agencija je dostavila preslike korespondencije koju je razmijenila s koordinatorom projekta u vezi s postupkom odabira.

10. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naglasio da još uvijek ne zna sastav Znanstvenog odbora ili tko je bio uključen u postupak zapošljavanja.

Procjena Europskog ombudsmana

11. Ombudsmanica napominje da se u odgovorima koordinatora projekta podnositelju pritužbe nekoliko puta upućivalo na savjetovanja sa službenicima u Bruxellesu. Koordinator je, primjerice, izjavio da je Znanstveni odbor zahtjev smatrao etički neprihvatljivim „nakon savjetovanja sa savjetnicima Marie Curie u Bruxellesu”. Međutim, Agencija je u svojem mišljenju navela da nije savjetovala ni sudjelovala u postupku zapošljavanja.

12. U korespondenciji koju su razmijenili Agencija i koordinator projekta Ombudsman nije pronašao dokaz da je Agencija doista bila uključena u postupak zapošljavanja. Napominje i da je Agencija, nakon što je o toj činjenici obavijestila podnositelja pritužbe, pozvala podnositelja pritužbe da koordinatoru projekta uputi upit o subjektu odgovornom za postupak.

13. Ombudsmanica napominje da je dužnost pružanja informacija javnosti koje traži opće načelo dobrog administrativnog ponašanja.[4] U tom slučaju i s obzirom na informacije koje je dostavila Agencija, Ombudsmanica smatra da je Agencija ispunila tu dužnost i propisno obavijestila podnositelja pritužbe da nije bila uključena u zapošljavanje istraživača niti je utjecala na odluku o odbijanju zahtjeva podnositelja pritužbe. Također smatra da je, kad je riječ o identitetu članova Znanstvenog odbora, Agencija ispravno uputila podnositelja pritužbe koordinatoru projekta kao pravu osobu da mu dostavi takve informacije. Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Agencije u pogledu tog aspekta pritužbe.

Navod da Agencija nije utvrdila jesu li odgovorni subjekti proveli pravedan i transparentan postupak odabira i povezani zahtjev

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

14. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je odbijanje njegova zahtjeva posljedica nepoštenog i netransparentnog postupka te da se odluka ne temelji na njegovoj osnovanosti, nego na njegovim navodnim vezama s društvom.

15. Agencija je u svojem mišljenju uputila na pravni okvir Marie Curie, u skladu s kojim korisnici odabiru istraživače na temelju otvorenih, transparentnih, nepristranih i pravednih postupaka odabira.[5] Objasnila je da, kako bi osigurala da se postupci zapošljavanja provode u skladu s tim vrijednostima, korisnicima pruža smjernice i osposobljavanje te provjerava postupke zapošljavanja praćenjem i godišnjim izvješćivanjem. Istaknula je da je u studenome 2014. provela takvo preispitivanje tog postupka zapošljavanja i zaključila da je postupak odabira ispunjavao zahtjeve relevantnih pravila i propisa. Međutim, Agencija je pojasnila da se, suprotno tvrdnji koordinatora, relevantnim pravilima „ne zabranjuje zapošljavanje istraživača koji imaju ili su imali veze s poduzećima koja su u parnici s korisnicima projekata Marie Curie niti se takve veze proglašavaju neetičkima”.

Procjena Europskog ombudsmana

16. Uredbom kojom se uređuje Sedmi okvirni program [6] predviđeno je da se pri zapošljavanju u projektima koji se financiraju u okviru tog programa moraju poštovati načela transparentnosti, pravednosti i nepristranosti.[7] Ta su osnovna načela sadržana i u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava u kojem se navodi da korisnici moraju odabrati istraživače u skladu s kriterijima prihvatljivosti na temelju otvorenih, transparentnih, nepristranih i pravednih postupaka zapošljavanja.

17. Agencija je u svojem mišljenju potvrdila te obveze i objasnila da, kako bi osigurala poštovanje tih vrijednosti, organizira tečajeve osposobljavanja i provodi godišnje praćenje. Agencija je uputila i na svoja nadzorna prava na temelju Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, posebno na svoje aktivnosti praćenja i diskrecijske ovlasti za provedbu ad hoc provjera provedbe i izvršenja projekata.

18. Stoga Agencija ne osporava da ima opću dužnost nadzirati upotrebu financijskih sredstava koja dodjeljuje. Europski ombudsman smatra da ta dužnost uključuje poduzimanje odgovarajućih mjera kada na temelju dovoljno potkrijepljenih informacija ili zabrinutosti koje su mu dostavile treće strane sazna za moguće nepoštovanje obveza korisnika iz sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

19. U tom je slučaju sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava predviđeno da se zapošljavanje mora temeljiti na nizu zahtjeva kao što su znanstvene vještine podnositelja zahtjeva i relevantnost njihova istraživačkog iskustva.[8] Međutim, podnositelj pritužbe obaviješten je da je njegov zahtjev odbijen zbog „etičkih razloga”. Agencija je u tom pogledu jasno navela da, suprotno tvrdnjama koordinatora, ne postoje pravna ograničenja ili pravila kojima se zabranjuje zapošljavanje istraživača koji su povezani s određenim privatnim poduzećima ili su s njima bili povezani. Unatoč tome, Agencija je zaključila da je zapošljavanje provedeno u skladu s primjenjivim pravilima te je ustrajala na tome da je u svakom slučaju za to odgovoran projektni konzorcij i njegovi članovi.

20. Ombudsman se mora složiti s podnositeljem pritužbe da se čini da se u odgovoru Agencije potvrđuje da razlozi za odbijanje njegova zahtjeva dostavljeni podnositelju pritužbe nisu bili u skladu s primjenjivim pravilima. Ombudsman stoga ne može razumjeti kako je Agencija mogla zaključiti da je postupak zapošljavanja ipak bio u skladu sa zahtjevima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Ombudsmanica također napominje da je Agencija preispitala postupak zapošljavanja tek u studenome 2014., nekoliko mjeseci nakon pritužbe podnositelja pritužbe.

21. Naposljetku, Ombudsman napominje da je Agencija u svojoj korespondenciji s koordinatorom i podnositeljem pritužbe, kao i u svojem odgovoru Ombudsmanu, više puta navela da nije odgovorna za postupak zapošljavanja. Ovom izjavom Agencija, čini se, poriče bilo kakvu odgovornost za moguće nepoštovanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava od strane korisnika.

22. S obzirom na navedeno, ombudsmanica smatra da Agencija u ovom slučaju nije ispunila svoju opću dužnost nadzora projekta koji financira, s jedne strane, time što nije provela odgovarajuću istragu o tom pitanju (unatoč tome što je već utvrdila mogući nedostatak u postupku zapošljavanja) i, s druge strane, time što se odrekla svoje odgovornosti za nadzor korisnika. To je predstavljalo nepravilnosti u postupanju.

23. U uobičajenom tijeku, kada Ombudsman utvrdi nepravilnosti u postupanju, pokušava pronaći rješenje koje će podnositelja pritužbe vratiti u položaj u kojem bi bio da nije bilo nepravilnosti u postupanju. U tom ju je slučaju podnositelj pritužbe obavijestio da su se njegove okolnosti u međuvremenu promijenile i da više ne želi da se njegov zahtjev ponovno razmotri. Stoga Ombudsman smatra da u ovom konkretnom slučaju nije moguće rješenje.

24. Međutim, nakon što je utvrdio da je Agencija počinila nepravilnosti u postupanju, ombudsmanica ističe da bi, u skladu s načelima dobre administrativne prakse, Agencija trebala poduzeti potrebne mjere kako bi osigurala da loša praksa, kakva je dokazana u ovom slučaju, neće negativno utjecati na buduće sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava. Stoga će dati preporuku u tom pogledu.

Preporuka

Ako Agencija primi pouzdane informacije od trećih strana i utvrdi moguće nepravilnosti ili nedosljednosti u postupku zapošljavanja na temelju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava koje financira, trebala bi provesti pravilnu i pravodobnu istragu o tom pitanju kako bi se osiguralo da određeni primatelj bespovratnih sredstava zapošljava istraživače na pravedan i transparentan način.

Podnositelj pritužbe i Izvršna agencija za istraživanje bit će obaviješteni o toj preporuci. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Agencija šalje detaljno mišljenje do 31. siječnja 2016. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja preporuke i opisa njezine provedbe.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 26. listopada 2015.

[1] Odluka Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o propisima i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana (94/262/EZUČ, EZ, Euratom), SL 1994., L 113, str. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (SL C 202 od 10. srpnja 2012.).

[3] Program za cjeloživotno učenje Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm

[4] Članak 22. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja.

[5] Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava u okviru programa FP7 Marie Curie – Prilog III., članak III.2. stavak 2. točka (a) i članak III.3. stavak 4. točka (b)

[6] Uredba (EZ) br. 1906/2006 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2006. o utvrđivanju pravila za sudjelovanje poduzeća, istraživačkih centara i sveučilišta u aktivnostima u okviru Sedmog okvirnog programa te za širenje rezultata istraživanja (2007.–2013.), SL L 391, str. 1.

[7] Vidjeti njezin članak 19. stavak 6.

[8] Članak III.3. stavak 4. točka (b) Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava