(Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana (1))

COMPLAINT

Osnovne informacije

Dva predstavnika lokalnih službenika Komisije u Austriji podnijela su 1998. pritužbu Ombudsmanu zbog toga što Komisija svojem lokalnom osoblju koje radi u predstavništvu u Beču nije osigurala dodatno osiguranje (367/98/(VK)/GG). Predmet je zaključen nakon što je Komisija prihvatila nacrt preporuke Ombudsmana. Podnositelj pritužbe u ovom predmetu bio je jedan od podnositelja pritužbe u tom predmetu.

Komisija je 10. svibnja 2001. odlučila suspendirati podnositelja pritužbe zbog ozbiljnih optužbi iznesenih protiv nje. Komisija joj je istodobno ponudila mogućnost da bude saslušana u vezi s tim navodima. Rasprava je održana 12. listopada 2001.

Odlukom od 31. siječnja 2002. Komisija je bez prethodne obavijesti odbila podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe podnio je žalbu protiv te odluke austrijskom sudu na kojem je predmet trenutačno u tijeku. Budući da je podnositelj pritužbe tvrdio da ga Komisija kao predstavnika osoblja ne može sažeto razriješiti, ona joj je 14. lipnja 2002. pisala kako bi raskinula ugovor (u slučaju da je prethodno razrješenje trebalo biti nezakonito).

Podnositelj pritužbe naknadno je zatražio pristup određenim dokumentima na kojima je Komisija temeljila svoju odluku. Taj je zahtjev doveo do pritužbe 242/2003/GG koja je zaključena nakon što je Komisija podnositelju pritužbe odobrila pristup dijelovima relevantnih dokumenata. Tijekom te istrage službe Ombudsmana pregledale su spis Komisije koji se nalazio u Bruxellesu.

Ovaj prigovor

Tijekom istrage Ombudsmana o pritužbi 242/2003/GG, Komisija je podnositelju pritužbe ponudila mogućnost uvida u njegov osobni dosje u Beču. Podnositelj pritužbe iskoristio je tu mogućnost.

Podnositeljica pritužbe podnijela je 11. ožujka 2004. internu pritužbu Glavnoj upravi Komisije za medije i komunikaciju u kojoj je navela da je došlo do kršenja „članaka 26. i 24. Pravilnika o osoblju za javne službenike i ostale službenike Europskih zajednica”.

Člankom 24. Pravilnika o osoblju predviđa se da Zajednice pomažu svakom dužnosniku, posebno u postupcima protiv svake osobe koja počini prijetnje, uvredljive ili klevetničke radnje ili izjave, ili bilo kakav napad na osobu ili imovinu kojoj je on ili član njegove obitelji izložen zbog svojeg položaja ili dužnosti.

Člankom 26. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije predviđa se sljedeće:

„Osobna dokumentacija dužnosnika sadržava:

(a) sve dokumente koji se odnose na njegov administrativni status i sva izvješća koja se odnose na njegovu sposobnost, učinkovitost i ponašanje;

(b) sve primjedbe dužnosnika na takve dokumente.

Dokumenti se registriraju, numeriraju i pohranjuju serijskim redoslijedom; institucija ne smije koristiti ili navoditi dokumente iz točke (a) protiv dužnosnika, osim ako su mu priopćeni prije njihova podnošenja. (…)

Za svakog dužnosnika postoji samo jedan osobni dosje.

Dužnosnik ima pravo, čak i nakon odlaska iz službe, upoznati se sa svim dokumentima iz svojeg spisa i uzeti njihove preslike.”

U svojoj pritužbi GU-u za medije i komunikaciju podnositeljica pritužbe tvrdila je da je u njezin osobni dosje dodano nekoliko dokumenata bez njezina znanja. S druge strane, većina njezinih primjedbi na dokumente koji su stavljeni u spis (uključujući one koje je označila riječima „kopija u osobni dosje”) prema njezinu mišljenju nije bila uključena u spis. Podnositelj pritužbe naveo je dva dokumenta u svojem osobnom dosjeu (označena kao „IV/18” i „IV/19”) kao primjere. Prema navodima podnositelja pritužbe, dokumenti u njezinu osobnom dosjeu rezultirali su iskrivljenim stajalištem u pogledu objektivnih činjenica. Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da je u Bruxellesu postojao „paralelni” osobni dosje, čiji se sadržaj većinom nije nalazio u osobnom dosjeu u Beču. Naposljetku, podnositeljica pritužbe istaknula je da njezin osobni dosje ne sadržava nijedan element kojim bi se opravdalo njezino razrješenje, odnosno nijedan dokument nakon što je u svibnju 2001. bila suspendirana s dužnosti.

Osim toga, podnositeljica pritužbe tvrdila je da joj je Komisija trebala odobriti pristup cjelokupnom sadržaju spisa u Bruxellesu. Navela je i da je podnijela žalbu protiv odluke o njezinu otkazu, pri čemu je zadržala sva dodatna prava.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnesenoj u lipnju 2004. podnositelj pritužbe uputio je na svoju pritužbu Komisiji od 11. ožujka 2004., ističući da Komisija nije odgovorila na tu pritužbu. Podnositelj pritužbe stoga je u osnovi tvrdio da Komisija nije ispunila svoje obveze u pogledu svojeg osobnog dosjea.

INQUIRY

Pristup Europskog ombudsmana

Pritužba je poslana Komisiji na mišljenje. Kako bi se izbjegle nejasnoće, Ombudsman je obavijestio Komisiju i podnositelja pritužbe da se njegova istraga odnosi samo na pitanja koja se odnose na osobni dosje podnositelja pritužbe i da stoga neće obuhvatiti druge točke koje je podnositelj pritužbe naveo u svojem dopisu Komisiji od 11. ožujka 2004. (kao što su pitanje pristupa spisu u Bruxellesu i odluka Komisije o odbacivanju podnositelja pritužbe).

Mišljenje Komisije

Komisija se u svojem mišljenju pozvala na odluku od 21. lipnja 2004. kojom je odgovorila na dopis podnositelja pritužbe od 11. ožujka 2004. Komisija je izrazila žaljenje zbog toga što je taj odgovor odgođen.

Komisija je u svojem dopisu od 21. lipnja 2004. odbila pritužbu podnositelja pritužbe od 11. ožujka 2004. Komisija je tvrdila da članci 24. i 26. Pravilnika o osoblju nisu primjenjivi na lokalno osoblje i da takozvani „osobni dosje” u predstavništvu u Beču stoga nije spis vrste navedene u članku 26. Pravilnika o osoblju.

Komisija je dodala da, čak i da su ti članci primjenjivi u ovom slučaju, ne bi bilo ispravno usporediti spis koji je prikazan službama Europskog ombudsmana s „osobnim spisom” koji se odnosi na dužnosnika. Spis koji je prikazan službama Europskog ombudsmana bio je samo radni dosje povezan isključivo sa stegovnim saslušanjem koje je pokrenuto protiv podnositelja pritužbe. Osim toga, u tom bi postupku podnositelj pritužbe, prema Komisijinu mišljenju, imao pristup svim dokumentima navedenima u „obavijesti o pritužbama” od 8. svibnja 2001. na koje se Komisija oslonila. Komisija je smatrala da je upravo to trebalo osigurati člankom 26. Pravilnika o osoblju u slučaju dužnosnika (tj. da se odluke ne donose na temelju informacija koje su im nepoznate).

Primjedbe podnositelja pritužbe

Tužiteljica je u svojim očitovanjima zadržala svoju pritužbu. Također je iznijela dodatne primjedbe u pogledu članka 24. Pravilnika o osoblju. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, Komisija ju je javno osudila mnogo prije održavanja saslušanja. Podnositeljica pritužbe tvrdila je i da su joj na raspravi postavljena pitanja koja nemaju nikakve veze s pritužbama koje su joj upućene.

Daljnje istrage

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage.

Zahtjev za dodatne informacije

Ombudsmanica je stoga 12. listopada 2004. zatražila od Komisije (1) da objasni svoje stajalište da takozvani „osobni spis” u Predstavništvu u Beču nije spis koji se spominje u članku 26. Pravilnika o osoblju, s obzirom na to da je (a) u svojem odgovoru od 25. rujna 2003. na zahtjev za dodatne informacije koji je Ombudsman podnio u okviru istrage Ombudsmana o pritužbi 242/2003/GG Komisija istaknula da podnositelj pritužbe može iskoristiti svoje pravo na uvid u svoj osobni spis u sjedištu Predstavništva u Beču i (b) da su u dokumentima Komisije koje je podnositelj pritužbe dostavio (označenima kao „IV/18” i „IV/19”) jasno navedeni da su namijenjeni za uključivanje u „osobni spis” podnositelja pritužbe, (2.) da objasni prirodu i svrhu „osobnih spisa” podnositelja pritužbe u svojem predstavništvu u Beču i da navede na kojoj se pravnoj osnovi taj spis vodi, (3.) da objasni je li smatrala da „osobni spis” podnositelja pritužbe u njegovu predstavništvu u Beču ne treba sadržavati (sve) dokumente koji se odnose na status podnositelja pritužbe i sve administrativne izvještaje koji se odnose na njegovu sposobnost, učinkovitost i ponašanje te (b) sve primjedbe podnositelja pritužbe na takve dokumente i (4) objašnjenje zašto „osobni spis” podnositelja pritužbe u njegovu predstavništvu u Beču nije sadržavao primjedbe podnositelja pritužbe na dokumente označene kao „IV/18” i „IV/19” te nijedan dokument sastavljen nakon datuma u svibnju 2001. kada je podnositelj pritužbe suspendiran.

Odgovor Komisije

Komisija je u svojem odgovoru iznijela sljedeće primjedbe:

Članak 26. Pravilnika o osoblju primjenjivao se samo na dužnosnike, a ne na lokalne službenike kao što je podnositelj pritužbe. Relevantna pravila za lokalne djelatnike nisu upućivala na tu odredbu. Članak 11. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica u njihovoj novoj verziji (odnosno nakon izmjena koje su stupile na snagu 1. svibnja 2004.), kojim se predviđalo da se članak 26. Pravilnika o osoblju po analogiji primjenjuje na privremeno osoblje, sada se po analogiji primjenjuje na ugovorno osoblje u skladu s člankom 81. Uvjeta. Međutim, novim pravilima nisu uređene situacije koje su se dogodile u prošlosti.

Osobni dosje predstavništva Komisije u Austriji bio je jedini osobni dosje koji je Komisija otvorila kao poslodavac podnositelja pritužbe za potrebe upravljanja osobljem. Pravo Komisije da to učini u ovom je slučaju uređeno austrijskim pravom. Pravila kojima se uređuje čuvanje osobnih dosjea lokalnog osoblja Komisije utvrđena su u "Upravnoj napomeni br. 119" od 13. veljače 1985.(2). Predstavništva Komisije također su podsjećana na obvezu čuvanja osobnih dosjea, na primjer dopisom koji je 26. listopada 2000. poslala Glavna uprava za medije i komunikaciju (3).

Austrijskim pravom od poslodavaca se nije zahtijevalo da čuvaju osobne dosjee. Komisija stoga nije bila zakonski obvezna u osobni spis uključiti sve dokumente koji se odnose na status podnositelja pritužbe te na njegovu sposobnost, uspješnost i ponašanje. Austrijsko pravo nije zahtijevalo ni da Komisija u osobni spis podnositelja pritužbe uključi izjave o pojedinačnim događajima.

Bilješka koju je podnositelj pritužbe dostavio u vezi s dokumentom „IV/19” nije se morala čuvati u spisu podnositelja pritužbe. Dokument „IV/19” stavljen je u spis zbog upute podnositelju pritužbe da dan prije usmeno obavijesti o odsutnostima. Međutim, dokumenti koje je podnijela podnositeljica pritužbe odnosili su se samo na medicinske razloge njezina djelomičnog izostanka 3. listopada 2000. Ti su se dokumenti stoga morali podnijeti u medicinskom dosjeu podnositelja pritužbe, a ne u njegovu osobnom dosjeu.

Komisija je potvrdila da bilješka na koju se podnositelj pritužbe pozvao u vezi s dokumentom „IV/18” nije podnesena zajedno s tim dokumentom u njezinu osobnom dosjeu. Budući da se taj propust dogodio prije više od četiri godine, više nije bilo moguće utvrditi kako je nastao. Međutim, suprotno onomu što je podnositeljica pritužbe tvrdila u svojem dopisu od 11. ožujka 2004., većina njezinih mišljenja i odgovora nije nedostajala u njezinu osobnom dosjeu. Kad je podnositelj pritužbe dostavio mišljenja i odgovore o događajima koji su zabilježeni u njezinu osobnom dosjeu, oni su bili priloženi spisu. Podnositeljica pritužbe uspjela je potkrijepiti svoje tvrdnje u samo dva slučaja, od kojih jedan očito ovdje nije bio relevantan.

Osobni dosje podnositelja pritužbe završio je u svibnju 2001. jer je 10. svibnja 2001. oslobođena dužnosti. Stegovni postupak provela je Glavna uprava za medije i komunikaciju. Budući da je sjedište potonjeg bilo u Bruxellesu, ono je uredno vodilo spis o stegovnom postupku u Bruxellesu.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositeljica pritužbe u svojim je očitovanjima zadržala svoju pritužbu i iznijela sljedeće dodatne primjedbe:

U skladu s internom bilješkom o posjetu financijskog nadzornika Predstavništvu od 2. srpnja 1999., koju je sastavio P., od uprave se tražilo da poštuje određene smjernice u pogledu čuvanja osobnih dosjea, na primjer načelo prema kojem svaki dokument koji treba sadržavati osobni dosje mora supotpisati dotični lokalni agent.

Dokumenti od 13. studenoga 1985. i 26. listopada 2000. na koje se Komisija pozvala jasno pokazuju da se osobni spisi lokalnih službenika moraju obrađivati po analogiji s osobnim spisima dužnosnika. Iz obavijesti od 26. listopada 2000. proizlazi da se osobni dosje treba čuvati isključivo u Predstavništvu.

Obrazloženje Komisije u pogledu dokumenta „IV/19” bilo je nerazumljivo. U relevantnom dokumentu ona (tužitelj) bila je optužena da je bez dopuštenja odsutna s posla. U svojem odgovoru branila se od te optužbe. Taj se odgovor stoga nije odnosio samo na medicinske razloge njezina izostanka, nego je predstavljao njezinu reakciju na potpuno neutemeljenu optužbu. Taj je incident bio vrlo dobar primjer toga kako je tadašnja uprava Predstavništva, uključivanjem samo odabranih dokumenata u spis, pokušala stvoriti dojam da nije ispunila svoje dužnosti ili da je kriva za prijestup.

Kao što je istaknula u svojem dopisu od 11. ožujka 2004., upućivanja na dokumente „IV/18” i „IV/19” samo su ilustrativni primjeri.

Podnositelj pritužbe uključio je detaljan popis dokumenata koji su bili uključeni u osobni dosje bez njezina znanja i komentara koji nisu bili uključeni iako ih je označila za uvrštenje u svoj osobni dosje. Prema navodima podnositelja pritužbe, najmanje 12 njezinih bilješki koje je označila za uvrštenje u svoj osobni dosje nije bilo uključeno, dok je gotovo 30 dopisa uprave bilo uključeno bez njezina znanja. Podnositeljica pritužbe dostavila je i presliku poruke elektroničke pošte od 29. rujna 2000. u kojoj je obavijestila upravu Predstavništva da treba posjetiti liječnika ujutro 3. listopada 2000.

ODLUKA

1 Uvodne napomene

1.1 Izvorna pritužba podnesena u lipnju 2004. odnosila se na Komisijino postupanje s osobnim dosjeom podnositelja pritužbe, ali i na neka druga pitanja. U svojim dopisima o pokretanju istrage i kako bi se izbjegla zabuna, Ombudsman je obavijestio Komisiju i podnositelja pritužbe da se njegova istraga odnosi samo na pitanja koja se odnose na osobni dosje podnositelja pritužbe i da stoga neće obuhvatiti druge točke koje je podnositelj pritužbe naveo u svojem dopisu Komisiji od 11. ožujka 2004. (kao što su pitanje pristupa spisu u Bruxellesu i odluka Komisije o odbacivanju podnositelja pritužbe).

1.2 U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije podnositelj pritužbe iznio je dodatne primjedbe u pogledu članka 24. Pravilnika o osoblju na koji se već pozvala u svojoj pritužbi. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, Komisija ju je javno osudila mnogo prije održavanja saslušanja. Podnositeljica pritužbe tvrdila je i da su joj na raspravi postavljena pitanja koja nemaju nikakve veze s pritužbama koje su joj upućene. Ombudsmanica smatra da ne bi bilo primjereno proširiti ovu istragu kako bi se obuhvatila ta dodatna pitanja. Time bi se neizbježno odgodila istraga Ombudsmana o izvornom navodu podnositelja pritužbe. Ombudsmanica smatra da to ne bi bilo u interesu podnositelja pritužbe. Međutim, podnositelj pritužbe i dalje može podnijeti novu pritužbu u vezi s tim pitanjima.

2 Navodni propust Komisije da riješi svoje dužnosti u vezi s osobnim dosjeom podnositelja pritužbe

2.1 Podnositelj pritužbe radio je kao lokalni agent u Predstavništvu Komisije u Beču. Komisija je 10. svibnja 2001. odlučila suspendirati podnositelja pritužbe zbog ozbiljnih optužbi iznesenih protiv nje. Odlukom od 31. siječnja 2002. Komisija je bez prethodne obavijesti odbila podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe podnio je žalbu protiv te odluke austrijskom sudu na kojem je predmet trenutačno u tijeku. Podnositelj pritužbe naknadno je zatražio pristup određenim dokumentima na kojima je Komisija temeljila svoju odluku. Taj je zahtjev doveo do pritužbe 242/2003/GG koja je zaključena nakon što je Komisija podnositelju pritužbe odobrila pristup dijelovima relevantnih dokumenata. Tijekom te istrage službe Ombudsmana pregledale su spis Komisije koji se nalazio u Bruxellesu.

Tijekom istrage Ombudsmana o pritužbi 242/2003/GG, Komisija je podnositelju pritužbe ponudila mogućnost uvida u njegov osobni dosje u Beču. Podnositelj pritužbe iskoristio je tu mogućnost. Zatim se žalila Komisijinoj Glavnoj upravi za medije i komunikaciju tvrdeći da je nekoliko dokumenata dodano u njezin osobni dosje bez njezina znanja i da većina njezinih primjedbi na dokumente koji su stavljeni u spis (uključujući one koje je označila riječima „kopija u osobni dosje”) nije bila uključena u spis. Podnositelj pritužbe naveo je dva dokumenta u svojem osobnom dosjeu (označena kao „IV/18” i „IV/19”) kao primjere. Prema navodima podnositelja pritužbe, dokumenti u njezinu osobnom dosjeu rezultirali su iskrivljenim stajalištem u pogledu objektivnih činjenica. Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da je u Bruxellesu postojao „paralelni” osobni dosje, čiji se sadržaj većinom nije nalazio u osobnom dosjeu u Beču. Naposljetku, podnositeljica pritužbe istaknula je da njezin osobni dosje ne sadržava nijedan element kojim bi se opravdalo njezino razrješenje, odnosno nijedan dokument nakon što je u svibnju 2001. bila suspendirana s dužnosti.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnesenoj u lipnju 2004. podnositelj pritužbe uputio je na svoju pritužbu Komisiji od 11. ožujka 2004., ističući da Komisija nije odgovorila na tu pritužbu. Podnositelj pritužbe stoga je u osnovi tvrdio da Komisija nije ispunila svoje obveze u pogledu svojeg osobnog dosjea.

Tužiteljica se u svojoj pritužbi pozvala na članak 26. Pravilnika o osoblju za dužnosnike EU-a, kojim se predviđa sljedeće:

„Osobna dokumentacija dužnosnika sadržava:

(a) sve dokumente koji se odnose na njegov administrativni status i sva izvješća koja se odnose na njegovu sposobnost, učinkovitost i ponašanje;

(b) sve primjedbe dužnosnika na takve dokumente.

Dokumenti se registriraju, numeriraju i pohranjuju serijskim redoslijedom; institucija ne smije koristiti ili navoditi dokumente iz točke (a) protiv dužnosnika, osim ako su mu priopćeni prije njihova podnošenja. (…)

Za svakog dužnosnika postoji samo jedan osobni dosje.

Dužnosnik ima pravo, čak i nakon odlaska iz službe, upoznati se sa svim dokumentima iz svojeg spisa i uzeti njihove preslike.”

2.2 Komisija je u svojem mišljenju tvrdila da se članak 26. Pravilnika o osoblju ne primjenjuje na lokalne službenike i da takozvani "osobni dosje" u predstavništvu u Beču stoga nije spis vrste navedene u članku 26. Pravilnika o osoblju. Komisija je nadalje tvrdila da je tužiteljica tijekom stegovnog postupka pokrenutog protiv nje imala pristup svim dokumentima na koje se oslonila protiv nje. Komisija smatra da je upravo to trebalo osigurati člankom 26. Pravilnika o osoblju u slučaju dužnosnika (tj. da se odluke ne donose na temelju informacija koje su im nepoznate).

U svojem odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatne informacije Komisija je navela da je osobni dosje koji se čuva u njezinu predstavništvu u Beču jedini osobni dosje koji je otvorila kao poslodavac podnositelja pritužbe u svrhu upravljanja osobljem. Komisija je smatrala da je njezino pravo da to učini u ovom slučaju uređeno austrijskim pravom. Pravila kojima se uređuje čuvanje osobnih dosjea lokalnog osoblja Komisije utvrđena su u „Upravnoj napomeni br. 119” od 13. veljače 1985. Predstavništva Komisije također su podsjećana na obvezu čuvanja osobnih dosjea, primjerice dopisom koji je 26. listopada 2000. poslala Glavna uprava za medije i komunikaciju. Komisija je tvrdila da se austrijskim pravom od poslodavaca ne zahtijeva da čuvaju osobne dosjee i da se stoga od nje pravno ne zahtijeva da u osobni dosje uključi sve dokumente koji se odnose na status podnositelja pritužbe te na njegovu sposobnost, uspješnost i ponašanje. Nadalje je tvrdio da se austrijskim pravom od Komisije ne zahtijeva da u osobni spis podnositelja pritužbe uključi ni izjave o pojedinačnim događajima.

Prema Komisiji, bilješka koju je podnositelj pritužbe dostavio u vezi s dokumentom „IV/19” nije se morala čuvati u osobnom dosjeu podnositelja pritužbe, nego u njegovu medicinskom dosjeu. Komisija je potvrdila da bilješka na koju se podnositelj pritužbe pozvao u vezi s dokumentom „IV/18” nije podnesena zajedno s tim dokumentom u njezinu osobnom dosjeu. Međutim, prema navodima Komisije, većina mišljenja i odgovora podnositelja pritužbe nije nedostajala u njegovu osobnom dosjeu. Komisija je tvrdila da je podnositelj pritužbe mogao potkrijepiti svoje tvrdnje u samo dva slučaja, od kojih jedan očito ovdje nije bio relevantan.

Komisija je nadalje navela da je osobni dosje podnositelja pritužbe završio u svibnju 2001. jer je 10. svibnja 2001. oslobođena dužnosti. Stegovni postupak provela je Glavna uprava za medije i komunikaciju. Budući da je sjedište potonjeg bilo u Bruxellesu, Komisija je tvrdila da je uredno vodila spis o stegovnom postupku u Bruxellesu.

2.3 Prije nego što se razmotri tvrdnja podnositelja pritužbe, čini se korisnim ispitati preliminarno pitanje. Komisija je u svojem mišljenju tvrdila da je njezino pravo na čuvanje osobnih dosjea članova njezina osoblja u Predstavništvu u Beču uređeno austrijskim pravom i da se njime od poslodavaca ne zahtijeva da čuvaju takve dosjee. Međutim, Ombudsmanica napominje da Komisija nije tvrdila da bi je austrijsko pravo spriječilo u čuvanju takvih osobnih dosjea. Nadalje, iz dokaza dostupnih Ombudsmanu jasno proizlazi da je Komisija odlučila čuvati osobne dosjee svojih lokalnih agenata i da je izdala interne upute o tome kako bi se to trebalo učiniti u svojoj „Obavijesti Administrativno br. 119” od 13. veljače 1985. U tim okolnostima ništa ne sprečava Ombudsmana da ispita način na koji je Komisija postupala s osobnim spisom podnositelja pritužbe.

2.4 Dobra je upravna praksa osigurati da osobni dosje člana osoblja institucije ili tijela Zajednice sadrži (1) sve dokumente koji se odnose na njegov administrativni status i sva izvješća koja se odnose na njegovu sposobnost, učinkovitost i ponašanje, kao i (2) sve komentare dužnosnika na takve dokumente. Ta je obveza utvrđena u članku 26. Pravilnika o osoblju kad je riječ o dužnosnicima. Točno je da Uvjeti zapošljavanja lokalnih službenika prije donošenja izmjena koje su stupile na snagu 1. svibnja 2004. nisu izričito predviđali da se članak 26. Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica primjenjuje i na lokalne službenike. Međutim, treba napomenuti da „Napomena br. 119” od 13. veljače 1985. izričito predviđa da bi „analogno izvješćima o osoblju dužnosnika” osobni dosjei lokalnih službenika trebali sadržavati samo dokumente navedene u popisu priloženom ovim uputama. U svojoj obavijesti od 26. listopada 2000., podsjećajući osobe zadužene za pravila kojima se uređuju osobni dosjei lokalnih agenata, Glavna uprava za tisak i informiranje ponovila je istu formulu („[p]ar analogie avec les dossiers staffs des fonctionnaires”). Nadalje, treba napomenuti da se popis priložen uputama izdanima 1985. izričito odnosi (u točki G) na potrebu da se u osobni dosje dodaju sve primjedbe koje zastupnik može imati u pogledu izvješća o svojoj sposobnosti, izvedbi i ponašanju („les observations éventuelles de l'agent à leur sujet”). Naposljetku, sama Komisija prihvatila je da su primjedbe podnositelja pritužbe na dokument „IV/18” trebale biti uključene u njezin osobni spis u ovom predmetu. S obzirom na te okolnosti, Ombudsmanica smatra da je članak 26. Pravilnika o osoblju kodifikacija obveza koje proizlaze iz načela dobre uprave i da je stoga Komisija te obveze u pogledu lokalnog osoblja imala i prije stupanja na snagu pravila kojim se izričito predviđa analogna primjena članka 26. Pravilnika o osoblju na lokalno osoblje.

2.5 Pučki pravobranitelj nije osobno vidio dosje podnositelja pritužbe koji se čuva u Beču. Međutim, iz informacija koje su dostavili i podnositelj pritužbe i Komisija proizlazi da taj spis ne sadržava dokumente o stegovnom postupku koji se vodio protiv podnositelja pritužbe nakon datuma u svibnju 2001. kada je ona bila suspendirana s dužnosti. U svojem odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatne informacije Komisija je tvrdila da su dokumenti koji se odnose na stegovni postupak pohranjeni u spisu u Bruxellesu, s obzirom na to da je taj postupak provela Glavna uprava za medije i komunikaciju sa sjedištem u Bruxellesu. Ombudsmanica smatra da to objašnjenje nije prihvatljivo. Popis priložen internim uputama Komisije od 13. veljače 1985. o tome kako čuvati osobne dosjee lokalnih agenata sastoji se od odjeljka H pod naslovom „Stegovna pitanja” („Pitanja discipline”). Stoga je očito da dokumenti koji se odnose na stegovni postupak moraju biti uključeni u osobni dosje lokalnog agenta. Nadalje, valja istaknuti da se člankom 26. Pravilnika o osoblju (obveze koje proizlaze iz kojih se, kao što je prethodno navedeno, primjenjuju na lokalne službenike) predviđa da se za svakog člana osoblja čuva samo jedan osobni dosje. Čini se da se na isto načelo podsjeća u točki 3. obavijesti Komisije od 26. listopada 2000., prema kojoj se osobni dosje „isključivo” čuva u predstavništvu. Europski ombudsman prihvaća da u uvjetima koje je opisala Komisija može imati smisla čuvati radni primjerak dokumenata koji se odnose na stegovni postupak u službi koja se bavi tim postupkom (4). Međutim, to ne utječe na potrebu za dodavanjem samih dokumenata u osobni dosje podnositelja pritužbe koji se čuva u Beču. Propust Komisije da to učini u ovom slučaju stoga predstavlja nepravilnost u postupanju.

2.6 Što se tiče dokumenta "IV/19", Ombudsmanica napominje da je taj dokument poruka elektroničke pošte koju je g. K., nadređeni podnositelj pritužbe, uputio podnositelju pritužbe 3. listopada 2000. i koja je preslikana brojnim drugim osobama, uključujući voditelja Predstavništva. U toj poruci elektroničke pošte osoba K. tvrdila je da je podnositelj pritužbe naveo da će biti odsutna do 9:30, ali da je zapravo došla na posao tek tog dana oko podneva, a da prethodno nije obavijestila svojeg nadređenog, recepciju ili upravu. Prema K.-u, nije znao ni za naknadno objašnjenje. K. je stoga zaključio da je podnositelj pritužbe bio odsutan s posla bez dopuštenja. Podnositeljica pritužbe u svojem je odgovoru od istog dana istaknula da je elektroničkom poštom od 29. rujna 2000. obavijestila g. K. da će morati posjetiti liječnika u bolnici „u utorak ujutro” (tj. 3. listopada 2000. ujutro) i da nije mogla točno navesti koliko će to trajati. Podnositeljica pritužbe nadalje je objasnila da je upravi podnijela potvrdu. Prema tom dokumentu, podnositelj pritužbe bio je u bolnici do 11 sati tog dana. Ombudsmanica smatra da se drugi dokument koji je podnio podnositelj pritužbe (potvrda liječnika od 27. rujna 2000.) doista nije morao čuvati u osobnom dosjeu podnositelja pritužbe, nego u njegovu medicinskom dosjeu. Međutim, Ombudsmanica smatra da je potrebno donijeti drukčiji zaključak u pogledu poruke elektroničke pošte podnositelja pritužbe od 3. listopada 2000. upućene g. K.-u i potvrde o vremenu koje je provela u bolnici. U svojoj poruci e-pošte podnositelj pritužbe odgovorio je na optužbu g. K.-a da je bila odsutna s posla bez dopuštenja. Ombudsmanica smatra da je, s obzirom na činjenicu da je poruka e-pošte g. K.-a od 3. listopada 2000. bila uključena u osobni dosje podnositelja pritužbe, trebalo uključiti barem odgovor podnositelja pritužbe od istog datuma. Budući da Komisija to nije učinila, čini se da osobni spis podnositelja pritužbe doista daje iskrivljeno stajalište o objektivnim činjenicama (5). Ombudsmanica stoga smatra da činjenica da Komisija nije uključila (barem) e-poruku podnositelja pritužbe od 3. listopada 2000. u svoj osobni dosje također predstavlja nepravilnost u postupanju.

2.7 Iz prethodno navedenog proizlazi da Komisija nije uključila primjedbe podnositelja pritužbe na dokumente "IV/18" i "IV/19" u svoj osobni dosje. Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe naveo te dokumente kao ogledne primjere dokumenata koji su trebali biti uključeni u njezin osobni dosje. U svojim očitovanjima na Komisijin odgovor na zahtjev za dodatne informacije podnositelj pritužbe dostavio je detaljan popis dokumenata koji su bili uključeni u osobni dosje bez njezina znanja i komentara koji nisu bili uključeni iako ih je označila za uvrštenje u svoj osobni dosje. Suprotno onomu što tvrdi Komisija, ništa stoga ne upućuje na to da podnositelj pritužbe može potkrijepiti svoje tvrdnje samo u dvama slučajevima. Međutim, čak i ako bi se pomnijim ispitivanjem trebalo dokazati da nijedna od dodatnih primjedbi na koje upućuje podnositelj pritužbe nije trebala biti uključena u njezin osobni dosje, to ne bi utjecalo na zaključak da su njezine primjedbe na dokumente „IV/18” i „IV/19” morale biti uključene u njezin osobni dosje. U tom kontekstu Ombudsmanica napominje da je Komisija priznala da su primjedbe na dokument „IV/18” trebale biti uključene, ali nije navela je li to u međuvremenu učinjeno.

2.8 Što se tiče navoda podnositelja pritužbe da su dokumenti bili uključeni, a da ga o tome nije obavijestila, Ombudsmanica napominje da se čini da Komisija tvrdi da se u svakom slučaju nije mogla osloniti ni na jedan od dokumenata a da pritom podnositelju pritužbe nije dala priliku da se očituje o njima. Ombudsmanica napominje da se člankom 26. Pravilnika o osoblju predviđa da „institucija ne smije koristiti ili navoditi dokumente iz podstavka (a) protiv dužnosnika, osim ako su mu priopćeni prije njihova podnošenja.” Tom se odredbom stoga dužnosnici (ili, ako se obveze koje iz njih proizlaze primjenjuju na lokalne službenike, agente) štite od upotrebe dokumenata koji su stavljeni u osobni dosje bez obavješćivanja dužnosnika (ili agenta). Međutim, Ombudsman smatra da dobra upravna praksa zahtijeva da se ta negativna zaštita dopuni pozitivnom obvezom da se dotičnoj osobi omogući iznošenje primjedbi na dokument prije njegova uvrštenja u osobni dosje (6). Očito je da dužnosnik ili agent ne može iznijeti primjedbe (i zatražiti da se te primjedbe uključe u njegov osobni dosje) na dokumente o kojima nije obaviješten. Međutim, Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe u međuvremenu pregledao njezin osobni dosje i tako otkrio sve dokumente koji su tamo bili uključeni. Nadalje napominje da je u svojoj pritužbi, u svojim očitovanjima na mišljenje Komisije, a posebno u svojim očitovanjima na odgovor Komisije na zahtjev za dodatne informacije, podnositelj pritužbe detaljno iznio dokumente i primjedbe koje bi i dalje trebalo uključiti u njezin osobni dosje. S obzirom na to da Ombudsman sastavlja nacrt preporuke u kojem poziva Komisiju da ponovno razmotri te dokumente i primjedbe kako bi ih uključila u osobni dosje podnositelja pritužbe (vidjeti u nastavku), ne čini se potrebnim provoditi daljnje istrage u pogledu činjenice da Komisija nije obavila savjetovanje s podnositeljem pritužbe o dokumentima koje je uključila u svoj osobni dosje.

2.9 U tim okolnostima Ombudsmanica smatra da Komisija nije ispunila svoje dužnosti u pogledu osobnog dosjea podnositelja pritužbe jer u njega nije uključila sve relevantne dokumente.

Zaključak

S obzirom na navedeno, Europski ombudsman u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisiji podnosi sljedeći nacrt preporuke:

Nacrt preporuke

Komisija bi trebala preispitati dokumente na koje upućuje podnositelj pritužbe kako bi ih uključila u svoj osobni dosje i omogućiti joj pristup pravilno pripremljenom spisu.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o tom nacrtu preporuke. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana, Komisija šalje detaljno mišljenje do 31. svibnja 2005. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja odluke Europskog ombudsmana i opisa mjera poduzetih za provedbu nacrta preporuke.

Strasbourg, 28. veljače 2005.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Odluka Europskog parlamenta 94/262 od 9. ožujka 1994. o uredbama i općim uvjetima koji uređuju obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, SL 1994., L 113, str. 15.

(2) Komisija je dostavila primjerak te bilješke.

(3) Primjerak tog dokumenta dostavila je i Komisija.

(4) Točkom 3. obavijesti Komisije od 26. listopada 2000. predviđa se da se preslike dokumenata iz osobnog dosjea mogu na zahtjev proslijediti Bruxellesu.

(5) Valja napomenuti da se čini da potvrda koju je podnio podnositelj pritužbe dokazuje da je potonji napustio bolnicu tek 3. listopada 2000. u 11 sati. Ombudsmanica nadalje napominje da je, zajedno sa svojim primjedbama na odgovor Komisije na zahtjev za dodatne informacije, podnositeljica pritužbe dostavila presliku svoje poruke elektroničke pošte od 29. rujna 2000. kojom je obavijestila g. K.-a o predstojećem odsustvu 3. listopada 2000.

(6) Ako bilješka P.-a na koju se podnositelj pritužbe pozvao u svojim očitovanjima o odgovoru Komisije na zahtjev za dodatne informacije doista ima sadržaj koji podnositelj pritužbe tvrdi da ima, čini se da se sama Komisija slaže s tim stajalištem.